Microsoft Word Vorlage einrichten

Transkript

1 Microsoft Word Vorlage einrichten Im Folgenden erhalten Sie eine Beschreibung zur Anpassung der Vorlagen Datei für die Ausgabe Ihrer Aufträge aus Lexware über Word. Die Anleitung basiert auf MS Word Sollten Sie mit einer älteren Version arbeiten, können die Angaben zu Menüfolgen und Aufrufen von den hier genannten abweichen. Öffnen Sie Word. Wechseln Sie über Datei Öffnen in das Formularverzeichnis von Lexware. Beachten Sie: Im Fenster Öffnen muss folgende Einstellung vorgenommen werden: Dateityp = Word Vorlagen(*dot) Nachfolgend genannte Dateien stehen zur Auswahl: Faktura1_netto.dot Faktura1_brutto.dot Lieferschein1.dot Lieferschein2.dot wenn Sie in der Artikelverwaltung mit Nettopreisen arbeiten. wenn Sie in der Artikelverwaltung mit Bruttopreisen arbeiten. wenn der Lieferschein mit Preisen ausgegeben werden soll. wenn der Lieferschein ohne Preise ausgegeben werden soll. Tipps: Den Pfad zum Formularverzeichnis finden Sie in Lexware im Menü? Info. Wenn Sie mit Ihren Änderungen beginnen, ist es ratsam, die Vorlage erst unter einem eigenen Namen zu speichern. Achten Sie darauf, dass die Datei als dot-vorlage gespeichert wird. Wenn Sie sich in der Vorlage befinden, öffnen Sie in Word das Menü Datei Optionen Erweitert. Setzen Sie im Bereich Dokumentinhalt anzeigen den Haken bei Textmarken anzeigen. Dadurch wird die Bearbeitung der Vorlage wesentlich erleichtert. 1/7

2 Vorlage anpassen Kopf- und Fußzeile ändern Die Kopf- und Fußzeile kann in der Word-Vorlage frei gestaltet werden. Die firmenspezifischen Daten aus dem Programm werden nicht übernommen. Mit einem Doppelklick in den oberen Bereich der Vorlage öffnet sich die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile. Anschließend können Sie die Kopf- und Fußzeile entsprechend gestalten. Haufe-Index /7

3 Änderungen im Infoblock Wünschen Sie, dass bestimmte Angaben aus dem Infoblock nicht ausgedruckt werden, können sie den entsprechenden Eintrag samt Textmarke markieren und löschen. Achtung: Sobald eine Textmarke entfernt wird, werden die Daten nicht mehr ausgelesen und nicht über den Druck ausgegeben. Eine versehentlich gelöschte Textmarke kann folgendermaßen wieder hergestellt werden: Setzen Sie den Cursor hinter den Text bei zu die Textmarke fehlt. Öffnen Sie das Menü Einfügen Textmarke. Markieren Sie im angezeigten Dialog die gelöschte Textmarke. Mit Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen wird die Textmarke an der eben markierten Stelle eingefügt. Haufe-Index /7

4 Es ist auch möglich Text und Textmarke an einer anderen Stelle im Auftrag zu platzieren. Achten Sie dabei auf die Tabulatoren, damit es nicht zu Verschiebungen kommt. Eine Liste aller vorhandenen Textmarken finden Sie weiter unten in der Anleitung. Tabellenüberschriften ändern Sie können die Tabellenüberschriften ändern. Originalansicht: Wechseln Sie in den jeweils zu ändernden Spaltenkopf. Überschreiben Sie den vorgegebenen Text. Beachten Sie dabei, dass die Testmarke nicht überschrieben oder gelöscht werden darf. Ansicht bei Änderung: Änderungen in der Tabelle Sie können auch einzelne Spalten aus der Tabelle löschen. Markieren Sie die entsprechende Spalte. Mehrere Zeilen können mit Hilfe der gedrückten Shift-Tate markiert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich. Wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Zellen löschen. Setzen Sie die Auswahl auf Zellen nach links verschieben Tabellenbreite anpassen Die Tabelle ist durch das Entfernen der Spalte schmaler als vorher. Die ursprüngliche Breite kann wieder hergestellt werden. Fahren Sie mit der Maus über die senkrechte Linie n der Tabelle bist ein Doppelpfeil rechts/links erscheint. Mit Linksklick auf den Doppelpfeil erscheint eine gestrichelte Linie, mit der Sie die Spaltenbreite einstellen können. Haufe-Index /7

5 Speichern der Vorlage Wenn alle Anpassungen vorgenommen sind, speichern Sie die Datei. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Datei als.dot gespeichert wird, wie bereits am Beginn dieser Anleitung dargestellt. Vorlage mit eigenem Namen in Lexware hinterlegen Starten Sie Lexware. Wechseln Sie in die Auftragsliste. Öffnen Sie den Druckauftrag. Im Fenster Drucken markieren sie die Auswahl Zielgerät: Export MS Word. Markieren Sie die Formularvariante der Sie Ihre Vorlagendatei zuordnen möchten. Wechseln Sie über die Schaltfläche Formularverwaltung in den Bereich der Formularauswahl. Im Bereich Formularvarianten ist Ihre zuvor getroffene Auswahl markiert. Mit Klick auf den Button Duplizieren wird eine Kopie der Vorlage erstellt. Überschreiben Sie im Feld Bezeichnung den Dateinamen Kopie von mit einer Bezeichnung Ihrer Wahl. Im unteren Bereich des Fensters Formularverwaltung finden Sie das Feld Voralgendatei. Tragen Sie in diesem Feld die Bezeichnung Ihrer soeben angepassten Vorlagendatei hinter &FP\ ein. Hinweis: Die vorgegebenen Steuerzeichen &FP\ dürfen nicht überschrieben werden. Schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche Beenden. Mit Klick auf die Schaltfläche Ausgabe wird der gewählte Auftrag als Word-Dokument am Bildschirm angezeigt. Haufe-Index /7

6 Liste aller im Dokument vorhandenen Textmarken Hinweis: Die Textmarken dürfen in Ihrer Schreibweise nicht verändert werden. Textmarke: A_Beschreib ABS_RE_GESAMT ABS_RE_UST Abschlag Abschlag_Betrag_Text Abschlag_Netto Abschlag_Text Abschlag_Text_Brutto Abschlag_Text_Netto Abschlag_Text_UST Artikel_EZP Artikel_GSP Artikel_NR Artikel_Rabatt Artikel_Text AusgabeSteuerBetrag Bauleistung Bearbeiter Belegdatum Bestellnr Betreff_Nr Bezug Bezugsnummer Einheit Forder_Text Forderungsbetrag_Betrag Forderungsbetrag_Text GesamtBetrag GesamtNetto KD_EG_ID_Nummer KdNrbeimLief KundeAnrede KundeAnsprech KundeFax KundenFirma Verwendet für: Auftragsbeschreibung (Text) Artikel Einzelpreis Artikel Gesamtpreis Artikelnummer Rabatt gewährt an Artikelposition Artikeltext Ausgabe des Steuerbetrages Bauleistung Bearbeiter Auftragsdatum Im Auftrag hinterlegte Bestellnr. Betreff (Auftrags Nr..) Bezugsbelegart Verweis auf vorhergehenden Auftrag Einheit Gesamtbetrag Gesamtnetto EG Ust ID-Nummer des Kunden KdNr beim Lieferanten Anrede beim Kunden Ansprechpartner (Kunde/Lieferant) Faxnummer beim Kunden Firma (Kunde/Lieferant) Haufe-Index /7

7 KundeLand KundeNameVorname KundenNr KundePLZ_ORT KundeStrasse KundenZusatz Lieferart Lieferdatum Menge Nachbem PositionNr Privat ProjektNr SteuernAusgabe SteuernAusgabeNBL Steuernr USTIDNR Währung1 Währung2 Zahlungsbedingung Land (Kunde/Lieferant) Vorname und Name(Kunde/Lieferant) Kunden oder Lieferanten Nr PLZ und Ort (Kunde/Lieferant) Straße + Hausnr (Kunde/Lieferant) Zusatz aus Kundenadresse (Kunden/Lieferant) Lieferart (im Auftrag hinterlegt) Lieferdatum Menge (Stückzahl) Nachbemerkung PositionNr (diese Spalte darf nicht entfernt werden) Privat Projekt Nr (falls hinterlegt) Ihre Steuernummer Firma Umsatzsteuernummer Wert Einzelpreis Wert Gesamtpreis Zahlungsbedingungen aus Auftrag Sie können die Gestaltung der MS-Word- Vorlage auch von einem zertifizierten Fachhändler, kostenpflichtig vornehmen lassen. Infos zu Fachhändlern in Ihrer Nähe erhalten Sie über: Haufe-Index /7