Umbrella.net Zahlungen

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1 Umbrella.net Zahlungen Umbrella Umbrella Organisation Organisation AG AG Binzstrasse Binzstrasse CH-8620 CH-8620 Wetzikon Wetzikon Phone: Phone: (0)44 (0)

2 2 Zahlungen in Umbrella.net Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Begriffe Stammdaten Bankzahlung erfassen Barzahlung erfassen Geschenkgutschein-Zahlung erfassen Kreditkartenzahlung erfassen Kreditkartenzahlung erfassen via Datatrans oder Saferpay EFT-Pos Zahlung erfassen Manuelle BSP Zahlung erfassen Commercial Zahlungen erfassen Manuelle Lodgezahlung erfassen Manuelle Lodge BSP Zahlung erfassen

3 3 Zahlungen in Umbrella.net 1 Einleitung Dieses Manual zeigt den Zahlungsablauf für den im Release 2.98 eingeführten Zahlungsablauf, sowie die erforderlichen Stammdatenänderungen auf. 2 Begriffe Zahlungsmittel Zahlungsweg Die zur Auswahl stehenden Zahlungsmittel sind Karten, Gutscheine sowie Andere wie z.b. Barzahlungen. Beschreibt, über welchen Weg die Zahlung abgewickelt wird, z.b. über Datatrans, Saferpay, EFT-Pos oder BSP. Neu ist der Zahlungsdialog auf zwei aufeinanderfolgende Fenster aufgeteilt. Die gewählten Funktionen im ersten Fenster, steuern dabei die Möglichkeiten im zweiten Fenster. Unzulässige Kombinationen werden aufgefangen, wie z.b. Barzahlungen via Datatrans oder Kreditkartenzahlungen mit Zahlungsform Bar. 3 Stammdaten Die Änderung des Zahlungsablaufes in Umbrella.net, bedingt eine Anpassung sämtlicher Zahlungsformen. Ab dem Release 2.98 gibt es für Kreditkarten pro Zahlungsmittel, z.b. American Express, nur noch eine Zahlungsform. 3

4 4 Zahlungen in Umbrella.net Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü wird das Zahlungsmittel ausgewählt, z.b. American Express. Der Export (BTA, TAMARA, NONE) wird automatisch abgefüllt. Der CRS-Code wird ebenfalls automatisch abgefüllt. Bei der Kreditkartensicherheit kann gewählt werden, ob beim Speichern der Kreditkarte nur die letzten vier Ziffern oder die volle Nummer gespeichert werden soll. (Hinweis: In Kombination mit Datatrans muss volle Nummer eingestellt werden) Bei der Referenznummer stehen die Optionen keine, optional und zwingend zur Verfügung. Hiermit wird gesteuert, ob beim Erfassen der Zahlung eine Referenznummer (z.b. Nummer des Geschenkgutscheins) eingegeben werden muss. Zahlungsform Es wird zwischen Debitoren Zahlungsform und Kreditoren Zahlungsform unterschieden. Der Inhalt des Feldes Text ist für den Mitarbeiter bei Entgegennahme der Zahlung ersichtlich. Die übersetzten Texte werden auf den ndokumenten angedruckt. Die Zahlungsform ist aktiv, wenn das Häkchen bei Aktiv gesetzt ist. Buch Ggf. hier das korrekte Buch angeben, auf dem die Zahlung erscheinen soll. Z.B. Cashbook bei Barzahlungen. Kontozuordnung Sofern mit den Modulen Kreditoren und Debitoren Buchhaltung gearbeitet wird, werden hier die Konti für die einzelnen Zahlungsmittel zugeteilt. Dies ist auch für die Fremdwährungen EUR, USD und GBP möglich. Export Codes Kuoni und TUI: Wo benötigt, werden in diesen Feldern die externen Codes sowie externen Codes (Lodge) für SAP angegeben. Die Export-Codes können auch für Fremdwährungen hinterlegt werden. 4 Bankzahlung erfassen Der hat auf das Bankkonto des Reisebüros Geld einbezahlt. Die Zahlung wird anschliessend wie folgt im Umbrella.net eingegeben. Unter Zahlungseingänge den Button Zahlung anfügen anklicken. 4

5 5 Zahlungen in Umbrella.net Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel entspricht dem entsprechenden Bankkonto, der Zahlungsweg ist n/a. Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Zahlungsmittel Zahlungsweg Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Bankzahlungen das entsprechende Bankkonto auswählen. Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen. Manuelle Zahlung Die Funktion Manuelle Zahlung steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für Bankzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung. Anschliessend auf den Button weiter klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up: 5

6 6 Zahlungen in Umbrella.net Rechnung Betrag Datum Bemerkung Der wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen. Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl. Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt. Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. 5 Barzahlung erfassen Um eine Zahlung zu erfassen unter Zahlungseingänge den Button Zahlung anfügen anklicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel ist Bargeld/Cash, der Zahlungsweg ist n/a. Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Barzahlungen das Zahlungsmittel Bargeld/Cash auswählen. 6

7 7 Zahlungen in Umbrella.net Zahlungsweg Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen. Manuelle Zahlung Die Funktion Manuelle Zahlung steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für Barzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung. Anschliessend auf den Button weiter klicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up: Rechnung Betrag Datum Bemerkung Der wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen. Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl. Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt. Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. 7

8 8 Zahlungen in Umbrella.net 6 Geschenkgutschein-Zahlung erfassen Um eine Zahlung mit einem eigenen Gutschein (Nummer in Umbrella.net erfasst) zu erfassen, unter Zahlungseingänge den Button Zahlung anfügen anklicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf Eigene Gutscheine umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist n/a. Hinweis: Für Fremdgutscheine das Zahlungsmittel Fremde Gutscheine wählen. Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Zahlungsmittel Zahlungsweg Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Geschenkgutscheinzahlungen das Zahlungsmittel Eigene Gutscheine (Nummer in Umbrella erfasst) auswählen. Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen. Manuelle Zahlung Die Funktion Manuelle Zahlung steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für Geschenkgutscheinzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung. 8

9 9 Zahlungen in Umbrella.net Anschliessend auf den Button weiter klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up: Rechnung Gutschein Der wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen. Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Hier die Gutscheinnummer eintippen: Betrag Datum Referenznummer Bemerkung Der Betrag wird automatisch eingetragen und entspricht dem Wert des Geschenkgutscheines. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Die Referenznummer wird automatisch eingetragen und entspricht der Geschenkgutscheinnummer. Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt. Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. 7 Kreditkartenzahlung erfassen 7.1 Kreditkartenzahlung erfassen via Datatrans oder Saferpay Um eine Zahlung zu erfassen unter Zahlungseingänge den Button Zahlung anfügen anklicken. 9

10 10 Zahlungen in Umbrella.net Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist Datatrans resp. Saferpay. Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Zahlungsmittel Zahlungsweg Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen. Manuelle Zahlung Die Funktion Manuelle Zahlung steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird bei Datatrans / Saferpay keine Zahlung ausgelöst. Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button Weiter anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up: 10

11 11 Zahlungen in Umbrella.net Rechnung Betrag Datum nkreditkarte Kreditkartendaten Bemerkung Der wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen. Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl. (Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden). Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Falls auf dem n bereits eine Kreditkarte gespeichert wurde, kann diese über das Drop-Down Menü ausgewählt werden. Soll eine neue Kreditkarte benutzt resp. gespeichert werden, Andere Kreditkarte auswählen. Falls die Kreditkarte nicht auf dem n gespeichert wurde, können die Daten hier eingetragen und ggf. gespeichert werden. Hinweis: Bei Zahlungen über Datatrans werden die Kreditkartendaten automatisch verschlüsselt. Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt. Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. 11

12 12 Zahlungen in Umbrella.net 7.2 EFT-Pos Zahlung erfassen Um eine Zahlung zu erfassen unter Zahlungseingänge den Button Zahlung anfügen anklicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist EFT POS. Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Zahlungsmittel Zahlungsweg Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen. Manuelle Zahlung Die Funktion Manuelle Zahlung steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird über das EFT-Pos Gerät keine Zahlung ausgelöst. 12

13 13 Zahlungen in Umbrella.net Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button Weiter anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up: Rechnung Betrag Datum Bemerkung Der wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen. Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl. (Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden). Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt. Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. Wird dann auf Hinzufügen geklickt, so hat der 60 Sekunden Zeit die Kreditkarte ins Gerät zu schieben und den Betrag zu bestätigen, resp. den Code einzugeben. Bei erfolgreicher Transaktion wird die Zahlung im Dossier unter Zahlungseingänge ersichtlich und falls das Häkchen aktiviert wurde, öffnet sich die Quittung. 13

14 14 Zahlungen in Umbrella.net 7.3 Manuelle BSP Zahlung erfassen Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter Zahlungseingänge den Button Zahlung anfügen anklicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Beim Zahlungsweg BSP auswählen. Zahlungsmittel Zahlungsweg Manuelle Zahlung Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt. Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP- Zahlungen muss der Zahlungsweg `BSP` angewählt werden. Die Funktion Manuelle Zahlung steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für manuelle BSP-Zahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung. Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button Weiter anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up: 14

15 15 Zahlungen in Umbrella.net Rechnung Rechnungsposition Betrag Datum nkreditkarte Kreditkartendaten Bemerkung Der wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen. Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgewählt werden. Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Falls die Kreditkarte auf dem nprofil gespeichert ist, kann diese hier über das Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Wurde im Feld nkreditkarte die Option Andere Kreditkarte gewählt, werden hier die Kreditkartendaten eingetragen und ggf. gespeichert. Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt. Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. 8 Commercial Zahlungen erfassen In diesem Kapitel werden die manuellen Zahlungsabläufe für Commercial-Zahlungen beschrieben. 8.1 Manuelle Lodgezahlung erfassen Um eine manuelle Lodgezahlung zu erfassen unter Zahlungseingänge den Button Zahlung anfügen anklicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf AirPlus resp. Amex BTA umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist n/a. 15

16 16 Zahlungen in Umbrella.net Zahlungsmittel Zahlungsweg Lodge Manuelle Zahlung Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt. Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für manuelle Lodgezahlungen muss der Zahlungsweg `n/a` angewählt werden. Für manuelle Lodgezahlungen muss das Häkchen Lodge aktiviert sein. Die Funktion Manuelle Zahlung steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für manuelle Lodgezahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung. Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button Weiter anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up: Rechnung Rechnungsposition Betrag Datum nkreditkarte Kreditkartendaten Bemerkung Der wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen. Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Für Lodgezahlungen muss eine Rechnungsposition ausgewählt werden. Der Betrag wird von der ausgewählten Dossierposition übertragen. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Es wird die auf dem n hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen. Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im nprofil gespeichert werden. Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt. Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach hinzufügen der Zahlung die Quittung. 16

17 17 Zahlungen in Umbrella.net 8.2 Manuelle Lodge BSP Zahlung erfassen Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter Zahlungseingänge den Button Zahlung anfügen anklicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte d.h. Airplus resp. American Express umgestellt werden. Beim Zahlungsweg BSP auswählen. Zahlungsmittel Zahlungsweg Lodge Manuelle Zahlung Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt. Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP- Zahlungen muss der Zahlungsweg `BSP` angewählt werden. Für manuelle BSP-Direktzahlungen mit Lodge-Kreditkarten muss das Häkchen Lodge aktiviert sein. Die Funktion Manuelle Zahlung steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button Weiter anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up: 17

18 18 Zahlungen in Umbrella.net Rechnung Rechnungsposition Betrag Datum nkreditkarte Kreditkartendaten Bemerkung Der wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen. Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgewählt werden. Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen. Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Die nkreditkarte wird automatisch vom nprofil der Firma übernommen. In diesem Feld werden die Details der nkreditkarte angezeigt. Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt. Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. 18