INTENIK. Elektronische Meldescheinerfassung und -archivierung

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1 INTENIK Elektronische Meldescheinerfassung und -archivierung

2 Elektronische Meldescheinerfassung und -archivierung Wir bauen Brücken vom Papier in die digitalisierte Welt transparent zeitnah effektiv 2

3 Zielsetzung Sinnvolle Ergänzung vorhandener Systeme Effektives Outsourcing der Erfassungsarbeiten Kostentransparenz bis hin zum einzelnen Meldeschein Freiraum für touristisch relevante Arbeiten 3

4 Grundsätze Keine Änderung vorhandener Arbeitsweisen Angepasst an Ihr Verwaltungssystem (z.b. AVS, Feratel, Intobis,...) 4

5 Manuelle Erfassung Branchensoftware vorhanden MS-Ausgabe an Herbergen Datenlisten von Kliniken o.ä. Komplexe Kurtaxe-Tarife 5

6 Digitale Erfassung INTENIK 6

7 Elektronische Präzision und menschliche Intuition Automatische Zeichenerfassung Zuerst durchlaufen die Meldescheine die elektronische Auswertung der Formularfelder und verschiedene Optimierungssysteme. Ein Großteil der eingetragenen Daten wird hier bereits erkannt. Verifizierung Um nahezu fehlerfreie Ergebnisse zu gewährleisten, werden nicht eindeutig erkannte Zeichen an einem Bildschirmarbeitsplatz angezeigt. Mitarbeiter greifen bei Bedarf manuell ein oder geben die Datensätze frei. 7

8 Elektronische Präzision und menschliche Intuition Adresskorrektur Straße, Postleitzahl und Ort werden mit der Datenbank der Post abgeglichen. Fehlerhafte Angaben selbst fehlende Postleitzahlen werden automatisch korrigiert und normiert. Dadurch reduzieren sich Rückläufer bei späteren Postsendungen Karteileichen entfallen. Plausibilitäten / Regelkatalog Unplausible Daten werden zur Korrektur markiert, nach einem individuellem Regelwerk oder hinterlegtem Schlüssel ergänzt. Ein gemeinsam erstellter Regelkatalog legt fest, wie einzelne Meldescheinfelder verarbeitet werden. Fehlende Daten werden automatisiert ersetzt oder durch Berechnungen erzeugt. 8

9 Verifizierung 9

10 Lesefähige Meldescheine Eigenschaften klare, amtliche Struktur konditioniertes Ausfüllen optimierte Farbgestaltung maschinenlesbar integrierte Gästekarte Kopierschutztechniken optional 10

11 Installation in der Kurverwaltung / Tourist-Information Einzugsscanner (falls noch nicht vorhanden) Scan-Software Datenanbindung Kann z.b. auch für DMS (Dokumentenmanagement) und diverse andere Belege genutzt werden. Vorkonfigurierte Rechner stellen wir bei Bedarf auch zur Verfügung. Sie kümmert sich um die Ansteuerung des Scanners und sorgt für die korrekte Übertragung. Sie organisiert den Arbeitsablauf in Stapeln. Digitalisierte Meldescheine werden paketweise an Intenik übertragen und mit leistungsfähigen Systemen ausgewertet. 11

12 Vorraussetzungen vor Ort Internetanbindung (DSL oder Standleitung) Scanner und Software Lesefähige Meldescheine Importschnittstelle der Branchensoftware 12

13 Ergebnis der elektronischen Meldescheinerfassung Aufwandsreduzierung (Zeit) um ca. 85 % elektronische Archivierung inkl. DMS-System optimierte Daten, Plausibilitätsprüfung saisonale Schwankungen können optimiert werden detaillierte Statistiken (zeitlich abgegrenzt/optional) absolute Kostentransparenz und zeitnahe Abrechnung 13

14 Weiterverwertung / Zusatznutzen Durch unsere Auswertungen können wir Ihre Gästestruktur exakt und genau analysieren. Hieraus können perfekt auf Ihre Gästezielgruppe abgestimmte Marketingkonzepte entwickelt werden. So können Sie eine deutlich bessere Kundenbindung erreichen und neue Gäste akquirieren. Unsere Partneragentur JOCO ist spezialisiert auf Touristik und Hotellerie und berät Sie umfassend in allen Marketing- und Kommunikationsfragen. Agentur für Kommunikationsdesign JOCO Agentur für Kommunikationsdesign GmbH Lausitzer Straße Berlin 14

15 Offene Systemarchitektur sorgt für Anpassungsfähigkeit Wir freuen uns auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Ihnen! Intenik GmbH Bergstraße Pirmasens Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Mail Web 15

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