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1 Eine Plattform. Viele individuelle Lösungen. Effiziente C-Artikel-Beschaffung mit So.PROCURE

2 Inhaltsverzeichnis Profitabel: E-Procurement mit einem professionellen Partner... 4 Unternehmensspezifisch: Beratung, Service und Support... 6 Automatisch: Beschaffungs- und Zahlungsprozesse... 7 Effizient: C-Artikel-Beschaffung per Klick Prozesse optimieren, Kosten sparen. Wenig Aufwand, praktische Funktionen, hohe Entlastung... es gibt viele gute Gründe für die C-Artikel-Beschaffung mit einem effizienten E-Procurement-System. Wir zeigen Ihnen, wie einfach So.PROCURE funktioniert. Einfach: Integration in ERP-Systeme... 8 Maßgeschneidert: die Module Für Entscheider: Die Pluspunkte Für Einkäufer: Die Pluspunkte Für IT-Experten: Die Pluspunkte Für Buchhalter und Controller: Die Pluspunkte Effizient: automatisierte Abläufe Modular: individuelle Anpassung an Ihre Prozesse Kostensparend: Bündelung von Bestellungen und Aufwand Sicher: höchste Datenschutzstandards Multikatalogfähig: Integration gewünschter Lieferanten kataloge Transparent: Übersichtliche Abläufe für Einkauf und Controlling Der Aufwand für die Beschaffung von C-Artikeln steht in der Regel in keinem Verhältnis zum Einkaufsvolumen. Bedarf melden / erfassen Bestellungen prüfen Lieferquelle auswählen Bestellungen aufgeben Ware prüfen / kontrollieren Ware einlagern, verbuchen und verteilen Rechnung prüfen und verbuchen Zahlungen abwickeln Lieferanten Kunde 2 So.PROCURE Soennecken So.PROCURE 3

3 Profitabel: E-Procurement mit einem professionellen Partner Durch modernes E-Procurement optimieren Sie nachhaltig Ihre gesamten Beschaffungsprozesse. Wir bieten Ihnen zukunftsweisende IT-Strukturen inklusive fortwährender Modernisierung, Wartung, Migration und Betreuung. Umsatzentwicklung in Mio. Modulares System Anpassung an Ihre Prozesse Hochrechnung Bei Kunden im Einsatz. Individualisierte Optionen von der Katalogauswahl über die Rechtevergabe bis zum Formularmanagement Zahlreiche Module für Ihre unternehmensrelevanten Anforderungen Effizienz Zeitersparnis und Entlastung durch schnelle und unkomplizierte Bestellabläufe Kosteneinsparungen durch die Automatisierung der Bestell- und Rechnungsprozesse Frei werdende Ressourcen Genaue Abbildung der Beschaffungs- und Zahlungsprozesse Ihres Unternehmens Unternehmensspezifische Konfigurationen Einfache Anbindung an ERP-Systeme (z. B. SAP) Multikatalogfähiges System Lieferantenübergreifende Plattform Integration vorhandener Standardlieferanten Integration von individuell gewünschten Lieferanten-Katalogen Abwicklung des kompletten Datenmanagements Eine Oberfläche Einheitliches, dezentrales Bestellsystem mit Zugriff auf alle C-Artikel-Lieferanten Übersichtliche und vollständige Produktinformationen Umfangreiche Suchfunktionen für Produkte Zentrale Datenbasis für Auswertungen und Statistiken Mehrsprachigkeit Bewährte Qualität Einhaltung höchster Datensicherheits- und Datenschutz-Standards Ausgereifte E-Procurement-Lösung der Soennecken eg seit 2003 mit ca Kunden und über Benutzern im Einsatz Abwicklung von ca. 6 Mio. Positionen mit einem Umsatz von ca. 200 Mio. pro Jahr Für alle Branchen geeignet z. B. auch Banken und Versicherungen, die besonders hohen Wert auf Sicherheit und Stabilität legen. Elektronische Belegflüsse (von der Bestellung, über Lieferavis, bis hin zur Rechnung) Keine Investitionskosten in Hard- und Software, da Bedienung und Administration über einen Internet-Browser und den Server von Soennecken erfolgen. Transparenz Von der Bestellung bis zur Rechnungsprüfung Bündelung von Einkäufen Zentrale Erfassung und Zuweisung der Bestellungen und Rechnungsdaten Individuell definierte Bestellrechte Freie Auswahl der Lieferanten Pflege der Sortimente und Kataloge durch die Lieferanten Die flexiblen Möglichkeiten sind für uns ein entscheidender Vorteil. Die Individualität der Sortimente für unsere verschiedenen Vertriebswege lässt sich zuverlässig steuern. Die Anforderung, Inhalte nur noch als Download anzubieten, können wir leicht realisieren. Frank Schmidt, Basler Versicherungen 4 Soennecken So.PROCURE Soennecken So.PROCURE 5

4 Unterneh mensspezifisch: Beratung, Service und Support Unsere E-Procurement-Experten liefern Ihnen Antworten und beraten Sie ausführlich. Zu jeder Zeit stehen Ihnen Ihr Fachhändler und die Soennecken eg als professioneller E-Commerce-Partner zur Verfügung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie alle Vorteile des E-Procurements nutzen. 1. Strategische Beratung Welche übergeordneten Ziele haben Sie zum Beispiel die Neuausrichtung des Einkaufs auf strate gische Aufgaben, Entlastung des Lagers, Integration der Beschaffungsdaten in das ERP-System? Welche Funktionen sind für Ihre Prozesse am besten geeignet? Welche individuellen Konfigurationen sind erforderlich und nützlich? 2. Entwicklung einer unternehmens spezifischen Lösung Exakte Abbildung des Beschaffungsvorgangs in Ihrem Unternehmen Automatisch: Beschaffungs- und Zahlungsprozesse So.PROCURE bildet die Beschaffungs- und Zahlungsprozesse Ihres Unternehmens exakt ab und überwacht zentral die Einhaltung der Richtlinien. Die Möglichkeiten: Definition der zu nutzenden Funktionen Festlegung der Sortimentsstruktur (Aufbau des Warenangebotes, Anbindungen zu Ihren Lieferanten) Festlegung der Zugriffs- und Bestellrechte für die Anwendergruppen 3. Technische Integration Unterstützung bei der Abstimmung der Schnittstellen für die technische Integration der Software in Ihr System 4. Flexible Konfiguration Dank des modularen Systems flexibel an Ihre Anforderungen anpassbar Individuelle Konfiguration speziell für Ihre Unternehmensprozesse Änderungen, Updates und Optimierungen jederzeit möglich Gutschriftverfahren Buchung der Bestellung durch Besteller selbst oder automatische Abwicklung über elektronische Lieferavise Vergleich der Wareneingänge mit Bestellungen Erstellung elektronischer Gutschrift mit Gesamtsumme und sämtliche Bestellungen nach Kostenstellen für den Lieferanten Elektronische Übertragung der Gutschriftavise in das ERP-System für zentrale Zahlungsanweisung oder Rechnungsprüfung Kontierung Zuordnung der Bestellungen zu der entsprechenden Kostenstelle Da Sachkonten nicht so leicht zuzuordnen sind, arbeitet So.PROCURE mit einem Verfahren, das die Verwaltung der hinterlegten Kontierungsinformationen ermöglicht. Rechnungs-Clearing Buchung des Wareneingangs im System durch den Besteller Elektronische Übertragung der Rechnungen an So.PROCURE durch den Lieferanten Automatischer Ablauf der nachgelagerten Prozesse durch das System Vergleich von Lieferschein und Rechnung in Bezug auf Menge und Preis durch Zwei-Wege-Prüfung für die automatische Freigabe Manuelle Nach-Kontrolle nur bei Abweichungen Elektronische Übertragung der Rechnung nach erfolgreicher Prüfung in Ihr ERP-System 6 Soennecken So.PROCURE Soennecken So.PROCURE 7

5 Einfach: Integration in ERP-Systeme Die Einbindung von So.PROCURE in Ihr unternehmensspezifisches ERP-System ist unproblematisch, da wir vier verschiedene Integrationsszenarien anbieten. Ihre Rechnungsdaten lassen sich automatisch kontieren und in Ihr ERP-System übertragen. Integration mittels Gutschriftverfahren z. B.: SAP proalpha infor Microsoft Dynamics Zahlungsanweisung Papierrechnung Gutschriftavis EDI / IDOC Bestellung Katalogdaten Wareneingang So.PROCURE Lieferavis 1. Einbindung als Katalog über OCI 3. Integration mit Rechnungsprüfung Übermittlung der Warenkörbe der Mitarbeiter an das ERP-System über die Standardschnittstelle OCI Elektronische Abwicklung der gesamten Beschaffungsprozesse Ihre eigenen Mitarbeiter werden also nicht gebunden. Ablauf der Bestellanforderungen gemäß der Beschaffungsrichtlinien Ihres Unternehmens Übermittlung der geprüften und freigegebenen Rechnungen, z. B. an SAP R/3 FI/CO Lieferanten Die Artikeldaten müssen nicht in Ihrem ERP-System verwaltet werden. Die Benutzerdaten werden über Single-Sign-On nur einmal verwaltet. Eine einzige Schnittstelle für alle Lieferanten Problemlose Ergänzung weiterer Lieferanten Keine ERP-Lizenzen für Ihre Anwender notwendig 2. Integration mittels Gutschriftverfahren Der gesamte Beschaffungsprozess für C-Artikel von der Bestellanforderung bis zum Gutschriftverfahren lässt sich elektronisch abbilden. So.PROCURE übermittelt die Gutschriften an SAP R/3 FI/CO. 4. Integration mit Bestellübermittlung Abwicklung des Beschaffungsprozesses von unterschiedlichen Lieferanten über So.PROCURE und Ihr ERP-System Übertragung der Bestelldaten inkl. Kontierung an Ihr ERP- System und an Ihre Lieferanten Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung erfolgen in Ihrem ERP-System. Eine einzige Schnittstelle für alle Lieferanten Problemlose Ergänzung weiterer Lieferanten Integration mit Rechnungsprüfung z. B.: SAP proalpha infor Microsoft Dynamics Rechnung EDI / IDOC Wareneingang Rechnungs prüfung So.PROCURE Hohe Kosteneinsparung durch Integration in Ihr System! Nach einer Marktrecherche und einem Vergleich der verschiedenen Angebote fiel die Entscheidung auf So.PROCURE. Ausschlaggebend war für uns neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis die Möglichkeit, die Lieferanten, die in die Plattform eingebunden werden, frei wählen zu können. Zahlungsanweisung Papierrechnung (Wenn EDI ohne digitale Signatur) Lieferanten Bestellung Katalogdaten Lieferavis EDI Rechnung Klaus Keck, SCHWENK Putztechnik GmbH & Co. KG 8 Soennecken So.PROCURE Soennecken So.PROCURE 9

6 Maßgeschneidert: Die Module - Für eine optimale Nutzung aller Funktionen und Vorteile können Sie das modulare System So.PROCURE an Ihre Anforderungen und Prozesse anpassen. Wir beraten Sie selbstverständlich bei der Auswahl der Module. So.PROCURE zeichnet sich durch ein anwenderorientiertes Funktionsspektrum aus, das gezielt auf die alltäglichen praktischen Anforderungen jedes Unternehmens zugeschnitten werden kann. Einige Beispiele aus dem Funktionsumfang zeigen Ihnen, welche Leistungen Sie individuell nach Bedarf wählen können. Die Module im Überblick Die Leistungen im Überblick Kundenkatalog Integration von Kleinstlieferanten Eigene Artikel in den Katalog erfassen und ins System integrieren Bestellungen können per versendet oder gefaxt werden. Abrechnungs unterstützung / ERP-Anbindung Elektronisches Rechnungs- Clearing Gutschriftverfahren mit oder ohne ERP-Anbindung an FI / CO ERP-Anbindung, z. B. an SAP MM Formularmanagement Abbildung der unternehmensinternen Formular- und Vordruckbeschaffung Hinterlegung unternehmensinterner Vordrucke via Artikel- datenbank Vordrucke per Download oder als Bestellung ans interne Lager Sie möchten auf Kostenstelle, Segment, Sachkonto oder Benutzer budgetieren? Bestell-Reglementierung Sie möchten mehrere Kernsortimente abbilden? Sortimentsbereiche Mehrlieferantenfähigkeit Integration von weiteren C-Artikel-Lieferanten Statistische Aufteilung des Backend Lieferantenbezogene Zugänge zur einfachen Steuerung der lieferantenbezogenen Prozesse Mehrsprachigkeit Deutsch Englisch Weitere Sprachen auf Anfrage Mehrstufiges Genehmigungsverfahren Personenbezogene Zugriffsrechte Vertretungsregelung Bestellsystem nach Verantwortungsbereichen im Unternehmen Statistiken Auswertung bezogen auf Kostenstellen, Artikel, Warengruppen etc. Die Wareneingangsbuchung soll je nach Posten oder Kostenstelle zentral, dezentral manuell oder automatisch erfolgen? Abrechnungsunterstützung Sie müssen regelmäßig Artikel stornieren und retournieren? Retourenabwicklung Sie möchten Formulare, Freigaben und Kostenstellen in einen automatischen Workflow einbinden? Prozessgesteuerte Benutzerverwaltung Sie benötigen eine Lagerbe standsverwaltung mit automatischer Kontrolle von Bestand, Mindestbestand, Lagerorten und Nachbestellmenge? Materiallagerverwaltung 10 Soennecken So.PROCURE Soennecken So.PROCURE 11

7 Für Einkäufer: Die Pluspunkte Sie möchten Bestellprozesse transparenter und effizienter gestalten? Für Entscheider: Die Pluspunkte Ressourcen sparen So.PROCURE bildet die Basis für die Konsolidierung von Lieferanten und die Konzentration des Einkaufs auf strategische Aufgaben. Deutliche Erleichterung der täglichen Arbeit des Rechnungswesens durch die gesamte Wareneingangsprüfung sowie die Rechnungsprüfung inkl. Rechnungsclearing und Gutschriftverfahren Differenzierte Steuerung der Zugriffsrechte über das detaillierte Rollenkonzept (Sortiments- sowie Rechterollen) Steuerung über Rand- und Kernsortimente oder über ein mehrdimensionales Genehmigungsverfahren, gemäß der Linienorganisation Ihres Unternehmens, möglich Nutzung von Rahmenverträgen und Verhinderung von Maverick Buying durch Zentralisierung der Bestellungen Die Funktionalität Staging Area ermöglicht die Kontrolle von Lieferanten-Katalogen, Preisabweichungen und Artikelhistorien vor der Genehmigung und die Durchführung von Ausschreibungen. Für ein transparentes Einkaufsverhalten lassen sich durch direktes Online-Reporting umfangreiche Statistiken mit zahlreichen Filterkriterien fahren. Lizenz- und Wartungsverträge (z. B. Drucker oder Kopierer) werden abgebildet. Vertragsnummern (z. B. für Serviceartikel wie Toner oder Papier) werden für eine vertragsgemäße Belieferung abgebildet. Intuitive Retourenabwicklung Bessere Position bei Verhandlungen mit Lieferanten durch Bündelung von Einkäufen Sie möchten Zeit und Kosten sparen und Ressourcen besser nutzen? Professionelle Lösung eines erfahrenen E-Procurement- Dienstleisters Hohe Beratungsqualität und kontinuierlicher Support Komplette Wartung, technische Pflege und Server-Nutzung inklusive Geringe Investitionskosten bei hoher Investitionssicherheit Ein zentrales System für alle Anwendungen in der C-Artikel- Beschaffung Abbildung Ihrer unternehmensspezifischen Prozesse Durch Mehrlieferantenfähigkeit Zugriff auf Sortimente mehrerer Lieferantenkataloge Einbindung der elektronischen Kataloge jedes gewünschten Lieferanten auch Kleinstlieferanten Bereitstellung und Abbildung von Katalogen aus den unterschiedlichsten Branchen Abstimmung der Datenaufbereitungen mit den Lieferanten Individuelle E-Procurement-Plattform mit benutzerfreundlichen Oberfläche Dezentrale Funktionen, Nutzungsmöglichkeiten und Verantwortlichkeiten Zentrale Datenbasis für detaillierte statistische Abfragen und Auswertungen 12 Soennecken So.PROCURE

8 Für IT-Experten: Die Pluspunkte Sie fordern höchste Sicherheit und wegweisende Software-Standards? Die Anwendung ist mehrfach gesichert: Passwort Login: Das Login lässt sich auf IP-Ebene festlegen. So können sich nur Benutzer von einer festgelegten IP anmelden (z. B. Firmenrechner oder Home Office). SSL: Die SSL-Verschlüsselung sichert die Kommunikation über das Internet mit 128 Bit. So.PROCURE speichert weder Zahlungsanweisungen noch Kontoinformationen. Das System protokolliert dauerhaft sämtliche Änderungen wie z. B. das Ändern von Budgets oder der Rechte- bzw. Sortiments-Rollen. Die Server, auf denen So.PROCURE läuft, sind durch aktuelle Virenscanner und Firewalls vor unbefugten Zugriffen gesichert. Schnittstelle für die einfache Kommunikation mit gängigen ERP-Systemen Problemlose Datenübergabe, z. B. für automatische Verbuchung der Kontierung Komplette Wartung und technische Pflege des Systems Geringer Investitionsbedarf aufgrund modularer Bausteine Schnelle Projektumsetzung, kurze Implementierungsphase Geringe Belastung eigener Ressourcen Eine technische Schnittstelle für alle Lieferanten Das System funktioniert als hochgradig abgesicherte Private Cloud, d. h. eine durch Soennecken kontrollierte und betriebene Cloud, die ausschließlich autorisierten Nutzern (Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Mitarbeiter) vorbehalten ist. Für Buchhalter und Controller: Die Pluspunkte Sie wünschen sich praktische Funktionen für ein schlankeres Controlling? Vereinfachung der Kontierung durch Buchungen über ein freies Feld und Lernfähigkeiten (z. B. automatische Zuordnung der Sachkonten) Alternativ: zentrale Vergabe der Kontierung über einen komfortablen Excel-Import Entscheiden Sie sich für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen. Wir unterstützen Sie gern. Auswahlliste verschiedener vorgegebener Sachkonten mit Übergabe an ein ERP-System zur automatischen Verbuchung Automatische Erzeugung von Anlagen in der Finanzbuchhaltung über die Buchhaltungssoftware Soennecken So.PROCURE 15

9 D Oelsnitz Willy - Brandt - Ring 1 bb@buerowalther.de T + 49 (0) F + 49 (0)

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