Der Kita-Navigator - Das Düsseldorfer Online-Vormerksystem

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1 Der Kita-Navigator - Das Düsseldorfer Online-Vormerksystem Erfahrungsbericht zur erstmaligen Vermittlung von Betreuungsplätzen mit dem neuen Vormerksystem für das Kindergartenjahr 2012/2013 1

2 Die Zielvorstellung Mit dem Düsseldorfer Kita-Navigator steht Eltern seit Oktober 2011 ein Online-Vormerksystem für die Betreuungsplätze in allen Düsseldorfer Kindertagesstätten zur Verfügung, ganz gleich ob sie sich in städtischer oder in freier Trägerschaft befinden. Mit dem Einsatz des Verfahrens wurde das Ziel verfolgt, Eltern besser und gezielter zu informieren und ihnen eine schnellere Rückmeldung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für ihr Kind zu geben. 2

3 Das Grundprinzip Gleichzeitig liefert der Kita-Navigator konkrete und verlässlichere Daten zum allgemeinen Bedarf nach Kita-Plätzen. Kommt ein Betreuungsvertrag zustande, wird die Vormerkung bei anderen Kindertageseinrichtungen gelöscht. So werden Kita-Plätze nicht unnötig blockiert und die Übersicht kann aktuell gehalten werden. Dies hilft, ein aktuelles, bedarfsgerechtes und an den Wünschen der Eltern orientiertes Angebot bereitzustellen. 3

4 Die statistischen Auswertungen Nach Beginn des neuen Kindergartenjahres am 1. August 2012 ist es nun möglich, eine Bilanz über die erstmalige Vermittlung der Plätze in den geförderten Tageseinrichtungen mit Hilfe von Auswertungen aus dem Verfahren Kita-Navigator zu geben. 4

5 Der Status Quo Der Kita-Navigator wurde gut von den Düsseldorfer Eltern angenommen. Bis zum vereinbarten Stichtag der Platzvergabe am 1. März 2012 waren rund Düsseldorfer Kinder für mindestens eine Tageseinrichtung im System vorgemerkt. Über das Verfahren wurden für das Kindergartenjahr 2012/2013 mehr als Betreuungsverträge geschlossen. Das Angebot eines eigenen Online-Zugangs für Eltern wurde sehr gut angenommen. Mittlerweile haben sich schon 90 % der Eltern für die Einrichtung eines passwortgeschützten Bereiches entschieden (Tendenz steigend), um stets einen Überblick über den Stand der Vormerkung zu erhalten. Aber auch um aktuelle Meldungen, wie zum Beispiel der Einladung zum Besuch einer Kindertagesstätte oder sogar der Platzzusage für das Kind zu empfangen. 5

6 Die Wartelistenverwaltung Das System Kita-Navigator hat auf der anderen Seite die Wartelistenverwaltung für Kita-Leitungen von aktuell 327 Einrichtungen. Insgesamt gab es 28 Schulungstermine à 3,5 Stunden. Die Kita-Leitungen wurden über die Funktionen und über das Grundprinzip des Kita-Navigators informiert. In der Wartelistenverwaltung können die Leitungen die Datensätze der Kinder nach verschiedenen Kriterien (Alter, Betreuungsumfang, usw.) sortieren, Eltern direkt kontaktieren oder Vorlagen (wie z. B. Verträge) mit den Daten des Kindes automatisch generieren lassen. Wichtig ist vor allem, dass die Kita-Leitungen nach Vertragsabschluss mit Eltern einen entsprechenden Schalter aktivieren: Der Datensatz wird auf den Wartelisten der anderen Kitas gesperrt! 6

7 Support und Schulungen Da das System Kita-Navigator sehr dynamisch ist und immer stets aktuell gehalten werden muss, gibt es einen Mitarbeiter im i-punkt Familie (Düsseldorfer Kinderbetreuungsbörse), der sowohl die Fragen der Kita- Leitungen zu Funktionen und Handhabung beantwortet, als auch die Eltern bei der Bedienung unterstützt. In Düsseldorf öffnen - gerade durch den U3-Ausbau - immer wieder neue Kitas. Auch den neuen Kolleginnen muss in Zukunft regelmäßig das Angebot einer Schulung bereitet werden. 7

8 Die zentrale Information für Eltern Reibungslos funktionierte auch die Versendung der zentralen Statusinformation für alle Einrichtungen an die Eltern. Nach dem Stichtag der Platzvergabe am 1. März 2012 wurde für rund Kinder der Hinweis an Eltern verschickt, dass eine Platzvergabe in der gewünschten Einrichtung nicht erfolgen konnte. Wichtig: Eine solche Statusinformation wurde nur verschickt, wenn die Aufnahme in einer Kita in den ersten drei Monaten des Kindergartenjahres erfolgen sollte. Von diesen Kindern befinden sich heute noch rund Kinder im Verfahren der aktuellen Datenbank. 8

9 Die Wiedervormerkung Die Eltern hatten nach Erhalt der Statusinformation die Möglichkeit sich wiedervormerken zu lassen, d.h. sie konnten ihr Interesse an der Vormerkung auf den Wartelisten der ausgewählten Kitas erneut bestätigen. Dabei konnten sie sich für eine zusätzliche Vormerkung in weiteren Einrichtungen entscheiden, die sie bisher noch nicht berücksichtigt hatten. 9

10 Die Bereinigung der Datenbank Die Bereinigung des Systems und damit auch der Wartelisten in den einzelnen Einrichtungen hat gut funktioniert. Aktuell befinden sich wieder rund Kinder im System. Wichtig! Laufende Abgleiche und Auswertungen sind erforderlich, um Fehleintragungen und Dubletten bei den Datensätzen zu korrigieren. 10

11 Die Wunsch-Kita Häufig wünschen Eltern die Aufnahme ihres Kindes nur in einer einzigen Wunsch-Kita : Rund 25 % der Eltern ließen ihr Kind tatsächlich nur in einer Tageseinrichtung für einen Betreuungsplatz vormerken. Die Übersicht zeigt, dass die Eltern Ihre Kinder nicht in übermäßig vielen Kitas vormerken lassen. Die weiteren Häufigkeiten sind zu vernachlässigen. Mehr als 14 bis zu über 200 Vormerkungen je Kind tätigte jeweils nur 0-1 % der Eltern. Das Procedere der Platzvergabe dauert generell sehr lange, da die Eltern im Falle einer Platzzusage in der sekundär gewählten Kita die Vertragsunterzeichnung oft lange hinauszögern, in der Hoffnung, dass in der priorisierten Wunsch-Kita noch ein Platz für Ihr Kind frei wird. Vormerkung je Kind Häufigkeit (in Prozent) 1 25% 2 8% 3 7% 4 7% 5 7% 6 6% 7 5% 8 5% 9 4% 10 3% 11 3% 12 3% 13 2% 14 2% 11

12 Der aktuelle Datenstand zum

13 Alter zum Stichtag (nach KiBiz): Kinder unter 1 Jahr Einjährige Kinder Zweijährige Kinder Kinder ab 3 Jahren Anzahl der Kinder, die bis zum die Aufnahme in eine Tageseinrichtung wünschten und bis zum keine Zusage erhielten: Anzahl der Kinder, die in der Zeit vom bis zum die Aufnahme in eine Tageseinrichtung wünschten und bis zum keine Zusage erhielten: Anzahl der Kinder, die in der Zeit vom bis zum die Aufnahme in eine Tageseinrichtung wünschten und bis zum keine Zusage erhielten: Summe In der Summe sind dies Kinder, davon Kinder unter 3 Jahren. Wichtig: Von diesen Zahlen kann noch nicht unmittelbar auf den bestehenden Platzbedarf geschlossen werden. 13

14 Alter zum Stichtag (nach KiBiz): Kinder unter 3 Jahren Kinder ab 3 Jahren Anzahl der Kinder, die für das Kita-Jahr 2012/2013 einen Kita-Platz suchen und eine Betreuungszeit von 45 Stunden wünschen: Anzahl der Kinder, die für das Kita-Jahr 2012/2013 einen Kita-Platz suchen und eine Betreuungszeit von 35 Stunden mit Übermittagsbetreuung wünschen: Bei den bisher nicht versorgten Kinder, haben Eltern in 62 % der Fälle einen Bedarf nach 45 Stunden-Betreuungen. Eine Übermittagsbetreuung wünschen über 80% der Eltern. 14

15 Alter zum Stichtag (nach KiBiz): Kinder unter 3 Jahren Kinder ab 3 Jahren Anzahl der Kinder, die für das Kita-Jahr 2012/2013 einen Kita-Platz suchen und eine Betreuungszeit von 25 Stunden wünschen: Bei den bisher nicht versorgten Kindern, haben Eltern in rund 10% der Fälle einen Bedarf nach 25 Stunden-Betreuungen. 15

16 Die Kinder, die bis zum die Aufnahme in eine Tageseinrichtung wünschten und bis zum keine Zusage erhielten, verteilen sich wie folgt auf die Düsseldorfer Stadtbezirke: Alter zum Stichtag Kinder unter 3 Jahren Kinder ab 3 Jahren Gesamt Stadtbezirk Stadtbezirk Stadtbezirk Stadtbezirk Stadtbezirk Stadtbezirk Stadtbezirk Stadtbezirk Stadtbezirk Stadtbezirk Auswärtige* Gesamt * Auswärtige Kinder, deren Wohnsitz (noch) nicht in Düsseldorf ist. 16

17 Weiterführende Hinweise: Für dreijährige Kinder gibt es in den Tageseinrichtungen in einigen Stadtteilen noch freie Plätze. Gerade in Betrieb gegangene Einrichtungen haben noch nicht alle Plätze belegt. Durch die für 2012/2013 geplanten Einrichtungsneubauten werden auch noch weitere Betreuungsplätze für Kinder ab 3 Jahren geschaffen. Zum Beispiel: Marc-Chagall-Straße (Pempelfort) Eintrachtstraße (Oberbilk) Pastor-Busch-Weg (Oberkassel) 17

18 Mit welchem Platzbedarf (nicht Nachfragequote) für Kinder unter 3 Jahren ist im Kindergartenjahr 2013/2014 zu rechnen: Bei der Berechnung berücksichtigt: Plätze in Tageseinrichtungen Plätze in Tagespflege Plätze in privat-gewerblichen Kitas Spielgruppen Zwischensumme Plätze werden zum Teil von älteren Kindern belegt oder sind noch nicht belegt Kinder in Tagespflege suchen Plätze in Tageseinrichtungen Kinder in priv. Kitas suchen Plätze in Tageseinrichtungen (Schätzung) Kinder in Spielgruppen suchen Plätze in Tageseinrichtungen (Schätzung) Unversorgte Kinder, Aufnahmewunsch bis , die keine Zusage erhielten: Auswertung Kita-Navigator Unversorgte Kinder, Aufnahmewunsch vom bis zum , die keine Zusage erhielten: Unversorgte Kinder, Aufnahmewunsch vom bis zum , die keine Zusage erhielten: Auswertung Kita-Navigator, Berücksichtigung von Kindern, die mit 3 eine Aufnahme wünschen Auswertung Kita-Navigator, Berücksichtigung von Kindern, die mit 3 eine Aufnahme wünschen Summe Kinder unter 3 Jahren Einwohnerprognose Quote 49,1% Orientierung 18

19 Weiterführende Hinweise: Der mögliche Platzbedarf im Umfang von rund 50% der Kinder unter 3 Jahren stellt einen Durchschnittswert dar. In den Sozialräumen und Stadtteilen wird die Nachfragequote variieren. Für rund 600 dieser Kinder wird erst ab April eine Aufnahme gewünscht. Daher müssen entsprechend Platzkapazitäten vorgehalten werden, die zwei Drittel des Kindergartenjahres nicht benötigt werden. Die Nachfrage der Eltern ist nicht fix. Ein neues Angebot kann auch neue Nachfrage schaffen. 19

20 Weiterführende Hinweise: Eltern setzen bei der Kita-Wahl häufig eine eindeutige Priorität. Erhalten Sie den Platz nicht in ihrer Wunscheinrichtung, verschieben sie zum Teil den Aufnahmezeitpunkt. Dies verringert die tatsächliche Nachfragequote. Wenn in Düsseldorf durch Einrichtungsneubauten ein ausreichendes Angebot an Plätzen für Kinder unter 3 Jahren gibt, wird die Nachfrage nach Plätzen für Kinder ab 3 Jahren sinken, wenn die Kinderzahl insgesamt nicht steigt. Einrichtungen mit geringem oder keinem U3-Angebot werden mit einer größeren Zahl freier Plätze zu rechnen haben. Hier werden Organisationsentscheidungen notwendig, sollten durch freibleibende Plätze wirtschaftliche Probleme für einzelne Einrichtungen entstehen. 20

21 Weiterführende Hinweise: Auch andere Städte sind schon auf den Kita-Navigator aufmerksam geworden. Das Projekt-Team wurde zur Präsentation nach Münster, Frankfurt, Meerbusch, Mönchengladbach und für die Verbundskommunen der ITK-Rheinland nach Neuss eingeladen. Das System befindet sich derzeit im Release 2.1. Das heißt, es werden bis August 2013 einige Verbesserungen und Anpassungen des Kita- Navigators programmiert, die sich durch die Feedback-Runde mit den Nutzern des Programms und durch weitere Erfahrungsreports ergeben haben. Darüber hinaus werden weitere Schnittstellen und Programmerweiterungen umgesetzt. Das Beitragsverfahren wird voraussichtlich im August 2013 an den Kita-Navigator angeknüpft, um die Kommunikation mit den Eltern bzgl. der Beitragszahlungen automatisiert anzustoßen. 21

22 Weiterführende Hinweise: Über die Seite des i-punkt Familie können Eltern zukünftig auch nach Tagespflegepersonen suchen und sich über das gesamte Angebot trägerübergreifend informieren. Bei den privat-gewerblichen Kitas wurde das Interesse abgefragt, ob diese auch in den Internetauftritt des i-punkt-familie implementiert werden möchten, um im Rahmen eines gesamten Düsseldorfer Angebotes der Kinderbetreuung ihre Kita präsentieren zu können. Das Angebot wurde sehr rege angenommen. Bei der Darstellung der privat-gewerblichen Kitas wird es sich lediglich um einen statischen Web-Auftritt handeln, d.h. die Eltern können sich nur über die Kita informieren, ihr Kind aber nicht auf die Warteliste setzten lassen. 22

23 Fazit: Das Projekt Kita-Navigator wurde erfolgreich umgesetzt. Das Verfahren läuft reibungslos. Weitere Verbesserungen und Ergänzungen des Verfahrens werden geplant. Mit dem Einsatz des Verfahrens wurde das Ziel erreicht, Eltern besser und gezielter bei der Suche nach einem Betreuungsplatz zu informieren und ihnen eine schnellere Rückmeldung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für ihr Kind zu geben. Gleichzeitig wurde ein neuer Datenbestand, der wichtige Hinweise zum allgemeinen Bedarf nach Kita-Plätzen gibt, geschaffen. 23

24 Fazit: Die Vormerkungen für das erste Jahr des Kita-Navigators weisen auf eine Nachfrage von rund 50% der Kinder unter 3 Jahren hin. Rund 80% der Kinder wünschen eine Übermittagsbetreuung. Eine relevante Anzahl von Eltern wünschen aber auch eine Betreuung von nur 25 Stunden in einer Tageseinrichtung (10%). 24

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 25

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