Projektmanagement. 3. Projekt - Initiierung. Norbert Paul

Transkript

1 Vielen Dank an Herrn Prof. Dr. Urs Andelfinger für die Bereitstellung früherer Vorlesungsunterlagen. Projektmanagement 3. Projekt - Initiierung Norbert Paul

2 Agenda / Ablauf 3. Veranstaltung Wiederholung Wiederholung (Quizfragen) Projektorganisation, Projekt-Kontext (TOP) Projekt-Initiierung SMART-Ziele Stakeholder Projektauftrag Gruppenübung Projektauftrag erstellen Projekt vorstellen Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

3 Projektideen (Brainstorming ) Neue Mensa (Neubau) Geruchsemmission Mensa reduzieren Ansatz noch offen Parkplatz App Ansatz: zunächst für Hochschule, später ggf. erweiterbar Smart-Home Objekt Details / Funktionen noch festzulegen Projektgenerator / Börse Ideensammlung für Projekte (z.b. für Bachelor/Masterarbeiten) oder andere, z.b. damit sich Leute finden, die Projekte gemeinsam realisieren können Sprachen-App Details / Funktionen noch festzulegen Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

4 Projektmanagement Wiederholung - Quizfragen Definieren Sie den Begriff Projekt (5 Definitionsmerkmale). Definieren Sie Projektmanagement. Welche Aufgabe hat das (Projekt-)Portefoliomanagement? Woran messen Sie den Projekterfolg, im engeren und im weiteren Sinn? Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

5 Projektmanagement Wiederholung - Quizfragen Was ist ein Projektlebenszyklus? Welche Prozessgruppen umfasst ein Projekt? Welche Themengruppen gibt es in einem Projekt? Welche Projektorganisationsformen gibt es? Was sind wesentliche Erfolgsfaktoren für (IT-) Projekte? Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

6 Agenda Projekt-Initiierung: Projekte von Anfang gut aufsetzen Klärung und Vereinbarung des WAS? Ziele (SMART-Regel) Projektauftrag Projektumfangsbeschreibung WER ist beteiligt? Wen betrifft das Projekt? Stakeholder identifizieren Projektorganisation & Projektteam Projektkontext und Rahmenbedingungen Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

7 Gut gestartet (gezielt) ist halb gewonnen Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

8 Der Genehmigungsprozess von Projekten verbindet die Unternehmensplanung mit dem Projektmanagement In der Regel gibt es mehr Projektideen als Projektbudget. Wer hier gewinnen will, muß deshalb die Ziele und Nutzen seines Projektes klar im Kontext der übergeordneten strategischen Unternehmensziele darstellen können! Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

9 Bei Projektstart wird schließlich der Regelkreis des Projektmanagements gestartet Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

10 Projekt-Initiierung: Business-Case Zu Beginn eines Projektes muss in der Regel ein Business Case vorliegen bzw. dieser sollte in der Initiierungsphase erstellt werden. Ohne Vorliegen eines Business Cases wird das Management in der Regel keine Projektauftrag erteilen. Erstellen Sie für ihr Projekt einen (groben) Business Case Wie läßt sich die Investition (Kosten) rechtfertigen? Welcher Nutzen im Vergleich zum Aufwand ist zu erwarten? Erstellen Sie für ihr Projekt einen Projektauftrag. Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

11 Was ist ein Ziel? Gedanklich vorweggenommener Zustand, z.b.: Ihr Bachelorarbeit (abschließen) Die Entwicklung / Einführung eines neuen IT-Systems (fertigstellen) Eine Reise (durchführen) Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

12 Ziele sollen SMART sein Ziel: Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand. Spezifisch (Schriftlich) Messbar Attraktiv (Anspruchsvoll, Aktiv beeinflussbar) Realistisch Terminiert Leitfrage: Was genau wollen wir wann erreicht haben? Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

13 Arbeiten mit Zielen Ziele sind Triebfedern des Handelns und Richtschnur von Entscheidungen. ABER: Ziele sind oftmals nicht bewusst einander widersprechend unterschiedlich wichtig zu ungenau DARUM: Ziele formulieren konsistent machen kommunizieren verbindlich machen Sinnvolle Reihenfolge bei der Arbeit mit Zielen: Was ist zu tun? In welcher Reihenfolge ist es zu tun? Wie ist es zu tun? Mit wem? Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

14 Ziele des Projektes: Vom Magischen Dreiecks zum Teufelsquadrat Zu welchen Kosten? Kosten Zeit In welchem Zeitrahmen? Ziele Was soll erreicht werden? Inhalt Qualität In welcher Qualität? Nicht- Ziele: Was gehört nicht zum Projektumfang? Quelle: projekte-leicht-gemacht.de Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

15 Der Projektauftrag (Statement of Work) beschreibt inhaltlich die grobe Zielsetzung des Auftraggebers Der Projektauftrag macht das Projekt verbindlich: Die Auftraggeber verpflichten sich, die Ressourcen bereitzustellen. Der Projektleiter wird eingesetzt und ermächtigt das Projekt zu beginnen. Projektüberblick Motivation und Projektauftrag Geschäftliche Ziele (optional) Projektumfang Kritische Erfolgsfaktoren Annahmen Beschränkungen Autoritäten und Meilensteine Finanzierung Entscheidende Meilensteine Projektsteuerung und Kontrolle Projektorganisation Projektstruktur Rollen und Verantwortungen Projekteinrichtungen und ressourcen Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

16 Ein Projekt hat typischerweise viele Stakeholder (Quelle: ISO 21500:2012) Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

17 Projekt-Initiierung: Stakeholder identifizieren Stakeholder: Wer sind die wesentlichen Beteiligten am Projekt? Welche Interessen haben diese Beteiligten? Wer ist am Erfolg interessiert, wer am Scheitern? Welche Macht zum Unterstützung oder Verhindern haben die Beteiligten? Welche Widerstände sind durch bestimmte Stakeholder zu erwarten Welche Auswirkungen hat das Projekt auf die Organisation? Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

18 Projekt-Initiierung: Projektorganisation & Team Im Rahmen der Initiierung ist der organisatorischer Rahmen das Projekt festzulegen. Projektorganisation und Projektrollen Auftraggeber (Sponsor): erteilt den Projektauftrag Projektleiter: Projektrollen & Team (initial): Detaillierung in der Planung Gremien, z.b. Lenkungskreis PMO / Stabstelle Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

19 Projektkontext: Technik, Organisation, Personen, Umfeld, Rahmenbedingungen Externe Rahmenbedingungen: z.b. Marktanforderungen Gesetze Doku Systeme Technik Verfügbarkeit Prozesse Personen Rollen & Verantwortung Organisation Soziale Kompetenzen Methoden Projektumfeld / Umwelt: z.b. Konkurrierende Projekte Gewachsene Systemlandschaften Interessen von Stakeholders Unternehmenskultur Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

20 Projekt-Initiierung Übung 1: Projektauftrag erstellen Vorbereitung Teilen Sie sich in (Projekt-)Arbeitsgruppen. Nutzen Sie sich die Formulare 1. SMARTe Zieldefinition für das Gesamtprojekt 2. Projektauftrag (PITPM) 3. Projektskizze / Projektdefinition Aufgaben und Diskussion: Formulieren SMARTe Projektziele für ihr Projektion. Erstellen Sie für ihr Projekt einen Entwurf eines Projektauftrages. Zu welchen Punkten liegen Informationen vor, zu welchen nicht? Bearbeitungszeit: 25 min Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

21 Projekt-Initiierung Übung 2: Stakeholderliste ermitteln Vorbereitung Teilen Sie sich in Projekt-Arbeitsgruppen. Besorgen Sie sich das Formulare Stakeholderliste (PITPM) Definieren Sie ihr Projekt Aufgaben und Diskussion: Erstellen Sie die Stakeholderliste für ihr Projekt. Bewerten Sie die Stakeholder hinsichtlich Interesse, Macht und Beeinflußbarkeit und erstellen Sie die Stakeholder-Matrix Diskutieren Sie vorgeschlagenen Maßnahme zur Stakeholderkommunikation Bearbeitungszeit: 25 min Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

22 Projekt-Initiierung Übung 3: Bewertung und Empfehlung Vorbereitung Projektidee, Business Case Projektauftrag (Entwurf) Stakeholderliste Aufgaben und Diskussion: Erstellen Sie eine kurze Entscheidungsvorlage / Präsentation für ihr Projekt. Geben Sie eine Empfehlung ab, warum das Projekt durchgeführt werden sollte bzw. warum nicht. Präsentieren Sie das Projekt im Plenum. Bearbeitungszeit: 25 min; Diskussion/Präsentation: 10 Min Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

23 Anhang Ausblick Projekt-Planung Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

24 Wir können den Wind nicht ändern, aber die Segel anders setzen. Aristoteles Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

25 Nach der INITIIERUNG erfolgt die detailliertere PLANUNG Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

26 Aus dem Projektauftrag wird die Projektumfangsbeschreibung abgeleitet. Die Umfangsbeschreibung ergänzt und detailliert den Projektauftrag. Die Inhalte könnten auch in eine detaillierte Version des Projektauftrages integriert werden. 1 Anwendungsbereich 2 Projekt- und Projektprodukt-Ziele 3 Produktannahmekriterien 4 Projektumfang 4.1 Anforderungen 4.2 Grenzen 4.3 Liefergegenstände 5 Rahmenbedingungen 5.1 Annahmen 5.2 Einschränkungen 5.3 (Initiale) Risiken 6 (Initiale) Work Breakdown Structure (WBS) 7 Freigabeprozesse für Projektliefergegenstände und Endprodukt Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

27 Im Projektstrukturplan (PSP) / Work Breakdown Structure (WBS) wird der Inhalt des Projekte (das WAS?) definiert. Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung

28 Ziel des PSP: Inhaltliche Vollständigkeit noch keine Ablaufplanung und Aufwandsschätzungen 1. Wichtigstes Ziel ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten. 2. Einzelne Ebenen i. d. R. nur nach einem Prinzip detaillieren 3. PSP ausgewogen aufstellen (10x10 Matrix) 4. Risiken und Unklarheiten im PSP markieren und während des Projektverlaufs besonders darauf achten. 5. PSP soweit detaillieren, bis allen Aktivitäten jeweils genau ein Verantwortlicher zugeordnet werden kann. 6. Noch nicht die Reihenfolge der Aktivitäten darstellen. PSP dient ausschließlich der inhaltlichen Untergliederung. Norbert Paul Consulting Projektmanagement V3: Initiierung