Projekt kontrollieren. Projekt steuern

Transkript

1 Projekt vorbereiten Projektmanagement Projekt starten Projekt organisieren Projekt planen I Projekt kontrollieren Projekt steuern Projekt beenden 1

2 Voraussetzungen für die Projektplanung der genehmigte Projektantrag Grobkonzept, Vorstudie oder gleichwertiges liegt mit sachlichem Inhalt vor grobe terminlicher, finanzieller und personeller Rahmen sind gegeben Projektleiter mit seinen Kompetenzen ist da die sonst handelnden Personen sind benannt Projektfreigabe ist da Phasenfreigabe: Projektplanung ist erteilt konkrete Genehmigung für Projektplanungsphase liegt vor Arbeitsauftrag ist erteilt 2

3 Motivation für Projektplanung die Projektplanung ist die erste entscheidende Projektphase in dieser Phase müssen die Grundlagen geschaffen werden, um das Projektziel mir Erfolg zu erreichen Termineinhaltung, Einhaltung des Budgetrahmens als auch die Herstellung des Projektziels in der geforderten Qualität hängen entscheidend von der Qualität der Projektplanung ab Definition der Einzelschritte der Projektdurchführung Teilprojekte, Teilprojektziele, Arbeitspakete Minimierung der Fehlerbehebungskosten es ist eben viel billiger, ein SWEntwicklungsdokument zu verbessern als ein fertig gestelltes SWProgramm neu zu schreiben Vermeidung von Hektik, von Nervosität... bewusste Planung eines erfolgreichen Weges zu einem hochwertigen Projektziel 3

4 Projektplanung im Projektkontext Projektdurchführung Arbeitsergebnisse Arbeitspakete Änderungsmaßnahmen Projektplanung Projektsteuerung NOK Projektkontrolle OK Ein Vorgang, der sich für das Projektmanagement ständig wiederholt 4

5 Planungseffekt bei allen Projekten, besonders bei Entwicklungsprojekten, muss es zu einer Hysteresis der entstehenden Projektkosten kommen einerseits Kosten die bereits feststehen und auf Planungsentscheidungen in Frühphasen des Projekts zurückgehen und andererseits reale auftretenden Kosten in den einzelnen Projektphasen am Projektbeginn sind noch keine Kosten aufgelaufen am Projektziel wird der geplante Kostenrahmen erreicht Hysterese: das Zurückbleiben einer Wirkung hinter dem jeweiligen Stand der sie bedingenden veränderlichen Ursache 5

6 Planungsunsicherheit am Anfang Planungsunsicherheit, trotzdem erster Projektplan bei Fortschritt des Projekts wird Basis der Planung sicherer Pflichtenheft ermöglicht mit einer vorliegenden vereinbarten Projektzielsetzung eine erste ausreichend sichere Planung entfernter liegende Teilaufgaben erfahren zunächst nur eine grobe Planung mit dem Projektfortschritt und mit besseren Detailkenntnissen wird eine Überarbeitung des Projektplans unbedingt notwendig vielleicht auch noch einmal und noch einmal bekannte und bekannt werdende Risiken müssen berücksichtigt werden eine Aktualisierung des Projektplans beschreibt immer den zu dieser Zeit aktuellen Stand des Projekts ein kurzer Zeitabschnitt eines Projekts lässt sich gut planen ein größerer weniger gut => die Projektpläne sinnvolle Planung des Gesamtprojekts => die Phasenpläne detaillierte Planung der anstehenden Phasen 6

7 Projektplanung - Phasenplanung Projekt Projektidee Zielzustand Definition Entwurf Realisierung Test Einsatz Projektpläne Entwurfsphasenplan überarbeitete Projektpläne Realisierungsphplan überarbeitete Projektpläne Testphasenplan Einsatzphasenplan 7

8 Motivation für erhöhten Planungsaufwand Hoher Planungsaufwand, Sorgfalt und Intensität bei der Planung am Beginn eines Projekts sind nicht nur Grundlage für das erfolgreiche Erreichen des Projektziels sondern haben auch nachgewiesener Maßen Auswirkungen auf - Reduzierung der Realisierungszeit - kürzere Erprobungszeiten - geringeren Wartungsaufwand - Beginn des Einsatzzeitpunkts - Verlängerung der Lebensdauer 8

9 Ablauf der Strukturierung Prozessstruktur Definition Entwurf Realisierung Erprobung Einsatz Projektstruktur Projekt Planung Projektmanagement Softwarerealisierung Hardwarerealisierung Systemintegration Organisation Terminplan GUI-Funktionen Prozessor Server Berichte Mitarbeiterplan DB-Funktionen Platten Netz Kontrolle TP-Funktionen Storage HV Netz Produktstruktur Produkt Software Hardware Support Erfassen Intel KMS Access Internet SW-Verteilung Optimierung Projektstruktur und Produktstruktur sind Antipoden die Festlegung beider Strukturen ist ein iterativer Prozess sie werden nebeneinander schrittweise verfeinert 9

10 Zielstruktur Projektpläne im Überblick 10

11 Produktstrukturplan der Produktstrukturplan ist die technische Gliederung des zu entwickelnden Produkts, Projektziels oder Erzeugnisses der Produktstrukturplan stellt alle Komponenten des Produkts dar die Teilestruktur des Produkts wird abgebildet, z.b. eine Stückliste in der Autofertigung die einzelnen Teilprodukte, Baugruppen und Einzelteile werden top-down in einem Graphen oder in einer Liste dargestellt der Produktstrukturplan ist Basis für eine exakte Produktleistungsbeschreibung der Produktstrukturplan kann Grundlage für die Entwicklung ähnlicher Produkte sein und ist immer gemeinsam mit dem Projektstrukturplan an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen 11

12 Beispiel Produktstrukturplan Villa Müller Windrad Rohbau Garten Garage Dachstuhl Wintergarten Vorgarten Gemüsegarten Rosenrabatte Teichanlage Steingarten 10 qm Teichfolie 20 Randsteine 1 t Kieselsteine Fischreiherschutz Wasserfontäne 5 weiße Seerosen 5 rote Seerosen 2 Schilfstauden 3 Wasserlilien 10 Goldfische 5 Wasserschnecken 12

13 Projektstrukturplan der Projektstrukturplan ist die aufgabenorientierte Gliederung in Teilaufgaben, Teilprojekte und Arbeitspakete des gesamten Projekts dabei gibt es verschiedene Ansätze objektorientierter Strukturplan funktionsorientierter Strukturplan gemischt orientierte Strukturplan er ist Grundlage für alle anderen Projektplanungen wie Termine, Kosten, Ressourcen, Leistungsmerkmale die einzelnen Aufgaben werden hierarchisch dargestellt eine nicht mehr unterteilte Aufgabe ist ein Arbeitpaket aus den Arbeitpaketen können die Meilensteine abgeleitet werden jegliche Projektaktivität wird im Projektstrukturplan aufgezeigt die Arbeitspakete enthalten immer exakt beschriebene und messbare Aufgaben 13

14 Schema Projektstrukturplan Gesamtprojekt Teilprojekt1 Teilprojekt2 Teilprojekt3 Teilprojekt4 Teilaufgabe1.1 Teilaufgabe1.2 Teilaufgabe1.3 Arbeitspakete können auf jeder Hierarchieebene definiert werden die Anzahl der Hierarchieebene für ein Arbeitspaket ist unbestimmt Meilensteine können sich aus den Arbeitspaketen der verschiedensten Ebenen ergeben Arbeitspaket1.2.1 Arbeitspaket1.2.2 Arbeitspaket1.2.3 Arbeitspaket1.2.4 Meilenstein1.2.1 Meilenstein

15 Beispiel objektorientierter Projektstrukturplan Villa Müller Gesamtaufgabe Windrad Garten Erdgeschoss Garage Dach Wintergarten Kachelofen Terasse Teilprojekt Kaminzug mauern Kachelofen herstellen Betrieb testen individuelle Kacheln herstellen Feuerstelle und Züge mauern Kamintür anpassen Kaminbank zimmern Arbeitspaket Vorgang der objektorientierte Strukturplan gliedert das Projekt nach den Strukturteilen, welche die sichtbaren Teile des Produkts beschreiben die notwendigen Vorgänge um ein Arbeitspaket zu erstellen werde benannt Projekt ist produktorientiert sinnvoll z.b. bei Softwareerstellung Hausbau Anlagenbau 15

16 Beispiel funktionsorientierter Projektstrukturplan Villa Müller Gesamtaufgabe Planung Erstellung Einrichtung Gartenanlage Windrad errichten Mutterboden abräumen Erdarbeiten Baugrube ausheben Erdreich ausbaggern Schnurgerüst stellen Fundamente ausheben Erdreich abfahren Anschlüsse legen Erdreich planieren Teilprojekt Arbeitspaket Vorgang der funktionsorientierte Strukturplan gliedert das Projekt nach den Tätigkeiten, die von den Projektmitarbeitern auszuführen sind er zeigt auf welche Abteilungen, Auftragnehmer und Teams beteiligt sind Projekt ist nicht nur produktorientiert, sondern muss z.b. das Umfeld des Produkts mit berücksichtigen sinnvoll z.b. bei Markteinführung neuer Produkte Erschließung neuer Märkte 16

17 Beispiel gemischtorientierter Projektstrukturplan Villa Müller Gesamtaufgabe Windrad Garten Erdgeschoss Garage Dach Wintergarten Kachelofen Terasse Teilprojekt Planung Einbau Abnahme Genehmigung einholen Pläne herstellen Entwurfszeichnung Detailzeichnung Kachelentwürfe Statik Bedienung- und Wartungspaln Arbeitspaket Vorgang im gemischtorientierten Strukturplan werden Objekte und Tätigkeiten des Projekts gemeinsam dargestellt Aufgabenstruktur wird deutlich am weitesten verbreitet gute Planungsunterlage für die anderen Projektpläne 17

18 Arbeitspaket das Arbeitspaket ist die kleinste Einheit im Strukturplan erfasst in der Regel die Tätigkeiten, die sachlich zusammengehören Tätigkeiten, die in der Regel von einer kleinen Organisationseinheit erledigt werden können ist konkrete Aufgabe, also durch Projektmitarbeiter zu erfüllen Umfang kann sehr unterschiedlich sein, Erledigung durch Einzelperson bis Einsatz von Fremdfirmen Arbeitspakete müssen klar voneinander abgegrenzt sein für Arbeitpakete gilt also: beinhalten ein konkretes Ergebnis Umfang und Aufwand sind kalkulierbar haben keine gemeinsamen Schnittmengen sind personell und organisatorisch zuordenbar 18

19 Meilenstein nach DIN Ergebnisse besonderer Bedeutung jede Phase in jedem Phasenplan endet mit mindestens einem Meilenstein der Meilenstein ist Entscheidungsgrundlage für den Beginn der Folgephase Meilensteine sind Zeitpunkte, zu denen ein konkretes und geplantes Ergebnis festgestellt wird jeder Zeitpunkt in einem Projektverlauf kann als Meilenstein eingestuft werden, gilt nur ein konkretes und geplantes Ergebnis kann festgestellt werden Meilensteine sind also: ein Teilziel mit definiertem Ergebnis wesentlich für ein Projekt im Voraus eindeutig geplant und beschrieben qualitativ messbar und übergebbar z.b. an den Auftraggeber 19

20 Beispiel Objektstrukturplan Villa Müller Bagger Werkzeug Gerüst Kran Gesamtaufgabe Maurerwerkzeuge Zimmererwerkzeuge Klempnerwerkzeuge Objektgruppe Bohrer Sägen Hobel Objektpaket Kreissäge Stichsäge Fuchsschwanz Kettensäge Einzelobjekt beim Übergang vom projektzielorientierten Produktplan zum funktionsorientierten Projektstrukturplan wird häufig noch ein Objektstrukturplan erstellt in ihm werden alle Hilfsmittel dargestellt, die nicht zum Produkt gehören, z.b. gesetzliche Normen Voruntersuchungen Machbarkeitsstudien Entwicklungssysteme benötigte Werkzeuge Testwerkzeuge Konfigurationssysteme 20

21 Ziele der Strukturplanung alle Aufgaben im Projekt ermitteln und einordnen Projekt in überschaubare Einheiten zerlegen Projekt als Gesamtsystem dieser überschaubaren Einheiten darstellen Zusammenfassung die Strukturplanung ist im Projekt Grundlage für: organisatorischen Rahmen des Projekts Definition der einzelnen Teilaufgaben Verteilung der Aufgaben Projektkalkulation Projektdokumentation Ablaufplanung Informationsfluss 21

22 Projektplanungen Produktstrukturplan w as-w ird-produziert? Objektstrukturplan w elche-hilfsmittel? Projektstrukturplan w elche-tätigkeiten? Ablaufplan in-w elcher-reihenfolge? Kapazitätsplan mit-w elchem-aufw and? Netzplan w ann-passiert-w as? Strukturplanung Terminplanung Ressourcenplan w omit-w ird-produziert? die Abfolge der Planungsschritte mit den jeweiligen relevanten Fragestellungen 22

23 Projekt vorbereiten Projektmanagement Projekt starten Projekt organisieren Projekt planen II Projekt kontrollieren Projekt steuern Projekt beenden 23