Christian Feichtinger. Excel für Fortgeschrittene

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1 Excel für Fortgeschrittene

2 Excel für Fortgeschrittene Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundbegriffe und Voreinstellungen Die Oberfläche von Excel - Begriffsbestimmungen: Voreinstellungen im Menü EXTRAS OPTIONEN Nützliche Tastenkombinationen Zellformatierungen Zellbezüge Besondere Formatierungen Erstellen von Vorlagen Arbeiten mit Excel - Formeln und Funktionen Funktionen, Funktionsassistent Mögliche Fehlermeldungen Detektiv Finanzmathematische Funktionen Datenbankfunktionen Arbeiten mit Listen Matrix- und Bereichsfunktionen Datenbankfunktionen Zielwertsuche, Szenariomanager und Solver Zielwertsuche Szenario-Manager Solver Pivot-Tabellen Erstellen einer Pivot-Tabelle Der PivotTable Assistent Arbeiten mit mehreren Tabellen Tabellen mehrerer Arbeitsmappen (Dateien) verknüpfen Arbeitsmappen mit mehreren Tabellen Routineaufgaben automatisieren, Makros Makros Formular- und Steuerelemente Individuelle Benutzeroberfläche Diagramme Diagramme erstellen Daten für Diagramme markieren Diagramme erstellen mittels Assistent Drucken von Diagrammen Diagramme bearbeiten Verwendete Literatur... 38

3 Excel für Fortgeschrittene Seite 3 1. Grundbegriffe und Voreinstellungen Microsoft Excel ist eine sehr mächtige Tabellenkalkulations-Anwendung, die einen großen Umfang an Funktionen, Anpassungs- und auch Programmiermöglichkeiten bietet. Eine Vielzahl dieser Funktionen und Möglichkeiten kann man nicht nur durch Klicken mit der Maus, sondern auch über verschiedenste Tastenkombinationen aufrufen. Die Anwendung einiger brauchbarer Tastenkombinationen und Schnellbedienungsmöglichkeiten mit der Maus können sehr zu effizientem Arbeiten mit dieser Software beitragen. 1.1 Die Oberfläche von Excel - Begriffsbestimmungen: Namensfeld Titelleiste Menüleiste Symbolleiste Standard Symbolleiste Format Bearbeitungsleiste Aktive Zelle Spaltenkopf Vertikale Bildlaufleiste Zeilenkopf Registerlaufpfeile Blattregister Statusleiste Horizontale Bildlaufleiste Ansichten: Im Menüpunkt ANSICHT können Sie alle Einstellungen bezüglich der Übersichtlichkeit bzw. einer visuell angepassten Oberfläche tätigen. Seit Excel 2000 gibt es auch die so genannten personalisierten Menüs, d.h. selten verwendete Menüpunkte werden ausgeblendet. Verweilt man kurze Zeit mit der Maus, wird das komplette Menü eingeblendet. Durch Klicken auf die Doppelpfeile am unteren Ende des Menüs kann man die vollständigen Menübefehle ohne Wartezeit anzeigen lassen. Über das Menü EXTRAS ANPASSEN (oder ANSICHT SYMBOLLEISTEN AN- PASSEN) kann man am Register OPTI- ONEN diese Voreinstellung aus- und einschalten.

4 Excel für Fortgeschrittene Seite Besondere Formatierungen Stunden addieren Beim addieren von Stunden in Excel kommt man ohne spezielle Formatierung nicht über 24 Stunden hinaus, weil es eigentlich Zeitangaben sind, die addiert werden. Mit dem Format [h]:mm gelangt man aber dennoch zum gewünschten Ergebnis. Benutzerdefinierte Zellformatierung Im Feld TYP am Register ZAHLEN des Dialoges ZELLEN FORMATIEREN wird die Formatierung eingegeben, und zwar von Strichpunkten getrennt. Vor dem ersten Strichpunkt die positiven, vor dem zweiten die negativen Werte, vor dem dritten Null-Werte und dahinter die Textformatierung. Werte verstecken Faktoren, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sein sollen; kann man also mittels Formatierung, die aus drei Strichpunkten (;;;) besteht ausblenden, da einfach keine Formatierung eingegeben wird. In der Eingabeleiste ist der Inhalt der Zelle noch sichtbar. Durch einen Blattschutz (mit Option Formel ausblenden) kann man aber auch die Eintragung in der Bearbeitungsleiste verstecken. Werte in Abhängigkeit des Inhalts farbig darstellen Beispielsweise sollen in einer Zelle in Abhängigkeit der eingegebenen Werte die positiven Werte grün, die negativen Werte rot und die neutralen Werte blau dargestellt werden. Dazu formatiert man folgend: Bedingte Formatierungen Nun werden je nach Eingabe die Werte grün, rot oder blau dargestellt. Seit der Excel-Version 97 ist es auch möglich über das Menü FORMAT eine BEDINGTE FORMATIERUNG einzugeben. Bis zu drei Bedingungen, die sich auf Zellwert oder Formel beziehen, kann man dabei pro Zelle angeben. Formatierung in Abhängigkeit vom Ergebnis einer Formel:

5 Excel für Fortgeschrittene Seite Pivot-Tabellen Die "Kreuztabelle": Zwei Spalten werden kreuzweise übereinander gelegt, wobei die sich Inhalte einer dritten Spalte im Schnittpunkt befinden. Die Werte im Schnittpunkt können mit Hilfe von eingebauten Funktionen zusammengefasst werden. Standardmäßig wird dabei die Summenfunktion verwendet. Datum Datum Datum Eine Pivot-Tabelle besteht folgenden Felder: - Seitenfeld (Seitenfeld-Element): filtert die Ausgabe - Spaltenfeld (Spaltenfeld-Element): stellt die Felder spaltenweise dar. - Zeilenfeld (Zeilenfeld-Element): stellt die Felder zeilenweise dar. - Datenfeld (Datenbereich): gibt die zusammengefassten Daten aus. Vorteil der Pivot-Tabellen: Sie können nach der Fertigstellung jederzeit wieder geändert werden, indem die Daten in den Feldern neu gruppiert werden. 5.1 Erstellen einer Pivot-Tabelle Starten des PivotTable- und PivotChart-Assistenten im Menü DATEN PIVOTTABLE- UND PIVOT- CHART-BERICHT. PivotChart: Seit Excel 2000 gibt es auch die Möglichkeit einer grafischen Darstellung der Pivot-Tabellen. Schritt 1 von 3: Hier wählt man aus woher die Daten stammen sollen und ob die Ausgabe grafisch oder tabellarisch erfolgen soll. Schritt 2 von 3: Auswählen des Datenbereiches für die Pivot- Tabelle - befindet sich die aktive Zelle vor dem Öffnen des Assistenten in einem zusammenhängenden Datenbereich, trifft Excel die Auswahl bereits automatisch. Im Schritt 3 von 3 ist nun noch der Ort auszuwählen, wo die Pivot-Tabelle stehen soll - in einem neuen Blatt, oder in einem bestehenden.

6 Excel für Fortgeschrittene Seite Diagramme 8.1 Diagramme erstellen Die Daten einer Excel Tabelle lassen sich hervorragend in Diagrammen visualisieren. In Excel 2000 gibt es, einschließlich der Diagrammuntertypen, 73 Standard- und 20 Benutzerdefinierte Diagrammvarianten zur Auswahl. Diagramme als Darstellungsform Diagramme zur ansprechenden und aussagekräftigen Aufbereitung umfangreichen Datenmaterials. Diese Aussagekraft sollte man aber planen: Was soll die Hauptaussage des Diagramms sein? Welche Entscheidungen soll das Diagramm unterstützen? Welche Daten sollen dargestellt werden, und welche nicht? Welcher Diagrammtyp und welcher Untertyp kann diese Aufgabe am besten erfüllen? Wie präsentiert sich das am Bildschirm farbige Diagramm im Scharz-Weß-Druck? Einen Überblick über die verfügbaren Diagrammtypen bekommt man durch einen Klick auf das Symbol des Diagramm-Assistenten in der Standard-Symbolleiste. Im Schritt 1 von 4 des Diagramm- Assistenten hat man eine Komplettübersicht über alle Diagrammtypen. Je nach Daten, Datenmenge und gewünschter Aussagekraft kann im Register Standardtypen ein Diagrammtyp, und im rechten Bereich ein Diagrammuntertyp, gewählt werden. Um sich bei der Erstellung eines Diagramms zurechtzufinden, sollte man sich über die verschiedenen Bereiche eines Diagramms ein Bild machen: Diagrammfläche Diagrammtitel Zeichnungsfläche Legende Größenachse Datenreihe Rubrikenachse

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