IT-Instrumente im Programm Erasmus+ Strategische Partnerschaften 2016

Transkript

1 IT-Instrumente im Programm Erasmus+ Strategische Partnerschaften 2016

2 IT-Instrumente im Programm Erasmus+ URF: Registrierung von Einrichtungen auf dem Teilnehmerportal eforms: Antragsformulare Mobility Tool (MT): Budgetverwaltung und Berichterstattung Projektergebnisplattform (PEP): Verbreitung der Projektergebnisse

3 EU-Login zur Nutzung aller IT-Tools erforderlich Identifizierung der Person, Schutz der Daten Kein eigenes Tool, Zugangskontrolle -Adresse der Kontaktperson (Übertrag aus dem Antrag)

4 1. Mobility Tool

5 Was ist das Mobility Tool? Onlineportal der EU-Kommission Instrument zur Budgetverwaltung und Berichterstattung im Programm Erasmus+ Keine e-forms, keine Papierberichte Fortschritts- und Zwischenberichte werden vorerst noch mit WORD- Vorlagen verfasst. Die Formulare finden sich auf der PAD-Website: partnerschaften/berichterstattung.html

6 Wie funktioniert das Mobility Tool? Website: Projektdaten werden aus URF und NA-Programmdatenbank übertragen Automatische -Benachrichtigung an Kontaktperson bei Übertragung ins MT Laufende Dokumentation budgetrelevanter Aktivitäten Erstellung des Abschlussberichts

7 Zeitlicher Ablauf für die Bearbeitung des Projektes im Mobility Tool Budgetverwaltung kann unmittelbar nach Projektstart beginnen, analog zur Detailplanung der Aktivitäten/Outputs Berichterstattung erst zum Ende der Projektlaufzeit Einreichung des Berichts erst nach Ende des Projekts Projektbeginn Transfer ins MT Laufende Budgetverwaltung Abschlussbericht

8 Mobility Tool Startseite / Projektliste Liste der eigenen Projekte im MT Alle Einrichtungen: Schreibzugriff im eigenen Projekt

9 Mobility Tool Aufbau Projektrohdaten Übersicht Partnereinrichtungen Übersicht Kontaktpersonen Budgetverwaltung für die einzelnen Kostenkategorien Budgetübersicht Berichtsteil für den Abschlussbericht

10 Mobility Tool - Kontaktpersonen Testname Testname Testname test test test Projektzugriff (Grundeinstellung) Schreibrechte für Kontaktperson Leserechte für Leitung der Einrichtung und Partner Kontaktperson kann Projektzugriff beliebig ändern Erinnerung: Kein Zugriff ohne Erstellung eines EU-Login für die eingegebene -Adresse

11 Mobility Tool Budgetverwaltung Eingabe der Kostenauslöser mit zugehörigem Satz, nicht realer Kosten! Budget wird erfasst pro finanzierter Aktivität pro beteiligter Einrichtung Pro Budgetkategorie ein Abschnitt im Mobility Tool Aktivitäten gemäß Vertrag übertragen Zu Projektbeginn alle Kategorien auf 0 Budgetübersicht: Summe aller Kategorien nach Stand der Eingaben, Gegenüberstellung zu bewilligten Kosten

12 Budgetverwaltung Beispiel Projektmanagement Mit Budgetverwaltung bald nach Projektstart beginnen Details in PAD-Anleitung auf Website

13 Budgetverwaltung Beispiel Intellectual Outputs Verwaltung pro Intellectual Output Arbeitstage pro Einrichtung werden auf zweiter Ebene erfasst

14 Budgetverwaltung Budgetübersicht Budgetübersicht wird automatisch mit Daten aus Kostenkategorien gefüllt Anzeige von bewilligtem und aktuellem Budget für das Gesamtprojekt Anzeige möglicher Budgettransfers

15 Mobility Tool Berichterstattung Bericht von Beginn an verfügbar Wird beim Verlassen automatisch gespeichert, kann mehrfach überarbeitet werden bis zur Einreichung Elektronische Übermittlung, keine Papierversion

16 Mobility Tool Bericht Inhaltlicher Teil Wichtig: Projektzusammenfassung aktualisieren. Budget wird automatisch in den Bericht eingefügt Anhang: Eingescannte Ehrenerklärung mit Unterschrift des Legal Representative Online-Einreichung Keine Projektergebnisse im MT einstellen

17 Mobility Tool Finanzieller Bericht Finanzbericht ist Bestandteil des inhaltlichen Berichts Automatische Generierung Übersicht über Budgetanteil pro Einrichtung nur hier sichtbar

18 Mobility Tool Weitere Informationen Bereich auf der PAD-Website partnerschaften/it-werkzeuge/mobility-tool.html Anleitung des PAD zur Budgetverwaltung Anleitung des PAD zur Erstellung und Einreichung des Berichts Anleitung der EU-Kommission FAQ-Liste

19 2. Projektergebnisplattform

20 Was ist die Projektergebnisplattform (PEP)? Online-Plattform der KOM Zweck: Veröffentlichung und Verbreitung der Projektergebnisse u.a. des Programms Erasmus+ Prüfung durch NA und externe Gutachter/-innen Vertragliche Verpflichtung für Zuschussempfänger der Leitaktion 2 gemäß Artikel I.9 FHV Öffentlicher Teil / Interner Bereich für Zuschussempfänger

21 Projektergebnisplattform Öffentliche Suchseite

22 Wie funktioniert die PEP? Aufgabe des Konsortialführers, Zuarbeit durch Partner Zugang zum internen Bereich nach Freischaltung, -Benachrichtigung Zugang nur für Kontaktperson der koordinierenden Einrichtung (EU-Login) Projektbeschreibung und Kontaktdaten werden automatisch übertragen Hochladen von Logo und Ergebnissen durch Zuschussempfänger Prüfung durch NA / externe Experten nach Projektende Veröffentlichung der Ergebnisse nach Abschluss des Projekts

23 Zeitlicher Ablauf Transfer des Projekts in die PEP kurz nach Projektbeginn Hochladen von Ergebnissen während der Projektlaufzeit Nach Projektende Ergebnisse zur Prüfung einreichen Prüfung im Rahmen der Schlussberichterstattung Veröffentlichung Projektbeginn Transfer des Projekts auf die PEP Hochladen von Ergebnissen Projektende Einreichen zur Prüfung Prüfung durch NA / Gutachter Veröffentlichung

24 Öffentlicher Teil: Project Card

25 Interner Bereich - Login

26 Allgemeine Projektangaben Projektlogo Projektwebsite

27 Ergebnisse einstellen Beschreibung des Ergebnisses und Anhang Maximale Größe pro Datei 100 MB

28 Datenschutz Ergebnisse, die nicht veröffentlicht werden dürfen, können gekennzeichnet werden (Copyright etc.) Persönliche Daten der Kontaktpersonen sind standardmäßig verborgen, können sichtbar gemacht werden.

29 PEP - Weitere Informationen Bereich auf der PAD-Website partnerschaften/it-werkzeuge/projektergebnisplattform.html Anleitung des PAD Helpdesk der EU-Kommission eac-projectsplatform-helpdesk@ec.europa.eu

30 Fragen?