Verfahrensrichtlinie AZAV

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1 Verfahrensrichtlinie für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung Fachkundige Stelle der TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH (nachstehend Zertifizierungsstelle genannt) Robert-Bosch-Straße 16, D Darmstadt Tel.: +49 (0)6151/ Fax: +49 (0)6151/ Allgemeines, Erklärung zur Unparteilichkeit 1.1 Allgemeines Die Zertifizierungsstelle bietet interessierten Unternehmen ihre Dienste zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung nach der Verordnung über die Voraussetzungen und das Verfahren zur Akkreditierung von fachkundigen Stellen und zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung AZAV), gültig ab dem , an. Die Unternehmen können somit den Nachweis zur Erfüllung der Anforderungen des SGB III 178 bzw. 179 oder 179 und 180 und der AZAV durch eine neutrale Zertifizierungsstelle erbringen. Der TÜV Hessen bietet keine Produkte und Dienstleistungen an, die sie selbst bei Trägern zertifiziert, insbesondere keine Konzepte und Darstellungen von Maßnahmen, die für die Zulassung nach der AZAV vorgesehen sein könnten. Jeder Träger hat Zugang zu den Dienstleistungen der Zertifizierungsstelle, sofern er die Zulassungsregeln und die geltende Preisliste rechtskräftig anerkennt. Die Zulassungsregeln und die Preisliste werden auf alle Träger in gleicher Weise, ohne Diskriminierung und unabhängig von der Größe und der Mitgliedschaft in Vereinen, Institutionen oder anderen Organisationen angewendet. Der Lenkungsausschuss stellt sicher, dass die Höhe der Entgelte angemessen ist und hat die Aufsicht darüber, dass die Anwendung der Zulassungsregeln und der Preisliste auf alle Träger in gleicher Weise und ohne Diskriminierung erfolgt. Die Zulassungsregeln und die Preisliste werden nicht derart angewendet, dass Trägern eine T eilnahme erschwert oder verhindert wird. Die Zertifizierungsfähigkeit wird nicht auf eine bestimmte Anzahl von Trägern begrenzt. Zulassungen werden unabhängig, zuverlässig, kompetent und in der von den Trägern erwarteten Qualität durchgeführt. 1.2 Erklärung zur Unabhängigkeit Die Verpflichtung und Sicherstellung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der berufenen Auditoren ist durch die Zertifizierungsstelle gegeben. Durch die vorhandene Aufbau- und Ablauforganisation der Zertifizierungsstelle werden die von der DIN EN ISO und ISO / IEC vorgegebenen Kriterien erfüllt. Die Organisation und der Ablauf des Zulassungsverfahrens sind in entsprechenden Qualitätsmanagementunterlagen dokumentiert. Formularstand Februar 2018 Seite 1 von 10

2 2 Verfahren zur Abwicklung der Zulassung Liegt der Zertifizierungsstelle die Kompetenz oder Fähigkeit für eine bestimmte Zertifizierungstätigkeit nicht vor, die sie ausführen soll, muss die Zertifizierungsstelle diese Zertifizierungstätigkeit ablehnen. 2.1 Leistungen vor der Erteilung der Zulassung Informationsgespräch Die Zertifizierungsstelle führt auf Wunsch ein Informationsgespräch mit dem an einer Zulassung interessierten Unternehmen vor Auftragserteilung durch. Hierbei können u.a. folgende Punkte besprochen werden: Grundsätzliche Voraussetzungen für die Zulassung, Ablauf des Zulassungsverfahrens, AZAV Verordnung, Nachweisstufe, Geltungsbereich, Fachbereich voraussichtliche Kosten, Terminvorstellungen. Diese Punkte können alternativ auch schriftlich erledigt werden. Es besteht hierzu auch die Möglichkeit, einen zusätzlichen Fragebogen zur Angebotserstellung zu nutzen. Die in den nachfolgenden Phasen zur Zulassung aufgeführten Leistungen erfolgen nach Beauftragung der Zertifizierungsstelle durch das Unternehmen. Dem Antragsteller werden dann die vorgesehenen Auditoren von der Zertifizierungsstelle benannt. Somit wird sichergestellt, dass die Auditoren und der Leiter der Zertifizierungsstelle mindestens zwei Jahre vor dem vorgesehenen Audit keine Beratungsleistungen bezüglich des Managementsystems (dies beinhaltet auch das System zur Sicherung der Qualität) für den Antragssteller durchgeführt haben. Im Rahmen der Auftragsvergabe hat der Antragsteller das Recht, einen oder beide benannten Auditoren bzw. Fachexperten abzulehnen. Werden in Ausnahmefällen externe Auditoren (Nicht-TÜV-Mitarbeiter) eingesetzt, wird der Antragsteller darauf hingewiesen Voraudit Im Rahmen der Trägerzulassung kann optional ein Voraudit durchgeführt werden. Im Voraudit können bestimmte Anforderungen des Managementsystems abgehandelt werden. Dabei hat das Unternehmen die Möglichkeit, den Ablauf nach seinen Vorstellungen zu gestalten, um die seiner Meinung nach kritischen Punkte zu diskutieren. Der Auditor kann dem Unternehmen Hinweise zu möglichen Nichtkonformitäten aufzeigen, ohne detaillierte Lösungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Das Voraudit darf keine Beratungsleistungen beinhalten. Es darf auch nicht als Ersatz eines internen Audits oder einer unternehmensspezifischen Managementschulung verstanden werden Bereitschaftsbewertung Die Bereitschaftsbewertung zu einem Zulassungsaudit kann vor Ort stattfinden. Sollte dies nicht erforderlich sein, so ist dies im ersten Teil des Auditberichts zu begründen. In dieser Phase werden die gültigen Unterlagen des Antragstellers (Antrag und alle für die Antragstellung erforderlichen Unterlagen nach 181 SGB III) von den Auditoren auf Erfüllung der Anforderungen geprüft. Grundlage ist das jeweilige Auditprotokoll (Auditbericht Träger AZAV / Maßnahmen AZAV). Erfolgte bereits eine Beantragung bei einer anderen fachkundigen Stelle, ist dies und die Entscheidung der anderen fachkundigen Stelle im Antrag mitzuteilen. Im Rahmen der Trägerzulassung soll neben den standortspezifischen Gegebenheiten in Abhängigkeit von den beantragten Fachbereichen die Bereitschaft des Managementsystems und das Verständnis innerhalb der Organisation hinsichtlich der erforderliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie der Umsetzung der wichtigsten Anforderungen aus den Empfehlungen des Beirates zum Vorliegen eines Systems zur Sicherung der Qualität geprüft werden. Gemeinsam mit dem Antragsteller wird bei Formularstand Februar 2018 Seite 2 von 10

3 positiver Bereitschaft ein Auditplan für das Zulassungsaudit erstellt. Der Antragsteller hat zwischen Bereitschaftsbewertung und Zulassungsaudit maximal 90 Tage Zeit, um die festgestellten Schwachstellen aus der Bereitschaftsbewertung abzuarbeiten. In begründeten Ausnahmefällen kann die Bereitschaftsbewertung nach Abstimmung mit der Zertifizierungsstelle direkt vor dem Zertifizierungsaudit stattfinden. Der Antragsteller erhält einen Bericht zu den Feststellungen, die aus der Bereitschaftsbewertung resultieren können Zulassungsaudit Das Zulassungsaudit wird in der Regel von einem oder mehreren Auditoren (Lead-Auditor, Co-Auditoren) durchgeführt. Ab einer Dauer von 4 Tagen werden mindestens zwei Auditoren eingesetzt. Sollten besondere, fachspezifische Probleme gelöst werden müssen, wird ein entsprechender Experte hinzugezogen. Im Rahmen des Audits überprüfen und bewerten die Auditoren die Wirksamkeit des eingeführten Systems zur Sicherung der Qualität im Unternehmen bzw. die Erfüllung der Anforderungen an Maßnahmen. Grundlage sind die Anforderungen aus dem SGB III, der AZAV, den Empfehlungen des Beirates nach 182 SGB III und weitere gültige Anforderungen der Bundesagentur für Arbeit. Das jeweilige Auditprotokoll dient als Leitfaden, die Auditoren können weitere darüberhinausgehende Befragungen und Untersuchungen durchführen. Aufgabe der Auditoren ist es, die praktische Anwendung der dokumentierten Verfahren zu überprüfen und auf Erfüllung der Anforderungen zu bewerten. Die Prüfung auf Trägerzulassung und die Prüfung auf Maßnahmezulassung werden innerhalb des Zulassungsverfahrens als eigenständige Prozesse realisiert, die zeitlich parallel ablaufen können. Für beide Prozesse kann die Zertifizierungsstelle ein einziges Auditorenteam oder zwei unabhängige Auditorenteams einsetzen. Trägerzulassung Das durch den Träger anzuwendende System zur Sicherung der Qualität muss den Anforderungen in 2 Abs. 4 AZAV entsprechen. Als Prüfbasis für die örtliche Prüfung steht den Auditoren das Auditprotokoll Auditbericht Träger AZAV zur Verfügung. Im Rahmen des vor Ort durchzuführenden Audits überprüfen und bewerten die Auditoren die Erfüllung der Anforderungen aus 178 SGB III bzw. 2 AZAV orts- und fachbereichsbezogen und verifizieren stichprobenartig die Darlegungen bzw. Nachweise aus den Antragsunterlagen. In welchem Umfang Vor-Ort-Prüfungen durchgeführt werden, entscheidet die Zertifizierungsstelle unter Berücksichtigung der fachlichen Notwendigkeit zur Sicherung eines hohen Qualitätsstandards im Einzelfall. Kombination AZAV-Zulassung / Zertifizierung (Bsp.: AZAV und ISO 9001) Die örtliche Prüfung ist keine Konformitätsbewertung gegenüber einer bestimmten Norm, einem Standard, einer anderen gesetzlichen oder behördlichen Vorschrift oder einer sonstigen normativen Grundlage außerhalb der AZAV. Der Träger hat jedoch die Möglichkeit, in einem gesonderten Verfahren eine derartige Zertifizierung in Auftrag zu geben und ggf. in einem kombinierten Audit die Vorortprüfung nach weiteren normativen Grundlagen als der AZAV durchführen zu lassen, wenn dies nicht den Festlegungen in der AZAV oder den Empfehlungen des Anerkennungsbeirates widerspricht (z. B.: Vorgaben über die Einhaltung der zeitlichen Vorgaben für die jährliche Überprüfung). Maßnahmezulassung Grundlage für die Zulassung von Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach 45 SGB III sind die 179 und 181 SGB III, die 3, und 5 AZAV sowie die aktuell gültigen Empfehlungen des Beirates nach 182 SGB III. Grundlage für die Zulassung von Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach den 81 und 82 SGB III sind die 179, 180 und 181 SGB III, die 3, 4 und 5 AZAV sowie die aktuell gültigen Empfehlungen des Beirates nach 182 SGB III. Die Zulassung von Maßnahmen kann als Referenzauswahl auf Basis einer unabhängigen, repräsentativen Stichprobenauswahl der Zertifizierungsstelle erfolgen. Formularstand Februar 2018 Seite 3 von 10

4 In die Referenzauswahl können nur die Maßnahmen / Maßnahmebausteine einbezogen werden, deren Kosten den von der Bundesagentur für Arbeit ermittelten Durchschnittskostensatz nicht überschreiten. Es gilt die Regel, dass bei bis zu 30 vorgelegten Maßnahmen und Maßnahmebausteinen (Grundgesamtheit ist die Summe aus Maßnahmen und Maßnahmebausteinen) 20% zu prüfen sind und bei einer darüber liegenden Zahl die Quadratwurzel der vorgelegten Maßnahmen zu prüfen sind; es ist jeweils auf die nächst höhere Zahl aufzurunden. Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung, die den Bundesdurchschnittskostensatz überschreiten, können keinem Referenzauswahlverfahren unterzogen werden. Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung, die den Bundesdurchschnittskostensatz überschreiten, können nicht zugelassen werden, es sei denn, der Träger wünscht ausdrücklich das Zustimmungsverfahren durch Hinzuziehen der zuständigen Stelle der Bundesagentur für Arbeit. Bei Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung sind alle Maßnahmen zu prüfen, die den jeweiligen Durchschnittskostensatz überschreiten. Sollen Maßnahmen der Aktivierung und beruflichen Eingliederung mit unterschiedlichen Zielsetzungen sowie Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen zugelassen werden, so sind aus jeder Kategorie dieser Maßnahmen Stichproben zu ziehen. Bei den Zielsetzungen der Maßnahmen der Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach 45 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 bis 5 SGB handelt es sich um: Maßnahmen zur Heranführung an den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt Maßnahmen zur Feststellung, Verringerung oder Beseitigung von Vermittlungshemmnissen Maßnahmen zur Heranführung an eine selbständige Tätigkeit Maßnahmen zur Stabilisierung einer Beschäftigungsaufnahme. Unter Wirtschaftszweig bei Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung ist zu verstehen: gewerblich-technischer Bereich kaufmännischer Bereich unternehmensbezogene Dienstleistungen personenbezogene und soziale Dienstleistungen Die Referenzauswahlkriterien sind Dauer und Kosten von Maßnahmen / Maßnahmebausteinen. Sollen Maßnahmen der Aktivierung und beruflichen Eingliederung mit einer Dauer von I. bis einschließlich 4 Wochen II. über 4 Wochen bis einschließlich 6 Monate III. über 6 Monate zugelassen werden, wird mindestens je eine Maßnahme aus der entsprechenden Kategorie überprüft. Gleiches gilt für Maßnahmen, die einer der beiden folgenden Kategorien zugeordnet werden können: IV. Maßnahmen oder Maßnahmebausteine ohne Maßnahmeanteile bei einem Arbeitgeber V. Maßnahmen oder Maßnahmebausteine mit Maßnahmeanteilen bei einem Arbeitgeber. Losgelöst von einer Referenzauswahl sind für alle Maßnahmen / Maßnahmebausteine, für die gesetzliche Voraussetzungen gelten, die gesetzlichen Voraussetzungen durch den Träger vor der Zulassung der Zertifizierungsstelle nachzuweisen und dem Antrag auf Zulassung von Maßnahmen beizufügen. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen für eine Maßnahmezulassung zählen insbesondere bei nicht verkürzbaren Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung der Nachweis der Finanzierungssicherstellung auf Grund bundes- oder landesrechtlicher Regelungen sowie der Nachweis von Berechtigungen nach 3 Abs. 5 AZAV und Bestätigungen nach 4 Abs. 1 AZAV. Liegen die erforderlichen Nachweise vor, können diese Maßnahmen in die Referenzauswahl einbezogen werden. Bei Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung ist die richtige Zuordnung zum jeweiligen Bildungsziel und der dazugehörigen Kennziffer (Systematikposition) zu beachten. Die Zertifizierungsstelle meldet monatlich die zugelassenen Maßnahmen an die Bundesagentur für Arbeit (BA). Sind Maßnahmen einem falschen Bildungsziel zugeordnet, erfolgt von Seiten der BA eine negative Rückmeldung. Bei berechtigter negativer Rückmeldung und sich daraus ergebendem Nachbesserungsbedarf muss der Bildungsträger die Maßnahme nachbessern. Formularstand Februar 2018 Seite 4 von 10

5 Bei Nichtzulassung einer Maßnahme ist diese Regel nicht mehr gültig. Die Nichtzulassung wird der Bundesagentur für Arbeit mitgeteilt. Als Prüfbasis stehen den Auditoren die Auditprotokolle Auditbericht Träger AZAV und Auditbericht Maßnahmen AZAV zur Verfügung. Nach Beendigung des Trägeraudits wird der Antragsteller in einem Abschlussgespräch über das Auditergebnis unterrichtet. Nichtkonformitäten werden anhand der vorliegenden Berichte erläutert und vom Auditbeauftragten des Unternehmens gegengezeichnet. Sind Nachaudits im Rahmen der Auditierung erforderlich, wird ein Termin für das Nachaudit festgelegt. Die Dokumentation des Nachaudits erfolgt vergleichbar dem Zertifizierungsaudit. Die Vergütung des Nachaudits erfolgt nach Aufwand entsprechend der gültigen Preisliste. Ebenso werden die Termine zur Erledigung ggf. erforderlicher, vom Unternehmen festzulegender und durchzuführender Korrekturmaßnahmen vereinbart. Abschließend erhält der Antragsteller einen Auditbericht mit den ggf. erstellten Nichtkonformitäts-Berichten und der Bewertung durch die Auditoren. Alle Nichtkonformitäten müssen spätestens 90 Tage nach Auditende in der geforderten Form (siehe Auditbericht und Nichtkonformitäts-Berichte) abgearbeitet sein. 2.2 Leistungen ab Erteilung der Zulassung Erteilung der Zulassung Die Zertifizierungsstelle entscheidet auf der Grundlage der vorliegenden Audit-Berichte über die Erteilung der Zulassung. In diese Entscheidung sind nur Personen eingebunden, die zuvor die oben beschriebenen Auditierungs- und Evaluierungsprozesse (2.1.2, und 2.1.4) nicht durchgeführt haben. Dies gilt ebenso für Überwachungsaudits sowie Re-Zertifizierungsaudits. Das Zertifikat wird nach positivem Abschluss dieser Phase erteilt. Die Gültigkeitsdauer des Zertifikats für Träger beträgt fünf Jahre, vorausgesetzt die jährlich notwendigen Überwachungsaudits Ihres Unternehmens werden mit positivem Ergebnis durchgeführt. Die Gültigkeitsdauer des Zertifikats für Maßnahmen beträgt drei Jahre. Für die Gültigkeit des Zertifikats ist das Durchführungsdatum des positiv abgeschlossenen Zulassungs-/Re-Zulassungsaudits und der nachfolgenden Zulassungsentscheidung maßgebend. Die Zulassungsentscheidung für Maßnahmen, die im Rahmen einer Referenzauswahl überprüft wurden, kann nur für alle beantragten Maßnahmen insgesamt getroffen werden. Wurden festgestellte Abweichungen auch nur einer Maßnahme nicht innerhalb der Frist von 90 Tagen durch die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen nachweislich beseitigt, wird die Maßnahmezulassung insgesamt und für alle anderen beantragten Maßnahmen abgelehnt. Soweit die Zulassung von Maßnahmebausteinen beantragt wurde, gilt eine hierfür erteilte Zulassung auch für eine aus mehreren zugelassenen Bausteinen bestehende Maßnahme, wenn der Träger im Rahmen seines Systems zur Sicherung der Qualität gewährleistet, dass derartige Maßnahmen ind ividuell auf die Bedürfnisse der Teilnehmerin/ des Teilnehnmers und des Ausbildungs- und Arbeitsmarktes abgestimmt sind. Die Zulassung wird entsprechend dem Antrag des Trägers auf Zulassung standortbezogen eingeschränkt. Die Zertifizierungsstelle kann die Zulassung maßnahmebezogen und örtlich einschränken, wenn dies unter Berücksichtigung aller Umstände sowie von Lage und voraussichtlicher Entwicklung des Arbeitsmarktes gerechtfertigt ist oder vom Träger beantragt wurde Überwachungsaudits Die wirksame Anwendung des Systems zur Sicherung der Qualität nach 2 Abs. 4 AZAV wird von der Zertifizierungsstelle in jährlichen Abständen im Rahmen der Trägerzulassung überprüft. Der Termin für das Überwachungsaudit wird mit dem Antragsteller abgestimmt. Im Rahmen der Überwachungsaudits werden die erforderliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie die Umsetzung der Anforderungen aus den Empfehlungen des Beirates zum Vorliegen eines Systems zur Sicherung der Qualität und Änderungen überprüft. Der Antragsteller übergibt der Zertifizierungsstelle dazu insbesondere die aktuell gültigen Unterlagen. Formularstand Februar 2018 Seite 5 von 10

6 Grundlage sind insbesondere auch der Auditbericht und die zugehörigen Nichtkonformitäts-Berichte des vorhergehenden Überwachungs- oder (Re-)Zertifizierungsaudits. Der Antragsteller erhält einen Bericht über das Ergebnis. In besonderen, durch die Zertifizierungsstelle zu begründenden Fällen kann ein kurzfristig angekündigtes Nachaudits erforderlich werden, insbesondere bei Beschwerden (z. B. Prüfungen der Agentur für Arbeit), bei wesentlichen Änderungen im System oder bei ausgesetzten Zulassungen / Berechtigungen / Anerkennungen durch Dritte. Überwachung des zugelassenen Maßnahmeangebots durch die maßnahmezulassende Zertifzierungsstelle Im Rahmen der jährlichen Überwachungs-/Rezertifzierungsaudits wird überprüft, ob die Anforderungen an die Erteilung der Maßnahmezulassungen weiterhin erfüllt sind. Erkenntnisse aus den Prüfungen der Agentur für Arbeit werden dabei einbezogen. Bei Trägern, die die Trägerzulassung und Maßnahmezulassungen durch die Zertifizierungsstelle erhielten, erfolgt die Überwachung zugelassener Maßnahmen im Rahmen der Durchführung der Überwachungsaudits zur Trägerzulassung. Bei Trägern, die keine Trägerzulassung durch die Zertifizierungsstelle besitzen, sondern nur Maßnahmezulassungen durch die Zertifizierungsstelle erhielten, erfolgt die Überwachung zugelassener Maßnahmen in jährlichen Überwachungsaudits durch die Zertifizierungsstelle. Zur Ermittlung der Anzahl der durch die Zertifizierungsstelle zu prüfenden Maßnahmen des Maßnahmeangebots ist je Fachbereich eine Referenzauswahl zu ziehen. Die Grundgesamtheit der zu überprüfenden Maßnahmen ergibt sich aus den laufenden und den seit der Erstzulassung bzw. der letzten Überwachung abgeschlossenen je nachdem was zutreffend ist Maßnahmen und Maßnahmebausteinen des Trägers, für die die Zertifizierungsstelle die Maßnahmezulassung erteilt hat. Bei einer Gesamtzahl von bis zu 30 solcher Maßnahmen und Maßnahmebausteine wird die Referenzauswahl in der Höhe von 5 Prozent gezogen, aufgerundet auf die nächstgrößere ganze Zahl. Bei einer über 30 liegenden Zahl richtet sich die Stichprobe nach einem Drittel der Quadratwurzel aus der Grundgesamtheit aufgerundet auf die nächstgrößere Zahl Re-Zulassungsaudits Die Neu Zulassung muss spätestens am letzten Tag der Gültigkeit des Zertifikates abgeschlossen sein. Zeiten für die Bearbeitung von eventuellen Nichtkonformitäten, für die Vorgangsprüfung durch die Zertifizierungsstelle und die Zertifikaterstellung müssen berücksichtigt werden, um eine lückenlose Zertifizierung für fünf weitere Jahre zu gewährleisten. Bei einem Re-Zulassungsaudit (Neu-Zulassungsaudit) werden die erforderliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie die Umsetzung der Anforderungen aus den Empfehlungen des Beirates zum Vorliegen eines Systems zur Sicherung der Qualität überprüft. Der Antragsteller übergibt der Zertifizierungsstelle zur erforderlichen Bereitschaftsbewertung die gültigen Unterlagen. Ob die Bereitschaftsbewertung vor Ort durchgeführt wird, entscheidet die fachkundige Stelle unter Berücksichtigung der fachlichen Notwendigkeit zur Sicherung eines hohen Qualitätsstandards im Einzelfall Übernahme einer bestehenden Zulassung Beabsichtigt ein Träger, der bereits durch eine andere Fachkundige Stelle als die Zertifizierungsstelle zugelassen ist, den Wechsel zur Zertifizierungsstelle, handelt es sich um eine Übernahme eines Trägerzertifikats einer anderen Fachkundigen Stelle. Bei Übernahme einer bestehenden Zulassung muss die Zertifizierungsstelle das aktuelle Zertifikat (Kopie), die Auditberichte seit der letzten Neu-Zulassung/Re-Zulassung und zugehörige Abweichungsberichte zur Verfügung gestellt bekommen. Werden die letzten Auditberichte nicht zur Verfügung gestellt, muss der Antrag wie eine Neu-Zulassung behandelt werden. Der Träger hat der Zertifizierungsstelle die Gründe für die Beantragung einer Übernahme mitzuteilen. Formularstand Februar 2018 Seite 6 von 10

7 2.2.5 Aussetzen und Zurückziehen der Zulassung Die Überwachungsaudits inkl. Zulassungsentscheidung müssen spätestens 15, 27, 39 bzw. 51 Monate nach dem letzten Audittag des Zulassungs- bzw. Re-Zulassungsaudits abgeschlossen sein. Eine Ausnahme bildet das erste Überwachungsaudit nach einem Zulassungsaudit. Für den Termin dieses Audits ist der letzte Tag des 12 Monate vorher durchgeführten Zertifizierungsaudits maßgebend. Bei Überschreitung einer der genannten Termine wird die Zulassung ausgesetzt. Die Aussetzung kann längstens bis 90 Tage erfolgen. Können die Überwachungsaudits auch bis zu diesem Zeitpunkt nicht positiv abgeschlossen werden, muss das Zertifikat zurückgezogen werden. Das Aussetzen bedingt die vorübergehende Streichung des Unternehmens aus dem Verzeichnis der zertifizierten Unternehmen (siehe 3.2). Gleichzeitig werden alle Nutzungsrechte des Zertifikats und des Warenzeichens ausgesetzt. Das Zurückziehen von Zertifikaten wird von der Zertifizierungsstelle an die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) gemeldet, die die Information an die Bundesagentur für Arbeit weiterleitet. 3 Sonstiges 3.1 Aufzeichnungen und Verbleib der Unterlagen Die Zertifizierungsstelle führt Aufzeichnungen über alle durchgeführten Leistungen zur Zertifizierung, aus denen die Durchführung der Leistungen ersichtlich ist. Die Aufbewahrungsfrist dieser Unterlagen beträgt mindestens fünf Jahre nach Ablauf der Gültigkeit des Zertifikates. 3.2 Verzeichnis der zugelassenen Unternehmen und Maßnahmen Die Zertifizierungsstelle führt ein Verzeichnis der zertifizierten Antragsteller mit Angaben des jeweiligen Geltungsbereiches und der zugelassenen Maßnahmen. Das Verzeichnis steht der Öffentlichkeit auf Anfrage zur Verfügung. 3.3 Voraussetzungen für die Zertifizierung von Unternehmen mit mehreren Standorten Eine Organisation mit mehreren Schulungsstandorten ist eine Organisation, die eine Zentrale besitzt, in welcher die Tätigkeiten geplant, überwacht und geleitet werden. Zusätzlich besteht ein Netzwerk an weiteren Standorten, in denen diese Tätigkeiten vollständig oder teilweise ausgeführt werden. Die von sämtlichen Standorten des Unternehmens erbrachten Leistungen müssen im Wesentlichen vergleichbar oder ähnlich sein und grundsätzlich mit Hilfe vergleichbarer Methoden erzielt werden (dazu gehören auch Anlagen, Hilfsstoffe etc.). Das System muss von einer zentralen Funktion gemäß einem zentral geregelten Plan verwaltet werden und der zentralen Bewertung der obersten Leitung unterliegen. Entsprechend des Antrags auf Zulassung müssen alle Standorte (feste und temporäre) fachbereichsbezogen berücksichtigt werden. Geprüft werden muss immer die Zentrale des Trägers. In welchem Umfang Vor-Ort-Prüfungen der weiteren Standorte durchgeführt werden, entscheidet die fachkundige Stelle unter Berücksichtigung der fachlichen Notwendigkeit zur Sicherung eines hohen Qualitätsstandards im Einzelfall. Bei Vorlage geeigneter standort- und fachbereichsbezogener Dokumente kann eine vor Ort Prüfung grundsätzlich entfallen. Alle in die Zertifizierung einbezogenen Standorte unterliegen einem internen Auditprogramm und wurden vor Beginn des Zertifizierungsaudits gemäß diesem Programm intern auditiert. Es muss weiterhin der Nachweis erbracht werden, dass der zentrale Standort dieses Unternehmens ein System gemäß der jeweiligen Norm eingeführt hat und dass die Anforderungen der Norm an allen weiteren Standorten erfüllt werden. Dies umfasst auch die Erfüllung anderer relevanter Vorschriften. Außerdem ist der Nachweis zu erbringen, dass die erforderliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie die Umsetzung der Anforderungen aus den Empfehlungen des Beirates zum Vorliegen eines Systems zur Sicherung der Qualität für alle Standorte sichergestellt ist. Formularstand Februar 2018 Seite 7 von 10

8 Es ist möglich, dass die im Angebot angegebenen, zu auditierenden Standorte und deren Terminierung, aufgrund von Erkenntnissen während des Zertifizierungsvorgangs Änderungen unterliegen. Diese Änderungen haben keine Auswirkungen auf die im Angebot gemachten Auditaufwendungen, es sei denn, dass sich Änderungen seit der Angebotserstellung im Unternehmen ergeben haben. 3.4 Einsprüche und Beschwerden Einsprüche Einsprüche gegen Entscheidungen der Zertifizierungsstelle sind an o.a. Adresse schriftlich zu richten. Das Einreichen von Einsprüchen bewirkt keinen Nachteil für den Einreichenden. Der Einspruch wird von Personen in der Zertifizierungsstelle bearbeitet, die nicht in den jeweiligen Vorgang involviert sind. Dem Einspruchsführer wird zunächst eine Empfangsbestätigung und später die Entscheidung einschließlich der ggf. getroffenen Maßnahmen schriftlich innerhalb 2 Monaten mitgeteilt Beschwerden Beschwerden sind in schriftlicher Form an o.a. Adresse zu richten. Beschwerden können sich auf Zulassungstätigkeiten oder auf zugelassene Kunden beziehen. Wenn die Beschwerde einen zertifizierten Kunden betrifft, dann berücksichtigt die Untersuchung die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems. Die Beschwerde wird von Personen in der Zertifizierungsstelle bearbeitet, die nicht in den jeweiligen Vorgang involviert sind. Dem Beschwerdeführer wird zunächst eine Empfangsbestätigung und später die Entscheidung einschließlich der ggf. getroffenen Maßnahmen schriftlich mitgeteilt. Der ggf. betroffene Kunde wird ebenfalls informiert. Alle Beschwerden werden dem Ausschuss zur Sicherung der Unparteilichkeit vorgelegt. 3.5 Zeichennutzung Name und Sitz des Zeicheninhabers Der TÜV Hessen mit Sitz in Darmstadt ist Inhaber des Zeichens, das in der unter Punkt gezeigten Darstellungsform benutzt werden kann Vereinbarung zur Zeichenbenutzung Das zugelassene Unternehmen kann das Zeichen nutzen, wenn dies vertraglich vereinbart wurde. Alle mit der Benutzung des Zeichens verbundenen Rechte und Pflichten sind dem Vertrag zu entnehmen. Das Zeichen darf nur in der Form benutzt werden, wie in Abschnitt dargestellt. Es kann in der angegebenen Farbe oder in Grautönen unter Wahrung der Proportionen der Bestandteile des Zeichens benutzt werden. Das Zeichen muss leicht lesbar und deutlich sichtbar sein. Für die Benutzung des Zeichens, insbesondere auch im Rahmen der Werbung, ist der Zeichenbenutzer gegenüber des TÜV Hessen verantwortlich. Es soll immer die Zulassungsnummer unter der Norm angegeben werden Form des Zeichens für die AZAV Trägerzulassung und AZAV Maßnahmezulassung Formularstand Februar 2018 Seite 8 von 10

9 4 Ablaufschema Träger- und Maßnahmezulassung Trägerzulassung Nach 60 Monaten Neu-Zulassung Jahre 2, 3, 4, 5: je ein Überwachungsaudit Erteilung des Zertifikates Berichterstellung Durchführung Zertifizierungsaudit vor Ort Jahr 1: Bereitschaftsbewertung Unterlagenprüfung Informationsgespräch, Angebotserstellung, Angebotsannahme / Vertrag Abb. 1: Ablaufschema Trägerzulassung Formularstand Februar 2018 Seite 9 von 10

10 Maßnahmezulassung Nach 36 Monaten eine (Neu-Zulassung) Nach 12 und 24 Monaten je ein Überwachungsaudit / im zweiten und dritten Jahr Zwingend vor Ort bei Unternehmen, die nicht als Träger durch die Zertifizierungsstelle zugelassen sind. Bei Unternehmen, die als Träger durch die Zertifizierungsstelle zugelassen sind, im Rahmen der Trägerüberwachungsaudits entsprechend der Referenzauswahl. Erteilung des Zertifikates Berichterstellung Durchführung Zulassungsaudit Zwingend vor Ort bei Unternehmen, die nicht als Träger durch die Zertifizierungsstelle zugelassen sind. Durchführung Zulassungsaudit Ggf. vor Ort bei Unternehmen, die als Träger durch die Zertifizierungsstelle zugelassen sind. Bereitschaftsbewertung / Unterlagenprüfung Bereitschaftsbewertung / Unterlagenprüfung Informationsgespräch, Angebotserstellung, Angebotsannahme / Vertrag Informationsgespräch Unternehmen, die nicht als Träger durch die Zertifizierungsstelle zugelassen sind. Unternehmen, die als Träger durch die Zertifizierungsstelle zugelassen sind. Abb. 2 Ablaufschema Maßnahmezulassung Formularstand Februar 2018 Seite 10 von 10