WISSEN.EINFACH.MACHEN. WISSENSMANAGEMENT. Fachbereich Organisations- und Personalentwicklung (FB 17)

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1 WISSEN.EINFACH.MACHEN. WISSENSMANAGEMENT Fachbereich Organisations- und Personalentwicklung (FB 17)

2 WIR HABEN NICHT ZU WENIG INFORMATIONEN, SONDERN ZU VIELE. ODER DIE FALSCHEN. ODER DIESE ZUM FALSCHEN ZEITPUNKT. Von Wissensmanagement spricht man seit den 80er Jahren, zunächst bezogen auf Expertenwissen. Die Technisierung führte zum Begriff Informations- bzw. Wissensgesellschaft. Peter Drucker spricht schon 1959 von Wissensarbeitern. VIELE ANSÄTZE DES WISSENSMANAGEMENTS FOKUSSIEREN AUF EXPLIZITES WISSEN. 2

3 ZIELE DES WISSENSMANAGEMENTS Relevante Informationen und Wissen werden von Führungskräften und MitarbeiterInnen der Stadt Mannheim als wichtige Ressource für eine effiziente Aufgabenerledigung, reibungslose Prozesse sowie exzellente Arbeitsergebnisse angesehen. Die entwickelten standardisierten Konzepte, Strukturen und Systeme werden von den jeweiligen Zielgruppen umfänglich genutzt, um relevante Inhalte angemessen zu dokumentieren, aktuell zu halten, zugänglich zu machen und offen auszutauschen. 3

4 WISSENSTRANSFER 4

5 WARUM WISSENSTRANSFER? Bis zum Jahr 2030 scheiden 37 % der (heute) bei der Stadt Beschäftigten geplant aus. Strukturen, Abläufe und Aufgaben werden ständig verändert. Unmengen von Informationen und Wissen sind in Dateien und Akten vorhanden sowie den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Vor allem Erfahrungen sind allerdings implizit und nicht direkt Die Praxis fragt nicht nur Faktenwissen ab, sondern verlangt den Transfer und die kreative Lösung neuer Fragestellungen und/oder praktischer Herausforderungen. * zugänglich. Foto: Tony Hegewald_pixelio.de *Erlach/Orians/Reisach in Wissenstransfer bei Fach- und Führungskräftewechsel, München,

6 AUSGANGSSITUATION UND ZIELSETZUNG Foto: birgith_pixelio.de Wissen und Erfahrungen zugänglich machen Übernahme der Aufgaben und Einarbeitung erleichtern 6

7 SCHNITTSTELLEN Der Wissenstransfer ist ein strukturiertes Konzept, um Informationen zu sichern und in Kombination mit anderen Instrumenten des Personal- und Kompetenzmanagements (Auswahl) Beschäftigte zu befähigen, die relevanten Aufgaben effektiv und effizient erledigen zu können. Strategisches Zielsystem Leitlinien für Führung und Zusammen -arbeit Mentoring Führungs- kompetenz- Bewertung CHANGE² Gemeinsam mehr bewirken Einarbeitungsplan Patenkonzept Wissens- Transfer employer branding Personalentwicklung Stellvertretung strukturierte Übergabe 7

8 SITUATIONEN FÜR EINEN WISSENSTRANSFER Für einen strukturierten, begleiteten Wissenstransfer stehen folgende Situationen besonders im Fokus: Organisationsveränderungen Pause/Ende der Aufgaben-/ aktiven Stellenwechsel Berufsphase Wissens- Transfer Abschluss eines Projekts Priorisierte Zielgruppen: Führungskräfte Experten, Projektbeteiligte spezifische Aufgaben 8

9 VERLAUF DES INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFERS Der Workshop wird von einer*m Moderator*in durchgeführt. Für den Wissensgeber/die Wissensgeberin entstehen je nach Umfang des Aufgabengebiets Nacharbeiten zur Aufbereitung der Dokumentation. Anschließend erfolgt eine Nachbetrachtung mit den Beteiligten. Vorbereitung erste Information für Führungskraft und WissensgeberIn, Besprechen des settings, Klärung relevantes Wissen und Instrumente, ca. 45 Minuten Durchführung Workshop: geführtes Interview und Fotoprotokoll, Vereinbarung der Inhalte der Dokumentation und Nacharbeiten, Dauer vier Stunden Review/Qualitätssicherung Qualitätssicherung und Ergänzung der Dokumentation, Aufwand: ein bis zwei Tage ggfs. Abschluss/Präsentation Abschlussgespräch, ggfs. auch Präsentation der Ergebnisse, Aufbewahrung, Pflege, Übergabe an Nachfolger/in 9

10 ABLAUF UND METHODIK IM INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFER-WORKSHOP Die Module werden bei der Auftragsklärung entsprechend der Situation und Themen ausgewählt. Person Stelle 2 Aufgaben, Projekte Aufgabenradar 1 Wissensbaum, Wissenslandkarte 3 4 Kompetenzen Routinen Kompetenzrad Blick auf ein Jahr Gesamtbild 5 Gremien, Mitgliedschaften Kontakte/Netzwerk Sammlung, Netzwerkkarte 6 TOP-5-Prozesse, Kunden, Projekte Sammlung 7 strategische Ausrichtung Zeitstrahl 9 was ich sonst noch sagen möchte Sammlung Abstimmung der Nachbereitung/Dokumentation und Qualitätssicherung 8 10

11 UNSERE ANGEBOTE ZUM WISSENSTRANSFER Ziel: Unterstützung der Dienststellen bei Wissenssicherung und Kompetenzerhalt Initiierung und Begleitung von Wissenstransfer- Prozessen für einzelne Beschäftigte und Organisationseinheiten Analyse von Wissens- /Kompetenzverlust- Risiken für Organisationseinheiten Monitoring der Fluktuation für Dienststellen Moderation von Wissenstransfer- Workshops Qualifizierung von ModeratorInnen der Wissenstransfer- Workshops sharepoint Wissensmanagement 11

12 Stadt Mannheim Christine Gebler Abteilung 17.1 Organisationsentwicklung, Beratungsformate und Organisationskultur O 2, Mannheim Tel +49 (0) 621 / christine.gebler@mannheim.de Danke für Ihr Interesse! Zeit für Fragen 12