Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten

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1 Microsoft Press Seitenanzahl 99 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Probleme und ihre Zusammenhänge erkennen 2 Projektdaten in SharePoint erfassen 6 Projektdaten für andere sichtbar machen 27 Projektdokumente verfügbar machen 38 Die Projektseite im Überblick 49 Kommunikation und Wissensmanagement im Team 57 Wichtige Bausteine für den Projekterfolg 94 Im vorigen Kapitel haben Sie zunächst ein Design ohne Inhalt erstellt. Wir wollen Ihnen im weiteren Verlauf vermitteln, wie Sie in kurzer Zeit eine SharePoint-Seite für Ihr Projektmanagement auf die Beine stellen können. Hierbei wollen wir Ihnen auch Einblicke in die Kunst des Projektmanagements gewähren. Als Beispiel dient das virtuelle Unternehmen»SharePoint-Berater«. Neben guten Mitarbeitern ist die gelungene Projektverwaltung eine Grundlage für den Erfolg eines Projekts. Mitarbeiter benötigen die richtigen Werkzeuge, um in Zeiten der Globalisierung, des High- Tech und der Informationsgesellschaft für sich und für ihr Unternehmen Vorteile zu sichern. Windows SharePoint Services 2007 bilden den Grundstein für effektive Zusammenarbeit auf Basis von Windows Server 2003-Technologie. Damit lassen sich einzelne Webseiten für Teams realisieren und auf die jeweiligen Anforderungen anpassen. Microsoft Office SharePoint Server 2007 ist eine integrierte Lösungsplattform, die auf Windows SharePoint Services aufbaut und dem Information Worker zusammen mit anderen Microsoft- Technologien Zugang zur neuen Welt des Arbeitens verschafft. Dabei werden gewohnte Werkzeuge wie s oder Office-Applikationen in einen übergeordneten Prozess eingebunden und um zahlreiche weitere Hilfsmittel ergänzt. Dazu gehören Werkzeuge für das Inhaltsmangement, Dokumentenmanagement und Business Intelligence. Das Ergebnis ist eine leistungsfähige Lösung, die sich auf den Bedarf des einzelnen Unternehmens, der einzelnen Abteilung oder des Individuums anpassen lässt. Die SharePoint-Lösungen sind für einzelne Teams, Abteilungen sowie ganze Unternehmen geeignet. Die auf dieser Basis bearbeiteten Projekte sind kleine und mittlere Projekte. Für kleine Projekte reichen einfache Aufgabenlisten, in der Mitarbeiter den Fortschritt der Aufgabe regelmäßig aktualisieren können, bereits aus. Durch die Verbindung mit Dokumenten, Listen, Verknüpfungen etc. auf Projektsübersichtsseiten, lässt sich diese einfach Form der Aufgabenverwaltung mit wenig Aufwand für komplexere Projekte aufrüsten. Gerade wenn es darüber hinaus um Projekte mit Hunderten oder Tausenden von Vorgängen geht und die Bordmittel von SharePoint den Anforderungen der Projektaufgabenverwaltung nicht mehr gerecht werden,, ist eine Lösung mit Microsoft Project Server 2007 empfehlenswert. Damit ist es möglich, auch 1

2 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten umfangreiche Projekte stets im Überblick zu behalten, Probleme frühzeitig zu erkennen und Termin-, Kosten- und Zielvorgaben einzuhalten. Durch die enge Anbindung an Microsoft Office Project 2007 ist gewährleistet, dass Projektverantwortliche für sich stets den Überblick behalten und gleichzeitig der aktuelle Stand für das Team jederzeit und überall verfügbar ist. Doch darum soll es an dieser Stelle nicht gehen. In diesem Kapitel werden die wichtigsten Standardfunktionen und merkmale von SharePoint vorgestellt. Erfahren Sie, wie Sie Windows SharePoint Services 2007 und Microsoft Office SharePoint Server 2007 auch für sich und Ihr Unternehmen erfolgreich einsetzen können. Lernen Sie die neuen Funktionen kennen und die dahinter liegenden Konzepte verstehen. Dabei muss nicht jede der vorgestellten Optionen von Ihnen genutzt werden. Entscheidend ist das individuelle Lösungspaket, das sich mit SharePoint problemlos zusammen stellen lässt. Probleme und ihre Zusammenhänge erkennen Kennen Sie das? Jedes Projekt ereilt in seiner Laufzeit das gleiche, wohlbekannte Schicksal: Es entstehen Probleme. Wir wollen Ihnen anhand des vorliegenden Beispiels zeigen, dass Probleme nicht nur negativ zu sehen sind. Probleme stellen auch eine Chance für Veränderung dar, mit der Sie Ihre Arbeitswelt für sich und andere nachhaltig verbessern können. Erfahren Sie mit uns, wie Sie Probleme gezielt in SharePoint erfassen und zu einer Lösung bringen. Begreifen Sie Probleme als Chance! Probleme im Unternehmen oder in einzelnen Projekten können die Grundlage für neue Projekte sein. Neben Fragen der Organisation, der Kosten- und Zeitplanung sowie der Ressourcenverwaltung gibt es auch zwischenmenschliche Unstimmigkeiten, die gelöst werden müssen. SharePoint bietet Ihnen die Möglichkeit, Problemstellungen von ihrem Auftauchen bis zur Lösung gezielt nachzuverfolgen. Problemverfolgungslisten gehören zu den Standardvorlagen, die beim Erstellen von Listen zur Verfügung stehen. Auf den folgenden Seiten präsentieren wir Ihnen das Beispiel des virtuellen Unternehmens»SharePoint- Berater«. Über die Jahre gewachsene Ordnerstrukturen machen es den Mitarbeitern fast unmöglich, Dokumente schnell zu finden. Das Auffinden wichtiger Informationen sowie die Archivierung neuer Materialien kostet einfach zu viel Zeit. Um Lösungsvorschläge für das Problem zu sammeln, wollen wir mit Ihnen für die Firma»SharePoint- Berater«eine Problemliste erstellen. Sehen Sie auf den folgenden Seiten, wie einfach das geht! Problemliste erstellen Begeben Sie sich auf die Startseite Ihrer SharePoint-Webseite. Von dort aus sind Sie in der Lage, eine Problemliste zu erstellen und Ihren Bedürfnissen entsprechend zu konfigurieren. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Websiteaktionen. 2. Wählen Sie den Menüpunkt Erstellen aus (Abbildung 4.1). 2

3 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 Abbildung 4.1: Die wichtigsten Funktionen für SharePoint-Seiten sind unter Websiteaktionen zusammengefasst 3. In einer Liste bereits bestehender Vorlagen finden Sie den Menüpunkt Problemverfolgung (Abbildung 4.2). Klicken Sie hierauf, um eine Liste für die Problemverfolgung zu erstellen. Abbildung 4.2: Problemlisten gehören zu den Listenvorlagen für Nachverfolgung 4. Geben Sie der Problemliste den Namen»Probleme«. 5. Klicken Sie auf OK, um die Liste zu erstellen. 6. Erstellen Sie ein Beispielproblem, indem Sie in der Problemliste auf Neu klicken. 7. Füllen Sie die Felder in der Eingabedialogseite aus (vgl. Abbildung 4.3). 8. Klicken Sie auf Ok, um das Beispielproblem zu erstellen. 3

4 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Abbildung 4.3: In der Eingabedialogseite sind Informationen zum Problem schnell eingepflegt Hinweis Beginn Für jedes Probleme stehen eine Reihe von Feldern zur Verfügung, über die das Problem näher beschrieben wird. Probleme können bestimmten Mitarbeitern zugewiesen und priorisiert werden. Jeder Problemeintrag erhält automatisch eine eigene Problem-ID, über die er eindeutig erkennbar ist. Für jedes Problem können Sie als Autor Titel, Problemstatus, Priorität, Beschreibung, Kategorie, Kommentare, 4

5 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 Fälligkeitsdatum sowie verwandte Probleme angeben. Die Verknüpfung verwandter Probleme bietet das Potenzial, größere Problemstellungen innerhalb Ihrer Abteilung oder des Unternehmens auch über den eigenen Tellerrand hinaus zu erkennen. SharePoint sammelt automatisch alle aktuellen Problemeinträge in einer Auswahlliste, so dass der Autor eines Eintrags lediglich die passenden Probleme auswählen und zu einer Liste verwandter Probleme hinzufügen muss. Für den Problemstatus, die Priorität sowie die Kategorie existieren einige Auswahloptionen als Vorschläge in der Vorlage. Dazu gehören etwa bezüglich des Problemstatus Aktiv Gelöst Geschlossen. Diese Vorschläge können Sie natürlich den eigenen Bedürfnissen anpassen. Auf diese Art haben Sie die Möglichkeit, Problemlisten an Ihre eigenen Problemstellungen und internen Abläufe anzupassen. Das Fälligkeitsdatum ist ein hilfreiches Werkzeug, um Problemdiskussionen nicht endlos werden zu lassen. Für jeden im Team ist das vorgesehene Enddatum einsehbar. Dementsprechend können Sie den Prozess der Problemlösung auf am zeitlichen Rahmen ausrichten. Durch das Erzeugen eigener Ansichten ist es möglich, die angezeigten Probleme entsprechend bestimmter Kriterien auszuwählen. Beispielsweise können Sie eine Ansicht erstellen, in der nur die aktiven Probleme mit der Priorität 1 angezeigt werden. So kann die Ansicht kompakter gestaltet und stärker auf aktuelle und relevante zugeschnitten werden. Hinweis Ende Prima! Sie haben Ihr erstes Problem in SharePoint erfasst! Erfahren Sie auf den folgenden Seiten, wie Sie mit so genannten Webparts und Ansichten arbeiten, um jegliche Arten von Listen und Bibliotheken an Ihre Bedürfnisse anzupassen und für effektives Projektmanagement zu nutzen! Aus Problemen werden Projekte Mit Hilfe der Problemverfolgung hat die virtuelle Firma SharePoint-Berater ermittelt, warum ihre Mitarbeiter Dokumente nicht wieder finden. Die Ordnerstruktur auf dem internen Server ist chaotisch und den Anforderungen an moderne Projektarbeit längst nicht mehr gewachsen. Als Lösung wird die Archivierung aller Dokumente in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek vorgeschlagen. Dort können Dokumente mit Attributen versehen werden, so dass sie mit Suche und Filterfunktionen leicht zu finden sind. Zusätzlich sind Ideen und Gedanken für die Verbesserung anderer Probleme, z.b. der internen Kommunikation und der damit verbundenen -Flut das Problem ist Ihnen sicherlich auch bekannt - gesammelt worden. Auf dieser Grundlage ist ein Konzept für eine neue Projektseite in SharePoint entstanden, die kompakt und übersichtlich alle wesentlichen Projektdaten und informationen zusammenfasst und für die Mitarbeiter leicht zugänglich macht. Die Seite ist dem Firmendesign angepasst worden. Aus den internen Problemen ist mit Hilfe von SharePoint ein eigenes Projekt geworden, die Erstellung einer neuen, übersichtlichen SharePoint-Plattform. Die Ergebnisse des Projekts werden nicht nur die aktuelle Projektarbeit verbessern, sondern auf Jahre hinaus Projekte effizienter, übersichtlicher und besser dokumentierbar machen. Erfahren Sie selbst, wie einfach sein kann, eine Seite für das Projektmanagement in SharePoint zu gestalten und zur Steigerung der Unternehmenseffizienz zu nutzen! 5

6 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Projektdaten in SharePoint erfassen In den folgenden Abschnitten werden Sie feststellen, dass sich SharePoint-Webseiten schnell und einfach an Projekte anpassen lassen. Der Hauptteil der Arbeit liegt dabei nicht in der Anpassung selbst, sondern in der Vorbereitung und Planung der gewünschten Struktur. Je mehr Zeit Sie in diese Überlegungen stecken, desto effizienter wird die Webseite die eigene Projektarbeit unterstützen. Nehmen Sie mit uns die Anpassung einer SharePoint-Webseite vor. Im Kapitel zuvor haben Sie bereits erfahren, wie das Design an das der Firma SharePoint-Berater angepasst werden kann. Gestalten Sie mit uns zusammen eine kompakte, effiziente Lösung für mehrere Projekte, die sich auf eine einzige Seite beschränkt. Sie werden sehen, dass es keineswegs zwangsläufig nötig ist, jedem Projekt eine eigene Seite zuzuweisen. Die Abbildung 4.4 zeigt das Endergebnis der nun folgenden Arbeit. Mit einem Klick in der Projektauswahl können Sie alle Ankündigungen, Projektdetails und Projektaufgaben so filtern, dass nur noch die dem gewählten Projekt zugehörigen Elemente sichtbar bleiben. So wird der Platz auf der Seite optimal genutzt, ohne dass auf die inhaltliche Tiefe verzichtet werden muss. Gespannt darauf, wie Sie das hinbekommen? Dann los! Abbildung 4.4: Alle Informationen auf einen Blick - eine übersichtliche, einfach zu bedienende Seite für mehrere Projekte Projektliste im Handumdrehen erstellen Fast jedes Projekt, das Sie in SharePoint umsetzen werden, beginnt mit dem Erstellen einer einfachen Liste. Sie werden im weiteren Verlauf des Kapitels auch merken, wie viele Dinge in SharePoint auf Listen basieren und wie sehr es das Verständnis und die Arbeit mit SharePoint erleichtert und den Funktionsumfang erweitert. In diesem ersten Schritt werden wir eine Projektliste aller aktuellen Projekte von»sharepoint-berater«6

7 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 erstellen. Dabei lernen Sie bereits viele wichtige Grundfunktionen von SharePoint kennen und werden bereits eine genauere Vorstellung davon gewinnen, wie wir das am Anfang gesteckte Ziel einer Projektübersichtsseite erreichen können! 1. Klicken Sie auf den Reiter Websiteaktionen. 2. Wählen Sie den Menüpunkt Erstellen aus (vgl. Abbildung 4.1). 3. Es stehen verschiedene Listenvorlagen zur Verfügung. Damit Sie die Liste genau den Anforderungen anpassen können, arbeiten Sie mit einer Benutzerdefinierten Liste. Diese können Sie Schritt für Schritt anpassen und optimieren. Klicken Sie zum Erstellen auf den Link Benutzerdefinierte Liste in der Spalte Benutzerdefinierte Listen. Abbildung 4.5: Es stehen mehrere Arten benutzerdefinierter Listen für den Benutzer zur Verfügung 4. Geben Sie der Liste den Namen»Projekte«. Nehmen Sie ansonsten keine weiteren Veränderungen an den Standardeinstellungen vor (vgl. Abbildung 4.6). Abbildung 4.6: Eine Liste ist über das entsprechende Formular schnell und einfach erstellt 5. Erstellen Sie die Liste durch einen Klick auf Erstellen. Bravo! Sie haben Ihre erste Projektliste erstellt! Die Liste existiert nun in SharePoint und besitzt eine eigene URL, über die sie aufgerufen werden kann. Welche Projektinformationen brauchen wir? Bevor Sie die leere Liste mit Inhalt füllen, wird sie an die speziellen Anforderungen des Projekts von ( 7

8 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten SharePoint-Berater angepasst. Hierbei geht es um einen Teil der zuvor erwähnten Organisationsarbeit, die der Umsetzung voraus geht. Es lohnt sich, genau zu überlegen, was für Informationen für den jeweiligen Einsatzzweck benötigt werden. Die virtuelle Firma»SharePoint-Berater«hat für sich entschieden, dass für Projekte immer die folgenden Informationen erfasst werden sollten: Projektname Projektbeschreibung Projektziele Leader Priorität Kategorie Status Anfangsdatum Enddatum Lassen Sie uns also gemeinsam damit beginnen, Spalten anzulegen, die diese Daten als Metadaten bzw. Attribute für jedes Projekt aufnehmen können. 1. Klicken Sie hierzu zunächst auf die Dropdown-Schaltfläche Einstellungen. 2. Klicken Sie dann auf Einstellungen für 'Liste' (siehe Abbildung 4.7). Abbildung 4.7: Unter Einstellungen sind die wesentlichen Optionen für jede Liste oder Bibliothek kompakt zusammengefasst 3. Wie Sie sehen können, gibt es auf der Seite für die Einstellungen mehrere Bereiche, über die sich die Liste konfigurieren lässt. Interessant ist in diesem Fall der Bereich Spalten. Bestehende Spalten bearbeiten In jeder SharePoint-Liste gibt es eine Spalte namens Titel. Diese Spalte können Sie in SharePoint nicht löschen. 8

9 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 1. Durch einen Klick auf den Namen der Spalte gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. 2. Benennen Sie die Spalte in»projektname«um (Abbildung 4.8). Abbildung 4.8: Der Name einer Spalte sollte aussagekräftig und eindeutig sein Hinweis Beginn Die Spalte Titel kann nicht in einen anderen Spaltentyp geändert werden. Das bedeutet, es handelt sich hierbei stets um eine einfache Textzeile. Aus diesem Grund ist die Spalte nicht für jeden Einsatzzweck geeignet. Beachten Sie auch beim Erstellen neuer Spalten, dass sich nicht alle Einstellungen nachträglich ändern lassen. Hinweis Ende 3. Um zu gewährleisten, dass für jedes Projekt ein Projektname angegeben wird, stellen Sie die Einstellung Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Ja (vgl. Abbildung 4.9). Abbildung 4.9: Über diese Option können Sie entscheiden, ob Benutzer für ein bestimmtes Feld Informationen eingeben müssen oder nicht 4. Bestätigen Sie die Änderunge der Spalte durch einen Klick auf OK. Hinweis Beginn Spalte? Feld? Was denn nun? Eine mit Datensätzen gefüllte Liste mit ihren Spalten kann als Tabelle betrachtet werden. Das heißt, wenn die Liste angelegt wird, werden zunächst die Spalten der Tabelle definiert. Jeder einzelne Datensatz in diesem Fall jedes einzelne Projekt bildet eine Zeile in der Tabelle. Ein Feld befindet sich jeweils dort, wo sich die Zeile (Datensatz) mit einer Spalte kreuzt. In das Feld können Daten vom Benutzer eingegeben werden. Diese Daten werden in SharePoint gespeichert. Hinweis Ende Sie können die umbenannte Spalte nun für die Erfassung des jeweiligen Projektnamens verwenden. Auf diese Art müssen Sie sich nicht über eine Spalte ärgern, die Sie nicht brauchen, aber nicht löschen können. Stattdessen können Sie sie sinnvoll für Ihre Projektverwaltung einsetzen. Jetzt wird es erst richtig spannend: Legen Sie neue Spalten an und konfigurieren Sie sie! Neue Spalten anlegen Im Weiteren werden Sie nach und nach zusätzliche Spalten anlegen und anpassen. SharePoint bietet Ihnen bereits mit seinen Standardfunktionen eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie Sie Informationen gezielt und im jeweils angemessenen Format sammeln und abrufen können. Tipp Beginn Metadaten mit einheitlichen Vorlagen nutzen Ähnlich wie Webseiteninhaltstypen (ausführliche Informationen dazu finden Sie in Kapitel 3) ermöglichen Webseitenspalten das übergreifende Arbeiten mit Informationen und Daten. Websitespalten werden ebenfalls auf der höchsten Ebene der Webseitensammlung gepflegt. Wie bei jeder anderen Spalte auch, werden bestimmte Eigenschaften für die Spalte, etwa Art der Spalte, Sortierung, Filterung etc. festgelegt. 9

10 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Ist die Spalte angelegt, können alle Bibliotheken und Listen auf diese Spalte zugreifen. Ist die entsprechende Option aktiviert, führen Änderungen am zentralen Katalog zu Änderung innerhalb aller damit arbeitenden Listen und Bibliotheken. Im Gegensatz zum Inhaltstyp kann es sich hier durchaus lohnen, die Option nicht zu aktivieren. Je nach Anwendungszweck soll die Spalte für einzelne Listen möglicherweise beständig bleiben und keinen Änderungen unterworfen sein. Außerdem können spezielle Änderungswünsche entstehen, die sich nur auf einzelne Listen oder Bibliotheken beziehen. Bedauerlicherweise ist es aktuell nicht möglich, eine Spalte vom Typ Geschäftsdaten, die also auf den»business Data Catalog«(Mehr über den BDC erfahren Sie in Kapitel 17.) zurückgreift, als Webseitenspalte abzuspeichern. Für diesen Zweck muss die Spalte speziell für die jeweilige Liste oder Bibliothek erstellt werden. Tipp Ende Für jede neue Spalte, gehen Sie zunächst gleich vor: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalte erstellen, um eine neue Spalte anzulegen (Abbildung 4.10). Abbildung 4.10: In der Übersicht sehen Sie, welche Spalten bereits existieren, wenn Sie neue Spalten anlegen 2. Vergeben Sie einen Namen für die Spalte. 3. Konfigurieren Sie die Einstellungen so, wie Sie sie für Ihre Projekte benötigen. Wiederholen Sie die ersten beiden Schritte für jede neue Spalte. Der dritte Schritt hängt von dem Einsatzzweck und der Art der Daten ab, die eine Spalte aufnehmen soll. Dieser Prozess kann etwas mühsam sein, da sich viele Aktionen wiederholen und die Einrichtung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Aber der Aufwand lohnt sich! Je besser jede Spalte konfiguriert wurde, desto einfacher ist es nachher, Daten einzupflegen und abzurufen. Erfahren Sie also mit uns, wie die Konfiguration für jede einzelne Spalte aussehen kann! Spalte Projektbeschreibung Da jede Spalte unterschiedliche Arten von Daten aufnehmen soll, sind unterschiedliche Einstellungen erforderlich. 1. Wählen Sie für die Spalte Projektbeschreibung als Typ Mehrere Textzeilen aus (vgl. Abbildung 4.11). 10

11 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 Abbildung 4.11: Mehrere Textzeilen ist der nächste Spaltentyp nach der einfachen Textzeile 2. Darüber hinaus soll es möglich sein, den eingegebenen Text auch zu formatieren, nicht jedoch Bilder, Tabellen oder Hyperlinks einzufügen. Klicken Sie dazu, wie in Abbildung 4.12 gezeigt, im Bereich für die Einstellungen des zulässigen Texttyps auf Rich-Text (fett, kursiv, Textausrichtung). Abbildung 4.12: Wenn mehrere Textzeilen eingegeben werden können, dürfen Sie bestimmen, wie weitreichend Benutzer den eingegebenen Text formatieren dürfen 3. Auch diese Spalte soll auf jeden Fall Informationen enthalten. Wählen Sie daher unter Diese Spalte muss Informationen enthalten die Option Ja. Spalte Projektziele Legen Sie als Nächstes die Spalte»Projektziele«an. Definieren Sie sie als einfache Textzeile, die nicht zwingend Informationen enthalten muss. Wie das funktioniert, haben Sie bereits am Beispiel vorhergehender Spalten gesehen. Schauen Sie im Zweifelsfall doch einfach noch einmal weiter oben nach. Spalte Leader Als nächstes folgt die Spalte»Leader«. 1. Vergeben Sie dafür den Typ Person oder Gruppe (siehe Abbildung 4.13). Abbildung 4.13: Mit dieser Option greifen Sie auf Informationen zu, die bereits in SharePoint enthalten sind 2. Legen Sie zusätzlich fest, dass je nur ein Verantwortlicher eingetragen werden darf, indem Sie bei Mehrfachauswahl zulassen die Option Nein auswählen (siehe Abbildung 4.14). 3. Damit nur Personen und keine Gruppen zur Auswahl stehen, wählen Sie unter Folgende Auswahl zulassen die Option Nur Personen aus. 4. Bestimmen Sie darüber hinaus, dass alle über SharePoint zur Verfügung stehenden Benutzer ausgewählt werden dürfen. Klicken Sie dazu unter Auswählen aus auf das Kästchen Alle Benutzer. Lassen Sie die Option Feld anzeigen unverändert. 11

12 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Abbildung 4.14: Die Optionen für Personen und Gruppen als Spaltentyp geben Ihnen vielfältige Möglichkeiten und lassen Sie ohne weiteren Aufwand etwa auf Präsenzinformationen (etwa Anwesenheit) der Mitarbeiter arbeiten Spalte Priorität Wir sind leider noch nicht ganz fertig. Aber gedulden Sie sich! Es wird erst noch richtig spannend! Im nächsten Schritt erstellen Sie zwei Spalten, deren Daten Benutzer über eine Auswahlliste auswählen können. Dabei kommen zwei unterschiedliche Feldtypen zum Einsatz. 1. Wählen Sie für die Spalte Priorität als Typ Auswahl (Menü). Das bedeutet, dass die Auswahldaten direkt in den Einstellungen der Spalte selbst gespeichert werden. Abbildung 4.15: Ein recht einfacher Feldtyp mit großem Potenzial die Auswahl 2. Legen Sie für diese Spalte drei mögliche Prioritäten 1, 2 und 3 fest (vgl. Abbildung 4.16). 3. Wählen Sie zudem unter Auswahl anzeigen durch die Option Dropdownmenü aus. Abbildung 4.16: Legen Sie Auswahloptionen selbst fest und bestimmen Sie das Auswahlformat 4. Bestimmen Sie abschließend einen Standardwert, der angezeigt wird, solange der Benutzer keine eigenen Angaben macht. 12

13 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 Abbildung 4.17: Definieren Sie, welcher Wert als Standard im Feld angezeigt werden soll An dieser Spalte ist bereits deutlich zu erkennen, mit welch einfachen Mitteln, Sie eine große Wirkung erzielen können. Bedenken Sie: Die hier angegebenen Werte muss der Benutzer nicht mehr angeben! Das bedeutet einerseits eine Arbeitserleichterung, andererseits garantiert es, dass bei der Angabe keine Werte angegeben werden, die beispielsweise falsch geschrieben sind und somit in der Suche nicht umittelbar zu finden sind. Spalte Kategorie und dazugehörige Liste Die Erstellung der Spalte»Kategorie«ist etwas umfangreicher als die der vorherigen Spalten. Das liegt daran, dass zusätzlich zur Spalte selbst eine neue Liste in Ergänzung der Projektliste erstellt wird. Wenn Sie diesen Schritt erfolgreich absolvieren, haben Sie das meiste bereits hinter sich. Die Projektliste ist dann fast fertig Auch die Spalte»Kategorie«soll für den Benutzer als Auswahlfeld angezeigt werden. Dass die Daten aus einer anderen Quelle stammen, wird er nicht merken. Da die Daten für dieses Feld aus einer anderen Quelle als den Spalteneinstellungen stammen sollen, erstellen wir zunächt eine eigene Liste für diesen Zweck. 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol Websiteaktionen. 2. Klicken Sie dann auf Erstellen, um eine neue Liste anzulegen (siehe Abbildung 4.18). Abbildung 4.18: Wenn Sie die Websiteaktionen von einer Liste oder Bibliothek aus aufrufen, fehlt die Option zum Bearbeiten einer Seite 3. Geben Sie der neuen Liste den Namen»Kategorie«und erstellen Sie diese durch einen Klick auf die Schaltfläche Erstellen (siehe Abbildung 4.19). 13

14 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Abbildung 4.19: Die Option 'Liste' in der Schnellstartleiste anzeigen hat aufgrund des Designs der SharePoint- Berater-Seite keine sichtbaren Auswirkungen 4. Belassen Sie die Grundeinstellungen einfach so, wie sie sind. 5. Erstellen Sie mehre Kategorien, indem Sie jeweils auf Neu klicken und im Feld Titel den Namen der Kategorie eingeben. 6. Erstellen Sie die folgenden Kategorien: Administration Anpassung Consulting Design Lokalisierung 7. Bestätigen Sie das Erstellen jeder Kategorie jeweils durch einen Klick auf OK. 8. Wechseln Sie danach zurück in die Einstellungen der Liste Projekte. 9. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Webseiteneinstellungen (Abbildung 4.20). 14

15 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 Abbildung 4.20: Wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen, werden Sie öfters mit den Websiteeinstellungen zu tun haben 10. Auf der Übersichtsseite für die Webseiteneinstellungen gibt es im Bereich Websiteverwaltung den Link Webseitenbibliotheken und listen (vgl. Abbildung 4.21). Darüber gelangen Sie zu einer Übersicht aller Bibliotheken und Listen. Abbildung 4.21: Die Websiteverwaltung fasst wichtige Einstellungen zusammen und erlaubt den direkten Zugriff auf alle Listen, Bibliotheken sowie Websites und Arbeitsbereiche der aktuellen Website 11. Durch einen Klick auf Anpassen von "Projekte" gelangen Sie wieder zu den Einstellungen der Liste. Prima! Sie haben die neue Liste erfolgreich angelegt und befinden sich wieder in den Einstellungen der Projektliste. Jetzt können Sie die Spalte Kategorie erstellen. 1. Klicken Sie auf Spalte erstellen. 2. Bestimmen Sie als Feldtyp Nachschlagen (Informationen, die sich bereits auf diese Website befinden). Wie der Klammertext bereits andeutet, beschränkt sich die Datenauswahl dabei auf Informationen auf der Webseite. Das bedeutet, Daten von anderen Webseiten derselben Webseitensammlung können nicht herangezogen werden. Abbildung 4.22: Das Nachschlagen ist sehr praktisch, da Sie bestimmte Informationen in einer Liste pflegen können, auf die beliebige andere Listen und Bibliotheken zugreifen können 3. Wählen Sie unter Informationen kommen aus die Liste Kategorie. SharePoint zeigt dementsprechend 15

16 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten in der Dropdownliste In dieser Spalte alle in der Liste Kategorie zur Verfügung stehenden Spalten an. 4. Wählen Sie die Spalte Titel aus (vgl. Abbildung 4.23). Abbildung 4.23: Sie können bei Bedarf auch mehrere Werte zulassen Spalte Status Die Spalte»Status«wird auf die gleiche Art wie die Spalte»Priorität«umgesetzt. Das bedeutet, die Auswahlmöglichkeiten werden in den Einstellungen der Spalte gespeichert. 1. Erstellen Sie die Spalte Status. 2. Geben Sie unterschiedliche Werte für den Status an. Abbildung 4.24: Die Möglichkeit eigene Auswahlmöglichkeiten festzulegen, erhöht die Flexibilität Spalten Anfangsdatum und Enddatum Erstellen Sie abschließend nacheinander zwei Spalten für Datumswerte -»Anfangsdatum«und»Enddatum«. 1. Wählen Sie als Spaltentyp dementsprechend Datum und Uhrzeit aus. Abbildung 4.25: DerFeldtyp Datum und Uhrzeit bringt eine Reihe spezieller Funktionen für den Umgang mit entsprechenden Daten mit 2. Legen Sie für beide Spalten fest, dass nur das Datum und nicht die Uhrzeit angezeigt werden soll. Stellen Sie nur für die Spalte Startdatum den Standardwert auf das heutige Datum. Die Spalte Enddatum soll per Standardeinstellung zunächst immer leer bleiben. Abbildung 4.26: Bestimmen Sie, welche Datumsangaben Sie benötigen und welcher Standardwert benutzt wird 16

17 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 Alle Spalten sind erstellt Herzlichen Glückwunsch! Das Durchhalten hat sich gelohnt. Sie haben alle Spalten für die Liste Projekte erstellt und ihre Eigenschaften festgelegt. In der Übersicht (siehe Abbildung 4.27) sehen Sie, welcher Typ für jede Spalte festgelegt wurde und ob eine Dateneingabe erzwungen wird oder nicht. Abbildung 4.27: In der Spaltenübersicht können Sie wesentliche Angaben zu den Spalten überprüfen Im nächsten Schritt füllen wir die Projektliste mit Inhalt! Tipp Beginn Doppelte Arbeit durch Einbindung von Vorlagen vermeiden Listen und Bibliotheken in SharePoint lassen sich genau den eigenen Bedürfnisse anpassen. Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Spalten, die Erstellung spezieller Ansichten für unterschiedlichen Anwendungszwecke sowie die Möglichkeiten der Gruppierung und Sortierung können Sie Ihre SharePoint-Sites auf eigene Abläufe, Projekte und Mitarbeiter anpassen. Der Anpassungsprozess kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. An vorderster Stelle steht natürlich die organisatorische bzw. planerische Aufgabe, benötigte Spalten genau zu definieren. Je genauer diese Aufgabe erledigt wird, desto weniger Arbeit resultiert aus Änderungen, die im Nachhinein erforderlich werden, wenn bestimmte Aspekte nicht bedacht worden sind. Das darauf aufbauende Anlegen und konfigurieren der einzelnen Spalten und Ansichten in SharePoint ist in der Regel weit weniger arbeitsintensiv. Dennoch kann eine umfangreiche Liste oder Bibliothek viele Anpassungen erforderlich machen. Da an verschiedenen Stellen in der Abteilung oder im Unternehmen ähnliche Listen entstehen können, bietet SharePoint die Möglichkeit, Listen und Bibliotheken als Vorlagen zu speichern. Sie werden im jeweiligen Vorlagenkatalog der Websitesammlung gespeichert und sind so für alle Seiten innerhalb der Sammlung verfügbar. Eine solche Vorlage kann aber auch lokal gespeichert werden, so dass der Transfer zu unabhängigen Websitesammlungen möglich ist. Weiterhin ist es möglich, bereits in einer Liste oder Bibliothek enthaltene Inhalte in der Vorlage mit abzuspeichern. Auf diese Art und Weise kann eine Liste oder Bibliothek problemlos von einer Stelle in SharePoint zu einer anderen umziehen. An dieser Stelle tritt möglicherweise die Frage nach Datensicherheit auf. Die Option, eine Liste oder 17

18 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Bibliothek mit allen Inhalte in einer Vorlage zu speichern, bietet auch das Potenzial für Missbrauch. Diese Möglichkeit kann jedoch ohne großen Aufwand ausgeschaltet werden. Listen- und Bibliotheksvorlagen werden grundsätzlich zunächst in einem Listenvorlagenkatalog abgespeichert. Der Katalog befindet sich auf der höchsten Ebene, der Top-Level-Site der Websitesammlung. In der Regel besitzen Benutzer nicht die nötigen Berechtigungen, um in diesen Katalog zu schreiben. Dadurch haben sie auch keine Möglichkeit, die Vorlage lokal zu speichern und z.b. per Mail zu verschicken oder anderweitig aus dem Unternehmen heraus zu bringen. Tipp Ende Projektliste mit Inhalt füllen Was ist eine Liste ohne Inhalt? Gar nichts! Daher legen wir im Folgenden einige Beispielprojekte an, mit denen wir arbeiten können. 1. Wechseln Sie in die Liste Projekte, um dort neue Projekte anzulegen. Dazu genügt ein Klick auf Projekte im oben auf der Seite angegebenen Pfad. Abbildung 4.28: Der von SharePoint angezeigte Pfad mit Hyperlinks erleichtert die Navigation erheblich 2. Nun können Sie beginnen, die Liste mit Inhalt zu füllen. Erstellen Sie ein neues Listenelement einfach durch einen Klick auf die Schaltfläche Neu. Abbildung 4.29: Diese Schaltfläche steht in allen Listen und Bibliotheken zur Verfügung 3. Erstellen Sie zunächst ein Projekt Showcase übersetzen. In der Eingabemaske sehen Sie alle Felder, die Sie zuvor als Spalten definiert haben. Je nach Art des Feldes existieren zuätzlich zum Eingabefeld Hilfsmittel für die Auswahl oder die Bearbeitung. So gibt es für mehrere Felder Dropdownauswahllisten, für Datumsangaben Auswahlkalender und für die Projektbeschreibung zahlreiche Formatierungsfunktionen. 4. Für die Auswahl des Projektverantwortlichen muss eine Suche nach einem passenden Benutzer aus der Liste der SharePoint-Benutzer durchgeführt werden. Durch ein Klick auf das Icon für das Nachschlagen (Abbildung 4.30) gelangt man in ein entsprechendes Suchfenster. Abbildung 4.30: Klicken Sie auf das aufgeschlagene Buch, um Benutzer auszuwählen 5. Wählen Sie einen Verantwortlichen aus und fügen Sie ihn durch einen Klick auf OK hinzu. 18

19 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Kapitel 4 Abbildung 4.31: Im Suchfeld können Sie einen Namen angeben. Über die Lupe wird die Suche gestartet. Danach können Sie den richtigen Kontakt anklicken und durch einen Klick auf OK hinzufügen Hinweis Beginn Sie können den Namen alternativ direkt in das Namensfeld eingeben. Über das Icon links neben dem Icon für das Nachschlagen können Sie den Namen überprüfen. Dabei reicht es etwa, wenn Sie einen Teil des Namens oder einen Teil der -Adresse angeben. Ihre Eingabe wird dann farbig markiert. Unter dem Feld steht der Hinweis Es wurde keine exakte Übereinstimmung gefunden. Ein Klick auf Ihre Eingabe öffnet ein Dropdownmenü, aus dem Sie den oder die Namen, die SharePoint für passend hält, auswählen können. Hinweis Ende 6. Im Formular haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projekte zu erfassen. Füllen Sie das Formular aus und erstellen Sie das Projekt durch einen Klick auf OK. 19

20 Kapitel 4 Kleine und mittlere Projekte in SharePoint verwalten Abbildung 4.32: Die roten Sternchen kennzeichnen Pflichtfelder, ohne die ein neues Projekt nicht angelegt werden kann 7. Legen Sie auf diese Art zusätzlich folgende Projekte an: Anpassung SharePoint-Plattform SharePoint-Präsentation SharePoint-Showcases Sehr schön! Sie haben eine Reihe von Beispielprojekten angelegt, mit denen wir sehr gut weiter arbeiten können. Damit ist schon einiges geschafft. In der Liste können Sie und Andere jetzt alle Projekte sehen, die Sie angelegt haben. Für Ihr Team bedeutet das, dass jeder bescheid weiß! Abbildung 4.33: Das ist doch was! Hier sehen wir bereits eine gute Anzahl von Projekten 20

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