Richtlinien für die Informationsverwaltung an

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1 Kanton Zürich Bildungsdirektion ^J Verfügung Mittelschul- und Berufsbildungsamt und Berufsbildungsamt n /» Ani*;l Amtsleitung vom: Richtlinien für die Informationsverwaltung an den kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen sowie an den vom Kanton beauftragten Berufsfachschulen Das Gesetz über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG, LS 170,4) sowie die Verordnung über die Information und den Datenschutz vom 28. Mai 2008 (IDV, LS ) regeln den Umgang mit Informationen der kantonalen Verwaltung. Die Archivierung des Schriftguts der Verwaltung ist im kantonalen Archivgesetz vom 24. September 1995 (LS 170.6) und in der kantonalen Archiwerordnung vom 9. Dezember 1998 (LS ) geregelt. Das Archivgesetz verpflichtet die kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen sowie die vom Kanton beauftragten Berufsfachschulen als öffentliche Organe gemäss 2 Abs. 1 Archivgesetz und 3 lit. c IDG nicht mehr benötigte Akten vor der Vernichtung dem Staatsarchiv anzubieten und überlieferungswürdige Akten zur Archivierung abzuliefern ( 8 Archivgesetz). Um eine gesetzeskonforme Informationsverwaltung zu gewährleisten, sind gemäss Empfehlung des Staatsarchivs Richtlinien zu erlassen und den Schulen ist ein Aktenplan zur Verfügung zu stellen. Das Staatsarchiv hat Ende Oktober 2013 das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) aufgefordert, Massnahmen in die Wege zu leiten, um die Informationsverwaltung an kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen sowie an vom Kanton beauftragten Berufsfachschulen einzuführen. Das MBA hat in der Folge in Zusammenarbeit mit den Schulen und dem Staatsarchiv diese Grundlagen erarbeitet. Die Richtlinien regeln den Lebenszyklus von g esc h äfts relevanten Unterlagen, die Zuständigkeiten für die Organisation der Informations- Verwaltung, die Aktenbildung, die Aktenaufbewahrung und den Zugang zu Informationen sowie die Aktenaussonderung, Der Aktenplan ist daneben das zentrale Instrument einer gesetzeskonformen Informationsverwaltung. Er dokumentiert, wer bei laufenden Geschäften die Federführung innehat, wie lange Informationen aufzubewahren und wie die Dossiers archivisch zu bewerten sind (Übergabe der Akten an das Staatsarchiv oder Vernichtung). Da sämtliche Akfengruppen prozessorientiert abgebildet werden, sind die Schulen frei, den Aktenplan auf ihre schulspezifischen Bedürfnisse anzupassen. Im September 2015 hat das MBA zusammen mit dem Staatsarchiv für die Mittelschulen eine Schulung zur Erstellung eines Aktenplans durchgeführt. Im März 2016 wird für die Berufsfachschulen eine identische Veranstaltung stattfinden.

2 2/8 Diese Richtlinien ersetzen das Merkblatt der Schulleiterkonferenz der Mittefschufen vom 7. Juli 2004 sowie das Merkblatt der Konferenz der Rektorinnen und Rektoren der Berufsfachschulen vom 18. April 2012 zur Aktenaufbewahrung und Archivierung. Die Schulen haben bis zum 31. Dezember 2016 Zeit, einen Aktenplan zu erstellen. Die Richtlinien sind spätestens ab dem Schuljahr 2017/2018 umzusetzen. Das Mittelschul- und Berufsbildungsamt verfügt: l. Es werden Richtlinien für die Informationsverwaltung an den kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen sowie an den vom Kanton beauftragten Berufsfachschulen gemäss Anhang 1 erlassen. II. Die Richtlinien treten auf Beginn des Schuljahres 2016/2017 (1. August 2016) in Kraft. III. Die Schulen haben bis zum 31. Dezember 2016 einen Aktenplanzu erstellen. IV. Die Richtlinien sind spätestens ab dem Schuljahr 2017/2018 umzusetzen. V. Mitteilung an das Staatsarchiy, die Schulleiterkonferenz der IVlittelschulen, die Konferenz der Rektoren und Rektorinnen der Berufsfachschulen, die Abteilung Mittelschulen, die Abteilung Berufsfachschulen und Weiterbildung und die Zentralen Dienste des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes. Marc Kummer Amtschef

3 3/8 Anhang 1 Richtlinien für die Informationsverwaltung an den kantonalen Mittel" und Berufsfachschulen sowie an den vom Kanton beauftragten Berufsfachschulen vom 4. April 2016 Diese Richtlinien wurden vom Mittelschul- und Berufsbildungsamt in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv des Kantons Zürich sowie der Schulteiterkonferenz der Mittetschulen und der Konferenz der Rektohnnen und Rektoren der Berufsfachschulen im Kanton Zürich erarbettet. S/e dienen der Umsetzung des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG) \ der Verordnung über die Information und den Datenschutz vom 28. Mai 2008 (!DV)2, des Archivgesetzes vom 24. September sowie der Archivver- Ordnung vom 9. Dezember Allgemeines 1.1 Geltungsbereich und Zweck 1 Diese Richtlinien dienen der einheitlichen Umsetzung des Umgangs mit geschäftsrelevanten Unterlagen an den kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen sowie an vom Kanton beauftragten Berufsfachschulen (Schulen). 2 Mit einer rechtskonformen Infomnationsverwaltung wird sichergestellt, dass das Handeln der Schulen jederzeit dokumentiert und nachvollzogen werden kann. 3 Unter Informationsverwaltung wird das strukturierte Ablegen, Bewirtschaften und Aufbewahren sowie das Archivieren oder Vernichten von g eschäfts relevanten Unterlagen ver" standen, die bei derverwaltungstätigkeit der Schulen anfallen. Geschäfts relevante Unterlagen sind Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit und das Verständnis eines Geschäfts benötigt werden. 1 LS LS LS LS

4 4/8 1.2 Lebenszyklus von geschäftsrelevanten Unterlagen 1 Der Lebenszyklus von geschäftsrelevanten Unterlagen besteht gemäss nachfolgendem Schema aus der Laufenden Abläge (1. Phase mit aktiven Dossiers), der Ruhenden Abläge (2. Phase mit abgeschlossenen Dossiers) sowie aus dem Archiv (3. Phase mit bewerteten Dossiers). Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen 1. Phase; Laufende Abläge (laufen d& Geschäfte) 2. Phase; Ruhende Abläge (abgeachtossene GeschSfte) Au fbewa h ru ngalrint 3. Phase: Archiv (archivierte Geschäfte) Konsultntlon BMuteuna Im ataatnnnshhf Eröffnung 0chäft Bearbeitung und Varwaltunn AbtohIuM Oeachaft Aufbewahrung im Magazin Bewertung auf ArchnwürdiakBit dauarndo Archivierung Vernichtung mm Handakton, Entwürfm etc. Varnichluns ->;<federführend e/r 3 ach b ea rbeite r.' in Vamntwortltchefr lirfbrmalionsverwnuung Staatsarchiv des Kantons Zürich 2 Die Laufende Abläge ist der physische oder elektronische Ort an den Schulen, wo geschäftsrelevante Unterlagen während ihrer aktiven Phase bearbeitet und abgelegt werden. 3 Die Ruhende Abläge ist ein von der Laufenden Abläge getrennter und zentraler Ort an den Schulen, wo abgeschlossene Dossiers aufbewahrt werden, solange gesetzliche und interne Aufbewahrungsfristen laufen. 4 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die g eschäfts relevante n Unterlagen dem Staatsarchiv angeboten werden. Das Staatsarchiv entscheidet, welche g eschäfts relevante n Unterlagen im Staatsarchiv archiviert und weiche von der Schule vernichtet werden müssen.

5 5/8 2 Zuständigkeiten 1 Die Rektorin oder der Rektor5 einer Schule ist verantwortlich für die Organisation der Informationsverwaltung und zuständig für den Vollzug dieser Richtlinien, insbesondere für die vollständige und zuverlässige Bewirtschaftung der g eschäfts relevanten Unterlagen in Laufender und Ruhender Abläge. 2 Die Rektorin oder der Rektor ernennt eine für die Informationsverwaltung fachverantwortliche Person. Diese übt die Fachverantwortung für die Laufende und Ruhende Abläge aus und ist die Kontaktperson für das Staatsarchiv. 3 Sie überprüft regelmässig die Wirksamkeit und die Einhaltung dieser Richtlinien. 4 Eine gemäss Aktenplan mit der Federführung beauftragte Person ist für die Eröffnung, das Bearbeiten und den Abschluss der Dossiers verantwortlich. 3 Aktenbildung 3.1 Aktenplan 1 Die Rektorin oder der Rektor erlässt - auf der Grundlage des Musteraktenplans (Anhang) und im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv - einen alle Aufgaben umfassenden hierarchisch strukturierten Aktenplan, der die Gesamtheit der g eschäfts relevante n Unterlagen, unabhängig vom Datenträger, abbildet 2 Der Aktenplan enthält pro Aktenplanposition sogenannte Metadaten (Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, Federführung, Datenträger, archivische Bewertung etc.). 3 Die für die Informationsverwaltung fachverantwortliche Person führt den Aktenplan jährlich nach und stellt dem Rektor oder der Rektorin bei Bedarf Antrag auf Anpassung. 3.2 Akten 1 Als Akten werden Unterlagen bezeichnet, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Schule empfangen, erstellt oder bearbeitet worden und geschäftsrelevant sind. Dazu geho ren Z.B. Korrespondenz (Papier und elektronisch), Protokolle, Verfügungen, Aktennotizen, Personal- und Schülerakten, Jahresberichte, Zeugnisse, Prüfungsakten, IVIatur-, Vertiefungs-, Diplom- und Abschlussarbeiten. 2 s gelten wie Briefe als Korrespondenz. Sofern sie geschäftsrelevante Informationen enthalten, müssen sie inklusive allfälliger Anhänge im entsprechenden Dossier abgelegt werden. Wird das Dossier als Papierdossier geführt, werden und allfällige Anhänge 5 Bei vom Kanton beauftragten Berufsfachschulen gilt als Rektorin oder Rektor das gegenüber der Bildungsdirektion verantwortliche Führungsorgan.

6 6/8 ausgedruckt, bei elektronischer Abläge müssen sie in ein archivtaugliches Format umgewandelt werden. 3.3 Eröffnung und Bewirtschaftung von Dossiers 1 Als Dossier gilt die Gesamtheit aller Akten (Unterlagen) zu einem Geschäft. Grundsätzlich entsteht pro Geschäft ein Dossier. Ein Dossier kann in Subdossiers unterteilt werden 2 Grundsätzlich soll ein Dossier nur einer untersten Ebene des Aktenplans (Rubrik) zugeordnet werden. Sind mehrere Personen in ein Geschäft involviert, ist eine mit der Federführung beauftragte Person zu bestimmen, die das massgebliche Dossier (Haupt- bzw. Masterdossier) führt. Sie ist verantwortlich, dass das Dossier vollständig und das Geschäftjederzeit in seinen wesentlichen Zügen nachvollziehbar ist. Die übrigen Stellen bewahren Doppel zum gleichen Geschäft nur so lange auf, wie es für die Wahrnehmung der eigenen Rolle bei der Dossierbearbeitung nötig ist. 3 Ein Dossier wird in der Laufenden Abläge physisch (Papierdossier) und/oder elektronisch geführt. In der Ruhenden Abläge sind Mischformen von Papier- und elektronischen Dossiers (hybride Abläge) zu vermeiden. 4 Wenn zusätzliche g es chäfts relevante Unterlagen getrennt vom Dossier gelagert werden (z.b. überformatige Unterlagen, Fotos, Ton-A/ideoaufzeichnungen, Pläne, Werke) muss im Dossier ein entsprechender Verweis gemacht werden. 3.4 Dossierbezeichnung 1 Dossiers sind möglichst kurz und aussagekräftig zu bezeichnen. Bei Dossiertiteln ist, wenn immer möglich, auf Abkürzungen zu verzichten. 2 Papierdossiers werden mit folgenden Angaben versehen: Organisationseinheit Ablageposition gemäss Aktenplan Dossiertitel (Betreff; bei Serienakten Ergänzung durch Fallnummer/-bezeichnung empfohlen) Laufzeit (Eröffnungs- und Abschlussdatum) 3 Die Bezeichnung von elektronischen Dossiers (d.h. Ordnern in der elektronischen Abläge) sollte möglichst kurz und verständlich sein und Dossiertitel sowie Laufzeit enthalten (Beispiel: Beitragsgesuche_2015). 3.5 Bezeichnung elektronischer Dateien 1 Elektronische Dateien sind mit einem verständlichen Titel sowie dem Erstellungs- oder Bearbeitungsdatum zu versehen. Im Dateinamen sollten der Dokumententyp, ein aussagekräftiger Betreff sowie - falls zweckmässig - der/die Autor/in enthalten sein.

7 Mittelschui- und Berufsbildungsamt 7/8 2 In der Dateibezeichnung sind die verschiedenen Elemente mit Unterstrich [ _ ] abzutrennen und auf Leerschläge, Sonderzeichen und Punkte zu verzichten. Das Datum wird im Format JJJJMMTT erfasst (Beispiel: für 24. Mai 2015). 3.6 Dossierabschluss 1 Sobald das entsprechende Geschäft abgeschlossen ist, wird das zugehörige Dossier ebenfalls abgeschlossen. Fehlende g eschäfts relevante Unterlagen (z.b. s und allfäl- [ige Anhänge) werden ergänzt und nicht g eschäfts relevante Unterlagen wie Entwürfe, Terminabsprachen, Einladungen und Dokumentationsmaterial etc. entfernt 2 Spätestens bei Dossierabschluss sind elektronische geschäfts relevante Unterlagen in archivtaugliche Formate umzuwandeln (in den meisten Fällen PDF/A). Als Hilfsmittel dienen die Merkblätter des Staatsarchivs. 3 Abgeschlossene Dossiers sind bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der Ruhenden Abläge aufzubewahren. Wird ein Geschäft wieder aufgenommen, wird ein neues Dossier angelegt, falls nötig mit Kopien aus dem abgeschlossenen Dossier. 4 Aktenaufbewahrung und Zugang 4.1 Allgemeines 1 Geschäfts relevante Unterlagen sind sorgfältig aufzubewahren und vor Schaden und Verlust zu schützen. 2 Sie sind in der Laufenden Abläge so abzulegen, dass der Zugriff nach Austritt oder bei Abwesenheit.der mit der Federführung beauftragten Person gewährleistet ist. Dies gilt insbesondere auch für E-IVi a il-korrespondenz. 3 Zugriffsberechtigungen sind so zu regeln, dass Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleistet sind. 4 Einmal jährlich werden alle abgeschlossenen Geschäfte aus dem jeweiligen Bereich in die entsprechenden Räume bzw. auf die entsprechenden Laufwerke der Ruhenden Abläge verschoben. 4.2 Persönliche Unterlagen und Laufwerke 1 Persönliche Unterlagen sind von den g eschäfts relevante n Unterlagen getrennt abzulegen. 2 Zurückgelassene persönliche Unterlagen von ausgetretenen Personen sind zu vernichten. 3 Nach Abschluss des Geschäfts ist das Ablegen und Aufbewahren von geschäftsrelevanten Unterlagen auf persönlichen Laufwerken oder Dateiträgern unzulässig.

8 Mittelschul- und Berufs biidungsamt 4.3 Zugang zu geschäftsrelevanten Unterlagen 1 Geschäftsrelevante Unterlagen stehen der Öffentlichkeit gemäss des Informations- und Datenschutzgesetzes zur Verfügung. 2 Abliefernden Stellen steht das Einsichtsrecht in archivierte Unterlagen zu, wenn sie diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Archivierte Unterlagen dürfen nicht mehr verändert werden. 5 Aktenaussonderung 5.1 Anbietung ans Staatsarchiv 1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gemäss Aktenplan sind die geschäftsrelevanten Unterlagen dem Staatsarchiv anzubieten. Die Anbietungspflicht gilt für physische wie elektronische Unterlagen. 2 Prospektive Bewertungsentscheide sind mit dem Staatsarchjv schriftlich zu vereinbaren und im Aktenplan (Metadatum: archivische Bewertung) nachzutragen. 3 Die für die Informationsverwaltung fachverantwortliche Person organisiert alle fünf Jahre die Aktenangebote ans Staatsarchiv sowie die Ablieferung der Akten, die vom Staatsarchiv zur permanenten Aufbewahrung ausgewählt wurden. Für detailliertere Angaben wird auf die Homepage des Staatsarchivs verwiesen, oder es ist direkt mit dem Staatsarchiv Kontakt aufzunehmen. 5.2 Elektronische Informationsverwaltungssysteme 1 Bei der Einführung oder Ablösung von Systemen zur elektronischen Informationsverwaltung wird das Staatsarchiv gemäss 16 Abs. 2 derarchiwerordnung so in die Projektorganisation einbezogen, dass zu einem späteren Zeitpunkt ein geordneter Datenexport aus den Systemen für das Staatsarchiv möglich wird. 2 Auch im Falle von zentral betriebenen elektronischen Informationssystemen, die vom MBA oder Dritten betrieben werden, übernimmt das Staatsarchiv die Daten von den Schulen. 5.3 Aktenvernichtung 1 Akten dürfen nur vernichtet werden, wenn deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und sie das Staatsarchiv bewertet, jedoch nicht als archivwürdig eingestuft hat. 2 Die Vernichtung von Akten ist zu protokollieren. Sie hat so zu erfolgen, dass ein IVIissbrauch der Akten ausgeschlossen und der Datenschutz gewährleistet ist.