IBM Personalabrechnung

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1 Betriebswirtschaftliche Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen. IBM Personalabrechnung So halten Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Kurs einfach und schnell.

2 2 IBM Personalabrechnung: Die ideale Lösung für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung IBM Personalabrechnung Seit nunmehr 25 Jahren entwickelt die HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG Programme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Solide, sicher und anwenderfreundlich in der Grundstruktur haben die Anwendungen der Marke IBM Betriebswirtschaftliche Lösungen aus Hamburg den Qualitätsstandard in diesem Software-Bereich erheblich geprägt. So werden beispielsweise monatlich über eine Million Löhne und Gehälter mit der Software von HS abgerechnet. Ihr Nutzen auf einen Blick Die Software speziell für kleine und mittlere Unternehmen: branchenunabhängig einsetzbar mandantenfähig durch das Arbeiten mit mehreren Datenbanken - je nach Anforderung modularer Aufbau für ein individuell abgestimmtes Programm-Paket ODBC-Schnittstelle und Datenaustausch mit den Anwendungen der Marke IBM Betriebswirtschaftliche Lösungen von HS einfache, schnelle Erfassung und Verwaltung aller erforderlichen Personaldaten jederzeitige Erstellung von gesetzlichen und zusätzlichen Auswertungen Übersichtliche Bearbeitung der Personalstammdaten. Einfache Bedienung von Anfang an Die IBM Personalabrechnung führt Sie Schritt für Schritt sicher durch die Installation. Alle Arbeitsabläufe, die Datenpflege und die Verarbeitung sind im Online- Handbuch ausführlich beschrieben. Um das Programm kennen zu lernen, können Sie anhand der mitgelieferten Beispieldaten, parallel zu Ihrer echten Abrechnung, Testabrechnungen durchführen. Mit dem Protokoll der Be- und Abzüge und dem integrierten Lohnsteuerrechner verschaffen Sie sich bereits vor der eigentlichen Abrechnung einen Überblick über die Abzüge von den Bruttobeträgen. Zur Arbeitserleichterung sind viele Eingabefelder mit Standardwerten vorbesetzt. Ihre Eingaben werden von der IBM Personalabrechnung sofort geprüft: Falls eine Eingabe nicht zulässig ist oder Voraussetzungen für die Verarbeitung fehlen, weist eine Meldung Sie darauf hin. Bereits gespeicherte Daten können Sie über das Kontextmenü einfach und schnell ändern. Durch die jederzeit aufrufbare Online-Hilfe erhalten Sie zudem schnelle Unterstützung in Ihrer täglichen Arbeit und Erläuterungen zu zahlreichen Fachbegriffen. Zuverlässigkeit und Zukunftssicherheit Die IBM Personalabrechnung ist für Einsteiger im Bereich Lohnbuchhaltung ebenso geeignet wie für Profis: übersichtlich in der Menüführung, leicht bedienbar und anpassungsfähig. Damit ist die Anwendung die ideale Lösung für kleine und mittlere Unternehmen.

3 3 Vielfältige Abrechnungsmöglichkeiten durch Flexibilität. Firmen- und allgemeine Stammdaten Für die schnelle Anlage von Krankenkassen erhalten Sie mit der IBM Personalabrechnung eine Auswahl der gültigen Betriebsnummern. Zur optimalen Übersicht verfügt die Anwendung über jeweils ein eigenes Arbeitsgebiet für Rentenkammern und Krankenkassen. Mittels Lohnarten erfassen Sie die Werte für die Meldungen an die Berufsgenossenschaft. Ein Lohnartenkatalog mit vielen gebräuchlichen Lohnarten sowie eine Buchungsliste für die IBM Programme zur Finanzbuchhaltung werden mitgeliefert. Diese Vorgaben können Sie übernehmen oder individuell anpassen. Unkompliziert lassen sich auch bereits verwendete Lohnarten für neue Abrechnungsmonate ändern. Die Steuerung der Lohnarten erfolgt anhand vorgegebener Rechentypen. Sie rechnen mit beliebig vielen Summenspeichern und nehmen so unterschiedliche Berechnungen für Lohnfortzahlungen, Urlaubsgeld usw. vor. Hierfür legen Sie im Summenspeicher mittels Lohnarten die entsprechenden Werte ab und ziehen diese von dort zur Durchschnittsberechnung heran. Zur Berechnung herangezogene Werte können Sie in der Lohnart durch Höchst- bzw. Mindestbeträge begrenzen. Bei der Anlage einer Firma stehen Ihnen die Sachkontenrahmen SKR03, SKR04 und IKR zur Verfügung. Diese sowie die Stammdaten für Hausbank, Kostenstellen, Kostenträger und Lohnarten lassen sich individuell festlegen. Unabhängig vom Bundesland legen Sie flexibel die betriebliche Arbeitszeit fest. So können beispielsweise bestehende Schichtpläne auch nach einem Firmenumzug in ein anderes Bundesland weiter genutzt werden. Personalstammdaten Bei einer Neuanlage führt die IBM Personalabrechnung Sie komfortabel durch alle relevanten Eingabefelder. Die Bearbeitung des Personalstamms erfolgt effizient anhand der für Windows typischen Baumstruktur. Automatisch überprüft die IBM Personalabrechnung, ob Ihre sozialversicherungsrechtlichen Eingaben den DEÜV-Richtlinien entsprechen. Für jeden Mitarbeiter können Sie beliebig viele Stundenlohn- und Tagessätze sowie Faktoren hinterlegen. Einfach und schnell verarbeiten Sie rückwirkende Eintritte oder Wiedereintritte von Mitarbeitern. Die IBM Personalabrechnung ist GKV-geprüft. Das GKV-Zertifikat steht für nachgewiesene, qualitativ hochwertige Verfahrenssicherheit, Ordnungsmäßigkeit der Abrechnung und Anwenderfreundlichkeit. Künftige Eintritte von Mitarbeitern können Sie bereits im Voraus erfassen. Wechsel der Beitragsgruppe und der Krankenkasse sind jederzeit möglich. Alle Be- und Abzüge lassen sich übersichtlich erfassen und jederzeit rückwirkend ändern. Die Mitarbeiter können Sie verschiedenen Abrechnungsgruppen zuordnen z.b. entweder den Lohn- oder den Gehaltsempfängern. Diese Zuordnung steht Ihnen auch für die Datenauswahl und Sortierung zur Verfügung.

4 4 IBM Personalabrechnung: Für effizientes und komfortables Arbeiten entwickelt Verarbeitung Lohnarten können Sie im Voraus erfassen und rückwirkend ändern. Gleiche Lohnarten lassen sich auf der Verdienstabrechnung zusammenfassen. Weitere Möglichkeiten: Abrechnung in einer Firma nach unte rschiedlichen Beitragsbemessungsgrenzen (Ost/West), anteilige Gehaltsberechnung (Teilmonat). Rückwirkende Korrekturen des aktuellen und des Vorjahres sind einfach möglich. Bei der Verarbeitung der Verdienstabrechnung berücksichtigt die IBM Personalabrechnung: allgemeine und besondere Lohnsteuertabellen Pauschalversteuerung Solidaritätszuschlag Sonstiger Bezug Sonstige Bezüge für mehrere Kalenderjahre Altersentlastung Entschädigungen Versorgungsbezüge Freibeträge Lohnsteuerjahresausgleich im Dezember Vermögensbildung Arbeitskammerbeiträge Direktversicherung, Gruppendirektversicherung Umlagen nach Entgeltfortzahlungsgesetz Vorgabewerte, wie Firmen- und Fremdfirmenvortrag, Märzklausel Altersteilzeit gesetzliche Regelungen für behinderte Menschen in geschützten Einrichtungen Geringverdiener Mehrfachbeschäftigte geldwerte Vorteile und Sachbezüge Minijobs / Gleitzonen im Niedriglohnbereich Gesetz zur sozialrechtlichen Absicherung flexibler Arbeitszeiten Heimarbeit Verdienstabrechnung Für den Druck von Verdienstabrechnungen stehen Ihnen verschiedene Sortier- und Selektionskriterien zur Verfügung. Vor dem Druck können Sie die Daten der aktuellen Verdienstabrechnungen bzw. der Korrekturabrechnungen ermitteln und sich übersichtlich anzeigen lassen. Dabei werden auch Korrekturabrechnungen des Vorjahres berücksichtigt und dargestellt. Korrekturen an bereits erstellten Verdienstabrechnungen erledigen Sie mit der IBM Personalabrechnung schnell und unkompliziert. Korrekturabrechnungen zurückliegender Monate werden mit aktualisierten Gesamtwerten ausgedruckt. In einer Vorschau können Sie das Layout vor dem Druck überprüfen. So vermeiden Sie Fehler und ungewollte Mehrfach-Ausdrucke. Nach dem Druck der Verdienstabrechnungen sind die Lohnkonten automatisch auf dem neuesten Stand. Übersichtliche Bildschirm-Anzeige der aktuellen Daten der Verdienstabrechnung. Vordrucke Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Meldungen zur Sozialversicherung und Zahlungsträger können Sie auf Original HS Vordrucken ausgeben. Eine vielfältige Auswahl an Layouts für Vordrucke und Blankopapier erhalten Sie mit der IBM Personalabrechnung. Mit dem Layoutprogramm Crystal Reports Professional (separat zu erwerben) können bei Bedarf individuelle Layouts für spezielle Anforderungen gestaltet werden.

5 5 Datenaustausch Datenimport, Datenexport Alle Programme der Marke IBM Betriebswirtschaftliche Lösungen sind optimal aufeinander abgestimmt. So können Sie beispielsweise die Daten der Buchungsliste jederzeit als Datei direkt in die Programme IBM Finanzwesen und IBM Finanzbuchhaltung übergeben. Aus der IBM Auftragsbearbeitung haben Sie beispielsweise die Möglichkeit die Provisionen zu übernehmen. Auch der Datenimport aus externen Zeiterfassungssystemen ist möglich. Übersichtliche Bearbeitung und Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten. Arbeits- und Fehlzeiten Steuer- und SV-Tage werden von der Anwendung automatisch ermittelt. Zur übersichtlichen Erfassung individueller Arbeits- und Fehlzeiten lassen sich in einem Kalenderblatt sowohl einzelne Tage als auch Zeiträume bearbeiten. Um Zeit zu sparen, können Sie bei der Bearbeitung des Kalenderblatts auf die gebräuchlichen Tageskennzeichen aus der Vorbesetzung zurückgreifen. Für die allgemeine betriebliche Arbeitszeit steht Ihnen ein allgemeiner Kalender zur Verfügung. Einem Tag können Sie zwei Kennzeichen zuordnen. Bundeslandspezifische Feiertage lassen sich im Firmenkalender separat einblenden. Gesetzliche Auswertungen Beitragsabrechnung und -nachweis Lohnsteuer-Anmeldung (monatlich, vierteljährlich und jährlich) Lohnjournal (monatlich) Arbeitskammerbeiträge Erstattung Entgeltfortzahlung Zahlung Einfach und schnell drucken Sie z.b. auf Original HS Vordrucken Löhne, Gehälter, VWL und alle sonstigen Zahlungen mit den zugehörigen Begleitprotokollen als Überweisungen bzw. Banksammellisten. Nach der Korrektur einer Verdienstabrechnung können Sie die Zahlungsabläufe für alle Mitarbeiter wiederholen. Für den beleglosen Datenträgeraustausch (Clearing-Verfahren) lassen sich alle Zahlungen auch als Datei auf der Rechner-Festplatte oder auf Datenträger speichern. Die IBM Personalabrechnung erstellt hierzu ein Protokoll und einen Begleitzettel. Zusätzliche Auswertungen Fehlzeitenstatistik Buchungsliste Abrechnungsgruppenauswertung Summenliste nach Lohnarten Kostenstellen-/Kostenträger-Statistik Lohnkonto Jahresauswertungen Berufsgenossenschaftsauswertung Ausgleichsabgabenliste Datenarchivierung AO-Schnittstelle Mit dem mitgelieferten Dienstprogramm AO-Schnittstelle werden die gesetzlichen Anforderungen der Abgabenordnung zur Archivierungspflicht steuerlich relevanter Daten und auch die dritte Stufe des Datenzugriffs (Mitnahme von Daten) erfüllt, so dass eine gesonderte Archivierungssoftware oder ein Dokumentenmanagement- System nicht erforderlich ist. Elektronische Steuererklärung ELSTER-Schnittstelle Mit einem mitgelieferten Dienstprogramm werden die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Übertragung der Lohnsteuer-Anmeldung und Lohnsteuerbescheinigung komfortabel erfüllt. Die Lohnsteuerdaten können bequem erstellt und über eine automatisch verschlüsselte Internetverbindung versendet werden.

6 6 IBM Personalabrechnung: e sichern noch mehr Effektivität Bescheinigungswesen Pfändung dakota* Bescheinigungen sind ein leidiger und zeitraubender Teil der Arbeit im Lohnbüro. Mit dem Bescheinigungswesen erstellen Sie die Bescheinigungen einfach und effizient. Am Bildschirm wird die Bescheinigung schrittweise aufgebaut. Informationen, die im Programm zur Verfügung stehen, wie persönliche Daten, Fehlzeiten und Abrechnungsdaten, werden automatisch in die Bescheinigung übertragen. Folgende Bescheinigungen stehen Ihnen zur Verfügung: Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Mutterschaftsgeld Arbeitsbescheinigung gemäß 312 SGB III Verdienstbescheinigung für Angehörige des Antragstellers Verdienstbescheinigung zum Antrag auf Wohngeld DATEV Datei-Schnittstelle Das DATEV Datei- Schnittstelle verbindet die IBM Personalabrechnung mit den Anwendungen der DATEV. So können Sie Ihre Lohnbuchhaltung im eigenen Haus durchführen und deren Vorteile für sich nutzen, z.b. sofortige Auskunftsbereitschaft und verminderte Kosten, ohne auf die Dienstleistung der DATEV verzichten zu müssen. Die korrekte Berechnung monatlicher Pfändungsbeträge und die Verwaltung der einzelnen Forderungen setzen ein umfangreiches Fachwissen voraus. Mit dem Pfändung lässt sich die Abwicklung von Pfändungen vereinfachen und der zeitliche Aufwand erheblich reduzieren. Datenmodell Die Daten der IBM Personalabrechnung werden in der Datenbank Adaptive Server Anywhere der Sybase GmbH gespeichert. Um auf gespeicherte Daten zugreifen und diese weiter bearbeiten zu können, müssen Sie wissen, wo die Daten abgelegt sind. Diese Informationen liefert Ihnen das Datenmodell. Mehrfirmenverarbeitung Das Mehrfirmenverarbeitung erleichtert Ihnen das Arbeiten mit mehreren Firmen. Die Sozialversicherungsdaten werden in einer zentralen Datenbank verwaltet und nur einmal erfasst. Das erspart Ihnen beim Ändern und Anlegen von Daten viel Zeit und Arbeit. Darüber hinaus werden mit dem Mehrfirmenverarbeitung die Meldungen aus verschiedenen Firmen direkt bei ihrer Erstellung in einer Datei pro DEÜV-Empfänger zusammengefasst. Dies stellt eine effiziente und korrekte Übermittlung der DEÜV- und Beitragsnachweisdateien sicher. Das Programm dakota von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) ist ein Programm zur Unterstützung der gesicherten Internet-Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und den gesetzlichen Krankenkassen. Für die Anwendung IBM Personalabrechnung wird dakota als angeboten. Mit Hilfe dieses s können Sie die vom IBM Personalabrechnung erstellten DEÜV-Dateien per an die Meldestellen der Sozialversicherungsträger versenden. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, auch Beitragsnachweise als Datei zu erstellen. Der Versand der Dateien kann direkt aus dem DEÜV- Assistenten der Lohnanwendung erfolgen. * Nur in Verbindung mit IBM Monats- DEÜV verwendbar. Monats-DEÜV Jahresmeldungen und monatliche Sozialversicherungsmeldungen bedeuten einen hohen Zeitaufwand, insbesondere wenn häufig mit Aushilfskräften gearbeitet wird. Das Monats-DEÜV bietet Ihnen die Möglichkeit, zeitaufwendige Jahres- und Monatsmeldungen einfach und bequem per Programm zu erstellen. Die Meldungen für versicherungspflichtige und geringfügig beschäftigte Mitarbeiter werden automatisch erstellt und auf einem Datenträger gespeichert. Das erkennt meldepflichtige Tatbestände bei der laufenden Abrechnung und druckt ein entsprechendes Protokoll. Alle für die Meldungen notwendigen Daten sind im Datenbestand der Anwendung vorhanden.

7 7 System- und Hardware-Voraussetzungen Arbeitsplatz-Rechner Windows 98, Me, NT Version 4.0 mit Service Pack 5, Windows 2000, XP (im Netzwerk: XP Professional), Windows Server 2003 PC mit Pentium III Prozessor ab 800 MHz Internet Explorer ab Version 5.01 Festplatte mit mindestens 1 GB, davon mindestens 210 MB freier Speicher für Programme und Beispieldaten sowie weiterer freier Speicher je nach Datenumfang Hauptspeicher mindestens 64 MB, empfohlen 128 MB CD-ROM-Laufwerk Grafikauflösung mindestens 1024 x 768 Pixel in Novell NetWare Netzen: für Windows 98, Me, NT, Windows 2000, XP Professional und Windows Server 2003 jeweils ein passender Novell NetWare Client. Datenbank-Server Windows 98, Me, NT Version 4.0 mit Service Pack 5, Windows 2000, XP Professional, Windows Server 2003 Internet Explorer ab Version 5.01 Pentium III Prozessor ab 800 MHz Hauptspeicher mindestens 128 MB Datenbank-Lizenz Eine entsprechende Anzahl von Lizenzen des Adaptive Server Anywhere Version 8.0 (können zusammen mit dem IBM Personalwesen erworben werden). Genannte Marken und eingetragene Warenzeichen anderer Unternehmen/ Hersteller werden anerkannt. Lieferumfang Basisversion für Windows 98, Me, NT, Windows 2000, XP (im Netzwerk: XP Professional) und Windows Server 2003 CD-ROM Installation & Datensicherheit Einfache Installation durch den Anwender Übernahme von Vorbesetzungen beim Einrichten einer neuen Firma Vergabe unterschiedlicher Zugriffsrechte durch die Einrichtung von Benutzerprofilen Festlegung des zeitlichen Rhythmus für die Datensicherung durch den Anwender HS Service-Vertrag HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG bietet Ihnen nach Abschluss eines HS Service-Vertrags telefonische Beratung zur Handhabung der Software durch die HS Profiline sowie die HS Programmpflege. Die Programmpflege umfasst funktionelle Erweiterungen, Verbesserungen des Funktionsumfangs und die Anpassungen an gesetzliche Änderungen. e-service-vertrag Mit Abschluss eines e-service-vertrags erhalten Sie Zugang zu einem zusätzlichen Dienstleistungsangebot der HS Profiline: Fernsupport. Dabei unterstützen Support-Experten Sie bei Fragen zur Bedienung der HS Programme via Internet direkt auf Ihrem Rechner. Der e-service-vertrag gilt übergreifend für alle Anwendungen der Marke IBM Betriebswirtschaftliche Lösungen mit gültigen HS Service- oder Miet-Verträgen. HS Seminar-Angebot Das Programm hat eine Vielzahl von Funktionen, die auch geübte Benutzer immer wieder mit neuen Möglichkeiten überraschen. Damit Sie den vollen Funktionsumfang effektiv nutzen können, empfiehlt sich die Teilnahme an einer Anwenderschulung. Die HS Dozenten begleiten Sie individuell und kompetent. Unter finden Sie das HS Seminar-Angebot. Software zur Miete Sie können die IBM Personalabrechnung zu günstigen Konditionen mieten. Im Mietpreis enthalten sind die HS Profiline- Unterstützung und die Programmpflege. Sie arbeiten stets mit einer aktuellen Version. Der Miet-Vertrag kann monatlich gekündigt werden. IBM Personalwesen: Die Alternative zur IBM Personalabrechnung HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG bietet Ihnen außerdem das IBM Personalwesen an. Nähere Informationen erhalten Sie im HS Kunden-Center oder unter Hallo IBM Weitere Informationen über Hard- und Software sind über Hallo IBM erhältlich. Sie erreichen Hallo IBM telefonisch unter (zzt. 0,12 Euro pro Minute).

8 International Business Machines Corporation 2004 IBM Deutschland Informationssysteme GmbH Stuttgart HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG ist einer der führenden deutschen Hersteller kaufmännischer PC- Standard-Software (Windows) für kleine und mittlere Unternehmen. Über Installationen in Deutschland und Österreich sprechen für sich. Seit 1979 entwickelt und vertreibt HS systemgeprüfte, branchenunabhängige Software für Finanzbuchhaltung Lohnabrechnung Auftragsbearbeitung. Mehr als Kunden setzen auf die Erfahrung und die Anwendungen von HS: zur schnellen und einfachen Erledigung kaufmännischer Aufgaben und zur Steuerung ihrer betriebswirtschaftlichen Prozesse. So werden beispielsweise monatlich über eine Million Löhne und Gehälter mit der Software von HS abgerechnet. Die schnelle und sichere Umstellung auf die Anwendungen von HS und die übersichtliche Benutzeroberfläche sämtlicher Programme überzeugen und begeistern täglich Kunden aufs Neue. HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG garantiert den Anwendern Investitionsschutz durch konsequente Anpassung der Programme an die sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen und die kontinuierliche Weiterentwicklung. Hardware-Fortschritt und zukunftsweisende Trends, wie beispielsweise ASP (Application Service Providing), sind Herausforderungen an Technologie und Serviceleistung. HS löst diese im Sinne ihrer Kunden. Für die Entwicklung neuer Versionen wie auch für das angebotene Leistungsspektrum gilt bei HS: Der Kunde steht im Zentrum sämtlicher Aktivitäten. Das HS Kunden-Center und alle autorisierten Geschäftspartner vor Ort beraten und betreuen HS Kunden und Interessenten. Deutschlands größte Anwender-Hotline für kaufmännische PC-Standard-Software die HS Profiline steht den Kunden mit Rat und Tat zur Seite. Dies bedeutet Sicherheit durch zuverlässige, kompetente Fachberatung. HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG steht für Qualität und Service. Dies hat auch IBM und DATEV überzeugt. Bereits seit 1984 entwickelt und vertreibt HS ihre Produkte unter der Marke IBM Betriebswirtschaftliche Lösungen. Seit 2001 bietet DATEV die HS Programme zur Auftragsbearbeitung unter eigenem Namen an. Für HS Kunden sind die strategischen Partnerschaften die Garantie für Stabilität und Zukunftssicherheit. IBM Betriebswirtschaftliche Lösungen von HS. Rechnen Sie mit uns. Vertragsbedingungen und Preise erhalten Sie bei den IBM Geschäftsstellen sowie bei der HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Genannte Marken und eingetragene Warenzeichen anderer Unternehmen/Hersteller werden anerkannt. Stand: Änderungen vorbehalten. Satz, Layout und Illustration: daniela welter design & kommunikation Hamburg HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG Überseering Hamburg Telefon (040) Telefax (040) info@hamburger-software.de Internet