cosynus gmbh: pepperl + fuchs

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1 Fallstudie aus dem Report Mobile Enterprise Solutions 2010, Berlecon Research 2010 cosynus gmbh: pepperl + fuchs Mit der Lösung COSYNUSconnect für BlackBerry haben weltweit rund 250 Außendienstmitarbeiter von Pepperl + Fuchs Zugriff auf wichtige Vertriebsinformationen aus den Backend-Systemen. Die Fallstudie zeigt, dass sich der Einsatz mobiler Businesslösungen auch für vergleichsweise einfache Anwendungsszenarien auszahlt. Zudem verdeutlicht sie die Vorteile einer einheitlichen Lösung, bei der mobile Endgeräte als zentrale Plattform für Kommunikation, -Austausch und Informationssuche genutzt werden. Pepperl + Fuchs Branche: Elektroindustrie/Sensorik Größe: Insgesamt ca Mitarbeiter, davon rd. 400 im Außendienst Ausrichtung: Mehr als 80 Standorte weltweit, Kunden aus Automobilbranche, Maschinenbau, chemischer und Druckmaschinenindustrie, u.a. Anforderungen - Abrufbarkeit aktueller Vertriebsinformationen aus den Backend- Systemen und Abbildung der Vertriebslogik - Weltweit einsetzbare Lösung Technische Lösung Backend IT: Endgeräte: Applikation: Basis: Data Warehouse (Oracle), ERP Movex, Microsoft Exchange Verschiedene BlackBerry Smartphones BlackBerry Information Portal (BBIP) COSYNUSconnect für BlackBerry Ergebnis - Unternehmensweiter Rollout und permanente Funktionserweiterung - Effiziente Kundengespräche und professioneller Auftritt am POS - Entlastung des Vertriebsinnendienstes - Reduzierung des ITK-Managementaufwands Ausgangssituation und Herausforderungen Die Pepperl + Fuchs GmbH entwickelt und vertreibt elektronische Sensoren für die Fabrik- und Prozessautomation. Das Unternehmen, das 1945 von Walter Pepperl und Ludwig Fuchs als Reparaturwerkstatt für Rundfunkgeräte in Mannheim gegründet wurde, ist heute mit etwa Mitarbeitern an mehr als 80 Standorten auf der Welt vertreten. Hauptabnehmer der Sensorentechnologie sind die Automobilbranche, der Maschinenbau sowie die chemische und die Druckmaschinenindustrie. Zu den Kunden zählen unter anderem BMW, BASF und Heidelberger Druckmaschinen. Pepperl + Fuchs entwickelt und vertreibt weltweit Sensoren für die Fabrik- und Prozessautomation Berlecon Research GmbH Am Kupfergraben 6A Berlin Germany Fon/Fax: /-29 Mail: info@berlecon.de Web: Analysten: Dr. Andreas Stiehler (as@berlecon.de), Melanie Flug (mfl@berlecon.de) 1/6

2 Der Außendienst von Pepperl + Fuchs bildet den zentralen Vertriebsarm des Unternehmens und hat somit einen kritischen Einfluss auf den Geschäftserfolg. Das Unternehmen beschäftigt weltweit ca. 400 Vertriebsmitarbeiter im Außendienst, von denen rund 80 in Deutschland und ca. 320 global tätig sind. Jeder Vertriebsmitarbeiter im Außendienst hat einen bestimmten Kundenkreis, mit dem er regelmäßig in direktem Kontakt steht. Die Außendienstler sind ständig unterwegs und kaum im Büro. Deshalb ist es fundamental, sie optimal mit Informationen zu versorgen und in den Kommunikationsfluss zu integrieren, erläutert Attila Szabó, IT-Verantwortlicher bei Pepperl + Fuchs. Der Vertrieb ist zum Verkaufen da. Die IT muss dafür sorgen, dass sich unsere Außendienstmitarbeiter auf diese Aufgabe uneingeschränkt konzentrieren können, ergänzt Christian Kögel, Verkaufsleiter bei Pepperl + Fuchs. Die technische Infrastruktur sollte deshalb gewährleisten, dass die Vertriebsmitarbeiter im Kundengespräch quasi per Knopfdruck alle relevanten Informationen zu Produkten, Preisen und Lagerbeständen mit weltweiter Verfügbarkeit erhalten. Die bisherige Lösung, bei der Mitarbeiter mit ihrem Laptop über eine VPN-Verbindung auf die Unternehmensdaten zugreifen, genügte den Anforderungen von Pepperl + Fuchs nicht. Die Informationssuche nahm viel Zeit in Anspruch: Der Laptop musste hochgefahren, eine Internetverbindung gesucht und eine VPN-Verbindung aufgebaut werden, beschreibt Szabó die damalige Situation. Zudem stand der Laptop ständig als Barriere zwischen Vertriebsmitarbeitern und unseren Kunden, ergänzt Kögel. Einige der Außendienstmitarbeiter griffen deswegen gar nicht erst zum Laptop, sondern gleich zum Telefon, um beim Vertriebsinnendienst die benötigten Informationen einzuholen. Das erweckte nicht nur einen unprofessionellen Eindruck beim Kunden, sondern sorgte auch beim Innendienst für zusätzlichen Aufwand. Gleichzeitig standen die ITK-Verantwortlichen von Pepperl + Fuchs noch vor einer anderen Herausforderung. Die Außendienstmitarbeiter hatten sich im Laufe der Zeit einen bunten Mix an mobilen Endgeräten angeschafft. Um die Informationen aus unterschiedlichen Quellen zu synchronisieren, hatten wir eine komplexe Softwarearchitektur, die sich kaum noch warten ließ, erläutert Szabó. Eine harter Einschnitt war deshalb zwingend erforderlich, um dem Wildwuchs bei den Endgeräten ein Ende zu setzen. BlackBerry-Lösung in zwei Schritten Um diese Herausforderungen zu meistern, entschlossen sich die Verantwortlichen von Pepperl + Fuchs im Jahr 2006 dazu, alle Vertriebsmitarbeiter einheitlich mit BlackBerry-Geräten auszustatten. Diese wurden zunächst über den BlackBerry Enterprise Server an das Groupware-System des Unternehmens (Microsoft Exchange) angebunden, so dass auf mobile Office-Funktionen wie mobile sowie auf Kalender- und Kontaktinformationen zugegriffen werden kann. Für die mobile Kommunikation und das Management der Endgeräte (Device Management) stand damit unternehmensübergreifend eine einheitliche Plattform zur Verfügung. In einem zweiten Schritt wurde eine mobile Lösung gesucht, die es erlaubt, auch alle relevanten Vertriebsdaten über die BlackBerry Handhelds abzurufen. Unser Ziel war es, die Smartphones als zentrales Vertrieb erfolgt hauptsächlich über den Außendienst Technische Unterstützung der Außendienstmitarbeiter......war durch Laptop nicht optimal Wildwuchs an Endgeräten erhöhte unnötig die Kompexität und erschwerte das Management Schritt 1: Einheitliche Ausstattung mit BlackBerry- Endgeräten und mobile Office-Lösung Schritt 2: Mobiles Informationssystem, Berlecon Research 2/6

3 Kommunikations- und Informationsmedium für die Außendienstler zu nutzen. Über ein einziges handliches Endgerät sollten sie telefonieren, E- Mails austauschen und relevante Informationen aus den Backend- Systemen des Unternehmens abrufen können, erläutert Szabó das Ziel des Projekts. Laptops sollten nur noch zum Einsatz kommen, wenn es um die Bearbeitung komplexer Verträge ging. Konkret wurde eine Lösung gesucht, mit der per BlackBerry auf alle Kunden-, Preis- und Produktinformationen, die im Backend liegen, zugegriffen werden kann. Angesichts von rd verschiedenen Produkten und ca Kunden allein in Deutschland ist dies keine leichte Aufgabe. Gleichzeitig musste die spezielle Vertriebslogik von Pepperl + Fuchs mit unterschiedlichen Zugriffsrechten auf Informationen in der Lösung abgebildet werden. Und natürlich sollte die Frontend- Applikation einfach und intuitiv bedienbar sein sowie mehrsprachig umgesetzt werden. Denn die Lösung sollte weltweit bei allen Vertriebsmitarbeitern von Pepperl + Fuchs zum Einsatz kommen. Als Projektpartner wählte Pepperl + Fuchs die Firma COSYNUS, die auf die Entwicklung mobiler Lösungen spezialisiert ist und maßgeblich an der Einführung der BlackBerry-Lösung und deren Integration in das Groupware-System des Unternehmens beteiligt war. Wir wussten, dass COSYNUS als Spezialist im BlackBerry-Umfeld bereits an einer solchen Lösung arbeitet. Die Fortsetzung der Zusammenarbeit war für uns, auch wegen der guten Erfahrungen beim Vorgängerprojekt, ein logischer Schritt, erläutert Szabó....das die Vertriebslogik abbildet sowie einfach bedienbar und mehrsprachig ist COSYNUS wurde aufgrund der positiven Erfahrungen als Projektpartner gewählt Technische Lösung Die Entwicklung des BlackBerry Information Portal (BBIP) startete zu Beginn des Jahres Das Konzept für die mobile Lösung wurde gemeinsam von COSYNUS und Pepperl + Fuchs erarbeitet. Danach entwickelte COSYNUS mehrere Prototypen. Mitte Mai 2006 wurde dann die erste Version der ausgewählten Lösung bei ca. 50 Außendienstlern in Deutschland im Pilotbetrieb getestet und in den darauf folgenden Jahren schrittweise funktional erweitert sowie nach und nach flächendeckend ausgerollt. Die im Rahmen des Projekts bei Pepperl + Fuchs genutzte Basistechnologie ist mittlerweile als Standardlösung verfügbar. Die COSYNUS-Lösung besteht im Wesentlichen aus zwei Kernkomponenten: Der Server Middleware im Unternehmen und dem Frontend Client als mobile Applikation auf dem BlackBerry. Der auf den Smartphones installierte Client regelt über Eingabemasken bzw. -formulare die Informationsabfrage. Dabei bot die erste Version der Lösung zwei Basisfunktionalitäten: Vertriebsmitarbeiter konnten nach Kunden- und Artikelinformationen suchen. Die Lösung wurde zunächst bewusst schlank gehalten. Schließlich war im ersten Schritt wichtig, dass die Lösung funktioniert und stabil läuft, erläutert Szabó. Mit zunehmender Einsatzerfahrung wurde der Funktionsumfang deutlich erweitert und die Bedienbarkeit verbessert: Unsere Außendienstmitarbeiter haben heute Zugriff auf offene Auftragspositionen und Kontaktdaten von Kunden, wobei die angezeigten Durchwahl- und Handynummern mit einem Klick wählbar sind. Kontaktdaten aus dem Firmenadressbuch können schließlich auch in das persönliche Adressbuch auf dem Black- Berry des Vertriebsmitarbeiters importiert werden, erklärt Szabó. Dar- Lösung wurde ab 2006 schrittweise weiterentwickelt und flächendeckend ausgerollt In der ersten Version nur einfache Abfragen Stabilität und Funktionstüchtigkeit standen im Fokus Nachfolgend Funktionsausbau und Verbesserung des Designs 2010 Berlecon Research 3/6

4 über hinaus wurde im Zuge der Weiterentwicklung das Design stetig verbessert und die Lösung mehrsprachig gestaltet. Die Daten selbst werden nicht auf dem Gerät gehalten, sondern über eine GPRS- oder EDGE-Verbindung direkt aus dem Backend-System geladen. Dazu verbindet die Server-Komponente als Gateway die mobile Anwendung (Client-Applikation) mit den entsprechenden Datenbanken und Anwendungen. Im Fall von Pepperl + Fuchs handelt es sich um das Data Warehouse (Oracle) und das ERP-System Movex. Auf Movex greifen wir nur bei Preislistenabfragen zu. Die restlichen Daten kommen vom Data Warehouse System, erläutert Szabó. Über den Server als Herzstück der Lösung werden weiterhin die Abfragemasken bzw. -formulare für den mobilen Client konfiguriert und die Business- bzw. Vertriebslogik des Unternehmens abgebildet. So musste mit der Lösung unter anderem sichergestellt werden, dass deutsche Vertriebsmitarbeiter nur Daten zu ihrem deutschen Kundenstamm abrufen können. Zudem wurden unterschiedliche Rollen für den Informationszugriff implementiert: Wir haben heute ein dreistufiges System: Außendienstmitarbeiter erhalten die Stufe null, Regionalmanager die Stufe eins und die Geschäftsleitung Stufe zwei. Abhängig von diesen Stufen kann der Mitarbeiter eine oder mehrere Divisionen abfragen. Ein für Mannheim verantwortlicher Außendienstler darf bspw. nur seine eigene Division in Mannheim abfragen, beschreibt der Projektleiter. Eine weitere Verfeinerung der Geschäftslogik ist laut Szabó in den nächsten Jahren geplant, so dass Informationszugriffe auch auf Kundenebene geregelt werden können. Dabei sei es von Vorteil, dass Änderungen der Businesslogik und Funktionalitäten mit entsprechenden SQL- Kenntnissen durch den IT-Administrator selbst durchgeführt werden können also keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse notwendig sind. Ergebnisse Die Verantwortlichen bei Pepperl + Fuchs zeigen sich mit dem Stand des Projekts zufrieden. Aktuell nutzen ca. 250 unserer Außendienstmitarbeiter weltweit in Europa genauso wie in den USA, in Mexiko oder in Kanada das BlackBerry Information Portal. Wir sind gerade dabei, die Lösung in Osteuropa, Südamerika und im Raum Asien/Pazifik auszurollen, beschreibt Szabó. Dabei arbeitet die Lösung stabil und wird offensichtlich intensiv genutzt. Im Durchschnitt wird jede Minute eine Abfrage gestellt, resümiert der Projektverantwortliche. Kögel bestätigt, dass die Lösung zu einem wichtigen Werkzeug für die tagtägliche Arbeit der Vertriebsmitarbeiter geworden ist. Mitarbeiter sind an Ort und Stelle sofort auskunftsfähig und der Anruf beim Vertriebsinnendienst ist heute hinfällig. Wo früher fünf bis zehn Minuten verloren gingen, können heute die Außendienstmitarbeiter mit ein paar Klicks und in wenigen Sekunden auf die benötigten Informationen zugreifen. Damit steigt nicht nur die Effizienz der Mitarbeiter, sondern auch die Qualität der Beratung. Kundengespräche müssen nicht mehr unnötig unterbrochen werden, um auf dem Tisch den Laptop aufzubauen. Das hinterlässt schließlich auch bei den Kunden einen professionellen Eindruck. Server fungiert als Gateway zu Backend-Systemen,......übernimmt die Konfiguration der Abfragemasken und die Abbildung der Geschäftslogik Anpassungen können mit SQL-Know-how selbst vorgenommen werden Lösung wird heute von 250 Mitarbeitern weltweit und intensiv genutzt Effiziente Kundengespräche und professioneller Auftritt am Point of Sales 2010 Berlecon Research 4/6

5 Durch die Etablierung der BlackBerry-Endgeräte als flächendeckend einheitliche Plattform für Kommunikation und Informationssuche im Außendienst wurden zudem auch Einsparungen realisiert. Durch die Konsolidierung der Endgerätelandschaft und die Fokussierung auf eine mobile Lösung konnte der Aufwand für Management und Betrieb spürbar gesenkt werden, so Szabó. Umgekehrt konnten so auch die Kosten für den laufenden Betrieb der Lösung reduziert werden. Das Device Management kann weiter über den BlackBerry Enterprise Server erfolgen. Schließlich liegen laut Szabó auch die Kosten für den Datenaustausch im Rahmen: Eine einzelne Abfrage erfordert gerade einmal 15 kb. Damit ist für den Betrieb eines Gerätes eine einfache standardmäßige Datenkarte eines Mobilfunkproviders vollkommen ausreichend. Kostenvorteile durch konsolidierte Lösung Berlecon-Fazit Die Fallstudie illustriert, dass integrierte mobile Unternehmenslösungen auch in einem vergleichsweise einfachen Anwendungszenario wie der Abfrage von Informationen spürbare Vorteile bringen. Selbstverständlich lassen sich Preis- und Kundendaten aus den Backendsystemen heute auch mit einem Laptop über eine sichere Datenverbindung abrufen. Die Ausführungen der Verantwortlichen bestätigen allerdings, dass eine solche Aufgabe über Smartphones wesentlich schneller und komfortabler gelöst werden kann. Bei Pepperl + Fuchs werden Mobile-Office-Funktionalitäten und mobile Prozessanwendungen über ein Gerät als zentrale Plattform parallel genutzt. Dies eröffnet zum einen Chancen zur Konsolidierung der Endgerätelandschaft und damit zu signifikanten Einsparungen. Zum anderen vereinfacht dies auch die Arbeit der mobilen Mitarbeiter. Solche Lösungsansätze dürften bei steigender Popularität und technischer Reife von Tablet-PCs noch an Bedeutung gewinnen. Mobile Lösungen machen auch für einfache Anwendungsszenarien Sinn Vorteile durch Parallelanwendungen über ein Endgerät Kurzprofil COSYNUS GmbH Die COSYNUS GmbH ist spezialisiert auf Lösungen und Dienstleistungen zur Realisierung von Projekten im Bereich Mobile Solutions und Unified Communications. Das 1993 gegründete Unternehmen beschäftigt derzeit 12 Mitarbeiter, die im Geschäftsjahr 2009 zwei Millionen Euro Umsatz erwirtschafteten. Europaweit werden bislang branchenübergreifend ca Geschäftskunden, darunter hauptsächlich kleine und mittelständische Unternehmen, betreut. Das Produktportfolio im Bereich der Mobile Solutions umfasst zum einen mobile Office-Lösungen ( und Personal Information Management) für die Groupware-Plattformen Microsoft Exchange, Lotus Notes, Novell Groupwise und David von Tobit.Software. Darüber hinaus realisiert COSYNUS auch die Anbindung mobiler Endgeräte an verschiedene Backend-Systeme von Unternehmen. Ein Kernprodukt von COSYNUS ist das in der Fallstudie vorgestellte COSYNUSconnect. COSYNUS ist sowohl als Systemintegrator für die Standardlösungen von Research In Motion und Microsoft als auch als Softwarehersteller tätig. Seit 2003 entwickelt COSYNUS mobile Lösungen für David von Tobit.Software. Die ursprünglich für den Einsatz von BlackBerry Smartphones ausgelegten Lösungen wurden kontinuierlich weiterentwickelt und sind so heute auch in der Lage, mobile Endgeräte auf der 2010 Berlecon Research 5/6

6 Apple- und Google/Android-Plattform in David von Tobit.Software zu integrieren. Die mobilen Lösungen von COSYNUS sind aktuell bei über Unternehmen mit mehr als mobilen Endgeräten im Einsatz. COSYNUS ist der größte Partner von Tobit.Software und ist unter anderem als BlackBerry Elite Alliance Partner zertifiziert. COSYNUS pflegt darüber hinaus strategische Partnerschaften zu allen deutschen Mobilfunkanbietern, zu Herstellern mobiler Endgeräte und Betriebssystemen sowie zu Anbietern von Unternehmenssoftware wie Microsoft und SAP. Bei der Realisierung von Businesslösungen kooperiert COSYNUS mit mehr als 100 Lösungs- und Vertriebspartnern in Deutschland, Österreich, Schweiz und Italien, die über ein eigenes Partnerprogramm betreut werden. Quellenangabe Diese Fallstudie ist Bestandteil des Berlecon Reports: Mobile Enterprise Solutions 2010 Lösungskonzepte, Fallbeispiele und Erfolgsfaktoren, Berlecon Research Der vollständige Report steht zum kostenlosen Download unter zur Verfügung Berlecon Research 6/6