Baustein. Ablagesystematik und Aktenorganisation

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1 Baustein Ablagesystematik und Aktenorganisation April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 00

2 Die Informationsflut Projektsekretariat geschlossen Aufgrund der rasanten Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie ist es heute für niemanden mehr ein Problem, kurzfristig riesige Informationsmengen zusammen zu stellen, die sich nach wie vor zu einem wesentlichen Teil auf Papier befinden. Nutzen bieten Informationen aber nur, wenn sie aktuell, dem Bedarf entsprechend vollständig und leicht auffindbar sind. Sonst verursachen sie nur Kosten! April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 01

3 Organisation der Informationen Drei Komponenten spielen die wesentliche Rolle: Die Zeitkomponente: Die wesentliche Anforderung an eine gut funktionierende Ablage besteht darin, dass sie schnell sein soll, d.h. archivieren und wiederauffinden muss mit möglichst wenig Zeitaufwand durchführbar sein. Die Platzkomponente: Neben dem Zeitaufwand kann auch der für die Ablage benötigte Platz Probleme machen, seien es nun Aktenschränke, ein Tresor oder Platz auf der Platte des Computers. Die Qualitätskomponente: In Projekten entsteht schon aufgrund ihres meist innovativen Charakters ständig neues Wissen. Bleibt dieses in den Köpfen der Mitarbeiter oder in irgendwelchen unübersichtlichen Ablagestapeln hängen, geht wertvolles Erfolgspotential für das Unternehmen verloren. April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 02

4 Die Zeitkomponente: Welche Fragen sind zu klären? Wie soll die Ablage strukturiert sein? Welche Bezeichnungen werden innerhalb der Ablage verwendet? Wie lange soll ein Dokument aufbewahrt werden? Wer benötigt welche Dokumente? Wer ist für welche Ablagetätigkeiten verantwortlich? Wie soll ein Dokument in den Gesamtzusammenhang eingeordnet werden? Wo ist ein gesuchtes Dokument zu finden? Wie soll die Information aufbewahrt werden? Projektunterlagen April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 03

5 Die Platzkomponente Neben dem Zeitaufwand kann auch der für die Ablage benötigte Platz Probleme - nicht nur in Form von Kosten - machen Experten schätzen, dass in Deutschland immer noch mehr als 80% aller schriftlichen Informationen in Form von Papier vorliegen. Papier ist überall, von jedem und ohne technische Voraussetzungen einsetzbar, nicht störanfällig oder absturzgefährdet und man ist daran gewöhnt. Das sind nur einige Gründe, warum es das total papierlose Büro oder Projekt trotz aller technischen Möglichkeiten bisher noch so selten gibt. Papier braucht Platz in Form von Stellfläche für Registraturschränke, Büroraum ist aber knapp und teuer: Die Forderung hinsichtlich der Platzkomponente heißt also: Platzaufwand für Papierablage auf ein Minimum reduzieren. April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 04

6 Die Qualitätskomponente Qualität ist die Erfüllung der Anforderungen, die Kunden an Produkte und Dienstleistungen stellen Um Qualität zu erzeugen, ist Wissen notwendig Wissen ist im Zeitalter der Informationsgesellschaft zu einem wesentlichen Produktionsfaktor geworden Nach Untersuchungen der Boston Consulting Group nutzen die Unternehmen nur % des vorhandenen Wissens Unternehmen, die es schaffen, ihr Wissensmanagement zu optimieren, verzeichnen erstaunliche Produktivitäts- und Qualitätssteigerungen In Projekten entsteht schon aufgrund ihres innovativen Charakters ständig neues Wissen Eine professionell organisierte Ablage ist daher einer der Mosaiksteine für erfolgreiches Wissensmanagement im Projekt April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 05

7 Klassifikation von Information Informationen lassen sich unterscheiden nach Art und Zustand. Informationsarten können sein: Daten Texte Bilder Grafiken Sprache Mischformen Sie können in analoger oder digitaler Form vorliegen: Papier Mikrofilm gescannte Dokumente Dokumente aus Telediensten Dateien Datenbanken systemerstellte Dokumente Dokumente aus Telediensten April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 06

8 Regelung von Verantwortung für Informationsfluss und Ablage... April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 07

9 Kosten unterschiedlicher Speicherformen für Papier April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 08

10 Weitere Kriterien für die Auswahl der Ablagetechnik Wie groß ist das unterzubringende Schriftgutvolumen? Wieviel Platz ist an welchen Standorten überhaupt vorhanden? Wie lange ist welches Schriftgut an den Standorten aufzubewahren? Kann Mobiliar neu beschafft werden oder muss vorhandenes genutzt werden? Muss das Schriftgut oft transportiert werden, können entsprechende Transportbehälter bereit gestellt werden? Ist eine umfangreiche Büromaterial-Lagerhaltung möglich? Welche Formate hat das Schriftgut? Um welche Art von Schriftgut geht es (gut untergliederte oder große Mengen gleichartiger Dokumente)? Wer hat Zugriff auf das Schriftgut? Wie ist die Disziplin der Benutzer? Wie hoch ist die Zugriffshäufigkeit? April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 09

11 Übung: Ablage - Vor- und Nachteile an einem Beispiel Aufgabe: Was müssen Sie tun (Arbeitsschritte), um ein Dokument abzulegen: 1. in einem Ordner, 2. In einer Hängemappe. Geben Sie eine Liste der einzelnen Vorgänge an. Welche Ablagetechnik hat Ihrer Meinung nach Zeitvorteile? Hat die zeitlich schlechtere Ablagetechnik auch Vorteile? Welche? Zeit: 30 Minuten Arbeit in Teams von 4-5 Personen April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 10

12 Übung: Ablage - Musterlösung Durchzuführende Arbeitsschritte Im Ordner In der Loseblatthängemappe 01 Schriftgut sortieren 02 Schriftgut lochen 03 Ordner aus dem Schrank nehmen 04 Ordner öffnen 05 Niederhalter öffnen 05 Ablagestelle suchen 07 Schriftgut umlegen 08 Mechanik öffnen 09 Schriftgut einlegen 10 Mechanik schließen 11 Schriftgut zurückblättern 12 Niederhalter schließen 13 Ordner schließen 14 Ordner in den Schrank stellen 01 Schriftgut sortieren 02 Hängeschrank öffnen 03 Mappe anheben 04 Schriftgut einlegen 05 Mappe loslassen 06 Hängeschrank suchen Steht statt der Zeit- die Platzkomponente im Vordergrund, dann schneiden Ordner etwa doppelt so gut ab wie die vertikale Hängemappe. Auf der gleichen Fläche bekommt man etwa zweimal so viel Schriftgut unter. Das liegt daran, dass man Ordner in sechs Reihen übereinander ins Regal stellen kann, bei der Hängeregistratur aber nur vier Züge übereinander möglich sind und hier neben der Stellfläche auch die Auszugsfläche für die Schublade einkalkuliert werden muß. April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 11

13 Das Medium Mikrofilm Die Mikroverfilmung von Unterlagen ist ein seit Jahrzehnten etabliertes Verfahren in der Aktenorganisation und wird vor allem dort eingesetzt, wo es gilt,große Mengen von Schriftgut über einen längeren Zeitraum platzsparend (Reduzierung des Platzaufwandes um 98%) aufzubewahren. Mikroverfilmung kann als Ersatzverfilmung (die Originale werden vernichtet) oder Sicherheitsverfilmung (die Originale bleiben erhalten, der Film wird zur Sicherheit z. B. in einem feuerfesten Safe aufbewahrt) durchgeführt werden. Die Bilder selbst können sich auf Filmrollen, Jacketts (Einzelbilder in Streifenkarten) oder Mikrofiche (Planfilmkarte, die komplett auf einmal oder Stück für Stück belichtet werden kann) oder, sofern es sich um Zeichnungen handelt, auf Planfilmkarten befinden. April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 12

14 Wann ist der Einsatz von Mikroverfilmung sinnvoll? Folgende Fragen sind - immer wieder neu für jedes Projekt - zu klären: Ist die Dokumentenmenge groß genug, um den Aufwand zu rechtfertigen? Ist die notwendige Aufbewahrungsdauer lang genug? Sind die Dokumente einfach strukturiert, so dass mit einem einfachen und treffsicheren Indexverfahren gearbeitet werden kann? Ist der Zugriff an allen notwendigen Stellen in der erforderlichen Geschwindigkeit gewährleistet? Sind die Dokumente verfilmungstauglich? Rechnet sich die Verfilmung im Vergleich zu anderen Alternativen? April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 13

15 Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagementsysteme Die stürmische Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie sorgt dafür, dass immer mehr Speicherplatz zu immer günstigeren Bedingungen zur Verfügung steht. Neben den Magnetspeichern (Disketten, Zip Disk, Magnetplatten, Bänder) verzeichnet auch die Optical Disk in Form von CD-Rom, CD-RW oder DVD steigenden Einsatz. April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 14

16 Das papierlose Büro ist rein technisch schon längst realisierbar Dokumente entstehen in codierter Form, sie werden also per EDV erstellt, gehen per ein oder werden direkt aus Telediensten abgerufen in Papierform eingehende Dokumente können gescannt oder mit OCR Software (Optical Character Recognition) elektronisiert werden die Dokumente werden indexiert, das heißt, sie bekommen Suchmerkmale zugeordnet, unter denen man sie später wiederfinden will und schließlich auf einem entsprechenden Speicher untergebracht von wo sie in Sekundenschnelle wieder auf den Bildschirm abrufbar sind, bearbeitet und verteilt werden können April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 15

17 Elektronisches Dokumentenmanagement Gerade Teamarbeit im Projekt kann durch den Einsatz solcher Systeme effizienter werden, da hier meist ohnehin schon sehr intensiv mit elektronisch erstellten Informationen (z. B. durch Einsatz von Projektmanagement-Software) gearbeitet wird und jedes Teammitglied in Sekundenschnelle auf den gemeinsamen Informationspool zugreifen kann. Voraussetzung - und darin liegt auch oft noch der Haken - ist, dass zunächst die organisatorische Basis für den erfolgreichen Einsatz solcher Systeme geschaffen wird. Nicht ohne Grund werden elektronische Archivsysteme bisher hauptsächlich dort eingesetzt, wo homogene und strukturierte Massendaten anfallen, die völlig oder teilweise automatisch indexiert werden können. Schrifttum, das in Projekten entsteht, ist nur teilweise homogen und verlangt daher in der Regel eine sorgfältige Indexierung. April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 16

18 Beispiel: Struktur einer elektronischen Projektablage (1) Struktur der obersten Ebene: 10 Projektmanagement Alle Dokumente zum allgemeinen wie zum phasenspezifischen Projektmanagement sind in diesem Verzeichnis abgelegt. 20 Qualitätssicherung Alle mit der Qualitätssicherung verbundenen Dokumente befinden sich in diesem Ordner. 30 Fachliche Ergebnisse Hier befinden sich, aufgeteilt in die Phasen und deren Blöcke, die Ergebnistypen, wie sie der Entwicklungsprozess vorschreibt. In vielen der Unterverzeichnisse befinden sich Muster-Dokumente: Templates : Vorlagen mit Inhaltsstruktur, Kopf- und Fußzeile Formulare : Vorlagen für formelle Abnahmen etc. Checklisten: Vorlagen für das Überprüfen von Ergebnissen April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 17

19 Beispiel: Struktur einer elektronischen Projektablage (2) Struktur der zweiten Ebene: 10 Projektmanagement - Abnahmeunterlagen Formular Abnahmeprotokoll Formular Fehlerprotokoll Formular Systemabnahmeplan - Änderungsanforderungen Formular Änderungsantrag Formular Liste der Änderungsanträge - Arbeitsunterlagen Checkliste Verhandlungskriterien - Planungsunterlagen Template Gesamtplanung - Projektantrag und -auftrag Template Projektantrag Template Projektorganisation - Projektberichtswesen Template Projektstatusbericht - Rechnungen und Verträge - Schriftverkehr extern intern April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 18

20 Beispiel: Struktur einer elektronischen Projektablage (3) Struktur der zweiten Ebene: 20 Qualitätsmanagement - Projektstandards - Qualitätsplan Template Qualitätsplan - QS-Maßnahmen - 10 Spezifikation - QS Basisspezifikation Archiv der geprüften Ergebnisse QS-Dokumente und -berichte Checkliste Basisspezifikation Formular QS-Aktionsliste Basisspezifikation Formular QS-Protokoll Basisspezifikation Template Einladung zum Review Basisspezifikation Referenzunterlagen analog für die anderen Teilphasen der Phase Basisspezifikation... analog für die Phasen - 20 Realisierung und - 30 Einführung - QS Projektmanagement April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 19

21 Beispiel: Struktur einer elektronischen Projektablage (4) Struktur der zweiten Ebene: 30 Fachliche Ergebnisse - 10 Spezifikation - Basis BA01 Ist-Analyse Template Ist-Analyse BA02 Anforderungskatalog Template Anforderungskatalog BA03 Qualitätsziele Template Qualitätsziele BA04 Lösungsalternativen Template Lösungsalternativen analog für die anderen Teilphasen der Phase Spezifikation - Feinkonzept - IV-Konzept - Make or buy-konzept - Soll-Konzept - Wirtschaftlichkeit analog für die Phasen - 20 Realisierung und - 30 Einführung April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 20

22 Beispiel: Moderne Ablage im Intranet Klassische Ablageformen - Pendelregistratur, Ordner, Kassetten, Hängeregistratur - eignen sich nur für analoge Informationen. Eine elektronische Ablage hingegen kann alle Arten von Informationen speichern. April 2002 Projektmanagement II - copyright Dr. Klaus Röber Modul: Ablagesystematik und Aktenorganisation 21

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