ABACUS Jahresendverarbeitung Lohn

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1 ABACUS Jahresendverarbeitung Lohn Inhaltsverzeichnis Ausgangslage...2 Allgemeine Vorbereitungsarbeiten...3 Mehrwertsteuer...4 Allgemein... 4 Abgrenzung Auszahlung von Spesen... 4 Jahresendarbeiten bis ABACUS Version Jahresendarbeiten ab ABACUS Version Anhang Sozialversicherungskennzahlen

2 Ausgangslage Mit der ABACUS Version 2017 wurde der Prozess der Jahresendarbeiten überarbeitet und angepasst. Dies veranlasst uns, die neuen Prozesse und neuen Möglichkeiten festzuhalten und zu umschreiben. Die Dokumentation ist so aufgebaut, dass grundsätzlich die allgemeinen Vorbereitungsarbeiten aufgeführt sind, welche unabhängig einer ABACUS Version notwendig sind. Weiter sind die ABACUS-spezifischen Schritte aufgeführt, unterteilt in: ABACUS bis Versionen 2016 ABACUS ab Version 2017 Es ist nach wie vor so, dass jeweils nur mit 2 offenen Kalenderjahren im Lohn gearbeitet werden kann. Mit der Eröffnung des zweiten Jahres können frühzeitig Mutationen in den Lohndaten für das Folgejahr erfasst werden. Gleichzeit erlaubt die Führung von zwei offenen Jahren auch die Verarbeitung von Salären im neuen Jahr bei gleichzeitiger rückwirkender Auszahlung von Spesen, Partnersalären usw. für das abgelaufene Kalenderjahr. Speziell im Jahreswechsel von 2017 auf 2018 ist die MWST-Thematik mit der Senkung der Prozentsätze zu berücksichtigen (siehe dazu separater Punkt in dieser Anleitung). Hinweise für neues Menü im Programm 56 Jahresabschluss ab Version 2017: Im neuen Jahresabschluss-Menü kann jeweils zuerst der Verarbeitungsschritt ausgewählt werden. Im unteren Bereich wird eine kurze Beschreibung zu diesem Punkt gegeben, so dass man informiert ist, was dieser Vorgang auslöst. Jahresendverarbeitung Lohn NEU.docx Version 1.0 ( ) Seite 2 von 9

3 Allgemeine Vorbereitungsarbeiten Neues Lohnjahr Organisation neue Ansätze für Versicherungen und Tabellen Lohnmutationen AHV/IV/EO/FAK Akontorechnung für neues Jahr UVG / UVGZ / KTG Mitteilung der Versicherung. Allenfalls neues ELM-Profil verlangen BVG Lohn-Mitteilung für neues Jahr machen L421 Tabellen Neue Ansätze in firmenspezifischen Tabellen in Erfahrung bringen L443 Firmen-, Abteilungs-, GB-Stammfelder Einträge prüfen und ggf. anpassen Lohnanpassungen für neues Jahr müssen bekannt sein (z.b. Monatslöhne, Stundenlöhne, BVG usw.) Vergangenes Lohnjahr Lohnausweiseinstellungen LSE-Einstellungen Familienzulagen Quellensteuer L414 Lohnartenzuordnung Sind alle Lohnarten korrekt den Lohnausweisziffern zugeordnet? (Ab Version 2017 bei Auszahlung Renten separate Zuweisung für Rentenbescheinigung erforderlich) L31 Lohnausweisvorlagen Haben alle Mitarbeiter die korrekte Lohnausweisvorlage hinterlegt? (Tipp: Auswertung in L351 erstellen mit freien Selektion nach Lohnausweisvorlage 0) L443 Lohnausweis Sind die korrekten Bemerkungen in den Lohnausweisvorgaben vorhanden? Sind die Bedingungen in den Lohnausweisbemerkungen korrekt? Neu können via Personalstammzeitachse separate Lohnausweise erstellt werden mit je unterschiedlichen Einstellungen. L414 Lohnartenzuordnung Sind alle Lohnarten korrekt zugewiesen? L31 Informationen Personalstamm Sind alle Daten korrekt hinterlegt? L414 Lohnartenzuordnung Sind alle Lohnarten korrekt zugewiesen? L414 Lohnartenzuordnung Sind alle Lohnarten korrekt zugewiesen? Jahresendverarbeitung Lohn NEU.docx Version 1.0 ( ) Seite 3 von 9

4 Mehrwertsteuer Allgemein Mit dem Jahreswechsel von 2017 auf 2018 ist speziell noch die Senkung der MWST-Sätze zu berücksichtigen. Aus der Lohnbuchhaltung können via den Lohnarten die Berechnung der MWST direkt berücksichtigt werden. Dies ist meistens bei der automatischen Berechnung von Privatanteilen (z.b. Geschäftsfahrzeug) oder bei Auszahlung von Spesen der Fall. Es ist davon auszugehen, falls neben der Lohnbuchhaltung auch die Finanzbuchhaltung im ABACUS geführt wird, die Anpassung der Prozentsätze bereits in der Finanzbuchhaltung erfolgt ist. Wird in der ABACUS-Installation jedoch nur der Lohn geführt, kann es notwendig sein, dass die MWST-Prozentsätze auf der Zeitachse per Januar 2018 via Programm L5311 angepasst werden müssen. Es empfiehlt sich, dieses Vorgehen mit den zuständigen Personen der Finanzbuchhaltung abzustimmen. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte unter folgendem Link: MWST-Satzänderungen Änderungen in Ihrer Abacus Software Abgrenzung Auszahlung von Spesen Über den Jahreswechsel von 2017 auf 2018 kann es vorkommen, dass Spesen aus 2017 erst mit dem Kalenderjahr 2018 im z.b. Lohnlauf Januar 2018 ausbezahlt und dann auch Vorsteuern geltend gemacht werden. Hier gilt es aufzupassen, dass nicht bereits der reduzierte Steuersatz angewandt wird. Nachtragslohnlauf im vergangenen Jahr Dies kann umgangen werden, in dem die Spesen für das Kalenderjahr 2017 gesammelt und in einem Nachtragslohnlauf für 2017 ausbezahlt werden. Aufgrund der Zeitachsen werden so die korrekten MWST-Sätze angewandt. Korrektur in Finanzbuchhaltung Lässt es z.b. die Periodizität nicht zu, dass Spesen mit einem Nachtragslohnlauf im Dezember 2017 ausbezahlt werden, kann dies auch mit dem Januar-Lohn 2018 ausbezahlt werden mit einer entsprechenden manuellen Korrektur der Vorsteuer in der Finanzbuchhaltung Jahresendverarbeitung Lohn NEU.docx Version 1.0 ( ) Seite 4 von 9

5 Jahresendarbeiten bis ABACUS Version 2016 Neues Lohnjahr 2018 vorbereiten Prg-Nr. Vorgang Bemerkungen 56 Definitiver Jahresabschluss Es können max. 2 Jahre im Lohn offen sein. 56 Neues Jahr 2018 eröffnen Tabellen nur jene ab Nr. 100 kopieren 43 Nationale Daten 441 Firmenstammfelder 443 Versicherungen (AK, FAK, UVG) 443 Versicherungen (UVGZ / KTG) Auf Zeitachse 2018 Beiträge prüfen (Die Sozialversicherungskennzahlen in diesem Bereich bleiben unverändert zum Vorjahr => siehe auch Anhang Kapitel 6). Auf Zeitachse 2018 Beträge prüfen und ggf. anpassen: - Firmenstammfelder - Abteilungsstammfelder - GB-Stammfelder In den verschiedenen Versicherungen auf Zeitachse 2018 Beiträge prüfen und ggf. anpassen. Im UVGZ- und im KTG-Bereich in der Lasche "Höchstlöhne" auf Zeitachse 2018 die Maxima- Beträge prüfen sowie in der Lasche Beiträge die Beitragssätze für Arbeitnehmer und Arbeitgeber prüfen und ggf. anpassen L Lohndaten Tabellen (ohne Familienzulagen und Quellensteuer) Tabellen Familienzulagen und Quellensteuer Lohndaten auf Zeitachse 2018 prüfen und ggf. anpassen. Auswertung der Lohndaten über Prg. 351 "Lohnwerte" (Tipp: für allfällige Anpassungen der neuen Lohndaten für mehrere Arbeitnehmer, u.a. Monatslohn, BVG-Beiträge, usw. die Globalmutation im Prg. 381 verwenden) Tabellen auf Zeitachse 2018 prüfen und ggf. anpassen. Tabellen von Homepage ABACUS (Familienzulagen) sowie Eidg. Steuerverwaltung (Quellensteuer) herunterladen und importieren. QST- Mindestabzüge im Prg. 443 im Bereich Quellensteuer überprüfen und ggf. anpassen. 31 Versicherungscodes Auf Zeitachse 2018 überprüfen, ob bei allen Mitarbeitern die korrekten Versicherungscodes hinterlegt sind. Jahresendverarbeitung Lohn NEU.docx Version 1.0 ( ) Seite 5 von 9

6 Abschlussarbeiten vergangenes Jahr Prg-Nr. Vorgang Bemerkungen 2933 Lohnkonto 29 Nationale Auswertungen 299(5) Lohnmeldungen - ELM 414 Lohnarten zuweisen 31 Personalstamm 2971 Lohnausweis aufbereiten 2974 Lohnausweise ausgeben Hier kann pro Mitarbeiter eine Auswertung inkl. Rekapitulation erstellt werden. Erstellung und Überprüfung der verschiedenen Jahresendabrechnungen für AHV/FAK/UVG/UVGZ/KTG Elektronische Übermittlung der Lohndeklarationen an die verschiedenen Versicherungsinstitutionen Auf aktueller Zeitachse Zuweisung Lohnarten auf die Lohnausweisziffern prüfen. Prüfen, ob bei jedem Mitarbeiter eine Lohnausweisvorlage hinterlegt ist (Tipp: freie Selektion in Programm L351 nach Lohnausweisvorlagen). Unter "Kriterien" Flag setzen bei "Bereits mutierte Felder neu aufbereiten". Hier können die Lohnausweise ausgegeben werden. (Tipp: aufbereitete Lohnausweise in Personaldossier ablegen.) Bei Fragen steht Ihnen unser Service-Center unter der Telefon-Nr oder per abacus@bdo.ch gerne zur Verfügung. Unsere Büros sind vom 23. Dezember 2017 bis 02. Januar 2018 geschlossen. Ausnahme: von Uhr und Uhr hat das Abacus Service- Center ein Pikett-Dienst eingerichtet. In dringenden Fällen erreichen Sie das ABACUS Service-Center unter abacus@bdo.ch oder Sie rufen an unter und hinterlassen eine Nachricht. Jahresendverarbeitung Lohn NEU.docx Version 1.0 ( ) Seite 6 von 9

7 Jahresendarbeiten ab ABACUS Version 2017 Neues Lohnjahr 2018 vorbereiten Prg-Nr. Vorgang Bemerkungen 56 Definitiver Jahresabschluss Es können max. 2 Jahre im Lohn offen sein. Bei Schritt 2 (Kopieren) Stammdaten einlesen alle 3 Checkboxen deaktiviert lassen. 56 Neues Jahr 2018 eröffnen 43 Nationale Daten 441 Firmenstammfelder 443 Versicherungen (AK, FAK, UVG) 443 Versicherungen (UVGZ / KTG) Bei Schritt 3 nur Lohnwerte selektieren, falls diese nicht ins neue Jahr übertragen werden sollen. Bei Schritt 4 Frage bezüglich jahresabhängigen Tabellen ins neue Jahr kopieren mit JA beantworten. Nur jene ab Nr. 100 kopieren. Falls die Frage mit NEIN beantwortet wird, können diese immer noch über Prg. 423 nachkopiert werden. Auf Zeitachse 2018 Beiträge prüfen (Die Sozialversicherungskennzahlen in diesem Bereich bleiben unverändert zum Vorjahr => siehe auch Anhang Kapitel 6). Auf Zeitachse 2018 Beträge prüfen und ggf. anpassen: - Firmenstammfelder - Abteilungsstammfelder - GB-Stammfelder In den verschiedenen Versicherungen auf Zeitachse 2018 Beiträge prüfen und ggf. anpassen Im UVGZ- und im KTG-Bereich in der Lasche "Höchstlöhne" auf Zeitachse 2018 die Maxima- Beträge prüfen sowie in der Lasche Beiträge die Beitragssätze für Arbeitnehmer und Arbeitgeber prüfen und ggf. anpassen L Lohndaten Tabellen (ohne Familienzulagen und Quellensteuer) Lohndaten auf Zeitachse 2018 prüfen und ggf. anpassen. Auswertung der Lohndaten über Prg. 351 "Lohnwerte" (Tipp: für allfällige Anpassungen der neuen Lohndaten für mehrere Arbeitnehmer, u.a. Monatslohn, BVG-Beiträge, usw. die Globalmutation im Prg. 381 verwenden) Tabellen auf Zeitachse 2018 prüfen und ggf. anpassen. Jahresendverarbeitung Lohn NEU.docx Version 1.0 ( ) Seite 7 von 9

8 422 Tabellen Familienzulagen und Quellensteuer 31 Versicherungscodes Tabellen von Homepage ABACUS (Familienzulagen, QST-Mindestabzüge => Tabelle Nr. 11) sowie Eidg. Steuerverwaltung (Quellensteuer) herunterladen und importieren. Auf Zeitachse 2018 überprüfen, ob bei allen Mitarbeitern die korrekten Versicherungscodes hinterlegt sind. Abschlussarbeiten vergangenes Jahr Prg-Nr. Vorgang Bemerkungen 2933 Lohnkonto 29 Nationale Auswertungen 2995 Lohnmeldungen - ELM 414 Lohnarten zuweisen 31 Personalstamm 2971 Lohnausweis aufbereiten 2974 Lohnausweise ausgeben Hier kann pro Mitarbeiter eine Auswertung inkl. Rekapitulation erstellt werden. Erstellung und Überprüfung der verschiedenen Jahresendabrechnungen für AHV/FAK/UVG/UVGZ/KTG. Elektronische Übermittlung der Lohndeklarationen an die verschiedenen Versicherungsinstitutionen Auf aktueller Zeitachse Zuweisung Lohnarten auf die Lohnausweisziffern prüfen. Prüfen, ob bei jedem Mitarbeiter eine Lohnausweisvorlage hinterlegt ist (Tipp: freie Selektion in Programm L351 nach Lohnausweisvorlagen). Unter "Kriterien" Flag setzen bei "Bereits mutierte Felder neu aufbereiten". Hier können die Lohnausweise ausgegeben werden. (Tipp: aufbereitete Lohnausweise in Personaldossier ablegen.) Bei Fragen steht Ihnen unser Service-Center unter der Telefon-Nr oder per abacus@bdo.ch gerne zur Verfügung. Unsere Büros sind vom 23. Dezember 2017 bis 02. Januar 2018 geschlossen. Ausnahme: von Uhr und Uhr hat das Abacus Service- Center ein Pikett-Dienst eingerichtet. In dringenden Fällen erreichen Sie das ABACUS Service-Center unter abacus@bdo.ch oder Sie rufen an unter und hinterlassen eine Nachricht. Jahresendverarbeitung Lohn NEU.docx Version 1.0 ( ) Seite 8 von 9

9 Anhang Sozialversicherungskennzahlen 2018 Jahresendverarbeitung Lohn NEU.docx Version 1.0 ( ) Seite 9 von 9