Finden statt suchen! Der Aktenplan als Grundlage für strukturiertes Arbeiten im Büro. Ingrid Böhl Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen

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1 Finden statt suchen! Der Aktenplan als Grundlage für strukturiertes Arbeiten im Büro Ingrid Böhl Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen

2 Inhalt 1. Was ist ein Aktenplan? 2. Welche Vorteile hat ein Aktenplan? 3. Wie erstelle ich einen Aktenplan? 4. Wie stelle ich einen Aktenplan dar? 5. Welcher Aktenplan für mehrere Betriebe?

3 Was ist ein Aktenplan? Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung der gesamten Dokumente eines Unternehmens. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung der Dokumente.

4 Welche Vorteile hat ein Aktenplan? Gutes Gefühl genau zu wissen, dass sämtliche Unterlagen erfasst sind. Weniger Stress, weil Ablage standardisiert ist und lange Suchzeiten der Vergangenheit angehören. Mehr Sicherheit, z.b. bei Betriebskontrollen. Mehr freie Zeit, da Büroarbeit wesentlich effizienter abläuft. Mehr Effizienz bessere Zeitverwendung / keine Zeitverschwendung Zeit ist Geld! Finden statt Suchen - Aktenplan und Ablageorganisation im Agrarbüro 4

5 Welches Ziel hat ein Aktenplan? Die Ablage der Akten ist für Dritte nachvollziehbar! Auch wenn Sie als Unternehmer oder der/die dafür Verantwortliche ausfallen, kann die Arbeit im Büro erledigt werden! Sie finden jede Unterlage - im Aktenordner oder PC innerhalb von 30 Sekunden

6 Wie sieht es in der Realität oft aus?

7 So erstellen Sie einen Aktenplan (5 Schritte) 1. Bestandsaufnahme 2. Strukturieren 3. Aufbewahrungsarten und -orte auswählen 4. Farben / Symbole zuordnen 5. Computerablage einrichten Alle Beteiligten sollten mit einbezogen werden!

8 1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Notieren Sie: Welche Dokumente liegen vor? Zu welchen Aufgabengebieten gehören diese? Welche müssen wie lange aufbewahrt werden? Wo sollen die Unterlagen aufbewahrt werden?

9 Bereinigen Sie den Wortschatz!

10 Bereinigen Sie den Wortschatz! Es sind Kraftfahrzeuge(KFZ) KFZ-Kennzeichen KFZ-Versicherung KFZ-Steuerbescheid

11 Legen Sie eine Ordnungsstruktur fest, wonach : die Struktur für alle Beteiligten nachvollziehbar ist. jedes Dokument eindeutig einem Aktenordner zugeordnet werden kann. alle für ein Thema relevanten Informationen sich an einem Platz befinden.

12 2. Bilden Sie eine klare Ordnungsstruktur: 1. Ebene Hauptgruppe 2. Ebene Sachgebiet 3. Ebene Bezugsperson 4. Ebene Dokumentenart

13 Beispiele für Hauptgruppen: Unternehmensführung Verwaltung Finanzen Personal Förderung Pflanzenproduktion Mastschweinehaltung Milchviehhaltung Sauenhaltung

14 Sachgebiete für die Unternehmensführung: Betriebsgründung Betriebsführung Pacht Pressearbeit Mitgliedschaften Fachwissen Beratung / Weiterbildung Unternehmensführung Betriebsentwicklung

15 Bezugspersonen für die Pacht: Verpächter 1 Verpächter 2 Verpächter 3 Verpächter 8 Pacht Verpächter 4 Verpächter 7 Verpächter 6 Verpächter 5

16 Dokumentenart: Pachtvertrag 1 Pachtvertrag 2 Verpächter 1 Pachtvertrag 3 Schriftverkehr

17 Aktenplan als Mindmap:

18 Aktenplan in Excel:

19 4. Möglichkeiten der Dokumentenablage: Pendelregistratur, Unterlagen geheftet Hängeregistratur Stehordnern (schmal und breit)

20 So soll ein Aktenordner aussehen: Innerhalb eines Aktenordners gibt es eine sinnvolle Ordnung. Die Aktenordner sind von außen eindeutig beschriftet. Der Standort des Aktenordners ist eindeutig festgelegt. Das Ordnungssystem ist flexibel erweiterbar.

21 4. Die Beschriftung: Symbol Bild Hauptgruppe Sachgebiet Dokumentenart Jahreszahl oder Nummer lt. Aktenplan

22 4. Hervorheben durch Farben:

23 4. Hervorheben durch Farben:

24 4. Hervorheben durch Farben:

25 4. Hervorheben durch Farben:

26 4. Hervorheben durch Farben und Bilder:

27 4. weitere Hilfsmittel:

28 5. Richten Sie die digitale Ablage ein: Aktenplan im Explorer einrichten Nummern vergeben Nummern bringen Ordnung in den Aktenschrank Ziffern sind den Zeichen im Explorer übergeordnet Der Aktenplan kann von einem digitalen Management-System übernommen werden

29 Ordnen Sie numerisch: 1. Ebene 00 Hauptgruppe 2. Ebene Sachgebiet 3. Ebene Bezugsperson 4. Ebene Dokumentenart

30 Übertragen Sie Ihren Aktenplan in den PC:

31 Übertragen Sie Ihren Aktenplan in den PC:

32 Übertragen Sie Ihren Aktenplan in den PC:

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34 Legen Sie jedes Dokument nur einmal ab: Legen Sie im Aktenordner einen Querverweis / eine Notiz ab, z.b. Rechnung liegt in Buchführung 2012 Legen Sie im digitalen Ordner Querverweise als Verknüpfungen an Sie sparen Zeit Platz Geld!

35 Bewirtschaften Sie mehrere Betriebe? Erstellen Sie für jeden Betrieb einen eigenen Aktenplan! Wählen Sie Ordner oder Ordnerrücken in verschiedenen Farben! Definieren Sie für jeden Ordner einen festen Platz! Bündeln Sie die Ordner der Betriebe!

36 Fazit Eine Grundstruktur im Agrarbüro einzurichten kostet Zeit. Der Nutzen ist später um so größer! Sie finden jede Unterlage auf Anhieb und können ebenso alle Unterlagen gezielt ablegen. Jedes Mal ein kleines Erfolgserlebnis!

37 Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit!