Sage Lohn XL. Benutzer-/Zugriffsverwaltung

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1 Sage Lohn XL Benutzer-/Zugriffsverwaltung

2 Impressum Sage GmbH Franklinstr Frankfurt am Main Sitz: Frankfurt am Main Amtsgericht Registergericht: Frankfurt am Main, HRB Geschäftsführer: Rainer Downar, Heino Erdmann Haben Sie eine Frage zum Produkt? Support: Hotline: +49 (0) Faxline: +49 (0) Hotline: Montag Donnerstag von 08:00 bis 17:00 Uhr, Freitag von 08:00 bis 15:00 Uhr Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Hotline grundsätzlich keine Auskünfte zu steuer- oder SVrechtlichen Problematiken geben kann. Hierfür stehen Ihnen Ihre Krankenkassen bzw. Ihr Steuerberater sicher gerne zur Verfügung. Kennen Sie unser Kundenportal? Alle Kunden haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich mit einem Kennwort in den exklusiven Kundenbereich einzuloggen. Hier können Sie wichtige Neuerungen und Informationen zu unseren Produkten lesen bzw. herunterladen. Außerdem sehen Sie z. B. den aktuellen Stand Ihrer Anfragen. Sie können einen Zugang per an oder telefonisch über unsere Hotline beantragen. Stand: November 2017 HAFTUNGSAUSSCHLUSS Trotz kontinuierlicher Bemühungen von Sage, die Informationen in diesem Dokument so vollständig und aktuell wie möglich zu halten, kann Sage nicht für die Richtigkeit und/oder Vollständigkeit und/oder spezifische Anwendbarkeit der veröffentlichten und/oder angefragten Informationen in diesem Dokument garantieren. Sage haftet für keinerlei direkte, indirekte, zufällige, spezielle Schäden, Folgeschäden, Verluste oder für aus der Nutzung dieses Dokuments entstehende Geschäftsstörungen. Die auszugsweise Verwendung von Informationen aus diesem Dokument erfolgt jederzeit und vollständig auf Risiko des Verwenders. Ohne die vorherige schriftliche Genehmigung der Sage GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in jeglicher Form kopiert, veröffentlicht und/oder weitergeleitet werden, sei es elektronisch, gedruckt, als Fotokopie, auf Mikrofilm oder jedweder anderen Art und Weise. Sage GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Alle hier genannten Marken und Markenzeichen stehen den jeweiligen Schutzrechtsinhabern zu. Sage Lohn XL Seite 2 von 15

3 Inhaltsverzeichnis 1.0 Allgemein Funktionsbeschreibung Admin bzw. Xladmin aufrufen Benutzer Benutzer neu anlegen Benutzergruppen anlegen Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen Benutzer löschen Rechte vergeben Rechte anzeigen, drucken und löschen Passwort ändern Passwort Eigenschaften Menü Menü festlegen Menüname ändern Menüname löschen Zuordnung löschen 15 Sage Lohn XL Seite 3 von 15

4 1.0 Allgemein Das Thema Datenschutz wird zunehmend wichtiger. Deshalb ist die Zugriffsverwaltung von Sage Lohn XL ein sehr wichtiges Instrument. Beim Aufruf von Sage Lohn XL werden den Benutzern durch eine Passwortabfrage, die in der Zugriffsverwaltung vergebenen Rechte zugewiesen. Es können beliebig viele Benutzer angelegt werden, deren Rechte oder Beschränkungen auf Mandanten oder auch auf bestimmte Teilbereiche des Mandanten festgelegt werden können. Benutzen Sie die Tabulatortaste, um sich in den Fenstern von admin bzw. xladmin feldweise vorwärts zu bewegen. Sage Lohn XL Seite 4 von 15

5 2.0 Funktionsbeschreibung Den Benutzern können komplette Mandanten, oder auch nur Teilbereiche von Mandanten zugeordnet werden. Die Teilbereiche können nach Betriebsstätten, Filialnummern, Abteilungen, BG-Nummern, Abrechnungsgruppen, Berufsschlüssel und Personalnummern vergeben werden. Um bei vielen einzelnen Benutzern die Vergabe der Rechte zu erleichtern, können diese in Gruppen zusammengefasst werden, um nur einmalig die Berechtigungen zu vergeben. Bei Zuordnung zu einer Gruppe werden die Rechte des einzelnen Benutzers der Gruppe angepasst. Die Gruppe kann, wie bei einzelnen Benutzern, auch Teilbereichen zugeordnet werden. Sage Lohn XL Seite 5 von 15

6 3.0 Admin bzw. Xladmin aufrufen Der Aufruf von admin bzw. xladmin erfolgt außerhalb von Sage Lohn XL. Es kann hierfür ein eigenes Symbol, wie folgt, angelegt werden: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und anschließend auf Neu > Verknüpfung. Das folgende Fenster wird angezeigt: Sage Lohn XL Seite 6 von 15

7 2. Geben Sie den Speicherort für den admin bzw. xladmin, wie folgt, ein: für admin (LW):\Wlohnxl\winclt\bin\admin.exe für xladmin (LW):\Wlohnxl\winclt\bin\xladmin.exe 3. Klicken Sie Weiter, um zum nächsten Fenster zu gelangen. 4. Geben Sie die Bezeichnung für das Symbol ein und klicken Sie Fertig stellen. 5. Wenn das Symbol erstellt ist, klicken Sie dieses mit der rechten Maustaste an und öffnen die Eigenschaften. 6. Ergänzen Sie die Angaben wunschgemäß. Sage Lohn XL Seite 7 von 15

8 Sie können xladmin auch auf der Betriebssystemebene über Start > Programme > MS- DOS Eingabeaufforderung starten. 1. Auf der MS-DOS Eingabeaufforderung wechseln Sie in das Lohnverzeichnis z. B.: WLOHNXL und dann in das Unterverzeichnis RELS. 2. Da sich das Programm admin nicht auf dem Unterverzeichnis RELS sondern auf BIN befindet, setzten Sie zunächst den Pfad wie folgt: set path=..\bin;%path% für admin set path=d:\wlohnxl\bin für xladmin 3. Bei Multi-Installationen starten Sie den Befehl aus \Wlohnxl\winclt\rels. 4. Anschließend starten Sie das Programm admin bzw. xladmin mit dem Befehl admin bzw. xladmin. Sage Lohn XL Seite 8 von 15

9 4.0 Benutzer 4.1 Benutzer neu anlegen Nach dem Start der Benutzerverwaltung wird das folgende Fenster angezeigt: Der erste Benutzer, der angelegt wird, hinterlegt ein Passwort, hat alle Rechte und ist automatisch der Admin, der auch nicht gelöscht werden kann. Notwendige Änderungen in der Passwortvergabe sind nur mit dem Admin-Passwort möglich. Sämtliche Einträge und Veränderungen können nur mit dem admin-passwort vorgenommen werden. Nach der Anlage des Admin können Sie in dem nachfolgenden Fenster andere Benutzer mit den entsprechenden Passwörtern anlegen. Wählen Sie dazu in der Benutzerverwaltung > Neuanlage Benutzer. Sage Lohn XL Seite 9 von 15

10 4.2 Benutzergruppen anlegen Unter Benutzerverwaltung > Neuanlage Gruppen können Benutzergruppen definiert werden; in die dann einzelne Benutzer einer Gruppe zugeordnet werden können. 1. Wählen Sie Benutzerverwaltung > Neuanlage Gruppen. 4.3 Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen 1. Wählen Sie Benutzerverwaltung > Zuordnung Benutzer. 4.4 Benutzer löschen Mit diesem Programmteil kann eine bereits angelegte Gruppe oder ein angelegter Benutzer wieder gelöscht werden. Damit werden alle für ihn angegebenen Zugriffsrechte aufgehoben. 1. Wählen Sie Benutzerverwaltung > Löschen Benutzer. Sage Lohn XL Seite 10 von 15

11 4.5 Rechte vergeben 1. Wählen Sie Zugriffsberechtigung > Vergabe Rechte/Übersicht > Vergabe Rechte. Hier können Sie dem Benutzer oder der Gruppe bestimmte Rechte zuordnen. Diese können sich auf komplette Mandanten beziehen. oder auf Teilbereiche, z. B. Betriebsstätten, BG-Nummer, Filialnummer, Abrechnungsgruppe, Abteilung und Berufsschlüssel. Sage Lohn XL Seite 11 von 15

12 2. Vergeben Sie, wenn gewünscht, die Rechte nach Personalnummern. Es besteht die Möglichkeit mehrere Rechte für mehrere Mandanten bzw. Teilbereiche auszuwählen. 3. Bestätigen Sie jede einzelne Auswahl mit Übernehmen und abschließend alle Einstellungen mit Speichern. 4.6 Rechte anzeigen, drucken und löschen Im Fenster Vergabe Rechte können Sie alle vergebenen Rechte anzeigen, drucken oder entfernen. 1. Wählen Sie Zugriffsberechtigung > Vergabe Rechte/Übersicht > Vergabe Rechte. 2. Klicken Sie die Schaltfläche Übersicht Rechte, um alle vergebenen Rechte anzuzeigen. 3. Klicken Sie die Schaltfläche Drucken, um alle vergebenen Rechte auf dem Standarddrucker auszuweisen. 4. Klicken Sie die Schaltfläche Löschen, um die Rechte zu entfernen. Sage Lohn XL Seite 12 von 15

13 4.7 Passwort ändern In der Benutzerverwaltung können auch Passwörter für die Benutzer verändert werden. 1. Wählen Sie Benutzerverwaltung > Passwort ändern. 4.8 Passwort Eigenschaften Im Fenster Passwort Eigenschaften kann das Passwort befristet werden, d. h. dass das Passwort nach einer bestimmten Zeit von Tagen ungültig wird. 1. Wählen Sie Benutzerverwaltung > Passwort Eigenschaften. 2. Legen Sie in diesem Fenster ggf. fest, dass der Benutzer nach einer bestimmten Anzahl von Fehlversuchen gesperrt wird und das eigentliche Passwort ungültig wird. Sage Lohn XL Seite 13 von 15

14 5.0 Menü Die Menüeinstellungen können Sie nur im xladmin durchführen. 5.1 Menü festlegen Im Fenster Menü festlegen können Sie den Menünamen definieren und dem Benutzer zuordnen. 1. Starten Sie xladmin wie gewohnt. 2. Wählen Sie Menü > Menü festlegen. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Menü bestimmen, um jeden einzelnen Menüpunkt freizugeben oder zu sperren. Die Menüpunkte können jetzt durch Anklicken ausgeschaltet werden. An jede Gruppe wurde der Menüpunkt Gesamtes Hauptmenü aktiv/inaktiv angehängt. Hiermit können ganze Gruppen ausgeschaltet werden. 4. Klicken Sie auf die Schaltflächen OK und Zuordnung übernehmen, um das gewählte Menü dem Benutzer zuzuordnen. Sage Lohn XL Seite 14 von 15

15 5.2 Menüname ändern In dem Fenster Menüname ändern können Sie einen vergebenen Menünamen ändern. Der neue Menüname gilt automatisch für alle zugeordneten Benutzer des alten Menünamens. 1. Wählen Sie Menü > Menüname ändern. 5.3 Menüname löschen Ein Menüname, der keine Zuordnung eines Benutzers besitzt, kann im Fenster Menüname löschen gelöscht werden. 1. Wählen Sie Menü > Menüname löschen. 5.4 Zuordnung löschen In dem Fenster Zuordnung löschen können Sie die Zuordnung eines Benutzers zu einem Menünamen löschen. 1. Wählen Sie Menü > Zuordnung löschen. Sage Lohn XL Seite 15 von 15