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1 Druck-Asssistent für Artikel "Dokumentvorlagen in Word ausreizen" Stellen Sie mit Hilfe unseres Druckassistenten Ihre gewünschte Druckversion her: Dokumentvorlagen in Word ausreizen Welche Artikelseiten wollen Sie drucken? Ganzer Artikel Nur ausgewählte Seiten: Sollen die Bilder gedruckt werden? Seite 1: Seite 2: Seite 3: Seite 4: Seite 5: Seite 6: Seite 7: Seite 8: Ja Word-Vorlagen richtig einsetzen Standards mit Dokumentvorlagen Dokumentvorlagen im Lieferumfang von Word Dokumentvorlage erzeugen und aufrufen Vorlagen auf der Basis vorhandener Dokumente erzeugen Praxis: Kurzmitteilung als Dokumentvorlage erzeugen Die Dokumentvorlage "Normal.dot" Unterschied zwischen Dokument- und Formatvorlagen Nein [ :07:34]

2 computer channel > workshops > office > Workshop Die Sache mit dem DOT Word-Vorlagen richtig einsetzen Dokumentvorlagen führen häufig ein Schattendasein. Dabei sind sie ein hervorragendes Hilfsmittel, um effizient mit Texten zu arbeiten. Als Schablonen erleichtern und vereinheitlichen sie Word-Dokumente. Von Susanne Kowalski Schablonen sind praktisch. Nehmen sie doch Teile von immer wiederkehrenden Arbeiten ab. Zudem vereinheitlichen sie beispielsweise die Struktur von Dokumenten. Dazu zwei Beispiele: Die Sekretärin des Personalleiters eines Großunternehmens schreibt regelmäßig Verträge im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeiter. Dabei wiederholen sich nicht nur verschiedene Textpassagen, sondern auch diverse Formatierungen. Die Überschriften sollen immer in der gleichen Schriftgröße und im gleichen Abstand zum eigentlichen Text erscheinen. Die Bürohilfe eines kleinen Handwerkerbetriebs schreibt alle Rechnungen mit Word. Auch hier werden immer wieder dieselben Formulierungen verwendet. Auf jedem Exemplar müssen Absenderadresse und Bankverbindung erscheinen. Darüber hinaus nutzt die Anwenderin die Rechenfunktionen der Textverarbeitung. Beide Beispiele sind für den Einsatz von Dokumentvorlagen prädestiniert. Die sich wiederholenden Texte, Rechenformeln und sonstigen Gestaltungselemente werden einmal in einer Vorlage eingerichtet und können dann immer wieder eingesetzt werden. Haben Sie weitere Fragen oder wollen Sie die Anregungen (1 von 11) [ :07:52]

3 anderer User nutzen? Dann schauen Sie doch einmal in unserem Forum [1] vorbei. Standards mit Dokumentvorlagen In der Praxis haben Dokumente häufig einen ähnlichen Aufbau. Sowohl Standardbriefe, Mahnungen als auch Rechnungen enthalten beispielsweise immer dieselben Absenderangaben. Bestimmte Formatierungen sind immer gleich, und auch Floskeln wie "Mit freundlichen Grüßen" werden ständig verwendet. Mit Hilfe von Vorlagen können Sie die Verwendung dieser immer wiederkehrenden Elemente rationalisieren. In Dokumentvorlagen, die Sie übrigens an der Dateiendung "dot" erkennen, stehen Ihnen unter anderem folgende Gestaltungselemente zur Verfügung: Textpassagen wahlweise mit und ohne Formatierungen, wie zum Beispiel Briefkopf und Absenderangaben. Grafiken, beispielsweise Ihr Logo. Alle weiteren erdenklichen grafischen Objekte, wie Zeichnungs-, ClipArtund WordArt-Objekte. AutoTexte, die in den älteren Word-Versionen Textbausteine hießen. Seitenlayouteinstellungen, die unter "Datei Seite einrichten" definiert werden. Dabei kann es sich beispielsweise um Seitenränder oder Papierformate handeln. Formatvorlagen, die über das Menü "Format" eingerichtet werden. Weitere Informationen speziell zum Thema "Formatvorlagen" finden Sie im Abschnitt Unterschied zwischen Dokument- und Formatvorlagen [2]. Kopf- und Fußzeilen für Informationen, die auf jeder Seite eines Blattes oberhalb und/oder unterhalb eines Satzspiegels wiederholt werden. Makros für immer wiederkehrende automatisierte Arbeiten. Wenn Sie sich für bestimmte Aufgaben eine individuelle Arbeitsumgebung schaffen möchten, können Sie auch eigene Menüs, Symbolleisten und Tastaturbelegungen mit einer Vorlage sichern. (2 von 11) [ :07:52]

4 Der Sinn einer Vorlage liegt nun darin, dass statt der Vorlage nur eine Kopie mit allen Einstellungen der ursprünglichen Vorlage geöffnet wird. Vielleicht werden Sie sich jetzt die Frage stellen: Warum erstellt man nicht einfach ein Word-Dokument mit allen gewünschten Einstellungen und Elementen? Wenn man ein neues Dokument auf der Grundlage dieses Dokuments erzeugen will, könnte man doch einfach das Original aufrufen, es verändern und es unter einem anderen Namen speichern. Diese durchaus denkbare Variante hat folgenden, nicht zu unterschätzenden Schwachpunkt: Es besteht die Gefahr, dass das Musterdokument irgendwann unbrauchbar wird, wenn man dieses aus Unachtsamkeit überschreibt. Zahlreiche Anwender würden vergessen, das Dokument, das als Muster dient, unter einem anderen Namen zu speichern. Genau darin liegt der Vorteil der Arbeit mit Vorlagen: Hier wird mit einer Kopie gearbeitet. Dokumentvorlagen im Lieferumfang von Word Einen ersten Eindruck von Vorlagen können Ihnen die im Lieferumfang von Word enthaltenen Dokumentvorlagen vermitteln. Diese zielen auf völlig unterschiedliche Einsatzbereiche ab und reichen vom Lebenslauf über Webseiten bis hin zu Memos. Auf jeden Fall sollten Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Dokumentvorlagen verschaffen: Aktivieren Sie die gewünschte Registerkarte und öffnen Sie die Dokumentvorlagen der Reihe nach. Wählen Sie dazu "Datei Neu" und aktivieren Sie die gewünschte Registerkarte. Markieren Sie die gewünschte Dokumentvorlage. Achten Sie hier darauf, dass unter "Neu erstellen" die Option "Dokument" eingestellt ist, und klicken Sie auf "OK". Das Ergebnis, das Sie auf Ihrem Bildschirm erhalten, hängt davon ab, für welche Vorlage Sie sich entschieden haben. (3 von 11) [ :07:52]

5 Ordnung muss sein: Verwaltet werden die Vorlagen im Dialogfeld Neu. Dokumentvorlage erzeugen und aufrufen Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, ein eigenes "Master-Dokument" in Form einer Vorlage einzurichten, können Sie im Prinzip wie gewohnt arbeiten. Sie müssen lediglich mit dem Aufruf einer leeren Vorlage anstelle eines herkömmlichen Dokuments beginnen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie "Datei Neu". Im Dialogfeld "Neu" aktivieren Sie auf der Registerkarte "Allgemein" und unter "Neu erstellen" die Option "Vorlage". Übernehmen Sie die von Word vorgeschlagene Standardeinstellung "Leeres Dokument" und klicken Sie auf "OK". Selbst ist der User: Über diesen Dialog erstellen Sie eigene Vorlagen. Sie erhalten zunächst eine leere Vorlage, die sich auf den ersten Blick kaum von einem gewöhnlichen Word-Dokument unterscheidet. Anstelle des Eintrags "Dokument1 Microsoft Word" finden Sie lediglich in der Titelleiste den Hinweis "Vorlage1 Microsoft Word". Tragen Sie nun die festen Textbestandteile und alle weiteren Elemente in die Dokumentvorlage ein, die Sie zur Verfügung stellen möchten. Ergänzen Sie die Vorlage bei Bedarf auch um Kopf- und Fußzeilen und (4 von 11) [ :07:52]

6 richten Sie das Layout und gegebenenfalls Makros [3], eigene Tastenbelegungen, Symbolleisten und Menüs ein. Nachdem die Vorlage fertiggestellt ist, speichern Sie diese als Vorlage. Klicken Sie dazu auf das Symbol "Speichern" in der Standard-Symbolleiste. Sie gelangen automatisch in die Dialogbox "Speichern unter". Als "Dateityp" sind bereits standardmäßig die Dateiendung "dot" und der Vorlagenordner eingestellt. Wenn Sie diesen Vorschlag akzeptieren, steht die Dateiart erkannt: Ob es sich um eine Vorlage handelt oder nicht, sehen Sie an der Titelleiste. Briefvorlage später im Dialogfeld "Neu" zur Neuanlage von Dokumenten zur Verfügung. Es ist wichtig, dass alle Dokumentvorlagen, die in Word im Dialogfeld "Neu" zur Auswahl stehen sollen, im Ordner "Vorlagen" oder dessen Unterordner gespeichert werden. Die in den verschiedenen Unterordnern gespeicherten Dokumentvorlagen werden über gleichnamige Registerkarten aufgerufen. Das Erstellen von Dokumenten aufgrund eigener Vorlagen unterscheidet sich nicht von denen der im Textverarbeitungsprogramm integrierten Vorlagen. Vorlagen auf der Basis vorhandener Dokumente erzeugen Die Vorlagenerstellung in Word funktioniert natürlich noch einfacher, wenn sie auf Vorarbeiten zurückgreifen können. Angenommen, Sie haben ein Schriftstück, beispielsweise einen Geschäftsbericht oder eine Rechnung, auf das Sie immer wieder zugreifen. Die Datei existiert als herkömmliches Dokument mit der Dateiendung "doc". Dieses Dokument können Sie nachträglich in eine Dokumentvorlage umwandeln: Wählen Sie "Datei Speichern unter". Tragen Sie im Feld "Dateiname" einen Namen für die Vorlage ein. (5 von 11) [ :07:52]

7 Wählen Sie im Feld "Dateityp" den Eintrag "Dokumentvorlage (*.dot)" und verlassen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche "Speichern". Word speichert die Vorlage mit der Dateierweiterung "dot" und legt diese, sofern Sie keinen anderen Ordner eingestellt haben, im Vorlagen-Ordner ab. Um ein Dokument auf der Grundlage dieser Vorlage aufzurufen, wird es wie die integrierten Vorlagen über "Datei Neu" als Dokument auf Basis der zuvor erstellten Vorlage geöffnet. Praxis: Kurzmitteilung als Dokumentvorlage erzeugen Am besten wird der Sinn und Zweck von Vorlagen anhand eines praktischen Beispiels deutlich. Aus diesem Grund wollen wir Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie eine Kurzmitteilung als Dokumentvorlage erzeugen: Ein beliebtes Formular: Kurzmitteilungen kommen in den meisten Büros zum Einsatz. Beginnen Sie über "Datei Neu Registerkarte Allgemein" mit dem Aufruf einer leeren Vorlage. Aktivieren Sie dazu unter "Neu erstellen" die Option "Vorlage". Übernehmen Sie die Standardeinstellung "Leeres Dokument" und klicken Sie auf "OK". Sie erhalten eine leere Vorlage. Tragen Sie hier zunächst die festen Textbestandteile wie Name und Anschrift ein und formatieren Sie den Text nach Ihrem Geschmack. In der Beispielanwendung wurde die komplette Adresse rechtsbündig ausgerichtet. Als Gerüst für die Kurzmitteilung wird eine Tabelle eingesetzt. Der linke Teil dieser Tabelle wird für die Empfängerdaten benötigt. Im rechten Teil wird mit Kontrollkästchen gearbeitet. (6 von 11) [ :07:52]

8 Eine Tabelle richten Sie am schnellsten über das Symbol "Tabelle einfügen" aus der Standard-Symbolleiste ein. Markieren Sie dort die gewünschte Anzahl der Zeilen und Spalten im Raster. Die Tabelle der Beispielanwendung umfasst drei Spalten und sieben Zeilen. Passen Sie nun die Breite der Tabellenspalten an. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf die Begrenzungslinie der jeweiligen Spalten und verschieben Sie diese Linie bei gedrückter linker Maustaste. Achtung: In Word 2000 enthalten die Tabellen standardmäßig eine schwarze Rahmenlinie, die mitgedruckt wird. Unerwünschte Rahmenlinien einer Tabelle lassen sich am schnellsten über "Tabelle Tabelle AutoFormat Ohne" entfernen. Selbstverständlich können auch Formularfelder Bestandteil einer Dokumentvorlage sein. Formularfelder nehmen in Word-Dokumenten die variablen Textbestandteile auf und stehen als Kontrollkästchen, Dropdown- oder Textfelder zur Komfortable Eingabemöglichkeiten: Auch Formularfelder lassen sich in Dokumentvorlagen integrieren. Verfügung. Der Benutzer hat ein Formular vor sich, das nur die Eingabefelder zum Ausfüllen frei gibt. Der Rest des Dokuments ist gesperrt. Die einzelnen Formularfelder können Sie schnell und einfach mit Hilfe der "Formular"- Symbolleiste erstellen. Dort genügt schon ein Klick auf das entsprechende Symbol um ein Formularfeld einzurichten. Die Formular-Symbolleiste blenden Sie mit dem Befehl "Ansicht Symbolleisten" ein. Richten Sie zunächst die Textfelder ein, in denen später beliebige Zeichenketten wie Adressinformationen in Form von Texten und Zahlen eingetragen werden. Um ein Textfeld zu erstellen, klicken Sie auf die erste Schaltfläche der Symbolleiste. Fügen Sie anschliessend die notwendigen Kontrollkästchen aus dem rechten Tabellenbereich mit Hilfe der Schaltfläche Kontrollkästchen Formularfeld der Formular-Symbolleiste ein. Erfassen Sie hinter dem Kontrollkästchen den gewünschten Text. (7 von 11) [ :07:52]

9 In der fertigen Beispielanwendung wurde außerdem mit Hilfe von WordArt ein Schriftzug mit dem Text "Kurzmitteilung" erstellt. Um die angesprochene Feldfunktionen zu aktivieren, müssen Sie als Nächstes einen Dokumentschutz einrichten. Wenn Sie die Vorlage aufrufen, können Sie dann nur noch in die Formularfelder Einträge eingeben. Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie sich später in der fertigen Anwendung bequem von Feld zu Feld bewegen. Zum Einrichten des Dokumentschutzes wählen Sie den Befehl "Extras Dokument schützen". Achten Sie darauf, dass im folgenden Dialogfeld unter "Zulassen" die Option "Formulare" aktiviert ist. Verlassen Sie das Dialogfeld über "OK". Lesen Sie im Zusammenhang mit dem Schützen von Dokumenten auch unseren Artikel Dateien in Microsoft Office sicher machen [4]. Achtung: Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen an der Datei durchführen möchten, müssen Sie den Blattschutz über "Extras Dokumentschutz aufheben" aktivieren. Kurzmitteilungen haben in der Regel ein Format von 21 x 10, 5 Zentimetern. Dieses Format können Sie unter "Datei Seite einrichten definieren". Formularfelder mobilisieren: Nur mit dem Dokumentschutz macht die Arbeit mit Formularfeldern Sinn. Klicken Sie im gleichnamigen Dialogfeld auf die Registerkarte "Papierformat". Geben Sie dort unter "Breite" und "Höhe" die gewünschten Abmessungen ein. Unter Umständen müssen Sie den oberen und unteren Seitenrand anpassen, damit alle Informationen auf eine Seite passen. Aktivieren Sie dazu das Register "Seitenränder" unter "Datei/Seite einrichten". Geben Sie unter "Oben" und "Unten" Werte in der Größenordnung von 1,5 cm an. Bestätigen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche (8 von 11) [ :07:52]

10 "OK". Nachdem die Vorlage fertiggestellt ist, speichern Sie diese durch einen Klick auf das Symbol "Speichern" in der Standard-Symbolleiste. Sie gelangen automatisch in die Dialogbox "Speichern unter". Als Dateityp sind bereits standardmäßig die Dateiendung "dot" und der Vorlagenordner eingestellt. Wenn Sie diesen Vorschlag akzeptieren, steht die Kurzmitteilung später im Dialogfeld "Neu" zur Verfügung. Die Dokumentvorlage "Normal.dot" Auch wenn Sie nichts von Vorlagen wissen möchten: Ohne die Standard- Dokumentvorlage "Normal.dot" läuft in Word nichts! Immer, wenn Sie Microsoft Word starten oder auf die Schaltfläche "Neu" klicken, erstellt Word ein neues leeres Dokument, das auf der Dokumentvorlage "Nomal.dot" basiert. Der Anwender merkt von all dem nichts. Die verschiedenen Word-Elemente wie beispielsweise Formatvorlagen oder AutoText-Einträge, die Sie in der "Normal.dot" sichern, stehen Ihnen in jedem Word-Dokument zur Verfügung, das Sie laden bzw. neu erstellen. Sie können selbstverständlich die "Normal.dot"- Dokumentvorlage bearbeiten, wenn Sie die voreingestellten Dokumentformatierungen oder den Inhalt ändern möchten. Im Arbeitsalltag sind es häufig kleine Dinge, die Sie an einem leeren Dokument von Word stören. Falls Sie beispielsweise den Schriftgrad der Standardschriftgröße in Word von 12 auf 10 ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie "Datei Öffnen". Stellen Sie den Ordner "Vorlagen" ein. Die Dokumentvorlage "Normal.dot" ist im Ordner "Vorlagen" oder dem Ordner gespeichert, der unter "Extras Optionen" auf der Registerkarte "Speicherort für Dateien" unter "Benutzervorlagen" oder "Arbeitsgruppenvorlagen" festgelegt ist. Alternativ können Sie die Datei (9 von 11) [ :07:52]

11 auch über die Suchfunktion im Windows Start-Menü ausfindig machen. Markieren Sie den Eintrag Aufschlussreich: Die Registerkarte "Speicherort für Dateien" zeigt, wo die Normal.dot zu finden ist. "Normal.dot" und klicken Sie auf "Öffnen". Ändern Sie die Schriftgröße, indem Sie im Feld "Schriftgrad" die gewünschte Einstellung auswählen. Unterschied zwischen Dokument- und Formatvorlagen Wenn man im Zusammenhang mit Microsoft-Word von Vorlagen spricht, sind in der Regel Dokumentvorlagen gemeint. Streng genommen, gibt es aber zwei Arten von Vorlagen: Dokumentvorlagen und Formatvorlagen. Während es bei Formatvorlagen nur um Formatierungen geht, können Dokumentvorlagen verschiedene Arbeitstechniken vereinen. Formatvorlagen hingegen sind nichts anderes als eine Zusammenfassung von Formatierungen, die man normalerweise einzeln und nacheinander zuweisen müsste. Wenn Sie beispielsweise in einem Geschäftsbericht häufig den Schriftgrad 12, fett und zentriert verwenden, können Sie diese Merkmale zusammen in einer Formatvorlage speichern. Dieses Format können Sie in einer Formatvorlage zum Beispiel mit dem Namen "Headline" sichern. Die einzelnen Gestaltungsmerkmale können später über den Namen der Formatvorlage zuordnen. Die Arbeitserleichterung besteht darin, dass jedes Mal, wenn Sie eine Überschrift Kombination von Layouteinstellungen: Mit Formatvorlagen erreichen Sie gleich mehrere Formatierungen auf einen Schlag. erstellen, Sie lediglich die entsprechende Formatvorlage auswählen, anstatt jede Formatierungsoption einzeln zuzuweisen. (10 von 11) [ :07:52]

12 Haben Sie weitere Fragen oder wollen Sie die Anregungen anderer User nutzen? Dann schauen Sie doch einmal in unserem Forum [5] vorbei. Die Links aus diesem Artikel: [1] [2] [3] [4] [5] Die Online-Version dieses Artikels finden Sie unter G+J Computer Channel GmbH (11 von 11) [ :07:52]