Beate Majetschak. Microsoft Office Outlook 2007 Das Handbuch

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5 Beate Majetschak: Microsoft Office Outlook 2007 Das Handbuch Microsoft Press Deutschland, Konrad-Zuse-Str. 1, D Unterschleißheim Copyright 2007 by Microsoft Press Deutschland Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig ISBN Microsoft Press Deutschland (ein Unternehmensbereich der Microsoft Deutschland GmbH) Konrad-Zuse-Str. 1, D Unterschleißheim Alle Rechte vorbehalten Fachlektorat: Georg Weiherer, Münzenberg Korrektorat: Karin Baeyens, Siegen Layout und Satz: Gerhard Alfes, mediaservice, Siegen (www.media-service.tv) Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar (www.hommerdesign.com) Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (www.koeselbuch.de)

6 Übersicht Teil A Grundlagen Outlook installieren, aktivieren und starten Die Outlook 2007-Elemente Hilfe abrufen Teil B Kommunikation leicht gemacht Konten, Datendateien etc s empfangen und lesen Nützliche Zusatzfunktionen für den Posteingang s erstellen Zusatzfunktionen für s nutzen Teil C Kontaktpflege leicht gemacht Kontaktverwaltung Kontakte fortgeschritten nutzen Business Contact Manager für Outlook Teil D Termin- und Aufgabenplanung Optimale Zeitplanung mit dem Kalender Aufgaben planen und nutzen

7 Übersicht Teil E Nützliche Zusatzfeatures Instant Messaging-Dienste mit Outlook verwenden Notizen und Journal Formulare erstellen und nutzen Windows SharePoint Services nutzen Outlook konfigurieren, reparieren und entfernen Teil F Anhang A Tastenkombinationen Praxisindex Stichwortverzeichnis

8 Inhaltsverzeichnis Teil A Grundlagen Outlook installieren, aktivieren und starten Verbindung zum Internet herstellen Zugangsarten zum Internet Die gemeinsame Nutzung der Internetverbindung Netzwerkstandort festlegen DSL- oder Kabelmodemverbindung einrichten Router oder Zugriffspunkt einrichten Netzwerk mit gemeinsamer Nutzung der Internetverbindung einrichten Wählverbindung zum Internet einrichten Zweite Internetverbindung einrichten Outlook 2007 installieren Systemanforderungen Die Standardinstallation von Outlook auf einem neuen PC Die angepasste Installation auf einem neuen PC Frühere Microsoft Office-Versionen aktualisieren Features hinzufügen oder entfernen Outlook 2007 das erste Mal starten Outlook auf einem neuen PC das erste Mal starten Outlook auf einem bereits genutzten PC das erste Mal starten Microsoft Office 2007 aktivieren Microsoft Office beim Start von Outlook aktivieren Die Aktivierung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen Auf Updates überprüfen Zusammenfassung Die Outlook 2007-Elemente Outlook 2007 starten Eine Verknüpfung auf dem Desktop einrichten Outlook automatisch starten Startoptionen für Outlook nutzen Das Outlook-Programmfenster und seine Elemente Menü-, Symbol- und Statusleisten Hauptfenster und Navigationsbereich Mit Fenstern arbeiten Outlook maximieren und verkleinern Outlook minimieren Die Fenstergröße manuell anpassen

9 Inhaltsverzeichnis Die Spaltenbreite anpassen Mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten Outlook 2007 beenden Das Systemmenü Outlook über Menüs bedienen Befehlauswahl mit der Maus Befehlsauswahl über die Tastatur Befehlsauswahl über Kontextmenüs Befehle über die Symbolleiste ausführen Schaltflächen mit Dropdown-Menü Zusätzliche Symbolleisten nutzen Die Sofortsuche nutzen Die einfache Sofortsuche Die erweiterte Sofortsuche Die Sofortsuche anpassen Outlook-Elemente erstellen, bearbeiten und löschen Aufbau von Outlook-Formularen Outlook-Elemente erstellen Outlook-Elemente bearbeiten Outlook-Elemente löschen Mit Ordnern arbeiten Navigation in der Ordnerliste Unterordner von Standardordnern anlegen Unterordner des persönlichen Ordners anlegen Outlook Heute Outlook 2007 als Webbrowser nutzen Zusammenfassung Hilfe abrufen Hilfe zu einem Thema suchen Die gezielte Suche in der Outlook-Hilfe Die Outlook-Hilfe durchstöbern Die Suche wiederholen Erklärungen für Fachbegriffe nutzen Mit dem Hilfefenster arbeiten Das Hilfefenster aus- und einblenden Das Hilfefenster immer im Vordergrund anzeigen Die Größe und Position des Hilfefensters verändern Den Schriftgrad der Hilfetexte anpassen Hilfethemen drucken Hilfethemen kopieren Hilfeseiten über das Inhaltsverzeichnis finden Die Hilfeinhalte wählen Nur Online- oder Offlineinhalte anzeigen Vorübergehendes Durchsuchen von Onlineinhalten Vorübergehendes Durchsuchen von Offlineinhalten Hilfe für Entwickler Zusammenfassung

10 Inhaltsverzeichnis Teil B Kommunikation leicht gemacht Konten, Datendateien etc Allgemeines zu -Konten POP IMAP HTTP Exchange Server-Konten Konten automatisch konfigurieren Internet- -Konten manuell konfigurieren POP3-Konten manuell konfigurieren IMAP-Konten manuell konfigurieren HTTP-Konten manuell konfigurieren Exchange Server-Konten einrichten und verwalten Exchange Server-Konten automatisch konfigurieren Exchange Server-Konten manuell konfigurieren Outlook Mobile Service-Konten einrichten Outlook-Konten bearbeiten und verwalten Kontoeinstellungen bearbeiten Das Standardkonto ändern Konto reparieren Reihenfolge der -Konten verändern POP3-Konto unabhängig vom Exchange-Konto nutzen Konten entfernen Senden-Empfangen-Gruppen nutzen Übermittlungsoptionen einer Senden-Empfangen-Gruppe bearbeiten Senden-Empfangen-Gruppen bearbeiten Senden-Empfangen-Gruppen neu erstellen Senden-Empfangen-Gruppen umbenennen Senden-Empfangen-Gruppen kopieren Senden-Empfangen-Gruppen entfernen Profile einrichten und nutzen Profile bearbeiten Profile entfernen Outlook-Datendateien erstellen und nutzen Eine neue Datendatei erstellen Die neue Datendatei als Standardspeicherort nutzen Datendateien umbenennen, komprimieren und entsichern Datendateien importieren Datendateien reparieren Datendateien konvertieren Datendateien entfernen Zusammenfassung

11 Inhaltsverzeichnis 5 s empfangen und lesen s empfangen und lesen s aller Konten empfangen und lesen s einzelner Konten oder Übermittlungsgruppen empfangen HTTP-, IMAP- und Remote- -Konten s automatisch empfangen und senden Die Desktopbenachrichtigung gekonnt nutzen Outlook-Nachrichtenübermittlungsoptionen Fehler bei der -Übermittlung beheben Der Posteingang Die Sortierung der s anpassen Das Sortierkriterium im Posteingang verändern Nachrichtenoptionen betrachten s aus dem Posteingang löschen Gelöschte s wiederherstellen s mit der Sofortsuche blitzschnell finden s zum gleichen Thema oder vom gleichen Absender suchen Der Lesebereich und seine Möglichkeiten Die Navigationsschaltflächen nutzen Adressen zu Outlook-Kontakten hinzufügen Kontakte nachschlagen Adressen zu den Instant Messaging-Kontakten hinzufügen Mit Sofortnachricht antworten Termine mit dem Absender vereinbaren Den Lesebereich anders anordnen s beantworten und weiterleiten s beantworten Allen antworten s weiterleiten Anlagen speichern oder öffnen Anlagen in der Vorschau betrachten Anlagen öffnen Visitenkarten in Outlook-Kontakte übernehmen Anlagen speichern Alle Anlagen speichern Anlagen aus s entfernen Links in s nutzen Webseiten über Links öffnen Links für den -Versand nutzen RSS-Feeds über Links abonnieren s drucken Den Schnelldruck starten Druckoptionen nutzen Ordnerinhalte im Tabellenformat drucken Die Seitenansicht Die Seite einrichten und Formate definieren Keine Chance für Junk Schutzmechanismen von Outlook

12 Inhaltsverzeichnis Der Junk- -Filter in Aktion Den Ordner Junk- überprüfen und leeren Absender blockieren Absender und Domänen als sicher einstufen Exportieren und Importieren von -Adressen in Junk- -Filter Junk- -Optionen Domänen auf oberster Ebene blockieren Sprachcodierungen blockieren Zusammenfassung Nützliche Zusatzfunktionen für den Posteingang Weitere Suchfunktionen nutzen Den Abfrage-Generator nutzen Die erweiterte Suche nutzen Suchordner optimal einsetzen Die Direktkennzeichnung optimal nutzen Eine für Heute zur Nachverfolgung kennzeichnen s für einen späteren Zeitpunkt zur Nachverfolgung kennzeichnen Gruppierungen ein- und ausblenden Gruppierung aufheben s als ungelesen markieren Farbkategorien zur Ordnung von s einsetzen s Farbkategorien zuweisen Farbkategoriezuweisung beim Schnellklicken anpassen Farbkategorien umbenennen Farbkategorien definieren Farbkategorien löschen Die Organisieroptionen für den Posteingang nutzen Ordner verwenden Farben verwenden Die automatische Formatierung bearbeiten Ansichten verwenden Die Ansicht wechseln Regeln für den Posteingang einrichten Regeln aus Vorlagen erstellen Regeln ohne Vorlage erstellen Regeln bearbeiten Das Postfach aufräumen Das Postfach aufräumen Die AutoArchivierung nutzen Den Ordner Gelöschte Objekte leeren s im eigenen Fenster öffnen Antworten Allen antworten Weiterleiten Aktionen Junk

13 Inhaltsverzeichnis Optionen Suche Den Posteingang synchronisieren Webmail-Optionen nutzen Besonderheiten bei Outlook als Exchange-Client Stellvertretungen Abwesenheitsnotizen einrichten Zusammenfassung s erstellen Neue s anlegen s erstellen Adressierung über das Adressbuch Links in s integrieren Hyperlinks bearbeiten und löschen Das -Format ändern s in einer anderen Sprache erstellen s im Ordner Entwürfe speichern s zu einem späteren Zeitpunkt versenden Die Berechtigungen verändern Den Text einer formatieren Nachrichten mit Briefpapier erstellen Die Rechtschreibung prüfen und verbessern Die Rechtschreibung während der Eingabe prüfen Dateien, Bilder und andere Elemente per versenden Dateien als Anlage versenden Outlook-Elemente als Anlage versenden Outlook-Elemente per versenden Kalender per versenden Office-Dokumente per versenden s zur Nachverfolgung kennzeichnen Die einfache Nachverfolgungskennzeichnung Die benutzerdefinierte Nachverfolgungskennzeichnung Den Postausgang gekonnt nutzen Gesendete Nachrichten einsehen und verwalten Gesendete Nachrichten betrachten s erneut versenden Zusammenfassung Zusatzfunktionen für s nutzen Wörter nachschlagen und übersetzen Wörter nachschlagen und Synonyme finden Synonyme über das Kontextmenü finden Text übersetzen Elemente in s einfügen Bilder in s einfügen ClipArt-Grafiken in s einfügen

14 Inhaltsverzeichnis Formen in s einfügen SmartArt-Grafiken in s einfügen Diagramme in s einfügen Tabellen in s einfügen WordArt-Grafiken in s einfügen Formeln in s einfügen Symbole einfügen Linien in s einfügen Nachrichtenoptionen nutzen Felder ein- und ausblenden Übermittlungs- und Lesebestätigungen anfordern Abstimmungsschaltflächen verwenden Gesendetes Element nicht im Standardordner speichern Die Antwort an eine andere Adresse senden lassen Die -Übermittlung verzögern Die Vertraulichkeit der festlegen s Kontakte zuweisen Sichere s versenden Signaturen verwenden Eine einfache Signatur erstellen Die Visitenkarte als Signatur verwenden Signaturen bearbeiten, deaktivieren oder entfernen Besonderheiten bei Exchange Server Nachrichten in Öffentlichen Ordnern bereitstellen s zurückrufen Zusammenfassung Teil C Kontaktpflege leicht gemacht Kontaktverwaltung Kontakte erstellen Neue Kontakte anlegen Neue Kontakte in einer Firma anlegen Kontakte aus empfangenen s erstellen Kontakte in einer Tabellenansicht neu eingeben Kontakte aus elektronisch empfangenen Visitenkarten erstellen Kontakte in einem öffentlichen Ordner erstellen Kontaktdaten mit der Eingabehilfe erfassen Namen mit Eingabehilfe eingeben Telefonnummern eintragen Adressen eingeben Verteilerlisten erstellen Eine Verteilerliste anlegen Die Verteilerliste bearbeiten Kontaktdaten aktualisieren

15 Inhaltsverzeichnis Kontakte bearbeiten Änderungen über die Adresskarten vornehmen Änderungen über das Kontaktformular vornehmen Kontakte verschieben Kontakte löschen Zusatzinformationen eingeben Ein Kontaktbild einfügen Notizen eingeben Kontakte Kategorien zuordnen Details erfassen Aktivitäten nutzen Zertifikate speichern und nutzen Die Funktion Alle Felder nutzen Kontakte suchen und sortieren Kontakte über das Register suchen Kontakte mit der Sofortsuche finden Kontakte im Adressbuch suchen Die erweiterte Suche Kontakte sortieren Die Ansicht wechseln Überblick über die verschiedenen Ansichten Die Ansicht wechseln Die Ansicht anpassen Die Kartengröße in der Visitenkartenansicht anpassen Kontakte aktiv nutzen Kontakte anrufen s an Kontakte versenden Aktivitäten für Kontakte überwachen Kontakte zur Nachverfolgung kennzeichnen Eine Landkarte zum Kontakt aufrufen Eine Website zum Kontakt öffnen Kontakte weiterleiten Kontakte drucken Übersicht über die verfügbaren Druckformate Kontakte drucken Den Ausdruck anpassen Zusammenfassung Kontakte fortgeschritten nutzen Neue Kontaktordner anlegen Die Reihenfolge der Kontaktordner ändern Kontaktordner umbenennen und löschen Ein zusätzliches Kontaktregister anzeigen Besonderheiten in der Exchange-Umgebung Die globale Adressliste betrachten Öffentliche Kontaktordner einrichten Kontaktordner freigeben

16 Inhaltsverzeichnis Das Adressbuch nutzen Kontakte suchen Kontakte und Verteilerlisten erstellen Eigenschaften zu Kontakten betrachten Adressbucheinträge löschen s über das Adressbuch versenden Kontaktordner nicht im Adressbuch anzeigen Daten importieren Internet-Mail und Adressen importieren Persönliche Ordner-Dateien importieren Komma- und tabulatorgetrennte Werte importieren Excel-Dateien importieren Daten exportieren Export in eine Persönliche Ordner-Datei Daten beim Export filtern Export in komma- und tabulatorgetrennte Werte Export von Kontaktdaten in Microsoft Office Excel Export von Kontaktdaten in Windows Live Mail Serienbriefe erstellen Den Seriendruck über Outlook starten Den Seriendruck über Word starten Seriendruckfelder einfügen Zusammenfassung Business Contact Manager für Outlook Business Contact Manager installieren Firmen anlegen und verwalten Firmen anlegen Zusätzliche Firmeninformationen eingeben Firmenkontakte bearbeiten, suchen und löschen Listenfelder erweitern und verändern Geschäftskontakte anlegen und verwalten Geschäftskontakte anlegen und betrachten Details zum Geschäftskontakt eingeben Geschäftskontakte in verschiedenen Ansichten betrachten Geschäftskontakte bearbeiten und löschen Daten importieren und exportieren Daten importieren Daten exportieren Kontakte aus dem Outlook-Kontaktordner übernehmen Verkaufschancen erkennen und nutzen Neue Verkaufschance erfassen Produkte hinzufügen Geschäftsprojekte organisieren und verwalten Geschäftsprojekte erfassen Projektaufgaben erfassen Geschäftsprojekte verwalten

17 Inhaltsverzeichnis Marketingkampagnen verwalten Die Kommunikationshistorie verfolgen Neues Kommunikationshistorienelement erstellen Berichte erstellen Zusammenfassung Teil D Termin- und Aufgabenplanung Optimale Zeitplanung mit dem Kalender Termine, Ereignisse, Besprechungen und Ressourcen Die Kalenderansicht wechseln Die Tagesansicht Die Wochenansicht Die Monatsansicht Den Aufgabenblock ein- und ausblenden Das Datum wechseln Datumswechsel über den Datumsnavigator Der Befehl Gehe zu Datum Formate für die Datumseingabe Termine planen Termine direkt in den Kalender eintragen Termine über das Terminformular eintragen Das Erinnerungsfenster Termine bearbeiten Termine direkt im Kalender bearbeiten Termine über das Terminformular ändern Elemente in Termine einfügen und verknüpfen Terminserien planen Terminserien in den Kalender eintragen Terminserien betrachten Terminserien bearbeiten Einzelne Termine einer Terminserie bearbeiten Ganztägige Ereignisse planen Ereignisse in den Kalender eintragen Ereignisse bearbeiten Ereignisserien erstellen Besprechungen planen und Besprechungsanfragen versenden Eine Besprechung planen und die Besprechungsanfrage einberufen Besprechungsanfragen erstellen Besprechungen bearbeiten Besprechungsanfragen beantworten Besprechungsanfragen im icalendar-format erstellen Gruppenzeitpläne einrichten Termine suchen und sortieren Termine, Ereignisse und Besprechungen suchen

18 Inhaltsverzeichnis Den Abfrage-Generator für die Suche erweitern Termine nach verschiedenen Kriterien betrachten und sortieren Kalender freigeben Kalender unter Exchange Server freigeben Kalender unter Office Online freigeben Kalendersnapshot per versenden Kalender als Webseite speichern Kalender und Termine drucken Die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht ausdrucken Zusammenfassung Aufgaben planen und nutzen Aufgaben erfassen Aufgaben direkt in die Aufgabenliste eintragen Aufgaben mit dem Aufgabenformular erfassen Aufgaben bearbeiten und nutzen Wiederkehrende Aufgaben erfassen Regelmäßig wiederholende Aufgaben erfassen Aufgabenserien anpassen und entfernen Einzelne Aufgaben einer Aufgabenserie überspringen Aufgaben delegieren Aufgabenanfragen erstellen Aufgabenanfragen annehmen oder ablehnen Zusammenfassung Teil E Nützliche Zusatzfeatures Instant Messaging-Dienste mit Outlook verwenden Windows Live Messenger nutzen Windows Live ID beantragen Windows Live Messenger herunterladen und installieren Windows Live Messenger nutzen Mit Kontakten kommunizieren RSS-Feeds nutzen RSS-Feed zu Outlook hinzufügen Abonnierte Feeds lesen RSS-Feeds aus s übernehmen RSS-Feeds importieren RSS-Feeds in eine OPML-Datei exportieren RSS-Feeds für eine Person freigeben RSS-Feeds entfernen Zusammenfassung

19 Inhaltsverzeichnis 15 Notizen und Journal Notizen erstellen Notizen erfassen Notizen in einem beliebigen Ordner erfassen Notizen bearbeiten und nutzen Journaleinträge erstellen und betrachten Das Journal öffnen und aktivieren Den Journalinhalt betrachten Journaleinträge erfassen Zusammenfassung Formulare erstellen und nutzen Outlook-Formulare erstellen Ein Formular entwerfen Neue Felder erstellen Formularseiten erstellen Seiten ein- und ausblenden Steuerelemente zum Formular hinzufügen Feldeigenschaften anpassen Erweiterte Eigenschaften anpassen Elemente ausrichten Elemente gruppieren Elemente in den Vorder- und Hintergrund stellen Die Aktivierreihenfolge festlegen Formulareigenschaften festlegen Outlook-Formulare nutzen Das Standardformular ändern Formularbereiche erstellen InfoPath-Formulare nutzen InfoPath-Formulare erstellen Fremde Daten mit einem InfoPath-Formular erfassen Anzeigen von Formulardaten in einem InfoPath-Formularordner Versenden eigener Daten mit einem InfoPath-Formular Exportieren von InfoPath- -Formulardaten aus Outlook Zusammenfassung Windows SharePoint Services nutzen SharePoint-Listen und -Bibliotheken nutzen SharePoint-Bibliotheken und -Listen mit Outlook verbinden Aktualisierungen per RSS-Feed empfangen Benachrichtigungen über Aktualisierungen erhalten Kontakte aus SharePoint-Websites nutzen SharePoint-Kalender anzeigen und nutzen Aufgaben von einer SharePoint-Website bearbeiten Aufgabenlisten mit Outlook verbinden Aufgaben bearbeiten Neue Aufgaben erstellen

20 Inhaltsverzeichnis An Diskussionsrunden teilnehmen Eine Diskussionsrunde mit Outlook verbinden Diskussionsbeiträge beantworten Beiträge in der Diskussionsrunde veröffentlichen Eine Diskussionsrunde aus Outlook entfernen Dokumentarbeitsbereiche mit Outlook erstellen Besprechungsarbeitsbereiche nutzen Besprechungsarbeitsbereiche erstellen Zum Besprechungsarbeitsbereich wechseln Löschen eines Besprechungsarbeitsbereichs Zusammenfassung Outlook konfigurieren, reparieren und entfernen Symbolleisten anpassen Schaltflächen aktivieren und deaktivieren Neue Schaltflächen zur Symbolleiste hinzufügen Schaltflächen aus der Symbolleiste entfernen Menübefehle neu anordnen Symbolleisten zurücksetzen Symbolleisten erstellen Den Navigationsbereich anpassen Die Schaltflächen im Navigationsbereich anpassen Verknüpfungen hinzufügen Ansichten anpassen und erstellen Eine Ansicht anpassen Ansichten erstellen Ansichten umbenennen, kopieren und löschen Outlook Heute anpassen Outlook-Optionen nutzen Die Registerkarte Einstellungen Die Registerkarte -Setup Die Registerkarte -Format Die Registerkarte Rechtschreibung Die Registerkarte Weitere Die Registerkarte Von rechts nach links Vertrauensstellungscenter Vertrauenswürdige Herausgeber Add-Ins Datenschutzoptionen Sicherheit Anlagenbehandlung Automatischer Download Makrosicherheit Programmgesteuerter Zugriff Outlook reparieren Office entfernen

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