Eisbrecher. Eidgenössische Alkoholverwaltung Startschuss für neue Informatik-Lösung > 10

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1 Die Kundenzeitschrift des BIT Nr. 48 / Dezember Eisbrecher Kundenumfrage 2012 Die aktuellen Ergebnisse im Überblick Seite 6 Projektportfolio W7+ Mammut-Projekt erfolgreich zum Abschluss gebracht Seite 8 ealarm emergency Rasches Mobilisieren via Webapplikation Seite 14 Eidgenössische Alkoholverwaltung Startschuss für neue Informatik-Lösung > 10

2 Eisbrecher Nr. 48 / Dezember Inhalt Eidgenössische 4 Alkoholverwaltung Aus der Geschäftsleitung Für steigende Erwartungen gewappnet sein Startschuss für neue Informatik-Lösung Seite 10 Aktuell 5 Internet Explorer: Schnelle Reaktion bei Sicherheitslücke 6 Kundenumfrage 2012: Ergebnisse halten sich die Waage Kundenumfrage Produkte & Projekte Projektportfolio W7+ LE BIT erfolgreich abgeschlossen Von der IT-Sonderlösung zum «Schuhlöffel» Die aktuellen Ergebnisse im Überblick Seite 6 Projektportfolio W7+ Mammut-Projekt erfolgreich zum Abschluss gebracht Events 12 Herbstausgabe des «BIT in action» Produkte & Projekte Im Notfall gezielt alarmieren Mehr Speicher für die Mailbox Eingeschoben BIT-Lehrabsolventin punktet mit Wow-Effekt Neue Kurse für HERMES 5 18 IT-Thema Internetnutzung: Nicht «zu viel» und nicht «das Falsche» 19 Tipps & Tricks Alle drei Monate wieder: iphone gesperrt Seite 8 ealarm emergency Rasches Mobilisieren via Webapplikation Seite 14 Bits & Bytes 20 Kurz gelesen; Kurz berichtet 21 Trendreport 22 SMS-Interview 23 Mixed Pixels Version française sous Die Kundenzeitschrift des BIT Nr. 48 / Dezember Eisbrecher Kundenumfrage 2012 Die aktuellen Ergebnisse im Überblick Seite 6 Projektportfolio W7+ Mammut-Projekt erfolgreich zum Abschluss gebracht Seite 8 ealarm emergency Rasches Mobilisieren via Webapplikation Seite 14 Herausgeber Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) Monbijoustrasse 74, CH-3003 Bern Telefon Intranet: intranet.bit.admin.ch Internet: Redaktionsleitung Nora Kelemen Druck BBL, Vertrieb Publikationen, Bern Online-Version und Abonnement Kontakt Tel Eidgenössische Alkoholverwaltung Startschuss für neue Informatik-Lösung > 10 Titel: Per Smartphone-App kann der Aussendienst der Alkoholverwaltung schnell und exakt Alkoholmengen und Besteuerung errechnen. Redaktion Leo Hauser (HL), Daniel Wunderli (WuDa), Ruth Widmer (WiRu), Corinne Leuenberger (LC). Redaktionelle Mitarbeit bei dieser Ausgabe: Catherine Klink, Dimitri Kalamidas. Layout und Illustration Eva-Maria Künzi (KEM) 2 Erscheinungsweise Der «Eisbrecher» erscheint alle drei Monate, die nächste Ausgabe im März 2013.

3 Editorial Der Austausch intensiviert sich Liebe Leserinnen und Leser Nora Kelemen Bereichsleiterin Kundenkommunikation Dieses Jahr haben wir von unseren Kunden über verschiedene Kanäle besonders viele Rückmeldungen erhalten. Darüber freuen wir uns! Unser Austausch hat sich intensiviert. Seien dies nun Inputs, welche direkt an die Geschäftsleitung gerichtet waren, seien es Ihre Kontakte mit dem Account-Management des BIT. Da ist aber auch Ihr Mitwirken an der Kundenumfrage zu erwähnen, welche dieses Jahr neue Teilnahme-Bestwerte erreichte. Und nicht zu vergessen, die jüngste Ausgabe unseres Kundenanlasses «BIT in action». Nicht nur die Beteiligung an der Kundenumfrage lässt sich sehen, sondern auch der Umfang an Kommentaren und Erklärungen. Auf den ersten Blick sehen die Ergebnisse gleich aus wie im Vorjahr. Bei genauerem Hinsehen zeigt sich jedoch ein differenziertes Bild. Lesen Sie mehr über geänderte Erwartungen, wichtige Einflussgrössen und Ergebnisse auf Seite 6. Die jüngste Ausgabe unseres Kundenanlasses «BIT in action» bot eine weitere Möglichkeit für wertvolle Anregungen und Hinweise. Der Event-Bericht auf Seite 12 fasst die wichtigsten Programmpunkte zusammen, die entsprechende Bildergalerie auf der BIT-Kundenplattform zeigt die Akteure sowie ein Stimmungsbild des Anlasses. der Eidgenössischen Alkoholverwaltung und deren Informatik in die Zollverwaltung. Wie drei Ämter zusammen dieses Projekt anpacken, erfahren Sie auf Seite 10. In Notfallsituationen sind rasche Absprachen besonders wichtig. Die richtigen Personen sollen schnellstmöglich erreicht werden. Wie man das über verschiedene Kanäle hinweg am besten managt, ohne dabei den Überblick zu verlieren, erfahren Sie auf Seite 14. Einige direkte Kundenfeedbacks sind auch in unsere Berichterstattung zum Abschluss des Projekts W7+ LE BIT eingeflossen. Die Zahlen sprechen für sich: Knapp Arbeitsplatzsysteme und 2400 Anwendungen wurden migriert. Mehr dazu auf Seite 8. Eine anregende Lektüre wünschen Nora Kelemen und das «Eisbrecher»-Team. Apropos Inputs: Gerne nimmt auch die «Eisbrecher»-Redaktion Ihre Anregungen und Wünsche entgegen und greift diese in der einen oder anderen Form auf. So geschehen beispielsweise bei unserem Bericht zur Integration 3

4 Aus der Geschäftsleitung Für steigende Erwartungen gewappnet sein Liebe Kundinnen und Kunden Giovanni Conti Direktor BIT Kaum ist der Rollout der Windows-7-Plattform in der Bundesverwaltung abgeschlossen, schon zeigen die Marktakteure nächste Versionen ihrer Betriebssysteme, welche besonders für den mobilen Einsatz gedacht sind. Durch die Ablösung einer Systemplattform erwarten die BIT- Kunden eine markante Verbesserung der Antwortzeiten ihrer Fachanwendungen. Und auf die Frage, ob unsere Kunden zufriedener werden, lautet die Antwort: Man spürt eine Verbesserung, aber das erwarten die Kunden ja grundsätzlich. Die Geschäftsabläufe der Bundesverwaltung sind, wie in der Wirtschaft, zunehmend abhängig von einer guten technologischen Unterstützung. Das Bedürfnis nach raschen Antwortzeiten nimmt in allen Bereichen laufend zu, und entsprechend steigen die Erwartungen an die IKT. Mit den gleichen Mitteln möchten die meisten Kunden mehr Projekte abwickeln können einerseits historisch gewachsene und überalterte Systeme ablösen, andererseits neue Dienste, besonders in Richtung E-Government, entwickeln. Dies alles zusätzlich zu den Anpassungen, welche durch Gesetzesänderungen erforderlich werden. Schon 2012 konnten wir erste positive Resultate in diese Richtung erzielen. Die Durchlaufzeiten der Störungstickets konnten wir verringern. Und ich erhalte wiederholt Rückmeldungen, in welchen Sie unseren Mitarbeitenden eine zunehmende Kundenorientierung attestieren. Für diese Ermutigungen sind diese Ihnen dankbar! Daneben gibt es aber noch viele Themen, bei denen Sie uns, gelinde formuliert, unser Verbesserungspotenzial aufzeigen. Auch für diese Rückmeldungen danken wir Ihnen herzlich, denn sie helfen uns, blinde Flecken zu beseitigen und Verbesserungen anzustreben. Das Jahr 2013 wird für uns ein Übergang in eine neue Zukunft sein, in welchem wir die Rahmenbedingungen schaffen, um Ihren steigenden Erwartungen gerechter zu werden. Wir werden alles daran setzen, den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten. Ich wünsche Ihnen allen frohe Festtage und eine erfolgreiches neues Jahr. Giovanni Conti Um diesen Erwartungen gerecht zu werden, bereiten wir im BIT unsere Neuausrichtung vor. Dabei wollen wir für Sie durchgängige und integrierte Leistungen erbringen, damit Sie dann wirklich nur ein BIT spüren. Wir streben auch eine Vereinfachung unserer internen Prozesse an, damit wir Sie im Alltag rasch und effizient bedienen und unterstützen können. Denn nur so werden wir die steigenden Erwartungen erfüllen können. 4

5 Aktuell Internet Explorer: Schnelle Reaktion bei Sicherheitslücke Als am 17. September 2012 eine schwerwiegende Sicherheitslücke im Internet Explorer bekannt wurde, war im BIT schnelles Handeln gefragt. Die Sicherheitsexperten arbeiteten mit Hochdruck an der Lösung des Problems. BIT-Kontakt: Markus Hänsli Leiter Governance Text: Corinne Leuenberger Am Montag, 17. September 2012 kommunizierte Microsoft eine Sicherheitslücke im Internet Explorer. Und das war noch nicht alles: Es hiess zudem, dass die Lücke ausgenutzt werde und es im Netz bereits zu gezielten Angriffen gekommen sei. Im IT-Fachjargon wird dies als «Zero Day Exploit» bezeichnet. Microsoft arbeitete da bereits an einem Patch einer Softwarekorrektur, welche die Lücke schliesst. Wer diese geschickt auszunutzen wusste, konnte dadurch die Kontrolle über das Zielgerät erlangen. Deshalb war höchste Dringlichkeit gegeben, auch wenn die Bundesverwaltung bis dahin nicht angegriffen worden war. Eine Taskforce übernimmt Weil der Internet Explorer der Standard-Browser der BIT-Kunden ist und von allen Mitarbeitenden genutzt wird, bedeutete dies ein massives Risiko für die Bundesverwaltung. Theoretisch hätte ein beliebiger Mitarbeiter durch den simplen Besuch einer infizierten Webseite den schädlichen Code einfangen können ohne etwas zu merken, weil für die Antivirensysteme noch keine Erkennungsmuster vorhanden waren. Damit waren im BIT die Voraussetzungen für den Ernstfall gegeben: Das IT-Sicherheitsteam stufte das Sicherheits-Update von «Critical» auf «Emergency» hoch und übernahm die Leitung einer Taskforce. Deren Auftrag war, die Sicherheit des Internet Explorers ohne Störungen für die Kunden wiederherzustellen. Auf der Kundenplattform (intranet.bit. admin.ch) informierte das BIT über die getroffenen Massnahmen. So sperrten die Sicherheitsleute laufend Webseiten, die mit der Sicherheitslücke in Verbindung gebracht wurden, und werteten Netzwerkspuren aus, um etwaige Angriffe aufzuspüren. Das war nötig, weil den meisten Mitarbeitenden einzig der Internet Explorer zur Verfügung steht und sie deshalb nicht auf einen anderen Browser ausweichen konnten. Derzeit prüft das ISB, ob es aus Risikoüberlegungen sinnvoll wäre, in der Bun- desverwaltung parallel zum Internet Explorer einen zweiten Browser anzubieten. Am Donnerstag, 20. September 2012 veröffentlichte Microsoft mit dem Fix-it-Tool eine Anwendung, welche die Sicherheitslücke umgeht, aber das eigentliche Problem nicht nachhaltig löst ein Workaround. Gleichzeitig kündigte der Hersteller einen Patch für den folgenden Tag an. Weil sich im vornherein nicht abschätzen liess, welche Auswirkungen dieses Fix-it-Tool auf Fachapplikationen gehabt hätte, entschloss man sich im BIT, auf den angekündigten Patch zu warten. Der stand am Freitag, 21. September ab 17 Uhr bereit. Nun stellte sich die Frage, ob der Patch sofort an die Kunden verteilt werden sollte oder ob es sinnvoller wäre, zuerst dessen Verträglichkeit mit den Amtsanwendungen zu prüfen. Bis zu diesem Zeitpunkt waren in der Bundesverwaltung keine Rechner angegriffen worden. Die Wahrscheinlichkeit eines Angriffs über das Wochenende erschien aufgrund der Erfahrungswerte gering, deshalb entschied man sich für die Tests. Diese garantierten, dass die Kunden störungsfrei arbeiten konnten. Tests am Wochenende Die Experten der Büroautomation des BIT testeten das ganze Wochenende über. Die erste Testphase wurde BIT-intern durchgeführt und verlief ohne Zwischenfälle. In einem zweiten Schritt spielten die Verantwortlichen der Büroautomation den Patch auf rund 300 Pilot-Geräte der Kunden. Als die am Pilot beteiligten Mitarbeitenden am Montag zu Arbeit erschienen, hatten sie einen Tag Zeit, die Funktionen der Anwendungen zu testen und eventuelle Störungen zu melden. Wie sich zeigte, verursachte der Patch keine Schwierigkeiten. Und damit stand der grossflächigen Verteilung nichts mehr im Weg. Am Dienstagmorgen, drei Tage nach Erhalt des Patchs, war die Sicherheitslücke bei allen Kunden behoben und der Auftrag der Taskforce erfüllt. Die Experten des BIT schätzen, dass es ungefähr einmal pro Jahr zu solch gravierenden Vorfällen kommt. Die Gegenmassnahmen werden laufend optimiert und gemäss den Erfahrungen ergänzt. 5

6 Aktuell Version française en ligne Kundenumfrage 2012: Ergebnisse halten sich die Waage Die Ergebnisse der jüngsten Kundenzufriedenheitsumfrage (KUZU) liegen vor. Der Kundenzufriedenheitsindex BIT ist mit einem Wert von 4.5 gleich hoch wie im Vorjahr. Erst auf den zweiten Blick zeigen sich Verschiebungen. BIT-Kontakt: Nora Kelemen Bereichsleiterin Kundenkommunikation Text: Daniel Wunderli Auch 2012 hat das BIT die Zufriedenheit seiner Kunden gemessen. Das gesteckte Ziel die allgemeine Kundenzufriedenheit zu verbessern wurde nicht erreicht. Der Kundenzufriedenheitsindex (KUZU-Index) weist wie im Vorjahr einen Wert von 4.5 aus. Zur Erhebung des KUZU-Index hat das BIT im August über 3900 Kundinnen und Kunden angeschrieben, rund die Hälfte davon nahm an der Umfrage teil. Insgesamt flossen so knapp 2000 Bewertungen KUZU-Index BIT* von Fachleuten und Anwendern in die Umfrageergebnisse ein. Fachleute, verstanden als Personen, die einen IT-Beruf ausüben, Anwenderinnen und Anwender im Sinn von Personen, die IT für ihre berufliche Tätigkeit nutzen. Unterschiede bei Fachleuten und Anwendern Auf den ersten Blick liesse sich vermuten, dass Fachleute 4,5 (4,5) 4,5 (4,4) sich in der Wahrnehmung der Kunden nicht viel verändert hat. Beim genaueren Hinsehen zeigt sich jedoch, dass es sehr wohl zu Verschiebungen gekommen ist. Bei der aktuellen Bewertung der Fachleute fällt auf, dass sie die Leistungen des BIT mit der Note 4.5 leicht besser bewerten (2011: 4.4). In die umgekehrte Richtung zeigt die Entwicklung bei den Anwendern: Bewerteten diese das BIT im vergangenen Jahr noch mit der Note 4.6, reichte es 2012 nur noch für eine 4.4. Erste Verbesserungen spürbar Die leicht höhere Zufriedenheit bei den Fachleuten geht hauptsächlich auf jene Kundengruppe zurück, die den intensivsten Kontakt «In den letzten Monaten ist eine langsame, aber stetige Verbesserung in verschiedenen Bereichen spürbar.» zum BIT pflegt die Integrationsmanager. Sie haben die Leistungen des BIT mit 4.7 deutlich besser beurteilt als im Vorjahr. Damals lag der Wert bei 4.3. Hinweise, warum dies so ist, finden sich in den zahlreichen Kommentaren. «In den letzten Monaten ist eine langsame, aber stetige Verbesserung in verschiedenen Integrationsmanager 4,7 (4,3) Bereichen spürbar», bilanziert ein Kunde. Ein weiterer Integrationsmanager sieht Fortschritte, hält jedoch fest: «Es besteht noch viel Verbesserungspotenzial.» Dieses orten die Kunden vor allem bei Leistungen, welche vom Standard abweichen: In diesem Bereich agiere das BIT zu schwerfällig. Dies resultiere dann oft in zu langen Umsetzungshorizonten. Gestiegene Erwartungen Die Erwartungshaltung der Integrationsmanager gegenüber dem BIT ähnelt immer mehr jener an einen modernen Service-Provider. Auch mit diesem Anspruch attestieren die Kunden dem BIT, Schritte in die richtige Richtung zu machen. Im Vergleich zu privaten IT-Dienstleistern weisen die Integrationsmanager aber auch deutlich auf Verbesserungspotenzial hin, etwa bei den Preisen: «Die vom BIT erbrachten Leistungen sind im Vergleich zu 6

7 Aktuell privaten Anbietern zu teuer», lautet eine Einschätzung. Auch fehlende Kostentransparenz wird bemängelt. Ein weiterer Kunde sieht vor allem bei der Kundenorientierung und der «Die Betriebsunterbrüche der letzten Monate bereiten uns sehr grosse Schwierigkeiten.» entsprechenden Ausgestaltung des Produktkatalogs noch grosse Unterschiede zu privaten Anbietern. Betriebsunterbrüche wirken sich negativ aus Ein klarer Rückgang zeigt sich bei der Zufriedenheit der Anwenderinnen und Anwender. Wie bereits erwähnt, benoteten die User die IT-Dienstleistungen des BIT dieses Jahr nur noch mit der Note 4.4 (2011: 4.6). Als Grund für die schlechtere Bewertung wird von vielen Usern die mangelnde Performance des «Systems» angegeben. Der Begriff «System» bezieht sich dabei auf verschiedene Faktoren. Eine wichtige Rolle spielten in diesem Zusammenhang die beiden Stromunterbrüche im Rechenzentrum Fellerstrasse. Ein Anwender user 4,4 (4,6) drückt es folgendermassen aus: «Die Betriebsunterbrüche der letzten Monate bereiten uns sehr grosse Schwierigkeiten und Unannehmlichkeiten. Hunderte Personen in unserem Amt können nicht arbeiten, trotz riesiger Arbeitsbelastung.» Wunsch: Schnellere Rechner und Netzwerke Auch die PC-Leistung, insbesondere zu lange Aufstartzeiten, stehen in der Kritik. «Die ständigen Update-Meldungen, Restarts und Neuanmeldungen stören den Arbeitsalltag enorm», findet ein User. Ein weiterer Kritikpunkt betrifft den Internetanschluss. «Die Internetverbindung ist viel zu langsam», lautet das Urteil. Während Betriebsunterbrüche, lange Aufstartzeiten und langsame Internetverbindung von den Anwenderinnen und Anwendern häufig kritisiert werden, gibt es zum Support die ganze Bandbreite an Meinungen. Die Reaktionen der User reichten von positiven Rückmeldungen wie «Jedes Problem sei es noch so klein wird ernst genommen und sehr effizient behandelt» bis zu negativen Kommentaren wie «Eine effiziente Hilfe ist mit dem Service Desk nicht sichergestellt. Es geht zu lange, bis das Problem erkannt wird und vielfach kann keine direkte Hilfe angeboten werden». Verbesserungspotential orten sie bei den Störungsmeldungen und Serviceinformationen. « s vom Service Desk BIT sind unübersichtlich «Die ständigen Update-Meldungen, Restarts und Neuanmeldungen stören den Arbeitsalltag enorm.» gelayoutet und es wird darin zu viel Fachjargon verwendet», lautet ein konkreter Kritikpunkt. Herausforderung annehmen Für das BIT sind die vielen Kommentare, welche die Kundinnen und Kunden zu den Leistungen des BIT abgegeben haben, sehr aufschlussreich. «Die Kommentare helfen uns, die Erwartungen der Kunden besser zu verstehen und uns dementsprechend auszurichten», sagt BIT- Direktor Giovanni Conti. «Mit hohem Einsatz arbeiten die Mitarbeitenden daran, Systeme zu stabilisieren und Prozesse zu optimieren. Wir nehmen diese konstruktive Kritik als Herausforderung an.» *) Berechnung KUZU-Index BIT: Die Zufriedenheit der Fachleute und die Zufriedenheit der User wird im Verhältnis 2:1 gewichtet. Die Notenskala reicht von 1 bis 6. 7

8 Produkte & Projekte Version française en ligne Projektportfolio W7+ LE BIT erfolgreich abgeschlossen Der Wechsel zu einer effizienten, standardisierten und zusammengeführten Büroautomation mit harmonisierten Hilfsmitteln ist erfolgreich über die Bühne gegangen. Seit Mitte Jahr arbeiten erstmals alle Mitarbeitenden von vier Departementen auf PCs mit Windows 7 und Office Mit diesem Projekt wurde auch der Weg für den Einsatz künftiger Technologien geebnet. BIT-Kontakt: Rudolf Lüthi Projektportfolio-Manager W7+ LE BIT Text: Catherine Klink Es ist vollbracht! Das umfangreiche und innovative Projektportfolio W7+ LE BIT ist umgesetzt. Nicht weniger als 438 Mitarbeitende, davon 152 externe, haben in fünf Jahren und in Personentagen 63 Projekte realisiert. Es wurden 2400 Anwendungen integriert und Arbeitsplätze in 44 Bundesämtern an über 180 Standorten migriert. Von diesen Neue rungen profitieren über Benutzerinnen und Benutzer, die heute auf Windows 7 und Office 2007 arbeiten. Die Einführung neuer Tools wie SharePoint erleichtern nun die Zusammenarbeit. Dank den Team-/Projektablagen wird der Datenaustausch verbessert und das Suchen und Finden von Informationen vereinfacht. Mit den mobilen Lösungen kann zusätzlich jederzeit und überall auf anwenderfreundliche Art auf Daten zugegriffen werden. Die Zollverwaltung ist noch einen Schritt weiter gegangen «Das Projekt W7+ war für Swissmedic ein und hat im Zuge der Migration sehr grosser Erfolg: Die Kosten lagen 30% auf Windows 7 ihre Arbeitssysteme auf die virtuelle Desktop- unter dem Budget und wir führten 5 Monate früher ein als geplant. Die Benutzer sind mit Infrastruktur (VDI) umgestellt. der neuen Umgebung sehr zufrieden. Dieses VDI und das multimodale Kommunikationssystem UCC (Uni- herausragende Resultat war kein Zufall, sondern das Ergebnis von hoher Professionalität fied Communications & Collaboration) für die orts- und zeit- und vorbildlicher Zusammenarbeit.» unabhängige Bewältigung von Adrian Tschannen, Leiter Bereich Infrastruktur / Mitglied der Direktion, Swissmedic gien mit grossem Potenzial. Arbeiten sind Zukunftstechnolo- «Virtualisierung sowie Mobileund Kollaborationslösungen werden die Prozesse verändern. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist vernetzt, dezentral und mobil», sagt Rudolf Lehmann, Abteilungsleiter Service Development Büroautomation. Umfangreich und komplex Das Projektportfolio W7+ LE BIT wurde initiiert, um das Programm Büroautomation Bund (BA Bund) des Informatikrats Bund (IRB) sowie die Zusatzanforderungen der Departemente und der verschiedenen Ämter umzusetzen. Es ging um das Engineering des Arbeitsplatzes und der BA-Infrastruktur (Windows 7, Datenablagen, Reporting), die Entwicklung neuer Tools und Funktionen (VDI), die Integration der Fachanwendungen und die Migration der neuen Standardarbeitsplätze auf Windows 7 / Office Um diese Aufgabe zu bewältigen und die unterschiedlichsten Prozesse und Arbeitsweisen der BIT-Kunden in die neue Infrastruktur zu integrieren, wurde in 63 Projekten mit eigenständiger Organisation und Führung gearbeitet. Besondere Herausforderungen waren: Aktualisierung von Vista auf Windows 7 im Laufe schon begonnener Projekte Flexible Arbeitsweise hinsichtlich Personalfluktuation Berücksichtigung von unterschiedlichen Arbeitsweisen und -strukturen Dezentrale Standorte (z.b. Genf, Tessin) Migration und Integration in neue Infrastruktur (z.b. ZAS, Swissmedic, Publica, Gerichte) Hohe Parallelität: 44 Projekte wurden parallel geführt und realisiert Interdisziplinäres Team (z.b. Leute aus Betrieb, Entwicklung, Support und Migration) 60 Projektvereinbarungen mit den Kunden Über 150 Verträge mit Lieferanten Das Projektportfolio erforderte einen hohen Planungsaufwand: 438 Mitarbeitende, 71 externe Firmen und 69 Organisationseinheiten des BIT mussten koordiniert werden. «Nur Projektteams, in denen jede einzelne Person ihre Rolle und ihre Aufgaben kennt, können ohne Reibungsverlust sehr gute Ergebnisse erreichen. Die Kunst bestand darin, die richtigen Personen zusammenzubringen anhand fachlicher und auch sozialer Kriterien» betont Rudolf Lüthi, Projektportfolio-Manager W7+ LE BIT. Kundenerwartungen erfüllt Mit dem Abschluss des Projektportfolios W7+ LE BIT wurden folgende Ziele und Kundenerwartungen erfüllt: 8

9 Produkte & Projekte Die Wettbewerbsfähigkeit und den Betrieb der Büroautomation langfristig sicherstellen Kosten durch zusammengeführte Büroautomation und standardisierte Produkte reduzieren und somit Skaleneffekte nutzen Eine neue, attraktive Produktpalette anbieten (VoIP, VDI, SharePoint etc.) Die internen Prozesse anpassen und den Support verbessern Die strategische und zukunftsorientierte Entwicklung för- «In diesem sehr umfangreichen Projekt galt es unter anderem, über 100 Fachanwendungen den neuen Arbeitsplatzsystemen des logien sowie ein neues Datendern (indem neue BA-Techno- BIT anzupassen. Auch mussten sämtliche haltungskonzept aufgebaut User-Gruppen für die rund 750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZAS neu definiert Grundlage für Marktleistun- wurden) werden, um die Integration der Informatikumgebung der ZAS in die ADB-Domäne zu gen schaffen (Reporting) erlauben. Dank dem Projekt W7+ verfügt die Parallele Realisierung von 44 ZAS seit Ende Mai 2012 über eine standardisierte Büroautomation.» Die ersten Migrationen wurden Projekten 2010 in Angriff genommen. Bis Alexandre Kuhn, Projektleiter ZAS Ende September 2012 wurden insgesamt 44 Migrations- und 7 Integrationsprojekte parallel realisiert. Durchschnittlich wurden pro Tag 50 Clients migriert, an manchen Tagen sogar über 200 Clients in bis zu sechs Ämtern gleichzeitig. Gute Noten für die Projektführung Um die Zufriedenheit der Kunden in Bezug auf das Projekt und die BIT-Dienstleistungen zu erfassen, wurde eine Umfrage durchgeführt. Diese hat ergeben, dass die Kunden mit der Arbeitsweise und der Projektimplementierung sehr zufrieden waren. Die koordinierten und einheitlichen Projektführungen und -umsetzungen sowie die Zielerreichung wurden sehr gut bewertet. Veränderungen bringen viele Möglichkeiten und Chancen. Die Problemlösung ist dank der jetzt zu 98% einheitlichen Arbeitsplätze bei den BIT-Kunden einfacher. Die Steuerungsbearbeitung mit den gleichen Instrumenten (inkl. Reports), die Vereinheitlichung und Standardisierung der Mobile-Access-Lösungen sowie neue IT-Technologien (UCC) sind Garant für eine mobile und effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Bundesverwaltung und mit den dezentralen Standorten und verschiedenen Ämtern. Weitere Infos auf der BIT-Kundenplattform: intranet.bit.admin.ch/w7 Diese Objekte wurden migriert und integriert: Arbeitsplatzsysteme 2400 Anwendungen 164 Server Accounts 4000 Drucker Gruppen Mailboxen «Eine grosse Herausforderung war zu Beginn der Windows-7-Migrationen, sechs Ämter gleichzeitig auszurollen und ebenfalls parallel noch mit einem unterschiedlichen Verfahren die Vista-Clients auf Windows 7 zu migrieren», erklärt Robert Feher, Gesamtprojektleiter Migration. «Wir wussten aber auch, dass bei Erfolg die weiteren Migrationen termingerecht und in guter Qualität zu schaffen waren.» Max, das Maskottchen des Projektportfolios W7+ LE BIT. 9

10 Produkte & Projekte Version française en ligne Von der IT-Sonderlösung zum «Schuhlöffel» Die 1887 gegründete Eidgenössische Alkoholverwaltung (EAV) steht vor einer grundlegenden Umgestaltung: Mit der Totalrevision des Alkoholgesetzes wird die älteste Anstalt des Bundes in die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) integriert und mit ihr auch ihre bislang eigenständige Informatik. BIT-Kontakt: Dimitrios Diamantis Fachstelle Integration Text: Leo Hauser Wie ein Hochhaus: Die Layer des künftigen «TaxTowers». Die EAV feiert dieses Jahr ihren 125. Geburtstag. Im Jubiläumsjahr steht die EAV vor grundlegenden Veränderungen, die in der Totalrevision des Alkoholgesetzes begründet sind. Die neue Alkoholgesetzgebung, welche voraussichtlich Mitte 2015 in Kraft tritt, liberalisiert den Ethanol- und Spirituosenmarkt, optimiert das Steuer- und Kontrollsystem und verstärkt den Jugendschutz. Für die EAV bislang im Status eines autonomen Regiebetriebs bedeutet die neue Gesetzgebung auch die organisatorische Integration in die EZV, die bereits heute für den Vollzug des geltenden Alkoholgesetzes an der Grenze zuständig ist. Mit der Inkraftsetzung der neuen Gesetzgebung wird die EAV als neue Organisationseinheit der EZV für die Umsetzung der revidierten Alkoholordnung zuständig sein. Im Hinblick darauf arbeiten EAV und EZV bereits jetzt eng zusammen. Auch die bisher eigenständige Informatik der EAV wird in jene der EZV integriert. Um diese Aufgabe zu meistern, haben die Direktoren der EAV, der EZV sowie des BIT als Technologie-Partner das Projekt «Neue Informatik-Lösung» (NIL) ins Leben gerufen. Das Projekt NIL setzt die Anforderungen aus mehreren Fachprojekten der EAV um. Diese Fachprojekte sind Teil des Programms ALCO- NOVA, mit dem sich die EAV für die Integration in die zentrale Bundesverwaltung fit macht. Auf Seite der EZV stellt das Projekt MILA (Mineralölsteuer und Lenkungsabgaben) zur Neugestaltung der gleichnamigen Fachanwendung Anforderungen, die ebenfalls im Projekt NIL umgesetzt werden sollen. MILA spült jährlich über 5,5 Mrd. Franken in die Bundeskasse, die heutige EAV und künftige Organisationseinheit der EZV über eine Viertelmilliarde. «Möglicherweise werden die Mineralölsteuer sowie andere Lenkungsabgaben auf ähnliche Weise erhoben wie die Alkoholsteuer», sagt Alexandre Schmidt, Direktor der EAV. «Aber auch für die anderen Verbrauchssteuern, z.b. auf Tabak oder Bier, könnte die künftige Alkohol-IT als Schuhlöffel dienen und viele Synergien bieten.» Ausrichtung auf E-Government Anfang Oktober 2012 fiel der Startschuss für das Projekt NIL. Es ist auf zwei bis drei Jahre angelegt und umfasst die Bereitstellung der IT- Infrastruktur, die Entwicklung der Fachapplikationen und die Zurverfügungstellung der personellen Ressourcen. Gefragt ist eine Lösung, die keine Medienbrüche hat, sondern End-2-End- Prozesse elektronisch unterstützt und klar auf E-Government ausgerichtet ist. Die Infrastruktur der geplanten Informatik-Lösung kann man sich als Hochhaus vorstellen: Ein Turm («TaxTower») mit bestimmten Grundkomponenten (vgl. Grafik). Eine Arbeitsgruppe beleuchtete mehrere Szenarien, wie dieser Tower umge- 10

11 Produkte & Projekte setzt werden soll und entschied, zwei Konzepte weiterzuverfolgen Ab Mitte Januar 2013 werden die drei involvierten Ämter diese beiden möglichen Lösungswege prüfen. Dies geschieht in Form eines Machbarkeitsnachweises (Proof of Concept) inkl. eines Modells (Prototyping) das entsprechende Projekt trägt den Titel «PocPro». Ein Team aus EAV, EZV und BIT, ergänzt durch interne und externe SAP-Spezialisten resp. Lösungsarchitekten und Software Engineers, wird je zwei Fachprozesse der EAV und der MILA-Fachanwendung der EZV durchspielen, modellieren und testen. Zunächst prüft das Team das Szenario «Anbieter-Stack», welches auf dem SAP-Framework Tax and Revenue Management basiert. Eine Gap-Analyse soll Lücken identifizieren, die das SAP-Framework nicht optimal abdecken kann und die mit anderen Komponenten oder mit Individual-Software gefüllt werden müssen. Im Proof of Concept befasst sich das «PocPro»- Team darum auch mit den benötigten Schnittstellen. Anschliessend steht der Proof of Concept des Szenarios «Komponenten-Stack» auf dem Programm. Dieser soll beantworten, wie weit sich das Vorhaben mit bestehenden Komponenten des BIT umsetzen lässt bzw. welche zusätzlichen Komponenten notwendig wären. Dynamisches Umfeld Natürlich entsteht der neue «TaxTower» nicht auf der grünen Wiese, sondern innerhalb der bestehenden IT-Landschaft der EZV, in der bereits weitere Tower betrieben werden. Das «PocPro»-Projekt wird also sowohl den «TaxTower» isoliert als auch das Umfeld betrachten. Aus den Verbindungen der «Tower» untereinander entstehen möglicherweise zusätzliche Anforderungen an die Informatik-Lösung NIL. Und parallel zum PocPro-Vorhaben entwickeln sich die Anforderungen der Fachprojekte der EAV weiter. Für diese erbringt die EAV als Schnittstelle zwischen Fachprojekten und IT Vorleistungen v.a. im Business-Engineering und in der Unternehmensarchitektur. Die Erkenntnisse aus den beiden «PocPro»-Studien bewertet das Projektteam laufend anhand eines Kriterienkatalogs, z.b. punkto Technologie, Know-how-Verfügbarkeit, Kosten, Integrierbarkeit in bestehende Systeme, aber auch betreffend strategischer Bedeutung und Ausbaufähigkeit. Nach knapp einem halben Jahr sollen die Resultate aus dem «PocPro»-Projekt vorliegen. Dann will das Projektteam wissen, wie der «TaxTower» aussehen könnte und vorschlagen, welche Technologien zu wählen sind. Den Entscheid über die Technologie und über die geeignete Rolle des BIT im Projekt werden die Geschäftsleitungen der EZV und der EAV anschliessend fällen. Machbarkeitsstudien und Prototypen sind nichts Neues und werden in vielen Vorhaben eingesetzt. Das Besondere an der Wahl dieses Vorgehens im vorliegenden Fall, sind die speziellen Rahmenbedingungen, die Komplexität und die zeitlichen Zwänge der drei beteiligten Partner EAV, EZV und BIT. Denkbar ist, dass die im Projekt gewonnenen Erkenntnisse auch anderen Einheiten der Bundesverwaltung von Nutzen sein werden. Die Eidgenössische Alkoholverwaltung Die Eidgenössische Zollverwaltung Privatisierung von Alcosuisse Alcosuisse, heute ein Profitcenter der Eidgenössischen Alkoholverwaltung (EAV), versorgt die Schweizer Wirtschaft mit Ethanol. Im Rahmen der Liberalisierung des Ethanolmarktes fällt das Importmonopol des Bundes und Alcosuisse wird privatisiert. Dies bedingt eine komplette Entflechtung der Fachprozesse und der IT zwischen Alcosuisse und der EAV als künftige Organisationseinheit der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV). Davon betroffen sind die Fachapplikationen, Datenbanken, aber auch die Büroautomation. Bearbeitet wird diese Aufgabe in einem separaten, EAV-internen Projekt. 11

12 Events Herbstausgabe des «BIT in action» «BIT in action» steht für Infos aus erster Hand über neue Produkte und Projekte. Der BIT-Kundenanlass bietet aber auch eine kollegiale Atmosphäre für den Dialog zwischen BIT und Kunden. BIT-Kontakt: Nora Kelemen Bereichsleiterin Kundenkommunikation Text: Leo Hauser Fotos: Eva-Maria Künzi Die Zukunft der Content-Management-Systeme sowie das Programm UCC dies waren die Hauptthemen des «BIT in action» vom 31. Oktober. Unified Communication & Collaboration (UCC) steht für die Integration verschiedener Kommunikationskanäle in einer einheit lichen Anwendungsumgebung. Beim Bund läuft hierzu seit 2011 das Programm UCC. Programm- Managerin Brigitte Gerber vom Informatiksteuerungsorgan Bund (ISB) und Thomas Fankhauser, Leiter Büroautomation und Support im BIT, erläuterten gemeinsam, wie UCC die Kommunikation und Zusammenarbeit verändern wird: «UCC bedeutet, ich bin besser erreichbar und habe den Arbeitsplatz immer bei mir, auch wenn ich nicht im Büro bin», so Brigitte Gerber. Beispielsweise zeigt der Präsenzstatus die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden an. Per Instant- Messaging können Nachrichten und Dateien ausgetauscht werden. Die Webcam ermöglicht Videotelefonie. Und per Desktop-Sharing lassen sich Dokumente gemeinsam bearbeiten. Nach einer WTO-Ausschreibung wurde kürzlich die Lieferantin Swisscom mit Microsoft Lync als UCC-Lösung ausgewählt. In den kommenden Monaten laufen Ausschreibungen für die Festnetz- und Mobiltelefonie sowie für ein System zur Verwaltung der Mobilgeräte. Es ist geplant, Mitte 2013 ein UCC-Pilotprojekt mit Usern des ISB und des BIT durchzuführen, Ende 2013 startet der Rollout in den Departementen. Ab Ende 2015 steht UCC in der Bundesverwaltung flächendeckend zur Verfügung und wird auch auf Mobilgeräten verfügbar sein. In einer Live-Demo der Lösung führte Thomas Fankhauser einige Funktionen vor, so die Videotelefonie und das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments. Eine neue Generation CMS Um den Kunden weiterhin ein zeitgemässes Content-Management-System (CMS) anbieten zu können, hat das Kompetenzzentrum Internet des BIT mit der Konzeption eines neuen CMS begonnen. «Informationen müssen heute von überall und jederzeit abrufbar sein, und dies von jeder Art von Endgeräten aus. Wir brauchen ein CMS, das Inhalte je nach Endgerät spezifisch aufbereitet», nannte Frank Fischer, Leiter Kompetenzzentrum Internet, eine der zentralen Anforderungen. «Künftig wollen wir Inhalte zentral verwalten und aus dem CMS heraus auch auf Social-Media-Plattformen publizieren können sowie umgekehrt soziale Medien in die eigene Webseite integrieren.» Das CMS soll hochverfügbar sein, sich dynamisch skalieren und unterbrechungsfrei warten lassen. Es soll über eine Entwicklungsumgebung verfügen, die schnelles, hochwertiges und kosteneffizientes Entwickeln und Betreiben von Erweiterungen und ganzen Anwendungen ermöglicht. Die Unterteilung in Intranet und Internet soll wegfallen. Frank Fischer: «Heute können wir über die Identität der User entscheiden, wer wann woher auf welche Inhalte zugreifen darf.» Das heisst, berechtigte Benutzer werden auch unterwegs Zugriff aufs Intranet haben. In Kürze erfolgt die Ausschreibung, ab Anfang 2014 soll das neue CMS verfügbar sein. Info-Updates in aller Kürze Im neuen Programmpunkt «Kurz-Updates» gingen Mitglieder der BIT-Geschäftsleitung kurz auf Kundenfragen vom letzten «BIT in action» ein. So informierte Carlo Dietiker, Leiter Kunden- und Servicemanagement, über einen dedizierten Telefonzugang für Hotlines der anderen IT-Leistungserbringer, der ab Januar 2013 in einem Pilot mit dem ISCeco (Leistungserbringer EVD) getestet wird: «Wir werden für die anderen Hotlines eine eigene Telefonnummer und ein Ticket-Webinterface einrichten.» Dies soll die Kommunikation zwischen Hotlines und Service Desk BIT optimieren und zu einer schnelleren Störungsbehebung beitragen. Was wurde seit den Ausfällen im Rechenzentrum Fellerstrasse unternommen? Thomas Jost, Leiter Betriebszentrum, erläuterte zunächst die Ursachen: Bei der Notstromanlage (USV) waren einerseits Lagerschäden an den kinetischen 12

13 Events Modulen aufgetreten, andererseits kam es zu Kürzestunterbrüchen bei den Umschaltvorgängen zwischen ordentlicher resp. Notstromversorgung. Die kinetischen Module wurden nun durch Schwungräder ersetzt und eine Kurzzeit- USV eingebaut. Weiter stellte Thomas Jost die umgesetzten Massnahmen für die raschere Wiederherstellung der IT-Services vor. In einer weiteren Kurzpräsentation stellte Thomas Fankhauser Mobile VDI vor, die Desktopvirtualisierung für Tablets. In einer Testphase wird Mobile VDI zunächst für insgesamt 200 Mitarbeitende der Kundenämter angeboten. Das letzte Kurz-Update war dem neuen Produkt ealarm emergency gewidmet, welches der Alarmierung im Krisenfall dient (vgl. S. 14). Im Dialog mit den Kunden Nach einer Pause eröffneten Carlo Dietiker und BIT-Direktor Giovanni Conti den Dialogteil mit einem Blick auf die jüngste Kundenzufriedenheitsumfrage (Details S. 6). Dann ging die Geschäftsleitung auf Fragen aus dem Publikum ein, etwa zur Problematik von beschaffungsrechtlich begründeten Personalwechseln in laufenden Projekten, die bei den IT-Verantwortlichen zu Unmut führen. Das BIT versucht dies zu korrigieren, indem es Personal «auf Vorrat» beschafft, wie es in den Medien etwas plakativ hiess. «Wir gehen Richtung strategische Beschaffung, um künftig solche Projektleiterwechsel zu vermeiden», so Giovanni Conti. Eine Anregung aus dem Publikum war die Bestellmöglichkeit von Servern via Remedy-Tool. Thomas Jost berichtete, dass das BIT einen solchen Bestellprozess, ebenso wie die verbrauchsbasierte Verrechnung bald anbieten wird. Weiteres Thema der Diskussion waren die Administratorenrechte: Giovanni Conti möchte diese Privilegien aus Sicherheitsgründen aufheben, verwies aber auf das Dilemma zwischen Sicherheit und Usability. «Wie viele Adminrechte wir letztlich gewähren, entscheiden die Departemente», so Conti. Ein weiteres Votum galt dem Wunsch nach einem besseren Reporting bei Rollouts. «Es ist klar, dass Sie wissen wollen, welche Clients gepatcht sind und welche nicht», nahm Thomas Fankhauser den Ball auf und kündigte ein entsprechendes Reporting an. Zum Schluss ging Giovanni Conti auf das Neuausrichtungsprojekt des BIT ein: «Die kommenden Monate sind ein Moment des Umbruchs, in dem wir uns neu aufstellen. Wir müssen diese Transformation aber sachte angehen, damit Betrieb und Projekte wie gewohnt weiterlaufen.» Präsentationen und Bildergalerie intranet.bit.admin.ch/bitinaction Die sechzehnte Ausgabe des halbjährlichen BIT-Kundenevents von Ende Oktober 2012 vermochte rund 120 Interessierte in die Aula des Eidgenössischen Personalamts zu locken. 13

14 Produkte & Projekte Version française en ligne Im Notfall gezielt alarmieren Wenns brennt, muss es schnell gehen. Mit dem webbasierten Mobilisationssystem ealarm emergency können Ämter und Organisationen im Notfall rasch und gezielt die richtigen Personen alarmieren. Richle, Bereichsleiter Telekommunikation im BIT. «Dadurch ist es nicht nötig, alle potenziellen Alarmempfänger mit identischen Geräten auszurüsten.» BIT-Kontakt: Markus Richle Bereichsleiter Telekommunikation Text: Daniel Wunderli Auslöser Desktop laptop Mobile Feuer, Erdbeben, IT-Grossstörung: In solchen Situationen zählt jede Sekunde. Auf aussergewöhnliche Ereignisse kann nur adäquat reagieren, wer in kürzester Zeit imstande ist, die richtigen Leute aufzubieten. Genau zu diesem Zweck bietet das BIT mit dem webbasierten Mobilisationssystem ealarm emergency eine passende Lösung an. Zugriff via Webapplikation So funktioniert s: Ein Disponent kann über die Webapplikation ealarm emergency eine Alarmierung an einen vorgängig definierten Empfängerkreis versenden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ganze Organisationen, Gruppen oder Einzelpersonen handelt. Die Empfänger erhalten nach dem Auslösen des Alarms eine priorisierte SMS*. Adressaten müssen den Erhalt der SMS-Nachricht innerhalb einer gewissen Zeitspanne quittieren, ansonsten erhalten sie eine automatisierte Sprachnachricht auf ihr Mobiltelefon. Reagieren die Empfänger auch darauf nicht, folgt z.b. ein Anruf über das Festnetz. Neben SMS-Nachrichten und Telefonanrufen ist auch eine Alarmierung via , Pager oder Fax möglich. «ealarm emergency bietet eine grosse Flexibilität bei der Wahl der Alarmierungsmittel», erklärt Markus ealarm emergency Alarmierung empfänger Mobile Telefon Alle Rückmeldungen auf einen Blick Ein grosser Vorteil von ealarm emergency gegenüber herkömmlichen Alarmierungssystemen ist, dass der Disponent jederzeit sieht, wer auf den Alarm reagiert hat. In der Webapplikation wird der Status der Rückmeldungen laufend aktualisiert. Zusätzlich ist es möglich, anhand von individuellen Einstellungen, die Feedbacks auf den Alarm auszuwerten und gegebenenfalls eine Nachalarmierung mit erweitertem Empfängerkreis auszulösen. Das Auslösen eines Alarms ist nicht nur vom PC, sondern auch von Smartphones und Tablets aus möglich. Eine Internetverbindung und ein Webbrowser genügen, um alle Funktionen inklusive Feedbacks nutzen zu können. Auch mit Mobiltelefonen ohne Internetverbindung ist das Auslösen eines Alarms per Anruf oder SMS-Nachricht möglich. Damit im Notfall rasch alarmiert werden kann, ist die Definition von möglichen Notfallszenarien und Benutzerrollen unabdingbar. «Die Erstellung der Alarmierungskonzepte liegt dabei in der Verantwortung der Kunden», sagt Markus Richle. «Diese können Teilnehmerdaten und Notfallszenarien direkt in der Webapplikation erfassen.» Der Import und die Synchronisation von Daten geschieht über eine CSV-Datei. Zusätzliche Software ist nicht notwendig. Sind die Teilnehmergruppen und Alarmmeldungen erst einmal erstellt, werden Sie auf den redundant betriebenen Applikations-, Datenbank- und Kommunikationsservern der Plattform ealarm emergency der Swisscom AG hinterlegt. Tablet Quittierung A... Pager Fax ealarm emergency ermöglicht nicht nur die Alarmierung, sondern gibt dem Disponenten nach der Quittierung durch den Empfänger auch Auskunft, ob der Alarm angekommen ist. *) Eine priorisierte SMS-Nachricht wird auch bei hohem Datenaufkommen bevorzugt versendet. Sollte ein Zustellversuch scheitern, etwa weil der Adressat sich in einem Funkloch befindet, werden fortwährend Wiederholungssendungen durchgeführt. 14

15 Produkte & Projekte Version française en ligne Mehr Speicher für die Mailbox Grössere Mailbox, günstigere Speicher-Erweiterung und komfortableres Mail-Archiv: Mit dem Wechsel der Messaging-Infrastruktur auf Exchange 2010 kann das BIT nun eine wesentlich attraktivere Mailbox-Lösung anbieten. BIT-Kontakt: Pascal Horner Operational-Service-Verantwortlicher Mailbox Text: Leo Hauser Im Verlauf des Jahres 2012 hat das BIT seine Messaging-Infrastruktur von Exchange 2003 auf Exchange 2010 migriert. Mit dem Wechsel auf die aktuelle Version der Microsoft-Lösung für Messaging und Collaboration kann das BIT neue Funktionalitäten und verbesserte Produkte anbieten. So beträgt die standardmässige Mailboxgrösse seit September 2012 neu 0.5 GB für alle User. Das entspricht dem Fünffachen des früheren Basisangebots und dies ohne zusätzliche Kosten. Automatische Mailbox-Erweiterung Falls die grössere Mailbox dennoch nicht ausreicht, kommt die Mailbox-Erweiterung zum Zug. Diese hat das BIT auf ein kundenfreundlicheres und günstigeres Verrechnungsmodell umgestellt: «Neu verrechnen wir die Mailbox- Erweiterung nicht mehr pro Anwender, sondern erst, wenn der Durchschnitt aller Anwender eines Amtes die 0.5 GB der Standard-Mailbox überschreitet», erklärt Pascal Horner, Operational-Service-Verantwortlicher Mailbox. Die Standard-Mailbox verträgt also problemlos einzelne «Heavy User», wenn dafür andere Mitarbeitende die 0.5 GB nicht voll ausschöpfen. Die Speicherplatz-Erweiterung wird jedem User automatisch bis zur technischen Grenze zur Verfügung gestellt und pro Gigabyte verrechnet. Wenn sämtliche Mailbox-Daten (Mails, Kalender, Kontakte und öffentliche Ordner) zusammen 3.5 GB Speicherplatz belegen, erhält der Anwender einen ersten Warnhinweis per Mail. Ab 4.0 GB können keine s mehr gesendet werden, bei 5.0 GB ist auch mit dem Empfangen von s Schluss. Es lohnt sich also, die Mailbox regelmässig aufzuräumen. Personal Archive für die Ablage Doch wohin mit den s, die man unbedingt aufbewahren will oder muss? Ebenfalls dank der Migration auf Exchange 2010 kann das BIT seinen Kunden seit kurzem die neue Marktleistung «Managed Mailbox Personal Archive» für die langfristige Archivierung von Mailboxdaten anbieten (s. «Eisbrecher» Nr. 46). Mit Personal Archive erhalten die Anwender ein zusätzliches Postfach, in das sich die Mails manuell oder bequem auch automatisiert aus dem primären Postfach verschieben lassen. «Diese Lösung ist ein guter Ersatz für die in der Handhabung komplizierten und für Datenkorruption anfälligen PST-Archivdateien», sagt Pascal Horner. «PST-Dateien wird es weiterhin geben, aber wir raten von deren Nutzung ab.» Beim Personal-Archive-Postfach liegt die Speicherplatz-Obergrenze pro User bei 50 GB genug Platz für eine riesige Menge Mailbox-Daten. Details finden Sie im Produktkatalog, Kapitel s in Zahlen Donnerstag, 15. November 2012: An diesem ganz normalen Arbeitstag landeten in den Mailboxen, die das BIT für seine Kunden betreibt, Mails. Diese Mails sie stammen je etwa zur Hälfte von innerhalb und von ausserhalb der Bundesverwaltung hatten eine Gesamtgrösse von 45 GB. In der Stunde mit dem höchsten Mailaufkommen ( Uhr) wurden Mails ausgeliefert, also fast 500 Stück pro Minute. Insgesamt waren an diesem Tag auf der Infrastruktur des BIT alte und neue s gespeichert, die insgesamt 6685 GB Speicherplatz belegten. 15

16 Eingeschoben BIT-Lehrabsolventin punktet mit Wow-Effekt Die Besten der Besten sind am 9. November 2012 im Rahmen der nationalen Berufsentwicklungskonferenz in der Gewerblich-Industriellen Berufsfachschule Bern für die ihre Abschlussarbeiten ausgezeichnet worden darunter zwei Lehrabsolventen des BIT. Der Saal war gut gefüllt und das Publikum gespannt. BIT-Kontakt: Rudolf Wittwer Bereichsleiter Berufsbildung BIT Text: Corinne Leuenberger An der Preisverleihung der «ICT Young Professional Awards 2012» wussten weder die Gäste noch die jungen Informatikerinnen und Informatiker, wer schweizweit welchen Rang erzielt hatte. Als Daniel Berginz, Koordinator Suisse latine der ICT-Berufsbildung Schweiz, mit der Auszeichnung der besten individuellen Praxisarbeiten (IPA) begann, stieg die Spannung im Publikum. Von rund 2000 Abschlussarbeiten aus der ganzen Schweiz hatten die Experten die 33 Besten ausgewählt: die zehn besten Applikationsentwicklungen, die zehn besten Systemtechnikprojekte, die zehn besten Mediamatik- und die drei besten Support-Arbeiten. Im Fachbereich Support holte Gian Habelt vom BIT den ersten Rang. Als Prüfungsaufgabe hatte er für einen Neueintritt ein Mobile-Laptop- Bundle mit dem Betriebssystem Windows 7 und diversen Zusätzen eingerichtet sowie die Qualitätskontrolle vorgenommen. grad, die Dokumentation und das Arbeitsvolumen gewesen. Ausschlaggebend sei aber auch der Wow-Effekt, den die Arbeit insgesamt bei den Juroren ausgelöst hatte. Anna Veraguth hatte für das System e-dec der Eidgenössischen Zollverwaltung eine Applikation entwickelt, dank der Fehlermeldungen effizienter bearbeitet werden können. Besonders erfreulich sei auch, dass mit Anna Veraguth eine Frau die höchste Auszeichnung gewonnen habe, so Aebischer. Immerhin habe die Schweiz den weltweit kleinsten Frauenanteil in den MINT-Berufen*. Als gutes Vorbild dient die Berufsbildung BIT, die mit einem Anteil von rund 30 Prozent Frauen bei den Lernenden deutlich über dem Schnitt liegt und immer wieder hochqualifizierte und motivierte junge Informatikerinnen ausbildet. Berufsbildung BIT *) MINT = Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik «Sechser-Notenskala hat nicht gereicht» Noch ein zweites Mal war das BIT ganz vorne vertreten: Anna Veraguth erreichte im Fachbereich Applikationsentwicklung den ersten Rang. Weil es in diesem Schwerpunkt viele sehr gute Arbeiten gab, verliehen die Experten drei dritte, drei zweite und zwei erste Ränge. Zusammen mit Anna Veraguth wurde Manuel Probst von der Esec AG ausgezeichnet. Zu diesem Zeitpunkt wusste jedoch noch niemand, dass Anna Veraguth kurz darauf zusätzlich mit dem «ICT Young Professional Award 2012» für die schweizweit beste praktische Abschlussarbeit geehrt werden würde. «Bei der besten IPA 2012 hat eine Sechser-Notenskala nicht für die Bewertung ausgereicht. Da ist wirklich eine Top-top-Leistung erbracht worden», lobte Jörg Aebischer, Geschäftsleiter ICT-Berufsbildung Schweiz, Veraguths Arbeit. Bewertungskriterien seien der Schwierigkeits- Young Professional: Anna Veraguth mit dem Award für die beste IPA der Schweiz. (Foto: zvg) 16

17 Eingeschoben Version française en ligne Neue Kurse für HERMES 5 Im kommenden Frühjahr startet die Einführung von HERMES 5. Der Standard für IKT-Projektführung in der Bundesverwaltung erfährt damit wesentliche Neuerungen. Auch die Ausbildungsangebote des BIT wurden auf die neue HERMES-Version ausgerichtet und die Zertifikatsprüfungen neu aufbereitet. BIT-Kontakt: Lesley Pritchard Bereichsleiterin Education Text: Leo Hauser verfügbar ab Q HERMES Grundwissen verfügbar ab Q HERMES Zertifizierung Grundlagen Projektmana gement (Anbieter: AZB) HERMES 5 Grundlagen 1 Tag Neu Einstufungs- Selbsttest ca. 20 Min. fr fr fr HERMES 5 1 Upgrade Tag 1 Tag Neu fr HERMES 5 Stufe 11 mit Zertifizierung Tag 2 Tage Neu fr HERMES 5 Anwendung in 1 Nicht-IT-Projekten Tag 1 Tag Neu fr HERMES 5 Stufe 21 mit Zertifizierung Tag 3 Tage Neu Ab Frühling 2013 bietet IT-Education BIT die neuen Grundlagen- sowie Upgrade-Kurse für HERMES 5 an und im Herbst starten die neuen Zertifizierungskurse. Das Ausbildungsangebot wurde gestrafft und ist ziel- und bedürfnisorientierter aufgebaut: «Der Fokus liegt etwas stärker auf dem Praxisbezug, ausserdem findet die Akkreditierung direkt anschliessend an den Kurs statt», sagt Lesley Pritchard, Bereichsleiterin der IT-Education BIT. Interessierte können sich ab Herbst 2013 HERMES-5-zertifizieren lassen (Zertifizierungsstelle: TÜV SÜD). Die Zertifizierungen für Project Team Professionals (HSPTP) und Project Team Manager (HSPM) der bestehenden HERMES-Version 2003/2005 bleiben gültig. Auch kann man sich auf HERMES 2003/2005 bis Ende 2013 weiterhin prüfen lassen (Zertifizierungsstelle: SAQ). Das Zertifikat ist vier Jahre gültig. Für Bundesangestellte mit einer HSPTP- oder HSPM-Zertifizierung organisieren die Departemente spezielle Upgrade-Ausbildungen, Infos hierzu folgen zu gegebener Zeit. Praxis und Prüfung Die Zertifizierungskurse sind praxisbezogen und konzentrieren sich auf die Kompetenzaneignung, aber auch die Prüfungsvorbereitung wird nicht vernachlässigt. «Das ist ein Spagat, welcher die aktive Mitwirkung der Teilnehmenden schon im Vorfeld erfordert, denn das Erfüllen der Voraussetzungen ist sehr wichtig», sagt Lesley Pritchard. Mit einem Einstufungs-Selbsttest überprüfen die Teilnehmenden ihre Vorkenntnisse. Falls nötig erarbeiten sie nach Vorgabe der Kursleitung das fehlende Wissen vor dem Kurs im Selbststudium. «Damit bleibt während des Präsenzunterrichts mehr Zeit für Praxisübungen, Fragen und Diskussionen», so Pritchard. Die bewährten Spezialisierungs- und Vertiefungskurse wird es weiterhin geben. Diese sind dynamischer gestaltet als bisher: Einige Themen sind fester Bestandteil des Kursprogramms, andere werden spontan aus der HER- MES-Community entstehen und bei Interesse von IT-Education BIT im Verlauf des Jahres als Kurs oder Workshop angeboten. IT-Education BIT Offizielle HERMES-Seite HERMES Spezialisierung Scrum und 1 HERMES Tag ½ Tag Übersicht über die neuen Kursmodule für HERMES 5. Die meisten Kurse werden auch auf Französisch angeboten. 17

18 IT-Thema Internetnutzung: Nicht «zu viel» und nicht «das Falsche» Nahezu jedermann hat an seinem Arbeitsplatz Zugang zum Internet. In der Regel benutzen wir das Internet dienstlich, manchmal aber auch zu privaten Zwecken. Die Bundesverwaltung als Arbeitgeber duldet den privaten Gebrauch, sofern gewisse Regeln eingehalten werden. BIT-Kontakt: Claudio Frigerio Leiter Rechtsdienst Text: Dimitri Kalamidas Dienstlich nutzen Angestellte der Bundesverwaltung das Internet täglich in vielfältiger Weise, sei es für Mailkorrespondenz oder zu Recherchezwecken, z.b. in Online-Ausgaben von Tageszeitungen oder Fachzeitschriften. Die Nutzung des Internets zu dienstlichen Zwecken ermöglicht die effiziente Erledigung der Geschäfte und ist vom Arbeitgeber Bund erwünscht. Der rein dienstliche Gebrauch des Internets ist somit immer zulässig. Problematischer ist unter Umständen die private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz bzw. während der Arbeitszeit. Diese kann, muss aber nicht missbräuchlich sein. Grundsätzlich wird zwischen qualitativer und quantitativer missbräuchlicher Nutzung unterschieden. Die Art des Missbrauchs zieht denn auch unterschiedliche (Rechts-)Folgen nach sich. Ein qualitativer Missbrauch liegt vor, wenn der private Gebrauch gegen die Schweizerische Rechtsordnung verstösst. Hier ist insbesondere an strafbare Handlungen gegen die sexuelle Integrität zu denken (z.b. Herunterladen von verbotener Pornographie). Aber auch die Verletzung von Urheberrechten fällt darunter. Qualitativ missbräuchlich ist der private Internetgebrauch auch, wenn die Aktivitäten gegen die Interessen der Bundesverwaltung verstossen, z.b. die Verbreitung von schädigenden Äusserungen über die Bundesverwaltung. Auch die Nutzung der Arbeitsinfrastruktur für gewerbliche Zwecke gilt als qualitativ missbräuchliche Nutzung des Internets. Wer eine eigene Firma führt oder bei einem Unternehmen von Familienangehörigen mitwirkt, darf dazu das Internet während der Arbeitszeit nicht nutzen. Der qualitative Missbrauch stellt demnach eine Rechtsverletzung dar und zieht in der Regel entsprechende juristische Folgen nach sich (z.b. Geldbusse, Kündigung etc.). Von quantitativem Missbrauch spricht man, wenn zulasten der Schweizerischen Eidgenossenschaft die für die private Internetnutzung beanspruchten Ressourcen (insbesondere Arbeitszeit, Bandbreite, Datenmenge etc.) einen beachtlichen Umfang einnehmen oder in einem Missverhältnis zur dienstlichen Verwendung der Informatikmittel stehen. Einen allgemein verbindlichen Richtwert, was «zu viel» heisst, gibt es nicht: So können einige wenige private E- Mails mit riesigen Attachments durchaus einen quantitativen Missbrauch darstellen, wogegen ein Dutzend sehr kurzer s möglicherweise noch toleriert werden. Die Beurteilung, ob ein quantitativer Missbrauch vorliegt, hängt von den Umständen sowie vom Ermessen des Vorgesetzten ab. Zusammenfassend lässt sich festhalten: Die private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz wird in der Regel geduldet, solange kein qualitativer oder quantitativer Missbrauch vorliegt. Die Erfüllung der dienstlichen Aufgaben hat immer Vorrang. Jede Art des Missbrauchs des Internets ist eine Verletzung der arbeitsrechtlichen Pflichten (Art. 25 des Bundespersonalgesetzes, BPG; SR ). Vorbehalten ist eine weitergehende Ahndung je nach gesetzlicher Vorschrift, die im konkreten Fall verletzt wurde. Nicht «zu viel» und nicht «das Falsche» wer sich an diese Faustregel hält, muss sich über die Rechtmässigkeit seiner Internetaktivitäten am Arbeitsplatz keine Sorgen machen. 18

19 Tipps & Tricks Alle drei Monate wieder: iphone gesperrt Haben Sie sich schon einmal aus Ihrem iphone ausgesperrt, nachdem Sie Ihr Windows-Passwort am Arbeitsplatz gewechselt haben? Falls Sie ein Bundesgerät nutzen, das Sie mit OTA («over the air») aufgerüstet haben, hilft Ihnen diese Anleitung, genau das künftig zu vermeiden. 2. BV iphone OTA Sync BIT-Kontakt: Adrian Zwygart Bereichsleiter Frontend Services Text: Corinne Leuenberger Normalerweise wechseln Sie alle drei Monate das Account-Passwort für den Computer. Die OTA-Anwendung nutzt dasselbe Passwort, um die Kalender- sowie die Mail-Daten zu synchronisieren. Damit das neue Passwort auf dem iphone gespeichert wird, muss es jedoch im Menu Einstellungen manuell geändert werden. Wenn Sie dies nicht tun, erscheint auf ihrem Smartphone eine Fehlermeldung. Tippen Sie das neue Passwort dreimal ein, ohne die Einstellungen anzupassen, sperren Sie sich vollständig aus. Das ist ärgerlich, zumal es sich ganz einfach vermeiden lässt, und zwar so: 1. Schalten Sie die Push-Funktion auf Ihrem Telefon vorübergehend aus. Diese Funktion regelt, wie oft OTA die Daten aktualisiert. Wählen Sie in den Einstellungen das Menü Mail, Kontakte, Kalender. Tippen Sie auf Datenabgleich und schalten Sie die Push-Funktion aus. 1. Push-Funktion Warten Sie fünf bis zehn Minuten, nachdem Sie das Kennwort wie beschrieben geändert haben, bevor Sie die Push-Funktion wieder einschalten. Diese Zeit wird benötigt, damit die verschiedenen Autorisierungsserver die Daten untereinander abgleichen können, d.h. bis Ihr neues Kennwort auf allen Geräten registriert worden ist. Schalten Sie «Push» vorschnell wieder ein, kann Ihr Account auf der Firewall gesperrt werden. 3. Schalten Sie die Push-Funktion über denselben Pfad ein, wie Sie die Funktion ausgeschaltet haben: Einstellungen > Mail, Kontakte, Kalender > Datenabgleich 2. Wählen Sie dann BV iphone OTA Sync, tippen Sie Account an, löschen Sie das alte Kennwort mit der Rücktaste und geben Sie das neue Passwort ein. 19

20 Bits & Bytes Kurz gelesen Die Lektüre für bessere Softwarearchitekten «Knigge für Softwarearchitekten», der Titel lässt es vermuten: Tadellose Manieren und verantwortungsbewusstes Handeln sind unerlässlich auch für Informatiker. Was zum guten Ton gehört und was nicht, wird in diesem Buch verständlich und amüsant auf den Punkt gebracht. Dabei nehmen die Autoren kein Blatt vor den Mund und vergleichen Softwarearchitekten schon mal mit «edlen Rittern» oder mit «Vereinfachungskobolden». Auch die Tatsache, dass die «strukturierte Faulheit» als erstrebenswerte Tugend gepriesen wird, verspricht eine kurzweilige Lektüre. Die Verfasser beschränken sich aber keinesfalls auf Umgangsformen, vielmehr zeigen sie auf, welche Handlungsschemen sich positiv auf die Qualität der Arbeit auswirken und welche das nicht tun. Dazu verdichten sie Eigenarten und Situationen aus dem Alltag von Softwarearchitekten zu verschiedenen Charaktertypen. Wünschenswerte Verhaltensweisen erkennt der besserungswillige Leser an der grünen Kopfzeile, solche, die er meiden sollte, an der roten. Um etwas Abwechslung in die Ausführungen zu bringen, lassen die Autoren grüne und rote Kapitel aufeinanderfolgen. So kontrastiert der «Ritter» mit dem «Ignoranten» und die «Jongleuse» mit dem «Code-Helden». Farbige Kästchen präsentieren Ratschläge und praktische Tipps sowie konkrete Beispiele aus dem Arbeitsleben der Autoren und veranschaulichen so die Theorie. Dass die 200 Seiten schnell gelesen sind, liegt auch daran, dass die Verfasser anstelle technischer Abhandlungen geschickt und unterhaltsam kleine Geschichten erzählen und diese ab und an mit einer Prise Ironie würzen. LC Kurz berichtet Zukunftstag begeistert Kinder Am diesjährigen Zukunftstag, dem 8. November haben 57 Kinder für einen Tag das BIT erobert und dabei den Arbeitsalltag ihrer Eltern oder anderer Bezugspersonen erkundet. Das BIT engagiert sich mit dem Zukunftstag auch aktiv gegen den Fachkräftemangel in ICT-Berufen. Schülerinnen und Schüler erhalten einen Einblick in die vielseitige Arbeitswelt der Informatik, können Fragen stellen, ihre Neugier befriedigen und sich für dieses attraktive Berufsfeld begeistern lassen. So hatte der Nachwuchs am 8. November Gelegenheit, viel Interessantes zu entdecken: An sieben Posten konnten die Kinder etwa Server auseinanderschrauben, das Rechenzentrum anschauen, eine Webseite erstellen und die Umleitung des Sulgenbachs besichtigen, der genau unter dem BIT-Gebäude verläuft. Darauf angesprochen, ob ihr der Tag gefallen habe, meinte eine Schülerin, sie komme jedes Jahr ins BIT und sie freue sich schon auf das nächste Jahr. LC Peter Hruschka, Gernot Starke: «Knigge für Softwarearchitekten», Entwickler Press, 2012, ca. CHF 19.- (broschiert), resp. CHF 12.- (E-Book). 20

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