Workflowmanagementsysteme im KIS

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1 Workflowmanagementsysteme im KIS Dirk Opdenplatz Dr. Andreas Zimolong Dr. Kurt Becker Synagon GmbH Aachen Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 1 Agenda Workflowmanagement im Krankenhaus Markterhebungsstudie Fazit Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 2

2 Medizinische Patientenaufnahme s präch: USTO Knie spräch USTO Knie geführt s präch: Knie- Endoprothetik spräch Knie- Endoprothetik geführt Hüftpatient s präch: Hüft- Revision spräch Hüft- Revision geführt interne Leistungsanforderu ng EKG Leistungsanford erung EKG Medizinische Klinik stellen Leistungsanfor derung EKG Medizinische Klinik is... s präch: Pin- Point-Surgery Knie spräch Pin- Point-Surgery Knie geführt r Anamnesebogen Einweiser Unterlagen Thorax nicht erforderlich Patient vor- /stationär zur OP Klinische Untersuchung Klinische Untersuchung ist durchgeführt Patientenklasse prüfen s präch: USTO Hüfte spräch USTO Hüfte geführt Medizinische Leitlinien externes Thorax Qualitätsstandard Diagnostik Thorax, Qualität ausreichend Kniepatient s präch: Hüft- Endoprothetik spräch Hüft- Endoprothetik geführt Anordnung zur Prämedikation Terminierung für Prämedikation ist veranlasst Notwendigkeit Thorax prüfen externes Thorax liegt vor Thorax, Qualität prüfen Einweiser Unterlagen s präch: Pin- Point-Surgery Hüfte Thorax, Qualität nicht ausreichend Qualitätsstandard Diagnostik Leistungsanforderu ng Thorax spräch Pin- Point-Surgery Hüfte geführt s präch Pin-Point- Surgery Wirbelsäule spräch Pin- Point-Surgery Wirbelsäul... r Anamnesebogen "Worddokument" (Wirbelsäulen Station) Thorax erforderlich Thorax, Verfügbarkeit prüfen Blutabnahme Set Ärztlicher Anordnungsbogen Deutsche Kodierrichtlinien Leistungsanforderu ng EKG Patientenstammblat t Wirbelsäulenchiru rgie (#WS19) interne Leistungsanford erung Thorax stellen interne Leistungsanfor derung Röntge n Thorax lieg... administrativ medizinische Anamnese Blutabnahme Blutabnahme ist durchgeführt Abschließende Dokumentation Ärztlicher Anordnungen Ärztliche Anordnungen sind dokumentiert Diagnosen nach 295, 301 SGB V kodieren medizinisch Wirbelsäulenp atient Leistungsanford erung Standard- EKG stellen Leistungsanfor derung EKG ist gestellt Dokumentation im Wirbelsäulensta mmblatt durc... Dokumentation im Wirbelsäulenst ammblatt du... s präch Spondylo dese spräch Spondy lodese geführt externes Thorax liegt nicht vor s präch Wirbelsäu len Endoprotheti k spräch Wirbel säulen Endopr othetik geführt Merkblatt zum Arztgespräch Patient vorstationär zur Diagnostik s präch stationäre Diagnostik Myelographie spräch station äre Diagnostik geführt leitlinien PKV-Patient in Kernklinik fortsetzen Plf. Aufnahme wird in Kernklinik fortgesetzt EKG soll nicht stationär geschrieben werden leitlinien Patientenstammblat t (#WS34/#KH27) Versicherungsstatu s leitlinien leitlinien Patientenstammblat t (#WS34/#KH27) leitlinien Aufklärungs- und Anamnesebogen zur Narkos... Patienten- Speisenbestellung Patienten- Speisekarte Leistungsanforderu ng EKG Ärztlicher Anordnungsbogen medizinisch anamnese anamne se ist durchgeführt Versorgung klären Patient für SC geeignet auf SC wird auf SC fortgesetzt Erhebung medizinisch/pfle gerischer Param eter medizinisch/pfl egerische Para meter sind erhoben Aushändigung Aufklärungsbog en Anästhesie Anästhesie Aufklärungsbo gen erhalten Patientenspeise bestellung aush ändigen Patientenspeis ebestellung er halten Speisekarte aushändigen Speisekarte erhalten Bedarf s EKG prüfen - Administration pflegerisch Entscheidungshilfe zur Patienteneinstuf... leitlinien Leistungsanforderu ng EKG EKG-Streifen EKG Gerät Stationsleitung Stationsassistentin GKV-Patient Aufnahme SC prüfen Patientenaufna hme in Kernklinik in Kernklinik wird in Kernklnik durchgeführt mdl. Absprache PDL/ leitlinien EKG soll stationär geschrieben werden EKG- Ableitung s EKG ist geschrieben Stationsleitung Patient für SC nicht geeignet Aufnahme Kernklinik / IMC / fachübergreif... Patientenaufna hme auf IMC auf IMC wird auf IMC durchgeführt leitlinien PDL Stationsleitung Patient auf auf freies Bett im Haus verteilen in fachfremder Klinik wird in fachfremder Klini... Patientenakte Poliklinik Krankenkassenkart e Aufnahme Patientenaufnahme Formular Patientendaten Patientenakte Station Kartenlese- Tastatur Einwilligungserkläru ng gemäß 4 GDSG NW Behandlungsvertrag Ambulanzakte Patientenetiketten Datenkollektiv vollständig Wegbeschreibung zur Station nicht Wahlleistungs berechtigt Patient wünscht kein Patiententelefo n Patientendaten erheben Patientendaten sind erhoben Versicherungsst atus prüfen Patienteninformatio n Wahlärztliche Leistungen Wahlarztvertrag Einwilligung gemäß 4 GDSG NW unterzeichn... Einwilligungser kärung ist unterzeichnet Behandlungsver trag unterzeichn en lassen Behandlungsv ertrag ist unterzeichnet Validierung des Datenkollektivs auf Vollständigkeit Komplementäre Datenerhebung/ -validierung mit KK Etikettendruck Etiketten sind ausgedruckt Wunsch nach Patiententelefon erfragen Bedienungsanleitun g Telefon Telefonkarte Bedienungsanl eitung erhalten Patient erhält Wegbeschreibu ng zur Station administrativ Vorstationäre Aufnahme Wahlleistungs berechtigt Information über Wahlärztliche Leistungen aushändigen Patienteninfor mation über Wahlärztlic... Wahlarztvertrag unterzeichnen lassen Wahlarztvertra g ist unterzeichnet Datenkollektiv unvollständig Datenkollektiv vervollständigt Patient wünscht Patiententelefo n Bedienungsanlei tung Telefon und Telefonkart... Telefonkarte und Telefonanlei... Komplementäre Datenerhebung/ -validierung mit Sozialamt Komplexität von Prozessen rische Patientenaufnahme Administratives Patientenmanagement Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 3 Einflussfaktoren MVZ GMG Einweiserbindung DRG Integrierte Versorgung Kooperationen Kostendruck Ambulantes Operieren Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 4 Qualitätsanforderung Das einzig Sichere ist der Wandel!

3 Prozessmanagement Pfad-Verbesserung act Pfad-Analyse plan check do Pfad-Design Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 5 Pfad-Einführung Abgleich Soll Ist Prozesse Kundenzufriedenheit Qualität Zeit Kosten Termintreue Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 6 Ist-Prozesse Soll-Prozesse

4 Anlehnung am Referenzmodell der WFMC* - *Workflow Management Coalition - Administrations- und Überwachungs- Werkzeuge Schnittstelle 5 Prozessdefinitions- Ebene (EPK, Flowchart, ) Schnittstelle 1 Workflow - Engine (Prozessinstanz) Schnittstelle 4 Workflow Engine (s) (Logistik, MaWi, ) Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 7 Schnittstelle 2 Schnittstelle 3 Integrierte Versorgung- Informationssystem (gesteuerte Workflow - Anwendungen) Sonstige Anwendungen (ERP, Abrechnung, ) Angelehnt am Referenzmodell der WFMC (Workflow Management Coalition) unter: Anlehnung am Referenzmodell der WFMC* - *Workflow Management Coalition - Administrations- und Überwachungs- Werkzeuge Ist-Prozesse Schnittstelle 5 Prozessdefinitions- Ebene (EPK, Flowchart, ) Schnittstelle 1 Workflow - Engine (Prozessinstanz) Schnittstelle 4 Soll-Prozesse Workflow Engine (s) (Logistik, MaWi, ) Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 8 Schnittstelle 2 Schnittstelle 3 Integrierte Versorgung- Informationssystem (gesteuerte Workflow - Anwendungen) Sonstige Anwendungen (ERP, Abrechnung, ) Angelehnt am Referenzmodell der WFMC (Workflow Management Coalition) unter:

5 Fragestellung: In wie weit sind auf dem Markt befindliche KIS in der Lage zur Lösung dieser Thematik beizutragen? Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 9 Bewertungsmodell-Testitems 80% Bewertungsdimensionen: Integration Workflowengine Modellierungsfunktion Simulationsfunktion Dokumentenmanagement Workflowmanagement Prozessmanagement Operationalisierung über Bewertungsitems 60% 40% 20% 0% Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 10 Bewertungsdimension Gruppe von Bewertungsitems Bewertungsitems

6 Bewertungsmodell-Anwendungsfälle Aufnahmestandard Stationär S Definition von 17 Anwendungsfällen Sicht von Klinikpraktikern Erwartungshaltung an das System Interaktion von Akteuren Wird der erwünschte Service geboten? Administratives Patientenmanag ement Patientenauf nahme Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 11 administrativ Durchführung der Markterhebung Versandt des Anforderungsmodells an 24 Anbieter von Workflowmanagementsystemen. Teilgenommen haben 7 Anbieter. Die Studie wurde in Form einer kritischen Selbstbewertung durchgeführt. Alle Anbieter erhielten die Möglichkeit auf die gestellten Anforderungen mit: bereits vorhanden = 100 % in Entwicklung = 50 % Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 12 Nicht vorhanden = 0 % zu antworten.

7 Teilnehmer der Studie Agfa Health Care Orbis Cool Workflower Cymed AG Cyway MCS vianova Healthcare GmbH MCS vianova Meierhofer AG MCC Nexus AG Medfolio Siemens AG Medical Solutions Soarian TietoEnator Deutschland GmbH imedone Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 13 Ergebnis der Selbstbewertung Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 14

8 Zielerreichung Prozessmanagement Integration Workflowengine Modellierungsfunktion Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 15 Workflowmanagement Simulationsfunktion Dokumentenmanagement Abdeckung Anwendungsfälle Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 16

9 Anwendungsfall Kollision Der Patient P. hat zeitgleich einen Termin zur Krankengymnastik und zu einer EKG Diagnostik. Die zentrale Workflowengine identifiziert die Kollision und reagiert innerhalb der gegebenen Freiheiten (z.b. Warnmeldung oder Bevorzugung einer Maßnahme). Anbieter Agfa Cymed MCS Meierhofer Nexus Siemens TietoEnator Anwendungsfall Kollision Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 17 Anwendungsfall Arbeitsliste Der Assistenzarzt A. möchte seinen Patienten P. radiologisch untersuchen lassen. Er erstellt einen Auftrag aus seinem KIS. Der Auftrag wird an ein Fremdsystem übermittelt. Der radiologische Oberarzt R. hat nach der Untersuchung den Befund im Fremdsystem erstellt. Dieser geht nach der Freigabe in der Radiologie automatisch an Assistenzarzt A. (nicht nur in die Patientenakte!). Anbieter Agfa Cymed MCS Meierhofer Nexus Siemens TietoEnator Anwendungsfall Arbeitsliste Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 18

10 Fazit Ein proaktives Prozessmanagement ist einer der Erfolgsfaktoren im Krankenhaus und Gesundheitswesen. Aktuell angebotene Workflowmanagementsysteme sind in der Lage das Prozessmanagement im Krankenhaus erheblich zu unterstützen. Sie sind vor allem dann sinnvoll, wenn sie den gesamten Prozesszyklus abbilden. Alle Studienteilnehmer haben das Thema Workflowmanagementsysteme als Zukunftsthema erkannt und bieten gute bis sehr gute Lösungen an. Integrierte Behandlungspfade und Workflow Management erfordern eine konsequente Umstellung der Arbeitsprozesse. Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 19 Vielen Dank für Ihr Interesse! Über Rückfragen und Anregungen freuen wir uns. Synagon GmbH Beratung für das Gesundheitswesen Im Süsterfeld Aachen Telefon: dirk.opdenplatz@synagon.de Workflowmanagementsysteme im KIS Folie 20