Wegweiser für die Kontoübersicht

Transkript

1 Seite 3 Grundsätzliches & SAP-Bedienung Seite 4: Anmelden am SAP-Auswertungssystem Wegweiser für die Kontoübersicht (Eine kleine Informationsquelle und Unterstützungshilfe im Umgang mit der SAP-Auswertung Kontoübersicht. Ansprechpartner bei Fragen/Probleme ist Herr Lauer (Tel )) Inhaltsübersicht Seite 7: Die Kontoübersicht; Das Startmenü Seite 10: Beispiele für die Auswirkungen der Aktivierung der unteren Kontierung Seite 11-12: Die Auswertungsvariante; Anlegen/Speichern Seite 13: Wie funktioniert die Mehrfachselektion? Seite 14: Das Auswertungsmenü Seite 15: Der Reiter Übersicht Seite 16: Der Reiter Budget Seite 17: Die Budgetarten Seite 19: Der Budgetrest Seite 20: Der Reiter Ist Seite 21: Der Reiter Obligo Seite 21: Der Reiter Stornierungen Seite 22: Die Belegartenübersicht Seite 23: Der Reiter Legende Seite 24: Die Auswertungsmenüleiste Seite 25-36: Erläuterung der Menüsymbole und deren Funktionen Stand Ersteller: Anton Lauer

2 Die Stärken der Kontoübersicht Onlineanzeige des tagesaktuellen Budgetkontostandes mit allen Buchungen. Erstellung eines tagesaktuellen Kontoauszugs mit allen verfügbaren Informationen (Gesamtübersicht, Budget-, Ist-, Storno-, Obligobuchungen) Die Kontoübersicht vereint die Auswertungen Einzelpostenliste Zahlungen und Einzelpostenliste offene Posten in einem Auswertungsbereich, erweitert um die Anzeige der Budgetbuchungen und des Budgetstandes Stornobuchungen werden gegenüber der Einzelpostenliste Zahlungen optisch von den Ist-Buchungen getrennt Direkte Vergleichsmöglichkeit der Ist- und Obligobuchungen in einer Auswertung über zwei Auswahlreiter Überprüfung/Filterung/Sortierung nach dem Zahlungsdatum der Geldein- und -ausgänge (über das Feld Ausgleich im Reiter Ist ) Anzeige/Filtern/Sortieren der Belege nach diversen Beleginformationen (z.b. Buchungsdatum, Geschäftspartner) Haushaltsjahrübergreifende Auswertungen für die Erstellung von z.b. Drittmittelverwendungsnachweisen oder komplette Projektübersichten 2

3 1 Grundsätzliches & SAP-Bedienung Mittels den SAP-Auswertungen können tagesaktuelle Ist-Daten abgerufen werden. Die mittels der SAP-Auswertungen ermittelten Zahlungen müssen mit dem monatlichen Kontoauszug übereinstimmen. Unstimmigkeiten sind der zentralen Buchhaltung (Herr Lauer, Tel ) zu melden. Als Internet-Browser sollte immer der Internet-Explorer (Version 7.0 (unter Windows XP Prof. und Windows Vista); Version 6.0 (unter Windows 2000)) oder Mozilla Firefox (Version 2.0 (unter Windows 2000, Windows XP Prof., Windows Vista und einigen Linux-Distributionen von RedHat und SuSE) verwendet werden, da die grafische Darstellung und die Funktionsfähigkeit bei der Verwendung von anderen Browsern erheblich von den nachfolgenden Beschreibungen abweichen kann. Folgende SAP-Menüfunktionen werden transaktionsübergreifend benötigt: Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen Button zeigen und diesen kurz nicht bewegen erscheint eine kleine Anzeige mit der Funktionsbeschreibung Ausführen, z.b. Auswertung starten Alternativ kann auch die F8-Taste gedrückt werden Zurück Beenden Abbrechen 3

4 2 Anmelden am SAP-Auswertungssystem 1. Schritt: Starten des Internet-Explorers 2. Schritt: Starten der Uni-Homepage (Startseite): 3. Schritt: Manuelles Navigieren zum Startseitenlink : Klick auf den Link 4

5 4. Schritt: Anmelden am SAP-Auswertungssystem: Standardeinstellung Benutzername eingeben; I.d.R. Nachname-Vorname (Erster Buchstabe) (z..b.: LAUER-A) SAP-Kennwort eingeben; Dieses weicht grundsätzlich von Ihrem Novell-Kennwort ab Ihr Kennwort können Sie über diesen Button ändern! (Bei der Erstanmeldung wird die Vergabe eines neuen Kennworts erzwungen) 5

6 5. Schritt: Das Einstiegsmenü Ihr Anmeldebildschirm sollte hinsichtlich des Benutzermenüs dem abgebildeten Layout entsprechen. Insbesondere der Ordner Auswertungen Buchhaltung muss angezeigt werden. Kleine Abweichungen von dem Menülayout (z.b. die Anzeige von Favoriten) könne sich aus individuellen Einstellungen ergeben. Bei einer abweichenden Menüdarstellung klicken Sie bitte mit der linken Maustaste auf den Button Benutzermenü Nun sollte die Menüdarstellung angepasst worden sein. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie sich bitte mit Herrn Lauer in Verbindung (Tel ). 6

7 3 Das Startmenü 3.1 Die Kontierungseingabe Die Kontoübersicht beinhaltet alle Übersichten die Sie für die Verwaltung der Konten benötigen. Die Kontoübersicht ersetzt die Auswertungen Einzelpostenliste Zahlungen, Einzelpostenliste offene Rechnungen und die Budgetsumme zu Obligo/Ist. Die vorstehenden Auswertungen stehen jedoch dennoch weiterhin im Auswertungsbereich zur Nutzung bereit. 1. Schritt: Doppelklick auf den Ordner Auswertungen Buchhaltung 2. Schritt: Doppelklick auf den Ordner Kontoübersicht 7

8 3. Schritt: Eingabe der Selektionswerte: Standardeinstellung Intervalleingaben sind möglich Über die Mehrfachselektion können Einzelwerte und Intervalle ein- bzw. ausgeschlossen werden Über die Wertehilfe kann nach der Kontierung gesucht werden. Wirkung wenn aktiviert: Hierarchisch untergeordnete Finanzstellen und Finanzpositionen werden angezeigt (Beispiel siehe übernächste Seite) Sie können nach den drei Merkmalen Fonds, Finanzstellen und Finanzposition auswerten. Folgende Selektionsvorgaben werden empfohlen: Drittmittelprojekte: Nur Feld Fonds füllen Nichtdrittmittelkonten: Feld Fonds und Finanzstelle füllen Rückwirkende Haushaltsjahre können ausgewählt werden; Die Standardeinstellung ist das aktuelle Haushaltsjahr Die Periode kann nur im bis-feld eingeschränkt werden da ansonsten die Gesamtübersicht keinen korrekten Budgetstand mehr anzeigen würde. Wird die Abfrage ohne Kontierungsvorgabe gestartet werden alle Kontierungen angezeigt bzw. ausgewertet für die Sie eine Berechtigung besitzen. Selektionskriterien können mit dem Platzhalter Sternchen (*) versehen werden (Fondssuche nach 825* bewirkt die Anzeige aller 825er-Fonds) 8

9 4. Schritt: Auswertung ausführen: Klick auf Ausführen oder drücken der F8-Taste : 5. Schritt: U.U. kann die Meldung erscheinen, dass Ihnen Berechtigungen fehlen. Übergehen Sie diese einfach durch einen Klick auf den grünen Haken. Wird Ihnen nun ein Auswertungsergebnis angezeigt, so orientiert sich dieses nach Ihren Berechtigungseinstellungen. Besitzen Sie für eine Finanzstelle beschränkte Auswertungsrechte, so werden diese bei der Anzeige berücksichtigt. Wird keine Auswertung angezeigt, besitzen Sie entweder für die vorgenommene Selektion nicht die notwendigen Rechte oder es sind keine Daten vorhanden. Setzen Sie sich im ersten Fall mit der zentralen Buchhaltung, (Tel ) in Verbindung. Beachten Sie bei Studienbeitragsfonds (= 2er-Fonds), dass dieser Fonds bei mehreren Finanzstellen Verwendung findet. Sofern Sie nicht für den kompletten Fonds die Berechtigung besitzen müssen Sie für die Auswertung immer die Finanzstelle in die Auswertung einbeziehen. 9

10 3.2 Beispiele für die Auswirkungen der Aktivierung der unteren Kontierung? Eingabeform: Auswertungswirkung: Drittmittelfonds; Selektion nach Kapitel/Titel des Kontoauszugs Selektion aller Fonds einer Finanzstelle = Kapitel/Titel (=Kontierungsposition) des Kontoauszugs (Drittmittelprojekt) Es werden nur die dem Kapitel/Titel untergeordneten Finanzpositionen angezeigt Es werden nun alle! Fonds (Drittmittel + nicht Drittmittel) der Finanzstelle angezeigt Eine Anzeigeeinschränkung findet über die Benutzerberechtigung statt

11 3.3 Die Anlage einer Auswertungsvariante Sie können die Selektionswerte für jede Auswertung erneut eingeben oder sich alternativ hierzu Auswertungsvarianten mit häufig benötigten Selektionswerten anlegen. Sinnvoll ist dies wenn Sie z.b. die Funktion Mehrfachselektion benutzen, diese Selektion häufig benötigen und die Daten nicht immer wieder erneut per Hand eingeben möchten. 1. Schritt: Eingabe der Selektionswerte wie unter 3.1 erläutert. Sie können für die Anlage der Variante sowohl die Vorgabe von Intervallen, die Mehrfachselektionen, die Funktion untere Kontierung als auch das Feld Geschäftsjahr nutzen.. 2. Schritt: Öffnen der Option Variante sichern : Klick auf das Diskettensymbol in der Menüleiste Vergeben Sie nun den Namen der Variante und die Selektionsbeschreibung Klicken Sie anschließend erneut auf das Diskettensymbol in der Menüleiste um die Variante zu speichern. Im unteren linken Bildschirm erscheint die Speicherbestätigung. 11

12 3.4 Wie wird eine gespeicherte Auswertungsvariante aufgerufen? Führen Sie zunächst die unter Punkt 3.3 beschriebenen Arbeitsschritte 1 bis 2 durch. Klicken Sie nun auf das Symbol und geben Sie den vergebenen Variantennamen sowie Ihren SAP-Usernamen ein Klicken Sie abschließend auf das Symbol oder drücken Sie die Taste F8. Die mittels der Variante gespeicherten Selektionskriterien werden geladen. Klicken Sie nun auf das Symbol in der Menüleiste um die Abfrage zu starten. Eine Übersicht der verfügbaren Varianten erhalten Sie indem das Feld Variante nicht ausgefüllt wird. Es werden die verfügbaren Varianten angezeigt Mit einem Doppelklick auf eine Zelle wird eine Variante ausgewählt 12

13 3.5 Wie funktioniert die Mehrfachselektion? Zweck der Mehrfachselektion: Selektion mehrerer Einzelwerte und/oder Intervalle Ausschluss mehrerer Einzelwerte und/oder Intervalle in einer Auswertung. Funktionale Anwendung: Die Mehrfachselektion ist immer mit einem konkreten Selektionsfeld verknüpft. Bei einer Auswertung können mehrere Mehrfachselektionen Anwendung finden. Die Anwendung der Mehrfachselektion ist selektionsfeldunabhängig und somit immer gleich. 1. Schritt: Rufen Sie die Mehrfachselektion durch einen Klick der linken Maustaste auf das Symbol auf. 2. Schritt: Geben Sie die ein- bzw. auszuschließenden Selektionskriterien ein. Bei der Eingabe der Selektionskriterien können sowohl eindeutige Werte (z.b. beim Selektionsfeld Fonds: Universal) als auch mit dem Platzhalter Sternchen (*) arbeiten (z.b. würde beim Selektionsfeld Fonds die Eingabe von 825* die Selektion von alle 825er-Fonds bewirken) Die einzelnen Reiter der Mehrfachselektion können mit einander kombiniert werden. Sie können in einer Mehrfachselektion sowohl Einzelwert und/oder Intervalle einschließen und gleichzeitig Einzelwerte und/oder Intervalle ausschließen Hierbei können Sie durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die Reiter zwischen den einzelnen Selektionsbereichen wechseln. Einzelwerte bzw. Intervalle selektieren Einzelwerte bzw. Intervalle nicht selektieren 3. Schritt: Nach Eingabe der Suchkriterien wird die Mehrfachselektion durch eine Klick auf das Symbol bzw. durch Drücken der Taste F8 ausgeführt. 13

14 4 Das Auswertungsmenü Die Auswertungsbereiche (4.1) Die Auswertungsmenüleiste (4.2) Das Auswertungsergebnis Speichern/Drucken des SAP- Kontoauszugs 14

15 4.1. Die Auswertungsbereiche Der Reiter Übersicht In dem Reiter Übersicht finden Sie eine Gesamtübersicht der kumulierten Budget- und Ist-Beträge, vorsortiert nach Finanzstelle, Fonds, Finanzposition wieder. Ist ein Budget vorhanden, wird dieses angezeigt, jedoch nur, wenn die Auswertung nicht auf die Finanzpositionen eingeschränkt wurde Bei Nichtdrittmittelprojekten: Budget = Zuweisung (z.b. TG73) oder Budget = Bereinigte Einnahmen (z.b. TG77) Bei Drittmittelprojekten: Budget Einnahmen sondern Budget gem. Bewilligungsschreiben. Ausnahme: z.b. bei TG72-Projekten. Hier ist das Budget i.d.r. mit dem Geldeingang (abzgl. Overheadabzug) gleichzusetzen In der Gesamtübersicht werden keine Einnahmen angezeigt da SAP mit Budget arbeitet. Das Budget entspricht i.d.r. nicht den Einnahmen (s.o.) Ist-Beträge pro Finanzposition, tagesaktuell immer für das komplette Jahr Einnahme- Finanzpositionen werden in dieser Übersicht nicht angezeigt Anzeige der offenen Posten, in einer Summe = Restbudget Bankkontostand (Ausnahme Fonds mit budgeterhöhenden Einnahmen) Fehlt am Jahresanfang noch der Vorjahresrest, kann dennoch der aktuelle Kontostand aufgerufen werden indem in der Eingabemaske (Punkt ) die Selektion über das alte und neue Haushaltjahr vorgenommen wird. 15

16 4.1.2 Der Reiter Budget Unter dem Reiter Budget werden alle Budgeteinzelbudgetbuchungen aufgelistet. Drittmittelbudgetbuchungen werden vom Referat 3.4 verwaltet Nichtdrittmittelbudget werden vom Referat 3.1 verwaltet Die Herkunft der Budgetsummen: Drittmittel Bewilligungssumme gem. Bewilligungsschreiben (Programmpauschalen abzgl. 7,5%-Uni-Anteil) oder Bereinigte Einnahmebuchungen (i.d.r. bei Titelgruppe 72) (Einnahmen abzgl. z.b. Overheadabzug (5%)) Nicht-Drittmittel Zuweisungsmittel oder Budgeterhöhende Einnahme (u.u. Einnahmen abzgl.. z.b. 5%-Abzug bei Titelgruppe 77 (Betriebseinnahmen)) 16

17 Die Budgetarten Ist die Budgetart unklar hilft i.d.r. ein Blick auf die Budgeteinzelbuchungen weiter. a) Budgeterhöhende Einnahmen Budgeterhöhenden Einnahmen liegt immer eine konkrete Einnahmebuchung (i.d.r. Debitorenrechnung) zugrunde. Die Budgetbuchung erfolgt automatisch sobald ein Geldeingang gebucht wird. Budgeterhöhende Einnahmen erfolgen in voller Höhe oder mit prozentualen Abzügen. So wird z.b. bei einigen Drittmittelprojekten ein Overheadabzug i.h.v. 5% erfolgen sowie i.d.r. ein 5%-Abzug bei Betriebseinnahmen (Fonds 30000). SAP verwendet bei budgeterhöhenden Einnahmen automatisch den Text RIB. Als Budgetart findet immer eine Umbuchung statt, da die Einnahme vom Ist-Bereich in den Budgetbereich umgebucht wird. Diese Spalten sind nur bei budgeterhöhenden Einnahmen gefüllt Hierüber kann zum einen der Budgetanteil und die Belegnummer der Einnahmebuchung nachvollzogen werden Budgetrest Bewilligungsrest Budgetrest = Bankkontostand Bei Fonds deren Budget ausschließlich auf budgeterhöhenden Einnahmen basiert spiegelt der Budgetrest die tatsächlich verfügbaren Bankkontostandsmittel wieder. Die lt. Vertrag oder Bewilligung noch verfügbaren (Rest-)Mittel können nicht eingesehen werden. 17

18 b) Bewilligungssummen Bei einigen Drittmittelprojekten (insb. DFG-Sachbeihilfen, Sonderforschungsbereiche, Bundesmittel, teilweise EU-Projekte) wird die Bewilligungssumme lt. Bewilligungsschreiben bzw. Vertrag mit dem Drittmittelgeldgeber im Budgetbereich abgebildet. Dies führt dazu, dass der Budgetbereich im Gegensatz zu den budgeterhöhenden Einnahmen nicht an die tatsächlichen Einnahmen gekoppelt ist. Budgetbuchungen, die auf Bewilligungssummen basieren können zum einen daran identifiziert werden, dass die für die budgeterhöhenden Einnahmen reservierten Spalten nicht gefüllt sind und ein aussagekräftiger Positionstext verwendet wurde. Budgetrest = Bewilligungsrest Budgetrest Bankkontostand Bei Fonds deren Budget auf Bewilligungssummen basiert spiegelt der Budgetrest die tatsächlich verfügbaren Restmittel lt. der Bewilligung wider. Bereits bei Projektbeginn stehen z.b. bereits für Ausgaben zur Verfügung, obwohl noch keine Mittel vom Geldgeber eingegangen bzw. abgerufen wurden. Der Bankkontostand aus Geldgebersicht kann mittels einer überjährigen Abfrage ermittelt werden. Hierzu müssen zunächst die Selektionsparameter des Geschäftsjahres auf die komplette Projektlaufzeit erweitert (Punkt 3.1, Schritt 3) und anschließend im Reiter Ist die Gesamtsumme (Punkt Buchst. a) eingeblendet werden. Achtung: o Die SAP-Zahlen stehen erst seit dem Geschäftsjahr 2005 zur Verfügung o Interne Abzüge wie z.b. der Overheadabzug i.h.v. 5% oder der Programmpauschaleneinbehalt i.h.v. 7,5% finden bei dieser 18 Bankkontostandsberechnung keine Berücksichtigung, da diese Abzüge im Budgetbereich vorgenommen werden.

19 c) Zuweisungen Bei einigen Nicht-Drittmittelfonds (z.b. Fonds Universal, Exkursion, Rusa, Ruli etc.) sowie Drittmittelfonds (z.b. Uni-Anteil bei Sonderforschungsbereichen etc.) wird die Zuweisungssumme lt. Zuweisungsschreiben des Referats 3.1 im Budgetbereich abgebildet. Die Zuweisungsmittel sind mit echten Einnahmen gleichzusetzen. Es werden jedoch keine Einnahmebuchungen sondern ausschließlich Budgetbuchungen vorgenommen. Budgetbuchungen, die auf Bewilligungssummen basieren können zum einen daran identifiziert werden, dass die für die budgeterhöhenden Einnahmen reservierten Spalten nicht gefüllt sind und ein aussagekräftiger Positionstext verwendet wurde. Budgetrest = Bankkontostand Bei Fonds deren Budget ausschließlich auf Zuweisungen basiert spiegelt der Budgetrest die tatsächlich verfügbaren Mittel wieder Der Budgetrest Die Höhe übertragener Budgetreste können nur im Reiter Budget eingesehen werden. Es erfolgt keine separate Ausweisung im Reiter Übersicht. Überträge des Vorjahres erhalten immer den Text Budgetüberträge (Empfänger). Buchung mit dem Text Budgetüberträgen (Sender) kommen nur in bereits abgeschlossenen Jahren vor. Es handelt sich hierbei um den Restbestand des jeweiligen Jahres, der in das nächste Jahr gesendet und dort empfangen wurde. Dies ist auch der Grund warum in alten Haushaltsjahren optisch keine Budgetreste mehr vorhanden sind.

20 4.1.3 Der Reiter Ist Unter dem Reiter Ist werden alle Ist-Buchungen angezeigt. Einnahme und Ausgabebuchung. Standardmäßig wird nach Finanzstelle, Fonds, Finanzposition, Geschäftspartner mit Zwischensummen vorsortiert. Bei einer hohen Anzahl von Buchungen kann die Kontoübersicht diese nicht auf einer Seite einzeigen. Sie müssen zwischen den einzelnen Seiten blättern. Vermissen Sie Buchungen auf der aktuellen Seite, wurzelt dies meist in dieser Ursache. Auswertungszeitraum ist standardmäßig der bis heute. Die Anzeige einer bestimmten Buchungsperiode kann nur über die Filterfunktion vorgenommen werden. Unter dem Reiter Ist erscheinen nur Buchungen, die tatsächlich durchgeführt und von der Staatsoberkasse gebucht wurden. Die Zahlungen werden sach- und anlagenkontengerecht angezeigt. Die Gesamtsumme eines Zahlungsbelegs wird standardmäßig nicht angezeigt, kann jedoch mittels Verwendung der Zwischensummenfunktion eingeblendet werden. Bei steuerpflichtigen Zahlungen werden nur die Nettobeträge angezeigt Ausgabebuchungen des aktuellen Tages finden Sie unter dem Reiter Obligo, da diese noch als offener Posten im System bestehen und noch nicht an die Staatsoberkasse exportiert wurden. I.d.R. rutschen diese Belege am Tag nach dem Buchungstag in den Ist -Bereich. 20

21 4.1.4 Der Reiter Obligo Unter dem Reiter Obligo finden sich alle offenen Posten. Nur über den Reiter Obligo können offene Forderungen der Einnahme-Finanzpositionen eingesehen werden, da diese im Reiter Übersicht nicht angezeigt werden. Folgende Belege erscheinen im Obligo: - Annahmeanordnungen (Belegarten DR, KG) deren Geldeingänge noch ausstehen) - Auszahlungsbelege (Belegarten KR, DG), welche noch nicht zur Staatsoberkasse exportiert wurden - Belege mit Fälligkeitsvorgaben - Auslandsbelege - Webshop- und Referat 3.3-Bestellungen Ob Auslandsbelege zur Zahlung angewiesen wurden kann immer erst zum Monatsende, nach dem Monatsabschluss kontrolliert werden. So lange stehen diese Belege (auch wenn Sie tatsächlich schon gezahlt wurden) noch im Obligo Der Reiter Stornierungen Unter dem Reiter Stornierungen finden Sie alle Stornierungen wieder, die vorgenommen wurden. Bei Stornierungen die von Ihnen vorgenommen wurden beginnt die Stornobelegnummer immer mit W.

22 4.1.6 Belegartenübersicht Nachstehend finden Sie eine Liste der gängigsten Belegarten mit den zugehörigen Belegnummernkreise: Belegart Belegnummernkreis zugehörige Stornobelegart Belegnummernkreis Bezeichnung AB 01 AB 01 Personalbuchungsbelege RE 51 RE 51 Rechnungseingangsbelege (Einkauf) VA 02 VA 02 Abschlagverrechnungsbuchungen KA 23 KY 98 Kreditorenbeleg KR 18 KY 98 Kreditorenrechnung KG 17 GK 37 Kreditorengutschrift KU 70 KX 71 Kreditorenrechnung Uni-Bibliothek GU 70 GK 37 Kreditorengutschrift Uni-Bibliothek AK 22 AK 22 Auslandskreditor AU 70 AX 71 Auslandskreditor Uni-Bibliothek LS 42 LS 42 Kreditorenlastschriftbuchungen DA 14 DY 95 Debitorenbeleg DR 15 DY 95 Debitorenrechnung DG 14 DA 14 Debitorengutschrift D6 60 DY 95 Debitor Muster 60 UA 21 UA 21 Interne Umbuchung IV 36 IV 36 Interne Verrechnung SA 12 SA 12 Sachkontenbeleg SK 13 SS 63 Kassenbeleg SW 40 SX 41 Studentenwerk TB 32 TS 31 Telefonkostenbuchung PB 33 PS 34 Postkostenbuchung 22

23 4.1.7 Der Reiter Legende Unter dem Reiter Legende werden die SAP-Kontierungsbegriffe anhand der vorgenommenen Selektionskriterien genauer spezifiziert. Sie dient als kleine Infoquelle und Unterstützungshilfe. Die Legende orientiert sich ausschließlich anhand Ihrer Selektionsparameter und der bereits vorhandenen Buchungen. Sie finden daher in diesem Bereich keine Berechtigungsübersicht. Der Inhalt der Legende wächst vielmehr im Laufe des Jahres mit Ihren Buchungen mit. 23

24 3.2 Die Auswertungsmenüleiste Mittels der Menüleiste können diverse Sortier-, Filter- und Exportfunktionen wahrgenommen werden Das Menüsymbol Detail-Übersicht Mit Hilfe der Detailfunktion kann insbesondere die bei der Buchung verwendete Bankverbindung (Auswertungsbereiche Ist, Obligo ) eingesehen werden. Diese Funktion kann nur in den Auswertungsbereichen Ist, Oblgio, Stornierungen angewandt werden. 1. Schritt: Buchungsdatensatz markieren. Durch einen Klick auf den Zeilenrand markieren Sie den Buchungssatz Der markierte Buchungssatz verfärbt sich nun orange. 2. Schritt: Klick auf das Symbol Es öffnet sich nun die Detailübersicht. In den Auswertungsbereichen Ist und Obligo kann u.a. z.b. für die Belegarten Kreditorenrechnung und Debitorengutschrift die für die Überweisung verwendete Bankverbindung eingesehen werden 24

25 3.2.2 Das Menüsymbol Sortieren Mit Hilfe der Sortierfunktion können Spalteninhalte sowohl ab- als auch aufsteigend sortiert und z.b. mit der Funktion Zwischensumme bilden verbunden werden. Diese Funktion kann in jedem Auswertungsbereich angewandt werden. a) Die Sortierung über die Spaltenmarkierung 1. Schritt: Auswahl der zu sortierenden Spalte. Durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift markieren Sie die Spalte Die ausgewählten Spalten verfärben sich durch die Auswahl orange Für die Auswahl/Sortierung mehrer Spalten müssen Sie während der Spaltenmarkierung die Taste STRG gedrückt halten 2. Schritt: Klick auf das Sortiersymbol für aufsteigende Sortierung oder auf für absteigende Sortierung 25

26 b) Die Sortierung über das Sortiersymbol 1. Schritt: Klick auf das Sortiersymbol 2. Schritt: Auswahl der zu sortierenden Spalten Spalte mit den Sortierkriterien Spalte mit den verfügbaren Spalten Durch einen Doppelklick auf ein Suchkriterium wird dieses von einer Spalte in die andere verschoben und somit entweder als Sortierkriterium ein- oder ausgeblendet Neben der Sortierfunktion kann zusätzlich auch noch die Funktion Zwischensumme bilden aktiviert werden 3. Schritt: Sortierung starten durch einen Klick auf den grünen Hacken 26

27 3.2.3 Das Menüsymbol Filter Mit Hilfe der Filterfunktion können die Daten so aufbereitet werde, dass nur bestimmte Daten angezeigt werden. Diese Funktion kann in jedem Auswertungsbereich angewandt werden. a) Die Sortierung über die Spaltenmarkierung 1. Schritt: Auswahl der zu sortierenden Spalte. Durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift markieren Sie die Spalte Die ausgewählten Spalten verfärben sich durch die Auswahl orange Für die Auswahl/Sortierung mehrer Spalten müssen Sie während der Spaltenmarkierung die Taste STRG gedrückt halten 2. Schritt: Klick auf das Sortiersymbol Geben Sie Ihre Filterkriterien ein. Auch beim Filtern können Sie folgende Funktionen nutzen: Verwendung des Platzhalters Sternchen (*) (z.b Geschäftspartnersuche mit *Rüdiger* oder Müller*) Intervalleingaben Mehrfachselektion (3.5) 27

28 3. Schritt: Filteranwendung starten durch einen Klick auf b) Die Filterung über das Filtersymbol 1. Schritt: Klick auf das Filtersymbol 2. Schritt: Auswahl der zu filternden Spalten Spalte mit den Filterkriterien Spalte mit den verfügbaren Spalten Durch einen Doppelklick auf ein Filterkriterium wird dieses von einer Spalte in die andere verschoben und somit entweder als Filterkriterium ein- oder ausgeblendet 3. Schritt: Klick auf nachdem Sie die Filterkriterien festgelegt haben. 4. Schritt: Geben Sie die Filterkriterien ein (siehe Seite 23, Arbeitsschritt 2) und klicken Sie auf c) Die Filterlöschung Durch einen Klick auf das Menüzeichen des Filters öffnet sich dieses kleine Menü. Hiermit können Sie einen Filter vollständig entfernen 28

29 3.2.4 Das Menüsymbol Drucker Die Kontoübersicht bietet zwei Druckmöglichkeiten an. Es kann zum einen der SAP-Kontoauszug gedruckt werden und zum anderen ein Listenausdruck der die individuellen Einstellungen (Filter, Sortierung, Layout) beim Drucken berücksichtigt. Diese Funktion kann in jedem Auswertungsbereich angewandt werden. Drucksymbol für den Kontoauszug Drucksymbol für den Ausdruck des Auswertungsergebnisses Der Kontoauszugsdruck kann nicht verändert werden. Sein Layout ist fest vorgegeben. Der Druck des Auswertungsergebnisses kann durch die Benutzung des Filters, Sortierung etc. an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Um die Druckfunktion erfolgreich nutzen zu können darf im Browser nicht die Funktion Pop-ups unterdrücken eingestellt sein So kontrollieren Sie die Einstellung: Internet Explorer Version 7: Mozilla Firefox

30 3.2.5 Das Menüsymbol lokale Datei Mittels der Funktion lokale Datei können Sie die Daten des aktuellen Auswertungsbereichs in eine lokale Datei exportieren. Diese Funktion kann in jedem Auswertungsbereich angewandt werden. 1. Schritt: Klick auf das Symbol lokale Datei 2. Schritt: Wählen Sie das zu sichernde Dateiformat aus und Klicken Sie anschließend auf Zur späteren Nachbereitung mit Excel bietet sich hier insbesondere die Sicherung als Tabellenkalkulation an Sollte die lokale Datei - Funktion nicht funktionieren muss das Programm Java- Runtime installiert werden. 3. Schritt: Wählen Sie das Verzeichnis zur Dateispeicherung sowie den Dateinamen aus Dateiname eingeben. Übernehmen Sie hierbei das vorgeschlagene Dateiformat (z.b..txt,.xls ) Geben Sie das Verzeichnis per Hand ein oder navigieren Sie manuell zu dem Speicherort indem Sie auf das Symbol klicken 4. Schritt: Klicken Sie auf um eine neue, noch nicht vorhandene Datei zu erstellen, auf um eine vorhandene Datei zu ersetzen oder auf um eine vorhandene Datei zu erweitern oder auf um abzubrechen. 30

31 3.2.6 Das Menüsymbol Layouteinstellungen Mittels der Funktion Layouteinstellungen können Spalten ein- und ausgeblendet sowie die Sortier-/Filterfunktion angewendet werden. Es besteht die Möglichkeit der Einrichtung ein neues (individuellen) Startlayout, welches automatisch für jede neue Abfrage verwendet wird sowie die Speicherung von Layouts für individuelle Abfrage. Die Layoutfunktion steht nur in den Auswertungsbereichen Ist, Obligo und Storno zur Verfügung. a) Das Layout ändern 1. Schritt: Aufruf des Layoutmenüs durch einen Klick auf das Menüzeichen des Layouts und anschließender Auswahl des Menüpunktes Layout ändern 2. Schritt: Ein- bzw. Ausblenden der Spalten die in dem Bereich des Auswertungsergebnisses angezeigt werden sollen Die Sortier- und Filterfunktion kann auch mittels der der Layouteinstellung vorgenommen werden Durch einen Doppelklick auf einen Spaltennamen wird die Spalte von einem Auswahlfenster in das andere übertragen Spalten die angezeigt werden 3. Schritt: Layouteinstellungen anwenden. Spalten die ausgeblendet werden Layout anwenden (ohne Speicherung) Layout speichern Layout ändern abbrechen 31

32 b) Das Layout sichern 1. Schritt: Aufruf des Layoutmenüs durch einen Klick auf das Menüzeichen des Layouts und anschließender Auswahl des Menüpunktes Layout sichern oder wiederholen Sie die vorstehenden Arbeitsschritte von Layout ändern und klicken im Arbeitsschritt 3 auf das Diskettensymbol 2. Schritt: Vergabe des Layoutnamens und dessen Bezeichnung Layoutname eingeben. Dieser ist wie folgt aufgebaut: Buchstabe/Name (z.b. L/Standard) Layoutbezeichnung ist frei wählbar Aktivierung bewirkt, dass dieses Layout als Standardlayout für jede neue Auswertung verwendet wird. 3. Schritt: Klick auf den grünen Hacken um das Layout zu speichern. c) Das Layout auswählen 1. Schritt: Aufruf des Layoutmenüs durch einen Klick auf das Menüzeichen des Layouts und anschließender Auswahl des Menüpunktes Layout auswählen 2. Schritt: Layout auswählen Durch einen Klick auf das benötigte Layout wird dieses ausgewählt 32

33 d) Das Layout verwalten 1. Schritt: Aufruf des Layoutmenüs durch einen Klick auf das Menüzeichen des Layouts und anschließender Auswahl des Menüpunktes Layout verwalten 2. Schritt: Layout verwalten Layout löschen: Klicken Sie in irgendein Feld eines Layouts und anschließend auf das Mülltonnensymbol Durch einen Klick in dieses Feld kann die Voreinstellungsfunktion zu einem Benutzerlayout aktiviert oder deaktiviert werden Vorgenommene Änderungen, insbesondere eine Layoutlöschung, wird erst durch Arbeitsschritt 3 gespeichert! 3. Schritt: Layoutänderungen speichern: Klicken Sie auf das Diskettensymbol 33

34 3.2.7 Die Menüsymbole Summenbildung a) Die Gesamtsumme ein-/ausblenden Ein Klick auf das Summensymbol blendet die Gesamtsumme und das Zwischensummensymbol ein oder aus. b) Eine Zwischensumme einblenden ba) Die Zwischensummenbildung über die Spaltenmarkierung 1. Schritt: Auswahl der Spalte. Durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift markieren Sie die Spalte Die ausgewählten Spalten verfärben sich durch die Auswahl orange Vor der Bildung einer Zwischensumme bietet es sich an zuvor die Filterfunktion auf die entsprechende Spalte anzuwenden 2. Schritt: Klick auf das Zwischensummensymbol 34

35 bb) Die Zwischensummenbildung über das Menüsymbol 1. Schritt: Klick auf das Zwischensummensymbol 2. Schritt: Auswahl der benötigten Spalten Spalte mit den Zwischensummenkriterien Spalte mit den verfügbaren Spalten Durch einen Doppelklick auf ein Suchkriterium wird dieses von einer Spalte in die andere verschoben und somit entweder als Sortierkriterium ein- oder ausgeblendet Die Filterfunktion wird automatisch genutzt Hacken setzen zur Zwischensummenbildung 3. Schritt: Selektion durch eine Klick auf starten 35

36 bc) Verwendung der Aufrisssummenstufe 1. Schritt: Wenden Sie auf mindestens eine Spalten die Funktion Zwischensumme bilden (3.2.7 Buchst. b) an 2. Schritt: Aufruf des Zwischensummenmenüs durch einen Klick auf das Menüzeichen des Layouts und anschließender Auswahl des Menüpunktes Aufrisssummenstufe. Ist dieses grau unterlegt muss zunächst eine Zwischensumme für eine der Spalten eingeblendet werden. 3. Schritt: Auswahl des Zwischensummenkriteriums auf welches die Aufrisssummenbildung angewandt werden soll Klicken Sie in das Feld Stufe des ausgewählten Kriteriums (Hier z.b. das Rechnungsdatum) Es werden nun die Einzelwerte des Zwischensummenkriteriums ausgeblendet und nur die Zwischensummenergebnisse angezeigt Bewegen Sie den Mauszeiger auf dieses Symbol, so dass eine Hand entsteht. Mit einem Klick können dann Einzelwerte aus-/eingeblendet werden 4. Schritt: Deaktivieren der Aufrisssummenstufe: Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3, wählen Sie jedoch bei Schritt 3 das Zwischensummenkriterium Nicht-Summenzeile aus (=Stufe 0) 36