Bisheriger händischer Workflow unübersichtlich, sperrig und aufwändig

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2 Bisheriger händischer Workflow unübersichtlich, sperrig und aufwändig 2

3 Wie sieht s aus im Lande? Durch den föderalen Aufbau gibt es in Deutschland keine einheitlichen Vorgaben im Ausschreibungswesen viele Regelungen und Abstufungen sorgen auch für viele unterschiedliche Plattform- und Ausschreibungs-Lösungen. 3

4 evergabe nimmt langsam Fahrt auf anfangs zaghafte Nutzung, langsam Umdenken, beschleunigt durch neue Vergabevorschriften ab Aber komplett elektronische Verfahren sind noch nicht flächendeckend Normalität. 4

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6 Rein elektronisch arbeitende Systeme schließen Bieter aus, die keine Signatur haben, Internet nicht nutzen können oder keine adäquate Datenleitung haben. Papierunterlagen sind nicht vorgesehen. Papierangebote sind im VOB-Bereich aber NOCH zuzulassen. Vorteile durch Arbeitserleichterung und Material-/Zeitersparnis relativieren sich so wieder gegen Null, da separater Workflow manuell aufgebaut werden muss. Bieter trauen sich aus Unkenntnis nicht an die evergabe heran. 6

7 Rezept: Zeit und Material minimiert effiziente Abwicklung zentral mit einem Tool - aber schrittweiser Einstieg in die evergabe. In der Übergangsphase bis zur komplett elektronischen Vergabe volle Unterstützung von Papierunterlagen (VU + Angebote), ohne Aufwand für die Vergabestelle! 7

8 Auf Bieterseite wurde bisher bei der evergabe schnell klar: Viel zu viel Aufwand beim Auffinden potentieller Aufträge, umständliche Erlangung aller Unterlagen und erheblicher Aufwand durch die Zersplitterung der Vergabelandschaft. Kein Wunder zu viele unterschiedliche Lösungen, die sich untereinander nicht verstehen 8

9 Diese Forderung hat das Projekt XVergabe aufgegriffen, das Ende 2007 im Rahmen der Standardisierungsinitiative XÖV als zentrales Vorhaben von Deutschland Online ins Leben gerufen wurde. Ab 2008 arbeiten die Projektbeteiligten, alle namhaften evergabe-anbieter, unter Leitung des Beschaffungsamtes des BMI an der Definition der Schnittstelle. Ende 2011 hat sich die Gruppe auf einen Kommunikationsstandard geeinigt und die die XVergabe-Schnittstelle verabschiedet. Seit Anfang 2012 sind die evergabe-anbieter dabei, Multi-Plattform-Bietertools zu entwerfen und die XVergabe-Schnittstelle in ihre Plattformen einzubinden (leider noch nicht alle). Die evergabe-plattform des Bundes macht ihr System derzeit XVergabekonform. Lösungen wie die von bi medien haben im System eine XVergabe- Schnittstelle, die mit XVergabe-fähigen Bieterclients kommuniziert. Auch einen solchen multi-plattform-fähigen Bieterclient haben wir bereits entwickelt. 9

10 Wenn Sie sich jetzt mit der Einführung einer modernen Vergabelösung beschäftigen: Es klappt nur, wenn die Menschen in der Vergabestelle und in den Bieterunternehmen die Lösung annehmen 10

11 Die Empfehlung für Auftraggeber kann hier nur schrittweiser Einstieg heißen, um auch die traditionelleren Bieter mitzunehmen die jetzt vielleicht noch sehr am Papier hängen. Aber wir führen und unterstützen auch ganz aktiv die Unternehmen, sich in Richtung evergabe zu bewegen 11

12 Worauf kommt es an bei der Entscheidung für eine moderne Vergabelösung? Braucht man die eierlegende Wollmilchsau? Reicht ein rudimentäres Grundkonzept? Benötige ich eine schlanke und flexible Lösung oder brauche ich ein System, das absolut ohne Abweichungsmöglichkeiten nur einen standardisierten Prozess zulässt? 12

13 Vorteil Online-Lösung für Auftraggeber und Bieterfirmen: Entlastung der IT- Abteilung, keine Software muss installiert werden, keine Updates, keine Systempflege oder Wartung 13

14 Gute Systempartner begleiten beide Seiten bei der Einführung der evergabe und in der täglichen Projektarbeit. Wichtig ist eine telefonische Unterstützung, damit schnell und effizient geholfen werden kann, am besten mit Online- Schulungstools zur optischen Begleitung des Supports (Screensharing etc.). Reiner -support ohne direkten Kontakt oder teure Sonderrufnummern schrecken viele Bieter ab. 14

15 Sechs Anbieter aus Deutschland, seit kurzem auch ein weiterer aus Portugal: Verschiedene Ansätze und Philosophien für verschiedene Ansprüche und Vorgaben 15

16 Von simpel bis allumfassend: die verschiedenen Lösungen bieten von einfachem Informationstransport bis zur vollen Workflow-Unterstützung und diversen Integrationsmöglichkeiten ähnliche Prinzipien, aber im Detail unterschiedliche Möglichkeiten an. 16

17 Schon länger bekannt: Das Einsparpotential ist immens Grund genug für Einführung der evergabe? 17

18 Entlastung des Haushalts: Kein Softwarekauf notwendig, keine Kosten für Nutzerlizenzen, keine Updatekosten Entlastung der Bieter: keine Downloadkosten für VU, keine eigene Bietersoftware zu installieren. 18

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