PRAXISBEISPIEL Schulneubau in der Stadt Achim - Projektvorbereitung und -umsetzung -

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1 PRAXISBEISPIEL Schulneubau in der Stadt Achim - Projektvorbereitung und -umsetzung - Dr.-Ing. Michael Werner SIKMa GmbH 1. Ausgangssituation In dem hier dargestellten Praxisbeispiel Schulneubau in der Stadt Achim soll ein privater Dritter im Rahmen eines PPP-Modells folgende Aufgaben übernehmen: Planung, Bau, Finanzierung und Bauunterhaltung für den Neubau einer Haupt- und Erweiterung der Realschule der Stadt Achim. Wie in den vorherigen Vorträgen gezeigt, stellen PPP-Modelle eine neue, innovative Form zur Umsetzung öffentlicher Aufgaben dar. Da derzeit in den Kommunalverwaltungen wenig Erfahrungen in diesem Bereich bestehen, findet eine intensive Unterstützung der Kommunen durch Bundes- und Landesbehörden statt (z. B. PPP Task-Force). Zusätzlich ist es jedoch erforderlich, aufgrund der Komplexität des Verfahrens externe Berater einzuschalten. In diesem Vortrag sollen aus der Sicht eines Beraters die einzelnen Bearbeitungsphasen eines PPP-Modells anhand des Praxisbeispiels Schulneubau in der Stadt Achim erläutert werden. 2. Projektablauf Die Umsetzung eines PPP-Modells stellt ein insgesamt komplexes Verfahren dar, in dem juristischer, kaufmännischer und technischer Sachverstand umfassend eingebunden werden muss. Zusätzlich müssen die einzelnen Aufgabenbereiche so gesteuert werden, dass eine zielgerichtete und termingerechte Bearbeitung gewährleistet ist. Der Projektablauf, wie er im Praxisbeispiel umgesetzt wurde bzw. wird, ist in Abbildung 1 dargestellt.

2 Ziele, Prämissen, Bedarf PPP-Eignung Projektvorbereitung vorläufige Leistungsbeschreibung Konventionelle Beschaffungsvariante Public Private Partnership (PPP) Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsstudie Variantenvergleich mit Wirtschaftlichkeitsprognose Erstellung Vergabeunterlagen - Raumbücher - technische Qualität und Quantitäten - Vorgaben an Verträge - Vorgaben an Finanzierung Vergabebekanntmachung Vorbereitung der Vergabe Teilnahmewettbewerb Angebotsbearbeitung durch Bieter Durchführung Verhandlungsverfahren Bewertung Angebote Wirtschaftlichkeitsvergleich (PSC) Mitwirkung bei der Vergabe Vergabevorschlag Genehmigung Umsetzung Bau der Gebäude Abb. 1: Projektablauf

3 3. Projektvorbereitung Die Projektvorbereitung wurde im Wesentlichen durch den Auftraggeber in enger Zusammenarbeit mit dem Berater durchgeführt. Hier wurden die Ziele des Auftraggebers (z. B. was soll gebaut werden, Umfang der Maßnahme), die Prämissen (z. B. Aufgaben- und Risikoübertragung, Personalfragen, finanzielle Realisierbarkeit) und die technischen Rahmenbedingungen (Standort, vorläufiges Raumprogramm) definiert. Durch den Berater wurde festgestellt, dass eine PPP-Eignung des Projektes gegeben ist. Weitere Ausführungen zum Thema Projektvorbereitung sind dem Vortrag von Herrn Kellner zu entnehmen. 4. Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsstudie Als Ziel der Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsstudie ist im Rahmen des Beschaffungsvariantenvergleiches diejenige Beschaffungsvariante zu ermitteln (PPP oder konventionell), die unter Berücksichtigung aller zu diesem Zeitpunkt verfügbaren entscheidungsrelevanten Daten und Informationen die effektivste und effizienteste Realisierung der geplanten Maßnahme verspricht (bevorzugte Beschaffungsvariante). Bei dem Beschaffungsvariantenvergleich handelt es sich um ein strukturiertes Verfahren, in dem konventionelle und PPP-Beschaffungsvariante einander gegenübergestellt und die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit der PPP-Realisierung im Vergleich zur konventionellen Eigenrealisierung bereits vor der Eröffnung des Vergabeverfahrens abgeschätzt wird (Wirtschaftlichkeitsprognose siehe auch Vortrag von SUSAT GmbH). Auf Basis der im Rahmen des Beschaffungsvariantenvergleichs erarbeiteten Erkenntnisse und Informationen können die Entscheidungsträger der öffentlichen Hand über die weitere Projektentwicklung, insbesondere über die Einleitung des Vergabeverfahrens - konventionell oder PPP -, entscheiden. Darüber hinaus dient der Vergleich als Entscheidungsgrundlage für die Kommunalaufsicht, die beabsichtigte Beschaffungsvariante zu prüfen. Als Ergebnis wurde herausgearbeitet, dass für das hier betrachtete Projekt ein PPP-Modell sinnvoll realisierbar ist und auf Basis der festgelegten Rahmenbedingungen wirtschaftliche Vorteile von ca. 4 % bis ca. 14 % gegenüber der konventionellen Beschaffungsvariante erwarten lässt. Aus Basis dieser Ergebnisse wurde der politische Beschluss gefasst, ein PPP-Modell zum Neubau bzw. Erweiterung der Schulen umzusetzen.

4 5. Vorbereitung der Vergabe Zur Vorbereitung des Vergabeverfahrens wurden die Ausschreibungsunterlagen mit folgenden Schwerpunkten erstellt: Rechtliche Anforderungen (besondere Vertragsbedingungen bzw. Vertragsentwurf) Kaufmännische Anforderungen (z. B. Festlegung Referenzzinssatz, finanzierungstechnische Anforderungen, Zahlungsmechanismen) Technische Leistungsbeschreibung (Planung, Bau, Bauunterhaltung) Die technische Leistungsbeschreibung ist Basis der Kalkulation für den Bieter und muss eine eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung der zu erbringenden Leistungen und Qualitäten/Quantitäten enthalten. Um die im Rahmen eines PPP-Modells beabsichtigten Gestaltungsspielräume der Bieter zuzulassen und damit Wirtschaftlichkeitsvorteile zu erlangen, muss eine outputorientierte Leistungsbeschreibung (Funktionalausschreibung) erfolgen. Es wurden dabei Anforderungen an die Funktion und den Zweck der Gebäude definiert: Festlegung des Planungszieles Pädagogisches Konzept der Schulen Übergeordnetes Flächenkonzept (z. B. Räume mit Größenangaben) Übergeordnetes Gebäudekonzept (z. B. Zuordnung Räume) Zusätzlich wurden auf Basis der gesetzlichen Anforderungen und allgemein anerkannten Regeln der Technik zusätzlich wesentliche qualitative Merkmale definiert: Festlegung Raumprogramm, Raumbuch und Raumausstattung mit detaillierter Qualität Übergeordnete Bau- und Qualitätsbeschreibung Anforderungen an Bauablauf Der private Dritte soll im Rahmen seiner Aufgabenerledigung die Bauunterhaltung des Gebäudes durchführen. Dazu wurde der Umfang der Maßnahmen genau definiert. Parallel bzw. im Anschluss an die Erstellung der Vergabeunterlagen wurde der Teilnahmewettbewerb durchgeführt, in dem aus einem sehr großen Bewerberfeld fach- und sachkundige Bieter ausgewählt wurden. Diesen Bietern wurden die umfangreichen Vergabeunterlagen zugesandt. Derzeit findet die Angebotsbearbeitung durch die Bieter statt. Im Rahmen dieser Bearbeitungsphase werden umfangreiche Unterlagen gemäß den Anforderungen der Vergabeunterlagen durch den Bieter erarbeitet: Prüfbare Angebotsbeschreibung Verträge Preise und Finanzierungsmodell Bauleistungsbeschreibung Zeichnungen Berechnungen

5 6. Mitwirkung bei der Vergabe Nach Angebotsabgabe werden die Angebote der Bieter ausgewertet und über mehrere Verhandlungsrunden optimiert. Dabei wird in festgelegten Verhandlungsstufen der Bieterkreis eingeengt. Zu diesem Thema siehe auch Vortrag von Herrn Dr. Rehr-Zimmermann. Nach Abschluss der Verhandlung erfolgt die abschließende Bewertung der Bieterangebote über eine vorab festgelegte Bewertungsmatrix nach folgenden Kriterien: Preis Qualität Ästhetik Bauleistung Rechtliche Sicherheit und Finanzierung Nach einem abschließenden Wirtschaftlichkeitsvergleich (siehe Vortrag SUSAT GmbH) wird der Vergabevorschlag erarbeitet, die Genehmigung der Kommunalaufsicht eingeholt und der Vertrag abgeschlossen. 7. Umsetzung Es ist Aufgabe des privaten Dritten, den Genehmigungsantrag zu stellen und die Genehmigung einzuholen. Danach erfolgt die ca. 14-monatige Bauphase mit abschließender Übergabe der Gebäude. Nach Abnahme der Gebäude beginnt die Zahlungsverpflichtung der Stadt Achim. Autor: Dr.-Ing. Michael Werner SIKMa GmbH Niederlassung Achim Finienweg Achim Telefon: Telefax: m.werner@sikma.de