BT Unified Communications & Collaboration Quick Start Service

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1 BT Unified Communications & Collaboration Quick Start Service Unified Communications & Collaboration (UCC) ist eine integrierte Lösung für Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen, die sämtliche Funktionen und Möglichkeiten moderner Kommunikationstechnologie bietet sei es per Sprach- oder Datenübertragung, Festnetz oder mittels drahtloser Systeme. Sie bedeutet eine Rationalisierung und Vereinfachung der gesamten Netzwerkarchitektur, die die Mitarbeiter höchst flexibel und produktiv zusammenarbeiten lässt. Der BT UCC Quick Start zeigt, wie man eine gemeinsame Kommunikationsplattform für optimales vernetztes Arbeiten in Unternehmen einsetzt. Mithilfe einer strukturierten Beratungsmethode führen BT Experten Sie schrittweise in das Thema und die Vorteile von UCC ein. Durch umfangreiche Fragenkataloge und Analyse-Tools wird zunächst Ihre aktuelle Infrastruktur untersucht und festgestellt, ob diese für eine zukunftsweisende UCC-Lösung bereit ist. Im Anschluss erhalten Sie Best Practices und Technologie-Optionen, um UCC erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu implementieren.

2 Der UCC Quick Start Service von BT Unified Communications & Collaboration (UCC) Bislang kommunizierten Mitarbeiter vor allem über Festnetz- und Mobiltelefon sowie . Heute stehen sie einer breiten Palette an weiteren Kommunikationskanälen gegenüber, angefangen bei Instant Messaging über IP Telefonie, Voice, Video und Web Conferencing bis hin zu Application- und File-Sharing. Auch Social Communities als Medien in Unternehmen gehören zu den neuesten Trends. Während über Telefon und Instant Messaging in Echtzeit Informationen ausgetauscht werden, wird mit File Sharing zeitversetzt gearbeitet. Beides sind Formen der Kommunikation und des vernetzten Arbeitens, beides wird in einer UCC-Lösung zusammengeführt. UCC bezeichnet eine optimale Infrastruktur, die jederzeit fast jede Art von Kommunikation zwischen Geschäftspartnern ermöglicht. Aufgrund der Begeisterung der Anwender für neue Technologien wie Instant Messaging und Voice over Internet Protocol (IP), bringen zahlreiche Hersteller UCC-Lösungen auf den Markt. Die Folge ist, dass IT- Manager, die für ihre wachsenden Infrastrukturen nach einer skalierbaren UCC- Lösung suchen, einem verwirrend großen Angebot gegenüberstehen. Mithilfe von Unified Communications kommunizieren Mitarbeiter mit Kollegen um kurzfristig und schnell gemeinsame Lösungen zu finden. Mit Unified Communications kann man auf isolierte Technologien verzichten und darüber hinaus Anwendungen integrieren, die die existierenden Desktopund Kommunikationsapplikationen mit weiteren Funktionen ausstatten. Forrester, November Richtig angewendet, kann UCC die Produktivität deutlich steigern und bringt die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter auf ein ganz neues Niveau. Sobald aber UCC nicht optimal eingesetzt wird, kann es Unternehmen eine weitere isolierte IT-Lösung aufbürden. Nachteile einer Kommunikationsund Collaborations-Planung mit Einzellösungen Geringere Produktivität Erhöhte Kosten Überlastete IT-Infrastruktur Verzögerungen in den Geschäftsprozessen Weniger effiziente Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung Unzufriedene Mitarbeiter Einführung durch den UCC Quick Start Service UCC bündelt in einer einheitlichen Kommunikationsplattform die Technologien für Video, Sprache, Instant Messaging, Präsenzfunktionen und Zusammenarbeit. Mit einer Plattform können zum passenden Zeitpunkt für das Unternehmen Kommunikationslösungen bereitgestellt werden. Parallel dazu kann das Netzwerk zu einer einzigen IP- Umgebung zusammengeführt, und IT- Infrastrukturen können auf ein Minimum an Instanzen reduziert werden. Der BT UCC Quick Start Service ist eine kurze und fokussierte Einführung, um die Vorteile einer UCC-Lösung in Ihrem Unternehmen auszuarbeiten. Dabei wird zunächst evaluiert, ob und inwieweit bereit ist, eine UCC-Lösung zu unterstützen. Dies wird ergänzt durch einen Planungsworkshop, um Ziel und Umfang der UCC- Strategie für eine optimale Umsetzung festzulegen. Dabei kommen mehrere Methoden in Frage, wie eine In-House-Pilotinitiative oder eine Studie zum Return on Investment (ROI) durch UCC. Die UCC-Infrastruktur kann auf dieser Basis in Echtzeit in die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe der Unternehmen implementiert werden. Der Quick Start Service von BT unterstützt Unternehmen vor allem dabei, den Projektablauf richtig zu planen und die passende Technologie zu wählen, um das Risiko falscher Entscheidungen zu minimieren und spürbare wirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen zu erzielen. Langfristige Vorteile einer modernen UCC-Lösung für Unternehmen: Führt die Teams zusammen indem Kommunikationsbarrieren beseitigt werden Optimiert die Leistung indem sich Teams virtuell treffen und zusammen arbeiten können. Steigert die Produktivität indem vernetztes Arbeiten in Echtzeit möglich ist, beispielsweise durch Document Sharing oder Video Conferencing. Sichert das Geschäft indem es den Zugriff auf das Fachwissen von Experten erleichtert, beispielsweise bei Beratungsunternehmen, deren Mitarbeiter an verteilten Standorten arbeiten. Ermöglicht bessere Kontrolle und senkt die Kosten durch effizienteres Management der Kommunikationssysteme. Während der Entwicklung des 21st Century Network (21CN), BTs neuer sicherer und intelligenter Kommunikationsinfrastruktur, konnte BT umfassende Erfahrungen zu UCC-Implementierungen sammeln. Davon profitieren heute Kunden, die zum einen auf eine UCC-fähige Infrastruktur zugreifen und zum anderen das umfangreiche technische Fachwissen von BT nutzen können.

3 Der Beratungsprozess Status-Checkliste Die Implementierung von UCC betrifft meist mehrere Geschäftsbereiche. Es ist daher wichtig, dass Sie ein detailliertes Bild vom Status Ihrer Infrastruktur haben und wissen, ob Ihre Organisation für UCC bereit ist und wie UCC in Ihre Geschäftsplanung passt. Am Anfang des Quick Start Service wird eine einfache Checkliste bearbeitet. Die Liste liefert den BT Experten die wesentlichen Informationen, um einen Service nach Ihren Bedürfnissen zu entwickeln. Anhand des ersten Einblicks ist es möglich, den optimalen Startpunkt des weiteren Quick Start- Programms festzulegen: Ein Quick Start Workshop oder ein umfassendes UCC- Assessment, gefolgt von einem Proof-of- Concept, sowie einer übergreifenden UCC- Lösung. Stufe 1: Quick Start Workshop Sobald die UCC-Experten einen Überblick über Ihre Planung in Richtung Konvergenz von IT und Telekommunikation gewonnen haben, stellen sie Ihnen im Rahmen eines interaktiven Workshops vor, wie eine UCC- Strategie mit Ihren Plänen in Einklang gebracht werden kann. Hierbei wird auch diskutiert, wie bestehende Technologien kombiniert werden können, um die Vorteile einer UCC-Lösung zu erhalten. Folgende Themen werden dabei genauer betrachtet: Sprache Video Conferencing Audio Conferencing Web Conferencing Instant Messaging und Präsenzfunktionen Mobilität Dokumenten- und Applikations- Sharing Datei-Management und Archivierung Virtuelle Teamräume und Arbeitsgruppen Best Practices bei der Implementierung und Migration Sicherheit BTs Experten stellen realistische Szenarien vor, in denen UCC-Lösungen für kritische Geschäftsthemen eingesetzt werden: Probleme auf Anwenderseite: Management verschiedener Endgeräte Management verschiedener Telefonnummern Unterbrechung von Anwendungen Verzögerungen Probleme auf Empfängerseite: Steigende Anzahl von s, Instant Messages, Sprachnachrichten und Handy-Anrufen Informationsüberflutung Schlechte Anpassung der IT-Systeme an die Organisation: Kommunikation ist zeitweise von den IT-Systemen und den Geschäftsanwendungen getrennt Sinkende Produktivität Anwender haben schlechten und zu langsamen Zugriff auf die gesuchten Informationen Bedarf an IT-Technologien, um flexibler reagieren zu können und die Organisation agiler zu machen Komplexes Management der Einzellösungen: Eskalierende Kosten Standardisierung, Konsolidierung und Rationalisierung der Investitionen in die existierende IT-Infrastruktur Am Ende des Workshops erhalten Sie ein schriftliches Ergebnis in Form einer Präsentation, die Ihnen als Feedback dient, wie UCC Ihre Unternehmenskommunikation verändern kann. Es wird Ihnen dabei helfen, die praktische Anwendbarkeit der Technologien besser zu verstehen, die Erwartungen der Mitarbeiter an UCC damit in Einklang zu bringen und einen Business Case für eine zukunftsweisende Kommunikation zu erstellen.

4 Der Beratungsprozess Stufe 2: Quick Start Assessment Das UCC Quick Start Assessment zeigt Ihnen detailliert, was UCC leisten kann, und die Vorteile für. Mit den Ergebnissen des Workshops setzen sich die BT Experten mit Ihren Entscheidungsträgern zusammen, um zu bewerten, in welchem Umfang einzelne Geschäftsbereiche und Anwendergruppen von UCC profitieren. BT führt Interviews mit den wichtigsten Interessengruppen, um herauszufinden wo UCC-Lösungen den größten Effekt haben, und um sorgfältig abschätzen zu können, wie die möglichen Auswirkungen auf Mitarbeiter, Prozesse und die übergreifende Organisationsstruktur aussehen. Mithilfe einer Roadmap kann eine klare Vision der Vorteile von UCC herausgearbeitet werden, und wie man diese weiterentwickelt. BT Berater begleiten Sie dabei, ein ROI-Modell zu erstellen, das die Kostenund Finanzierungsaspekte eines UCC- Programms aufzeigt. Dies hilft dabei, das Budget für notwendige Investitionen zu begründen und zu sichern, stärkt die Beziehungen der Interessensgruppen untereinander und fördert ein besseres Verständnis für die Themen der anderen Geschäftsbereiche. In jeder der oben genannten Kategorien gibt es Potenzial, um Kosten zu senken, Produktivität und Geschäftsergebnisse zu steigern. Beispielsweise kann UCC dabei helfen, Kosten für die ICT-Infrastruktur und für Geschäftsreisen einzusparen und die Produktivität der Endanwender und ICT- Experten steigern. Die ROI-Bewertung zeigt im Detail auf, wo es sinnvoll ist, UCC einzusetzen und das Potenzial zu nutzen. Mit diesem Ansatz erhalten Sie außerdem die Informationen, die Sie brauchen, um eine überzeugende Kostenplanung für die Änderungen in Ihrem Unternehmen aufzustellen. Zusätzlicher Service von Experten Für Kunden, die den ersten Schritt in Richtung UCC schon erfolgreich absolviert haben, stellt BT sein Fachwissen bereit, um einen Proof-of-Concept aufzusetzen oder sogar schon einen endgültigen Lösungsvorschlag zu unterbreiten. Der Umfang dieser Beratungsleistung kann je nach Bedarf des Kunden variieren und erst nach einer gründlichen Analyse der Geschäftsziele formuliert werden, die im Rahmen des UCC Quick Start Assessments erstellt wurden. Das ROI-Modell beinhaltet eine detaillierte Einschätzung der Einsparungen, die UCC für folgende Bereiche bringen kann: ICT-Organisation UCC-Anwender Geschäftsergebnisse

5 Das Ergebnis Mitarbeiter bedienen sich heutzutage eines Netzwerks an Geräten und Services, die sie auch auf Geschäftsreisen mitnehmen, um unterwegs zu arbeiten und kommunizieren. UCC liefert automatisiert Informationen darüber, welche Geräte und Services zur Verfügung stehen dadurch wird die Kommunikationslandschaft effizienter und übersichtlicher. Indem Sprache, Mobile und Daten-Services mit dem Desktop verbunden werden, können Anwender beinahe jede Form der Kommunikation zu jeder Person zu jedem möglichen Zeitpunkt und an jedem Ort austauschen. BTs UCC Quick Start Service zeigt Ihnen, wie Sie mit Ihren Plänen einer konvergenten ITund Telekommunikations-Technologie die Kommunikationsfähigkeiten Ihrer Organisation spürbar verbessern. Die Vorteile von UCC hängen von der jeweiligen Kundensituation ab, typischerweise werden folgende Ziele erreicht: Einfachere Zusammenarbeit und höhere Produktivität Anwender profitieren von einer einfacher zu kontrollierenden und verwaltenden Kommunikationsplattform, die ein effizienteres vernetztes Arbeiten erlaubt. Instant Messaging als gelegentliche Alternative zu mobilem Telefonieren kann Kosten um 30% reduzieren, den Datenaustausch um 40% und Sprachnachrichten um 15% verringern. (Quelle: Unified Communications Applications: Uses and Benefits, Sage Research, Januar 2006). Kürzere Reaktionszeiten Konvergente Sprache und Daten erlauben eine schnelle Reaktion auf sich ändernde wirtschaftliche Bedingungen und ermöglichen eine nahtlose Kommunikation aller Interessensgruppen. Gesteigerte Mobilität des Unternehmens Geographisch verteilte Teams arbeiten effizienter zusammen und profitieren von den geteilten Ressourcen und Informationen. Kostensenkung Spürbare Kostensenkungen können durch effektives Kommunikationsmanagement und geringere Reisekosten erreicht werden. Mehr Zeit mit Ihren Kunden Mitarbeiter können aufgrund der effektiveren Kommunikation mehr Zeit mit ihren Kunden verbringen. Wachstum des unternehmerischen Ökosystems UCC unterstützt das Entstehen informeller Netzwerke in Unternehmen, was zusätzliche Chancen bietet, das Geschäft entlang der Wertschöpfungskette auszuweiten. Reduzierter Kohlendioxid-Ausstoß Durch den geringeren Bedarf an Dienstreisen reduziert UCC den Kohlendioxid-Ausstoß und verbessert Ihre Ökobilanz Dank des BT UCC Quick Starts werden Sie: Die strategischen Vorteile von UCC für kennen. Eine Reihe von technischen UCC- Lösungen kennen lernen und verstehen, wie die Vorteile daraus genutzt werden können, um Ihren ROI zu steigern. Verstehen, wie man UCC in Ihre aktuelle Unternehmensinfrastruktur optimal implementiert. Den ROI errechnen können, den Sie mit den vorgeschlagenen UCC- Initiativen erreichen. Eine sorgfältig geplante Pilot- Implementierung von UCC- Technologien umsetzen können.

6 Status-Checkliste Mit Ihren Antworten auf die Fragen der Checkliste können die Experten von BT besser beurteilen, ob Ihre aktuellen Unternehmensprozesse und Infrastrukturen bereits UCC-Lösungen unterstützen und wie sie diese mit minimalem Risiko und höchsten Nutzen implementieren können. Bitte kreuzen Sie das Kästchen mit der zutreffenden Antwort an oder wo vorgesehen geben Sie eine quantitative Bewertung und addieren Sie Ihre Antworten am Ende der Checkliste. 1. Problembewusstsein und Engagement innerhalb des Unternehmens Ist der Ausdruck Unified Communications in Ihrem Unternehmen bekannt? Gibt es in Ihrer IT-Abteilung einen Hauptverantwortlichen für das Thema Unified Communications und/oder Collaboration? Gibt es ein Mitglied des Managements mit spezifischen Verantwortlichkeiten für Unified Communications und/oder Collaboration? Hat klare und spezifische Richtlinien für die Einführung von UCC? Haben Ihre Mitarbeiter Anwendungen wie Instant Messaging ohne offizielle Erlaubnis der IT- Abteilung installiert, zum Beispiel Yahoo, MSN oder AOL? Ist sich Ihr Topmanagement der potenziellen Vorteile von UCC für bewusst? Hat jemals ein offizielles Pilotprojekt durchgeführt, um UCC-Technologien einzusetzen? Haben Sie jemals ein bereichsübergreifendes Team dafür zusammengestellt (zum Beispiel Rechtsabteilung, HR, Security) um potenzielle Probleme und Chancen durch Unified Communications zu analysieren? 2. Chancen Ist für die enge Zusammenarbeit zwischen internen Mitarbeitern und externen Kunden und Partnern wichtig? Hat eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern zum Ziel? Pflegt Partnerschaften mit und Mitgliedschaften in externen Organisationen? Sitzen Ihre Mitarbeiter an verteilten Arbeitsplätzen? Muss häufig Mitarbeiter an verschiedenen Orten fortbilden? Beschäftigen Sie viele Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind? Agieren Sie unter harten Wettbewerbsbedingungen? Ist Ihrem Unternehmen die Produktivität der Mitarbeiter und Zufriedenheit am Arbeitsplatz besonders wichtig? 3. IT-Infrastruktur Setzen Sie folgende Anwendungen ein oder planen Sie, folgende Anwendungen einzusetzen? Exchange ? Microsoft Live Communications Server Instant Messaging? Microsoft Office Communications Server? Microsoft SharePoint Team Collaboration oder Dokumentenmanagement? Microsoft Windows Mobile Mobiler Zugriff auf IT-Applikationen? Microsoft LiveMeeting? Audio, Web und/oder Video Conferencing- Lösungen? Cisco TelePresence? Cisco Unified Communications Manager? Cisco Unified MeetingPlace? Cisco Unified Presence Server? Cisco Unity? IBM Lotus Notes? IBM Lotus QuickPlace? IBM Lotus Sametime? Webex? Einen MPLS Backbone? Eine andere Instant-Messaging-Presence- Lösung? 4. Telekommunikationsinfrastruktur Haben Sie eine IP-fähige Telefonie-Infrastruktur im Einsatz? Hat weiterführende Pläne, um die IT- und TK-Systeme zu integrieren?

7 Status-Checkliste 5. Kommunikationskanäle und Collaboration Tools, die in Ihrem Unternehmen von Ihren Lieferanten, Partnern und Kunden genutzt werden. Bitte bewerten Sie, wie stark die auf der linken Seite angegebenen Tools von den jeweiligen Anwendern genutzt werden. 1 wird selten genutzt 5 wird häufig genutzt. 6. Teamarbeit in Ihrem Unternehmen, mit Ihren Lieferanten, Partnern und Kunden Bitte kreuzen Sie an, welche Antwort richtig ist leicht, mittel oder schwer. Instant Messaging Mobilfunk Festnetz Click to Call Audio Conferencing Web Conferencing Video Conferencing Application Sharing Präsenz Blogs Podcasts Teamräume and Zusammenarbeit von Teams Wikis Lieferanten Partner Kunden Wie leicht ist es, Kollegen und Kunden das erste Mal anzutreffen und zu kontaktieren? Lieferanten Partner Kunden Leicht Mittel Schwer Wie leicht ist es, Informationen zu erhalten, die Sie regelmäßig mit einem Team teilen, und sind Sie sich dabei sicher, dass Sie die letzte Version haben? Lieferanten Partner Kunden Leicht Mittel Schwer Wie leicht ist es, kurzfristig eine Telefonkonferenz einzuberufen und abzuhalten? Lieferanten Partner Kunden Leicht Mittel Schwer Summe

8 Auswertung 1. Einstellung im Unternehmen 2. Chancen 3. IT-Infrastruktur 4. Telekommunikations-Infrastruktur 5. Kommunikationskanäle Beste Bewertung Zweitbeste Bewertung Drittbeste Bewertung Ihre Lieferanten Ihre Partner Ihre Kunden 6. Teamarbeit Anzahl der Antworten leicht Anzahl der Antworten Anzahl der Antworten schwer mittel Ihre Lieferanten Ihre Partner Ihre Kunden 7. Zusammenfassung

9 Warum BT? Seit über 16 Jahren betreut BT zahlreiche globale Kunden im Bereich Messaging-, Telefon- und Konferenz-Services. BT verarbeitet mehr als 25 Millionen s pro Tag und verwaltet über 1,5 Millionen -Accounts. BT belegt einen führenden Platz im Gartners Magic Quadrant für Networked IT Services. BT managt über Audiokonferenzen jeden Tag mit mehr als zwei Millionen Gesprächsminuten pro Tag. BT managt über Videokonferenzen jede Woche. BT stellt über 250 Kunden Messaging- Technologien für den Inhouse-Einsatz bereit. BT selbst ist Europas größter Anbieter von Konferenz-Technologie mit über Ports. BT betreibt und managt Microsofts EMEA LiveMeeting Web Conferencing Plattform. BT unterhält strategische Partnerschaften mit den Branchenführern wie Microsoft, Cisco, IBM und Nortel. Das innovative 21st Century Network von BT unterstützt die moderne Kommunikation rund um den Globus. Das BT Quick Start-Angebot Die Quick Starts von BT sind kurze und präzise Beratungsleistungen mit dem Hauptaugenmerk auf wichtigen Services und Technologien, die für Unternehmen in der digital vernetzten Wirtschaft von besonderer Bedeutung sind. Diese Services und Technologien werden in einem übergreifenden Infrastrukturmodell zusammengefasst und bieten Fortschritt und langfristigen Nutzen für die Unternehmen, die sie anwenden. Quick Starts lassen sich bei der Weiterentwicklung von Unternehmen nutzen. Mit ihrer Hilfe können Kunden die Services und Technologien in überschaubaren Schritten bewerten, testen, planen und einsetzen. Jeder Quick Start besteht aus klar definierten Projektphasen, an deren Ende jeweils eindeutige Ergebnisse stehen. Sie liefern die notwendigen Informationen sowohl für die technischen Aspekte der Implementierung als auch für die ökonomische Begründung für Änderungen der Infrastruktur, des Netzwerks oder anderer Bereiche. Was sind die nächsten Schritte? BT ist in der Lage, die Vorteile und den Nutzen genau zu erläutern, den der Einsatz von Quick Starts für ein Unternehmen haben würde. Darüber hinaus ist es BT möglich, gemeinsam mit Mitarbeitern aus den Unternehmen praxisnahe Beispielszenarien zu entwerfen, die den Entscheidungsträgern klar die Notwendigkeit und den praktischen Nutzen von BT Quick Starts zeigen. Haben Sie noch Fragen? Wir sind gerne für Sie da. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Kundenbetreuer. Oder besuchen Sie unsere Website unter Die vorliegende Veröffentlichung ist kein Vertragsbestandteil. Im Falle einer Beauftragung gelten die dem Bestellschein beigefügten Vertragsdokumente von BT (Germany) GmbH & Co. ohg. Diese Broschüre kann Marken und geschäftliche Bezeichnungen Dritter enthalten, deren Schutz gemäß MarkenG von BT anerkannt wird. BT (Germany) GmbH & Co. ohg 2009

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