Über die Compliance-Hotline (EthicsPoint) der Generali Gruppe

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1 Über die Compliance Helpline (EthicsPoint) der Generali Gruppe Mitteilungswesen - Allgemein Sicherheit des Mitteilungswesens Geheimhaltung und Datenschutz Über die Compliance-Hotline (EthicsPoint) der Generali Gruppe Was ist die Compliance Helpline der Generali Gruppe? Die Compliance Helpline der Generali Gruppe ist ein vertraulicher Informationskanal, der die Generali Gruppe in ihren Bemühungen unterstützt, von Verfahrensweisen und Handlungen Kenntnis zu erlangen, die möglicherweise gegen interne oder externe Regelungen (einschließlich jenen des Code of Conducts) verstoßen. Die Helpline wird von GCS Compliance Services Europe LTD (einer Tochter der Navex Global Inc. bereitgestellt. Die Helpline nimmt Mitteilungen in den Sprachen sämtlicher Länder entgegen, in denen die Generali Gruppe tätig ist. Wozu benötigen wir ein System wie die Compliance Helpline der Generali Gruppe? Durch die Schaffung und Bereitstellung offener Kommunikationskanäle fördern wir ein positives und faires Arbeitsumfeld. Ein effektives Mitteilungssystem verstärkt unsere Bemühungen, eine Kultur der Integrität und ethisch korrekter Entscheidungsfindung zu fördern. Forschungsergebnisse haben gezeigt, dass Hotlines/Webformulare, die von einer außerhalb des Unternehmens stehenden Partei betrieben werden, von Mitarbeitern oder Dritten häufig verwendet werden und eine gute Möglichkeit für ein Unternehmen bieten, Verstöße gegen Regelungen sowie ethisch unkorrektes Verhalten aufzudecken. Kann ich Mitteilungen sowohl über das Internet als auch telefonisch machen? Was kann ich machen, wenn ich keinen Internetzugang habe? Ja, Sie haben die Möglichkeit, eine vertrauliche Mitteilung sowohl telefonisch als auch über das Internet einzureichen. Falls Sie keinen Zugang zu einem an das Internet angeschlossenen Computer haben oder ungern einen Computer benutzen, können Sie die Compliance Helpline der Generali Gruppe anrufen, die rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr erreichbar ist. 1

2 Kann meine Mitteilung anonym erfolgen? Sofern gesetzlich möglich, können Sie Ihre Mitteilung sowohl unter Angabe Ihrer Identität, als auch anonym einreichen( 1 ). Auch wenn anonyme Mitteilungen möglich sind, ist die Gruppe der Ansicht, dass die Ermittlungen zu den Mitteilungen am erfolgreichsten sind, wenn der Hinweisgeber bekannt ist. ( 1 ) Anonyme Mitteilungen sind in Belgien, Frankreich, Luxemburg, Portugal und Spanien nicht erlaubt. 2

3 Mitteilungswesen - Allgemein Welche Situationen sollte ich melden? Die Compliance Helpline der Generali Gruppe ist darauf ausgelegt, dass Mitarbeiter und Dritte sämtliche Verfahren oder Verhalten melden können, die ihrer Ansicht nach unangemessen oder als Verstoß gegen das Gesetz, den Code of Conduct oder sonstige interne Regelungen zu qualifizieren sind und die folgende Themenbereiche betreffen: Finanzangelegenheiten, Buchführung, Bankwesen und Bestechung. Für Mitteilungen bzgl. anderer Themenbereiche verwenden Sie bitte einen alternativen Weg auf Gruppen- oder lokaler Ebene (diese können Sie auf der Webseite der Generali Gruppe oder des Unternehmens, welchem Sie angehören, finden). Die Mitteilungen sollten den potentiellen Verstoß möglichst detailliert beschreiben. Was sollte über diesen Weg NICHT gemeldet werden? Nutzen Sie die Helpline / das Webformular nicht, um Ereignisse zu melden, die eine akute Bedrohung für Leben oder Eigentum darstellen. Mitteilungen, die über diesen Service eingehen, werden eventuell nicht umgehend bearbeitet. Falls Sie Hilfe in einem Notfall brauchen, wenden Sie sich bitte an die örtlichen Behörden. Des Weiteren dürfen keine Mitteilungen von Kunden über diesen Weg übermittelt werden, welche sich auf Produkte oder Dienste beziehen, die sie von der Unternehmensgruppe bezogen haben. Solche Mitteilungen sind nach anderen hierfür vorgesehenen Verfahren (die auf der Webseite des Unternehmens oder in den Ihrem Vertrag beiliegenden Unterlagen aufgeführt sind) einzureichen. Ich bin nicht sicher, ob das, was ich beobachtet bzw. gehört habe, einen Verstoß gegen interne oder externe Regelungen oder ein ethisch unkorrektes Verhalten darstellt. Allerdings wirkt es auf mich durchaus fragwürdig. Was soll ich in diesem Fall tun? Sie können den Compliance Officer des Unternehmens fragen oder über die Compliance Helpline der Generali Gruppe eine Mitteilung einreichen. Wenn mir als Mitarbeiter/in ein Verstoß bewusst wird, genügt es dann nicht, diesen meiner/meinem Vorgesetzten mitzuteilen und die weitere Vorgehensweise ihr/ihm zu überlassen? Sie können Ihrer/m direkten Vorgesetzten jegliche Anliegen melden. Es kann jedoch Situationen geben, in denen es Ihnen vielleicht unangenehm ist, die Angelegenheit auf diese Weise vorzubringen, oder in denen Sie es für sinnvoller erachten, andere Wege für Ihre Mitteilung zu nutzen. Genau für diese Fälle haben wir weitere Kanäle eingerichtet (wie z.b. die Post- und -Adresse der Compliance Abteilungen, welche Sie auf der Webseite der Gruppe oder Ihres Unternehmens finden können) und die Compliance Helpline der Generali Gruppe geschaffen. 3

4 Warum sollte ich mitteilen, was ich weiß? Was habe ich davon? Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld. Damit einhergehend haben wir die Verantwortung, am Arbeitsplatz und im Umgang mit unseren Partnern korrekt und ethisch einwandfrei zu handeln. Daher sollten wir das Recht haben, die verantwortlichen Personen zu informieren, wenn sich jemand nicht korrekt verhält. Denn ein Fehlverhalten kann sowohl die Existenzgrundlage der gesamten Gruppe gefährden, als auch das Geschäft und unseren Ruf schädigen. Möchte die Geschäftsleitung wirklich, dass ich mögliche Verstöße gegen interne oder externe Vorschriften mitteile? Auf jeden Fall. Sie benötigt sogar Ihre Mitteilung. Möglicherweise haben Sie die ersten Informationen zu einem bedenklichen Vorgang. Ihre Meldung kann daher helfen, etwaige negative Auswirkungen auf das Unternehmen, auf Mitarbeiter und Dritte erheblich zu minimieren, wenn nicht sogar ganz zu verhindern. Muss ich mir als Mitarbeiter/in Sorgen über die Konsequenzen einer solchen Mitteilung machen? Die Gruppe untersagt strengstens jegliche Art von Maßregelungen gegenüber Mitarbeitern, welche in gutem Glauben eine Mitteilung machen, ganz gleich, wen die Mitteilung betrifft. Was sollte ich machen, wenn mir nach Einreichung der Mitteilung noch etwas Wichtiges zu dem Vorfall einfällt? Oder wenn die mit der Bearbeitung des Falls betraute Person mir weitere Fragen zu der Mitteilung stellen möchte? Wenn Sie über die Compliance Helpline der Generali Gruppe oder das Webformular eine Mitteilung einreichen, erhalten Sie einen individuellen Benutzernamen zugeteilt und werden gebeten, ein Passwort zu wählen. Hiermit können Sie nachträglich auf die Originalmitteilung zugreifen, die Sie über die Compliance Helpline der Generali Gruppe oder über das Webformular eingereicht haben, weitere Einzelheiten hinzufügen oder Fragen beantworten, die die mit dem Fall betraute Person Ihnen gestellt hat. Diese weiteren Informationen können bei der Klärung offener Punkte von großem Nutzen sein. Wir möchten Sie daher bitten, bestehende Fragen innerhalb des angegebenen Zeitraums zu beantworten. Falls Sie sich entschieden haben, eine anonyme Meldung einzureichen, können Sie mit dem zuständigen Mitarbeiter der Compliance Abteilung auch einen anonymen Dialog führen. Was passiert, wenn sich nach der Untersuchung herausstellt, dass der mitgeteilte Sachverhalt unbedenklich war und keinen Verstoß gegen interne oder externe Vorschriften darstellte? Sollte sich der mitgeteilte Sachverhalt im Ergebnis als unbedenklich herausstellen, wird der zuständige Compliance Officer die Untersuchung einstellen. Sämtliche Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Mitteilung stehen, werden anschließend, soweit kein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung mehr besteht, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben vernichtet. 4

5 Was passiert, wenn sich im Rahmen der Untersuchung herausstellt, dass der mitgeteilte Sachverhalt zutreffend war und tatsächlich einen Verstoß gegen interne bzw. externe Regelungen darstellt? Ist die Mitteilung zutreffend, prüft der Compliance Officer mögliche Abhilfemaßnahmen und wägt ferner ab, ob es zusätzlicher Sanktionsmaßnahmen bedarf. Die endgültige Entscheidung hierüber trifft das zuständige Leitungsorgan bzw. die zuständige Führungskraft. Sämtliche Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Mitteilung stehen, werden anschließend, soweit kein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung mehr besteht, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben vernichtet. 5

6 Sicherheit des Mitteilungswesens Wenn ich richtig verstanden habe, wird durch eine Mitteilung, die ich auf einem Firmencomputer erstelle, ein Serverprotokoll erstellt, welches alle Webseiten anzeigt, zu denen mein PC eine Verbindung hergestellt hat. Kann mich dieses Protokoll als ursprünglichen Absender der Mitteilung identifizieren? Durch die Compliance Helpline (EthicsPoint) der Generali Gruppe werden weder interne Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen generiert, noch werden solche Protokolle erstellt. Daher können keine Informationen über eine Verbindung Ihres PCs zur Compliance Helpline der Generali Gruppe erstellt bzw. angezeigt werden. Falls es Ihnen unangenehm ist, über Ihren Arbeits-PC eine Mitteilung einzureichen, haben Sie die Möglichkeit, die Mitteilung mittels eines nicht mit Ihrem Arbeitsplatz in Zusammenhang stehenden PCs zu übermitteln (z.b. in einem Internet-Café, mit dem PC eines Freundes etc.). Ich mache mir Sorgen, dass die an die Compliance Helpline der General Gruppe übermittelten Informationen schlussendlich doch meine Identität verraten können. Wie gewährleisten Sie, dass dies nicht passiert? Die Compliance Helpline (EthicsPoint) der Generali Gruppe ist auf die Wahrung der Anonymität ausgelegt ( 2 ). Soweit Sie Anonymität wünschen ist diese mithin möglich, allerdings müssen Sie als Mitteilender darauf achten, dass der Mitteilungsbericht Ihre Identität nicht aus Versehen offenlegt, z.b. durch Angaben wie Von meinem Schreibtisch aus, neben dem von Herrn Jan Schmidt,... oder In meiner 33-jährigen Tätigkeit.... Garantiert die telefonische Helpline ebenfalls die Anonymität? Ja ( 2 ). Wo es erlaubt ist, werden Sie um die gleichen Angaben gebeten, die Sie bei einer Internetmeldung machen müssten, da jeder Mitarbeiter der Helpline Ihre Antworten auf der Webseite der Compliance Helpline (EthicsPoint) der Generali Gruppe eingibt. Für diese Mitteilungen gelten während der Annahme die gleichen Sicherheitsrichtlinien. Wie kann ich meine Identität mitteilen? Das Webformular enthält einen Abschnitt, in dem Sie Ihre Daten eingeben können. Wenn Sie die Helpline anrufen, können Sie Ihre Identität dem Mitarbeiter der Helpline mitteilen. ( 2 ) Anonyme Meldungen sind in Belgien, Frankreich, Luxemburg, Portugal und Spanien nicht erlaubt. 6

7 Geheimhaltung und Datenschutz Werden die übermittelten Daten und Mitteilungen vertraulich behandelt? Ja, unabhängig davon, welchen speziellen Mitteilungsweg Sie nutzen, werden Ihre Mitteilungen, eventuell nachfolgende Angaben sowie Ihre Daten und die Daten der betroffenen Personen immer vertraulich und mit größter Diskretion nach Maßgabe der Datenschutzrichtlinien der Generali Gruppe und der geltenden Datenschutzgesetze behandelt. Welche Informationen müssen in der Mitteilung enthalten sein? Sie sollten nur solche Informationen mitteilen, welche für eine Untersuchung des mitgeteilten Sachverhalts erforderlich sind. Deshalb sind keine Angaben zum Privatleben der betroffenen Person oder heikle Daten (einschließlich Einzelheiten zu Krankheiten oder Sexualleben) zu nennen, wenn diese nicht unbedingt erforderlich sind und mit dem Anliegen nicht in direktem Zusammenhang stehen. Ferner sollten Sie möglichst auch keine Angaben zu Personen machen, die mit dem genannten Sachverhalt nicht in Verbindung stehen. Was geschieht mit diesen Mitteilungen? Wer kann auf sie zugreifen? Die Mitteilungen werden direkt auf dem gesicherten Server des Drittanbieters (GCS Compliance Service Europe Ltd.) eingegeben, um mögliche Verstöße gegen die Sicherheit zu verhindern. Die Informationen dürfen nur von Personen eingesehen und verwendet werden, die diese Informationen im Rahmen ihrer beruflichen Pflichten oder von Gesetzes wegen benötigen. Bei diesen Personen kann es sich um Mitarbeiter verschiedener Abteilungen (Compliance, Interne Revision, Personal, Recht) der Assicurazioni Generali S.p.A. bzw. ihrer Tochterunternehmen oder um Mitarbeiter/Techniker von GCS handeln. Der Umgang mit den Informationen erfolgt nach Maßgabe der zur Behandlung von Regelverstößen und Verdachtsfällen festlegten Verfahrensweisen der Generali Gruppe. Die Informationen können von GCS Compliance Service Europe Ltd, sowie von der Assicurazioni Generali S.p.A. und den Unternehmen der der Generali Gruppe gespeichert werden. In jedem Fall wird die Mitteilung vertraulich und in Übereinstimmung mit den zur Behandlung von Regelverstößen und Verdachtsfällen festgelegten Verfahren der Generali Gruppe behandelt. Einzelheiten hierzu können im Abschnitt Verfahrensweise zur Bearbeitung von Regelverstößen und Verdachtsfällen eingesehen werden. Werden die Informationen ins Ausland übermittelt? Es kann notwendig sein, die Einzelheiten der Mitteilung innerhalb der Generali Gruppe bzw. mit deren Fachberatern im Ausland auszutauschen. Dies geschieht in jedem Fall unter Einhaltung der maßgeblichen Datenschutzgesetze. Die Assicurazioni Generali S.p.A. sowie die gesamte Generali Gruppe werden geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Geheimhaltung der Daten zu wahren. Werden die Einzelheiten der Mitteilung den in ihr genannten Personen mitgeteilt? 7

8 Um eine Angelegenheit umfassend und fair zu untersuchen, ist es oft notwendig, die beschuldigte Person zu informieren, damit sie auf diese Mitteilung reagieren kann. Es werden aber alle im vertretbaren Rahmen möglichen Schritte unternommen, um Ihre Identität zu schützen. Wie kann ich auf die Informationen zugreifen, die ich angegeben habe? Wenn Sie einen Sachverhalt mitteilen, erhalten Sie eine individuelle PIN (den sog. Mitteilungsschlüssel) und werden aufgefordert, ein Passwort zu vergeben. Mit diesen Zugangsdaten können Sie die Einzelheiten Ihrer Mitteilung einsehen und ergänzen. Um Ihre Daten im System einzusehen sowie ggf. eine Löschung bzw. Änderung der Daten zu verlangen, müssen Sie sich in das System einloggen oder die Helpline anrufen und dort Ihr Anliegen übermitteln. Ihre Anfrage wird dann an den zuständigen Compliance Officer der Generali Gruppe weitergeleitet, welcher Ihnen dann die Kontaktangaben der zuständigen Abteilung zur Verfügung stellt. 8