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Gerhard Leonard Hausler
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butler 21 Services Stephanie Hofschlaeger/ PIXELIO E-Mails schreiben mit butler Schritt für Schritt: So öffnen

1 butler 21 Services Stephanie Hofschlaeger/ PIXELIO s schreiben mit butler Schritt für Schritt: So öffnen und erstellen Sie eine neue , hängen Anlagen an und versenden sie. Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

2 INHALT 1. s schreiben und versenden Anlagen anhängen: Mehrere Wege führen zum Ziel Per Kopie Dokument verknüpfen Per Scanner Aus der Zwischenablage Dokument-Änderungen: Hinweis: Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird in diesem Text nur die männliche Schreibweise verwendet. Diese schließt automatisch die weibliche Form mit ein. Wir bitten alle Leserinnen und Leser um Verständnis. wird der vollständige Produktname butler 21 Services in den Fließtexten nicht aufgeführt. Wir sprechen stattdessen schlicht und einfach von butler Ihrem butler. 2 Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

1. E-Mails schreiben und versenden Im Folgenden möchten wir Ihnen an einem Beispiel vorstellen, wie Sie in butler eine E-Mail schreiben und versenden können.

Zuerst benötigen Sie die Akte von Frau Adams. Im großen virtuellen Aktenschrank finden Sie die Akte ganz schnell, indem Sie einfach im sieben -Feld einen Teil des Namens eingeben.

3 1. s schreiben und versenden Im Folgenden möchten wir Ihnen an einem Beispiel vorstellen, wie Sie in butler eine schreiben und versenden können. Stellen Sie sich vor, Sie haben für Ihre Betreute Frau Adams einen Bescheid über die Rentenanpassung erhalten und möchten nun das Sozialamt darüber informieren. Das kann per erledigt werden. Zuerst benötigen Sie die Akte von Frau Adams. Im großen virtuellen Aktenschrank finden Sie die Akte ganz schnell, indem Sie einfach im sieben -Feld einen Teil des Namens eingeben. Bild 1: Nach Personenakte sieben Ein Maus-Klick auf den Namen genügt, und die Akte von Frau Adams wird geöffnet.* Bild 2: und öffnen Um einer Akte weitere Unterlagen hinzuzufügen, steht Ihnen in butler diese Schaltfläche zur Verfügung. Hierüber können Sie vorhandene Dokumente ablegen oder neue Schriftstücke erstellen. Sie finden die Schaltfläche Unterlagen in der linken oberen Bildschirmecke (Ribbongruppe ausführen ): Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH

Bild 4: E-Mail auswählen Entsprechend Ihrer Vorlage wird nun eine neue E-Mail

4 Bitte öffnen Sie nun den Rollbalken, Bild 3: Schaltfläche Unterlagen wählen Sie Neues Schriftstück und dann . Bild 4: auswählen Entsprechend Ihrer Vorlage wird nun eine neue geöffnet. Diesen Arbeitsbereich in Ihrem butler nennen wir das Schreibbüro. 4 Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

Bild 5: Geöffnete E-Mail im Schreibbüro Wichtig: Bevor Sie den eigentlichen E-Mail Text formulieren, füllen Sie bitte die Felder des Kopfbereiches aus.

An dieser Stelle zeigen wir Ihnen kurz und am konkreten Beispiel, wie ein ausgefüllter Kopfbereich aussehen kann.

5 Bild 5: Geöffnete im Schreibbüro Wichtig: Bevor Sie den eigentlichen Text formulieren, füllen Sie bitte die Felder des Kopfbereiches aus. Eine ausführliche Beschreibung dieser Felder finden Sie im Leitfaden butler 21_Services_Briefe schreiben. An dieser Stelle zeigen wir Ihnen kurz und am konkreten Beispiel, wie ein ausgefüllter Kopfbereich aussehen kann. Unsere soll das Sozialamt über den Erhalt des Rentenbescheides von Frau Adams informieren: Darum geht es in dieser . Die wird versendet an Frau Seeler vom Sozialamt. Die Betreuerin und Urheberin dieser ist Frau Boge. Das Ganze ist für die Betreute Frau Adams Ursprung dieser war der postalische Erhalt des neuen Rentenbescheides von Frau Adams. Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH

Nach dem Ausfüllen der Kopfdaten, kann nun der eigentliche E-Mail-Text geschrieben

Dabei stehen Ihnen die üblichen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung: Bild 6:

6 Nach dem Ausfüllen der Kopfdaten, kann nun der eigentliche -Text geschrieben werden. Dabei stehen Ihnen die üblichen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung: Bild 6: Text formatieren Nun soll der neue und bereits eingescannte Rentenbescheid angehängt werden: Bild 7: Anlage auswählen 6 Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

Um eine Anlage anzufügen, stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

Alle gemeinsam stellen wir Ihnen am Ende dieses Leitfadens vor.

7 Um eine Anlage anzufügen, stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. In unserem Fallbeispiel nutzen wir nur eine dieser Varianten. Alle gemeinsam stellen wir Ihnen am Ende dieses Leitfadens vor. In unserem Fallbeispiel wählen wir Dokument verknüpfen (also die Fuchsauswahl), weil der Rentenbescheid von Frau Adams in butler hinterlegt ist. In der Fuchsauswahl sehen Sie Dokumente, die zur aktuell geöffneten Akte gehören, oder solche, die Sie kürzlich bearbeitet haben. Ein Klick auf das gewünschte Dokument genügt Bild 8: Dokument auswählen und Ihr butler hängt die Datei als Anlage an Ihre . Bild 9: mit Anlage Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH

Sind Sie mit Ihrer E-Mail zufrieden, dann können Sie sie so senden.

8 Sind Sie mit Ihrer zufrieden, dann können Sie sie so senden. Bild 10: so senden Klicken Sie auf den Rollbalken und wählen Sie aus. Bild 11: auswählen Nun öffnet sich ein zusätzlicher Abschnitt im Kopfbereich. 8 Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

Bild 12: E-Mail-Adresse checken Hier sehen Sie die Mail-Adresse der Person, an die diese E-Mail geschickt werden soll. Bitte prüfen Sie, ob es sich um die richtige Mail-Adresse handelt.

9 Bild 12: -Adresse checken Hier sehen Sie die Mail-Adresse der Person, an die diese geschickt werden soll. Bitte prüfen Sie, ob es sich um die richtige Mail-Adresse handelt. Dann kann s losgehen. Die wird gesendet. Für Frau Seeler vom Sozialamt ist eine Adresse in butler hinterlegt. Daher konnte die Adresse in unserem Beispiel automatisch eingetragen werden. Doch was passiert, wenn Sie eine Person auswählen, bei der noch keine Adresse erfasst ist? Ihr butler passt darauf auf und bittet Sie, eine Mailadresse nachzutragen! Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH

10 Über das können Sie weitere Empfänger auswählen. Das gilt natürlich auch für das CC-Feld (Kopie) und das BCC-Feld (Blindkopie). Konnte die erfolgreich verschickt werden, wird der Status automatisch auf versendet umgestellt. So behalten Sie den Überblick darüber, was bereits raus ist oder noch als Entwurf bei Ihnen liegt. Bild 13: Status der hier: versendet So schnell und einfach können Sie mit Ihrem butler s schreiben und Anlagen anhängen. 10 Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

2. Anlagen anhängen: Mehrere Wege führen zum Ziel Um Ihrer E-Mail eine (oder mehrere) Anlage(n) anzufügen, stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

1 Per Kopie Wählen Sie per Kopie, wenn Sie ein Dokument anhängen möchten, das bisher nur auf Ihrem PC abgespeichert ist.

11 2. Anlagen anhängen: Mehrere Wege führen zum Ziel Um Ihrer eine (oder mehrere) Anlage(n) anzufügen, stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Eine dieser Möglichkeiten ( Dokument verknüpfen ) haben Sie im Fallbespiel bereits kennengelernt. Im Folgenden möchten wir Ihnen alle vier Varianten im Detail vorstellen. 2.1 Per Kopie Wählen Sie per Kopie, wenn Sie ein Dokument anhängen möchten, das bisher nur auf Ihrem PC abgespeichert ist. Daraufhin öffnet sich Ihr Explorer und Sie können das gewünschte Dokument auswählen. Hinweis: Diese Funktion muss einmalig eingerichtet werden. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre butler 21 Services-Hotline. Wählen Sie Per Kopie und dann von Desktop. Bild 14: Anlage per Kopie Im nun folgenden Fenster markieren sie mit einem Mausklick das gewünschte Dokument und klicken auf öffnen. Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH

12 Bild 15: Auswahl vom Desktop 2.2 Dokument verknüpfen Die Fuchsauswahl haben Sie ja bereits kennengelernt. Hierüber greifen Sie auf Dokumente zu, die bereits in Ihrem butler hinterlegt sind. Beim Öffnen des Pfeils sehen Sie Dokumente, die zur aktuellen Akte gehören oder solche, die Sie kürzlich bearbeitet haben. 12 Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

Bild 16: Dokument verknüpfen Ein Klick auf das gewünschte Dokument genügt und die Anlage wird der E-Mail angefügt.

Das erkennen Sie immer an dem Fuchs-Symbol. Die Dokumente im DMS bezeichnen wir als Füchse. 2.

13 Bild 16: Dokument verknüpfen Ein Klick auf das gewünschte Dokument genügt und die Anlage wird der angefügt. Hintergrund: Ihres butler 21 speichert alle Dokumente im programmeigenen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das erkennen Sie immer an dem Fuchs-Symbol. Die Dokumente im DMS bezeichnen wir als Füchse. 2.3 Per Scanner Wenn Ihr Rechner mit einem Scanner verbunden ist, können Sie auf diesem Weg Dokumente direkt einscannen, mit einem Namen versehen und als Anhang mit Ihrem Schriftstück verbinden. Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH

Entscheiden Sie sich bitte, wie eingescannt werden soll Bild 17: Scan-Optionen und geben Sie Ihrem Dokument

4 Aus der Zwischenablage Angenommen, Sie haben eine Datei in die Zwischenablage kopiert, beispielsweise von

Mit einem Klick auf Aus der Zwischenablage wird diese Datei jetzt Ihrer E-Mail angefügt.

14 Entscheiden Sie sich bitte, wie eingescannt werden soll Bild 17: Scan-Optionen und geben Sie Ihrem Dokument einen Namen. Bild 18: Scan benennen 2.4 Aus der Zwischenablage Angenommen, Sie haben eine Datei in die Zwischenablage kopiert, beispielsweise von Ihrem Desktop aus über die Tastenkombination Strg + C oder mit Hilfe der rechten Maustaste. Mit einem Klick auf Aus der Zwischenablage wird diese Datei jetzt Ihrer angefügt. Egal welchen Weg Sie wählen, Ihre Anlage bzw. der Anhang Ihres Schriftstücks ist spätestens jetzt ein Fuchs. Das heißt er ist im Dokumentenmanagementsystem von butler gespeichert. 14 Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

Wir wünschen Ihnen ein angenehmes und erfolgreiches Arbeiten und möchten Sie zum Schluss noch auf zwei weitere Leitfäden aufmerksam machen, die mit dem Thema E-Mail in Zusammenhang stehen: butler 21

15 Wir wünschen Ihnen ein angenehmes und erfolgreiches Arbeiten und möchten Sie zum Schluss noch auf zwei weitere Leitfäden aufmerksam machen, die mit dem Thema in Zusammenhang stehen: butler 21 Services Briefe schreiben butler 21 Services Textbausteine Mit butler können Sie s... schnell und komfortabel schreiben, einfach mit Anlagen bzw. Anhängen versehen, direkt aus dem System heraus versenden, als Entwurf oder bereits gesendete Mail unterscheiden, allen Beteiligten gleichzeitig zuordnen (z.b. Frau Adams, dem Sozialamt und Ihrem Büro). Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH

16 3. Dokument-Änderungen: Angelika Hammes-Werle Erstellung Bildquellenangabe: Titel: Stephanie Hofschlaeger/ PIXELIO; Frau Adams : Jerzy Sawluk/ PIXELIO Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014 Mit dem Copyright zeigen wir an, dass prosozial die Urheberrechte und wirtschaftlichen Nutzungsrechte für von prosozial erstellte Texte, Bilder, Filme, PDF sowie alle weiteren Medien beansprucht. Es handelt sich, wenn dieses Zeichen erscheint, um urheberrechtlich geschützte Werke.Änderungen, Löschungen bzw. Ergänzungen sind unseren Kunden im Rahmen des Servicevertrages für eigene Zwecke erlaubt, fallen aber unter die Verantwortung des jeweiligen Autors und sind als solche zu kennzeichnen. Eine Gewähr für die Richtigkeit, Angemessenheit usw. des geänderten Mediums als Ganzem sowie aller einzelnen Änderungen übernimmt prosozial nicht. 16 Alle Rechte vorbehalten prosozial GmbH 2014

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