Erweiterte Suche IRON MOUNTAIN CONNECT AKTENARCHIVVERWALTUNG C

Transkript

1 Erweterte Suche IRON MOUNTAIN CONNECT AKTENARCHIVVERWALTUNG C Iron Mountan Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Iron Mountan und das Desgn des Bergsymbols snd engetragene Marken von Iron Mountan Incorporated. Alle anderen Marken und engetragenen Marken snd Egentum hrer jewelgen Inhaber. US-XX-EXT-PPT-XXXXXX US-RM-INT-PPT

2 Erweterte Suche De erweterte Suche st en ntutves und enfach zu bedenendes Werkzeug. Es ermöglcht Ihnen, ene Suchanfrage zu erstellen, de zelgerchteter und präzser als de generelle Suche st. Jede erweterte Suche kann sowohl Flter als auch Krteren enthalten: Krteren snd Kundenanfragen, de Se mt von Ihnen ausgewählten Feldern, Regeln, Werten und Operatoren erstellen. Mt jedem hnzugefügten Krterum wrd de Suche enger. Ihre Enstellungen für de erweterte Suche werden m Rahmen Ihrer Benutzerstzung gespechert und Se können se ensehen und bearbeten, um Ihre Suchanfrage zusätzlch anzupassen. Nutzen Se dese Anwesungen, um herauszufnden, we man Folgendes macht: Erstellen ener erweterten Suche Erstellen von Suchkrteren Überprüfen und Bearbeten Ihrer Enstellungen zur erweterten Suche Exporteren der Ergebnsse Ihrer erweterten Suche 2

3 Erstellen ener erweterten Suche 2 Wählen Se de erweterte Suche aus der Dropdown-Lste Such-Tools aus. 1 Wählen Se m Suchberech lnks Suchen, Abrufen aus. 3

4 Erstellen ener erweterten Suche: Flter enstellen 3 Wählen Se Art des Datensatzes, den Se suchen möchten. 4 Stellen Se Flter en, um Ihre erweterte Suche enzugrenzen: Wählen Se mndestens enen Kunden, ene Dvson und en Department aus. De Fltermöglchketen ändern sch, wenn Se de Funkton zur Mehrfachauswahl nutzen und wenn der Kunde für Dvsonen und Departments aktvert st. Wählen Se mndestens enen Status aus. Wenn der Kunde Akten m offenen Regal nach Aktengruppe organsert, wählen Se ene Aktengruppe aus. De Felder Kunde, Dvson und Department haben ene Funkton zur automatschen Worterkennung. Während Se tppen, zegt Iron Mountan Connect Aktenarchvverwaltung alle passenden Datensätze an. De Engabeflterfelder der erweterten Suche (Kunde, Dvson, Department und Fltergruppe) haben Funktonen zur Mehrfachauswahl. Se können bequem enen, mehrere oder alle Engaben auswählen. Datensätze von naktven Organsatonen snd n Ihren Suchergebnssen enthalten. Deaktveren Se das Kontrollkästchen Inaktve enbezehen, um dese Datensätze aus Ihren Suchergebnssen auszuschleßen. 4

5 5 Erstellen ener erweterten Suche: Suchkrteren erstellen Fügen Se bs zu fünf Krteren zu Ihrer erweterten Suche hnzu: Feld + Regel + Wert = Suchkrterum Krteren snd benutzerdefnerte Anfragen, de Se aus Feldern, Regeln, Operatoren und Werten zusammensetzen und anschleßend zu ener erweterten Suche hnzufügen. Jeder erweterten Suche können bs zu fünf Krteren hnzugefügt werden. Operatoren verbnden Krterensätze mtenander: UND: Fndet Datensätze, de allen Krteren entsprechen ODER: Fndet Datensätze, de enem Krterum entsprechen NICHT: Schleßt Datensätze von der Suche aus 6 Klcken Se auf Suchen. 5

6 Ergebnsse ansehen und Enstellungen bearbeten 7 Klcken Se auf den Lnk n der Bannermeldung zum Anzegen und/oder Bearbeten Ihrer erweterten Suche. Se können den Bldschrm Suchergebnsse we folgt anpassen: Spalten sorteren Spaltenbrete ändern Spalten per Drag & Drop neu anordnen Bldschrm auf Standardwerte zurücksetzen Suchberech lnks ausblenden Innerhalb ener Spalte fltern Durch Ergebnsse blättern Anzahl der angezegten Ergebnsse ändern Spalten hnzufügen und entfernen Nähere Informatonen zu desen Funktonen fnden Se m Schulungsletfaden für de Suche. 6

7 Suchergebnsse exporteren 1 Klcken Se auf Exporteren, um enen Bercht mt Ihren Suchergebnssen zu erstellen. Flter und Krteren Ihrer erweterten Suche werden zu Begnn des Berchts angezegt: Se bestmmen, welche Informatonen n ene CSV-Date exportert werden: Schleßen Se Spalten mt en, de aktuell ncht n Ihren Suchergebnssen schtbar snd. Schleßen Se Spalten mt en, de aktuell ncht n Ihren Suchergebnssen schtbar snd, AUSSER m Feld Langbeschrebung. Schleßen Se nur dejengen Spalten mt en, de Se n Ihrer Suche ausgewählt haben. 7

8 Suchergebnsse exporteren Ihre Suchparameter werden n dem Bercht angezegt. Das System verarbetet den Bercht m Hntergrund, sodass Se Ihre Arbet fortführen können, während der Bercht erstellt wrd. Se können Ihren Bercht öffnen, auf Ihrem Computer spechern oder desen löschen. Der Bercht wrd automatsch n zwe ZIP-Dateen aufgetelt; ene für Boxen und ene für Akten. 8