Akte. Anleitung zur Anpassung der Rechnungsvorlagen an SEPA. Organisatorische und. fachliche Erläuterungen Erläuterungen

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1 Akte Anleitung zur Anpassung der Rechnungsvorlagen an SEPA Organisatorische und Organisatorische und fachliche fachliche Erläuterungen Erläuterungen

2 Akte Anleitung zur Anpassung der Rechnungsvorlagen an SEPA Stand: Oktober 2013 Programmversion Copyright (C) 2013 Wolters Kluwer Software und Service GmbH und ADDISON cs:plus GmbH Die Angaben in den folgenden Unterlagen können ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Dokuments oder von Teilen daraus, sind vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung seitens der ADDISON-Gruppe darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht zum Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wolters Kluwer Software und Service GmbH ADDISON cs:plus GmbH Goethestraße 51 Goethestraße Salzwedel Salzwedel Aktenlösung SEPA, Oktober _

3 Inhalt Symbole Einleitung Anpassung der Vorlagen an SEPA - Allgemein Kopieren der bisherigen Rechnungsvorlagen Bearbeitung der Rechnungsvorlagen Bearbeitungsprogramme SEPA-Textmarken 7 3 Anpassung der RPX-Vorlage Anleitung Texte mit SEPA-Anpassungen aus den Standardvorlagen 10 4 Anpassung der DOT-Vorlage Anleitung Einfügen von Textmarken bzw. Querverweisen Texte mit SEPA-Anpassungen aus den Standardvorlagen 15 5 Anpassung der LST-Vorlage Aktenlösung SEPA, Oktober _

4 Symbole Hinweis Wichtiger Hinweis Tipp Handlungsanweisung Beispiel zu dem Thema Aktenlösung SEPA, Oktober _

5 1 Einleitung Am 31. März 2012 ist die europäische SEPA-Verordnung ("Single EURO Payments Area") in Kraft getreten. Diese sieht vor, dass Lastschriften und Überweisungen ab dem 1. Februar 2014 einheitlichen rechtlichen und technischen Anforderungen genügen müssen. Im Zuge dessen sind auch Anpassungen an den Rechnungsvorlagen zur Ausgabe der Bankdaten mit IBAN und BIC und ggf. einer Vorabinformation (Pre- Notification) notwendig. Die von der Akte zur Verfügung gestellten Standard-Rechnungsvorlagen rechnung.lst, rechnung.rpx und rechnung.dot wurden bereits inhaltlich angepasst und für Sie zusätzlich zu den bisherigen Vorlagen im Verzeichnis..\Daten\Lst\ bereitgestellt. Sie finden diese Vorlagen auch im Vorlagenverzeichnis..\Daten\Lst\Vorlagen. Rechnungsvorlagen für SEPA mit Ausgabe der IBAN und BIC Rechnung_SEPA.dot Rechnung_SEPA.lst Rechnung_SEPA.rpx Rechnungsvorlagen für SEPA mit einer Pre-Notification Rechnung_SEPA_PreNo.dot Rechnung_SEPA_PreNo.lst Rechnung_SEPA_PreNo.rpx Die Rechnungstexte wurden folgendermaßen angepasst: Überweisung mit SEPA: Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag bis zum <FaelligBis> auf unser Konto IBAN <Kanz_IBAN> (BIC <Kanz_BIC>) <Kanz_BankName>. Lastschrift mit SEPA: Der zu zahlende Betrag wird von Ihrem Konto IBAN <Man_IBAN> (BIC <Man_BIC>) <Man_BankName> abgebucht. Lastschrift mit Pre-Notification: Den zu zahlenden Betrag in Höhe von <Rech_BetragBetragBrutto> <Rech_BetragName> ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat <Man_Mandatsreferenz> zu der Gläubiger- Identifikationsnummer <Kanz_GlaeubigerIdentifikationsNr> von Ihrem Konto IBAN <Man_IBAN> bei der <Man_BankName> BIC <Man_BIC> zum Fälligkeitstag <FaelligBis> ein. Wir bitten Sie für Kontodeckung zu sorgen. Um eine entsprechende SEPA-Vorlage zu verwenden, muss diese in den Dokumenteigenschaften des Rechnungsvorschlages im Register AUSGABE RECHNUNGSVORLAGE zugeordnet werden. Sollten Sie nicht die Standard-Vorlagen verwenden, sondern eigene Vorlagen, so müssen die für die SEPA- Ausgabe notwendigen Änderungen individuell von Ihnen durchgeführt werden. Wie dabei vorzugehen ist, wird im Folgenden beschrieben. Aktenlösung SEPA, Oktober _

6 2 Anpassung der Vorlagen an SEPA - Allgemein 2.1 Kopieren der bisherigen Rechnungsvorlagen Prüfen Sie, welche Rechnungsvorlagen Sie verwenden und entsprechend anpassen wollen. Die aktuell verwendete Vorlage wird in den Eigenschaften der Rechnungsvorschlagsliste bzw. des Rechnungsvorschlags im Register AUSGABE RECHNUNGSVORLAGE angezeigt. Dies können u.u. bei mehreren Rechnungsvorschlagslisten auch unterschiedliche Vorlagen sein. Die Vorlagen befinden sich im Verzeichnis..\Daten\Lst. Ihre individuellen Vorlagen sollten für die SEPA- Anpassungen zunächst unter einem anderen Namen, aber ebenfalls in das Verzeichnis..\Daten\Lst kopiert werden. Dies erfolgt über den Windows Explorer. Löschen Sie keine Vorlagen, mit denen bereits Rechnungen erstellt wurden! Ansonsten können Sie diese Rechnungen nicht mehr in der Seitenansicht öffnen. Ändern Sie auch nicht den Namen alter Vorlagendateien! Bitte beachten Sie bei der Vergabe der Dateinamen für die kopierten Vorlagen Folgendes: Bei der Auswahl der Vorlagen in den Dokumenteigenschaften der Rechnungsvorschlagsliste werden nur die Vorlagen-Dateien angeboten, die als Rechnungsformular erkannt werden. Dabei orientiert sich das System an dem Namen der LST-Datei. Befindet sich in dem Verzeichnis LST eine *.DOT oder/und eine *.RPX-Datei mit demselben Namensbeginn ( Rechnung ) wie eine *.LST- Rechnungsformulardatei, werden diese *.DOT- und *.RPX-Dateien ebenfalls zur Auswahl angeboten. Ist beispielsweise ein Rechnungsformular Rechnung_SEPA.LST vorhanden, werden auch die Rechnungsformulare Rechnung_SEPA_XY.DOT und Rechnung_SEPA_XY.RPX zur Auswahl angeboten. 2.2 Bearbeitung der Rechnungsvorlagen Bearbeitungsprogramme Rechnungen werden entweder mit Microsoft Word (*.DOT-Dateien) oder mit Active Reports (*.RPX-Dateien) erstellt und ausgegeben. Aktenlösung SEPA, Oktober _

7 Rechnungsformulare im *.LST-Format können nicht von Ihnen bearbeitet werden. Nutzen Sie hier ggf. das mitgelieferte Original oder wenden Sie sich an Ihren Berater. Um die notwendigen Änderungen vorzunehmen, weisen Sie in der Akte die anzupassende SEPA- Rechnungsvorlage (*.DOT oder *.RPX) über den Eigenschaftsdialog der Rechnungsvorschlagsliste zu. Zur Bearbeitung Ihrer Rechnungsvorlage öffnen Sie im Rechnungsvorschlag über die Symbolschaltfläche den DocumentDesigner für RPX-Vorlagen bzw. über die Symbolschaltfläche die Vorlagenverwaltung von Word SEPA-Textmarken Innerhalb der Rechnungsvorlagen stehen Ihnen folgende neue Textmarken bzw. Variablen für SEPA zur Verfügung: Kanz_BIC Kanz_IBAN Man_BIC Man_IBAN Kanz_GlaeubigerIdentifikationsNr Man_Mandatsreferenz Man_MandatAustellungsdatum Man_BankAbwKtoInhaber Man_BankAbwKtoInhaberStrasse Man_BankAbwKtoInhaberLand Man_BankAbwKtoInhaberPLZ Man_BankAbwKtoInhaberOrt BIC (Business Identifier Code) der Kanzlei IBAN (International Bank Account Number) der Kanzlei BIC (Business Identifier Code) des Mandanten IBAN (International Bank Account Number) des Mandanten Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Mandat-Ausstellungsdatum Abweichender Kontoinhaber / Name Abweichender Kontoinhaber / Straße Abweichender Kontoinhaber / Land Abweichender Kontoinhaber / Postleitzahl Abweichender Kontoinhaber / Ort Aktenlösung SEPA, Oktober _

8 3 Anpassung der RPX-Vorlage 3.1 Anleitung Weisen Sie die anzupassende SEPA-Rechnungsvorlage (*.RPX) über den Eigenschaftsdialog der Rechnungsvorschlagsliste zu. Öffnen Sie im Rechnungsvorschlag über die Symbolschaltfläche den DocumentDesigner für RPX- Vorlagen. Wählen Sie den zu bearbeitenden Text über das entsprechende RTF-Textfeld an. Links im Arbeitsbereich befindet sich eine hierarchisch strukturierte Liste (Baumansicht) der verfügbaren Variablen und Felder. Die Baumansicht und das Eigenschaftsfenster können über das Menü ANSICHT ein- bzw. ausgeblendet werden. Um Anpassungen der Bankdaten und Texte vorzunehmen, gehen Sie in das Register [FELDER] unten links. Hier werden sämtliche Sektionen mit den enthaltenen Objekten aufgelistet. Öffnen Sie die entsprechende Sektion des zu ändernden Textes und wählen Sie die RTF-Textfelder an, z.b. GROUPFOOTER LASTSCHRIFT, ÜBERWEISUNG UND GUTSCHRIFT. Wählen Sie dort das zu ändernde RTF-Textfeld an, z.b. RTFLASTSCHRIFT. Durch Rechte Maus RTF-FELD BEARBEITEN oder über das Register [RICHTEXTFELD] am unteren Rand wechseln Sie in den Editiermodus für RTF-Textfelder. Aktenlösung SEPA, Oktober _

9 Jetzt wird im Arbeitsbereich der entsprechende Text, in diesem Fall der Lastschrift-Text, angezeigt und Sie können die notwendigen Anpassungen vornehmen: Der zu zahlende Betrag wird von Ihrem Konto <Man_BankKto> (BLZ <Man_Blz>) <Man_BankName> abgebucht. Um die Bankleitzahl und Kontonummer durch BIC und IBAN zu ersetzen, löschen Sie zunächst im Text die Felder <Man_BankKto> und BLZ <Man_Blz>. Wechseln Sie anschließend links in der Baumansicht in das Register [VARIABLEN]. Hier finden Sie unter der Sektion KANZLEI BANK die neuen SEPA- Variablen Kanz_BIC und Kanz_IBAN und unter MANDANT BANK die entsprechenden SEPA-Variablen Man_BIC und Man_IBAN. Fügen Sie die Variablen nacheinander mit Drag&Drop an die vorgesehene Position im Text ein: Der zu zahlende Betrag wird von Ihrem Konto IBAN <Man_IBAN> (BIC <Man_BIC>) <Man_BankName> abgebucht. Speichern Sie die Änderungen und prüfen Sie die Ausgabe über die Seitenansicht der Rechnungsvorschlagsliste. Verwalten Sie vor der Ausgabe des Rechnungsvorschlages im Mandantenstammblatt die notwendigen Felder BIC und IBAN. Schließen Sie zuvor alle anderen Dokumente, um eine Übernahme der geänderten Daten in den Rechnungsvorschlag zu gewährleisten. Aufgrund der Anpassungen kann es durch den umfangreicheren Text bei der Rechnungsausgabe zum Abschneiden des Textes kommen. Ist dies der Fall, müssen das RTF-Textfeld, der Objektrahmen und ggf. die Sektion, in der sich das RTF-Feld befindet, vergrößert werden. Führen Sie die dazu notwendigen Anpassungen in der Designer-Ansicht des Arbeitsbereiches durch. Aktenlösung SEPA, Oktober _

10 Da dies umfangreichere Kenntnisse bei der Arbeit mit dem DocumentDesigner voraussetzt, wenden Sie sich hierzu ggf. an Ihren Berater. Bitte beachten Sie, dass auch überlagerte RTF-Felder, die zunächst in der Designer-Ansicht nicht sichtbar sind, in der Größe angepasst werden müssen. Wählen Sie dazu in der Feldansicht links das entsprechende RTF-Feld an und holen Sie es über Rechte-Maus-Klick in den Vordergrund. Anschließend können Sie es im Arbeitsbereich anklicken und neu positionieren. Bitte prüfen Sie analog zu den Lastschriften auch die Überweisungs- und Gutschrifttexte, ob auch hier Anpassungen notwendig sind. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, sichern Sie Ihre neue SEPA-Vorlage als Kopie im Verzeichnis..\Daten\Lst\Originale. 3.2 Texte mit SEPA-Anpassungen aus den Standardvorlagen Alter Überweisungstext: Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag bis zum <FaelligBis> auf unser Konto <Kanz_BankKto> (BLZ <Kanz_Blz>) <Kanz_BankName>. Neuer Überweisungstext mit SEPA-Variablen (gilt auch bei Pre-Notification): Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag bis zum <FaelligBis> auf unser Konto IBAN <Kanz_IBAN> (BIC <Kanz_BIC>) <Kanz_BankName>. Aktenlösung SEPA, Oktober _

11 Alter Lastschrifttext: Der zu zahlende Betrag wird von Ihrem Konto <Man_BankKto> (BLZ: <Man_Blz>) <Man_BankName> abgebucht. Neuer Lastschrifttext mit SEPA-Variablen: Der zu zahlende Betrag wird von Ihrem Konto IBAN <Man_IBAN> (BIC <Man_BIC>) <Man_BankName> abgebucht. Neuer Lastschrifttext mit SEPA-Variablen und einer Pre-Notification: Den zu zahlenden Betrag in Höhe von <Rech_BetragBetragBrutto> <Rech_BetragName> ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat <Man_Mandatsreferenz> zu der Gläubiger- Identifikationsnummer <Kanz_GlaeubigerIdentifikationsNr> von Ihrem Konto IBAN <Man_IBAN> bei der <Man_BankName> BIC <Man_BIC> zum Fälligkeitstag <FaelligBis> ein. Wir bitten Sie für Kontodeckung zu sorgen. Prüfen Sie in der Rechnungsausgabe, ob alle notwendigen Anpassungen vorgenommen wurden. Gegebenenfalls sind noch weitere Variablen im Kopf- oder Fußbereich auszutauschen und Anpassungen in den Texten vorzunehmen. Weitere Informationen für die Arbeit mit dem DocumentDesigner finden Sie in der Onlinehilfe. Fordern Sie ggf. Unterstützung bei Ihrem Berater an. Aktenlösung SEPA, Oktober _

12 4 Anpassung der DOT-Vorlage 4.1 Anleitung Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung von Wordvorlagen und das Einfügen von Textmarken Kenntnisse in Word voraussetzt! Wenden Sie sich ggf. an Ihren Berater. Weisen Sie die anzupassende SEPA-Rechnungsvorlage (*.DOT) über den Eigenschaftsdialog der Rechnungsvorschlagsliste zu. Öffnen Sie im Rechnungsvorschlag über die Symbolschaltfläche die Bearbeitung der Vorlage in Word. Stellen Sie in Word die Optionen (ERWEITERT, DOKUMENTINHALT ANZEIGEN) so ein, dass Textmarken und Feldfunktionen angezeigt werden: Bitte beachten Sie auch die weiteren allgemeinen Hinweise zu den korrekten Einstellungen in Word in Verbindung mit der Akte, die Sie im Downloadbereich im Internet finden. Gehen Sie zu Ihrem anzupassenden Text. Hier im Beispiel ist dies der Rechnungsnachtext der Standardvorlage, der am Ende der letzten Seite der Vorlage zu finden ist: Aktenlösung SEPA, Oktober _

13 Vorhandene Textmarken werden durch eckige Klammern angezeigt. An dieser Stelle wird bei der Rechnungsstellung Text eingesteuert. Um zu erkennen, welcher Text eingesteuert wird, klicken Sie direkt in die jeweilige Textmarke und anschließend über die Menüleiste auf den Menüpunkt EINFÜGEN TEXTMARKE. Löschen Sie die nicht mehr benötigten Textmarken, indem Sie diese markieren und entfernen (die Taste ENTF drücken) oder über EINFÜGEN TEXTMARKE LÖSCHEN löschen. Fügen Sie die neuen SEPA-Textmarken ein (siehe Kapitel 4.2) und passen Sie den Text entsprechend Ihren Wünschen und den SEPA-Vorgaben an. Hier der angepasste Text der Standardvorlage: Speichern Sie die Änderungen und prüfen Sie die Ausgabe über die Seitenansicht der Rechnungsvorschlagsliste. Verwalten Sie vor der Ausgabe des Rechnungsvorschlages im Mandantenstammblatt die notwendigen Felder BIC und IBAN. Schließen Sie zuvor alle anderen Dokumente, um eine Übernahme der geänderten Daten in den Rechnungsvorschlag zu gewährleisten. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, sichern Sie Ihre neue SEPA-Vorlage als Kopie im Verzeichnis..\Daten\Lst\Originale. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich an Ihren Berater. 4.2 Einfügen von Textmarken bzw. Querverweisen Verändern Sie im Tabellenbereich und in der Fußzeile keine Textmarken, Feldfunktionen und Listenfelder! An der Stelle, an der eine Textmarke eingefügt werden soll, markieren Sie ein Leerzeichen. Über das Menü EINFÜGEN TEXTMARKE gehen Sie in den Dialog TEXTMARKE und geben dort den Namen der Textmarke ein. Der Textmarkenname muss dem Namen entsprechen, der von der Akte unterstützt wird (siehe Kapitel 2.2 bzw. Pflegeschreiben Akte). Aktenlösung SEPA, Oktober _

14 Beispiel für das Einfügen der Textmarke für die IBAN des Mandanten Man_IBAN : Über die Schaltfläche [HINZUFÜGEN] wird die Textmarke an der markierten Stelle eingefügt. In der Rechnung sieht das dann so aus: Wenn eine Textmarke (z.b. Gesamtsumme) ein weiteres Mal verwendet wird, muss auf diese über Querverweis verwiesen werden: An der Stelle, an der die Textmarke als Querverweis eingefügt werden soll, markieren Sie ein Leerzeichen. Wählen Sie das Menü EINFÜGEN QUERVERWEIS. Der Verweistyp muss auf TEXTMARKE eingestellt werden. Verweisen auf: TEXTMARKENINHALT Wählen Sie die Textmarke aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche [EINFÜGEN]. Aktenlösung SEPA, Oktober _

15 4.3 Texte mit SEPA-Anpassungen aus den Standardvorlagen Alter Überweisungstext: Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag bis zum [FaelligBis] auf unser Konto [Kanz_BankKto] (BLZ: [Kanz_Blz]) [Kanz_BankName]. Neuer Überweisungstext mit SEPA-Variablen (gilt auch bei Pre-Notification): Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag bis zum [FaelligBis] auf unser Konto IBAN [Kanz_IBAN] (BIC [Kanz_BIC]) [Kanz_BankName]. Alter Lastschrifttext: Der zu zahlende Betrag wird von Ihrem Konto [Man_BankKto] (BLZ [Man_BLZ])[Man_BankName] abgebucht. Neuer Lastschrifttext mit SEPA-Variablen: Der zu zahlende Betrag wird von Ihrem Konto IBAN [Man_IBAN] (BIC [Man_BIC])[Man_BankName] abgebucht. Neuer Lastschrifttext mit SEPA-Variablen und einer Pre-Notification: Den zu zahlenden Betrag in Höhe von [Rech_ZahlbetragBetragBrutto][Waehrung] ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat [Man_Mandatsreferenz] zu der Gläubiger-Identifikationsnummer [Kanz_GlaeubigerIdentifikationsNr] von Ihrem Konto IBAN [Man_IBAN] bei der [Man_BankName] BIC [Man_BIC] zum Fälligkeitstag [FaelligBis] ein. Wir bitten Sie für Kontodeckung zu sorgen. Prüfen Sie in der Rechnungsausgabe, ob alle notwendigen Anpassungen vorgenommen wurden. Gegebenenfalls sind noch weitere Variablen im Kopf- oder Fußbereich auszutauschen und Anpassungen in den Texten vorzunehmen. Weitere Informationen für die Arbeit mit Word entnehmen Sie bitte der Onlinehilfe oder anderen Programmdokumentationen von Word. Fordern Sie ggf. Unterstützung bei Ihrem Berater an. Aktenlösung SEPA, Oktober _

16 5 Anpassung der LST-Vorlage Rechnungsformulare im *.LST-Format können nicht von Ihnen selbst bearbeitet werden! Nutzen Sie hier ggf. das mitgelieferte Original Rechnung_SEPA.lst bzw. Rechnung_SEPA_PreNo.lst oder wenden Sie sich an Ihren Berater. Folgende Texte wurden in den Standardvorlagen angepasst: Überweisung mit SEPA: Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag bis zum <FaelligBis> auf unser Konto IBAN <Kanz_IBAN> (BIC <Kanz_BIC> ) <Kanz_BankName>. Lastschrift mit SEPA: Der zu zahlende Betrag wird von Ihrem Konto IBAN <Man_IBAN> (BIC <Man_BIC> ) <Man_BankName> abgebucht. Lastschrift mit Pre-Notification: Den zu zahlenden Betrag in Höhe von <Rech_BetragBetragBrutto> EUR ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat <Man_Mandatsreferenz> zu der Gläubiger- Identifikationsnummer <Kanz_GlaeubigerIdentifikationsNr> von Ihrem Konto IBAN <Man_IBAN> bei der <Man_BankName> BIC <Man_BIC> zum Fälligkeitstag <FaelligBis> ein. Wir bitten Sie für Kontodeckung zu sorgen. Aktenlösung SEPA, Oktober _