Faktencheck. progros Studie Einkauf in der Hotellerie 2012/2013

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1 Faktencheck progros Studie Einkauf in der Hotellerie 2012/2013 Prof. Dr. Christian Buer Top Supply 2013 Seeheim-Jugenheim/Frankfurt, 18. April 2013

2 Inhalt 1. Die Grundlagen Ausgangslage, Ziel der Studie, Methode & Vorgehensweise 2. Die Ergebnisse - Die Lieferanten - Die Bestellprozesse - Die Erfolgskontrollen - Die Optimierung Herausforderung der Aus- und Weiterbildung 3. Fazit & Ausblick

3 Ausgangslage & Ziel der Studie Grundlage der Studie progros initiierte die zweijährlich durchgeführte Einkaufsuntersuchung als Kontinuitätserhebung der Situation des Einkaufs und deren Einkaufsprozesse in der Hotellerie Hierbei werden folgende Fragen beantwortet: Wie ist die aktuelle Situation und die Verhaltensweise des Einkaufs in der deutschen Hotellerie? Wie sind die Einkaufs- und Bestellprozesse der Hotelbetriebe? Welche Veränderungen wurden zur Vorgängerstudie festgestellt? Welche Trends lassen sich aus den Erhebungen ableiten? Welche Schwerpunkte der Handlungen ergeben sich?

4 Methode & Vorgehensweise Grundlage der Studie Die bisherigen Erhebungsschwerpunkte wurden fortgeführt. Erhebung bei den Mitgliedsbetrieben der IHA, der HDV und der progros bekannten Hotelbetriebe (n= Hotelbetriebe) Mit 4% Rücklaufquote konnte das Niveau aus früheren Erhebungen (4%-5%) erreicht werden. Die Nacherhebung zum Einkaufsprozesse und Controlling in den Beherbergungsbetrieben erreichte eine Rücklaufquote von 6%

5 Die Lieferanten Die Lieferanten in einem Hotel Wein, Sekt, Champagner, Lebensmittel und Technik haben die größte Sortimentsbreite Im Schnitt hat jedes Hotel 90 Lieferanten. Wein/Sekt/Champanger Lebensmittel Die Bandbreite der Anzahl der Lieferanten je Hotel lag zwischen 5 Lieferanten bis 663 Lieferanten Technik n=40

6 Die Lieferanten Lieferantengespräche in 2012: der Kontakt zwischen Hotel und Lieferanten 48% Die befragten Hotels führen im Schnitt pro Monat zehn Lieferantengespräche, die durchschnittlich 30 Minuten pro Gespräch dauern 28% der Lieferantengespräche werden protokolliert! 17% 16% 12% 7% selten überwiegend regelmäßig immer nie n=69

7 Die Lieferanten Wie werden Lieferanten gefunden? Lieferantenrecherchen sind eine Kombination aus Internet, Papier, und Telefon. Ausschreibung über Dienstleister und Berater hat sich noch nicht etabliert (27%). Internetrecherche Ausschreibungen in Papierform Recherche per Telefonrecherche Sonstige* Online-Ausschreibungen 42,2% 40,2% 32,4% 27,5% 21,6% 58,8% Der Vergleich zu den Individualgastronomen: 60% halten Internetrecherche als irrelevant! Online-Marktplätze Online-Auktionen 2,9% 20,6% *Sonstige (Zentrale, Einkaufsorganisation, Messen, Lieferantengespräche) n=102 Mehrfachnennungen

8 Die Lieferanten Was muss ein Lieferant haben, damit dieser ausgewählt wird? die Fähigkeit des Lieferanten, in gleichbleibender Qualität zu liefern die Fähigkeit des Lieferanten, verlässliche Ware zu liefern die Fähigkeit des Lieferanten regelmäßig zu den vereinbarten Terminen seine Leistung zu erbringen die Gesamtkosten die Fähigkeit des Lieferanten gemäß der Spezifikation zu liefern die Bereitschaft des Liferanten eine kurzfristige Bestellung auszuführen die Einzelpreise die Zustellungsgeschwindigkeit des Lieferanten die Fähigkeit des Lieferanten eine kurzfristige Bestellung auszuführen die Sortimentsbreite die generelle Reputation des Lieferanten 67% 90% 100% 97% 90% 97% 90% 85% 96% 86% 94% 87% 87% % 85% % 78% 81% 81% 78% 79% 75% n= 69

9 Die Lieferanten Lieferantenauswahl nach deren Sortimenten und deren Bedeutung nach Kosten... nach Qualität Lebensmittel 3,6 Lebensmittel 3,9 Getränke alkoholfrei 3,6 Wein/Champagner/Sekt 3,9 Energie Wein/Champagner/Sekt 3,5 3,5 Getränke alkoholfrei Wäsche Dienstleistungen 3,8 3,7 3,6 Büromaterial 2,8 Energie 2,9 Kratfahrzeuge/Fuhrpark 2,7 Büromaterial 2,8 (Skalierung von wichtig = 4 bis unwichtig = 1) n= 61

10 Die Lieferanten Lieferantenauswahl nach deren Sortimenten und deren Bedeutung nach Liefertreue... nach Nachhaltigkeit Lebensmittel 3,6 Lebensmittel 3,3 Getränke alkoholfrei Wein/Champagner/Sekt Reinigungsservice Wäsche 3,5 3,5 3,4 3,4 Energie Getränke alkoholfrei Wein/Champagner/Sekt Reinigungsservice Wäsche 3 2,9 2,9 2,9 2,9 Dienstleistungen Büromaterial Fuhrpark 2,5 2,5 3,4 Fuhrpark EDV Büromaterial Versicherung 2,6 2,5 2,4 2,1 (Skalierung von wichtig = 4 bis unwichtig = 1) n= 61

11 Die Bestellprozesse Wie wird in den Hotels bestellt? Recherche-Methode = Bestellt- Methode ( , Telefon, Internet). E-Procurement hat sich noch nicht etabliert Die Nacherhebung zu den elektronischen Hilfsmittel im Einkauf hat ergeben, dass _ ¾ der Befragten nutzen _ 2/3 E-Procurement à Begriff E-Procurement nicht eindeutig in der Verwendung Telefon 3,9 3,6 3,6 3,7 Internet 3,4 3,5 Fax 3, , Online-Shop 3,1 3,1 E-Procurement 2,5 2,3 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 n = 70 nie immer

12 Die Bestellprozesse Wie sind die Bestellwege der individuellen Gastronomien? Die alten Bestellwege sind nach wie vor das Fax und Telefon. E-Bestellsysteme 9% E-Procurement ist in der Systemgastronomie, Gemeinschaftsverpflegung und Groß-Catering etabliert! Außendienst Fax 17% 32% Individualhotellerie & Individualgastronomie haben ein vergleichbares Einkaufsverhalten! Quelle: Hochschule Heilbronn n = 178 Telefon 42% 0% 10% 20% 30% 40% 50%

13 Die Bestellprozesse Die Organisation bzw. Ablauf des Einkaufes erfolgt... von den 43% der zentralen sind nahezu 74% bei Hotelketten. zentral 43,6% 2/3 der Individualbetrieben bevorzugen einer Mischform (41% der Bestellungen). Mischform ausgegliedert 8,9% 40,6% dezentral 6,9% n=101

14 Die Bestellprozesse Die Systematisierung der Bestellprozesse... Beginnt sich in der Hotellerie im Bewusstsein zu verankern. Standardisierung von Prozessen geht vor ad-hoc Aktionen! Der Einkauf in Hotellerie erfolgt durch den Bedarfsträger Der Einkauf in der Individualgastronomie erfolgt durch den Küchenleiter = Bedarfsträger (80% der Bestellungen) 9% 42% 38% 52% 47% 50% 38% 11% 12% Einkauf aus Rahmenverträgen definierte standardisierte Abläufe Ad-hoc Bestellungen/Spontankauf n = 73

15 Die Einkaufskontrolle Findet eine Nacherhebung zum Einkauf statt? 25% der Hotels haben keine Rechnungskontrolle 66% der Hotels machen keine Ausschreibung 63% haben keine Einkaufsrichtlinien 40% messen den Einkaufserfolg nicht 38% der Hotels haben eine systematische Messung des Einkaufserfolgs (=62% systemlos) Von den 38%, die den Einkaufserfolg messen, konnten nur 50% erklären, wie der Erfolg gemessen wird. Regelmäßige Durchführung von Rechnungskontrollen Regelmäßige Ausschreibungen Umsetzung von Einkaufsrichtlinien 8% 9% 17% 75% 37% % n = 73 (Mehrfachnennungen)

16 Die Optimierung Herausforderung der Aus- und Weiterbildung Besteht das Bewusstsein für den Einkauf? mehr als die Hälfte der befragten Betriebe bieten keine Weiterbildung im Einkauf an % 57% Angebot an Weiterbildung kein Angebot an Weiterbildung % 90% n = 62

17 Das Fazit Produkte wie Wein, Champagner (=emotionale Produkte) sind nach wie vor nicht standardisiert Grundversorgungsprodukte (=gering emotional) unterliegen wenig einem systematisierten Einkaufsprozess Für emotionale Produkte werden für den Einkauf 10 mal mehr Zeit verwendet! Jeder Hotelbetrieb führt Ø 260 Stunden Lieferantengespräche, wovon nur 28% protokolliert sind. Die Einkaufsgespräche sind in den meisten Hotelbetrieben fragmentisch organisiert. Fehlende Systematisierung im Einkauf führt zur eingeschränkten Erfolgskontrollen! Der Einkauf als ganzheitlicher Wirtschaftsfaktor im Hotelbetrieb fehlt. Steigendes Bewusstsein für den Erfolgsfaktor Einkauf (Aus-/Weiterbildung, E-Procurement) Die Einsparungspotentiale im Einkauf liegen vorwiegend in den Prozessen!

18 Der Ausblick Zunehmender Spagat zwischen Qualitätsforderung der Gäste bei stagnierender Zahlbereitschaft! Einsparungen liegt nicht im Preis, günstigerem Produkt oder geringere Warenmengen Lösung Prozesskostenreduktion: Online-based Beschaffung und Expertbegleiteter Einkaufs- und Auswahlprozess Investition in den Mitarbeiter (=Aus- und Weiterbildung) ist die Grundlage für ein optimierten Prozess Drei Schritte zum optimalen Einkauf: Systematisieren à Prozesse optimieren à Bedarfsträger und Einkäufer trennen

19 Der Ausblick Ø Einkauf ist nicht ein notwendiges Übel beim Bedarfsträger! Ø Einkauf ist für jeden Hotel- und/oder Gastronomiebetrieb Gewinn! Ø Hotel- und/oder Gastronomiebetriebe mit > 1 Mio. Nettoumsatz sollten einen systematisierten Einkaufsprozess mit Unterstützung durch Experten prüfen!

20 Faktencheck progros Studie Einkauf in der Hotellerie 2012/2013 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Prof. Dr. Christian Buer Top Supply 2013 Seeheim-Jugenheim/Frankfurt, 18. April 2013