Absender (Konto) Ihr eigenes Mailkonto, wie es in den Einstellungen (zu finden im Systemmenü mit dem runden Symbol links oben) eingestellt ist:

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1 Organisation der Signaturen für den Beleg-Mailversand Stand Business Line Version 3.x In der GDI Business Line wird beim Versand von Belegen per das integrierte CRM- System genutzt. Die erzeugte wird vom Programm zunächst angezeigt und der Benutzer kann den Empfänger, den Absender (Konto bzw. Account), die CC- und BCC- Empfänger sowie Betreff und Text prüfen sowie ändern. Als Vorgabe werden folgende Daten verwendet: Absender (Konto) Ihr eigenes Mailkonto, wie es in den Einstellungen (zu finden im Systemmenü mit dem runden Symbol links oben) eingestellt ist: Empfänger (Adresse / An) Kunde und Mailkonto, wie es im Kundenstamm des betreffenden Belegs angegeben ist. Sie können die Mailanschrift ändern, eine Änderung des Kundenkontos ist nicht zu empfehlen (!). Wichtig: In der Mail-Signatur der Belege sollte zumindest die Haupt- Empfängeradresse vorgegeben sein, weil sonst ein Standard-Mailtext auftaucht, der nicht verhindert werden kann. Wie das geht, ist unten beschrieben.

2 Betreff Text aus der Mail-Signatur, die in den Nummernkreisen beim Beleg gespeichert ist. Wichtig: Die Beleg-Signatur sollte immer mit Betreff versehen sein! Text im Mail ( Body ) Hier gibt es drei Möglichkeiten: a) Wenn es keine Mailadressen-Vorgabe beim Beleg in den Nummernkreisen gibt, erscheint ein unformatierter schwarzer Standardtext, der allenfalls im angepasst werden kann. b) Wenn in den persönlichen Einstellungen eine Signatur vorgegeben ist und die entsprechende Datei existiert, dann erscheint deren Text (mit Formatierungen und Grafiken oder Bildern). Die Anleitung dazu finden Sie unten unter Mail- Signatur im CRM. c) Wenn keine CRM-Signatur verwendet wird (wie in bbeschrieben), dann erscheint der Text, der in der Beleg-Signatur eingetragen ist. Auch dieser kann formatiert sein und Grafiken enthalten. Die Anleitung dazu finden Sie unten unter Mail- Signatur im Beleg-Nummernkreis.

3 Erstellen einer Mail-Signatur im Beleg-Nummernkreis (Beispiel Verkaufs-Rechnung) 1. Wählen Sie im Systemmenü den Eintrag NUMMERNKREISE. 2. Klicken Sie dort auf das Pluszeichen neben BELEGE (VERKAUF) und dann auf RECHNUNG.

4 3. Wählen Sie im Register auf der rechten Seite aus und tragen Sie die gewünschten Texte ein. Die in spitzigen Klammern gemachten Angaben sind sogenannte Variablen, die aus der Datenbank entsprechende Informationen holen (Namen, Belegnummern etc.). 4. Den Textbereich können Sie, ähnlich wie in Winword, tiefergehend bearbeiten, indem Sie mit der Maus in diesen Bereich klicken und dann die Taste F4 auf Ihrer Tastatur drücken. 5. Mit dem Verlassen der Nummernkreise werden Ihre Eingaben gespeichert und aktiviert.

5 Erstellen einer Mail-Signatur im CRM-Bereich (unabhängig von der Belegart) Achtung: Die Mail-Signatur gilt für alle s, also unabhängig vom Belegversand. 1. Erstellen Sie mit einem Textprogramm (wie z.b. Word) eine RTF-Datei mit den gewünschten Angaben und Grafiken. 2. Speichern Sie diese RTF-Datei im Verzeichnis..\GdiBline\Mandanten\IhrMandantenName\Vorlagen Ganz wichtig: Die Auswahl Dateityp (RTF)!!!! Der Name der Datei ist zweitrangig und frei wählbar. Sie können deshalb auch mehrere Signaturen erzeugen und diese anschließend z.b. verschiedenen Benutzern zuordnen. 3. Öffnen Sie nun in der GDI Business Line das SYSTEMMENÜ und dort die EINSTELLUNGEN. Beachten Sie bitte: Die hier gemachten Einträge betreffen nur Sie als angemeldeten Benutzer!

6 4. Geben sie nun im Bereich Briefeditor bei Signatur-Beleg den vorher festgelegten Dateinamen manuell ein. Der Schalter mit den drei Pünktchen bringt bei vielen PC s das Programm möglicherweise zum Absturz!! Setzen Sie dann noch das Häkchen in dieser Zeile. Beenden Sie den Bereich mit Speichern und schließen. 5. Falls die drei Pünktchen bei Ihnen doch funktionieren (abhängig vom Betriebssystem, Windows 10 hat bei uns Probleme), dann erscheinen die Signaturen zur Auswahl und Sie können dort auch eine Vorschau sehen.

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