Dox Web Version 1.69 Benutzerleitfaden

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1 Dox Web Version 1.69 Benutzerleitfaden Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion 1.3 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Willkommen in Dox Web der Weboberfläche von Brainloop Dox Erste Schritte in Brainloop Dox Registrieren Sie sich bei Brainloop Dox Melden Sie sich bei Dox Web an Die Ansichten und Funktionen in Ihrem Dox Space in Dox Web Die Ansicht Dokumente und ihre Funktionen Einen neuen Ordner im Dox Space anlegen Lokale Dokumente in den Dox Space hochladen Eine neue Version eines Dokuments in den Dox Space hochladen Dokumente aus Ihrem Dox Space für andere Personen freigeben Freigegebene Dokumente öffnen und bearbeiten Freigegebene Dokumente öffnen Ein freigegebenes Dokument bearbeiten und die neue Version wieder hochladen Einen Ordner aus Ihrem Dox Space für andere Personen freigeben Freigegebene Ordner öffnen und bearbeitete oder neue Dokumente hochladen Ein Dokument oder einen Ordner umbenennen Ein Dokument oder einen Ordner kopieren Ein Dokument oder einen Ordner verschieben Ein Dokument oder einen Ordner löschen Eine Brainmark-Version von einem Dokument herunterladen Informationen zu einem Dokument anzeigen Nach einem Dokument oder Ordner suchen Die Ansicht Freigabecenter und ihre Funktionen Einen Link anzeigen Einen Link widerrufen (löschen) Nach einem Link suchen Die Ansicht Aktivitäten und ihre Funktionen Seite 2 von 35

3 3.3.1 Nach einer Aktivität filtern Nach einem Zeitraum filtern Nach einer Aktivität suchen Die Ansicht Nachrichten und ihre Funktionen Die Ansicht Gelöschte Objekte und ihre Funktionen Nach einem gelöschten Objekt suchen Objekte nach einem Zeitraum filtern Ein Objekt wiederherstellen Ein Objekt endgültig löschen Zugangsdaten in Dox Web ändern Passwort ändern Mobiltelefonnummer ändern Flash-SMS deaktivieren Anzeigesprache ändern Kontaktdaten ändern Von Dox Web abmelden Bekannte Einschränkungen Support Weitere Anleitungen zu Brainloop Dox Anhang: Änderungsprotokoll Seite 3 von 35

4 1 Willkommen in Dox Web der Weboberfläche von Brainloop Dox Brainloop Dox ist ein virtuelles Verzeichnis, in dem Sie Ihre Geschäftsdokumente verschlüsselt ablegen können. Diese können Sie danach einfach und sicher synchronisieren und mit anderen austauschen. Zur Zusammenarbeit mit anderen wird ein Link verschickt, der dem Eingeladenen nach entsprechender Authentifizierung zeitlich begrenzten Zugriff auf ein Dokument oder einen Ordner gewährt. Als Benutzer erhalten Sie einen sogenannten Dox Space, der in der von Brainloop vorgehaltenen privaten Cloud synchron und damit jederzeit auf jedem Endgerät (also z. B. auch auf einem anderen PC, Ihrem Tablet PC oder Smartphone) zur Verfügung steht. Dox Web ist hierbei die Oberfläche für Ihren Dox Space, auf den Sie von allen gängigen Standard-Webbrowsern aus zugreifen können. Dox Web ist unabhängig von einem bestimmten Betriebssystem, und auf Ihrem Rechner muss keine Software installiert werden. Tipp: Wenn Sie komplette Ordnerhierarchien in Ihren Dox Space hochladen, verschieben oder löschen wollen, empfehlen wir Ihnen, dafür den Brainloop Secure Client zu verwenden. Der Brainloop Secure Client ist die lokal installierte Windows-Komponente von Dox, der Ihren Dox Space lokal als virtuelles Laufwerk einrichtet. Damit können Sie bequem über den Windows-Explorer auf Ihren Dox Space zugreifen und wie gewohnt Dateien kopieren, verschieben oder löschen. Seite 4 von 35

5 2 Erste Schritte in Brainloop Dox 2.1 Registrieren Sie sich bei Brainloop Dox Wenn Sie zum ersten Mal zu Brainloop Dox eingeladen werden, erhalten Sie eine Einladungs- . In dieser finden Sie einen Link zur Registrierung. 1. Klicken Sie auf den Link in der . Die Registrierungsseite öffnet sich im Browser. 2. Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein: Das Feld Benutzername wird automatisch mit der -Adresse aus der Einladungs- gefüllt. Geben Sie Ihren Vornamen und Nachnamen ein. Legen Sie ein Passwort fest und wiederholen dieses. Hinweis: Das Passwort muss mindestens acht Zeichen enthalten. Es muss eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben und mindestens eine Ziffer oder ein Sonderzeichen enthalten. Lesen und bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wenn Ihr Dox Space zusätzlich TAN-geschützt ist, müssen Sie Ihr Mobiltelefon registrieren. Seite 5 von 35

6 Geben Sie die an Ihre -Adresse gesendete TAN ein. Wählen Sie Ihre Ländervorwahl aus. Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer ein. Klicken Sie auf Weiter. Sie erhalten eine neue TAN auf Ihr Mobiltelefon. Geben Sie die TAN ein und klicken auf Fortfahren. 5. Sie sind nun bei Brainloop Dox registriert. Seite 6 von 35

7 2.2 Melden Sie sich bei Dox Web an 1. Geben Sie auf der Anmeldeseite von Brainloop Dox Ihre -Adresse und Ihr Passwort ein. Tipp: Speichern Sie die Adresse Ihres Dox Spaces in den Favoriten oder Lesezeichen Ihres Browsers, damit Sie sie schnell aufrufen können. 2. Klicken Sie auf Anmelden. Wenn Ihr Dox Space zusätzlich TAN-geschützt ist, erhalten Sie eine TAN auf Ihr Mobiltelefon. 3. Geben Sie die TAN ein und klicken auf Fortfahren. 4. Falls der Administrator der Dox-Plattform Mitteilungen hinterlegt hat, müssen Sie diese zuerst bestätigen. Aktivieren Sie die Option Diese Mitteilung nicht mehr anzeigen, wenn diese Benachrichtigung bei der nächsten Anmeldung an diesem Rechner nicht mehr angezeigt werden soll. Diese Mitteilungen können nur von Dox Plattform-Administratoren eingestellt werden. Sie sind nun auf der Startseite Ihres Dox Spaces in Dox Web und können Dokumente in Ihren Dox Space hochladen und für andere freigeben. Seite 7 von 35

8 3 Die Ansichten und Funktionen in Ihrem Dox Space in Dox Web Auf der Startseite Ihres Dox Spaces im Webbrowser werden die Ordner und Dateien angezeigt, die Sie angelegt und hochgeladen haben. Über die Navigationsleiste am linken Rand des Browserfensters können Sie zwischen den Ansichten im Dox Space wechseln. Hinweis: Falls Sie in einem kleinen Browserfenster oder mit einem mobilen Gerät arbeiten, wird die Navigationsleiste nicht am linken Rand angezeigt. Anstatt dessen können Sie die Optionen der Navigationsleiste mit Klick auf das Symbol aufrufen. Verfügbare Ansichten im Dox Space: Dokumente (ab Seite 9) Freigabecenter (ab Seite 22) Aktivitäten (ab Seite 24) Nachrichten (ab Seite 26) Gelöschte Objekte (ab Seite 27) Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen am oberen rechten Rand des Browserfensters, um die folgenden Optionen anzuzeigen: Mit der Option Einstellungen können Sie Ihre Kontaktdaten, Mobiltelefonnummer, Ihr Passwort sowie die Anzeigesprache und Ihre -Signatur einstellen und ändern (siehe Seite 29ff). Mit der Option Hilfe können Sie diesen Benutzerleitfaden direkt aus Dox Web aufrufen. Seite 8 von 35

9 3.1 Die Ansicht Dokumente und ihre Funktionen In der Ansicht Dokumente und in den untergeordneten Ordnern stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung: Einen neuen Ordner erstellen (siehe Seite 9) Dateien hochladen (siehe Seite 10) Freigegebene Dokumente öffnen und bearbeiten (siehe Seite 13ff) Dateien oder Ordner freigeben, umbenennen, kopieren, verschieben oder löschen (siehe Seite 18ff) Die Brainmark-Version eines Dokuments herunterladen (siehe Seite 19) Informationen zu einem Dokument anzeigen (siehe Seite 20) Hinweis: Die blaue Symbolleiste wird nur angezeigt, wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner markiert haben. Verwenden Sie die Breadcrumb-Navigation oberhalb der Tabelle, um von einem geöffneten Ordner zum vorherigen Ordner zurückzukehren Einen neuen Ordner im Dox Space anlegen 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Wechseln Sie in den Ordner, in dem Sie den neuen Ordner erstellen wollen. 3. Klicken Sie auf. 4. Geben Sie im Dialog Neuen Ordner erstellen den Namen des neuen Ordners ein. 5. Klicken Sie auf OK. Seite 9 von 35

10 3.1.2 Lokale Dokumente in den Dox Space hochladen 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die Dokumente hochladen wollen. 3. Klicken Sie auf. 4. Klicken Sie im Dialog Dokumente hochladen auf Durchsuchen. 5. Wählen Sie die hochzuladenden Dokumente aus und klicken auf Öffnen. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig zum Hochladen auswählen oder die Dateien per Drag & Drop auf diese Seite ziehen. Tipp: Wenn das Hochladen der Dateien zu lang dauert, zum Beispiel aufgrund einer langsamen Internetverbindung, können Sie den Upload anhalten und erneut fortsetzen oder ihn ganz abbrechen. Bitte beachten Sie, dass Sie den Upload nur fortsetzen können, wenn der Dialog Dokumente hochladen noch geöffnet ist. Die hochgeladenen Dateien werden im unteren Bereich angezeigt. 6. Klicken Sie auf Schließen Eine neue Version eines Dokuments in den Dox Space hochladen 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Wechseln Sie in den Ordner, in dem die Vorgängerversion des Dokuments liegt. 3. Klicken Sie auf. Der Dialog Dokumente hochladen wird eingeblendet. Wichtiger Hinweis: Der Dateiname des hochgeladenen Dokuments muss identisch sein mit dem Dateinamen des Originaldokuments. 4. Klicken Sie auf das Symbol neben dem entsprechenden Dateinamen. 5. Klicken Sie auf Schließen. Wenn Sie alle vorhandenen Versionen des Dokuments ansehen wollen, verfahren Sie wie im Kapitel Informationen zu einem Dokument anzeigen auf Seite 20 beschrieben. Seite 10 von 35

11 3.1.4 Dokumente aus Ihrem Dox Space für andere Personen freigeben Dokumente aus Ihrem Dox Space, die Sie für andere freigeben, werden durch sichere Dokumenten- Links ersetzt und in eine eingefügt. Ab der Version 1.69 können Sie mehrere Dokumente gleichzeitig freigeben. Sie können vor dem Senden der weitere, individuelle Sicherheitseinstellungen vornehmen. Diese Einstellungen betreffen das Auslieferungsformat für die Dokumente, die Gültigkeit der Dokumenten-Links sowie eine zusätzliche TAN-Authentifizierung durch die Empfänger der . So geben Sie Dokumente aus Ihrem Dox Space für andere Personen frei: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Öffnen Sie den Ordner, in dem sich die Dokumente befinden. 3. Markieren Sie die gewünschten Dokumente und klicken auf in der Symbolleiste, oder zeigen Sie mit der Maus auf die Zeile und klicken auf das rechts in der Zeile eingeblendete Symbol. Der Dialog Dokumente freigeben wird angezeigt. 4. Geben Sie einen Empfänger ein und klicken zum Hinzufügen auf und geben ggf. weitere Empfänger ein. Tipp: Während der Eingabe wird eine Drop-down-Liste mit bereits früher ausgewählten -Adressen, die die eingegebenen Zeichen enthalten, angezeigt. 5. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Format das gewünschte Auslieferungsformat für das Dokument aus: Seite 11 von 35

12 Brainmark-Dokument öffnen (Nur lesen): Der Empfänger darf das Dokument lediglich im Brainmark-Format (mit Wasserzeichen und Brainmark-ID) öffnen, jedoch nicht bearbeiten. Die Brainmark-Version eines Dokuments ist eine eingefrorene Version mit Wasserzeichen und eindeutiger Brainmark-ID, die zusätzliche Schutzmaßnahmen enthält. Dieses spezielle, von Brainloop entwickelte Dokumentformat kann aus den Formaten Word, Excel, PowerPoint und PDF sowie aus Bildformaten erstellt werden. Original-Dokument öffnen (Nur lesen): Der Empfänger darf das Dokument im Originalformat öffnen, jedoch nicht bearbeiten. Original-Dokument bearbeiten: Der Empfänger darf das Dokument im Originalformat öffnen und bearbeiten. Er darf nach dem Bearbeiten eine neue Version des Dokuments hochladen. Diese bearbeitete Version steht nach der Synchronisierung wieder im Dox Space des Absenders zur Verfügung. 6. Sprache: Wählen Sie die gewünschte Sprache für die Benachrichtigungs- aus. 7. TAN-geschützt: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Empfänger sich vor dem Zugriff auf das Dokument zusätzlich mit einer TAN authentifizieren muss. Hinweis: Bei Auswahl des Auslieferungsformats Bearbeiten ist die TAN-Abfrage aus Sicherheitsgründen grundsätzlich aktiviert und kann nicht geändert werden. 8. Link gültig bis: Die maximale Gültigkeit für einen Link auf ein Dokument wird von Ihrem Dox Center-Manager festgelegt. Überschreiben Sie den angezeigten Standardwert gegebenenfalls mit einem kleineren Wert. Nach Ablauf dieser Zeit können die Empfänger nicht mehr auf das Dokument zugreifen. 9. Ändern Sie ggf. den Betreff. Standardmäßig sind hier bereits der Dokumentname und ein entsprechender Text vorhanden. 10. Geben Sie im Feld Nachricht einen Nachrichtentext ein. 11. Klicken Sie auf Freigeben. 12. Prüfen Sie Ihre Auswahl, und bestätigen Sie sie erneut mit Freigeben. Tipp: Falls Sie möchten, dass der Bestätigungsdialog nicht mehr angezeigt wird, aktivieren Sie die Option Nicht mehr fragen. Am unteren Rand des Browsers wird eine Meldung über den Erfolg des Versands eingeblendet. Als Empfänger erhalten Sie eine mit einem sicheren Dokumenten-Link. Seite 12 von 35

13 3.1.5 Freigegebene Dokumente öffnen und bearbeiten Als Empfänger eines oder mehrerer freigegebener Dokumente erhalten Sie eine mit den sicheren Dokumenten-Links. Je nachdem, ob Sie die Dokumente nur lesen oder auch bearbeiten dürfen, enthält diese nur die Option Öffnen oder noch zusätzlich die Option Neue Version hochladen Freigegebene Dokumente öffnen Nach einem Klick auf einen der Links in der werden Sie in einen sicheren Bereich auf dem Dox-Server geleitet. Wenn die Nachricht zusätzlich geschützt wurde, können Sie auch den Nachrichtentext nur in diesem geschützten Bereich lesen. Eine solche Nachricht hat den Betreff Geschützte Nachricht. Ab der Version 1.69 können Sie mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen. 1. Öffnen Sie die in Ihrem Posteingang. 2. Klicken Sie auf einen der Dokumenten-Links. Klicken Sie bei einer geschützten Nachricht auf den Link Geschützte Nachricht. 3. Wenn der Absender der zusätzlich die TAN-Abfrage aktiviert hat, müssen Sie nun die TAN eingeben, die Ihnen per zugeschickt wird. 4. Geben Sie die TAN im Webbrowser in das Feld TAN ein und bestätigen mit OK. Sie werden nun in einen sicheren Bereich auf dem Dox-Server weitergeleitet, von dem aus Sie ein oder mehrere angehängte Dokumente öffnen können. Seite 13 von 35

14 5. Bei einer Nachricht mit mehreren freigegebenen Dokumenten markieren Sie zunächst eines der Dokumente in der Liste. Klicken Sie auf Öffnen. 6. Je nach verwendetem Webbrowser und dessen Einstellungen werden Sie eventuell gefragt, ob das Dokument geöffnet oder gespeichert werden soll. Wählen Sie die gewünschte Option Ein freigegebenes Dokument bearbeiten und die neue Version wieder hochladen Wenn Sie ein freigegebenes Dokument auch bearbeiten dürfen, können Sie dieses nach dem Bearbeiten wieder in den Dox Space des Absenders hochladen. 1. Öffnen Sie das Dokument wie im vorherigen Kapitel beschrieben. 2. Bearbeiten Sie das Dokument im entsprechenden Programm. 3. Speichern Sie Ihre Änderungen und öffnen dann die mit dem Dokumenten-Link in Ihrem Posteingang. 4. Klicken Sie auf einen der Dokumenten-Links. Klicken Sie bei einer geschützten Nachricht auf den Link Geschützte Nachricht. Sie werden in einen sicheren Bereich auf dem Dox-Server weitergeleitet, von dem aus Sie das bearbeitete Dokument wieder in den Dox Space des Absenders hochladen können. 5. Bei einer Nachricht mit mehreren freigegebenen Dokumenten markieren Sie zunächst das entsprechende Dokument in der Liste. 6. Klicken Sie dann auf Neue Version hochladen. Der Dialog Dokument hochladen wird eingeblendet. 7. Klicken Sie auf Durchsuchen, und navigieren Sie zu dem bearbeiteten Dokument. 8. Wählen Sie das Dokument aus und klicken auf Öffnen. Das Dokument wird in den Dox Space des Absenders hochgeladen. 9. Klicken Sie auf Schließen. Seite 14 von 35

15 3.1.6 Einen Ordner aus Ihrem Dox Space für andere Personen freigeben Ein Ordner aus Ihrem Dox Space, den Sie für andere freigeben, wird durch einen sicheren Ordner- Link ersetzt und in eine eingefügt. Sie können immer nur jeweils einen Ordner auswählen. Ab der Version 1.69 wird jedoch mit der Freigabe eines Ordners auch dessen komplette Ordnerhierarchie freigegeben. Die Empfänger haben also Zugriff auf alle Unterordner und können deren Inhalte sehen und öffnen. Wichtiger Hinweis: Dieses gilt auch für Ordner-Links, die mit einer Vorgängerversion von Dox Web freigegeben wurden. Sie können vor dem Senden der weitere, individuelle Sicherheitseinstellungen vornehmen. Diese Einstellungen betreffen das Auslieferungsformat für den Ordner, die Gültigkeit des Links sowie eine zusätzliche TAN-Authentifizierung durch die Empfänger der . So geben Sie einen Ordner aus Ihrem Dox Space für andere Personen frei: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Markieren Sie den gewünschten Ordner und klicken auf in der Symbolleiste, oder zeigen Sie mit der Maus auf die Zeile und klicken auf das rechts in der Zeile eingeblendete Symbol. Der Dialog Ordner freigeben wird eingeblendet: 3. Geben Sie einen Empfänger ein und klicken zum Hinzufügen auf und geben ggf. weitere Empfänger ein. Tipp: Während der Eingabe wird eine Drop-down-Liste mit bereits früher ausgewählten -Adressen, die die eingegebenen Zeichen enthalten, angezeigt. 4. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Format das gewünschte Auslieferungsformat für den Ordner und seinen Inhalt aus: Ordnerinhalte als Brainmarks öffnen (Nur lesen): Der Empfänger darf die Dokumente im Ordner lediglich im Brainmark-Format (mit Wasserzeichen und Brainmark-ID) öffnen, jedoch nicht bearbeiten. Die Brainmark-Version eines Dokuments ist eine eingefrorene Version mit Wasserzeichen und eindeutiger Brainmark-ID, die zusätzliche Schutzmaßnahmen enthält. Dieses spezielle, von Brainloop entwickelte Dokumentformat kann aus den Formaten Word, Excel, PowerPoint und PDF sowie aus Bildformaten erstellt werden. Seite 15 von 35

16 Ordnerinhalte als Originale öffnen (Nur lesen): Der Empfänger darf die Dokumente im Ordner im Originalformat öffnen, jedoch nicht bearbeiten. Ordnerinhalt bearbeiten: Der Empfänger darf die Dokumente im Ordner im Originalformat öffnen und bearbeiten. Er darf außerdem neue Dokumente zum Ordner hinzufügen sowie neue Dokumentenversionen hochladen. Er darf jedoch keine Dokumente aus dem Ordner löschen. 5. TAN-geschützt: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Empfänger sich vor dem Zugriff auf das Dokument zusätzlich mit einer TAN authentifizieren muss. Hinweis: Bei Auswahl des Auslieferungsformats Bearbeiten ist die TAN-Abfrage aus Sicherheitsgründen grundsätzlich aktiviert und kann nicht geändert werden. 6. Link gültig bis: Die maximale Gültigkeit für einen Link auf ein Dokument wird von Ihrem Dox Center-Manager festgelegt. Überschreiben Sie den angezeigten Standardwert gegebenenfalls mit einem kleineren Wert. Nach Ablauf dieser Zeit können die Empfänger nicht mehr auf das Dokument zugreifen. 7. Ändern Sie ggf. den Betreff. Standardmäßig sind hier bereits der Dokumentname und ein entsprechender Text vorhanden. 8. Geben Sie im Feld Nachricht einen Nachrichtentext ein. 9. Klicken Sie auf Freigeben. 10. Prüfen Sie Ihre Auswahl, und bestätigen Sie sie erneut mit Freigeben. Tipp: Falls Sie möchten, dass der Bestätigungsdialog nicht mehr angezeigt wird, aktivieren Sie die Option Nicht mehr fragen. Am unteren Rand des Browsers wird eine Meldung über den Erfolg des Versands eingeblendet. Als Empfänger erhalten Sie eine mit einem sicheren Dokumenten-Link. Seite 16 von 35

17 3.1.7 Freigegebene Ordner öffnen und bearbeitete oder neue Dokumente hochladen Als Empfänger eines freigegebenen Ordners erhalten Sie eine mit dem sicheren Ordner-Link. Nach einem Klick auf den Ordner-Link in der werden Sie in einen sicheren Bereich auf dem Dox-Server geleitet. Ab der Version 1.69 wird mit der Freigabe eines Ordners auch dessen komplette Ordnerhierarchie freigegeben. Wenn ein freigegebener Ordner Unterordner enthält, können Sie diese öffnen und die Ordnerinhalte sehen. Dieses gilt auch für Ordner-Links, die mit einer Vorgängerversion von Dox Web freigegeben wurden. Je nachdem, ob Sie die Dokumente im Ordner nur lesen oder auch bearbeiten und neue Dokumente in den Ordner hochladen dürfen, steht Ihnen in diesem Bereich nur die Option Öffnen oder noch zusätzlich die Optionen Neue Version hochladen und Neue Datei hochladen zur Verfügung. Wenn die Nachricht zusätzlich geschützt wurde, können Sie auch den Nachrichtentext nur in diesem geschützten Bereich lesen. Eine solche Nachricht hat den Betreff Geschützte Nachricht. 1. Öffnen Sie die in Ihrem Posteingang. 2. Klicken Sie auf einen der Dokumenten-Links. Klicken Sie bei einer geschützten Nachricht auf den Link Geschützte Nachricht. 3. Wenn der Absender der zusätzlich die TAN-Abfrage aktiviert hat, müssen Sie nun die TAN eingeben, die Ihnen per zugeschickt wird. 4. Geben Sie die TAN im Webbrowser in das Feld TAN ein und bestätigen mit OK. Sie werden nun in einen sicheren Bereich auf dem Dox-Server weitergeleitet, von dem aus Sie den Ordner und seinen Inhalt öffnen können. 5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ein Dokument aus dem freigegebenen Ordner öffnen: Wenn Sie ein Dokument aus dem freigegebenen Ordner öffnen möchten, markieren Sie das Dokument mit der Maus und klicken auf Öffnen. Je nach verwendetem Webbrowser und dessen Einstellungen werden Sie eventuell gefragt, ob das Dokument geöffnet oder gespeichert werden soll. Wählen Sie die gewünschte Option. Seite 17 von 35

18 Ein bearbeitetes Dokument wieder in den freigegebenen Ordner hochladen: Wenn Sie ein bearbeitetes Dokument wieder in den Dox Space des Absenders hochladen möchten, markieren Sie das Dokument mit der Maus und klicken auf Neue Version hochladen. Klicken Sie auf Durchsuchen, und navigieren Sie zu dem bearbeiteten Dokument. Wählen Sie das Dokument aus und klicken auf Öffnen. Das bearbeitete Dokument wird in den Dox Space des Absenders hochgeladen. Ein neues Dokument in den freigegebenen Ordner hochladen: Wenn Sie ein neues Dokument in den Dox Space des Absenders hochladen möchten, klicken Sie auf Neue Datei hochladen. Klicken Sie auf Durchsuchen, und navigieren Sie zu dem neuen Dokument. Wählen Sie das Dokument aus und klicken auf Öffnen. Das neue Dokument wird in den Dox Space des Absenders hochgeladen Ein Dokument oder einen Ordner umbenennen 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Markieren Sie das Dokument oder den Ordner, den Sie umbenennen wollen. 3. Klicken Sie auf. 4. Geben Sie im Dialog Dokument/Ordner umbenennen den neuen Namen des Dokuments oder Ordners ein. 5. Klicken Sie auf OK Ein Dokument oder einen Ordner kopieren 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Markieren Sie das Dokument oder den Ordner, den Sie kopieren wollen. 3. Klicken Sie auf. 4. Wählen Sie im Dialog Dokumente/Ordner kopieren nach den Zielordner aus. 5. Klicken Sie auf OK. Seite 18 von 35

19 Ein Dokument oder einen Ordner verschieben 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Markieren Sie das Dokument oder den Ordner, den Sie verschieben wollen. 3. Klicken Sie auf. 4. Wählen Sie im Dialog Dokumente/Ordner verschieben nach den Zielordner aus. 5. Klicken Sie auf OK Ein Dokument oder einen Ordner löschen 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Markieren Sie das Dokument oder den Ordner, den Sie löschen wollen. 3. Klicken Sie auf. 4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Löschen Eine Brainmark-Version von einem Dokument herunterladen Die Brainmark-Version eines Dokuments ist eine eingefrorene Version mit Wasserzeichen und eindeutiger Brainmark-ID, die zusätzliche Schutzmaßnahmen enthält. Dieses spezielle, von Brainloop entwickelte Dokumentformat kann aus den Formaten Word, Excel, PowerPoint und PDF sowie aus Bildformaten erstellt werden. 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Dokumente. 2. Markieren Sie das Dokument, von dem Sie eine Brainmark-Version erstellen wollen. 3. Klicken Sie auf. Seite 19 von 35

20 4. Wählen Sie im unten angezeigten Windows-Dialog, wie Sie mit dem Dokument verfahren wollen: Öffnen: Öffnet das Brainmark-Dokument in einem neuen Fenster. Speichern: Speichert das Brainmark-Dokument im Standard-Download-Ordner. Speichern unter: Speichert das Brainmark-Dokument am ausgewählten Ort. Speichern unter und öffnen: Speichert das Brainmark-Dokument am ausgewählten Ort und öffnet es Informationen zu einem Dokument anzeigen Um Informationen zu einem Dokument anzuzeigen, markieren Sie das Dokument und klicken auf das Symbol. Im angezeigten Fenster werden Informationen zum gewählten Dokument wie das Datum der letzten Änderung, die aktuellste Dokumenten-Version sowie sämtliche erstellten Versionen des Dokuments angezeigt. Klicken Sie auf die Versionsnummer, um eine Vorgängerversion des Dokuments anzuzeigen. Seite 20 von 35

21 Nach einem Dokument oder Ordner suchen Um nach einem Dokument oder Ordner zu suchen, geben Sie einen Bestandteil des Namens in das Suchfeld im oberen rechten Bereich des Browsers ein. Bereits während der Eingabe werden die zutreffenden Dateien in der Liste der Dateien angezeigt. Hinweis: Die Suche wird nur im aktuell gewählten Ordner durchgeführt, Unterordner werden in dieser Version nicht durchsucht. Seite 21 von 35

22 3.2 Die Ansicht Freigabecenter und ihre Funktionen Im Freigabecenter werden alle Links zu Ordnern oder Dokumenten angezeigt, die Sie von anderen erhalten oder an andere gesendet haben. Klicken Sie dazu auf Erhaltene Links oder auf Gesendete Links. Tipp: In der Ansicht Gesendete Links können Sie bereits gesendete Links auch widerrufen (siehe Seite 23). Freigegebene Dokumente oder Ordner werden mit den folgenden Symbolen vor dem Namen des Ordners oder Dokuments gekennzeichnet: Symbol Auslieferungsformat Brainmark-Dokument öffnen (Nur lesen) Ordnerinhalte als Brainmarks öffnen (Nur lesen) Original-Dokument öffnen (Nur lesen) Ordnerinhalte als Originale öffnen (Nur lesen) Original-Dokument bearbeiten Ordnerinhalt bearbeiten Seite 22 von 35

23 3.2.1 Einen Link anzeigen Klicken Sie auf die Zeile mit dem gewünschten Link, um dessen Details in einer neuen Registerkarte im Browser anzuzeigen. In den Details können Sie, sofern der Link noch gültig ist, auch die beim Versand gewählten Optionen auswählen Einen Link widerrufen (löschen) Sie können Links, die Sie bereits gesendet haben, auch widerrufen, indem Sie sie aus dem Freigabecenter löschen. 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Freigabecenter. 2. Markieren Sie das freigegebene Dokument bzw. den freigegebenen Ordner. 3. Klicken Sie auf. 4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK Nach einem Link suchen Um nach einem Link zu suchen, geben Sie einen Bestandteil des Link-Namens in das Suchfeld im oberen rechten Bereich des Browsers ein. Bereits während der Eingabe werden die zutreffenden Dateien in der Liste der Dateien angezeigt. Seite 23 von 35

24 3.3 Die Ansicht Aktivitäten und ihre Funktionen In der Ansicht Aktivitäten werden alle Aktivitäten angezeigt, die in Ihrem Dox Space durchgeführt wurden, z. B. das Kopieren, Hochladen, Löschen oder die Freigabe von Dateien oder Ordnern. Ihre eigenen Aktivitäten und die Aktivitäten von anderen werden in getrennten Ansichten angezeigt. Klicken Sie zum Öffnen der gewünschten Ansicht auf Meine Aktivitäten oder auf Aktivitäten von anderen oberhalb der Tabelle. Wenn Sie auf den Namen eines Dokuments in einer der beiden Ansichten klicken, wird der Ordner, in dem sich das Dokument befindet, geöffnet und das Dokument markiert. Tipp: In der Ansicht Aktivitäten von anderen werden auch die Benutzernamen derjenigen, die Änderungen vorgenommen haben, angezeigt. Seite 24 von 35

25 3.3.1 Nach einer Aktivität filtern 1. Klicken Sie auf Aktivität im Spaltenkopf, um die Liste der Filter aufzurufen. 2. Klicken Sie auf die gewünschte Option, um nur die gesuchten Aktivitäten anzuzeigen. 3. Sie können zusätzlich auch nach einem Zeitraum filtern oder nach einem Begriff in einer Aktivität suchen (siehe folgende Kapitel) Nach einem Zeitraum filtern Um nach einem bestimmten Zeitraum zu filtern, klicken Sie auf das Symbol gewünschte Anfangs- und Enddatum aus dem Kalender aus. und wählen das Nach einer Aktivität suchen Um nach einer Aktivität zu suchen, geben Sie einen Bestandteil des Begriffs in das Suchfeld im oberen rechten Bereich des Browsers ein. Bereits während der Eingabe werden die zutreffenden Dateien in der Liste der Dateien angezeigt. Seite 25 von 35

26 3.4 Die Ansicht Nachrichten und ihre Funktionen In der Ansicht Nachrichten werden alle Nachrichten angezeigt, die Sie von anderen erhalten oder an andere gesendet haben. In der Ansicht Erhaltene Nachrichten werden Absender, Betreff und Eingangsdatum der Nachricht angezeigt. In der Ansicht Gesendete Nachrichten werden Empfänger, Betreff und Versanddatum angezeigt. Hinweis: Zusätzlich zu den in der Ansicht Freigabecenter angezeigten Nachrichten werden in der Ansicht Nachrichten auch die geschützten Nachrichten, die Sie ohne Dateilink versendet oder erhalten haben, angezeigt. Klicken Sie auf die Zeile mit dem gewünschten Link, um dessen Details in einer neuen Registerkarte im Browser anzuzeigen. In den Details können Sie, sofern der Link noch gültig ist, auch die beim Versand gewählten Optionen auswählen. Seite 26 von 35

27 3.5 Die Ansicht Gelöschte Objekte und ihre Funktionen In der Ansicht Gelöschte Objekte werden alle Objekte angezeigt, die Sie gelöscht haben. Hier können Sie nach gelöschten Objekten suchen, sie wiederherstellen oder endgültig löschen Nach einem gelöschten Objekt suchen Um nach einem Objekt zu suchen, geben Sie einen Bestandteil des Namens in das Suchfeld im oberen rechten Bereich des Browsers ein. Bereits während der Eingabe werden die zutreffenden Dateien in der Liste der Dateien angezeigt Objekte nach einem Zeitraum filtern Um nach einem bestimmten Zeitraum zu filtern, klicken Sie auf das Symbol wählen die gewünschten Daten aus dem Kalender aus. oben rechts und Ein Objekt wiederherstellen Um ein bereits gelöschtes Objekt aus dem Papierkorb zu holen und es wieder in einen Ordner zurückzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor. 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Gelöschte Objekte. 2. Markieren Sie das gewünschte Objekt und klicken auf in der Symbolleiste, oder zeigen Sie mit der Maus auf die Zeile und klicken auf das rechts in der Zeile eingeblendete Symbol. 3. Wählen Sie aus den folgenden Wiederherstellungsoptionen: In Ursprungsordner: Stellt das Objekt in dem Ordner wieder her, aus dem es gelöscht wurde. Hinweis: Wenn der Ursprungsordner nicht mehr existiert, müssen Sie die Objekte in einem anderen Ordner wiederherstellen (siehe Option In anderem Ordner ). In anderem Ordner: Stellt das Objekt im ausgewählten Ordner wieder her. Wählen Sie dazu den gewünschten Ordner aus. 4. Klicken Sie auf OK. Seite 27 von 35

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