Dienstleistungen Externer Datenschutz. Beschreibung der Leistungen, die von strauss esolutions erbracht werden

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1 Dienstleistungen Externer Datenschutz Beschreibung der Leistungen, die von strauss esolutions erbracht werden Markus Strauss

2 1 Dienstleistungen Externer Datenschutz Inhalt 1. Einleitung Bestellung zum externen Datenschutzbeauftragten Pauschale Tätigkeiten des externen Datenschutzbeauftragten Schulung der Mitarbeiter nach BDSG Verpflichtung der Mitarbeiter auf Einhaltung des BDSG Durchführung eines Datenschutzaudits Erstellung internes / externes Verfahrensverzeichnis Prüfung der betrieblichen Dokumente Beratung externer Datenschutz Weitere Dienstleistungen... 5 Seite 1 von 5

3 2 Dienstleistungen Externer Datenschutz 1. Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Dienstleistungen, die in den Aufgabenbereich Externer Datenschutz fallen. Alle hier aufgeführten Dienstleistungen werden, soweit nicht anders beschrieben, durch strauss esolutions angeboten. Welche Dienstleistungen vereinbart und durchgeführt werden, wird im Dienstleistungsvertrag geregelt. Dieses Dokument ist als ergänzendes Dokument zum Dienstleistungsvertrag und Angebot zu sehen. Seite 2 von 5

4 3 Dienstleistungen Externer Datenschutz 2. Bestellung zum externen Datenschutzbeauftragten Die Bestellung zum externen Datenschutzbeauftragten erfolgt als separater Vorgang neben dem Dienstleistungsvertrag. Wird vor Beginn der Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter ein Datenschutzaudit durchgeführt, ist die Bestellung zum externen Datenschutzbeauftragten für 12 Monate kostenlos. 3. Pauschale Tätigkeiten des externen Datenschutzbeauftragten Zu den Tätigkeiten als externer Datenschutzbeauftragter, die pauschal vergütet werden, zählen folgende Tätigkeiten: Beantworten von Auskunftsanfragen nach 34 BDSG Erstmalige Schulung der Mitarbeiter Schulung von neuen Mitarbeitern (bei normaler Fluktuation der Mitarbeiter) Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde Interner Ansprechpartner bei allgemeinen Fragen zum Thema Datenschutz regelmäßige Überprüfung der Verfahrensverzeichnisse (1-2 Mal im Jahr) regelmäßige Überprüfung der betr. Dokumente (1-2 Mal im Jahr) Aufnahme neuer Verfahren ins Verfahrensverzeichnis Regelmäßiger Bericht an die Geschäftsleitung (nach Vereinbarung) 4. Schulung der Mitarbeiter nach BDSG Nach 4g BDSG ist das verantwortliche Unternehmen verpflichtet, alle Beschäftigten nach 3 Abs. 11 BDSG in geeigneter Art und Weise mit dem Bundesdatenschutzgesetz vertraut zu machen. Als geeignete Unterweisung gilt eine Schulung vor Ort oder ein webbasiertes Seminar. Derzeit bietet strauss esolutions Schulungen vor Ort an. Dies kann auf zwei Arten erfolgen. Alle Mitarbeiter werden direkt durch strauss esolutions unterwiesen. Die Führungskräfte werden im Vorfeld geschult ( train the trainer ) und geben das Wissen an die Mitarbeiter weiter. Die Teilnahme aller Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten im Unternehmen arbeiten, ist verpflichtend und muss schriftlich dokumentiert werden. 5. Verpflichtung der Mitarbeiter auf Einhaltung des BDSG Nach erfolgter Unterweisung der Mitarbeiter nach BDSG werden die Mitarbeiter schriftlich auf die Einhaltung des BDSG verpflichtet. Dazu stellt strauss esolutions eine Verpflichtungserklärung bereit, die von den Mitarbeitern unterschrieben wird. Seite 3 von 5

5 4 Dienstleistungen Externer Datenschutz 6. Durchführung eines Datenschutzaudits Wir empfehlen vor Beginn der Tätigkeit und Bestellung zum externen Datenschutzbauftragten die Durchführung eines externen Datenschutzaudits. Dies hat mehrere Vorteile für Sie als Unternehmen: Der Gesetzgeber schlägt diese Form der Auditierung in 9a BDSG vor. Da wir das Audit vor Beginn unserer Tätigkeit durchführen, gilt dieses als externes Audit. Sie haben nach dem Audit einen aktuellen Stand, wie ihr Unternehmen in Bezug auf das Bundesdatenschutzgesetz aufgestellt ist. Alle Fortschritte sind vergleichbar und meßbar. Ein Audit erfolgt im Normalfall in 4-5 Tagen (abhängig von der Größe des Unternehmens) und wir führen es wie folgt durch: 1 Tag Vorbereitung durch Sichtung vorhandener Dokumentationen 1-2 Tage Audit vor Ort o Aufnahme aller relevanten Prozesse, die personenbezogene Daten verarbeiten o Erste Sichtung der wichtigsten betrieblichen Dokumente o Begehung der Räumlichkeiten o Erste Klärung von dringende Fragen der GF und Mitarbeitern 2 Tage Nachbereitung o Erstellung eines externen Auditberichts o Erstellung des internen Verfahrensverzeichnisses o Erstellung eines Maßnahmenkatalogs 7. Erstellung internes / externes Verfahrensverzeichnis Jedes Unternehmen in Deutschland ist verpflichtet, alle Verfahren innerhalb des Unternehmens, welches personenbezogene Daten verarbeitet, zu dokumentieren und als Verfahrensverzeichnis auf Verlangen bereitzustellen. Sofern nicht vorab ein Datenschutzaudit durch strauss esolutions durchgeführt wird, ist ein zentraler Bestandteil des externen Datenschutzbeauftragten, die Erstellung des internen und externen Verfahrensverzeichnisses. 8. Prüfung der betrieblichen Dokumente Alle betrieblichen Dokumente, die sich mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten befassen, werden im Hinblick auf die Einhaltung des BDSG geprüft. Dies sind unter anderem: Arbeitsverträge Personalstammbögen Teilnehmerlisten Betriebsvereinbarungen Dienste-Verträge mit anderen Unternehmen oder Ämtern Seite 4 von 5

6 5 Dienstleistungen Externer Datenschutz Richtlinien für den Umgang mit der IT Sofern aus unserer Sicht Anpassungen der Dokumente notwendig sind, überarbeiten wir für Sie gerne die Richtlichen. Bei allen vertraglichen Dokumenten arbeiten wir mit einer Kanzlei zusammen, die Dokumente für uns rechtssicher anpasst. Gerne kann dies auch die eine Rechtsabteilung des Kunden vorgenommen werden. 9. Beratung externer Datenschutz Die Beratung umfasst alle Fragen von Mitarbeitern und Geschäftsleitung rund um das Thema Datenschutz. 10. Weitere Dienstleistungen Weitere Dienstleistungen werden nach Aufwand vergütet: Durchführung von regelmässigen Datenschutzaudits Entwicklung von Datenschutzkonzepten zur Verbesserung des positiven Image Kontrolle der Verträge mit Auftragsdatenverarbeiter Anpassung bzw. Erstellung von betrieblichen Dokumenten Anpassung bzw. Erstellung von Vertragsentwürfen (z.b. zur Auftragsdatenverarbeitung) Seite 5 von 5

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