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1 Dieser Auszug wurde inhaltlich gekärzt, zu erkennen an :...! Das Original umfasst 12 Seiten. Leitfaden zur EinfÄhrung und Umsetzung der GMP-Anforderungen fär Futtermittelhandel, - erfassung, -lagerung und -umschlag Gebrauchsanleitung: Dieser Leitfaden gliedert sich in dieses Handbuch sowie detaillierte Ablaufbeschreibungen, genannt Arbeitsmappen (AM), genauere Darstellungen in Arbeitsanweisungen, Aufgabenbeschreibungen und diverse MusterformblÇtter. Die GMP-Anforderungen fér Futtermittelhandel, -erfassung, -lagerung und -umschlag nach GMP B 3 sind im Handbuch enthalten. Das bedeutet, dass Sie keine dieser Anforderungen lñschen dérfen. Falls Handel oder Lagerung oder Umschlag fér Sie nicht zutreffen, ist dies zu begrénden! Die Umsetzung der Anforderungerungen in die Praxis ist in den Arbeitsmappen (AM) beschrieben und sollte Éberwiegend firmenindividuell erfolgen. Entsprechend sind besonders diese zu Éberarbeiten und Ihren BedÉrfnissen anzupassen. Die Arbeitsmappen, Arbeitsanweisungen und FormblÇtter sind lediglich Muster und kñnnen nach Ihren WÉnschen von Ihnen geçndert werden, sofern die im Handbuch beschriebenen Vorgaben beschrieben und erféllt werden. Bei Ihren Anpassungen berécksichtigen Sie bitte die FuÖzeilen mit dem jeweiligen Ausgabestand, der sollte mit dem Dateinamen Ébereinstimmen! Wenn Sie die Musterunterlagen bearbeiten mag es sinnvoll sein, noch umzusetzende MaÖnahmen festzuhalten (siehe Musterformular MaÖnahmenplan ). Alle markierten Punkte / Kommentare (farbige Schrift und unterstrichen wie hier) sind durch das Unternehmen zu bearbeiten / ggf. zu lñschen! Die Ablaufdiagramme in den Arbeitsmappen sind in Visio erstellt und benñtigen normalerweise keine Anpassungen, jedoch die Texte rechts daneben. Bitte låschen Sie diese Seite nach Überarbeitung aller Unterlagen! Bedenken Sie, dass bereits zur Zertifizierung die Umsetzung aller Anforderungen nachzuweisen ist, dies betrifft auch den Jahresbericht und die interne QualitÇtsprÄfung! Ihre Mitarbeiter sind nachweisbar zu schulen! Beiliegende Muster und wichtigste Unterlagen: GMP-Handbuch fér Futtermittelhandel, -lagerung und -umschlag (ab nçchster Seite 2) Arbeitsmappe administrative Auftragsabwicklung mit FormblÇttern Arbeitsmappe QualitÇtsaufgaben mit FormblÇttern Arbeitsmappe Lagerabwicklung mit FormblÇttern Arbeitsanweisungen fér Wartung und Instandhaltung, Probenahme, Ladungsinspektor Seite 1 von 6

2 Aufgabenbeschreibungen QualitÇtsbeauftragter (QB), Lagermitarbeiter, Administration, Ladungsinspektor, HACCP-Team, Vertrieb/Handel Grundlagen zum Nachlesen (in dieser Reihenfolge am zweckmçöigsten): GMP-Frage- und Antwortenkatalog (F + A) fér Herstellung, Handel, Lagerung, Umschlag GMP B 3 Futtermittelhandel, -lagerung und -umschlag (alle Vorgaben fér den Betrieb) alle GMP-AnhÇnge GMP-Handbuch fär Futtermittelhandel, -erfassung, - lagerung und -umschlag Inhaltsverzeichnis Firmenname 1. Begriffe 2. Zielsetzung 3. Anwendungsbereich 4. Anforderungen 4.1 Verantwortung der Leitung 4.2 Unterlagenverwaltung 4.3 Einkauf/Einsatz von Subunternehmern 4.4 Identifikation und RÉckverfolgbarkeit der Transportleistungen 4.5 Verfahren / Ablauf 4.6 Interne QualitÇtsprÉfungen 4.7 Verhalten bei Fehlern 4.8 korrigierende und prçventive MaÖnahmen 4.9 Ausbildung, Kompetenz 5. Mitgeltende Unterlagen 1. Begriffe AM / AA: BasisqualitÇt: GMP: PDV: GF: QB: HACCP: EWS: LR: Arbeitsmappe / Arbeitsanweisung Merkmale von Futtermitteln, Mischfutter, Zusatz- und Tierarzneien etc. lt. gesetzlichen Vorgaben und der GMP-Regelungen Good Manufacturing Practice: gute Herstellungspraxis Productschap Diervoeder: niederlçndischer Marktverband, Sektion Tierfutter, Informationen abrufbar unter GeschÇftsfÉhrung QualitÇtsbeauftragter GefÇhrdungsanalyse und -bewertung Early Warning System: FrÉhwarnsystem Load Road: Zusatzbezeichnung zur Produktkategorie Seite 2 von 6

3 Ladungsinspektor: kontrolliert Transporteure und FrachtrÇume auf Einhaltung der GMP-Anforderungen und gibt ggf. FrachtrÇume nach verbotener Ladung (LR 1) frei 2. Unternehmensdarstellung, Anwendungsbereich Wir, die Firmenname sind seit Datum spezialisiert auf Handel/Vertrieb von Getreide o.ç., Lagerorte und -art und umfang, ggf. spezielle GÉter und/oder Kunden, Umschlag, GrÑÖe und TÇtigkeiten des Unternehmens (Anzahl der gewerblichen Mitarbeiter im Lager), unsere Mitarbeiter sind..., unsere GeschÇftsfÉhrung Namen, Inhaber Namen, ggf. Fotos. (Es sind auch alle ggf. weiteren GeschÇftsfelder (Schwertransporte, Lohndienstleistungen, Vermietung von Getreidecontainern,... anderen Bereichen und ist eine Vorgabe aus der GMP-Regelung B 3). Die Anforderungen an die Futtermittellagerung und -umschlag sowie den Handel, und Umschlag auf Basis der GMP-Regelungen fér den Futtermittelsektor gelten fér (Unternehmensbereiche,... Firmenname wird im Organigramm detailliert dargestellt: GeschÇftsfÉhrung QualitÇtsbeauftragter (QB) HACCP-Team Ladungsinspektor Fahrpersonal Lagerhaltung admin. Auftragsabwicklung Vertrieb /Handel Ggf. AuffÉhren weiterer Standorte oder Unternehmensbereiche im Organigramm, sofern diese in den Geltungsbereich der Zertifizierung fallen. Dies gilt insbesondere fér Unternehmen mit entsprechenden Abteilungen (Personal, Controlling, EDV usw.)! (Organigramm ist opx-datei, Bearbeitung bei vollstçndiger MS-Installation in Word mñglich). 3. Zielsetzung Futtermittel sind eine Stufe in der Herstellungskette fér Lebensmittel. Wir sind uns unserer Verantwortung fér die Futtermittelsicherheit voll bewusst und fñrdern diese bei unseren Mitarbeitern. Wir, die Firmenname verpflichten uns zur: Einhaltung der zutreffenden gesetzlichen Anforderungen, Einhaltung der GMP-Anforderungen nach B 3 fér Handel, Lagerung und Umschlag von Futtermitteln, Mischfutter und Vormischungen und ggf. weiterer GMP-Standards, QualitÇtsnormen (z.b. DIN EN ISO 9001, EfbV), Seite 3 von 6

4 zum Inverkehrbringen von unbedenklichen, gesunden und geeigneten Futtermitteln, welche richtig, vollstçndig, klar und eindeutig gekennzeichnet sind, der MÑglichkeit der zégigen und léckenlosen RÉckverfolgbarkeit der Sicherung... Wir stellen alle benñtigten Ressourcen, insbesondere: qualifiziertes Personal und technisch einwandfreies Equipment sowie eine geeignete Umgebung und entsprechende RÇumlichkeiten zur VerfÉgung. Unsere Umschlags- und Lagereinrichtungen eignen sich fér die hygienisch einwandfreie Lagerung und Umschlag von Futtermitteln und werden sauber, trocken, geruchsfrei, nach Vorgabe temperiert und leer zur VerfÉgung gestellt. Wir féhren regelmçöig SchÇdlingsbekÇmpfungsprogramme durch und achten auf einen sauberen und sicheren Betriebshof. Konkrete Ziele sind fär uns: GeschÇftsfÄhrung/Verkauf Stammkunden halten hohe Kundenzufriedenheit (ggf. Abfrage-Checkliste, Ranking beim Kunden) Ermittlung und PrÉfen von Kundenaforderungen und Einhaltung von Kundenzusagen und NachweisfÉhrung dieser (z.b. Produktspezifikationen usw.) Administration Einhaltung von Terminen, Zeitfenstern etc. Einhaltung von Kontrakten léckenlose NachweisfÉhrung zur Handels- und Lagerware und -reihenfolge léckenlose, vollstçndige und eindeutige Nachweise und Identifizierung von Proben, sowie unbeeinflusste Aufbewahrung dieser... Lagerpersonal Kennzeichnung und Trennung von Produkten gemçö Arbeitsmappe Lager Reinigung und Desinfektion der LagerrÇume gemçö Vorschrift ausschlieöliche Nutzung von leeren, sauberen, geruchsneutralen und trockenen LagerrÇumen ohne Produktresten Einhaltung von Temperatur-, Feuchtigkeits-, Geruchs-, Farb- und Hygienevorgaben... Ladungsinspektor (Begriff aus dem GMP-Standard-besondere Aufgaben!) Sicherstellen geeigneter Laderaumbedingungen Sicherstellung der Befrachtung geeigneter VerkehrstrÇger, regelmçöige und vollstçndige Kontrollen zu Ordnung und Sauberkeit der FrachtrÇume bei Beund Entladungen DurchfÉhren von Inspektionen zur Freigabe von FrachtrÇumen gemçö den Vorgaben der Arbeitsanweisung Ladungsinspektor alle Mitarbeiter Seite 4 von 6

5 keine Reklamationen (Preis, Termin, Sauberkeit, SchÇden usw.) sofortige Reklamationsbearbeitung Beachtung der Vorgaben zur persñnlichen Hygiene Anforderungen 4.1 Verantwortung der Leitung Die Unternehmensleitung verpflichtet sich, die Kompetenz aller Mitarbeiter hinsichtlich der GMP-Anforderungen und die Umsetzung dieser Anforderungen sicherzustellen. Das Hygiene- und QualitÇtsbewusstsein aller Mitarbeiter wird stetig gefñrdert.... Der QualitÇtsbeauftragte (QB) Name sammelt zur Umsetzung der unter Punkt 3 genannten Ziele Informationen und stellt diese fér die Unternehmensleitung innerhalb von 12 Monaten wiederkehrend... Die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter sind in Aufgabenbeschreibungen festgelegt (ggf. zusçtzlich auf vorhandene Betriebsordnung oder Kundenschreiben/-anweisung hinsichtlich Krankheits- und Urlaubsregelungen, Verhalten allgemein etc. verweisen). 4.2 Unterlagenverwaltung Unsere Unterlagen gliedern sich wie folgt: Intern erstellte Unterlagen mit aufsteigendem Detaillierungsgrad, z.b.: 1. dieses Handbuch 2. Arbeitsmappen (AM) fér Administration, Lagerabwicklung, QualitÇtsaufgaben 3. Arbeitsanweisungen, PrÉfanweisungen 4. Aufgabenbeschreibungen 5. Formulare Hand buch AM AM AM Arbeitsanweisungen Aufgaben-/Stellenbeschreibungen Formulare und Aufzeichnungen Extern erstellte Unterlagen: gesetzliche, behñrdliche und vom Kunden dokumentierte Anforderungen sind in der Liste externer Unterlagen mit dem... Anforderungen an Unterlagen und Aufzeichnungen : Unsere Unterlagen werden vor Herausgabe auf Angemessenheit gepréft, bei Bedarf aktualisiert und genehmigt. ànderungen und Ausgabestand sind erkennbar. Die aktuellen Unterlagen sind fér unsere Mitarbeiter verfégbar, lesbar.... Veraltete Unterlagen werden nicht verwendet und sind gekennzeichnet. Seite 5 von 6

6 Aufbewahrungsfristen, Schutz, Kennzeichnung, VerfÉgbarkeit und Wiederauffindbarkeit unserer Proben und Aufzeichnungen sind geregelt. Handelsund Lageraufzeichnungen werden geordnet nach (Kunde oder Positionsoder Tournummer oder Datum etc.) und mindestens 3 (oder lçnger) Jahre lang aufbewahrt. NÇheres ist in der AM QualitÇtsaufgaben geregelt. 4.3 Einkauf Wir setzen ausschlieölich qualifizierte Lieferanten ein, da sie direkte Auswirkungen auf die meöbare Zufriedenheit unserer Kunden haben. Wird ein Transport-/Lagerauftrag fremdvergeben, muö der Auftragnehmer Éber ein GMP-Zertifikat verfégen, welches uns vor Auftragsvergabe vorliegt. Alternativ wird die... Lieferanten von Futtermitteln werden gemçö der in der AM admin. Auftragsabwicklung festgelegten Kriterien gepréft und eingesetzt. Unsere Lieferanten werden auf QualitÇt regelmçöig gepréft, die Ergebnisse aufgezeichnet, Details siehe in der AM administrative Auftragsabwicklung. 4.4 Identifikation und RÄckverfolgbarkeit Die Kennzeichnung und RÉckverfolgbarkeit z.b. zu Lagerort, Produktart, - sorten, -mengen und/oder -gewichten pro Auftraggeber,... Lagerware wird von der Lageradministration im Lagerplan je Lagerraum/Lagerplatz aktuell aufgezeichnet und nach AuftragsdurchfÉhrung archiviert. Die Proben werden ebenfalls gekennzeichnet und aufbewahrt. Die Kopien der Freigabeprotokolle des Ladungsinspektors nach dem Transport verbotener Ware unserer Transporteure werden zu Nachweiszwecken abgelegt....details werden in allen Arbeitsmappen nçher beschrieben. 4.5 Verfahren / Ablauf Wir planen die Einhaltung aller Anforderungen an unseren Futtermittelhandel, die Futtermittellagerung und den -umschlag, z.b. mittels unserer Arbeitsmappen und Aufgabenbeschreibungen u.a. zur AuftragsprÉfung, - planung (Einkauf von Dienstleistung), -durchféhrung, Kontrolle der DurchfÉhrung und Archivierung. Auf Anfrage féhren wir folgende Zusatzleistungen aus: Sieben, Trocknen, Mischen, Etikettieren, Kommissionieren usw Seite 6 von 6

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