Projektmanagement mit Web 2.0

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1 Diplomarbeit Projektmanagement mit Web 2.0 Einsatzmöglichkeiten von Web 2.0-Anwendungen für die Zusammenarbeit in EU-Projekten von Mag. Sabine Verena Piribauer-Wegscheider betreut von Prof. (FH) Mag. Doris Riedl Fachhochschul-Studiengang Angewandtes Wissensmanagement Eisenstadt 2009

2 Mein besonderer Dank gilt Stefan meiner Familie der CO3 Daniela und Gerhard der via donau Prof. (FH) Mag. Doris Riedl

3 Ehrenwörtliche Erklärung Ich habe diese Diplomarbeit selbstständig verfasst, alle meine Quellen und Hilfsmittel angegeben, keine unerlaubten Hilfen eingesetzt und die Arbeit bisher in keiner Form als Prüfungsarbeit vorgelegt. Wien, im Mai 2009 Unterschrift - I -

4 Copyright Geschützte Namen werden nicht als solche gekennzeichnet. Aus dem Fehlen dieser Kennzeichnung kann jedoch nicht geschlossen werden, dass es sich um einen nicht durch Copyright-Rechte geschützten Namen handelt. Genderspezifische Schreibweise Soweit personenbezogene Bezeichnungen nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen sich diese auf Frauen und Männer in gleicher Weise. - II -

5 Abstract Project Management with Web 2.0: Possibilities of applying Web 2.0 tools in European projects for collaboration purposes Web 2.0 has led the use of the Internet to a new generation. Basically, it does not describe a technological revolution but a new perception of the World Wide Web, in which content users have become content producers too, resulting in so-called produsers. XING, Facebook, Wikipedia and YouTube are some best practice examples of this development. Parallel to this mainly private use, Web 2.0 also offers new possibilities for companies, e.g. the creation of mind maps, the administration of contacts, software development and the management of projects. This thesis aims at identifying the requirements of European project management for Web 2.0 applications. To this aim, the implementation and use of a specific tool egroupware used in the EU project EWITA will be described. On the basis of insights gained from this case study, the compatibility of the Web 2.0 philosophy and European project management will be reflected. First, a review of current studies is undertaken to clarify the most important terms and outline the state of the art in this area. Then, qualitative interviews are conducted with project staff to identify their requirements and with EWITA project partners to evaluate egroupware. The main result of this thesis is a catalogue of requirements of European projects for Web 2.0 applications with regard to the three main areas functionality, usability and IT. Furthermore, it was found that egroupware is mainly used for information retrieval. This evaluation result, together with a comparison of the Web 2.0 philosophy with the characteristics of European projects, suggests that the highly predetermined and structured European projects and the principles of Web 2.0, like user-generated content, do not fit together. Keywords: Web 2.0, European Project Management, Collaboration, Requirements Analysis, egroupware Schlüsselworte: Web 2.0, EU-Projektmanagement, Kollaboration, Anforderungsanalyse, egroupware - III -

6 Executive Summary Web 2.0 hat die Internetnutzung in eine neue Generation übergeführt. Man versteht darunter vordergründig aber nicht den Einsatz neuer Technologien, sondern vielmehr eine neue Wahrnehmung und Nutzung des Internets. Die Inhalte werden von den Benutzern immer häufiger selbst erstellt, die Grenzen zwischen Inhaltsproduzenten und Inhaltskonsumenten verschwimmen immer mehr. Überwiegend wird Web 2.0 im privaten Bereich der Internetnutzer verwendet. Facebook, Wikipedia und YouTube sind nur drei Beispiele für diese Entwicklung. Das neue Internet-Gefühl öffnet aber auch Unternehmen völlig neue Möglichkeiten. Ohne großen Installationsaufwand unterstützen Web 2.0-Anwendungen beim Erstellen von Mindmaps, der Verwaltung von Kontakten, der gemeinsamen Softwareentwicklung und natürlich auch bei der Projektabwicklung (Schlagwort: Projektmanagement 2.0). Zielsetzung und Fragestellungen Im Rahmen der vorliegenden Diplomarbeit werden die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten von Web 2.0 im Management von EU-Projekten untersucht. Mit Hilfe einer umfassenden Literaturrecherche wird zunächst der Stand der Forschung zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Arbeit zusammengefasst. Danach wird festgestellt, welche Anforderungen an Softwareanwendungen mit Web 2.0-Funktionalitäten für den Einsatz in EU-Projekten bestehen. Dazu wurden qualitative Leitfadeninterviews mit vier Projektleitern und -mitarbeitern geführt. Anhand eines Fallbeispieles wird in weiterer Folge der konkrete Einsatz eines Tools beschrieben. egroupware wird im Projekt EWITA als Kommunikationsplattform für die Projektpartner eingesetzt. Für die Evaluierung dieser Anwendung wurden qualitative Leitfadeninterviews mit drei Mitgliedern des Projektteams von EWITA geführt. Aufgrund der Erkenntnisse aus diesem Fallbeispiel wird schließlich die Kompatibilität der Web 2.0-Philosophie mit EU-Projekten reflektiert. Zusammengefasst beantwortet die vorliegende Arbeit zur Erreichung der Zielsetzung die folgenden drei Fragestellungen: 1. Welche speziellen Charakteristiken zeichnen EU-Projekte aus? - IV -

7 2. Wie lauten daher die Anforderungen von EU-Projekten an Softwareanwendungen mit Web 2.0-Funktionalitäten? 3. In wie weit unterstützt egroupware, eine Softwarenwendung mit Web 2.0-Funktionalitäten, die Zusammenarbeit in EU- Projekten am Fallbeispiel EWITA? Wesentliche Ergebnisse Die Hauptergebnisse der Arbeit bestehen aus den Antworten zu den drei formulierten Fragestellungen und einer darauf aufbauenden Reflexion der Kompatibilität der Web 2.0-Philosphie mit EU-Projekten. Diese werden nun in weiterer Folge zusammengefasst. Charakteristiken von EU-Projekten EU-Projekte werden in Kontext dieser Diplomarbeit durch drei wesentliche Charakteristiken ausgezeichnet: Sie beziehen Fördermittel der Europäischen Kommission. Die Projektorganisation ist aufgrund der Vorgaben der Europäischen Kommission starr und unflexibel. An der Projektabwicklung sind mindestens zwei Partnerunternehmen aus unterschiedlichen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union beteiligt. Anforderungen von EU-Projekten an Web 2.0-Anwendungen Auf Basis qualitativer Leitfadeninterviews mit Projektleitern und -mitarbeitern wurden Anforderungen betreffend Funktion, Usability und Technik identifiziert. Innerhalb dieser Kategorien wurde wiederum in must-have und nice-to-have Kriterien unterschieden. Bei Betrachtung der funktionalen Anforderungen stellt man fest, dass die wichtigsten Funktionen eigentlich keine typischen Web 2.0-Funktionalitäten sind. Es handelt sich dabei um einen Bereich für den Datenaustausch, ein Adressbuch, ein Newsmodul und ein Forum. Die eigentlichen Neuerungen des Web 2.0-Zeitalters sind entweder, wie Wikis oder Newsfeeds, weit abgeschlagen unter den nice-to-have Anforderungen zu finden, oder kommen, wie Mash-ups oder Bewertungsverfahren, in der Auflistung gar nicht vor. - V -

8 Fallbeispiel egroupware im Projekt EWITA Nur eines der sechs in EWITA verwendeten Module von egroupware wird von allen Befragten regelmäßig verwendet: das Dokumentenmanagementsystem. Aber auch dieses kommt nicht in seinem vollen Funktionsumfang zur Anwendung, sondern wird lediglich für den Dokumentenaustausch genutzt. Das Adressbuch und das Newsmodul werden von den Befragten als hilfreich eingestuft, während das Projektmanagementmodul, der Kalender und das Wiki, bis auf eine Ausnahme, nicht verwendet werden. Zusammenfassend, empfindet die Mehrheit der Befragten den Einsatz von egroupware als Unterstützung bei ihren Aufgaben im Projekt. Einer der Befragten schätzt das Verhältnis zwischen Unterstützung und Behinderung aber eher als 50:50-Relation ein. Web 2.0 und EU-Projekte: Passt das zusammen? Berücksichtigt man nun die Ergebnisse aus den drei Fragestellungen dieser Diplomarbeit, so liegt die Vermutung nahe, dass Web 2.0-Anwendungen für die Zusammenarbeit in EU-Projekten nur beschränkt geeignet sind. Insbesondere die Erkenntnisse aus dem Fallbeispiel bekräftigen diese Vermutung. Obwohl egroupware Web 2.0-Funktionalitäten umfasst, werden diese von den EWITA-Partnern nicht oder nicht zweckmäßig eingesetzt. Die Gründe dafür können in den unterschiedlichen Philosophien, die dem Web 2.0/Projektmanagement 2.0 bzw. dem Europäischen Projektmanagement zugrunde liegen, gesehen werden. Europäische Projekte sind sehr stark strukturiert. Die Struktur der gesamten Projektdokumentation (z.b. Projektanträge, Berichte, Protokolle) ist von der Europäischen Kommission streng vorgegeben. Die Projektinhalte und Arbeitspaketstruktur werden meist in der Antragsphase definiert und vertraglich festgehalten. Änderungen während der Projektlaufzeit sind daher nur schwer möglich. Damit sind die Grundsätze der dezentralisierten Leitung, der bottom-up Planung und der wachsenden Strukturen des Projektmanagement 2.0 schon per se ausgeschlossen. Zusammengefasst bin ich daher der Meinung, dass die Anforderungen von EU-Projekten an die Zusammenarbeit dem Web 2.0- bzw. Projektmanagement 2.0-Gedanken grundlegend widersprechen und Web 2.0-Funktionalitäten somit in der Praxis von EU-Projekten vermutlich kaum eingesetzt werden. - VI -

9 Inhaltsverzeichnis ABBILDUNGSVERZEICHNIS TABELLENVERZEICHNIS IX IX 1 EINLEITUNG AUSGANGSSITUATION ZIELSETZUNG, FRAGESTELLUNGEN UND METHODIK STRUKTUR DER ARBEIT 3 2 WEB 2.0 UND PROJEKTMANAGEMENT WAS IST WEB 2.0? RÜCKBLICK UND ENTSTEHUNG WEB 1.0 VS. WEB WEB 2.0 TECHNOLOGIEN UND ANWENDUNGEN WEB 2.0 IN DER UNTERNEHMENSPRAXIS ENTERPRISE 2.0 ODER CORPORATE WEB PROJEKTMANAGEMENT WIE WIRD WEB 2.0 BEREITS JETZT IN PROJEKTEN EINGESETZT? 16 3 MANAGEMENT VON EU PROJEKTEN EU PROJEKTE EINE DEFINITION ZUSAMMENARBEIT IN INTERNATIONALEN PROJEKTEN CHARAKTERISTIKEN INTERNATIONALER PROJEKTE HERAUSFORDERUNGEN INTERNATIONALER PROJEKTE CHANCEN UND RISKEN INTERKULTURELLER ZUSAMMENARBEIT ARBEITEN IN VIRTUELLEN TEAMS DEFINITION VON VIRTUELLEN TEAMS CHANCEN UND RISKEN VIRTUELLER TEAMS ANFORDERUNGEN AN DAS PROJEKTTEAM ANFORDERUNGEN AN DIE TECHNIK 31 4 ANFORDERUNGEN VON EUROPÄISCHEN PROJEKTEN AN WEB 2.0 ANWENDUNGEN BEFRAGUNG METHODIK DURCHFÜHRUNG DER BEFRAGUNG ANALYSE ZENTRALE AUSSAGEN BESCHREIBUNG DER ANFORDERUNGEN FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN 43 - VII -

10 4.2.2 ANFORDERUNGEN BETREFFEND USABILITY TECHNISCHE ANFORDERUNGEN RAHMENBEDINGUNGEN ÜBERSICHT ÜBER DIE ANFORDERUNGEN ABSCHLIEßENDE BEMERKUNGEN 55 5 FALLBEISPIEL: EGROUPWARE IM PROJEKT EWITA PROJEKTBESCHREIBUNG EWITA EGROUPWARE ALLGEMEINE SYSTEMBESCHREIBUNG BESCHREIBUNG EWITAS EGROUPWARE BEFRAGUNG METHODIK DURCHFÜHRUNG DER BEFRAGUNG ANALYSE BEGLEITENDE AUSSAGEN EVALUATION EWITAS EGROUPWARE EINSATZ DER EWITA EGROUPWARE MODULE FEHLENDE FUNKTIONALITÄTEN USABILITY SICHERHEIT RAHMENBEDINGUNGEN GESAMTBEWERTUNG 71 6 ERGEBNISSE DER ARBEIT BEANTWORTUNG DER FORSCHUNGSFRAGEN WEB 2.0 UND EU PROJEKTE: PASST DAS ZUSAMMEN? OFFENE FRAGESTELLUNGEN VERWERTUNGSMÖGLICHKEITEN DER ARBEIT 77 LITERATURVERZEICHNIS 78 ANHANG I ANHANG 1: INTERVIEWLEITFADEN ANFORDERUNGSERHEBUNG II ANHANG 2: INTERVIEWLEITFADEN EVALUATION EGROUPWARE V ANHANG 3: GLOSSAR IX LEBENSLAUF DER AUTORIN XII - VIII -

11 Abbildungsverzeichnis ABBILDUNG 1: STRUKTUR DER ARBEIT... 3 ABBILDUNG 2: MERKMALE DER VERÄNDERUNG VON WEB 1.0 AUF WEB 2.0 NACH GISSING UND TOCHTERMANN (2007, S. 12)... 7 ABBILDUNG 3: DIE WICHTIGSTEN BESTANDTEILE EINES PROJEKTPORTALS NACH BERLEB (2002, PARA. 12)...12 ABBILDUNG 4: HERAUSFORDERUNGEN IM INTERNATIONALEN PROJEKTMANAGEMENT NACH HOFFMANN (2004, S. 14)...21 ABBILDUNG 5: SCHICHTEN KULTURELLER PRÄGUNG NACH HOFFMANN (2004, S. 18)...22 ABBILDUNG 6: EFFEKTIVITÄT INTERKULTURELLER ZUSAMMENARBEIT GEFUNDEN IN HOFFMANN (2004, S. 34)...25 ABBILDUNG 7: ANFORDERUNGEN AN VIRTUELLE PROJEKTTEAMS NACH VON GILSA, HUBER UND RUSS (2004, S. 13)...29 ABBILDUNG 8: TECHNISCHE ANFORDERUNGEN VIRTUELLER PROJEKTTEAMS NACH VON GILSA, HUBER UND RUSS (2004, S. 23)...31 ABBILDUNG 9: SCREENSHOT EWITA EGROUPWARE...58 Tabellenverzeichnis TABELLE 1: VERGLEICH HERKÖMMLICHES PROJEKTMANAGEMENT MIT PROJEKTMANAGEMENT 2.0 (PROJECT MANAGEMENT 2.0, O.D., PARA. 5)...15 TABELLE 2: ÜBERSICHT ÜBER DIE FUNKTIONALEN ANFORDERUNGEN...52 TABELLE 3: ÜBERSICHT ÜBER DIE ANFORDERUNGEN BETREFFEND USABILITY...53 TABELLE 4: ÜBERSICHT ÜBER DIE TECHNISCHEN ANFORDERUNGEN...54 TABELLE 5: ÜBERSICHT ÜBER DIE RAHMENBEDINGUNGEN IX -

12 1 Einleitung 1.1 Ausgangssituation Web 2.0 hat die Internetnutzung in eine neue Generation übergeführt. Der Begriff wurde 2004 von Tim O Reilly und Dale Dougherty geprägt und erlangte spätestens mit dem Artikel What is Web 2.0? von Tim O Reilly aus dem Jahr 2005 große Aufmerksamkeit. Unter Web 2.0 versteht man vordergründig aber nicht den Einsatz neuer Technologien im Internet. Vielmehr drückt es eine neue Wahrnehmung und Nutzung desselben aus. Inhalte werden von den Benutzern immer häufiger selbst erstellt. Die Grenze zwischen kommerziellen Content-Produzenten und den Content- Nutzern verschwimmt somit immer mehr. An ihre Stelle tritt ein neuer Nutzertyp namens Produser (Stocker, Wutte & Tochtermann 2008, S. 10). Häufig wird Web 2.0 auch mit sozialen Netzwerken und Selbstdarstellung der Internetuser gleichgesetzt (Schönefeld, 2008, S. 16). XING, Facebook, StudiVZ, Weblogs, E-Portfolios sind alles wohlbekannte Begriffe für die New Generation. Dies stellt aber nur einen Teilbereich des Ganzen dar Web 2.0 ist viel mehr als das. Das neue Internet-Gefühl öffnet nicht nur der breiten, privaten Öffentlichkeit, sondern auch Unternehmen völlig neue Möglichkeiten. Sei es im Marketing, in der Kommunikation mit Kunden oder auch mit Partnern. Web 2.0 bietet eine Vielzahl an Applikationen, die sehr einfach und günstig überwiegend sogar kostenlos jedermann zur Verfügung stehen. Ohne großen Installationsaufwand unterstützen Web 2.0- Anwendungen beim Erstellen von Mindmaps, der Verwaltung von Kontakten, der gemeinsamen Softwareentwicklung und natürlich auch bei der Projektabwicklung. Und täglich erscheinen neue Produkte auf dem Markt. Vor allem an den Möglichkeiten, die Web 2.0-Anwendungen für die Projektabwicklung bieten, ist die via donau Österreichische Wasserstraßen-Gesellschaft mbh, eine Tochtergesellschaft des österreichischen Bundesministeriums für Verkehr, Innovation und Technologie (bmvit), sehr stark interessiert. Seit seiner Gründung ist eine der wichtigsten Aufgaben des Unternehmens die Umsetzung von innovativen Projekten zur stärkeren Nutzung der Wasserstraße gemeinsam mit nationalen und - 1 -

13 internationalen Partnerunternehmen. Ein starker Fokus liegt dabei auf der Abwicklung von EU-Projekten. Die virtuelle Zusammenarbeit innerhalb dieser Projektteams passiert derzeit überwiegend per . In einzelnen Fällen stehen FTP-Server bzw. einfache Login-Bereiche auf den Projektwebseiten zur Unterstützung des Datenaustauschs zur Verfügung. Das Unternehmen ist mit dieser Lösung jedoch nicht zufrieden. Von Seiten der Geschäftsführung wurde daher das EU-Projekt EWITA als Pilotprojekt für den Einsatz einer Projektmanagementsoftware auf Basis Web 2.0 ausgewählt. Der Fokus soll dabei auf der Zusammenarbeit (Collaboration) der Projektpartner liegen. EWITA ist ein Projekt unter der Leitung von via donau, in dem neun unterschiedliche Partnerunternehmen aus Österreich, Rumänien, den Niederlanden, Belgien und Deutschland zusammen arbeiten. Das Projekt hat am 1. Juni 2008 begonnen und wird 24 Monate laufen. Zur Unterstützung der Projektkommunikation wird die Collaboration-Plattform egroupware ( eingesetzt. 1.2 Zielsetzung, Fragestellungen und Methodik Mit der vorliegenden Arbeit sollen die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten von Web 2.0 im Management von EU-Projekten untersucht werden. Zunächst soll festgestellt werden, welche Anforderungen an Softwareanwendungen mit Web 2.0-Funktionalitäten für den Einsatz in EU-Projekten bestehen. Dabei wird insbesondere ein Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit (Collaboration) zwischen den Projektpartnern gelegt. Anhand eines Fallbeispieles wird danach der konkrete Einsatz eines Tools beschrieben. Aufgrund der Erkenntnisse aus diesem Fallbeispiel wird schließlich die Kompatibilität der Web 2.0-Philosophie mit EU-Projekten reflektiert. Zur Erreichung dieses Ziels beantwortet die vorliegende Arbeit die folgenden drei Fragestellungen: 1. Welche speziellen Charakteristiken zeichnen EU-Projekte aus? 2. Wie lauten daher die Anforderungen von EU-Projekten an Softwareanwendungen mit Web 2.0-Funktionalitäten? - 2 -

14 3. In wie weit unterstützt egroupware, eine Softwarenwendung mit Web 2.0-Funktionalitäten, die Zusammenarbeit in EU-Projekten am Fallbeispiel EWITA? Die Basis dieser Arbeit ist eine umfassende Literaturrecherche. Dazu werden vor allem Fachbücher, wissenschaftliche Beiträge aus Fachpublikationen, sowie Studien von Consultingunternehmen herangezogen. Zur Erhebung der Anforderungen, so wie zur Evaluierung der Softwareanwendung egroupware am Beispiel des Projektes EWITA, werden qualitative Leitfadeninterviews mit Anwendern geführt. 1.3 Struktur der Arbeit Diese Arbeit ist in sechs Abschnitte unterteilt. Die Einleitung im ersten Abschnitt stellt die Ausgangslage, die Zielsetzung sowie die Fragestellung der vorliegenden Diplomarbeit dar. Abbildung 1: Struktur der Arbeit Der Hauptteil der Arbeit umfasst zwei große Teilbereiche. Im Theorieblock werden die theoretischen Grundlagen der Diplomarbeit dargelegt. Diese wurden mit Hilfe einer umfassenden Literaturrecherche erhoben. Die Erkenntnisse aus der Recherche wurden für die Konzeption der empirischen Forschung herangezogen. Die Auswertung und Darstellung der Ergebnisse derselben stellen den zweiten großen Teilbereich dieser Arbeit dar. Die theoretischen Grundlagen in den Kapiteln 2 und 3 beginnen mit einer Definition des Begriffes Web 2.0 und einer kurzen Vorstellung bekannter - 3 -

15 Web 2.0-Anwendungen bzw. Technologien. In diesem Zusammenhang wird auch der Begriff des Projektportals definiert. Nach der Darstellung des Einsatzes von Web 2.0 in der Unternehmenspraxis, wird darauf eingegangen, wie Web 2.0 bereits jetzt im Projektmanagement eingesetzt wird. Weiters erfolgt die Operationalisierung des Begriffes EU-Projekt im Kontext dieser Diplomarbeit und es wird auf die speziellen Charakteristika von internationalen Projekten und deren Herausforderungen, Chancen und Risken eingegangen. Der theoretische Teil dieser Arbeit schließt mit den Anforderungen virtueller Teams an die einzelnen Teammitglieder sowie an die technischen Rahmenbedingungen. Der empirische Teil dieser Arbeit geht im Kapitel 4 zunächst der Frage nach den Anforderungen von EU-Projekten an Softwareanwendungen mit Web 2.0-Funktionalitäten nach. Es werden die Methodik der Befragung, die Vorgehensweise bei der Datenerhebung und -auswertung, die zentralen Aussagen, sowie die identifizierten Anforderungen und notwendigen Rahmenbedingungen behandelt. Im Kapitel 5 wird in einem konkreten Fallbeispiel evaluiert, wie egroupware, eine Softwareanwendung mit Web 2.0-Funktionalitäten, die Zusammenarbeit der Partner im Projekt EWITA unterstützt. Abgeschlossen wird die vorliegende Arbeit durch eine Zusammenfassung der Ergebnisse. Dabei werden die Forschungsfragen beantwortet und eine Abschätzung der Kompatibilität der Web 2.0-Philosophie mit EU- Projekten abgegeben. Maßgeblich für diese Abschätzung sind die Ergebnisse aus dem Fallbeispiel. Schließlich werden auch noch potentielle Verwertungsmöglichkeiten sowie neue und offen gebliebene Fragen aufgezeigt. Im Anhang dieser Arbeit befindet sich ein Glossar für wichtige Begrifflichkeiten. Wörter, die in der Arbeit kursiv dargestellt werden, werden im Glossar näher definiert

16 2 Web 2.0 und Projektmanagement Web 2.0 auf der Überholspur im Internet 1 Die ganze Welt ist 2.0! 2 Aber ist das wirklich so? Spricht wirklich die ganze Welt Web 2.0? Österreicher können mit Web 2.0 wenig anfangen 3 Mehr als 50% der Österreicher, die das Internet sowohl beruflich als auch privat verwenden, können mit dem Begriff Web 2.0 nichts anfangen, obwohl sie Seiten wie Wikipedia, Facebook und YouTube tatsächlich benutzen. Das ergibt einem Bericht in DiePresse.com (2008, Para. 1-2) zu Folge eine aktuelle Studie der Universität Graz. Bestätigt wird diese Erkenntnis auch durch die empirischen Studien im Rahmen dieser Diplomarbeit (siehe dazu den Bereich Erfahrungen im Kapitel 4.1.4). Daher erfolgt zu Beginn dieser Arbeit eine Definition des Begriffs Web 2.0. Zentrales Thema der vorliegenden Diplomarbeit ist die Beleuchtung der neuen Möglichkeiten für die Zusammenarbeit in EU-Projekten, die sich durch den Einsatz von Web 2.0-Technologien ergeben. Nachdem geklärt wurde, was Web 2.0 eigentlich ist, werden in diesem Abschnitt zunächst die bekanntesten Anwendungsmöglichkeiten aufgezählt und kurz beschrieben. In einem Exkurs wird der Begriff Projektportal näher erläutert. In weiterer Folge wird der Einsatz von Web 2.0 in der Unternehmenspraxis beschrieben. Dabei ist im Kontext dieser Arbeit vor allem das Projektmanagement 2.0 von Bedeutung. Schließlich erfolgt eine Darstellung des Status quo hinsichtlich der Verwendung von Web 2.0 in Projekten. 1 Schlagzeile in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung, gefunden am 12. März 2009 auf 2 Schlagzeile im Online Der Standard, gefunden am 12. März 2009 auf 3 Schlagzeile auf DiePresse.com, gefunden am 12. März 2009 auf

17 2.1 Was ist Web 2.0? Das Web 2.0-Paradigma stellt nichts grundlegend Neues dar. Es setzt sich vielmehr aus den Ergebnissen vorangeganger Strömungen zusammen bzw. entwickelt diese weiter, so Back und Heidecke (2008, S. 1-2). Im vorliegenden Kapitel wird zunächst ein Rückblick auf diese vorangegangenen Strömungen durchgeführt und die Entstehung des Begriffs Web 2.0 kurz vorgestellt. Schließlich erfolgt eine Gegenüberstellung mit dem Web Rückblick und Entstehung Die Grundlage für das heutige Internet wurde mit dem ARPANET in den sechziger Jahren gelegt. Ende der siebziger Jahre tauchte der Begriff Groupware erstmalig auf. Johansen et al. (1988, S. 1, zit. nach: Back & Heidecke, 2008, S. 2) definieren diesen als spezialisierte Computerhilfsmittel zur Unterstützung kollaborativer Arbeitsgruppen, was dem heutigen Verständnis von Social Software, einem Teilbereich von Web 2.0, schon sehr nahe kommt. IBM (Lotus Notes) und Microsoft (Exchange Server, Outlook) vermarkteten ihre Produkte in der Folge unter diesem Label. (Back & Heidecke, 2008, S. 2). Zeitlich parallel dazu entstand im akademischen Umfeld der Forschungszweig Computer-Supported Cooperative Work (CSCW). Im Gegensatz zur Groupware werden hier nicht nur technologische, sondern auch psychologische, soziale und organisatorische Aspekte einbezogen. (Back & Heidecke, 2008, S. 2). Ende der Neunziger entstand der Begriff E-Collaboration. Er bezeichnet grundsätzlich sämtliche Formen der elektronischen Zusammenarbeit und ist im Gegensatz zum forschungsorientierten CSCW sehr anwendungsnahe. Die vordergründige Technologie für die elektronische Zusammenarbeit, so Back und Heidecke (2008, S. 3), stellte von Beginn an das Internet dar. E-Collaboration ist somit sehr eng mit dem Web 2.0 verwoben. Der Begriff Web 2.0 wurde schließlich 2004 vom Verleger Tim O Reilly und seinem Mitarbeiter Dale Dougherty geprägt. Im Rahmen einer Brainstorming-Sitzung für eine Internet-Konferenz stellten sie fest (O Reilly, 2005), dass das Web trotz des Platzens der Dotcom-Blase im Jahr 2001 wichtiger war denn je zuvor. Die Produkte der Unternehmen, die - 6 -

18 den großen Crash überlebt hatten, wiesen überraschende Ähnlichkeiten auf. O Reilly und Dougherty erkannten darin einen Wendepunkt für das Web: der Begriff Web 2.0 war geboren Web 1.0 vs. Web 2.0 Die Veränderungen, die sich von Web 1.0 auf Web 2.0 vollzogen haben, betrachtet aus einer eher konzeptionellen Perspektive, werden in der folgenden Abbildung sehr übersichtlich dargestellt. Abbildung 2: Merkmale der Veränderung von Web 1.0 auf Web 2.0 nach Gissing und Tochtermann (2007, S. 12) Die Abbildung umfasst sieben Differenzierungsmöglichkeiten zwischen Web 1.0 und Web 2.0, welche von Gissing und Tochtermann (2007, S ) wie folgt beschrieben werden: Governance: Das Web 2.0 ist sehr stark durch den Nutzer selbst gesteuert (user generated content). Fokus: Content wird zunehmend weniger von Verlagen bzw. kommerziellen Unternehmen auf statischen oder dynamischen Websites zur Verfügung gestellt. Der Nutzer selbst stellt diesen - 7 -

19 bereit, verwendet ihn weiter oder erhöht dessen Wert durch Vergabe von Tags. Information Discovery: Das Auffinden von Inhalten wird durch unterstützende Services vereinfacht. Zu ausgewählten Themen werden passende Nachrichten zugesendet. (z.b. Google Alerts). Marketing: Nutzer werden automatisiert über publizierte Veränderungen bekannter Websites informiert (z.b. Newsfeeds). Kontrolle über Inhalte: Mit Einschränkungen zeichnen nicht mehr Medienunternehmen für Inhalte verantwortlich, sondern die Autoren selbst. Die Qualitätssicherung erfolgt über die Nutzer. Struktur des Inhalts: Websites sind nicht mehr nur eine bloße Anordnung von HTML-Seiten. Durch eine Vielzahl von Anwendungen werden sie selbst zu Objekten und können dadurch verschlagwortet oder über Feeds zur Verfügung gestellt werden. Anwendungen: Durch Offenheit und Standards wird sichergestellt, dass Webanwendungen auch interagieren können (z.b. Mash-ups). 2.2 Web 2.0-Technologien und Anwendungen 4 Nachdem im vorherigen Abschnitt über die Entstehungsgeschichte des Begriffes Web 2.0 berichtet, sowie ein Vergleich mit Web 1.0 hergestellt wurde, beschäftigt sich dieses Kapitel nun mit den Technologien beziehungsweise Anwendungen, die im Web 2.0-Umfeld zum Einsatz kommen. Da zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Projekten üblicherweise mehrere Funktionalitäten über ein gemeinsames Portal bzw. eine Webplattform angeboten werden, wird in weiterer Folge auch der Begriff Projektportal näher erklärt. Der deutsche Bundesverband BITKOM e.v. (2008, S ) siedelt im Rahmen einer Studie die folgenden Dienste im Web 2.0-Umfeld an: 4 In diesem Abschnitt erfolgt nur eine Aufzählung und Kurzbeschreibung. Technologien in kursiver Schrift werden im Anhang 3 dieser Diplomarbeit ausführlicher beschrieben

20 Web-Contentmanagementsysteme: Werden zur Publikation von online Inhalten eingesetzt. Die Vorlagen sind stark standardisiert. Sie bieten eine redaktionelle Infrastruktur. Dokumentenmanagementsysteme: Werden zur zentralen Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten eingesetzt. Gruppenräume: Bezeichnen individuelle Arbeitsbereiche für Gruppen (z.b. Gruppenräume in den MS Sharepoint Services oder Lotus Quickr). Social Networks: Beinhalten Profile von Personen (z.b. Mitarbeiter, externe Kontakte). Diese kreieren ein Netzwerk und strukturieren und erweitern es laufend (z.b. XING, Facebook) 5. Instant Messaging: Zeigen den aktuellen Online-Status von Personen (z.b. anwesend, beschäftigt) an und ermöglichen so den Austausch von Nachrichten in Echtzeit. Wikis: Sind einfach zu strukturierende (Web-)Plattformen. Wikipedia 6 ist die bekannteste Anwendung dieser Web 2.0- Technologie. Blogs bzw. Weblogs: Sind elektronische Tagebücher und ermöglichen es, unkompliziert aktuelle Vorgänge zu veröffentlichen und diese zu kommentieren. Podcasts bzw. Vodcasts: Sind Audio- und Videoinhalte, die publiziert und gegebenenfalls auch als Abonnement angeboten werden. Foren: Sind Bereiche zur Diskussion von bestimmten Themen mit einer hierarchischen Thema-Antwort-Struktur. Die Kommunikation erfolgt asynchron. Empfehlungs- und Bewertungsverfahren: Bieten Nutzern die Möglichkeit, Feedback zur Qualität und Nützlichkeit von Inhalten 5 Die Webseiten dazu lauten bzw. 6 Die Webseite dazu lautet

21 zu geben (z.b. Bewertungsmöglichkeiten beim Online- Versandhandel Amazon 7 ) Tagging: Ermöglicht eine Klassifizierung und Einordnung von Inhalten mit Schlagworten, sogenannten Tags. Social Bookmarking: Bezeichnet Tools, mit deren Hilfe man Lesezeichen mit Tags versehen, kommentieren und für andere Nutzer freigegeben kann (z.b. Mister Wong, Delicious) 8. RSS- bzw. Newsfeeds: Ermöglichen es, Nachrichten und Informationen zu abonnieren und über einen einzelnen Kanal zu empfangen. Dies trägt zur Realisierung eines personalisierten Nachrichtenportals bei. Mash-ups: Ermöglichen es, Informationen und Leistungen aus unterschiedlichen Quellen bzw. von unterschiedlichen Diensten auf einer einzelnen Seite zu aggregieren (z.b. igoogle 9 ). Semantic Web Technologien: Unterstützen die semantische Strukturierung von Inhalten, was ein Auffinden von Suchergebnissen im Kontext ermöglicht, auch wenn gesuchte Schlagworte darin nicht vorkommen. Webconferencing: Sind virtuelle Räume, die synchrone Kommunikation bzw. kollaborative Arbeit an Inhalten von mehreren Personen unterstützen. Präsenzen in einer virtuellen Welt (z.b. Second Life 10 ). Nicht in dieser Auflistung enthalten, aber trotzdem eine sehr wichtige Technologie im Umfeld von Web 2.0, ist Saas Software as a Service. Dabei wird die benötigte Software von einem Provider webbasiert zur Verfügung gestellt und vom Kunden nach Bedarf im Internet aufgerufen. Eine lokale Installation ist nicht notwendig. 7 Die Webseite dazu lautet 8 Die Webseiten dazu lauten bzw. 9 Die Webseite dazu lautet 10 Die Webseite dazu lautet