NEUERUNGEN BEI IHREN BRIEF- UND ZEITUNGSRETOUREN ALLE ÄNDERUNGEN PER 1. JANUAR 2018 IM ÜBERBLICK

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1 NEUERUNGEN BEI IHREN BRIEF- UND ZEITUNGSRETOUREN ALLE ÄNDERUNGEN PER 1. JANUAR 2018 IM ÜBERBLICK

2 Copyright: Post CH AG, Wankdorfallee 4, 3030 Bern 1. Ausgabe, August Die Wiedergabe von Inhalten ist mit Quellenangaben grundsätzlich gestattet. Text und Redaktion: Post CH AG, Bern Konzept und Gestaltung: Printsatz AG, Gümligen Alle Daten ohne Gewähr. Im Sinn einer leichten Lesbarkeit gilt für beide Geschlechter die männliche Sprachform.

3 NEUERUNGEN BEI IHREN BRIEF- UND ZEITUNGSRETOUREN AB 1. JANUAR 2018 Die Vorteile der Steuerungsmöglichkeiten für Sendungen mit den Datamatrix-Codes «Letter ID» oder «PP Easy» waren bisher den Retouren der B-Post vorbehalten. So konnte beispielsweise eine B-Post-Sendung bereits digitalisiert an den Absender rückzugestellt werden, eine A-Post-Sendung hingegen nicht. Ab dem 1. Januar 2018 stehen diese Möglichkeiten der Einflussnahme im Bereich der Retouren auch bei der A-Post zur Verfügung. Dazu schafft die Post einen neuen Standardkanal für praktisch alle Arten von Retouren. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Identische Retourenverarbeitung Ihrer A- und B-Post Einheitliche Laufzeiten bei der physischen Retourenzustellung: maximal sieben Werktage für unzustellbare Sendungen Einheitlicher Preis je taxpflichtige Retoure: Unabhängig von Produkt, Format oder Gewicht kostet eine annahmeverweigerte oder nicht abgeholte Einzelsendung 53 Rappen Digitale Rückzustellung: Sofern Sie im Datamatrix-Code eine entsprechende Retourenvorverfügung hinterlegt haben, stehen Ihnen die Retourendaten und das Sendungsbild bereits wenige Stunden nach der Bearbeitung auf der Sortieranlage via Onlinedienst «Sendungen verfolgen» im Kunden login Post (KLP) elektronisch zur Verfügung Zudem lassen sich Retouren künftig noch besser vermeiden: Dank der versandbasierten Adressprüfung mit «Letter ID» besteht ab dem 1. Januar 2018 neu die Möglichkeit, Adressen vor dem Versand auf ihre Zustellbarkeit zu prüfen. Auf den folgenden Seiten finden Sie weitere detaillierte Informationen über die Änderungen per 1. Januar Wir freuen uns, Sie künftig mit noch einfacheren und übersicht licheren Dienstleistungen rund um das Thema Retouren bedienen zu dürfen. Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren 1

4 DATAMATRIX-CODES RETOUREN INTELLIGENT STEUERN Mit dem Einsatz der Datamatrix-Codes «PP Easy» und «Letter ID» können Sie Ihren gesamten Sendungsprozess effizienter gestalten sowohl auf dem Hin- wie auf dem Rückweg. Mit der sogenannten Retourenvorverfügung im Datamatrix-Code (Position 34) bestimmen Sie, was mit Ihren Retouren geschehen soll. Die verschiedenen Möglichkeiten werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben. Leistungsübersicht und Preise für Retouren Voraussetzung Postkonformer Datamatrix-Code des Typs «Letter ID» oder «PP Easy» Vorverfügung Angebot Wert 0 Physische Rückzustellung An Absender gemäss Rechnungsreferenznummer (RRN) Wert 1 Mit Daten Einfache Entsorgung Preis pro Retoure Kostenlos Leistungsbeschrieb Physische Rückzustellung. Die Absenderangaben werden maschinell auf die Retoure aufgespritzt. Grundlage bildet die Rechnungsreferenznummer (RRN) im Datamatrix-Code. 9 Rp. Digitalisierung der Retoure und Angabe des Retourengrunds. Bereitstellung von Daten und Bild via Onlinedienst «Sendungen verfolgen». Die Retouren gelangen in den Entsorgungs- und Recyclingprozess. Wert 2 Einfache Entsorgung Kostenlos Die Retouren gelangen in den Entsorgungs- und Recyclingsprozess. Wert 3 Unsere Empfehlung* Mit Daten Qualifizierte Entsorgung Unsere Empfehlung* 11 Rp. Digitalisierung der Retoure und Angabe des Retourengrunds. Bereitstellung von Daten und Bild via Onlinedienst «Sendungen verfolgen». Die Retouren werden unter Wahrung des Postgeheimnisses geschreddert und entsorgt. 2 Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren

5 Vorverfügung Angebot Preis pro Retoure Leistungsbeschrieb Wert 4 Qualifizierte Entsorgung 2 Rp. Die Retouren werden unter Wahrung des Postgeheimnisses geschreddert und entsorgt. Wert 5 Mit Daten Physische Rückzustellung An definierte Rückzustelladresse Wert 6 Physische Rückzustellung An definierte Rückzustelladresse Wert 7 Mit Daten Physische Rückzustellung An Absender gemäss Rechnungsreferenznummer (RRN) 9 Rp. Digitalisierung der Retoure und Angabe des Retourengrunds. Bereitstellung von Daten und Bild via Onlinedienst «Sendungen verfolgen». Physische Rückzustellung. Der Absender definiert im Datamatrix-Code seine gewünschte Rückzustell adresse. Diese darf von der Rechnungsreferenznummer (RRN) abweichen. Kostenlos Physische Rückzustellung. Der Absender definiert im Datamatrix-Code seine gewünschte Rückzustelladresse. Diese darf von der Rechnungsreferenznummer (RRN) abweichen. 9 Rp. Digitalisierung der Retoure und Angabe des Retourengrunds. Bereitstellung von Daten und Bild via Onlinedienst «Sendungen verfolgen». Physische Rückzustellung. Die Absenderangaben werden maschinell auf die Retoure aufgespritzt. Grundlage bildet die Rechnungsreferenz nummer (RRN) im Datamatrix-Code. Hinweis: Die Leistungserfüllung der Retouren-Dienstleistungen kann nur gewährleistet werden, wenn die Sendung und der Datamatrix-Code maschinell verarbeitet werden können. Datamatrix-Codes bei offenen und unförmigen Sendungen kann die Post nicht verarbeiten. * Ihr Retourenmanagement wird effizienter und zugleich günstiger. Sämtliche Preise inkl. MWST «Response Zentral» für individuelle Lösungen Für weiterführende Bedürfnisse bietet die Post kundenindividuelle Lösungen an. Die Leistungen und Preise werden vertraglich vereinbart. Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren 3

6 «LETTER ID» NEUERUNGEN AB 1. JANUAR 2018 Neu für A-Post Ab 2018 kommen die Vorteile der Retourensteuerung auch bei A-Post- Sendungen zum Tragen, sofern diese maschinell verarbeitet werden können (Datamatrix-Codes bei offenen und unförmigen Sendungen kann die Post nicht verarbeiten). Nur ein Retourenkanal Neu gibt es einen Standardkanal für Retouren. Die Rücklaufzeiten von unzustellbaren Sendungen betragen sowohl für A- als auch für B-Post bis zu sieben Werktage. Die elektronischen Sendungsund Retourendaten stehen Ihnen jedoch bereits wenige Stunden nach der Sortierung zur Verfügung (bei Wahl einer Vorverfügung mit Daten). Einheitstarif für alle taxpflichtigen Retouren Alle taxpflichtigen Retouren kosten gleich viel unabhängig von Format, Gewicht und Produkt. Dieser Einheitstarif beträgt 53 Rappen pro Sendung (inkl. MWST). 4 Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren

7 Transparente Retourenkosten Neu werden die Kosten für taxpflichtige Retouren und Retourendienstleistungen auf Ihrer Rechnung noch detaillierter aufgeschlüsselt. Neues Angebot Adressprüfung vor Versand Ab 2018 haben Sie die Möglichkeit, Ihre Adressen unmittelbar vor dem Versand durch die Post auf Zustellbarkeit überprüfen zu lassen. Weitere Informationen zu diesem Angebot finden Sie unter Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren 5

8 «PP EASY» NEUERUNGEN AB 1. JANUAR 2018 Neu für A-Post Ab 2018 kommen die Vorteile der Retourensteuerung auch bei A-Post-Sendungen zum Tragen, sofern diese maschinell verarbeitet werden können (Datamatrix-Codes bei offenen und unförmigen Sendungen kann die Post nicht verarbeiten). Nur ein Retourenkanal Neu gibt es einen einzigen Standardkanal für Retouren. Die Rücklaufzeiten von unzustellbaren Sendungen betragen sowohl für A- als auch für B-Post bis zu sieben Werktage. Die elektronischen Sendungsdaten stehen Ihnen jedoch bereits wenige Stunden nach der Sortierung zur Verfügung (bei Wahl einer Vorverfügung mit Daten). Einheitstarif für alle taxpflichtigen Retouren Alle taxpflichtigen Retouren kosten gleich viel unabhängig von Format, Gewicht und Produkt. Dieser Einheitstarif beträgt 53 Rappen pro Sendung (inkl. MWST). Transparente Retourenkosten Neu werden die Kosten für taxpflichtige Retouren und Retourendienstleistungen auf Ihrer Rechnung noch detaillierter aufgeschlüsselt. 6 Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren

9 Weitere Empfehlungen für Sendungen mit «PP Easy»- und «Letter ID»-Datamatrix-Codes Bedruckung einer Retoure mit Absenderadresse «PP Easy»- und «Letter ID»-Retouren mit der Vorverfügung 0 und 7 werden neu während des Sortiervorgangs mit der im Datamatrix-Code hinterlegten Absenderadresse und dem dazugehörigen Retourengrund bedruckt. So gelangen diese Retouren an die im Datamatrix-Code hinterlegte Absenderadresse zurück, auch wenn auf der Sendung andere Absenderangaben vermerkt sind. Beachten Sie dazu die untenstehende Vorgehensweise. So stellen Sie sicher, dass Ihre Retouren an die gewünschte Adresse zurückgeschickt werden: 1. Überprüfen Sie die Rechnungsreferenznummer im Datamatrix- Code (Position 8 bis 15). 2. Vergleichen Sie die Adresse der Rechnungsreferenznummer mit der optisch erkennbaren Absenderadresse auf dem Couvert. Besteht eine Übereinstimmung, muss nichts unternommen werden. 3. Besteht keine Übereinstimmung, wechseln Sie bei der Retourenvorverfügung (Position 34 im Datamatrix-Code) auf Wert 5 oder 6*. 4. Bei Verwendung von «PP Easy» Typ 31: Definition der gewünschten Rückzustelladresse im Datamatrix-Code (Position 23 bis 30). 5. Bei Verwendung von «Letter ID» Typ 21: Definition der gewünschten Rückzustelladresse im Datamatrix-Code (Position 37 bis 44). * Die Vorverfügungen 5 und 6 sind mit den Datamatrix-Codes Typ 31 und 21 verfügbar. Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren 7

10 BRIEFE MIT BARCODE NEUERUNGEN AB 1. JANUAR 2018 Einschreiben (R) mit optischem Rücksendevermerk Neu gibt es einen Standardkanal für Retouren. Ab 2018 werden alle Retouren von eingeschriebenen Sendungen mit Rücksendevermerk wie beispielsweise «Zurück als A-Post» oder «Zurück als B-Post» im selben Kanal verarbeitet. Die physische Rücklaufzeit beträgt bis zu sieben Werktage. Einschreiben (R) Inland ohne optischen Rücksendevermerk und Gerichtsurkunden Die physische Rücklaufzeit beträgt maximal zwei Werktage. Weitere Empfehlungen Wie wichtig ist Ihnen die Rücklaufzeit einer Retoure? Schneller Rücksand: Entfernen Sie den optischen Rücksendevermerk. Die Sendung geht als Einschreiben in maximal zwei Arbeitstagen zurück (bei Verlust haftet die Post bis maximal 500 Franken). Die Rücksendung von taxpflichtigen Retouren als Einschreiben kostet weiterhin 5.30 Franken. Die Rücksendung einer Gerichtsurkunde ist im Sendungspreis inbegriffen. Normaler Rücksand: Lassen Sie Ihren bisherigen Rücksendevermerk stehen oder bringen sie den neuen Vermerk «uneingeschrieben zurück» an, so gelangt Ihre Retoure in den Standardkanal. Die Haftung von maximal 500 Franken bei Verlust, Beschädigung oder nicht korrekter Zustellung entfällt bei der Rückzustellung. Angebot des Datamatrix-Codes für Retouren Wird Ihre eingeschriebene Sendung im Standardkanal für Retouren verarbeitet, können Sie neu alle Möglichkeiten des Datamatrix- Codes für das Retourenmanagement nutzen. Lesen Sie dazu auch die Informationen unter «Letter ID» oder «PP Easy». 8 Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren

11 A-POST PLUS NEUERUNGEN AB 1. JANUAR 2018 Nur ein Retourenkanal Neu gibt es keine Unterscheidung mehr zwischen A- und B-Post- Retouren. Alle Retouren werden im selben Kanal verarbeitet die physische Rücklaufzeit von unzustellbaren Sendungen beträgt bis zu sieben Werktage. Wegfall Scanning bei Rückzustellung A-Post-Plus-Briefe werden im neuen Standardkanal für Retouren zurückgesandt. Die Sendung wird zusammen mit den anderen Retouren zugestellt und das Scanning bei der Rückzustellung entfällt. Die Haftung von maximal 100 Franken bei Verlust, Beschädigung oder nicht korrekter Zustellung entfällt bei der Rückzustellung. Angebot des Datamatrix-Codes für Retouren Durch die Verarbeitung der A-Post-Plus-Sendung im Standardkanal für Retouren können neu alle Möglichkeiten des Datamatrix- Codes für das Retourenmanagement genutzt werden. Lesen Sie dazu auch die Informationen unter «Letter ID» oder «PP Easy». Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren 9

12 FRANKIEREN POST NEUERUNGEN AB 1. JANUAR 2018 Nur ein Retourenkanal Neu gibt es keine Unterscheidung mehr zwischen A- und B-Post- Retouren. Alle Retouren werden im selben Kanal verarbeitet die physische Rücklaufzeit von unzustellbaren Sendungen beträgt bis zu sieben Werktage. Einheitstarif für alle taxpflichtigen Retouren Der Einheitstarif für taxpflichtige Retouren von 53 Rappen pro Sendung (inkl. MWST) gilt auch für Kunden von «Frankieren Post». Bisher wurden Retouren im Rahmen der Dienstleistung «Frankieren Post» nicht verrechnet. 10 Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren

13 ZEITUNGEN NEUERUNGEN AB 1. JANUAR 2018 Für Verlage von abonnierten Zeitungen mit den Sendungskategorien AZ, AZA und AZB treten folgende Änderungen in Kraft: Retourendienstleistungen für abonnierte Zeitungen Neu lassen sich die Retouren der abonnierten Zeitungen mit einem Datamatrix-Code («Letter ID» oder «PP Easy») steuern sofern sie die Kriterien der maschinellen Verarbeitbarkeit erfüllen (Datamatrix- Codes bei offenen und unförmigen Sendungen kann die Post nicht verarbeiten). Nur ein Retourenkanal Neu gibt es keine Unterscheidung mehr zwischen A- und B-Post- Retouren. Sämtliche anfallenden Zeitungsretouren werden mit den Briefretouren in einem Kanal verarbeitet die physische Rücklaufzeit von unzustellbaren Sendungen beträgt bis zu sieben Werktage. Einheitstarif für alle taxpflichtigen Retouren Der Einheitstarif für taxpflichtige Retouren von 53 Rappen (inkl. MWST) gilt auch für Zeitungen. Die bisher gültigen individuellen Verleger tarife gelten nicht mehr. Dies gilt auch für den Sonder tarif bei taxpflichtigen AZB-Retouren mit einem Datamatrix-Code. Transparente Retourenkosten auf Ihrer Rechnung Neu werden die Kosten für taxpflichtige Retouren und Retourendienstleistungen auf Ihrer Rechnung noch detaillierter aufgeschlüsselt. Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren 11

14 RETOUREN OHNE DATAMATRIX-CODE «PP EASY» ODER «LETTER ID» NEUERUNGEN AB 1. JANUAR 2018 Nur ein Retourenkanal Neu gibt es keine Unterscheidung mehr zwischen A- und B-Post Retouren. Alle Retouren werden in einem gemeinsamen Kanal verarbeitet die physische Rücklaufzeit von unzustellbaren Sendungen beträgt bis zu sieben Werktage. Einheitstarif für alle taxpflichtigen Retouren Neu gilt für alle taxpflichtigen Retouren ein Einheitstarif von 53 Rappen pro Sendung (inkl. MWST) unabhängig von Format, Gewicht und Produkt. Transparente Retourenkosten auf Ihrer Rechnung Neu werden die Kosten für taxpflichtige Retouren und Retourendienstleistungen auf Ihrer Rechnung noch detaillierter aufgeschlüsselt. Möglichkeiten für eine raschere Rückzustellung der Retouren Mit einem Datamatrix-Code («Letter ID» oder «PP Easy») können Sie Ihre Retouren steuern und sie sich beispielsweise digital zustellen lassen. Die Retourendaten und das Sendungsbild stehen Ihnen bereits wenige Stunden nach der Bearbeitung auf der Sortiermaschine im Kundenlogin Post elektronisch zur Verfügung (bei Wahl einer Vorverfügung mit Daten). Lesen Sie dazu auch die Informationen unter «Letter ID» oder «PP Easy». 12 Neuerungen bei Ihren Brief- und Zeitungsretouren

15 Ohne Umwege ans Ziel Immer aktuelle Adressen mit Adress pflege Adressen veralten schnell. Damit Rechnungen, Verträge und andere wichtige Sendungen trotzdem auf direktem Weg ans Ziel gelangen, gibt es für Unternehmen die Adresspflegeprodukte der Schweize rischen Post: Adresspflege Online Mit diesem Onlinedienst lassen sich Adressstämme von einer bis zu Schweizer Adressen jederzeit aktualisieren. Falsch geschriebene Namen oder unkorrekte Daten werden erkannt und korrigiert. Auf Wunsch kann der Adressstamm auch gleich bei der Post gespeichert und jederzeit abgerufen werden. Adresspflege über Webservice Mit dieser Dienstleistung werden täglich vollautomatisch grosse Adressstämme im CRM über eine integrierte Schnittstelle aktualisiert. Dabei werden auch falsch geschriebene Namen oder unkorrekte Daten erkannt und korrigiert. Adresspflege durch Kunde Dies ist ein Spezialangebot für Banken, Versicherer und andere Dienstleister mit besonderen Datenschutzansprüchen und Adressstämmen von über Adressen. Die Adressen bleiben jederzeit innerhalb des Unternehmens. Das Unternehmen pflegt seine Adressen selber regelmässig mit der von der Post zur Verfügung gestellten Software sowie mit den im Abonnement bezogenen Referenzdaten. Versandbasierte Adresspflege mit «Letter ID» Adresspflege durch Experte Spezialistinnen und Spezialisten der Post bereinigen, aktualisieren und verifizieren Adressstämme manuell und nach Bedarf. Sie entscheiden selbst, welche Adresspflegeleistungen Sie kostenpflichtig beziehen möchten und welche nicht. Dank der versandbasierten Adressprüfung mit «Letter ID» werden Adressen vor dem Versand auf ihre Zustellbarkeit geprüft. Dabei werden auch falsch geschriebene Namen oder Daten erkannt und korrigiert. Auf Wunsch können Sie Umzugsadressen kostenpflichtig beziehen. Unter «Letter ID» finden Sie zusätzliche Informationen dazu. Weitere Informationen finden Sie unter

16 Glossar Retoure Unzustellbare Sendung Annahmeverweigerte Sendung Nicht abgeholte Sendung Durch Empfänger frankierte Rücksendung Sendung, die nach dem Versand wieder zurück an den Absender geht. Eine Retoure lässt sich in vier Arten unterteilen: Sendung, die durch die Post aus adressbedingten Gründen (z. B. fehlerhafte oder unvollständige Adresse) nicht zugestellt werden kann. Die Sendung bleibt während der Verarbeitung stets innerhalb der Prozesse der Post und ist taxfrei. Sendung, die durch die Post erfolgreich zugestellt werden konnte, vom Empfänger aber verweigert wurde (direkt beim Empfang oder nachträglich). Die Sendung kann während der Verarbeitung die Prozesse der Post verlassen (z. B. vorübergehender Verbleib beim Empfänger) und ist taxpflichtig. Sendung, die dem Empfänger zur Abholung gemeldet wurde und nach Fristablauf an den Absender zurückgeschickt wird. Die Sendung bleibt während der Verarbeitung stets innerhalb der Prozesse der Post, ist aber taxpflichtig. Sendung, die durch die Post erfolgreich zugestellt wurde, jedoch vom Empfänger im ursprünglichen Umschlag neu frankiert zurückgeschickt wird. Die Sendung verlässt somit zwischenzeitlich die Post und deren Prozesse. Sendungsmerkmale Sendungsbarcode 128 Sendungsmerkmal, das bei Briefen mit Barcode zum Einsatz kommt. Optischer Rücksendevermerk (z. B.: «Zurück als B-Post») Datamatrix-Code Anweisung an die Post, wie eine Retoure zu behandeln ist. Der Datamatrix-Code dient als Identifikationsmerkmal und kann ergänzend zum 128er-Barcode oder zur PP-Frankatur eingesetzt werden. Geschäfts kunden nutzen insbesondere folgende Ausprägungen: PP Easy Letter ID Intelligentes Frankiersystem (IFS) Bei Sendungen mit «PP Easy» ist der Inhalt des Datamatrix-Codes statisch und für alle Sendungen eines Auftrags gleich. Neben der Retourenvorverfügung kann auch der Sendungszweck (z. B. Sendungstyp: Rechnung, Werbung usw.) im Code hinterlegt werden. Mit Hilfe der «Letter ID» lassen sich Prozesse effizient gestalten. Sie ist dynamisch und somit für jede Sendung individuell. In einer «Letter ID» können neben allen Funktionen des statischen «PP Easy»-Datamatrix-Codes die Retourenvorverfügung, kundenindividuelle Informationen sowie die versandbasierte Adress prüfung hinterlegt werden. Der IFS-Datamatrix-Code wird mit einer Frankiermaschine aufgedruckt. Mit IFS frankiert werden Sendungen durch die Kunden selber oder auch durch die Post (Dienstleistung «Frankieren Post»). Der IFS-Code bietet keine Möglichkeiten zur individuellen Retourensteuerung.

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18 (PM) Post CH AG PostMail Wankdorfallee Bern Telefon kundendienst@post.ch