DaSch. Datenschleuse. Beschreibung Installation und Nutzung GnuPG. TFA Cottbus, Frau Klaus. Autor: keine. Dok-Ref: DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.

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1 DaSch Datenschleuse GnuPG Autor: Dok-Ref: Datei: TFA Cottbus, Frau Klaus keine DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Stand:

2 Änderungsnachweis Datum Version Bemerkung Neuerstellung Abkürzungsverzeichnis Abkürzung DaSch DL Dst GnuPG RZ TFA ZBB ZIT-BB Bedeutung Datenschleuse Datenlieferant Dienststelle Verschlüsselungssoftware Rechenzentrum Technisches Finanzamt Zentrale Bezügestelle des Landes Brandenburg Brandenburgischer IT-Dienstleister 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Allgemeines Voraussetzungen Verfahren anlegen Technische Voraussetzungen Installation von GnuPG Entschlüsseln beim Datenempfänger Verschlüsseln beim Datenlieferanten DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 2 von 19

3 2 Allgemeines Den Dienststellen des Landes Brandenburg und ggf. anderen Einrichtungen (im Folgenden als Datenlieferanten bzw. Datenempfänger bezeichnet) wurde mit der vorliegenden Lösung die Möglichkeit geschaffen, ausgewählte Daten verfahrensabhängig zur Zentralen Bezügestelle oder zum Technischen Finanzamt im ZIT-BB zu schicken bzw. von diesen zu erhalten. Für die Verarbeitung von Datenein- und ausgängen ist in der ZBB und im RZ des TFA jeweils eine Datenschleuse inkl. der Verschlüsselungssoftware GnuPG im Einsatz. Je Datenlieferant/Datenempfänger und Dateninhalt wird in der Schleuse ein Verfahren angelegt. Die PC-Anwendung Datenschleuse ermöglicht es eingangsseitig, mit GnuPG verschlüsselte Daten eines Verfahrens einzulesen, zu entschlüsseln, ihren Eingang zu registrieren und sie einer Folgeverarbeitung zuzuführen. Als Eingabemedium wird in der Regel eine mit Dateien als Anlagen verwendet. Bei größeren Datenmengen ist aber auch die Nutzung einer CD oder DVD möglich. Ausgangsseitig werden Dateien mit GnuPG verschlüsselt und bei Ausgabemedium als Anlagen versandt oder auf Ausgabemedium CD/DVD gespeichert. Nutzer des Teils Datenausgabe der Datenschleuse benötigen GnuPG zur Entschlüsselung der per oder CD/DVD eingehenden Dateien (siehe Pkt. 4). Für Nutzer des Teils Dateneingabe der Datenschleuse gibt es ein Script zur Verschlüsselung von Dateien beim jeweiligen Datenlieferanten mit der Verschlüsselungssoftware GnuPG. Nach Absprache mit der Verfahrensbetreuung der ZBB bzw. des TFA erfolgt danach der Transport der Daten zur Datenschleuse Teil Dateneingabe per oder auf CD/DVD per Post bzw. Kurier unter Angabe des Namens des Verfahrens (siehe Pkt. 5). 3 Voraussetzungen 3.1 Verfahren anlegen Nach Abstimmung des jeweiligen Datenlieferanten bzw. Datenempfängers mit der Verfahrensbetreuung der ZBB bzw. des TFA wird für die Datenschleuse Teil Dateneingabe bzw. Datenausgabe ein Verfahren (Schlüssel 5-stellig) mit den Kenngrößen Verschlüsselung (ja), Verschlüsselungssoftware GnuPG und Eingabemedium (CD, DVD, ) bzw. Ausgabemedium (CD, DVD, ) sowie dem Schlüssel festgelegt. Ansprechpartner Verfahrensbetreuung ZBB: Frau Herzberg-Schmidt, Tel.Nr Herr Rentsch, Tel.Nr Ansprechpartner Verfahrensbetreuung TFA: jeweils zuständiger Betreuer des Fachverfahrens Ansprechpartner Programmierung TFA: Frau Klaus, Tel.Nr Technische Voraussetzungen MS Windows XP, MS Windows Vista oder MS Windows 7 Software GnuPG Version (wird per geliefert und muss ggf. installiert werden siehe Pkt. 3.3) Weitere Voraussetzungen für das Verschlüsseln mit GnuPG beim Datenlieferanten (siehe Pkt. 5): Folgende Pfadstruktur wird erwartet: C:\DstGnuPG\DatenEin \DatenAus \Archiv Das Script verschluesselung.cmd wird dem Datenlieferanten in einem zip-archiv per geschickt und muss auf C:\DstGnuPG abgespeichert werden. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 3 von 19

4 Besteht die Notwendigkeit, von der genannten Pfadstruktur abzuweichen, ist das Script verschluesselung.cmd in Eigenregie entsprechend anzupassen. Auf dem Pfad C:\DstGnuPG\DatenEin werden die zu verschlüsselnden Dateien erwartet. 3.3 Installation von GnuPG Die Verschlüsselungssoftware GnuPG ist einmalig auf dem PC zu installieren, auf dem die empfangenen Dateien entschlüsselt oder Dateien mit GnuPG verschlüsselt werden sollen. Die kostenfreie Software wird per als Datei gnu4.exe im zip-archiv gnu4_inst.zip zur Verfügung gestellt. Ggf. ist die Software bereits durch den zuständigen IT-Dienstleister installiert worden. Vorgehen bei der Installation von GnuPG, hier am Beispiel unter MS Windows XP 1. Öffnen des zip-archivs gnu4_inst.zip und Doppelklick auf die Datei gnu4.exe. GnuPG wird automatisch auf dem Pfad C:\Programme\Gnu\GnuPG installiert. Es erscheint folgende Maske: 2. Vorgegebenen Pfad Extrahieren nach wegen möglicher Berechtigungsprobleme in C:\Temp ändern. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 4 von 19

5 3. Schaltfläche Extrahieren betätigen. Es kommt folgende Meldung: 4. Schaltfläche OK betätigen. Es ist kurz folgende Maske sichtbar: Danach ist die Installation beendet. Das zip-archiv kann geschlossen werden. Das Ergebnis der Installation auf einem PC mit MS Windows XP sieht wie folgt aus: DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 5 von 19

6 Die Endung.gpg (mit GnuPG verschlüsselt) wurde bei entsprechend vorhandenen Rechten in die Registry eingetragen. Während dieses Vorganges können Zwischenfragen vom Registrierungseditor gestellt werden, die mit Ja bzw. OK zu bestätigen sind. Hinweise ab MS Windows Vista Auf grund der Benutzerkontensteuerung können folgende Meldungen auftreten: Benutzerkontensteuerung Ein nicht identifiziertes Programm möchte auf den Computer zugreifen (gnupg-w32cli b.exe) --> Abbrechen --> Zulassen Diese ist mit Zulassen zu bestätigen. Danach erscheint folgende Meldung: Benutzerkontensteuerung Klicken Sie auf "Fortsetzen", falls Sie diese Aktion gestartet haben. Registrierungseditor Microsoft Windows --> Fortsetzen --> Abbrechen Diese ist mit Fortsetzen zu bestätigen. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 6 von 19

7 4 Entschlüsseln beim Datenempfänger Vorgehen beim Entschlüsseln der gelieferten Dateien 1. Dateien aus dem Anhang der oder von der CD/DVD auf einen beliebigen Pfad des PC s speichern. Hinweis: Wurde für die weitere Bearbeitung von der ZBB zusätzlich ein Makro/Muster geliefert, muss dieses im gleichen Pfad abgespeichert werden. 2. Wenn das Programm zum Öffnen einer Datei mit der Endung.gpg durch Eintrag in Registry (aus Installation oder vorhergehender Nutzung) bereits bekannt ist, wie folgt verfahren, sonst weiter mit Punkt Durch Doppelklicken auf die jeweilige Datei erscheint die Meldung: 2.2 Mittels verdeckter Eingabe (d.h. der Cursor bleibt stehen und es wird blind eingegeben) wird die auf der Mitteilung des Schlüssels stehende Paßphrase (= Schlüssel) eingetippt und danach die Entertaste betätigt. 2.3 Die Datei wird im Hintergrund entschlüsselt und die Programmmaske schließt sich. Durch Betätigen von F5 (Aktualisieren Explorer) wird die entschlüsselte Datei auf dem gleichen Pfad wie die verschlüsselten Dateien angezeigt. Falls die entschlüsselte Datei keinen bekannten Dateityp hat, so muss beim erstmaligen Öffnen durch Öffnen mit der Editor ausgewählt und Dateityp immer mit dem ausgewählten Programm öffnen angeklickt werden. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 7 von 19

8 3. Programm zum Öffnen einer Datei mit der Endung.gpg ist nicht bekannt. 3.1 Durch Doppelklicken auf die jeweilige Datei kommt folgende Fehlermeldung: 3.2 Anklicken von Programm aus einer Liste auswählen und Betätigen von OK : 3.3 Anklicken Dateityp immer mit dem ausgewählten Programm öffnen und Betätigen von Durchsuchen... : DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 8 von 19

9 3.4 Auswahl des neuen Pfades GNU und dann des Unterpfades GnuPG : 3.5 Auswahl des Programms gpg.exe und Betätigen von Öffnen : DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 9 von 19

10 3.6 Betätigen von OK DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 10 von 19

11 3.7 Mittels verdeckter Eingabe (d.h. der Cursor bleibt stehen und es wird blind eingegeben) wird die auf der Mitteilung des Schlüssels stehende Paßphrase (= Schlüssel) eingetippt und danach die Entertaste betätigt. 3.8 Die Datei wird im Hintergrund entschlüsselt und die Programmmaske schließt sich. Durch Betätigen von F5 (Aktualisieren Explorer) wird die entschlüsselte Datei auf dem gleichen Pfad wie die verschlüsselten Dateien angezeigt. Falls die entschlüsselte Datei keinen bekannten Dateityp hat, so muss beim erstmaligen Öffnen durch Öffnen mit der Editor ausgewählt und Dateityp immer mit dem ausgewählten Programm öffnen angeklickt werden. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 11 von 19

12 5 Verschlüsseln beim Datenlieferanten Einmalig auf dem PC auszuführende Schritte 1. Folgende Pfadstruktur ist auf dem PC anzulegen: C:\DstGnuPG\DatenEin \DatenAus \Archiv DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 12 von 19

13 2. Öffnen des zip-archivs verschlüsselung.zip und Extrahieren der Datei verschluesselung.cmd (Script) nach C:\DstGnuPG. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 13 von 19

14 Vorgehen beim Verschlüsseln der für den Versand an ZBB/TFA vorgesehenen Dateien 1. Bereitstellen der zu verschlüsselnden Dateien auf C:\DstGnuPG\DatenEin (Name Beispieldatei = IRB1108.xls; Verfahren = IRB99). Hinweis: Dateiname entsprechend Abstimmung mit ZBB/TFA bzw. Länge des Namens max. 19 Zeichen, Ä,Ö,Ü,ä,ö,ü,ß,_,Leerzeichen sind nicht zugelassen. 2. Aufruf Script verschluesselung.cmd durch Doppelklick. Es erscheint folgende Maske: DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 14 von 19

15 3. Mittels verdeckter Eingabe (d.h. der Cursor bleibt stehen und es wird blind eingegeben) wird die auf der Mitteilung des Schlüssels stehende Paßphrase (= Schlüssel) eingetippt und danach die Entertaste betätigt. 4. Die Eingabe und das Betätigen der Entertaste sind zu wiederholen (Repeat). DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 15 von 19

16 Punkt 3 und 4 sind je zu verschlüsselnder Datei durchzuführen. 5. Nach Aufforderung im DOS-Fenster eine beliebige Taste betätigen. Damit ist die Verschlüsselung der vorhandenen Dateien erfolgt und das Script wird beendet. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 16 von 19

17 Ergebnis: Ordner C:\DstGnuPG\DatenEin C:\DstGnuPG\DatenAus C:\DstGnuPG\Archiv C:\DstGnuPG Inhalt leer Verschlüsselte Dateien mit zusätzlicher Endung.gpg Verarbeitete unverschlüsselte Dateien aus C:\DstGnuPG\DatenEin Log-Datei verschluesselung.jjjj.log Wird automatisch je Kalenderjahr bei erstmaliger Anwendung des Script angelegt. Jahr 2011 Log-Datei verschluesselung.2011.log Inhalt log-datei entsprechend Beispiel: Verschlüsselte Dateien stehen für die Datenlieferung auf C:\DstGnuPG\DatenAus bereit: DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 17 von 19

18 6. Wenn Datenlieferung per abgestimmt ist, wie folgt verfahren, sonst weiter mit Punkt Erstellen und Versenden der an die Datenschleuse ZBB/TFA Adresse: ZBB bzw. TFA Betreff: DaSch xxxxx xxxxx 5-stelliges Verfahren aus der Abstimmung mit der Verfahrensbetreuung ZBB/TFA bzw. siehe Überschrift der Mitteilung des Schlüssels zum Verfahren xxxxx Anhang: Dateien mit Endung.gpg aus C:\DstGnuPG\DatenAus 6.2 Wurden die Dateien erfolgreich verschickt, sind sie aus C:\DstGnuPG\DatenAus in Vorbereitung der nächsten Nutzung des Scripts zu entfernen. Sie können z.b. nach C:\DstGnuPG\Archiv verschoben werden. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 18 von 19

19 7. Datenlieferung erfolgt entsprechend Abstimmung per CD/DVD. 7.1 Brennen der Dateien mit Endung.gpg aus C:\DstGnuPG\DatenAus auf den Datenträger. 7.2 Versenden der CD/DVD an die Verfahrensbetreuung ZBB/TFA mit Angabe des abgestimmten Verfahrens xxxxx xxxxx 5-stelliges Verfahren aus der Abstimmung mit der Verfahrensbetreuung ZBB/TFA bzw. siehe Überschrift der Mitteilung des Schlüssels zum Verfahren xxxxx 7.3 Wurden die Dateien erfolgreich verschickt, sind sie aus C:\DstGnuPG\DatenAus in Vorbereitung der nächsten Nutzung des Scripts zu entfernen. Sie können z.b. nach C:\DstGnuPG\Archiv verschoben werden. DaSch_GnuPG_Anleitung_V001.doc Seite 19 von 19

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