Briefe und Serienbriefe

Transkript

1 Briefe und Serienbriefe Handbuch

2 Briefe und Serienbriefe 1 Einen neuen Brief erstellen Eine vorhandene Word Vorlage verwenden Eine vorhandene Word Vorlage ändern Einen Serienbrief erstellen Bearbeitung eines Serienbriefes mit MS Word... 6 Funktionen für Serienbriefe in der Übersicht Der Adressfilter... 6 Anwendungsbeispiele... 7 Tag der offenen Tür in München...7 Münchner oder Nicht-Münchner?...8 Alle Münchner Maler? Operator für Filterregeln in der Übersicht Kombinationen der Filterregeln in der Übersicht Der Filter: Eigenschaften Nach Eigenschaften filtern...10 Maler unter sich? Eigenschaften anlegen und zuweisen Der Filter: Adressgruppen...13 Nur für Kunden? Der Filter: Suchbaum Über den Suchbaum filtern...14 Subunternehmer für Malerarbeiten? Einen Suchbaum anlegen und zuordnen Der Filter: Offene Angebote und offene Posten...16 Noch offene Angebote? Noch offene Posten? Filtereinstellungen speichern...17 Jedes Jahr ein Tag der offenen Tür? Eine gefilterte Adressdatei (wwsql) exportieren...17 Einladungskarten für Ihre Kunden? Variablen im Serienbrief Eigenschaften eines Briefes Einen Brief öffnen...20 Briefe und Serienbriefe << Inhaltsverzeichnis

3 Briefe und Serienbriefe Mit WinWorker können Sie sehr komfortabel Briefe erstellen. Dies gilt sowohl für individuell formulierte Briefe als auch für Serienbriefe. Um sich die Arbeit zu erleichtern, können Sie einen einmal geschriebenen Text als Vorlage speichern. Dann steht er Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung, wenn Sie später einem anderen Geschäftspartner einen gleichen oder ähnlichen Brief schreiben möchten. Hinweis Schnittstelle MS Word Für die Erstellung von Serienbriefen nutzt WinWorker die Schnittstelle zu MS Word. 1 Einen neuen Brief erstellen Wenn Sie Ihrem Kunden einen Brief schreiben möchten, beginnen Sie im Programmteil Adressverwaltung. Markieren Sie den Eintrag des ausgewählten Kunden, und klicken Sie in der Menüleiste auf <OFFICE> <MICROSOFT WORD> <NEUER BRIEF>. Tipp Neuer Brief Wenn Sie einen Brief erstellen möchten, können Sie auch dieses Symbol oben in Ihrer Symbolleiste oder die Tastenkombination Es öffnet sich der Dialog Neuer Brief mit verschiedenen Eingabefeldern für Zusatzinformationen, die Sie dazu abspeichern können. Vergeben Sie einen Titel, und hinterlegen Sie bei Bedarf ergänzende Bemerkungen. nutzen. Seite 2 >> Briefe und Serienbriefe

4 Sie können diesen Brief außerdem noch einem bestimmten Projekt zuordnen. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Eingabefeld Projekt und markieren im Dialog Projekt öffnen eines der Projekte. WinWorker macht es Ihnen einfach und listet automatisch alle Projekte des ausgewählten Kunden auf. Bestätigen Sie mit <OK>. Die Nummer und die Bezeichnung des Projektes werden jetzt im vorherigen Dialog Neuer Brief angezeigt. Bestätigen Sie auch diesen Dialog mit <OK>. Danach öffnet sich ein neues Fenster mit Microsoft Word. Sie sehen oben die Word Menüleiste und darunter eine an den WinWorker angepasste Symbolleiste. Der Brief, den Sie an Ihren Kunden schreiben möchten, ist jetzt auch geöffnet. Wenn Sie keine Vorlage aufgerufen haben, wird automatisch die leere WinWorker-Standardvorlage verwendet. Win- Worker hat dabei schon die Adresse des Kunden in das Adressfeld eingefügt. Sie können den Brief jetzt wie gewohnt in Word bearbeiten. Hinweis Vorlagen verwenden Wie Sie Vorlagen verwenden können, erklären wir Ihnen unter Punkt 1.1 Achtung Menüleisten: Brief Achten Sie genau darauf, aus welcher Menüleiste Sie die jeweiligen Menüpunkte aufrufen. Speichern Sie Ihren Brief, indem Sie auf dieses Symbol in der (unteren) Win- Worker Symbolleiste klicken. Danach können Sie MS Word schließen. WinWorker hat Ihren Brief jetzt zum Kunden und zum Projekt abgelegt. Im Rollup Projekte sehen Sie, dass Ihr Brief jetzt unter dem ausgewählten Projekt, und zwar der Rubrik Briefe zum Projekt, aufgeführt wird. Speichern Sie einen Brief nicht! über das Symbol in der Word Menüleiste, da sonst die vorgenommenen Änderungen nicht innerhalb des WinWorker Programms gespeichert werden. Briefe und Serienbriefe << Seite 3

5 1.1 Eine vorhandene Word Vorlage verwenden Mit Vorlagen können Sie den Aufwand für regelmäßig wiederkehrende Schreibarbeiten deutlich reduzieren. Briefe werden schneller erstellt. Tipp Neuer Brief Wenn Sie einen Brief erstellen möchten, können Sie auch dieses Symbol oben in Ihrer Symbolleiste oder die Tastenkombination Am besten legen Sie für verschiedene Anlässe und immer wieder in gleicher Weise zu bearbeitende Geschäftsvorgänge fertige Vorlagen an. Sie müssen dann nur noch die Vorlage mit der jeweiligen Adresse verknüpfen: Schon ist Ihr Brief fertig. So nutzen Sie eine Vorlage: Rufen Sie wie oben beschrieben den Dialog Neuer Brief auf, und klicken Sie auf die Schaltfläche <WORD VORLAGE>. nutzen. WinWorker listet Ihnen alle hinterlegten Vorlagen auf. Wählen Sie eine aus zum Beispiel den Begleitbrief zur Auftragsbestätigung und klicken Sie auf <OK>. Es öffnet sich daraufhin Microsoft Word, und Sie sehen die Daten des gewählten Kunden und ggf. des Projekts eingefügt in die Mustervorlage. 1.2 Eine vorhandene Word Vorlage ändern Wenn Sie eine Vorlage ändern möchten, dann beginnen Sie wieder im oben abgebildeten Dialog Neuer Brief mit Klick auf die Schaltfläche <WORD VORLAGE>. Markieren Sie die Vorlage, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf <NEUE>. Seite 4 >> Briefe und Serienbriefe

6 Dann haben Sie die Möglichkeit auf der Basis dieser bestehenden Vorlage eine neue zu erstellen oder sie zu verändern. Geben Sie einen Namen für die neue Vorlage ein, und bestätigen Sie mit <OK>: Achtung Menüleisten: Vorlage Danach kommen Sie wieder in den Dialog Neuer Brief. Über diese Schaltfläche im Dialog Neuer Brief können Sie die ausgewählte Vorlage mit Word ändern. Sie wird dann im Layoutmodus geöffnet und kann ganz nach eigenen Wünschen gestaltet werden. Achten Sie genau darauf, aus welcher Menüleiste Sie die jeweiligen Menüpunkte aufrufen. Speichern Sie eine Vorlage über dieses Symbol in der Word Menüleiste. 2 Einen Serienbrief erstellen Eine Einladung zum Kundensommerfest? Der jährliche Weihnachtsgruß an alle Kunden? Eine aktuelle Information über ein neues Leistungsangebot? Immer wenn Sie einen Brief mit gleichem Inhalt an mehrere Adressaten schicken möchten, sollten Sie die komfortable Serienbrieffunktion nutzen. Einmal schreiben genügt: WinWorker verbindet danach automatisch die Daten aller ausgewählten Kunden mit dem Brieftext, und Sie brauchen nur noch den Druck anzustoßen. So erstellen Sie einen neuen Serienbrief: Öffnen Sie wie oben beschrieben den Dialog Neuer Brief. Setzten Sie einen Haken in das Kästchen links neben Serienbrief. Tragen Sie im Feld Titel einen Namen für Ihren Serienbrief ein zum Beispiel Weihnachten. Auch hier können Sie noch eine Bemerkung eingeben. Da Sie das Feld Serienbrief aktiviert haben, signalisieren Sie WinWorker, dass Sie jetzt einen Serienbrief erstellen wollen. Mit einem Klick auf <OK> wird Word gestartet, und Sie können den Brief bearbeiten. Briefe und Serienbriefe << Seite 5

7 2.1 Bearbeitung eines Serienbriefes mit MS Word Zur Bearbeitung Ihrer Serienbriefe benötigen Sie zusätzliche Funktionen, die Sie über ergänzende Symbole in der Symbolleiste ansprechen können. Diese Schaltflächen sind verfügbar, wenn Sie einen Serienbrief bearbeiten. Funktionen für Serienbriefe in der Übersicht Hinweis Funktionen Brief Die Funktionen bis aus der Symbolleiste sind nur bei einem Serienbrief verwendbar. Wenn Sie einen normalen Brief von WinWorker aus, in Word aufrufen sind diese Funktionen inaktiv. Speichert den aktuellen Brief. Druckt den aktuellen Brief aus. Öffnet den Dialog zum Festlegen des Druckers für den Serienbrief. Erstellt eine PDF-Datei. Öffnet den Dialog WinWorker Adresse auswählen für die direkte Adresswahl. Setzt einen Filter, durch den Adressen aus der Datenbank ausgewählt werden. Blättert zur vorherigen oder nächsten Adresse. Druckt den aktuellen und zeigt den nächsten Brief an. Druckt vom aktuellen Brief an alle weiteren Briefe. Aktualisiert die Variablen im Brief nach Änderungen in der Datenbank. Zeigt die Auswahl von Variablen zum Einfügen in den Brief an. Wechselt zwischen der Darstellung der Variablennamen und -inhalte Wählt einen angelegten Ansprechpartner aus. Zeigt die Eigenschaften des aktuellen Briefes an. 2.2 Der Adressfilter Für einen Serienbrief werden zunächst alle Kontakte aus Ihrem WinWorker als Adressaten ausgewählt. Wenn Sie aber nicht alle, sondern nur bestimmte Geschäftspartner anschreiben möchten, so können Sie diese mit verschiedenen Filterfunktionen selektieren. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheint der Dialog WinWorker Adressen filtern und sortieren. Hier haben Sie eine breite Palette von Möglichkeiten, Filter für die Auswahl von Geschäftspartnern aus der Adressdatenbank Ihres WinWorkers einzurichten. Sie können verschiedene Filtertypen benutzen und diese auch kombinieren. Wie das geht, zeigen wir Ihnen an einigen typischen Anwendungsfällen. Seite 6 >> Briefe und Serienbriefe

8 Anwendungsbeispiele Tag der offenen Tür in München Ihr Betrieb in München lädt alle Münchner Geschäftspartner zum Tag der offenen Tür ein. Für Ihre Einladung, die Sie ganz einfach als Serienbrief erstellen können, brauchen Sie also alle Kontakte aus Ihrer Datenbank mit Wohnsitz in München. Um diese herauszufiltern, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie im oben abgebildeten Dialog WinWorker Adressen filtern und sortieren die Registerkarte Allgemein. Klicken Sie auf Hinzufügen. Sie finden dann ein zunächst noch undefiniertes Feld Suchwort in der Liste: Anzuwendende Filterregeln. Achtung Filterkriterium gesetzt An diesem Symbol erkennen Sie, dass Sie schon ein Filterkriterium gesetzt haben. Briefe und Serienbriefe << Seite 7

9 Nun bestimmen Sie die Auswahl: Klicken Sie auf den Pfeil. Jetzt öffnet WinWorker unter der Rubrik Kriterium (Feld-Name) diese Vorschlagsliste. In unserem Beispiel wählen Sie Ort. Jetzt weiß WinWorker, dass Sie Ihre Adressaten aus ganz bestimmten Orten auswählen möchten. Welche Orte dies sind, bestimmen Sie dann in der Rubrik Wert. Klicken Sie auf den Pfeil. Sie sehen dann eine Liste mit allen Orten, die in Ihrer Datenbank hinterlegt sind. Wählen Sie aus der Vorschlagsliste in diesem Fall München. Jetzt weiß WinWorker, dass es um Geschäftspartner aus München geht. Münchner oder Nicht-Münchner? Hinweis Die Operatoren Mit Operaten legen Sie fest, welche Kriterien eine Adresse erfüllen muss, um ausgewählt zu werden. = gleich <> ungleich Wichtig ist, was sich hinter dem Feld Operator verbirgt. Sie können nämlich zwischen = (gleich) und <> (ungleich) wählen. So wirken sich die Operatoren aus: Ort = München In diesem Fall werden alle Adressaten herausgefiltert, die in München wohnen. Ort <> München Jetzt werden alle Adressaten herausgefiltert, die nicht in München wohnen. Für den Tag der offenen Tür in München wählen Sie daher die Option = (gleich). Jetzt filtert WinWorker alle Adressdaten mit Sitz in München heraus. Seite 8 >> Briefe und Serienbriefe

10 Alle Münchner Maler? Nur um eine weitere Möglichkeit erläutern zu können, gehen wir einmal davon aus, dass Sie alle Maler, die in München ihren Firmensitz haben, zu Ihrem Tag der offenen Tür einladen möchten. Dazu können Sie mehrere Adressfilter miteinander kombinieren. Geben Sie zunächst wie oben beschrieben als Kriterium Bemerkung mit dem Wert Maler an. Klicken Sie dann wieder auf <HINZUFÜGEN> und legen eine weitere Filterregel mit dem Kriterium Ort und dem Wert München an. Jetzt werden alle Maler aus Ihrer Datenbank eingeladen, die in München wohnen. Hinweis Filterregel Postleitzahl Sie können als Filterkriterium auch nach PLZ sortieren. Geben Sie zum Beispiel für den Raum München unter dem Kriterium PLZ einfach den Wert 8* ein. Es werden dann alle Kunden aus dem Müncher Raum gefiltert. Briefe und Serienbriefe << Seite 9

11 Sie können auch nur Teile eines Wertes eingeben. Wenn Sie statt Müller nur Mü* oder M* eingeben, werden alle Kunden, deren Name mit Mü bzw. M beginnt, ausgewählt. Mit der Schaltfläche <HINZUFÜGEN> können Sie beliebig viele Filterregel anlegen und mit der Schaltfläche <ENTFERNEN> eine markierte Filterregel löschen. Hinweis Die Operatoren Mit Operaten legen Sie fest, welche Kriterien eine Adresse erfüllen muss, um ausgewählt zu werden. = gleich <> ungleich Durch die Schaltfläche <FILTER AUFHEBEN> wird der von Ihnen eingestellte Filter deaktiviert, und es werden erneut alle Kunden der Datenbank ausgewählt. 2.3 Operator für Filterregeln in der Übersicht Die Operaten haben wir Ihnen oben ja schon vorgestellt. Hier noch einmal eine Übersicht: gleich = alle Kunden aus München ungleich <> alle Kunden, außer den Münchnern 2.4 Kombinationen der Filterregeln in der Übersicht Sobald Sie mehr als ein Kriterium für Ihren Filter benutzen wollen, müssen Sie die Art der Operatoren bestimmen. Hört sich schwierig an, ist aber ganz logisch. Hinweis Die Verknüpfung Filterkriterien können Sie mit und bzw. oder kombinieren. Sie können dafür und bzw. oder wählen. Und bedeutet, dass um einen Kunden auszuwählen alle angegebenen Kriterien erfüllt sein müssen. Oder bedeutet, dass zur Auswahl bereits ein erfülltes Kriterium ausreicht. Gehen wir zu unserem Beispiel zurück: Bei Ort = München oder Kunde = Müller werden alle Kunden eingeladen, die (a) in München wohnen oder (b) Müller heißen (unabhängig davon, wo sie wohnen). Bei Ort = München und Kunde = Müller werden alle Kunden eingeladen, die in München wohnen und Müller heißen. 2.5 Der Filter: Eigenschaften Nach Eigenschaften filtern Maler unter sich? Sie wollen zu Ihrem Tag der offenen Tür ausschließlich Maler einladen? Dann gehen Sie über die Registerkarte Eigenschaften. Suchen Sie aus der Rubrik Gruppe die Kategorie Gewerke aus, und wählen Sie unter Eigenschaft den Wert Maler. Wie Sie die Gruppen und Eigenschaften anlegen, erklären wir Ihnen unter Punkt Seite 10 >> Briefe und Serienbriefe

12 2.5.2 Eigenschaften anlegen und zuweisen Im WinWorker ist standardmäßig nur die Eigenschaftsgruppe Serienbrief mit den Eigenschaften Weihnachten und Ostern voreingestellt. Weitere Eigenschaftsgruppen können Sie individuell festlegen: In diesem Beispiel also Gewerke mit der Eigenschaft Maler. So gehen Sie dabei vor: Öffnen Sie die Adressverwaltung, wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften und klicken Sie dann auf <EIGENSCHAFTEN VERWALTEN>. Eig.[5], Es öffnet sich der Dialog Eigenschaftsgruppen bearbeiten. Briefe und Serienbriefe << Seite 11

13 Mit Klick auf das Zeichen öffnet sich der Dialog Eigenschaftsgruppe hinzufügen. Tragen Sie im Feld Bezeichnung Gewerke ein, und fügen Sie über Klick auf die Eigenschaften, in diesem Beispiel also Maler, ein. Hinweis Eigenschaften bearbeiten Über diese Schaltfläche rufen Sie den Dialog Eigenschaften bearbeiten auf. Hier können Sie die festgelegten Eigenschaftsgruppen mit den zugeordneten Eigenschaften später auch noch bearbeiten, ergänzen oder löschen. Jetzt haben Sie die Voraussetzung dafür geschaffen, einzelne Kunden zur Gruppe Gewerke mit der Eigenschaft Maler hinzufügen und nach diesem Kriterium filtern zu können. So weisen Sie die Eigenschaft zu: Öffnen Sie die Adressverwaltung, und markieren Sie einen Kunden. Wählen Sie die Registerkarte Eig. [5] und klicken Sie auf den Pfeil links neben dem Feld Eigenschaften verwalten. Wenn Sie Gewerke aktivieren, können Sie einen Haken neben die Eigenschaft Maler setzen. Seite 12 >> Briefe und Serienbriefe

14 2.6 Der Filter: Adressgruppen Nur für Kunden? Sie wollen sich einmal ganz Ihren Kunden widmen und zum Tag der offenen Tür nur diese einladen? Für Ihre Einladungsschreiben aktivieren Sie dazu die Registerkarte Adressgruppen. Markieren Sie den Eintrag Kunde, und klicken Sie auf die Schaltfläche <ZUGEHÖRIGKEIT ER- FORDERLICH>. Sie sehen dann einen grünen Haken an dieser Gruppe. Für die Gruppen, die Sie nicht einladen möchten, klicken Sie auf<nicht-zugehörigkeit ERFORDERLICH>: Dies wird dann durch ein rotes Kreuz kenntlich gemacht. Sie können auch eine Adressgruppe undefiniert lassen, in diesem Beispiel Objekt. Achtung Zugehörigkeit Gruppen Achten Sie bei der Auswahl des Filterkriteriums auf die Zugehörigkeit ihrer Gruppen. Ein Kunde könnte zum Beispiel gleichzeitig auch ein Lieferant sein. Wenn Sie dann Kunde mit Zugehörigkeit erforderlich kennzeichnen, müsste bei Lieferant unabhängig gewählt sein, damit dieser Kunde auch gefiltert wird. Briefe und Serienbriefe << Seite 13

15 2.7 Der Filter: Suchbaum Über den Suchbaum filtern Subunternehmer für Malerarbeiten? Auch eine positive Auftragslage will bewältigt werden: Über den Filter Suchbaum können Sie einfach und schnell alle geeigneten Subunternehmer herausfiltern und von ihnen per Serienbrief ein Angebot anfordern. Wählen Sie die Registerkarte Suchbaum. Mit Doppelklick auf die Rubrik Subunternehmer werden Ihnen alle darin angelegten Unterkategorien angezeigt. Klicken Sie auf Malerarbeiten, und übernehmen Sie diese Auswahl über die Schaltfläche in den Filter Suchbaum. Bestätigen Sie mit <OK>. WinWorker filtert jetzt alle Subunternehmer für Malerarbeiten als Serienbriefadressaten heraus. Wie Sie einen Suchbaum anlegen und zuordnen, erklären wir unter Punkt Seite 14 >> Briefe und Serienbriefe

16 2.7.2 Einen Suchbaum anlegen und zuordnen In der Adressverwaltung können Sie zu jeder Adresse individuelle Kategorien für eine spätere Suche anlegen und verwalten. Klicken Sie dazu unten links auf Suchbaum. Es öffnet sich der Dialog Suchbäume zuordnen. Wählen Sie die entsprechende Unterkategorie in diesem Fall also Subunternehmer > Malerarbeiten mit Doppelklick und bestätigen Sie mit <OK>. Die Suchkriterien werden von WinWorker zu diesem Geschäftspartner gespeichert und ganz unten im Suchbaumfeld angezeigt. Tipp Suchbaum bearbeiten Mit diesen Schaltflächen können Sie Kategorien im Suchbaum: Hinzufügen Sie können Suchbäume natürlich auch bearbeiten, ergänzen und löschen. Hierzu benutzen Sie im Dialog Suchbäume zuordnen die entsprechenden Schaltflächen. Löschen Bearbeiten Briefe und Serienbriefe << Seite 15

17 2.8 Der Filter: Offene Angebote und offene Posten Noch offene Angebote? Sie möchten alle Kunden anschreiben, von denen Sie noch keine Reaktion auf ein Angebot erhalten haben? Gehen Sie hierzu auf die Registerkarte Weitere Filter, und setzen Sie einen Haken vor die Option Offenes Angebot Alle Adressen, zu denen noch mindestens ein offenes Angebot in den Ausgangsbüchern vorhanden ist. Noch offene Posten? Wenn Sie in diesem Dialog den Haken vor die Option Offene Posten Alle Adressen, zu denen noch mindestens eine nicht bezahlte Rechnung hinterlegt ist setzen, können Sie alle Kunden mit unbezahlten Rechnungen anschreiben. Seite 16 >> Briefe und Serienbriefe

18 Für die Kontrollfelder gibt es in der Rubrik Weitere Filter drei Zustände. So funktionieren sie am Beispiel Offene Posten: Ohne Haken bedeutet, dass nur Kunden ohne offene Posten gefiltert werden. Schwarzer Haken bedeutet, dass nur Kunden mit offenen Posten gefiltert werden. Grauer Haken bedeutet, dass die offenen Posten kein Filterkriterium sind. Es werden Kunden mit und ohne offene Posten berücksichtigt. 2.9 Filtereinstellungen speichern Jedes Jahr ein Tag der offenen Tür? Sie veranstalten jedes Jahr einen Tag der offenen Tür? Dann können Sie sich die Arbeit erleichtern. Speichern Sie einfach die Filterkriterien für diesen speziellen Anlass als eine Win- Worker Filter-Datei mit dem von Ihnen gewünschten Namen ab. Im nächsten Jahr können Sie diesen Filter wieder verwenden und nach Bedarf auch ändern. So gehen Sie dabei vor: Verwenden Sie im Dialog WinWorker Adressen filtern und sortieren (siehe vor) die Schaltfläche, um Filterkriterien in eine Datei abzuspeichern. Vergeben Sie einen Namen, in diesem Beispiel Tag der offenen Tür. Hinweis Filterdateien Gespeicherte Filterdateien erkennen Sie an der Dateiendung.wwsql. Im nächsten Jahr können Sie mit Klick auf die Schaltfläche die gespeicherte Win- Worker Filter-Datei wieder öffnen und verwenden Eine gefilterte Adressdatei (wwsql) exportieren Einladungskarten für Ihre Kunden? Wenn Ihre Druckerei nicht nur die Einladungskarten zum Tag der offenen Tür druckt, sondern gleich den Versand mit übernimmt, können Sie ihr die gefilterten Adressen über ein Export-Tool zur Verfügung stellen. Briefe und Serienbriefe << Seite 17

19 Öffnen Sie auf der WinWorker-CD die Ordner Tools > Export und klicken doppelt auf die Datei WWAdrExport.exe. Der Dialog Adressdatei erstellen wird geöffnet. Bestätigen Sie hier die Schaltfläche <FILTER DEFINIEREN>, um den bereits bekannten Dialog WinWorker Adressen filtern und sortieren für die Auswahl der Filterkriterien zu öffnen. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für den Export und klicken Sie auf <START> Variablen im Serienbrief Auch in einem Serienbrief können Sie individuell auf Ihren Kunden eingehen. Legen Sie dazu Variablen in Ihrem Brief an. In diese Variablen können Sie dann Information zu einem aktuellen Kunden, einem verknüpften Projekt oder einem Brief einfügen. So fügen Sie die Variablen ein: Tipp Anzeige Variablen Mit dieser Schaltfläche können Sie zwischen der Darstellung der Variablennamen und den Variableninhalten wechseln. Klicken Sie auf die Schaltfläche <EINFÜ- GEN>, und wählen Sie dann in dem Menü eine Information, die individuell zu jedem Kunden in den Serienbrief eingelesen werden soll. Die Variable wird an der Stelle in den Brief eingefügt, an der sich der Cursor in diesem Moment befindet. Seite 18 >> Briefe und Serienbriefe

20 So erkennen Sie die Variablen: Hier werden Kundenanrede, Brieftitel und Briefdatum automatisch eingefügt. Tipp Variable <<Datenfeld>> Und hier sind die Variablen mit den Kundeninformationen verknüpft: An diesen Zeichen erkennen Sie die Variablen. 3 Eigenschaften eines Briefes Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnen Sie den Dialog Eigenschaften. Hier werden Ihnen Informationen zu dem Brief, den Sie gerade bearbeiten, gezeigt. Unter der Registerkarte Allgemein sehen Sie den Titel des Briefes, den Sie an dieser Stelle auch bearbeiten können. Auch Erstellungs- und Druckdatum werden angezeigt sowie ggf. die Verknüpfung zu Kunden und Projekten. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit festzulegen, ob Sie einen Serienbrief oder einen Brief an nur einen Adressaten erstellen wollen. Markieren Sie einfach das entsprechende Feld. Mit der Schaltfläche <ALS VORLAGE SPEI- CHERN> gelangen Sie zum Dialog WinWorker-Briefunterstützung. Hier geben Sie einen Namen an, unter dem die Vorlage gespeichert werden soll. Unter den Registerkarten Kunde und Projekt können Sie die Verknüpfung des Briefes mit Kunden und Projekten bearbeiten oder aufheben. Hinweis Layoutmodus Bitte beachten Sie: Wenn Sie einen Brief als Vorlage speichern, wechseln Sie in den Layoutmodus. Dort ist der Brief mit keinem Kunden oder Projekt verknüpft, und alle Datenfelder werden mit Platzhaltern angezeigt. Briefe und Serienbriefe << Seite 19

21 4 Einen Brief öffnen Um einen bestehenden Brief zu öffnen, gehen Sie in die Adressverwaltung. Markieren Sie dort den ausgewählten Kunden. Tipp Brief öffnen Sie können einen Brief auch schneller über diese Schaltfläche aufrufen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf <BRIEFE BEARBEITEN>. Sie gelangen dann in den Dialog Brief öffnen, in dem Ihnen alle Briefe aufgelistet werden, die Sie diesem Kunden geschrieben haben. Wählen Sie einen Brief mit Doppelklick aus. Dieser wird daraufhin in MS Word angezeigt und kann dort bearbeitet werden. Es öffnet sich danach ein Auswahlmenü, in dem Sie entweder Neuer Brief oder Brief bearbeiten wählen. Seite 20 >> Briefe und Serienbriefe

22 Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Handbuch noch Auszüge daraus oder sonstige Dokumentationen mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder durch irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen und sonstigen Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Dieser Anleitung liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Sander + Partner GmbH Kalkarer Straße Goch Telefon: +49 (0) 2823 / Telefax: +49 (0) 2823 / info@winworker.de Briefe und Serienbriefe << Seite 21

23 Briefe und Serienbriefe Sander + Partner GmbH Kalkarer Straße Goch Fon: +49 (0) / Fax: +49 (0) / info@winworker.de