FACHBEITRÄGE ZUM THEMA SOCIAL BUSINESS. Soci al. Wissensmanagement 2.0

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1 Nr. 01 Winter 2013/2014 FACHBEITRÄGE ZUM THEMA SOCIAL BUSINESS Soci al In tra net Der Weg zum Social Business Wissensmanagement 2.0 Social Business in der Praxis Über die Einführung eines Social Intranets, den Einsatz von SharePoint und die Erfolgsmessung von Social Business. Neue Wege des Wissensaustauschs und der Einsatz von Enterprise Social Networks für Wissensmanagement. Best-Practice-Beispiele zur Umsetzung von Social-Intranet-Projekten u.a. von Detecon, Vitos und der Volksbank Bühl

2 WORKSHOP Social Intranet mit SharePoint 2013 erfolgreich umsetzen 16. Mai 2014 in Düsseldorf 16. Juni 2014 in Frankfurt PRAXISTAGE Interne Kommunikation 2.0 Social Intranet Enterprise 2.0 Wissensmanagement 2.0 und viele weitere Themen Am 18. und 19. März 2014 in Frankfurt WORKSHOP Intranet und Social Media in der Internen Kommunikation 16. Mai 2014 in Düsseldorf scm Weichselstraße Berlin Tel: (030) Fax: (030)

3 Fokus IK Social Intranet 1 EDITORIAL Sich vernetzen, Zusammenarbeit vereinfachen, Wissen teilen und managen Social Business besitzt vielversprechende Potenziale für Unternehmen. Gleichzeitig ist die Einführung von Social Intranets oder Enterprise Social Networks oft auch eine Herausforderung hinsichtlich der Akzeptanz und Unternehmenskultur. Fokus IK widmet sich diesen Potenzialen und Herausforderungen von Social Software. Erfahrene Anbieter und Berater im Bereich Social Intranet und Enterprise-2.0-Lösungen zeigen, welche Möglichkeiten Social Software für die Zusammenarbeit bietet, worauf es ankommt und ebnen Ihnen mit Expertise und Best Practice den erfolgreichen Weg zum Social Business. INHALT FACHBEITRÄGE 2 Frank Hamm Social Collaboration für Unternehmen 4 Jan Eisenkrein (Profilwerkstatt) Interne Kommunikation 2.0: Abschied von Vorgestern 6 Lutz Hirsch (HIRSCHTEC) Warum Social Intranets scheitern können 8 Jan Marquardt (mindsmash) Wissensmanagement mit Enterprise Social Networks 10 Carsten Rossi (Kuhn, Kammann & Kuhn) Ein Mitarbeitermagazin im Social Intranet? 12 Stefanie Eckart (IPI) Social Intranet mit SharePoint 14 Bianca Gade (netmedia) Der Social Workplace der Detecon 16 Sven Lindenhahn (T-Systems MMS) Eines für alle Das neue Vitos Net 18 Gerhard Sommer (United Planet) Social Business beendet Intranet-Krise 20 Felix Schröder (Just Software) Fallstudie: Volksbank Bühl 22 Björn Adam (btexx) Vom Schreibtisch zum Digital Workplace 24 Dr. Christoph Tempich (inovex) Wie misst man den Erfolg von Social Business? IMPRESSUM Herausgeber: scm c/o prismus communications GmbH Weichselstraße Berlin T: +49(0) F: +49(0) E: W: W: Verantwortlich für den Inhalt: Nicole Gatz

4 2 Fokus IK Social Intranet SOCIAL COLLABORATION FÜR UNTERNEHMEN Die Globalisierung verändert die Wirtschaftswelt. Unternehmen müssen über klassische Prozesse und Projektarbeit hinausdenken und Potenziale bei der Vernetzung ihrer Mitarbeiter besser nutzen. Frank Hamm Im Bereich der Kreativität brauchen wir Netzwerke, im Bereich der Umsetzung Hierarchie. Prof. Dr. Peter Kruse Zum Ende des vergangenen Jahrhunderts erreichte die Wirtschaft große Fortschritte im Bereich der Effizienzsteigerung. Getrieben war dies durch eine zunehmende Konkurrenz, in der die Unternehmensgröße Produktions- und Kostenvorteile gewährte. Grundlage für die Effizienzsteigerung ist der Taylorismus, das von Frederick Taylor vor über hundert Jahren begründete Prinzip der Prozesssteuerung von Arbeitsabläufen. Die Prozesskette kann Entscheidungsweichen haben, aber Ablauf und Beteiligte stehen fest. Dieses Prinzip hat sich im Industriezeitalter bewährt. Veränderte Märkte der Arbeitswelt Inzwischen beträgt der Anteil des Industriesektors am Bruttoinlandsprodukt Deutschlands nur noch 31 Prozent. Unsere Dienstleistungs- und Wissensgesellschaft dominiert die Wirtschaft. Die Steuerung vieler Unternehmen erfolgt aber weiterhin mit dem Taylorismus. In heutigen Märkten lässt sich ein Vorsprung immer weniger über eine Steigerung der Effizienz erreichen, da die Prozesse überall optimiert sind. Gleichzeitig ist die Zyklusdauer von Produkten, Dienstleistungen und Geschäftsmodellen drastisch verringert. Die klassische Zusammenarbeit im Unternehmen orientiert sich an der Projektarbeit mit Planung, Ausführung und Abschluss. Oft jedoch werden diese Zusammenarbeiten so komplex, dass das Ergebnis kaum wie ursprünglich geplant aussieht. Gleichzeitig nehmen Adhoc-Aufgaben und -Projekte mit ständigen Veränderungen und neuen Anforderungen zu. Selbst bei kleineren Aufgaben werden das Know-how und die Mitarbeit von anderen Mitarbeitern erforderlich. Auch kleine Unternehmen sehen sich plötzlich Konkurrenten aus anderen Kontinenten und aus gänzlich anderen Wirtschaftsbereichen ausgesetzt. Flexibilität Bruttoinlandsprodukt (Quelle: Statistisches Bundesamt) Die Anforderungen an die Arbeitswelt verändern sich hin zu flexibleren Strukturen, zu vermehrter Projektarbeit über Standorte hinweg und zu Unternehmenskooperationen. Dies erfordert von den Unternehmen eine neue Art des Arbeitens. Im Bereich der Routinetätigkeiten sind nach wie

5 Fokus IK Social Intranet 3 vor Hierarchien und Prozesse gefragt. Wenn es jedoch um Anpassungsfähigkeit und Kreativität geht, benötigen Unternehmen und ihre Mitarbeiter Netzwerkfähigkeiten. Herausforderungen stellen. Die Führung muss weit mehr über Dialog als über klassische Wasserfallkommunikation steuern. Social Collaboration stellt eine Antwort auf diese veränderte Wirtschafts- und Arbeitswelt dar. Sie ermöglicht die flexible und zielorientierte Zusammenarbeit, um einerseits schnell zu reagieren und andererseits implizites Wissen zu generieren. Die Zielausprägungen entwickeln sich teilweise während der Kollaboration, da das Netzwerk Veränderungen in der Umwelt und weitergehende Möglichkeiten erkennt. Bereits während der Zusammenarbeit kann sich die Zusammensetzung der beteiligten Abteilungen und Personen ändern. Dies führt zu einem dynamischeren Unternehmen. Doch Social Collaboration erfordert einen zielorientierten Einsatz. Beispiele für Zielsetzungen bei Social Collaboration sind ein verbesserter Zugang zu Information und Wissen, die Erhöhung von Produktivität und Teamleistung sowie die Erhöhung von Agilität und Innovationsfähigkeit. Social Collaboration ist ein Rahmengerüst für die Erreichung von Zielen und die Erfüllung von Aufgaben und Projekten. Die Basis sind eine Infrastruktur und die Konnektivität mit anderen Systemen. Elemente wie Profile und Dashboards dienen der Vernetzung, wobei nur eine einfache Benutzbarkeit, insbesondere mit Mobilgeräten, Akzeptanz schafft. Auch die Verwaltung erfolgt innerhalb der Social Collaboration und nicht abseits durch eine zentrale Stelle. Die eigentliche Zusammenarbeit erfolgt mittels fließender Kommunikation. Erst die Gesamtheit dieses Frameworks sorgt für ein flexibles Netzwerk, das umgehend auf Veränderungen reagieren und selbst Impulse setzen kann. Herausforderungen Wenn im Rahmen der Social Collaboration abteilungs- und hierarchieübergreifend kommuniziert und Wissen erzeugt wird, so müssen Führungskräfte und Mitarbeiter sich neuen Eine Distance Leadership muss führen, auch wenn Mitarbeiter ständig in mehreren Projekten für andere Abteilungen arbeiten oder sogar an anderen Standorten sitzen. Dabei kann es sich um eigene Mitarbeiter, freie Mitarbeiter oder Mitarbeiter von Auftragnehmern sowie kooperierenden Unternehmen handeln. Social Collaboration kann Machtsilos in Unternehmen ins Schwanken bringen. Doch reine Wissensmacht wird ergänzt durch die Fähigkeit, Wissen im Netzwerk zu generieren und Reputation aufzubauen. Workshops und Richtlinien zum Umgang miteinander oder zu Fragen wie der Vertraulichkeit wirken Verunsicherungen bei Führungskräften und Mitarbeitern entgegen. Social Collaboration erfordert zwar Software, doch sie darf nicht als isoliertes Softwareprojekt gesehen werden. Eine strukturierte Einführung von Social Collaboration berücksichtigt diese Herausforderungen und verschafft dem Unternehmen eine solide Anpassungsfähigkeit in einem veränderten Marktumfeld. Social Collaboration Framework Erläuterungen und aktuelle Artikel inje.de/collab Frank Hamm unterstützt Unternehmen als Berater bei der Optimierung ihrer Kommunikation und dem Aufbau zeitgemäßer Kollaborationsformen.

6 4 Fokus IK Social Intranet INTERNE KOMMUNIKATION 2.0: ABSCHIED VON VORGESTERN Die Zeiten der Einbahnstraßenkommunikation sind vorbei auch in Unternehmen. Wie Kommunikationsverantwortliche in sieben Schritten erfolgreich eine Social Software etablieren. Jan Eisenkrein Beispiele zur Nutzung von Social Software in Unternehmen. profilwerkstatt.de Windows XP, Microsoft Office 2007 und Internet Explorer 6: Willkommen an einem durchschnittlichen Arbeitsplatz im Jahr Doch in ihrer Freizeit twittern viele Arbeitnehmer, treffen Freunde auf Facebook und schauen Videos auf YouTube. Was ist da schiefgelaufen? Die Antwort: In vielen Unternehmen ist die Kommunikationskultur des Social Web noch nicht angekommen. Zur erfolgreichen Einführung einer Social Software brauchen sie einen Plan mit eingebauten Feedbackschleifen. Unabhängig von Unternehmensgröße und Branche sollten Kommunikationsverantwortliche mindestens sieben Schritte bei der Einführung einer Social Software beherzigen. 1: Sondierung Holen Sie die Führungskräfte mit ins Boot. Überzeugen Sie sie von den Vorzügen einer Social Software. Wenn die Führungskräfte nicht davon überzeugt sind, dass innerhalb des Unternehmens moderner und interaktiver kommuniziert werden sollte, wird es schwer, die Mitarbeiter von der Social Software zu überzeugen. Wissen Sie, wie die Mitarbeiter die aktuelle interne Kommunikation empfinden? Nein? Dann finden Sie es heraus! Sind die Mitarbeiter genervt von der täglichen Flut interner s? Gibt es genügend Möglichkeiten, sich auszutauschen? Oder sind eher nie endende Meeting-Runden das Problem? Nur wenn Sie die Antworten auf diese und ähnliche Fragen vorliegen haben, wissen Sie, welche Anforderungen die spätere Software erfüllen muss. Sie können eine Mitarbeiterumfrage oder Interviews mit Fokus-Gruppen organisieren je nachdem, ob Sie lieber ein umfangreiches Stimmungsbild oder einen tieferen Einblick in eine bestimmte Gruppe erhalten möchten. Bilden Sie ein Core Team, das die Einführung der Social Software von der Strategieentwicklung bis hin zur Umsetzung kommunikativ begleitet. 2: Ziele und Zielgruppen Klar, Ihre Zielgruppe sind die Mitarbeiter. Aber Ihre Zielgruppe ist keineswegs homogen. Die einen haben bereits einen eigenen Tumblr, die anderen immer noch Probleme beim Verschicken von s. Versuchen Sie herauszufinden auch mithilfe der in Schritt 1 durchgeführten Befragung wie sich Ihre Zielgruppe zusammensetzt. Damit allen Mitarbeitern klar ist, warum Social Software eingeführt wird, braucht es Ziele.

7 Fokus IK Social Intranet 5 Ziele von Social Software 1) Wissensmanagement 2) Ideen- und Innovationsmanagement 3) Informationsmanagement 4) Kommunikationsmanagement 3: Software auswählen Sie wissen wie Ihre Zielgruppe tickt und was sie an der bisherigen Kommunikation bemängelte. Nun müssen Sie entscheiden, welche Social Software am besten zu Ihrer Firma passt. Je nachdem, ob Sie in erster Linie Wissen speichern und teilen oder einfach eine zentrale Plattform für den Austausch etablieren möchten, bieten sich verschiedene Lösungen an. 4: Sensibilisierung Was bedeutet der Wandel in der internen Unternehmenskommunikation für die Mitarbeiter? Was sollten sie tun, was besser nicht? Veranstalten Sie technische und inhaltliche Schulungen und Workshops auch, um den Mitarbeitern die Hemmungen vor dem neuen Instrument zu nehmen und ihnen die zukünftige Arbeitserleichterung zu präsentieren. Publizieren Sie verständliche und aktivierende Social Software Guidelines. 5: Aufmerksamkeit wecken Der erste Teil der Arbeit ist geschafft. Nun folgt der zweite. Jetzt gilt es, die Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Software zu motivieren. Nutzen Sie dazu alle bereits vorhandenen Kanäle. Von internen Mailings und Beiträgen im Mitarbeitermagazin, über Plakate, Flyer und Tischauflagen bis zu Info-Terminals und Guerilla-Marketing- Aktionen sollte die Social Software crossmedial beworben werden, um die nötige Aufmerksamkeit der Belegschaft zu erhalten. 6: Interesse wecken Veröffentlichen Sie Best-Practice-Beispiele, mit denen Sie zeigen, wo der Einsatz der neuen Software bereits Kollegen den Arbeitsalltag erleichtert hat. Machen Sie aus Mitarbeitern, die bereits positive Erfahrungen mit dem Tool gemacht haben, Botschafter und Ansprechpartner für andere Kollegen aus der jeweiligen Abteilung. 7: In den Arbeitsalltag integrieren Hierzu sollten Pilotprojekte in unterschiedlichen Abteilungen etabliert werden, die je nach Aufgabenstellung komplett oder teilweise im Rahmen der Social Software umgesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise der Aufbau von abteilungsübergreifenden Wissensdatenbanken, die Entwicklung von neuen Ideen im Rahmen von Online-Innovation-Labs oder standortübergreifende Kommunikation mittels Video- und Gruppenchat-Funktionen. Wenn Sie den Stufenplan erfolgreich durchlaufen haben, ist die Social Software im Unternehmen angekommen. Aber: Die Digitalisierung der Unternehmenskultur ist kein Projekt sondern eine Philosophie. Das Social Web hat das Kommunikationsverhalten der meisten Menschen nachhaltig verändert. Interne Unternehmenskommunikation darf diese Veränderung nicht ignorieren, wenn es die eigenen Mitarbeiter auch zukünftig erreichen will. BVDW-Leitfaden: Übersicht der gängigen Social Software Jan Eisenkrein ist Leiter der Unit Social Business Relations bei der Profilwerkstatt.

8 6 Fokus IK Social Intranet WARUM SOCIAL INTRANETS SCHEITERN KÖNNEN Soziale Plattformen für den unternehmensinternen Gebrauch gewinnen stärker an Bedeutung. Doch welche Klippen muss man umschiffen und welche Widerstände überwinden? Lutz Hirsch V-Log: Der Intranet Newsfeed Durch den Wandel der Kommunikationskultur nutzen immer mehr Menschen soziale Plattformen wie Facebook oder Twitter. Es werden weniger s geschrieben, das Telefon wird eher zum mobilen Zugriffspunkt für die favorisierten Social Media Sites und ist immer weniger ein Sprachgerät. Das Beratungsunternehmen Atos hat für seine Mitarbeiter eine Zero Initiative ausgerufen und setzt sich das Ziel, in 2014 die interne elektronische Kommunikation vollständig auf ein eigenes Enterprise Social Network zu verlagern. Der Trend für Unternehmen ist eindeutig: Die im Internet etablierten sozialen Mechanismen sollen sinnvoll für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt werden. Mitarbeiter sollen schneller und dialogischer erreicht werden, der Informationsaustausch und Wissenstransfer beschleunigt werden. Aber ist der Ansatz von Facebook so einfach auf ein Intranet übertragbar? Intern ist nicht extern Mitarbeiter unterscheiden bei der Nutzung privater und beruflicher Plattformen. Ein Digital Native kann eine interne soziale Plattform durchaus ablehnen, wenn er darin keine Unterstützung seiner täglichen Arbeit wiederfindet. Wird z.b. sein Activity Stream (auch Newsfeed genannt) mit für ihn irrelevanten Meldungen geflutet, ist das Mail-Chaos einfach auf eine neuere Plattform verlagert. Das Kommunikationsknäuel wird größer und dichter. Weiter fehlt im Gegensatz zur privaten Nutzung heute in dem durch Kostendruck und Optimierung bestimmten Berufsalltag oft die Zeit, sich spielerisch neuen Plattformen zu nähern. Ist das neue Social Intranet überdies zu komplex und entspricht es nicht den im Internet erlernten Quasi-Standards des likens und twitterns, wird es kaum genutzt werden. Der Wandel steckt in der Alltagsarbeit Wandel durch ein Social Intranet oder Enterprise 2.0 wird oft mit strategischen (und damit für den Mitarbeiter im Arbeitsalltag nicht greifbaren) Schlagworten verknüpft: Employer Branding, Mitarbeiterführung 2.0 und Open Innovation sind wichtige Initiativen. Aber was bedeutet das für einen Informationsarbeiter im Tagesgeschäft seines Projektes oder seiner Linienarbeit? Hier muss Change viel praxisnäher formuliert und begleitet werden: Dateien sollten nicht mehr per verschickt, sondern für alle zugreifbar und kommentierbar in einem virtuellen Arbeitsraum gehalten werden. Nachrichten zur Abstimmung von Arbeitsständen sollten in einem Newsfeed im Projektraum gepostet werden, nicht per geschrieben werden. Dateien sollten verschlagwortet werden und damit besser in den Kontext des Arbeitsumfeldes gestellt werden.

9 Fokus IK Social Intranet 7 Will man nur diese drei Themenkomplexe erfolgreich bei den Mitarbeitern etablieren, gilt es, Geduld aufzubringen und die neue Form der Zusammenarbeit immer und immer wieder zu trainieren und zu vermitteln. Initiale Schulungen oder eine einmalige Kommunikationskampagne verpuffen hier schnell. Allerdings können mit diesen drei Beispielen Nutzen und Zeitersparnis für die Tagesarbeit sehr schnell aufgezeigt werden. Intranet überzeugen, als alleine mit der Vernetzung zwischen Mitarbeitern. Folgen Sie Themen, nicht Personen Facebook und Xing leben von der Vernetzung der Nutzer und dem Informationstransfer im virtuellen Netzwerk. Interessen werden sichtbar, bisher unbekannte Themen über die Verknüpfung mit Personen schneller identifizierbar. Die für den betrieblichen Alltag oft zitierte Frage Kennt jemand jemanden, der dieses Problem schon gelöst hat? scheint mit einer Anfrage im Social Intranet schnell beantwortet zu sein. Allerdings steckt in diesem Grundansatz auch eine große Gefahr: Im Activity Stream des Unternehmens werden viele Nutzeraktivitäten angezeigt, die für den Kontext des Kollegen völlig irrelevant sind. Die Frage ist ja nicht, wer welche Datei hochgeladen hat oder welchen Kommentar geschrieben hat. Vielmehr sollten doch eher folgende Meldungen in einen Stream integriert werden: Gibt es Neuigkeiten zu Kunden, Produkten, Dienstleistungen? Gibt es neue Richtlinien, Aufträge, Liefer- konditionen? Will man geschäftsrelevanten Themen und Informationsobjekten folgen, müssen dazu Meldungen aus Kernsystemen wie SAP, CRM, BW und Dateiablagen in einen Newsfeed integriert werden. Die Suche nach dem passenden Kollegen wird ideal durch eine Suchmaschine und ein gut gepflegtes soziales Mitarbeiterprofil gelöst. Mit diesem Ansatz kann man Führungsebenen viel besser vom Nutzen eines Social Fazit Social Intranets sind sinnvoll und können den Arbeitsalltag der Mitarbeiter spürbar verbessern. Allerdings muss Relevanz deutlicher herausgearbeitet und die neue Form der Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum begleitet werden. Eine 1:1-Übertragung der Paradigmen von Social Media auf innerbetriebliche Abläufe wird in der Regel nicht erfolgreich sein. Ein Schwerpunkt eines Social Intranets ist neben der transparenteren internen Unternehmenskommunikation die Förderung der relevanteren und effizienteren Kommunikation rund um geschäfts- und prozessrelevante Informationsobjekte. Newsfeed Lutz Hirsch unterstützt mit seiner Agentur HIRSCH- TEC Unternehmen bei der Einführung von Intranet- und Social-Workplace- Lösungen.

10 8 Fokus IK Social Intranet WISSENSMANAGEMENT MIT ENTERPRISE SOCIAL NETWORKS Jan Marquardt Herbst, Dieter (2000): Erfolgsfaktor Wissensmanagement. Berlin. Cornelsen Screenshot der Übersichtsseite mit News Feed Wissensbestände im Unternehmen sind zu einem wichtigen strategischen Instrument geworden und Wissensarbeiter werden oft als intellektuelles Kapital angesehen. Sie bilden eine wichtige Grundlage für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Sind interne Wissensressourcen nicht oder nur sehr mühevoll auffindbar, kann davon ausgegangen werden dass Unternehmen jährlich Einbußen in Millionenhöhe erleiden. Einer Studie des IDC zufolge fahren die 500 größten Unternehmen der Welt jährlich 24 Milliarden Dollar Verluste ein, indem sie Wissen nicht oder nicht effizient genug nutzen (Herbst 2000: 21). Know-how zentralisieren Die Herausforderungen für Unternehmen bestehen darin, Wissen zu zentralisieren und zu bündeln, so dass es für alle Mitarbeiter schnell und einfach auffindbar ist. Dabei ist es von Vorteil, die Wissensbestände in einen Kontext einzubetten, das heißt neben dem reinen Know-how ebenfalls die entsprechenden Ansprechpartner, Konversationen und Daten zum Thema bereitzustellen. Gerade wenn Mitarbeiter geografisch getrennt sind, häufen sich s, Informationen über Instant Messenger oder Dokumentenmanagementsysteme. Der Wissensaustausch und die Zusammenarbeit können deutlich erleichtert werden, wenn alle Informationen und Dokumente an einem Ort gespeichert und sogenannte Wissenssilos, wie personalisierte -Postfächer, aufgelöst werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass wichtiges Wissen spätestens mit dem Verlassen eines Mitarbeiters des Unternehmens verloren geht. ESN als nachhaltiger Wissensspeicher Enterprise Social Networks (ESN) fördern den Wissenstausch und das Engagement der Mitarbeiter, indem sie die Idee des sozialen Netzwerkens aufgreifen und mit effizienten Produktivitätstools vereinen. Dabei handelt es sich um nach außen abgeschlossene Netzwerke, auf die nur registrierte Nutzer zugreifen können. Unternehmensmitglieder können darüber Informationen in Echtzeit austauschen und sich miteinander vernetzen, unabhängig von dem Ort, an dem sie sich gerade befinden. Vor allem Teamarbeit gestaltet sich durch die Möglichkeit Informationen von

11 Fokus IK Social Intranet 9 überall aus zu teilen und zu verwalten effizienter und produktiver. Die Kollegen rücken näher zusammen, auch wenn sie physisch getrennt sind. ESN ermöglichen es, alle Kollaborationsprozesse, die man aus der realen Arbeitswelt kennt, wie das Brainstormen von Ideen, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und das Geben von Feedback, in virtuelle Arbeitsräume zu übertragen. Diese können je nach Bedarf mit verschiedenen Applikationen wie Blogs, Wikis oder Kalendern ausgestattet werden. Innerhalb des ESN können User beispielsweise Projektgruppen anlegen und Teammitglieder dazu einladen. So erhält jeder Nutzer die Informationen, die sein Aufgabengebiet betreffen, ohne dass dazu Meetings einberufen werden müssen. Auch externe Beteiligte, wie Kunden oder Partner, können über externe Workspaces in die jeweiligen Projekträume eingeladen werden. Die direkte Einbeziehung der Kunden in die Arbeitsabläufe schafft Transparenz und damit auch Vertrauen. Gleichzeitig wird auf diese Weise die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert, indem durch den steten Austausch Missverständnisse rechtzeitig erkannt und damit nahezu ausgeschlossen werden können. Anhand von persönlichen Profilen mit Informationen zu Spezialisierung, Projekten, Fähigkeiten und Erfahrungen der einzelnen Netzwerkmitglieder lassen sich Experten im Unternehmen problemlos und in Echtzeit ausfindig machen. Somit werden verborgene interne Wissensressourcen aufgedeckt und können voll ausgeschöpft werden. Das spart sowohl Kosten als auch Zeit, die die Mitarbeiter sonst für die Suche nach Informationen aufwenden müssen. Außerdem können sich so auch neue Mitarbeiter schnell einen Überblick über bestehende Projekte und Ansprechpartner verschaffen. Wandel der Unternehmenskultur Es wird schnell deutlich, dass ESN zu transparenteren Arbeitsprozessen sowie kürzeren Kommunikations- und Informationswegen führen. Die sozialen Unternehmensnetzwerke üben damit einen erheblichen Einfluss auf die Unternehmenskultur aus. Sie erfordern die Offenheit und das Vertrauen sowohl von den Managern als auch von den Mitarbeitern und damit die Auflösung strenger Hierarchien. Die Führungsebene muss einen offenen Umgang mit Informationen und Wissensbeständen vorleben, um die Mitarbeiter zu ermutigen, sich selbst einzubringen. Denn nur wenn alle Unternehmensmitglieder ihr Wissen mit anderen teilen und sich aktiv am Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens beteiligen, ist der Einsatz eines ESN von Erfolg gekrönt. Ängste vor Wissens-, Autoritäts- oder Kontrollverlust sind nicht zu unterschätzende Störfaktoren, die vor der Implementierung eines Enterprise Social Networks abgebaut werden müssen. Die Entscheidung, ob ein soziales Unternehmensnetzwerk eingeführt werden soll, beruht demnach eher auf kulturellen als auf technischen Aspekten. Screenshot Unternehmenswiki mindsmash.com Jan Marquardt gründete 2010 die mindsmash GmbH. Als geschäftsführender Gesellschafter ist er für das Marketing und den Vertrieb zuständig.

12 10 Fokus IK Social Intranet EIN MITARBEITERMAGAZIN IM SOCIAL INTRANET? Kann ein Mitarbeitermagazin einen Platz im Social Intranet haben? Einen ziemlich wichtigen vorausgesetzt, es wird den Ansprüchen an dialogisches und dynamisches Publishing wirklich gerecht. Carsten Rossi Das Social Intranet stellt die Interne Kommunikation vor einige interessante Herausforderungen und zwingt die Abteilung in Mehr Informationen zum Social wird mit dem Social Intranet ein ehemaliges mehreren Aspekten zum Umdenken. Zum einen Magazine: Informationsmedium plötzlich zu einem Interaktionsmedium. In der Folge dieser Veränderung social-magazine.info muss im Redaktionsprozess Transparenz nicht nur zugelassen, sondern auch verstärkt gelebt werden. Die damit verbundene stärkere Berücksichtigung der Bottom-up-Kommunikation führt zu einer geringeren Planbarkeit von Prozessen Die interaktiven Funktionen des Social Magazine: Senden, Taggen, Kommentieren, Liken, Kuratieren und Inhalten und damit letztendlich zu immer weniger Kontrolle über die früher nahezu hoheitlichen Kommunikationsprozesse. Während die Anerkennung dieser grundsätzlichen Unplanbarkeit für die Konzeption eines (Social) Intranets mehr und mehr als Common Sense gelten kann, stellt sie ein anderes traditionelles Medium der Mitarbeiterkommunikation vor große Herausforderungen. Das Mitarbeitermagazin ob Print oder Online ist in vielen Unternehmen DAS zentrale Instrument für strategisches Informationsmanagement. Seine zumeist zyklische Erscheinungsweise und der hohe Anteil an strategisch relevanten Informationen machen es im Kommunikationsmix zu einem unverzichtbaren Medium für unternehmensinternes Agenda Setting. Das Newsportal im Intranet vermittelt kurzfristiges Handlungswissen, das Mitarbeitermagazin aber transportiert Orientierungswissen und Antworten auf die Fragen Wer sind wir?, Wer werden wir sein? und Was ist uns wichtig?. Diese Funktion macht es aber dennoch nicht unantastbar. Denn herausgefordert durch die Möglichkeiten interner sozialer Netzwerke und der Enterprise-2.0-Tools wird auch dieses Medium seinen formalen und technischen Rahmen neu erfinden müssen, um relevant zu bleiben. Im Wettbewerb um die Aufmerksamkeit im Ökosystem interner Plattformen wird es nur bestehen können, wenn es Zugeständnisse an die Kommunikationsprinzipien Interaktion,

13 Fokus IK Social Intranet 11 Transparenz, Bottom-up und Spontaneität macht. Seine Kernfunktion Orientierung wird es aber nur dann weiter erfüllen können, wenn es dabei seine strukturelle Integrität und seine Agenda-Setting-Funktion bewahrt. Um diese Balance zu ermöglichen, haben wir für einen DAX-Konzern eine Plattform entwickelt, die von den wichtigsten Trends des ebenso unter Druck stehenden externen Publishingsektors inspiriert wurde. Von app-basierten Magazinplattformen wie Flipboard haben wir die Möglichkeit übernommen, Inhalte zu bewerten und zu verteilen; von Content-Curation-Plattformen wie Scoop.it die Möglichkeit, Inhalte von den Usern selbst kuratieren zu lassen; und von Blogplattformen wie tumblr die Möglichkeit, Communities aufzubauen. Ein klassisches Redaktionssystem, kombiniert mit diesen drei Trends, ergibt ein Social Magazine mit folgenden Features: Personalisierung und Sharing Kommentarfunktion: Leser können Artikel der Redaktion kommentieren und auf Kommentare antworten Like-Button: Interessante Artikel können von Lesern geliked werden Artikel empfehlen: Leser können interessante Artikel direkt anderen Kollegen empfehlen Social-Ranking ordnet die Artikel ein und motiviert zur Lektüre, z.b. meistgelesen, meistkommentiert, die meisten Likes Social-Tagging: Leser taggen interessante Artikel mit dem Namen und schaffen so Themenschwerpunkte als virtuelle Themenhefte Aktivität: Alle Aktionen der Leser können in einem Activity-Stream nachverfolgt werden Content Curation Leser können für sie interessante Artikel der offiziellen Ausgabe (zum Beispiel zu ihrem Fachgebiet, ihrer Division, ihrer Region) per Klick auswählen und in einer persönlichen Ablage sammeln einfach und barrierefrei. Sie aggregieren eigene Ausgaben on the fly. So entsteht potenziell eine große Anzahl individueller Ausgaben im Unternehmen. Community Building Es gilt das Follower-Prinzip. Leser können ihre persönliche Ausgabe mit Notizen und Anmerkungen versehen und dann zum Lesen freigeben. Beteiligte Leser können so zu Impulsgebern werden, Vorgesetzte können ihre Mitarbeiter gezielt auf die interessantesten Inhalte hinweisen, Mitarbeiter mit hohen Followerzahlen werden zu Botschaftern innerhalb des Unternehmens. Zwei Prinzipien sind dabei besonders wichtig: Einerseits ist das eigentliche Content- Management nicht demokratisch. Basis für alle Interaktionen sind die von der Redaktion erstellten Artikel. Die Agenda-Setting-Funktion der Publikation bleibt somit gewährleistet. Andererseits besteht eine enge Verzahnung mit dem Social Intranet oder dem hauseigenen Enterprise Social Network. Für beide ist nur eine Anmeldung erforderlich. Außerdem können dort publizierte Inhalte (z.b. Blogbeiträge) als Zusatzinformationen ins Social Magazine übernommen und Beiträge aus dem Magazin (z.b. Vorstands-Editorials) umgekehrt auch dorthin empfohlen werden. Durch dieses ausgewogene Channel-Management entsteht eine wirklich attraktive Mischung aus persönlichen und strategischen Informationen, die zugleich die Kannibalisierung der Medien untereinander vermeiden hilft. Diese Stärken machen aus dem Social Magazine die perfekte Brücke von Top-down zu Bottom-up, von Agenda Setting zu Interaktion und von Information zu Partizipation. So hat das Mitarbeitermagazin durchaus die Chance, seinen perfekten Platz im Medienmix zu finden mitten im Social Intranet. Demoversion des Social Magazine flipboard.com scoop.it tumblr.com Carsten Rossi ist Geschäftsführer von Kuhn, Kammann & Kuhn. Mit 20 Mitarbeitern kümmert er sich um Innovationen für die Interne Kommunikation 2.0

14 12 Fokus IK Social Intranet SOCIAL INTRANET MIT SHAREPOINT Einige Unternehmen sind bereits damit erfolgreich, viele wissen noch gar nicht, was es für sie bringen soll: ein Social Intranet. SharePoint 2013 bringt neue Funktionen mit, die den Einsatz von Social Tools in Unternehmen erleichtern können. Stefanie Eckart Social Intranet ist eines der Schlagwörter, das die Hoffnung von Kommunikationsverantwortlichen schürt, aus einem Intranet Mehrwerte wie Schnelligkeit, Transparenz, Mitarbeiterzufriedenheit und nicht zuletzt auch Kosteneinsparungen zu generieren. Microsoft hat mit SharePoint 2010 bereits gezeigt, dass der Social -Trend erkannt wurde und brachte Blogs, Wikis, Ratings, Kommentarfunktionalitäten sowie eine persönliche MySite mit. Ein internes Facebook konnte damit aber noch nicht ohne Zusatztools erstellt werden. Das ändert sich mit der neuen Version SharePoint Diese ergänzt die Plattform mit einigen Funktionalitäten, die eine soziale Zusammenarbeit deutlich erleichtern: einem Community-Site-Template, einem persönlichen Activity-Stream, neuen Like-/Feedbackfunktionalitäten sowie einem Punktesammelsystem für Anerkennung und Motivation. Die Social -Funktionalitäten von SharePoint 2013 MySite Die neue MySite und der Activity-Stream Die Funktionalitäten der MySite wurden im Vergleich zu SharePoint 2010 deutlich erweitert. So ist es in der neuen Version möglich, adressierte Posts an Personen sowie private Nachrichten zu senden. Der Activity-Stream wird in Social Intranets zum zentralen Einstiegspunkt jedes Mitarbeiters. Dieser wird dort über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informiert und erhält einen schnellen Überblick über Aktuelles aus seiner Arbeitswelt. Jeder Nutzer kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos veröffentlichen und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren. Der neue Activity-Stream lehnt sich funktional stark an Facebook und Twitter an und bietet vergleichbare Funktionen

15 Fokus IK Social Intranet 13 wie # als Schlagwortmarkierung als Personenmarkierung und -adressierung. Das Community-Site-Template und Reputationssystem Mit dem neuen Community-Site -Template wurde die Zusammenarbeit in Communities stark optimiert. Im Mittelpunkt der Community- Site stehen eine Diskussionsliste und der aktuell angemeldete Anwender. Der Anwender sieht immer seine aktuelle Anzahl an Beiträgen, Antworten, deren Bewertung und den eigenen Reputationsstand. Beteiligte Akteure können ihre Inhalte gegenseitig bewerten und anhand einer definierten Bewertungsskala verschiedene Bewertungsrankings durchlaufen. So kann eine echte Social Community aufgebaut werden, in der Mitarbeiter schnell und einfach kommunizieren und Dokumente austauschen können. Mitarbeiter streben danach, ein positives Feedback über ihre Arbeit zu erhalten. Dieses gibt Bestätigung und Motivation für das eigene Handeln und ist in einem Social Intranet durch einfache Ratingfunktionalitäten oder auch ein Belohnungs-Punktesystem umsetzbar. In SharePoint 2013 steht ein Reputationssystem zur Verfügung, das vom Verantwortlichen der Seite gepflegt werden kann. Bewertungsmöglichkeiten und die verschiedenen Stufen eines auf Punkte basierenden Reputationssystems können eingestellt werden. Mobile Ansichten Das Thema Mobile hat mit den sogenannten Device Channels erstmals Einzug in die SharePoint-Welt genommen. In SharePoint 2013 können damit eigenständige Designs (Master Pages, CSS etc.) für einen definierten Browser bereitgestellt werden. So kann die Anzeige einer SharePoint-Seite für verschiedene Geräte (z.b. ios, Android, Blackberry) gesteuert werden. So können Mitarbeiter auch außerhalb des Firmenintranets Zugriff auf ihre SharePoint- Plattform erhalten und aktiv am Social Intranet partizipieren. Fazit Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet ins Leben rufen, nur weil dies gerade der Trend ist. Unter Beteiligung der Endanwender und Fachabteilungen ist vor Projektstart genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle sich durch Social Tools unterstützen und optimieren lassen. Nur wenn Social Tools den Arbeitsprozess erleichtern, werden Mitarbeiter zur Nutzung motiviert. Dabei wird schnell klar, dass die Technologie bei diesem Thema nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dennoch bietet eine stabile technologische Plattform wie SharePoint bereits viele Standardfunktionalitäten, die den Aufbau eines Social Intranets vereinfachen. Zudem kommt es darauf an, dass die Softwarelösung leicht bedienbar und integrierbar ist. Der Buchtitel von Steve Krug Don t make me think (= Lass mich nicht nachdenken müssen ) sollte die Maxime zur Entwicklung von Social Intranets sein. Je schneller der Nutzer erkennt, was er tun muss, um an sein Ziel zu kommen, umso besser wird er das Intranet akzeptieren. Für einen langfristigen Erfolg eines Social Intranets bedarf es einer konsequenten Umstellung der Unternehmensprozesse und einer Kultur, die auf Vertrauen und Informationstransparenz setzt. Community-Site Stefanie Eckart, Dipl. Germ./ Journ., ist Communication & Marketing Manager bei der IPI GmbH. Sie befasst sich primär mit den Themen Social Business und Innovationsmanagement mit Fokus auf Microsoft SharePoint.

16 14 Fokus IK Social Intranet DER SOCIAL WORKPLACE DER DETECON Das Projekt für das neue Social Intranet war rundum eine Herausforderung: Selbsterklärend sollte es sein, kollaborativ und durchweg mobil nutzbar. Dabei musste die Akzeptanz der neuen Social Features und der neuen Bedienoberfläche gewährleistet werden, was erfolgreich, mit den richtigen Methoden, gelang. Bianca Gade netmedia.de NewsGator.de Merlin ist das alte Wissensmanagementtool der Detecon International GmbH und war wie auch das alte Intranet Allabout in die Jahre gekommen. Die Detecon ist eine auf ICT spezialisiertes Unternehmensberatung mit Niederlassungen auf fast allen Kontinenten. Seit ihrer Gründung vor 30 Jahren hat Detecon in über 160 Ländern erfolgreich Management- und Technologieprojekte absolviert. Überzeugt von der Effizienz eines kollaborativen Arbeitens beschloss das Unternehmen daher, sein gesamtes Intranetkonzept zu überdenken: Dies schloss nicht nur eine Verschlankung der IT Systeme ein, sondern auch den unternehmenskulturellen Aspekt. Denn mit dem neuen Social Intranet All4us soll jeder Fachbereich effizient arbeiten können. Nun ist für die meisten, die sich mit Social Business intensiver beschäftigen, klar, dass es wichtig ist, neben der technischen auch die kulturelle Seite zu betrachten. Eine Umstellung der Systeme auf SharePoint 2013 und NewsGator veranlasste daher die Detecon, kein Risiko im Hinblick auf die Neuinvestition einzugehen. Die Entscheidung für ein neues System, in dem Fall NewsGator, sowie der Zusammenschluss mit SharePoint 2013 und auch Microsoft Lync brachten erweiterte Social Features mit sich und auch eine neue Art zu arbeiten. Diese gewaltige Umstellung sollte von der netmedianer GmbH innerhalb von sechs Wochen installiert, mit einer intelligenten Strategie eingeführt und mit einem Marketingkonzept begleitet werden. Adoption Framework Als Erfolgsbasis für die Akzeptanzstrategie unterstützte das Adoption Framework (s. Grafik) mit drei Blickwinkeln: Mensch, Business und Technologie.

17 Fokus IK Social Intranet 15 Die strategische Einführung erfolgte entlang der gesteckten Unternehmensziele. Das Projektteam identifizierte zusammen mit Vertretern der Fachbereiche verschiedene Anwendungsfälle (Use Cases), die für Detecon einen echten Mehrwert darstellen: Wissen schneller finden Häufiger Zeitfresser ist das Suchen nach aktuellen Dokumenten oder Vorlagen. Im neuen Social Intranet kann jetzt jeder Dokumente, wie Präsentationen, für alle sichtbar ablegen. Social wird das Ganze dadurch, dass das Ablegen des Dokumentes einen Post auslöst, in dem Name und Bild des Mitarbeiters sichtbar sind und ein persönlicher Kommentar und Tags hinzugefügt werden können. In dem Kommentar können relevante Communities und Personen gleich mitbenachrichtigt werden, so dass die Information direkt die richtigen Interessenten erreicht. Weniger Doppelarbeit, bessere Infos für alle Bei den vielen Reisen von Detecon-Mitarbeitern in aller Welt gibt es immer wieder Fragen zu Hoteltipps. Um von den Erfahrungen anderer zu profitieren, kann eine Frage mit dem Tag #service versehen werden. So erhalten nicht nur Service-Mitarbeiter eine Benachrichtigung über die Anfrage, sondern auch andere Kollegen, die gute Tipps haben. Das erhöht die Antwortqualität, und das entstandene Wissen kann mit einem Klick in die Service-Knowledge Base kopiert werden. Schneller den richtigen Ansprechpartner finden Bei Detecon können Mitarbeiter ihr persönliches Profil mit Tags versehen, die ihre offizielle Positionsbezeichnung ergänzen. So finden andere Mitarbeiter den richtigen Ansprechpartner gleichzeitig erhält dieser eine Benachrichtigung, sobald jemand einen der Tags im Post auswählt. Der Detecon war durch die gemeinsamen Strategieworkshops klar geworden, dass ein Big Bang! nicht funktionieren würde: NewsGator ist ein High-End-Produkt und die Gefahr bestand im Speziellen darin, die Mitarbeiter mit zu viel Neuem zu überfordern. Diese Erkenntnis trug dazu bei, eine geeignete Akzeptanzstrategie zu entwickeln, die folgendes einschloss: 1. Einfacher Start mit einem News-Stream und Profilen. 2. Jeder sieht alles, auch ohne jemandem folgen zu müssen. Über die Filterfunktion lassen sich Themen ein-/ausblenden. 3. Begleitung der Einführung durch die Kommunikationsabteilung mit einer zielgruppenspezifischen Kampagne. Das noch frische Social Intranet zeigte von Anfang an positive Resonanz bei den rund Detecon Mitarbeitern. Dies veranlasste das Unternehmen bereits neue Schritte festzulegen: 1. Das alte Content Management System wird mittelfristig durch das Social Intranet komplett ersetzt 2. Gründung von Projektcommunities für Mitarbeiter und Kunden. Fazit Die Detecon International GmbH hat es geschafft: Viele Unternehmen stecken noch weit hinter ihren Social-Business-Zielen zurück, weil die Akzeptanz der Mitarbeiter für das fortschrittliche Medium fehlt. Bei der Detecon wurde der Mensch und seine Art zu arbeiten in den Vordergrund gerückt, was sich für ihn und für das Business positiv auswirkt. Die Social- Sites-Lösung von NewsGator wurde innerhalb von sechs Wochen installiert, konfiguriert und mit einem strategischen Partner wie netmedia eingeführt. Das gesamte Projekt war und ist beispielhaft für erfolgreiches Social Business. Weitere Informationen zum Adoption Framework Bianca Gade hat langjährige Praxiserfahrungen mit Social Media und Social Collaboration. Sie arbeitet als Corporate Communications Manager für die netmedianer GmbH und für NewsGator DACH.

18 16 Fokus IK Social Intranet EINES FÜR ALLE DAS NEUE VITOS NET Seit kurzem nutzen die Vitos-Kliniken ein konzernübergreifendes Intranet Vitos Net. Eines für alle, mit dessen Hilfe sich die einzelnen Bereiche miteinander vernetzen und sich Fachexperten leichter finden. Sven Lindenhahn Die Wurzeln der modernen medizinischen Betreuung psychisch Kranker reichen bis in das 16. Jahrhundert zurück. Bereits 1533 gründete Wolf, Frank (2011): Landgraf Philipp in Hessen die so genannten Social Intranet: Hohen Hospitäler. Nachfolger sind die Vitos- Kommunikation Kliniken, die heute als Vorreiter gelten, wenn fördern Wissen es um den Einsatz neuer IT-Technologien geht. teilen Effizient Unter dem Dach der Vitos GmbH befinden sich zusammenarbeiten. München: an 60 Standorten in Hessen. Vor der Unter- seit 2008 zwölf gemeinnützige Unternehmen Hanser. nehmensgründung kamen bereits klassische Intranet-Lösungen zum Einsatz. Doch diese besaßen keinerlei Funktionen für einen konzernweiten Austausch und eine Kollaboration mit Kollegen. Geschlossener Projektraum (Dokumentenablage) Startschuss mit einem starken Partner Vitos wagte den Neubeginn und begab sich 2012 auf die Suche nach einem geeigneten IT-Spezialisten. Angesichts der hohen Mitarbeiterzahl ist das Thema Lizenzen dabei kein unerheblicher Kostenfaktor. Aus diesem Grund war es dem Unternehmen wichtig, dass die Lösung auf einer Open-Source-Technologie basiert, durch die keine Ausgaben für Lizenzen anfallen. Darüber hinaus sollte sie von der internen IT-Abteilung selbst administriert und weiterentwickelt werden können. Die T-Systems Multimedia Solutions GmbH (kurz T-Systems MMS) konnte Vitos schließlich mit seinem Intranet-Konzept überzeugen. Bei der Implementierung setzte T-Systems MMS von Anfang an auf die Open-Source-Technologie Drupal. Als Schnittstelle zwischen Web Content Management und Collaboration-Funktionalität bildet das Framework Drupal die Basis für eine umfassende Social-Intranet-Lösung. Dabei werden Elemente des klassischen Intranets mit Enterprise-2.0-Funktionen wie Blogs, Gruppen- und Projekträumen, Kommentarfunktionen, Netzwerken und Profilen verknüpft. Das Grundgerüst der Lösung lässt sich leicht durch eine Vielzahl an Modulen erweitern. Im Gegensatz zu anderen Content-Management- Systemen verfügt Drupal über eine Vielzahl an Funktionen, mit deren Hilfe Nutzer miteinander kommunizieren, interagieren und dadurch effektiver zusammenarbeiten können.

19 Fokus IK Social Intranet 17 Eintritt ins Intranet leicht gemacht Sobald die Implementierung abgeschlossen war, wählte man aus dem Kreis der Mitarbeiter sogenannte Gesellschaftsadministratoren und Key User. Im Rahmen einer Key-User- Schulung wurde ihnen das System erläutert. Im Anschluss daran prüfte eine Gruppe von ausgewählten Mitarbeitern das neue Intranet auf Herz und Nieren. So ließen sich auftretende Probleme rasch erkennen und beheben. Nach dem Go-Live informierte Vitos schließlich alle Angestellten über offene Informationsveranstaltungen und interne Kommunikationsplattformen wie Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften über das neue konzernweite Intranet. Eine gezielte Kommunikation in den Konzern erfolgte auch bereits während der Projektphase. Umfangreiche Schulungen waren für das leicht zu bedienende Intranet nicht nötig. Vitos Net ist sehr intuitiv zu bedienen. Immer häufiger greifen Angestellte darauf zu, um Informationen abzurufen und zu kommentieren, sagt Martina Garg, Leitung Konzernkommunikation und Marketing bei der Vitos GmbH. Besonders die konzernübergreifend agierenden Projektgruppen profitieren von dieser Vernetzung. Bessere Vernetzung für Projektteams Vor der Einführung von Vitos Net nutzten die einzelnen Projektgruppen die Cloud-Lösung Projectplace. Diese Software diente vor allem als gemeinsame Ablage für Dateien konzernweiter Projekte. Heute nutzen die Teams Filedepot, ein modularer Dokumentenmanagement-Bestandteil von Drupal. Die Projektgruppen profitieren hier von der Tatsache, dass die Daten nun direkt auf dem Vitos Server liegen und es keine Begrenzung aufgrund von Lizenzen in der Zahl der User gibt. Über Steckbriefe lassen sich die wichtigsten Informationen zum Projekt übersichtlich und für alle einsehbar zusammenfassen. Die einzelnen Daten sind im Anschluss jedoch nur für die Mitglieder einer Gruppe bzw. eines Projektteams sichtbar. Über diese Semitransparenz bleiben alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand, ohne dass sensible Daten in falsche Hände geraten. Die Plattform lässt das Unternehmen spürbar näher zusammenrücken, meint Martina Garg. Über eine personalisierte Startseite stehen jedem Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten Informationen zur Verfügung. Die enthaltenen Beiträge und Kommentarfunktionen fördern einen intensiven Meinungs- und Wissensaustausch. Nicht authentifizierten Nutzern wird eine andere Startseite angeboten, um den schnellen Zugang zu Informationen an nicht personenbezogenen Stationsrechnern im Konzern zu ermöglichen. Durch detaillierte Mitarbeiterprofile können relevante Fachexperten rasch identifiziert und kontaktiert werden. In einer zweiten Phase werden wir das Intranet weiter ausbauen: Bald stehen den Mitarbeitern bei Vitos auch Foren, Blogs, Bildergalerien und ein digitales Schwarzes Brett zur Verfügung. Ein etwas verkleinertes Projektmanagement-Team wird in dieser zweiten Phase dafür sorgen, die neuen Funktionen zügig umzusetzen. Hierbei sind alle Mitarbeiter eingeladen, ihre Wünsche und Anregungen mit einzubringen. Personalisierte Vitos Net Startseite besser20.de socialbusinessevolution.de t-systems-mms.com Sven Lindenhahn ist Social Business Consultant bei der T-Systems Multimedia Solutions GmbH. Zu seinen Aufgaben zählen Beratung, Konzeption und Projektleitung bei Social-Intranetund Collaboration- Projekten.

20 18 Fokus IK Social Intranet SOCIAL BUSINESS BEENDET INTRANET-KRISE Von der unübersichtlichen Ablage zur zentralen Arbeitsplattform: Social-Business-Lösungen erwecken das in die Jahre gekommene Firmennetzwerk zu neuem Leben und erhöhen damit die Produktivität der Mitarbeiter. Gerhard Sommer Intrexx Share in 3 Minuten Das gute alte Intranet steckt in der Krise: Anstatt Informationen übersichtlich bereitzustellen, dient es inzwischen oft als Ablage für alles und jedes. Die ursprünglichen Vorteile wie Prozessgeschwindigkeit und Transparenz sowie die daraus resultierende Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bleiben dabei auf der Strecke. Eine Lösung für dieses Problem bieten moderne Social-Business-Plattformen, die das alte Intranet mit modernen Kommunikationstechnologien für die Anforderungen des technologischen Fortschritts rüsten. Das so entstehende Social Intranet stellt eine technologische Infrastruktur bereit, die nachhaltiges Wissensmanagement, einen übergreifenden Austausch von firmeninterner Expertise und eine Kultur der konstruktiven Kommunikation fördert. Dies hat direkte Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg: Laut dem McKinsey Global Institute steigern Social Business Tools das Firmenwachstum um bis zu 11 Pro- zent, die Produktivität steigt sogar um bis zu 12 Prozent. Social lntranet: Wissenstransfer statt -Flut Beim Social Intranet steht die Zusammenarbeit von Menschen im Mittelpunkt. Sie wird durch Werkzeuge gefördert, die sich bei den erfolgreichen Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Twitter bereits in der Praxis bewährt haben. Anstelle von s tauschen sich die Mitarbeiter im Social Intranet per Newsfeed untereinander aus. Durch die offenen Dialoge und Bewertungsfunktionen erarbeiten sie gemeinsam Lösungen, geben Feedback und bauen ihr Fachwissen weiter aus. Die Social-Media-Funktionen regen dabei zur Kommunikation und Zusammenarbeit an. Durch den transparenten Informationsaustausch hat jeder Mitarbeiter im Gegensatz zur Kommunikation per ein viel besseres Bild über aktuelle Projektstände und darüber, was im Unternehmen generell passiert. Dies reduziert den Bedarf an Meetings und führt zu deutlich schnelleren und besseren Entscheidungen. Applikationen werden zu Freunden Wichtige Informationen stecken aber nicht nur in den Köpfen der Mitarbeiter, sondern auch in den Datenbanken der Softwarelösungen im Unternehmen. Erst die Einbeziehung auch dieser Daten ermöglicht fundierte Entscheidungen. Diesen Ansatz verfolgt der deutsche Softwarehersteller United Planet mit seiner Social-Business-Plattform Intrexx Share, die einen Schritt weiter geht als bisherige Social- Intranet-Lösungen: Die Mitarbeiter werden nämlich nicht nur von den Kollegen über Neuigkeiten informiert, sondern auch von den im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen

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