Informationen zu. Lehrveranstaltungscontrolling. Reporting System. DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) DLE Studien- und Lehrwesen

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1 Informationen zu Lehrveranstaltungscontrolling Reporting System DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) DLE Studien- und Lehrwesen

2 DLE Studien- und Lehrwesen DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) Informationen zur Lehre Lehrveranstaltungscontrolling Lehrbudget, Ablauf der Lehrveranstaltungsplanung, Berichtswesen Ansprechpersonen: Mag. (FH) Lydia Köck DLE Studien- und Lehrwesen, DW: Mag. Ingrid Purner DLE Studien- und Lehrwesen, DW: Mag. Gudrun Maier DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur), DW: Mag. (FH) Kerstin Schörg DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur), DW: Stand: Mai 2010 Hinweis: Alle Funktionen von Personen sind geschlechtsneutral zu verstehen 1

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung 3 Teil 1 Lehrbudget- und Lehrveranstaltungsplanung Rahmenbedingungen für die Lehrbudgetplanung Unterlagen für die Zielvereinbarungsgespräche im Bereich Lehre Lehrbudgetkategorien und Gewichtungsfaktoren Regeln für die Lehrbudgetplanung Budgetvollzug Lehrimport /-export Erweiterungscurricula 9 Teil 2 Ablauf der Lehrveranstaltungsplanung Allgemeines Vereinbarte Richtlinien für Studienprogrammleitungen und Dekanate Endstatus von Lehranteilen Wichtige Hinweise zu Arbeitsverträgen für die Abhaltung von Lehrveranstaltungen 18 Teil 3 Berichtswesen Berichte im Reporting System Berichte für Studienprogrammleitungen Berichte für Fakultäten 27 2

4 Einleitung Zielvereinbarungsgespräche zwischen den Fakultäten, Zentren, StudienprogrammleiterInnen und dem Rektorat dienen der Umsetzung der im Entwicklungsplan festgelegten strategischen Ziele der Universität, sowie der mit dem bmwf abgeschlossenen Leistungsvereinbarung. Die inneruniversitären Zielvereinbarungsgespräche stellen ein wesentliches Element der leistungs- und bedarfsorientierten Ressourcenverteilung innerhalb der Universität Wien dar. Als Datengrundlage fungieren u.a. verschiedene Berichte aus dem Reporting System der Universität Wien. Um eine einheitliche und vergleichbare Datenbasis zu erhalten, ist es erforderlich, dass alle Organisationseinheiten der Universität Wien ihre Daten nach dem gleichen Prinzip und in einheitlichen Systemen erfassen. Dies ist nicht nur im Hinblick auf die Schaffung einer qualitätsvollen Datengrundlage für die Zielvereinbarungen unabdinglich, sondern dient auch der Abdeckung einer Reihe von weiteren Informationsbedürfnissen, wie beispielsweise im Rahmen der Verordnung zur Wissensbilanz gemäß 13 Abs. 6 UG Im Bereich der Lehre werden die Daten (Studierende, Lehrveranstaltungen, Prüfungen etc.) im Datenquellsystem i3v erfasst und über das Reporting System ausgewertet. Die Eingabe der Lehrveranstaltungsdaten obliegt den Dekanaten, Studienprogrammleitungen und Studien Service Centern. Die Grundlage für die Lehrveranstaltungsplanung bildet das Lehrbudget, welches seit den Zielvereinbarungsgesprächen 2006 in gewichteten Lehranteilsstunden und nicht mehr in Geldeinheiten (Euro) verhandelt wird. In dieser Unterlage wird vor allem auf folgende Themen im Bereich der Lehre eingegangen: 1) Lehrbudget- und Lehrveranstaltungsplanung 2) Ablauf der Lehrveranstaltungsplanung in i3v (Verantwortlichkeiten, Zeitpunkte, Datenbereinigung in Massenschritten), insbesondere Ablauf der Lehrveranstaltungsabschlussroutine (LAR) 3) Berichte im Reporting System zu den Lehranteilsstunden 3

5 Teil 1 Lehrbudget- und Lehrveranstaltungsplanung 1.1 Rahmenbedingungen für die Lehrbudgetplanung In der Lehrbudgetplanung gelten seit den Zielvereinbarungsgesprächen 2006 als Rechengröße nicht mehr Geldeinheiten (Euro), sondern gewichtete Lehranteilsstunden. Auf Grund der historisch gewachsenen Vielfalt der Dienst- und Beschäftigungsverhältnisse (viele unterschiedliche Dienstrechte) mussten in der Vergangenheit die Planenden für ihre Kalkulation viele unterschiedliche Stundensätze heranziehen. Da die Vielfalt der Dienstrechte rechtlich gegeben ist, muss auch weiterhin die Personaladministration jedem/r Lehrenden den korrekten Auszahlungsbetrag nach dem jeweils anwendbaren Dienstrecht anweisen. Für die Zwecke der Lehrbudgetplanung ist die Detailkalkulation für Studienprogrammleitungen und Dekanate nun nicht mehr notwendig, da das Lehrbudget nicht mehr in Geldeinheiten (Euro), sondern in Stunden geplant wird. Die Planung der Lehrbudgets in Euro erfolgt durch die DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) auf Basis der gewichteten Lehranteilsstunden in SAP R/3 (System für Finanzbuchhaltung und Budgetcontrolling). Die Lehrplanung erfolgt auf Ebene der Studienprogrammleitung (mit Ausnahme der StudienassistentInnen). Basis der Lehrbudgetplanung ist nicht das Kalenderjahr, sondern das Studienjahr. Zur Gewährleistung der Planungssicherheit sollen auf Basis des abgelaufenen Studienjahres (Zielvereinbarungen 2010: Studienjahr 2008/09) jeweils das laufende Studienjahr (ZV 2010: Studienjahr 2009/10) sowie das darauf folgende Studienjahr (ZV 2010: Studienjahr 2010/11) geplant werden. Aufgrund des ab 1. Oktober 2009 in Kraft getretenen Kollektivvertrags ist es im Bereich der Lehrbudget- und Lehrveranstaltungsplanung zu Änderungen gekommen (Neue Vergütungscodes etc.), die in diesem Dokument ergänzt wurden. 1.2 Unterlagen für die Zielvereinbarungsgespräche im Bereich Lehre Als Grundlage der Zielvereinbarungsgespräche im Bereich der Lehrbudgetierung dienen die Verhandlungsblätter. In den Verhandlungsblättern bildet das Ergebnis der Zielvereinbarungen des Vorjahres die Ausgangsbasis für die Verhandlungen der beiden nachfolgenden Studienjahre. Etwaige Mehrbedarfe sind unter den einmaligen bzw. dauerhaften Maßnahmen anzuführen und zu begründen. Unter einmaligen Maßnahmen versteht man kurzfristige, auf ein Studienjahr bezogene Erhöhungen des Lehrbudgets (z.b.: Abbau von Wartelisten). Eine dauerhafte Maßnahme erhöht das Lehrstundenbudget langfristig. Eine solche Maßnahme ist schlüssig zu begründen. Anmerkung: Die Nachbesetzung von ProfessorInnen, DozentInnen etc. führt grundsätzlich nicht zu einer Erhöhung der Lehrstunden, da die entsprechenden Lehrstunden auch während vorübergehenden Vakanzen Teil des Lehrstundenbudgets bleiben und nicht abgezogen werden. 4

6 Im Rahmen der Zielvereinbarung werden die Stundenkontingente für die Bereiche Interne Lehre, Externe Lehre, Unbezahlte Lehre und TutorInnen festgelegt. Im Anschluss an die Zielvereinbarungsgespräche werden die Verhandlungsergebnisse durch die DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) in die einzelnen Lehrbudgetkategorien (Personengruppen) aufgeteilt und in i3v für die Ihnen zur Verfügung stehenden PLAN-IST-Berichte erfasst (siehe 3.2). Umschichtungen der Planwerte zwischen Interner und Externer Lehre bzw. zwischen einzelnen Personenkategorien werden im Rahmen der jährlichen Zielvereinbarungsgespräche durchgeführt, damit in Folge die PLAN-Werte der einzelnen Lehrbudgetkategorien den aktuellen Gegebenheiten der Studienprogrammleitungen entsprechen (z.b.: Berücksichtigung von Pensionierungen etc.). Diese Umschichtungen können in Abstimmung zwischen Studienprogrammleitung und der DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) unterjährig in Vorbereitung zu den Zielvereinbarungsgesprächen erarbeitet werden. 1.3 Lehrbudgetkategorien und Gewichtungsfaktoren Das Lehrbudget unterteilt sich in Interne Lehre, Externe Lehre, Unbezahlte Lehre und TutorInnen. Diese unterteilen sich wiederum in Lehrbudgetkategorien, die sich aus einer Vielzahl an Vergütungscodes zusammensetzen. Folgende Übersicht stellt sämtliche Lehrbudgetkategorien inkl. aller Vergütungscodes und Gewichtungen dar. Aufgrund der derzeit existierenden hohen Unterschiede in den Abgeltungssätzen werden die Lehranteilsstunden mit Gewichtungsfaktoren versehen, um monetäre Verzerrungen zu verhindern. Aufgrund des Kollektivvertrags wurden neue Vergütungscodes eingeführt, die in der Übersicht farbig markiert wurden. 5

7 Interne Lehre Lehrbudgetkategorie Gewichtung o Beamtete ProfessorInnen (K, P) 1 o VertragsprofessorInnen (UK, UP, VK, VP, UK 1) 1 o DozentInnen (R, T) 1 o Tenure Track (Assistenz Prof., Assoziierte Prof.) 1 o AssistentInnen post doc wiss. Fach (A1, 1A, 5A, 1, 5, AS2, AssPro, Au, AK 1) 1 o AssistentInnen post doc prakt. Fach (A2, 2A, 6A, 2, 6, AS2b, AK 2) 0,75 o AssistentInnen post doc anleitende Tätigkeit (A3, 3A, 7A, 3, 7, AS2c, AK 3) 0,5 o AssistentInnen prae doc (wm, AS1, KA1, prae doc 1, prae doc 2) 1 o Senior Scientists (Se Sci, SenSci 1, SenSci 2) 1 o Lecturer (SL) wiss. Fach (L, MDL, SL 13, SL) 1 o Lecturer (SL) Sprachfach (SL 16, SL Spr) 0,75 o Lecturer (SL) prakt. Tätigkeit (SL 19) 0,5 Externe Lehre Lehrbudgetkategorie Gewichtung o LVG 1 (LVG 1, LVG FD 1) 1 o LVG 2 (LVG 2, LVG FD 2) 0,75 o LVG 3 (LVG 3, LVG FD 3) 0,5 o LVG 4 (LVG 4, LVG FD 4) 0,5 o LVG 5 (LVG 5) 0,5 Unbezahlte Lehre Lehrbudgetkategorie Gewichtung o Unbez. Stunden ProfessorInnen (Y, UY, VY, UK 2) 0 o Unbez. Stunden DozentInnen (Z) 0 o Unbez. Stunden PrivatdozentInnen (X) 0 o Unbez. Stunden Ass. prae doc Mitwirkung (wmm, AS3, KA2) 0 o Unbez. Stunden Fremdpersonal (Nv) 0 Tutoren Lehrbudgetkategorie Gewichtung o TutorInnen (U) 1 6

8 GastprofessorInnen Das GastprofessorInnenbudget wird in den Zielvereinbarungsgesprächen von der Fakultät verhandelt. Lehrstunden, die von GastprofessorInnen angeboten werden, sind mit den Vergütungscodes G bzw. GProf ins i3v einzugeben und stehen zusätzlich zu dem in den Zielvereinbarungsgesprächen verhandelten Lehrstundenbudget zur Verfügung. Da die Anzahl der von GastprofessorInnen angebotenen Lehrveranstaltungen zum Planungszeitpunkt nicht bekannt ist, gibt es keinen Planwert für GastprofessorInnenstunden. Lehrbudgetkategorie Gewichtung o GastprofessorInnen (G, GProf.) 1 StudienassistentInnen (in Anzahl) Für StudienassistentInnen gelten folgende Umrechnungen: Kategorie Kopf / Sem. Kopf / Stj. StudienassistentInnen: 6 Monate / 14 Stunden 1 2 StudienassistentInnen: 5 Monate / 16 Stunden 1 2 StudienassistentInnen: 4 Monate / 10 Stunden 0,5 1 StudienassistentInnen: 4 Monate / 20 Stunden 1 2 StudienassistentInnen: 1 bis 4 Jahre / 20 Stunden Regeln für die Lehrbudgetplanung Umschichtungen zwischen den Stundenkontingenten für interne und externe Lehre sind unter Wahrung der Gewichtungsfaktoren möglich. Eine Steigerung der externen Lehre um mehr als 5 % (auf Ebene der Studienprogrammleitung) ist zu begründen. Eine geringere Auslastung der internen Lehrenden ist zu begründen, wobei folgende Richtwerte herangezogen werden können (N.B. Keine Normwerte): ProfessorInnen 8 Semesterstunden, DozentInnen. 6 Semesterstunden, AssisstentInnen post doc 4 Semesterstunden, AssistentInnen prae doc (je nach Arbeitsjahr) 2-4 Semesterstunden. Umschichtungen zwischen Lehrstunden und TutorInnen/StudienassistentInnen sind nicht möglich. Die Umschichtung von TutorInnen zu StudienassistentInnen ist im Verhältnis 10:1 möglich (d.h. 10 TutorInnenstunden gegen 1 vollen StudienassistentInnen/Studienjahr). Änderungen der LVG-Einstufung von bestehenden Lehrveranstaltungen in höherem Ausmaß sind grundsätzlich möglich, jedoch zu begründen. Es kann kein Übertrag zwischen Studienjahren vorgenommen werden, jedoch ist jeglicher Übertrag innerhalb der Semester eines Studienjahres möglich (unter Einhaltung obiger Regeln). Das Anbieten von Lehrveranstaltungen mit geringen Prüfungszahlen ist zu begründen, insbesondere wenn Parallellehrveranstaltungen existieren. 7

9 1.5 Budgetvollzug Die Prüfung und Einhaltung der Lehrbudgets erfolgt auf Basis der in den Zielvereinbarungen verhandelten gewichteten Lehranteilsstunden. Als Service für die kontinuierliche Kontrolle des Lehrbudgets werden Ihnen PLAN-IST-Berichte aus dem Reporting System zur Verfügung gestellt (siehe 3.2). Die Überprüfung der Lehrbudgets in Euro wird durch die DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) wahrgenommen und ist nicht mehr Aufgabe der Dekanate. 1.6 Lehrimport /-export Den Studienprogrammleitungen steht das Lehrbudget in Stunden zur Bedeckung des Lehrbedarfs ihrer Studienrichtungen zur Verfügung. Dieses Lehrbudget umfasst auch den so genannten Lehrimport. Eine Studienprogrammleitung nutzt Lehrveranstaltungen bzw. Lehrende einer anderen Fachrichtung (z.b.: Modul Chemie für Studierende des Bachelorstudiums Biologie). Der Lehrimport geht zu Lasten des Lehrstundenkontingents der nachfragenden Studienprogrammleitung ( Zuständige Einrichtung ) Davon zu unterscheiden ist die monetäre Abgeltung der Lehre, die bei internen Lehrenden automatisch über die Stammkostenstelle erfolgt. Für externe Lehrende und TutorInnen gibt es derzeit keine einheitlichen Regelungen hinsichtlich der Abgeltung. Empfohlen wird grundsätzlich die Zuordnung zur Kostenstelle jener Fakultät, die mit der organisatorischen Abwicklung der jeweiligen Lehrveranstaltung beauftragt ist. Nachstehender Screenshot zeigt ein Beispiel für die korrekte Erfassung eines Lehrimports in i3v: Spezielles Augenmerk ist auf die Zuständige Einrichtung, das Institut des Lehrenden und den Status des Lehranteils zu legen, da diese Felder wesentlich für jene Berichte sind, die u.a. für die Zielvereinbarungen herangezogen werden. 8

10 Die Zuständige Einrichtung ist immer jene SPL, welche die Stunden importiert, d.h. für die Bedeckung ihrer Studienrichtungen benötigt. Bei den internen Lehrenden wird automatisch das Stamminstitut vorgeschlagen; eine Überschreibung dieses Feldes ist nicht möglich, da die Auswertung der Leistung der Fakultät bzw. der Lehrenden darüber erfolgt. Bei externen Lehrenden und TutorInnen wird empfohlen, grundsätzlich die Zuordnung zur Kostenstelle jener Fakultät zu treffen, die mit der organisatorischen Abwicklung der jeweiligen Lehrveranstaltung beauftragt ist. Der Status der Lehranteile ist relevant für die Berichte zu den Lehranteilsstunden. Es werden in den Berichten für die Zielvereinbarungen nur Lehranteile mit bestimmten Status-Werten berücksichtigt (siehe 2.3. Endstatus von Lehranteilen). 1.7 Erweiterungscurricula Erweiterungscurricula (EC) sind vom Lehrimport zu unterscheiden. EC stellen modularisierte Minicurricula mit einem normierten ECTS-Rahmen von 15 oder 30 ECTS- Anrechnungspunkten dar und sind im Gegensatz zum Lehrimport nicht Teil der Regelcurricula. Die Durchführung eines Erweiterungscurriculums wird durch die anbietende Studienprogrammleitung koordiniert. Der Studienprogrammleitung obliegen sämtliche studienrechtliche Aufgaben (soweit sie von der Studienpräses delegiert wurden) sowie die planerischen und qualitätssichernden Aspekte (analog dem Geschäftsprozess der Lehrveranstaltungsplanung der Regelcurricula). Studierende müssen sich für die Absolvierung eines Erweiterungscurriculums registrieren. Die Registrierung für ein Erweiterungscurriculums und die Anmeldung zu dessen Lehrveranstaltungen und Prüfungen erfolgt ausschließlich durch die Studierenden selbst und durch das System Univis-Online. 9

11 Teil 2 Ablauf der Lehrveranstaltungsplanung 2.1 Allgemeines Die Lehrveranstaltungsdaten wurden in den vergangenen Jahren nicht ausschließlich über i3v verwaltet. Seit i3v als Lehrveranstaltungstool verpflichtend eingeführt wurde, mussten alle Daten, welche in anderen Systemen gespeichert waren, nach i3v importiert werden. Fehlende, vormals nicht notwendige Pflichtfelder werden nun im Reporting System der Universität Wien für korrekte Abfragen gebraucht und mussten deshalb bereinigt werden. Im Zuge der Erstellung von Berichten über das Reporting System wurden die im Bereich Lehrveranstaltungen vorhandenen Datenfehler rückwirkend bis Oktober 1999 von der DLE Studien- und Lehrwesen in Zusammenarbeit mit den Studienprogrammleitungen und Dekanaten bereinigt. Durch den komplexen Prozess der Lehrveranstaltungsplanung bis hin zur -abrechnung, an dem unterschiedliche Einrichtungen beteiligt sind, sind manche Datensätze in einem bestimmten Status hängen geblieben und haben zu Verzögerungen und Problemen im gesamten Ablauf geführt. Durch die Sicherstellung der Qualität der Lehrveranstaltungsdaten sowie durch einheitlich geregelte Eingabemodalitäten sollen aussagekräftige Datenabfragen zu bestimmten Zeitpunkten ermöglicht werden (Zielvereinbarungen etc.). Eine Lehrveranstaltungsabschlussroutine (LAR) wurde nunmehr entwickelt, um den Prozessablauf zu kontrollieren und Einrichtungen anzuhalten, die Eingaben innerhalb der festgelegten Fristen zu erledigen. Die Lehrveranstaltungsabschlussroutine macht es zwingend notwendig den Workflow einzuhalten, da sonst schwerwiegende Fehler auftreten. Beispielsweise entsteht ein Problem, wenn die Lehranteile nicht rechtzeitig von aktiv auf abrechenbar bzw. zur Vertragserstellung freigegeben gesetzt werden, da dadurch zu einem bestimmten Stichtag die Lehrveranstaltung und deren Lehranteile geschlossen werden, was zur Folge hat, dass keine Auszahlung an die Lehrbeauftragten erfolgt. Weiters erscheinen diese Lehrveranstaltungen nicht mehr im Online-Vorlesungsverzeichnis bzw. im Univis Anmeldesystem und auch nicht in den Reporting System-Berichten, die für die Zielvereinbarungen, Wissensbilanz etc. herangezogen werden. 2.2 Vereinbarte Richtlinien für Studienprogrammleitungen und Dekanate Hinweis: Die folgenden Vorgaben sollen von Studienprogrammleitungen und Dekanaten gleichermaßen beachtet werden, da zum Beispiel Lehrveranstaltungen widerrufen werden, deren Lehranteile nicht fristgerecht bearbeitet werden. Dadurch kann es passieren, dass Lehrveranstaltungen aus dem VVZ (Vorlesungsverzeichnis) entfernt werden! Vor dem Schließen der Lehrveranstaltungen und Lehranteile wird eine entsprechende Aussendung vom Referat Koordination Lehr- und Prüfungsadministration (DLE Studien- und Lehrwesen) erfolgen. Studienprogrammleitungen und Dekanate sollen einander gegenseitig unterstützen, um das Einhalten der vorgegebenen Termine zu gewährleisten. Per 20. Oktober 12:00 Uhr und 31. März 12:00 Uhr müssen die Lehranteile auf abrechenbar, warte auf Beginnmeldung (zum Zeitpunkt der LAR nur mehr bei geblockter interner Lehre), zur Vertragserstellung freigegeben (Ausnahme Blockveranstaltungen) stehen. Der Status aktiv ist bei unbezahlter interner Lehre sowie denjenigen Vergütungscodes möglich, die als Endstatus abgehalten nicht abrechenbar haben. Darunter fallen die GastprofessorInnen, Bundes- und VertragslehrerInnen, KollegassistentInnen, alle neuen Personengruppen im Kollektivvertrag u.a. (siehe 2.3 Endstatus von Lehranteilen). Datensätze, die nicht rechtzeitig bearbeitet wurden (siehe oben) bzw. zu denen keine Rückmeldung an das Referat Koordination Lehr- und Prüfungsadministration erfolgte, werden in einem Massenschritt widerrufen und können nur mehr aufgrund schriftlicher Erklärung (lydia.koeck@univie.ac.at) aktiviert werden. 10

12 Folgende Lehrveranstaltungen/Lehranteile werden jeweils am 20. Oktober 16:00 Uhr bzw. 31. März 16:00 Uhr nach vorheriger schriftlicher Ankündigung durch das Referat Koordination Lehrund Prüfungsadministration geschlossen (Status widerrufen ): Lehrveranstaltungen/Lehranteile im Status SPL-Freigabe (Ausnahme Blockveranstaltung in Bearbeitung) Lehrveranstaltungen/Lehranteile im Status Ressourcenplanung (Ausnahme Blockveranstaltung in Bearbeitung) Lehrveranstaltungen/Lehranteile im Status Aktiv. Lehranteile, die zur Abrechnung über den Status "abrechenbar" bzw. "zur Vertragserstellung freigegeben" bestimmt sind (lt. Vergütungscodes) und zum Zeitpunkt der Lehrveranstaltungsabschlussroutine "aktiv" sind, werden samt Lehrveranstaltung widerrufen. (Ausnahme Blockveranstaltung in Bearbeitung bei externen Lehrbeauftragten) Lehrveranstaltungen können bei noch vorhandenen Stunden, zusätzlichem Bedarf, zu geringer TeilnehmerInnenzahl, Umschichtung etc. auch nach dem 20. Oktober bzw. 31. März abgesagt oder neu angelegt werden. Aus diesem Grund werden alle Lehrveranstaltungen vom Referat Koordination Lehr- und Prüfungsadministration monatlich sowie am Ende des Semesters kontrolliert. Lehrveranstaltungen in offensichtlicher Bearbeitung werden selbstverständlich nicht widerrufen Studienprogrammleitungen Die Studienprogrammleitungen sorgen nach Absprache mit den jeweiligen Dekanaten wie gewohnt dafür, dass die Lehranteile zur Bearbeitung durch die Dekanate zeitgerecht zur Verfügung stehen. Die Lehrveranstaltungen und Lehranteile in i3v werden daher meist vor Beginn des Online-Vorlesungsverzeichnisses freigegeben (= Status SPL-Freigabe ). Start des Online- Vorlesungsverzeichnisses ist jeweils der 1. Juli bzw. 15. Jänner. Das Feld Arbeitsverhältnis muss bei internen Lehrenden bei der Lehrveranstaltungsbearbeitung ausgewählt werden, bevor die Lehrveranstaltung auf SPL-Freigabe gestellt wird. Das jeweils gültige Arbeitsverhältnis ist hinterlegt. Eine Kombination von ungültigem Arbeitsverhältnis und nicht zugehörigem Vergütungscode soll dadurch verhindert werden. Bei externen Lehrbeauftragten ist das Feld Arbeitsverhältnis immer leer und nicht auswählbar, da dieses für das jeweilige Semester von der Personaladministration bei Vertragserstellung angelegt wird. Falls kein Arbeitsverhältnis bei internen Lehrenden zur Auswahl steht, wurde dies eventuell in der Personaladministration noch nicht angelegt. Bitte nehmen Sie in diesem Fall mit der Personaladministration Kontakt auf. Mit Ausnahme des Vergütungscodes Nv, bei externen Lehrbeauftragten, PrivatdozentInnen und TutorInnen muss bei jedem Lehranteil zu Lehrveranstaltungsbeginn ein gültiges Arbeitsverhältnis eingetragen sein. Die Eingabe von 0.00 Stunden (SemStd) ist ausschließlich bei X - Nur Prüfer, VO Vortragender in einer LVA und S - Sachbearbeiter zulässig. Bei diesen Rollen wird der Vergütungscode Nv nicht verrechenbare Lehranteile verwendet. Ein eventuell vorhandenes Arbeitsverhältnis muss aus dem Feld Arbeitsverhältnis durch die Auswahl Kein Eintrag entfernt werden, damit der Vergütungscode Nv nicht verrechenbare Lehranteile im Feld Vergütungscode zur Auswahl steht. Die Summe der Lehranteilsstunden ( SemStd. auf Karteikarte Lehranteile ) entspricht in der Regel den beauftragten Stunden der Veranstaltung ( BeaufStd. ). Wird eine Lehrveranstaltung in mehreren Gruppen abgehalten, so hat dies durch das Anlegen mehrerer Parallelgruppen in i3v zu erfolgen (d.h. gleiche LV-Nummer mit Gruppe 1, 2, 3 ). 11

13 Wird die Lehrveranstaltung als Block abgehalten, so ist dies entsprechend zu kennzeichnen (Feld Block = JA). Bei externen Lehrenden sind die Blockdaten (= Felder von und bis am Lehranteil) bereits im Namen der jeweiligen Studienprogrammleitung einzugeben. Als Ausnahme gelten SprachlehrerInnen (LVG 2), die Lehrveranstaltungen nicht blocken dürfen und PrivatdozenInnen (LVG 5, X), bei denen eine Vereinbarung über das gesamte Semester erstellt wird. Beamte im Lehrbetrieb mit LVG 1 erhalten ebenso keinen Blockvertrag. In Ausnahmefällen wird bei SprachlehrerInnen, PrivatdozenInnen und Beamten im Lehrbetrieb das Feld Auszahlungsweise mit Semester verkürzt befüllt. Alle Lehrveranstaltungen müssen spätestens am 15. Jänner bzw. 1. Juli zu Beginn des Online- Vorlesungsverzeichnisses auf SPL-Freigabe stehen, inklusive der zugehörigen Raumbuchungen/Termine. Sollte das Anlegen weiterer Lehrveranstaltungen während der Planungsphase notwendig sein, ist dies bis einschließlich Semesterbeginn unter Berücksichtigung der Fristen der Personaladministration bzw. mit Verständigung der Dekanate möglich. Die Lehrveranstaltungen sind sowohl im i3v als auch im Online-Vorlesungsverzeichnis (VVZ) rechtzeitig zu kontrollieren. Korrekturen an den Lehrveranstaltungen können von den SSC/SSS- MitarbeiterInnen auch im Status SPL-Freigabe, Ressourcenplanung und zum Teil auch noch im Status Aktiv (z.b. Zusatz zum LV-Titel, Sprache, Block, BeaufStd) erfolgen. Ab dem Status aktiv sind Änderungen am LV-Titel (Zeugnisdruck), ECTS, SemStd. bzw. Austausch des Lehrinhalts nur mehr durch das Referat Koordination Lehr- und Prüfungsadministration möglich (lehradmin@univie.ac.at). Felder, die weder für das Sammelzeugnis noch für die Abrechnung relevant sind, sind auch im Status Aktiv änderbar. Änderungen an Lehranteilen sind dem Dekanat mitzuteilen Dekanate/Zentren Das Feld Arbeitsverhältnis wird bei internen Lehrenden bei der Lehrveranstaltungsbearbeitung ausgewählt, bevor die Lehrveranstaltung auf SPL-Freigabe gestellt wird. Wenn das Arbeitsverhältnis erst von der Personaladministration angelegt wird, wird gebeten das Arbeitsverhältnis nachträglich hinzufügen. Bei externen Lehrenden und TutorInnen ist das Feld Arbeitsverhältnis immer leer und nicht auswählbar, da dieses erst für das jeweilige Semester von der Personaladministration bei Vertragserstellung angelegt und eingetragen wird. Falls kein Arbeitsverhältnis bei internen Lehrenden zur Auswahl steht, wurde dies eventuell in der Personaladministration noch nicht angelegt. Bitte nehmen Sie in diesem Fall mit der Personaladministration Kontakt auf. Mit Ausnahme des Vergütungscodes Nv muss jeder Lehranteil ein gültiges Arbeitsverhältnis haben. Die Eingabe von 0.00 Stunden (SemStd) ist ausschließlich bei X - Nur PrüferIn und VO Vortragender in einer LVA und S - SachbearbeiterIn zulässig. Bei diesen Rollen wird der Vergütungscode Nv nicht verrechenbare Lehranteile verwendet. Ein eventuell vorhandenes Arbeitsverhältnis muss aus dem Feld Arbeitsverhältnis durch die Auswahl Kein Eintrag entfernt werden, damit der Vergütungscode Nv nicht verrechenbare Lehranteile im Feld Vergütungscode zur Auswahl steht. Der Status der Lehrveranstaltung muss vor der Übergabe der Lehranteile an die Personaladministration aktiv sein (ist die LV nicht aktiv, sind eventuell mehrere Dekanate beteiligt). Interne Lehrbeauftragte müssen bis spätestens 20. Oktober bzw. 31. März in den Status abrechenbar bzw. warte auf Beginnmeldung (zum Zeitpunkt der LAR nur mehr bei geblockter interner Lehre) gesetzt werden. Der Status aktiv ist nur bei unbezahlter interner Lehre bzw. GastprofessorInnen, Fremdpersonal, Bundes- und VertragslehrerInnen, allen neuen Personengruppen im Kollektivvertrag etc. möglich, die spätestens am Ende des Semesters in den Status abgehalten nicht abrechenbar gesetzt werden (siehe 2.3 Endstatus von Lehranteilen). 12

14 Die Betrauungsdekrete müssen bis zu den angegebenen Stichtagen retourniert sein, da die Lehranteile erst nach Erhalt der unterschriebenen Betrauungsdekrete von den Dekanaten an die Personaladministration mittels Statusschritt abrechenbar übergeben werden (Ausnahme unbezahlte Lehre, GastprofessorInnen, Bundes- und VertragslehrerInnen, Fremdpersonal etc.). Wird die Lehrveranstaltung geblockt zu einem späteren Zeitpunkt im Semester abgehalten, kann der Status warte auf Beginnmeldung als Zwischenschritt verwendet werden (auch im Status warte auf Beginnmeldung können Betrauungsdekrete gedruckt werden). Für externe Lehrbeauftragte gibt die Personaladministration für jedes Semester Termine vor (Anfang August bzw. Anfang Februar). Die Lehranteile werden bis zum jeweiligen Termin in den Status zur Vertragserstellung freigegeben gestellt. Als Ausnahme gelten nachträglich angelegte Blockveranstaltungen und Lehranteile, bei denen Semester verkürzt eingetragen werden muss. In diesem Fall können Verträge auch später, spätestens jedoch eine Woche vor Beginn der Blockveranstaltung, erstellt werden. Die Personaladministration ist davon rechtzeitig per in Kenntnis zu setzen. Alle Lehranteile müssen per 20. Oktober 12:00 Uhr und 31. März 12:00 Uhr den entsprechenden Status erreicht haben: abrechenbar, warte auf Beginnmeldung (zum Zeitpunkt der LAR nur mehr bei geblockter interner Lehre); aktiv nur dann, wenn als Endstatus des jeweiligen Vergütungscodes abgehalten nicht abrechenbar folgt - (siehe 2.3 Endstatus von Lehranteilen). Die Verträge/Vereinbarungen für die externen Lehrenden sind bis zu den Stichtagen bereits erstellt worden, der Status zur Vertragserstellung freigegeben ist daher nur für Blockverträge relevant. Am Ende jedes Semesters sind die Lehranteile (Feld Arbeitsverhältnis darf nicht leer sein, ausgenommen beim Vergütungscode Nv ) inklusive Endstatus zu kontrollieren. Anschließend müssen die abgehaltenen Lehrveranstaltungen im Massenschritt von den Dekanaten in den Endstatus abgehalten gesetzt werden. Für Personengruppen im Kollektivvertrag ist der Druck einer sogenannten Lehrtätigkeit auf Wunsch der Dekanate ermöglicht worden. Der Druck einer Lehrtätigkeit funktioniert über dieselbe i3v-funktion wie der Druck der Betrauungsdekrete. Die Auflistung der Lehrveranstaltungen eines Semesters über das Formular Lehrtätigkeit dient lediglich als Service für die Lehrenden. Das Personalwesen wünscht ausdrücklich keine Exemplare übermittelt zu bekommen. 13

15 Bearbeitungsablauf von Lehrveranstaltungen Deadlines SPL/SSC/S Dekanat Personaladministration Deadline Planungsphase SPL - Neuplanung Änderungen an LV möglich (bei aktiv begrenzt) LVs für VVZ freigeben (= SPL-Freigabe) LVs durch SPL freigeben SPL-Freigabe Ressourcenplanung Aktiv LA bearbeiten LA aktivieren, in Folge LV aktiv nach Deadline widerrufen durch DLE SLW SPL-Freigabe Terminabsprache mit Dekanat Lehrveranstaltungs- abschlussroutine (LAR) durch DLE - SLW: widerrufen von LV/LA SS 31.März und WS 20.Oktober widerrufen VVZ-Online: WS 1. Juli SS 15. Jänner VGC ohne Dekrete drucken Externe/Interne Lehre INTERN: Dekrete drucken EXTERN: Freigabe für die Personaladministration Vertragserstellung freigeben SS_01.Februar* WS_01.August* G, Ga, Nv, SL 13,16,19, AU, L, MDL, AssPro, Se Sci SE Druck Dekrete Dekrete einfordern Dekrete retour Status ändern Status ändern Bezahlte / Unbezahlte Lehre BEZAHLT: Status ändern Abrechenbar Abgehalten nicht abrechenbar UNBEZAHLT bzw. nur nicht abrechenbar über i3v Status ändern wenn die Lehranteile einen Endstatus haben wird die LV auf abgehalten gesetzt Manuell abgerechnet VGC-abhängig manuell abrechnen Abgerechnet automatisch abrechnen SS_31.März WS_20.Oktober wenn die Lehranteile einen Endstatus haben wird die LV auf abgehalten gesetzt Abgehalten Semesterende wenn die Lehranteile einen Endstatus haben wird die LV auf abgehalten gesetzt SS_30.Juni WS_31.Jänner SS_30.Juni WS_31.Jänner Legende: Start Aktivität VVZ-Online SS 15.Jänner WS 01. Juli Fixer Termin Zusatzinformation i3v- Status Entscheidung Abhängigkeit LV Widerrufen Personaladministration SS 31. März WS 20. Oktober SS 01. Februar* WS 01. August* Fixer Termin Flexibler Termin (wird von der Personaladministration jedes Semester festgelegt, Info erfolgt per e- mail) 14

16 Verweis Termin Ende Ende des Semesters SS 30. Juni WS 31. Jänner Status LV: abgehalten Status LA: abgerechnet, manuell abgerechnet, abgehalten nicht anrechenbar 2.3 Endstatus von Lehranteilen Alle Lehranteile müssen am Ende des Semesters einen Endstatus erreicht haben, damit in den Berichten zur Lehre die richtigen Daten ausgewiesen werden: abgerechnet manuell abgerechnet abgehalten nicht abrechenbar V e r g ü t u n g s c o d e s u n d d e r e n E n d s t a t u s Interne Lehre - Endstatus durch Personaladministration über aktiv (warte auf Beginnmeldung) abrechenbar abgerechnet / manuell abgerechnet Für die angeführten Vergütungscodes wird ein Betrauungsdekret gedruckt. K (P) Kollegiengeld für ProfessorInnen ( 165 BDG) abgerechnet P (P) Veniastunden für ProfessorInnen abgerechnet R (D) Univ.-Doz ( 172a BDG) erteilte Stunden abgerechnet T (D) Univ.-Doz ( 172a BDG) erteilte Stunden abgerechnet 1A (A) V-Lehrzulage 52 Abs. 1 u. 2 für wissenschaftliches Fach abgerechnet 2A (A) V-Lehrzulage 52 Abs. 1 u. 2 für praktisches Fach abgerechnet 3A (A) V-Lehrzulage 52 Abs. 1 u. 2 mit überwiegend anleitender oder kontrollierender Tätigkeit 1 (A) Lehrzulage 52 Abs. 1 u. 2 für wissenschaftliches Fach abgerechnet abgerechnet 2 (A) Lehrzulage 52 Abs. 1 u. 2 für praktisches Fach abgerechnet 3 (A) Lehrzulage 52 Abs. 1 u. 2 mit überwiegend anleitender oder kontrollierender Tätigkeit 5 (A) Weitere Betrauung 52 Abs. 3 bzw. Lehrauftrag Abs. 7 für wissenschaftliches Fach 5A (A) Weitere Betrauung 52 Abs. 3 bzw. Lehrauftrag Abs. 7 für wissenschaftliches Fach 6 (A) Weitere Betrauung 52 Abs. 3 bzw. Lehrauftrag Abs. 7 für praktisches Fach 6A (A) Weitere Betrauung 52 Abs. 3 bzw. Lehrauftrag Abs. 7 für praktisches Fach 7 (A) Weitere Betrauung 52 Abs. 3 bzw. Lehrauftrag Abs. 7 mit überwiegend anleitender oder kontrollierender Tätigkeit abgerechnet abgerechnet abgerechnet abgerechnet abgerechnet abgerechnet 7A (A) Weitere Betrauung 52 Abs. 3 bzw. Lehrauftrag abgerechnet 15

17 Abs. 7 mit überwiegend anleitender oder kontrollierender Tätigkeit A1 (a) AssistentInnenstunden gem. lit. a) im nichtmedizinischen Bereich A2 (a) AssistentInnenstunden gem. lit. b) im nichtmedizinischen Bereich A3 (a) AssistentInnenstunden gem. lit. c) im nichtmedizinischen Bereich AS1 (a1) Lehrzulage AssistentIn in Ausbildung (ab ) AS2 (a2) Lehrzulage UniversitätsassistentInnen (ab ) AS2b (a2) Lehrzulage UniversitätsassistentInnen (ab ) AS2c (a2) Lehrzulage UniversitätsassistentInnen (ab ) manuell abgerechnet manuell abgerechnet manuell abgerechnet manuell abgerechnet manuell abgerechnet manuell abgerechnet manuell abgerechnet KA1 (K1) Kollegass. Lehrzulage manuell abgerechnet wm (w) Wissenschaftlicher MitarbeiterIn nicht medizinischer Bereich manuell abgerechnet Interne Lehre - Endstatus durch Dekanat über aktiv abgehalten nicht abrechenbar D = Kennzeichnung, dass für den jeweiligen Vergütungscode Dekrete gedruckt werden L = Kennzeichnung, dass für den jeweiligen Vergütungscode eine Lehrtätigkeit gedruckt werden kann AK 1 (KV) post doc 100% nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L AK 2 (KV) post doc 75% nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L AK 3 (KV) post doc 50% nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L Assistenz Prof. (KV) Assistenz Prof. nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar Assoziierte Prof.(KV) Assoziierte Prof. nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar AssPro (AP) Associate ProfessorIn abgehalten nicht abrechenbar Au (Au) AssistentInnenstunden/unbefristet/2006 abgehalten nicht abrechenbar L (Zl) Bundes- und VertragslehrerInnen abgehalten nicht abrechenbar MDL (Zm) Mehrdienstleistungszulage für Bundes- und VertragslehrerInnen abgehalten nicht abrechenbar prae doc 1 (KV) prae doc 1 nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L prae doc 2 (KV) prae doc 2 nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L Se Sci (SE) Senior Scientist abgehalten nicht abrechenbar SenSci 1 (KV) Senior Scientist nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L SenSci 2 (KV) Senior Scientist nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L SL (KV) Senior Lecturer nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar SL Spr (KV) Senior Lecturer Sprachlehrer nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar SL 13 (SL) Senior Lecturer 13 (nicht verrechenbar) abgehalten nicht abrechenbar SL 16 (SL) Senior Lecturer 16 (nicht verrechenbar) abgehalten nicht abrechenbar 16

18 SL 19 (SL) Senior Lecturer 19 (nicht verrechenbar) abgehalten nicht abrechenbar UK (p) betraute Stunden der UniversitätsprofessorInnen abgehalten nicht abrechenbar D UK 1 (KV) UnivProf. betraute Lehre nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L UP (p) UniversitätsprofessorInnen abgehalten nicht abrechenbar D VK (p) betraute Stunden der VertragsprofessorInnen abgehalten nicht abrechenbar D VP (p) VertragsprofessorInnen abgehalten nicht abrechenbar D Folgender Vergütungscode ist nicht mehr in Verwendung: WA (WA) Wissenschaftlicher Angestellter (gültig bis ) Externe Lehre und TutorInnen - Endstatus und Druck von Verträgen/Vereinbarungen durch Personaladministration über aktiv Vertragserstellung freigegeben abgerechnet LVG FD 1 (FD) lvg fd 1 abgerechnet LVG FD 2 (FD) lvg fd 2 (SprachlehrerInnen) abgerechnet LVG FD 3 (FD) lvg fd 3 abgerechnet LVG FD 4 (FD) lvg fd 4 abgerechnet LVG 1 (Eb) lvg1(beamtet) abgerechnet LVG 1 (En) lvg1 abgerechnet LVG 2 (Sb) lvg2 (SprachlehrerInnen beamtet) abgerechnet LVG 2 (Sn) lvg2 (SprachlehrerInnen) abgerechnet LVG 3 (Eb) lvg3 (beamtet) abgerechnet LVG 3 (En) lvg3 abgerechnet LVG 4 (Eb) lvg4 (beamtet) abgerechnet LVG 4 (En) lvg4 abgerechnet LVG 5 (Pb) lvg5 (beamtet) PrivatdozentInnen abgerechnet LVG 5 (Pn) lvg5 PrivatdozentInnen abgerechnet U (T) TutorInnen (MitarbeiterIn im Lehrbetrieb) abgerechnet Folgender Vergütungscode ist nicht mehr in Verwendung: CT (T) Campus - TutorInnen (stud. MitarbeiterInnen im Lehrbetrieb) (gültig bis ) GastprofessorInnen Endstatus durch Dekanat über aktiv (warte auf Beginnmeldung) abgehalten nicht abrechenbar L = Kennzeichnung, dass für den jeweiligen Vergütungscode eine Lehrtätigkeit gedruckt werden kann G (G) UProf (GastprofessorInnen) abgehalten nicht abrechenbar GProf. (KV) Gastprof. nicht verrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L Unbezahlte Lehre Endstatus und Druck von Vereinbarungen durch Personaladministration (Gewichtung = 0) über aktiv Vertragserstellung freigegeben abgerechnet X (Pb) nicht verrechenbare Venia für PrivatdozentInnen abgerechnet (beamtet) 17

19 X (Pn) nicht verrechenbare Venia für PrivatdozentInnen (nicht beamtet) abgerechnet Unbezahlte Lehre und Sonstige VGC (bezahlt, aber nicht über i3v abrechenbar) Endstatus durch Dekanat (Gewichtung = 0) über aktiv (warte auf Beginnmeldung) abgehalten nicht abrechenbar D = Kennzeichnung, dass für den jeweiligen Vergütungscode Dekrete gedruckt werden L = Kennzeichnung, dass für den jeweiligen Vergütungscode eine Lehrtätigkeit gedruckt werden kann UK 2 (KV) UnivProf. frei angekündigte Lehre nicht verrechenbar UY (p) frei angekündigte Stunden der UniversitätsprofessorInnen VY (p) frei angekündigte Stunden der VertragsprofessorInnen Y (P) nicht verrechenbares Kollegiengeld für ProfessorInnen Z (D) nicht verrechenbares Kollegiengeld für Dozen tinnen AS3 (a3) Mitwirkung AssistentIn in Ausbildung / An Univ. Ass.(ab ) abgehalten nicht abrechenbar abgehalten nicht abrechenbar abgehalten nicht abrechenbar abgehalten nicht abrechenbar abgehalten nicht abrechenbar abgehalten nicht abrechenbar L D D D D D wmm (w) Wissenschaftlicher MitarbeiterIn (Mitwirkung) abgehalten nicht abrechenbar D Nv* (Nv) nicht verrechenbare Lehranteile abgehalten nicht abrechenbar KA2 (K2) Mitwirkung KollegAss. abgehalten nicht abrechenbar D * Dieser Vergütungscode ist für das sog. Fremdpersonal / fremdfinanzierte Lehre zu verwenden (Erasmus, Sokrates, Betreuungslehrer u.a. Kennzeichnung im Feld Budgetart ). Folgende Vergütungscodes sind nicht mehr in Verwendung: M (Am) Mitwirkung von AssistentInnen 52 Abs. 4 (gültig bis ) KA (KA) KollegassistentInnen (gültig bis ) 2.4 Wichtige Hinweise zu Arbeitsverträgen für die Abhaltung von Lehrveranstaltungen Änderungen von bereits ausgestellten Verträgen/Vereinbarungen Zuständigkeit Personaladministration Meldung an i3v.pers@univie.ac.at: Neue Verträge/Vereinbarungen müssen bei folgenden Änderungen ausgestellt werden: - Lehrveranstaltungsnummer - Gruppennummer - Absage einer Lehrveranstaltung - Aufstockung des Arbeitsvertrages Zuständigkeit Studien- und Lehrwesen Meldung an lehradmin@univie.ac.at: - Lehrveranstaltungsrelevante Daten - Titelkorrekturen (LV-Titel (Zeugnisdruck)) - LV-Typ, ECTS, SemStd Blockverträge Eine Blocklehrveranstaltung liegt vor, wenn der Zeitraum zwischen dem Beginn und dem Ende der Lehrveranstaltung 90 Tage nicht überschreitet. Beginn: erste Unterrichtseinheit bzw. Vorbesprechung Ende: letzte Unterrichtseinheit 18

20 Sozialversicherung besteht für die tatsächliche Dauer der Lehrveranstaltung. Für die Einstufung einer Lehrveranstaltung als Blocklehrveranstaltung ist deren zeitliche Gestaltung zwischen ihrem Beginn und ihrem Ende nicht maßgebend. Beispiel: Eine Lehrveranstaltung (länger als 90 Tage), die in einem. 14-tägigen Rhythmus abgehalten wird, ist KEINE Blocklehrveranstaltung! Wird eine von mehreren Lehrveranstaltungen als Block abgehalten, wird ein Semestervertrag ausgestellt. Zur Erstellung der Blockverträge wird eine schriftliche Verständigung benötigt Aufgrund dieser Bekanntgabe wird ein Arbeitsvertrag mit der daraus resultierenden Sozialversicherungsmeldung erstellt. Weiters hat dieses Datum Auswirkung auf die Auszahlung des Lehrauftrages. Daher ist besonderes Augenmerk auf die richtige Befüllung der Felder von und bis zu legen. Grundsätzliches Verträge/Vereinbarungen dürfen nicht händisch korrigiert werden sie sind sonst ungültig! Bei Absage/Widerruf einer Lehrveranstaltung ist die Personaladministration zu verständigen. Verträge/Vereinbarungen, bei denen die Dienstantrittsmeldung bzw. Unterschriften fehlen, können nicht bearbeitet werden. Hier ist zu beachten, dass sich dadurch die Auszahlung des monatlichen Entgelts verzögern kann, da der Vertrag/die Vereinbarung wieder retourniert werden muss. Es gibt nur einen Auszahlungstermin pro Monat (das ist lt. Arbeitsvertrag der 15. eines Kalendermonats) der dafür notwendige Zahlungsanstoß ist in der Regel um den 3. eines Kalendermonats. Wenn 2 verschiedene Vergütungscodes und damit 2 verschiedene Lehranteile bei ein und derselben Lehrveranstaltung eingetragen sind, ist dies aus arbeitsrechtlicher Sicht nicht zulässig! (gleiche Bezahlung für gleiche Tätigkeit) Verträge/Vereinbarungen werden eine Woche vor Semesterbeginn an das Dekanat übermittelt. 19

21 Teil 3 Berichtswesen 3.1 Berichte im Reporting System Um die Studienprogrammleitungen und Dekanate in der Planung zu unterstützen, werden von der DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) Berichte aus dem Reporting System zur Verfügung gestellt (Berichte Studienprogrammleitungen und Berichte Fakultäten Verfügbarkeit der jeweiligen Berichte ist abhängig von den Berechtigungen). Wir empfehlen Ihnen, die detaillierten Informationen zur Benutzung des Reporting Systems unter Informationen zum Reporting System ab Seite 31 nachzulesen bzw. die dazu angebotenen Schulungen in Anspruch zu nehmen (Anmeldungen über die Personalentwicklung unter dem Link Berichte für Studienprogrammleitungen Für Studienprogrammleitungen stehen Ihnen unter Berichte Studienprogrammleitungen folgende Berichte zur Verfügung: BC 1 Übersicht IST-Lehranteilsstunden mit Vorjahresvergleich BC 1 Detail IST-Lehranteilsstunden BC2 Übersicht PLAN-IST-Lehranteilsstunden zu Studienjahresende BC3 Übersicht PLAN-IST-Lehranteilsstunden unterjährig (auch in der i3v-anwendung Veranstaltungen über das Spezialmenü aufrufbar mit jeweils aktuellen Zahlen) BC3 Detail IST-Lehranteilsstunden BC4 IST-Lehranteilsstunden auf Institutsebene* (inkl. Lehrimport) BC4 Detail IST-Lehranteilsstunden auf Institutsebene* BC4 IST-Lehranteilsstunden auf Institutsebene* (inkl. Lehrimport)_unterjährig Der Bericht BC1 Übersicht IST-Lehranteilsstunden mit Vorjahresvergleich und der dazugehörige Detailbericht BC1 Detail IST-Lehranteilsstunden stehen Ihnen im Reporting System unter Berichte Studienprogrammleitungen zur Verfügung. In diesen Berichten werden IST- Lehranteilsstunden eines Studienjahres mit IST-Lehranteilsstunden des Vorjahres verglichen (IST- IST-Vergleich). Um eine entsprechende Datenqualität zu erhalten, sind die Abläufe in der Lehrveranstaltungsplanung (siehe Teil 2) zu beachten! 20

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23 Um Ihnen auch Berichte zu den Planlehranteilsstunden (d.h. zu den im Rahmen der Zielvereinbarungen verhandelten Lehrstundenbudgets) für PLAN-IST-Vergleiche zur Verfügung zu stellen, werden die Planlehranteilsstunden von der DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) in i3v erfasst und über das Reporting System ausgewertet. Es stehen Ihnen 2 PLAN-IST-Berichte im Reporting System unter Berichte Studienprogrammleitungen zur Verfügung: 1) BC3 Übersicht PLAN-IST-Lehranteilsstunden unterjährig Dieser Bericht kann laufend während des Studienjahres ausgeführt werden und dient vor allem der Semesterplanung (Überprüfung der Einhaltung der Lehrstundenbudgets). Er enthält alle Lehranteile mit Ausnahme jener, die einen der folgenden Statuswerte aufweisen: Verworfen, Widerrufen Kopierter Stehsatz, Abgesagt und Gelöscht. Zu diesem Bericht gibt es auch einen Detailbericht, der im Detail die Lehranteile sowie deren Status-Werte enthält (BC3 Detail IST-Lehranteilsstunden inkl. Status-Werte). 22

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25 2) BC2 Übersicht PLAN-IST-Lehranteilsstunden zu Studienjahresende Dieser Bericht ist v.a. im Hinblick auf die Zielvereinbarungen relevant. Er liefert wie der IST-IST-Bericht nur nach Ablauf des Studienjahres sinnvolle Ergebnisse, da nur Lehranteile von tatsächlich stattgefunden Lehrveranstaltungen berücksichtigt werden mit den Statuswerten abgehalten nicht abrechenbar, abgerechnet, abrechenbar, Abrechnungskorrektur und in Abrechnung enthält. Zu diesem Bericht kann auch der Detailbericht BC1 Detail IST-Lehranteilsstunden verwendet werden. 24

26 Der Bericht BC4 IST-Lehranteilsstunden auf Institutsebene (inkl. Lehrimport) und der dazugehörige Detailbericht BC4 Detail IST Lehranteilsstunden unter Berichte Studienprogrammleitungen geben einen Überblick über die IST-Lehranteilsstunden mit Vorjahresvergleich pro Institut. Das Institut entspricht dem in der i3v Anwendung "Veranstaltung" bei dem Lehranteil erfass- 25

27 ten Institut. Über dieses Institut erfolgt die Abgeltung an den Lehrenden. Er enthält alle Lehranteile die einen der folgenden Statuswerte aufweisen: abgehalten nicht abrechenbar, abgerechnet, abrechenbar, Abrechnungskorrektur und in Abrechnung 26

28 Der Bericht BC4 IST-Lehranteilsstunden auf Institutsebene (inkl. Lehrimport)_unterjährig und der dazugehörige Detailbericht BC4 Detail IST Lehranteilsstunden unter Berichte Studienprogrammleitungen kann laufend während des Studienjahres ausgeführt werden und dient der Semesterplanung (Einhaltung des Lehrbudgets). Für die Lehranteile des aktuellen Jahres gilt: Es werden alle Lehranteile berücksichtigt, mit Ausnahme folgender Statuswerte: Verworfen, Widerrufen, Kopierter Stehsatz, Abgesagt und Gelöscht. Für die Vorjahres- Lehranteilsstunden gilt: Es werden nur jene von tatsächlich stattgefundenen Lehrveranstaltungen berücksichtigt, die einen der folgenden Statuswerte aufweisen: abgehalten nicht abrechenbar, abgerechnet, abrechenbar, Abrechnungskorrektur und in Abrechnung 3.3 Berichte für Fakultäten Für Dekanate stehen darüber hinaus folgende Berichte unter Berichte Fakultäten zur Verfügung: LEHRE: IST-Lehranteilsstunden Fakultät nach SPL (inkl. Lehrexport) LEHRE: IST-Lehranteilsstunden Fakultät nach Institut (inkl. Lehrexport) LEHRE: Detail IST- Lehranteilsstunden Fakultät nach Institut (inkl. Lehrexport) 1) LEHRE: IST-Lehranteilsstunden Fakultät nach SPL (inkl. Lehrexport) Dieser Bericht gibt einen Überblick über die IST-Lehranteilsstunden mit Vorjahresvergleich aus Sicht der Fakultät pro SPL. Im Gegensatz zu den Berichten BC1 BC4, die die Lehrimporte enthalten, sind in diesem Bericht die Lehrexporte inkludiert. Der Bericht enthält alle Lehranteile mit den Statuswerten abgehalten nicht abrechenbar, abgerechnet, abrechenbar, Abrechnungskorrektur und in Abrechnung 27

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30 2) LEHRE: IST-Lehranteilsstunden Fakultät nach Institut (inkl. Lehrexport) Dieser Bericht gibt einen Überblick über die IST-Lehranteilsstunden mit Vorjahresvergleich aus Sicht der Fakultät pro Institut. Lehrexporte sind inkludiert. Das Institut entspricht dem in der i3v Anwendung "Veranstaltung" bei dem Lehranteil erfassten Institut. Über dieses Institut erfolgt die Abgeltung an den Lehrenden. Der Bericht enthält alle Lehranteile mit den Statuswerten abgehalten nicht abrechenbar, abgerechnet, abrechenbar, Abrechnungskorrektur und in Abrechnung. Dazu gibt es den Detail Bericht LEHRE: Detail IST- Lehranteilsstunden Fakultät nach Institut (inkl. Lehrexport) 29

31 DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur) Informationen zum Reporting System Ansprechpersonen: Mag.(FH) Gerald Buchgeher DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur), DW: Jürgen Bull DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur), DW: Mag. Lorenz Platzgummer DLE Finanzwesen und Controlling (Quästur), DW: Stand: Mai 2010 Hinweis: Alle Funktionen von Personen sind geschlechtsneutral zu verstehen 30

32 Inhaltsverzeichnis 1. Einstieg Navigation Berichtsaufruf Bericht mit Optionen ausführen PDF-Bericht speichern und drucken Berichtsansichten in den Eigenen Ordner kopieren Berichtsansichten im Eigenen Ordner verwalten Kontakt 38 31

33 1. Einstieg Sie erreichen das Einstiegsportal zum Cognos Reporting System der Universität Wien unter dem Link Diesen Link können Sie mit allen gängigen Webbrowsern (z.b. Mozilla oder Internet Explorer) öffnen. Folgende Einstiegsmaske erscheint: Bitte geben Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Passwort ein, dass Sie von uns (siehe letzte Seite dieses Dokuments) erhalten haben und bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf OK klicken: Beim Ersteinstieg werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zu verändern. Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die Willkommen-Seite, die allgemeine Informationen bereithält: 32

34 Unter dem roten Button Einführungstour können Sie mittels Online-Tutorium die wichtigsten Schritte der Navigation kennen lernen. Je nach Berechtigung wird Sie das eine oder andere Thema dabei mehr interessieren oder gar nicht betreffen. 2. Navigation Durch Klicken auf die Karteikarte Öffentliche Ordner gelangen Sie zu den Berichten, die in Unterordnern nach Themenbereich gegliedert abgelegt sind. Je nach Berechtigung haben Sie Zugang zu unterschiedlichen Berichtsordnern: 33

35 Durch Klicken auf einen Ordner können Sie diesen öffnen und sich die darin enthaltenen Berichte und Unterordner anzeigen lassen: 3. Berichtsaufruf Durch einen einfachen Klick auf die Berichte werden diese aufgerufen. Dabei wird zwischen vorbereiteten Berichten und neu auszuführenden Berichten unterschieden: Bereits als fertiges PDF abgelegte Berichte erkennen sie am Symbol. Diese Berichte werden automatisch regelmäßig neu ausgeführt und liegen damit ohne Wartezeit für Sie bereit. Durch einfachen Klick auf den Berichtseintrag öffnet sich das Dokument als PDF, dass sie speichern und ausdrucken können. Berichte mit dem Symbol müssen neu auf die Datenbank ausgeführt werden. Durch einen Klick auf den Berichtseintrag startet der Bericht. Dabei werden Sie je nach Bericht nach Parametern gefragt, mit denen der Bericht ausgeführt werden soll (z.b. welches Auswertungssemester). Nach einer kurzen Wartezeit erscheint sodann der Bericht als HTML-Seite. Durch Anklicken des Symbols in der Symbolleiste rechts über dem Logo können Sie den Bericht in ein PDF- Dokument konvertieren und den Bericht anschließend speichern oder in hoher Qualität ausdrucken. 34