i-taros.contracts Software für ein effektives Vertrags- und Lizenzmanagement

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1 i-tars.cntracts Sftware für ein effektives Vertrags- und Lizenzmanagement Sicher und effizient umgehen mit Verträgen und Lizenzen - i-tars.cntracts unterstützt Sie dabei effektiv! Wzu braucht man ein Vertrags- und Lizenzmanagement/-System? Ohne rechtliche bindende Vereinbarungen und Verträge ist ein gerdnetes wirtschaftliches Handeln undenkbar. Nicht umsnst ist das Vertragsmanagement eine Grundlage betrieblicher Geschäftstätigkeit und gehört zu den elementaren Aufgaben eines Unternehmens. Nahezu alle Unternehmensbereiche sind davn betrffen. Dies gilt gleichermaßen für das Management vn Nutzungsrechten (Lizenzen), die im Zuge der Technlgisierung der Wirtschaftswelt, insbesndere durch die Infrmatinstechnlgie, stetig an Bedeutung gewinnen. Dennch wird das Vertrags- und Lizenzmanagement sehr häufig vernachlässigt. Die damit verbundenen Nachteile und Risiken sind meistens nicht wirklich bewusst: Versäumnis vn Fristen und damit verbunden rechtliche und finanzielle Risiken inhaltliche Risiken fehlende Aktualität vn Verträgen mangelnder Kenntnisstand und daraus flgend fehlende Möglichkeit zur Optimierung der Vertrags-/ Lizenz- Situatin und der Bedingungen intransparente, subptimale Bearbeitungs-, Genehmigungs- und Freigabeprzesse und dadurch bedingt hhe Durchlaufzeiten schwieriges Auffinden der sgar Verlust vn Dkumenten Nichteinhalten vn gesetzlichen Vrschriften bei der Aufbewahrung bzw. Archivierung, fehlende Bilanz- und Revisinssicherheit Mit einem prfessinellen Vertrags- und Lizenzmanagement können dagegen Risiken minimiert und im Vertrags- und Lizenzwesen liegenden Einsparptentiale identifiziert und realisiert werden. Das Vertrags- und Lizenzmanagement-System i-tars.cntracts hilft Ihnen dabei.

2 Was macht i-tars.cntracts und w spart es Arbeit? Mit i-tars.cntracts haben Sie Ihre Verträge und Lizenzen jederzeit unter Kntrlle. Sie verwalten kmfrtabel alle Vertrags- und Lizenz-relevanten Daten und Dkumente, steuern und überwachen sicher und effizient die mit den Verträgen und Lizenzen verbundenen Aufgaben und Termine - auf Basis maßgeschneiderter Przesse und Wrkflw-unterstützt - und erhalten durch gezielte Auswertungen die ntwendigen Infrmatinen für eine Optimierung Ihrer Vertrags- und Lizenzsituatin. Im Einzelnen unterstützt Sie i-tars.cntracts dabei, wertvlle Zeit zu sparen, indem Sie den Bearbeitungs- und Genehmigungsprzess verkürzen (z.b. durch Bereitstellung vn Vertragsklauseln bzw. Musterverträgen) Vertrags- und Lizenzinhalte und Originaldkumente vn jedem Arbeitsplatz aus schnell finden die Przessgeschwindigkeit durch Wrkflw-Unterstützung steigern nachhaltig Investitins-, Prjekt- und/ der Betriebsksten zu senken durch einfachere Administratin und geringeren administrativen Aufwand termingerechte Erinnerungen und Wiedervrlagen, z.b. vr einer autmatischen Vertragsverlängerung der einem Ablauf vn Wartungsverträgen für nicht genutzte der entsrgte Geräte Standardisierung und Knslidierung und dadurch vereinfachte Installatin und Wartung vn Systemen Vlumenbündelung vn Verträgen und Lizenzen eines Lieferanten Minimierung nicht benötigter Lizenzen, Vermeidung unnötiger Beschaffungen Optimierte Vertragsabwicklung Verbesserte Nutzung vn Garantiefristen systematische Rechnungsprüfung gegen die Vertrags- und Lizenzbedingungen die Qualität vn Przessen und Ergebnissen, z.b. in Administratin, Betrieb, Finanzen und Beschaffung, zu verbessern durch transparente Vertrags- und Lizenzinfrmatinen gezielte Auswertungsmöglichkeiten, z.b. im Hinblick auf eine bessere Beurteilung vn Geschäftsbeziehungen gezielte Identifizierbarkeit vn Ansatzpunkten zur Reduzierung der Kmplexität (z.b. aufgrund vn Versinsvielfalt) bedarfsgerechtere Verteilung vn Sftware Optimierung des Kunden- und Benutzerservice zielgerichtete Schulung vn Mitarbeitern bessere Steuerbarkeit finanz- und steuerrechtlicher Aspekte, z.b. im Hinblick auf Planung und Budgetkntrlle, Ausbuchung deinstallierter bzw. entsrgter Sftware aus den Anlagenbeständen der Weiterverkauf vn Sftware Risiken zu minimieren, indem vertragliche Verpflichtungen und ihre Auswirkungen transparent werden (z.b. eingegangene Zahlungsverpflichtungen) drhende Vertragsverletzungen frühzeitig erkannt werden (z.b. Unterlizenzierung der nichtlizenzknfrmen Installatinen) vertragliche Risiken bewertet und durch Kennziffern messbar gemacht werden Ausschöpfungsgrade vn Verträgen und Lizenzen überprüft werden (ggf. bereits geprüfte) Vertragsvrlagen bereitgestellt werden vertraglich vereinbarte Rechte besser kntrlliert werden können 2

3 Die Funktinen vn i-tars.cntracts im Überblick Vertrags- und Lizenzbjekt- Verwaltung Flexible Abbildung vn Organisatinsstrukturen (Organisatinseinheiten, Gebäude und Räume, Rllen und Benutzerprfile, Mitarbeiter und Benutzer u.v.m.) Flexible Abbildung und Verwaltung aller Arten vn Vertrags- und Lizenzbjekten (Anlagegüter, (IT-)Infrastruktur-Kmpnenten (Hardware, Sftware), lizensierte Prdukte (Einzelprdukte, Prduktsuiten, Schriften u.a.), Liefer- und Beschäftigungsverhältnisse etc.) in elektrnischen Akten Zurdnung der Vertrags- und Lizenzbjekte zu den Organisatinsstruktur-Elementen Abbildung und Verwaltung vn Infrmatinen über die Verwendung vn Vertrags- und Lizenzbjekten (z.b. Installatin und Verwendung lizensierter Sftware) Verwaltung vn beliebigen Dkumenten zu den Vertrags- und Lizenzbjekten in deren elektrnischen Akten swie in der zentralen Dkumentenverwaltung vn i-tars flexible Anbindung externer Systeme (z.b. IT Management-Systeme/ -Datenbanken) auf Datenbank-Ebene (XML) der über Webservices zwecks autmatisierter Übernahme vn Vertrags-/ Lizenzbjekt-Infrmatinen autmatischem Austausch vn Vertrags- bzw. Lizenz-relevanten Daten autmatische Aktualisierung der Infrmatinen aus angebundenen Systemen in frei definierbaren Intervallen autmatisches Einlesen vn Imprtdateien (csv-frmat) bei Offline-Erfassung vn Daten Flexible Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit der Datenstrukturen Vertragsverwaltung und -cntrlling Abbildung und Verwaltung vn beliebigen Vertragsarten und Verträgen (Kauf-, Miet-, Wartungs-, Supprt-, Arbeits- und andere Verträge) Zurdnung zu den Vertragsbjekten (z.b. zu den Anlagegütern, (IT-)Infrastruktur- Kmpnenten, lizensierten Prdukten) Generierung vn eigenen Vertragsdkumenten nach individuellen Vrlagen Verwaltung vn im System generierten der hchgeladenen Vertragsdkumenten in den elektrnischen Akten der Vertragsbjekte swie in der zentralen Dkumentenverwaltung vn i-tars Abbildung und Unterstützung des Vertragsmanagements mit Wrkflws Mnitring des Lebenszyklus vn Verträgen (über Status) Überwachung vn Zahlungen und Terminen (z.b. Kündigungsfristen, Zahlungstermine, Vertragsablauftermine u.a.) mit Wiedervrlage- und Erinnerungsfunktin Lizenzverwaltung Flexible Abbildung aller Arten (Einzel-, Mehrfach-, Weiterverwertungs-Lizenz etc.), Klassen (Vlllizenz, Upgrade, Dwngrade, CAL etc.), und Metriken (Anzahlen, Zeiträume etc.) vn Lizenzen Kategrisierung und Verwaltung der Lizenzen swie zugehöriger Infrmatinen (Ursprung vn Lizenzen, vergebene Rechte, Zugehörigkeit zu Verträgen und Organisatinseinheiten etc.) Generierung vn Lizenz-relevanten Dkumenten nach individuellen Vrlagen (z.b. Übersichten) 3

4 Verwaltung vn Lizenz-Verträgen und anderen Lizenz-relevanten Dkumenten in den elektrnischen Akten der lizensierten Prdukte und der zentralen Dkumentenverwaltung vn i-tars Abbildung und Unterstützung beliebiger Lizenzmdelle (Lizenzierung per CAL, auf Terminalservern, virtuellen Systemen, "named" Lizenzierungen, per Seat, per User use) Lizenzierungsarten (Vlumen-Lizenzen, Einzellizenzen, OEM Lizenzen, Freeware, Shareware, Open Surce und SPLA Lizenzen, u.a.) Verwaltung vn Lizenztransaktinen, Zu- der Abgängen vn Upgrades, Dwngrades der Crssgrades inklusive der kaufmännischen Infrmatinen und Verbindungen zu den Verträgen flexible Anbindung externer Systeme auf Datenbank-Ebene (XML) der über Webservices zwecks autmatischer Übernahme vn Lizenz-relevanten Infrmatinen aus externen Anwendungen (z.b. Beschaffungsanwendung) Beliebige Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten Lizenzplanung und -cntrlling Autmatische Ermittlung des Bestands swie der freien und der nch benötigten Lizenzen Planung des zukünftigen Lizenzbedarfs Abbildung vn Lizenzpls, Reservierung vn Lizenzen für zukünftige Prjekte und Freigabe/ Rücküberführung vn Lizenzen in den Lizenzpl Verwaltung vn bevrzugten Usern (Persnen, die generell Zugriff auf lizenzierte Prgramme haben) Autmatische Erinnerung an Lizenzablauf-Termine Mnitring des Lebenszyklus vn Lizenzen (über Status) Anwendungsintegratin Abgleich vn Vertrags- und Lizenzdaten mit dem Finanz- und Beschaffungswesen Auslösung vn Beschaffungsprzessen Ermittlung vn Lizenzksten (Ist, Neubeschaffung, Upgrades u.ä.) Unterstützung der einheitlichen Beschaffung vn Lizenzen über Organisatinseinheiten u.ä. hinweg Austausch vn Objekt- und Lizenzdaten mit dem i-tars Releasemanagement Integratin mit snstigen kaufmännischen und technischen Anwendungen Grupware Zentrale Adressverwaltung (Stammdatenverwaltung) Zentrale Dkumentenverwaltung Up- und Dwnlad vn Dkumenten Kategrisieren, Zurdnen und Verwalten vn Dkumenten Kmmunikatin Vlle -Funktinalität, Team-Pstkrb Freie Gestaltung vn persnalisierten Serienbriefen, Serien-Mails, Newslettern u.ä. Erstellung und Verwaltung vn Serienbrief-/Serien-Mail-Templates Anlegen und Verwalten vn Empfängerlisten/ Mailverteilern Vrschau und Testlauf mit Nachbearbeitungsptin 4

5 Vielfältige Versand- und Rückmelde-Optinen für Serien-Mails Autmatische Zurdnung versendeter Serien-Mails/ Newsletter in die Kundenakten Erstellung und Verwaltung vn Pst-/ Schriftverkehr Kalender/ Terminverwaltung Veranstaltungsmanagement Aufgabenmanagement mit Zeit-/ Tätigkeitserfassung Wiedervrlagen Synchrnisatin vn Terminen, Aufgaben und Kntakten (mit Outlk) Suche, Auswertungen, Reprting Detaillierte Suche Verwaltung vn Suchagenten Vielfältige Filterfunktinen für alle Infrmatinen (z.b. für die Suche nach Prdukten, Lizenzen, Ansprechpartnern, Adressen, Kntakten etc. swie beliebige Kmbinatinen) Anlegen und Verwalten vn Standardberichten Autmatische Erstellung und ggf. Versendung der Berichte nach vrgegebenen Anfrderungen der Vrlagen (z.b. für Lizenz-Audits) Abbildung und Generierung vn Kennzahlenauswertungen Definitin, Erstellung und Verwaltung individueller Berichte über alle Datenbereiche Berichtsgenerierung im pdf- und xls-frmat Schnittstellen Vlle Integratin mit allen i-tars-anwendungen (Organisatinsmanagement, Anlagenverwaltung, Beschaffung und Eingangs-Rechnungsmanagement u.a.) Einfache Anbindung externer Systeme über XML/ Webservices Datenimprt & -exprt (per csv-dateien) Übergreifende Funktinalitäten Mandantenfähigkeit Flexible Abbildung und Verwaltung vn Rllen- und Rechteknzepten Kmfrtable Benutzerverwaltung Felderverwaltung, Pflege vn Auswahllisten etc. Vielfältige individuelle Knfiguratinsmöglichkeiten (Startseite, Kalender, Listenansichten etc.) Mbile Unterstützung Anpassung des Lizenzmanagements an interne Przesse, Abbildung vn Przessen/ przessrientierte Bearbeitung, Wrkflws Internatinalisierung/ Mehrsprachigkeitsunterstützung 5

6 Unser weiteres Vrgehen zur Erstellung Ihrer maßgeschneiderten i-tars Vertrags- und Lizenzmanagement-Lösung Die Erstellung und Einführung Ihrer Lösung führen wir in Prjektfrm durch. Dabei gehen wir - in enger Abstimmung und Zusammenarbeit mit Ihnen - in der Regel wie flgt vr: 1. Klärung der Grundlagen und Rahmenbedingungen für das Prjekt und Erstellung der Prjektplanung 2. Abstimmung der Planung und Start der Prjektarbeit Zu Prjektbeginn legen wir dabei einen i-tars Systemmandanten für Sie an, der neben den i-tars Grupware-Funktinalitäten zur Unterstützung der Zusammenarbeit im Prjekt auch die i-tars Prjektverwaltung mit den Prjektinfrmatinen enthält. Ggf. sind auch bereits i-tars Basisanwendungen swie erste Anpassungen entsprechend unserem Verständnis enthalten. Auf Ihren Systemmandanten können Sie über Internet zugreifen und haben s jederzeit alle Infrmatinen im Blick. 3. Aufnahme und Analyse der Ist-Situatin (Organisatin, Technik, Verträge, Lizenzen u.a.) und Definitin der Anfrderungen (in der Regel im Rahmen eines Wrkshps), Erstellung eines Lastenhefts 4. Analyse der (Detail-)Anfrderungen, Knzeptin und Design Ihrer Lösung und Erstellung eines detaillierten Pflichtenhefts 5. Abbildung Ihrer Anfrderungen in i-tars und laufende Qualitätssicherung Die Erstellung Ihrer Lösung erflgt in der Regel im Rahmen eines Prttyping und in Stufen. Sie können dabei den Stand der Realisierung in Ihrem Systemmandanten verflgen. Erzielte Prjektergebnisse lassen sich s einfach und hne grßen Aufwand prüfen und abstimmen. Auch Ihr Administratr kann ggf. bereits im laufenden Anpassungs- bzw. Einrichtungsprzess eingebunden werden. 6. Einrichtung der initialen Benutzer und ihrer Berechtigungen/ Zugriffsrechte 7. Knfiguratin des Systems gemäß Ihren Anfrderungen aus dem Lastenheft 8. Einrichtung der bereitzustellenden Standardberichte 9. Imprt vrhandener Kntakte-, Aufgaben- und Termine-Daten swie ggf. Migratin snstiger Daten 10. Erstellung der spezifischen Benutzerdkumentatin 11. Vrbereitung und Durchführung vn Schulungen Sprechen Sie mit uns, wir beraten Sie gerne zu Ihren speziellen Fragen! B&IT Services GmbH Lietzenburger Straße Berlin Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) inf(at)buit-services.cm 6

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