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1 ACS Data Systems AG Bestellungen (Version ) Buchhaltung für Schulen ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. BESTELLUNGEN Erfassen der Bestellungen Drucken des Bestellscheines Übersicht der Bestellungen Drucken Übersicht Bestellungen Übernahme der Bestellung in den Zahlungsauftrag Offene Bestellungen am Jahresende...11

3 3 1. Bestellungen Durch das Bestellwesen werden sowohl Bestellungen für die Lieferanten (Gläubiger) ausgegeben, als auch gleichzeitig die Beträge der offenen Bestellung als Vormerkung reserviert und somit bei der Verfügbarkeit des Kapitels berücksichtigt. Eine Bestellung kann erfasst, gedruckt und anschließend in einem Zahlungsauftrag verwendet (abgebucht) werden. 1.1 Erfassen der Bestellungen Jede Bestellung wird mit dem Finanzjahr und einer fortlaufenden Nummer erfasst. Es ist auch möglich, offene Bestellungen im Folgejahr zu verwenden (z.b. eine Bestellung aus dem Jahr 2008 kann auch im Jahr 2009 eingehen). Mit [Neu] wird eine neue Bestellung erfasst. Dabei wird automatisch die fortlaufende Nummer vorgeschlagen; diese Nummer beginnt jedes Jahr mit 1. Mit [Ändern] können Sie eine bestehende Bestellung aufrufen (evtl. mit [Übersicht] auswählen) und ändern.

4 4 Folgende Felder können erfasst werden: Datum: Datum der Bestellung. Gläubiger: Lieferant, an dem die Bestellung gerichtet ist und wird aus den Stammdaten der Gläubiger gesucht. Grund: Beschreibung der Bestellung (z.b. Ankauf Büromaterial) Aussteller, Person, usw.: diese Felder beinhalten zusätzliche Informationen zur Bestellung und werden auf dem Formular ausgedruckt. In der oberen Summenzeile werden die Gesamtsumme der Bestellung, evtl. Zahlungen und der offene Betrag angezeigt. Auf der 2. Seite, Positionen, werden die einzelnen Bestellpositionen eingegeben. Mit [Weitere Position] wird eine neue Zeile angelegt. Es werden folgende Daten erfasst: Kapitel: es wird das Kapitel bestimmt, auf dem dann die Zahlung erfolgt. Sollte es sich um einen Rückstand handeln, so wird das Jahr des Rückstandes ausgewählt.

5 5 Zweckbindung: es ist möglich, jedoch nicht erforderlich, eine Zweckbindung der Bestellung zuzuweisen. Sollte dieses Feld leer bleiben, so wird der offene Betrag der Bestellung auf dem Kapitel vorgemerkt. Sollte hingegen eine Zweckbindung erfasst werden, so wird keine Vormerkung mehr durchgeführt, da diese durch die Zweckbindung ersetzt wird. Rückstand: sollte es sich um ein Rückstandskapitel handeln, so muss der Rückstand hier eingegeben werden. Beschreibung: es handelt sich um die Beschreibung der jeweiligen Bestellposition; diese erscheint dann auf der Bestellung. Menge: es ist nicht erforderlich, dass Mengen verwaltet werden; es kann z.b. in der Beschreibung Verschiedener Bürobedarf lt. Angebot und dann Menge 1 und als Preis der Gesamtpreis erfasst werden. Preis: Einzelpreis (falls Mengen verwaltet werden) oder Gesamtpreis (mit Menge 1), immer ohne MwSt. Rabatt in % oder absolut MwSt %: der MwSt. Prozentsatz kann als Vorgabewert im Programm Konfiguration (Menü Dienstprogramme) gespeichert werden. Bei der Eingabe werden gleichzeitig die Verfügbarkeit des Kapitels (falls nur das Kapitel erfasst wurde) bzw. der Restbetrag (falls eine Zweckbindung oder Rückstand vorhanden ist) angezeigt und überprüft. Es ist möglich, die Verfügbarkeit durch eine Bestellung zu überschreiten; das Programm gibt in diesem Falle eine Meldung aus, jedoch wird das Weiterarbeiten nicht blockiert. Es ist jedoch erforderlich, dass bei Bezahlung der Bestellung (= Ausstellung des Zahlungsauftrages) der Verfügbarkeit gegeben ist. Weiters werden je Position der Nettobetrag, der Rechnungsbetrag (Betrag inkl. MwSt.) und der offene Betrag (Differenz zw. Bestellung und Zahlung angezeigt). Eine Bestellung wird normalerweise bei der Erfassung des Zahlungsauftrages automatisch geschlossen, wenn der offene Betrag der Bestellung mindestens dem Betrag des Zahlungsauftrages entspricht. Sollte hingegen eine Differenz offen bleiben (weil der Rechnungsbetrag geringer ausgefallen ist als die Bestellung oder weil nicht die gesamte Ware geliefert wurde und auch in Zukunft diese nicht mehr geliefert wird), so muss die offene Bestellung geschlossen werden: aktivieren Sie hierzu das Feld Abgeschlossen. Eine Position wird durch Anklicken von [Speichern Position] gespeichert. Eine weitere Bestellposition kann anschließend mit [Weitere Position] hinzugefügt werden. In der Tabelle werden die bereits erfassten Positionen angezeigt. Durch Anklicken einer Zeile kann ein bereits erfasster Eintrag

6 6 korrigiert werden. Durch Anklicken von [Löschen Position] wird die aktuelle Zeile gelöscht; mit [Abbrechen Position] wird die letzte Eingabe rückgängig gemacht. Am Ende ist es erforderlich, die gesamte Bestellung mit [Speichern] zu speichern. Bitte vergessen Sie jedoch nicht, die letzte erfasste Position vorher mit [Speichern Position] zu speichern. Anschließend können Sie die Bestellung ausdrucken. Mit [Ja] wird die Bestellung (Bestellschein) gedruckt. 1.2 Drucken des Bestellscheines Die erfassten Bestellungen können entweder direkt bei der Eingabe gedruckt werden (nach dem Speichern) oder auch mit dem Programm Drucken Bestellschein. Neben den verschiedenen Auswahlkriterien (Jahr, Nummer, Gläubiger, Datum) gibt es auch die Möglichkeit, mit der Bestellung auch die Seite Begründung für die Auswahl des Partners auszugeben; diese Seite wird händisch ausgefüllt.

7 7 1.3 Übersicht der Bestellungen Es ist möglich, jederzeit eine Übersicht der Bestellungen zu erhalten. Im oberen Teil des Bildschirms stehen verschiedene Auswahlkriterien zur Verfügung. Wichtig ist hier vorallem das Feld Anzeigen, mit dem bestimmt wird, ob alle, nur die offenen oder die bereits

8 8 eingegangen Bestellungen angezeigt werden. Durch Anklicken von Suchen starten Sie den Suchlauf aufgrund der ausgewählten Kriterien. In der darunterliegenden Tabelle werden die Bestellungen angezeigt. Gleichzeitig werden für bereits eingegangene Bestellungen (wo also ein Zahlungsauftrag ausgestellt wurde) in der unteren Tabelle die mit dieser Bestellung verbundenen Zahlungsaufträge angezeigt. Weiters ist es möglich, die Darstellung der Tabelle zu ändern; so können die Spalten breiter gezogen und auch eine Gruppierung bestimmt werden. Um eine Gruppierung zu erstellen, ziehen Sie bitte mit der Maus die gewünschte Spalte für die Gruppierung, z.b. Kapitel, Gläubiger, usw. in den grauen Rahmen oberhalb der Tabelle (beim Ziehen der Spalte halten Sie bitte die linke Maustaste gedrückt). Es ist auch möglich, mehrere Untergruppierungen zu erstellen, in dem Sie mehrere Spaltenüberschriften einzeln in den grauen Balken verschieben. Für jede Gruppierung wird dabei eine eigene Zwischensumme erstellt. Die einzelnen Gruppierungen können durch Anklicken von [+] bzw. [ ] geöffnet bzw. geschlossen werden. Weiters ist es möglich, direkt von der Übersicht aus eine Bestellung aufzurufen und zu ändern; so z.b. um die Bestellung zu schließen. Wählen Sie hierzu mit der Maus die jeweilige Zeile aus und klicken Sie auf den Knopf [Bestellung öffnen]. 1.4 Drucken Übersicht Bestellungen Es kann eine Übersicht der einzelnen Bestellungen in tabellarischer Form ausgegeben werden.

9 9 1.5 Übernahme der Bestellung in den Zahlungsauftrag Die erfassten Bestellungen werden bei der Eingabe eines Zahlungsauftrages abgebucht. Dabei ist es erforderlich, dass folgende Daten zwischen Bestellung und Zahlungsauftrag übereinstimmen: Gläubiger Kapitel Zweckbindung (bzw. beide ohne Zweckbindung = Dekret) Es können Bestellungen sowohl in Einzel als auch in Sammelzahlungsaufträgen verwendet werden. Sollte eine Bestellung für eine Vergütung erstellt werden, so kann diese nicht automatisch in den Zahlungsauftrag der Vergütung übernommen werden; in diesem Falle schließen Sie die Bestellung (Feld Abgeschlossen in der Erfassung der Bestellung) vor der Erstellung des Zahlungsauftrages. Im Zahlungsauftrag auf dem Bildschirm Belege wird der Betrag der offenen Bestellungen angezeigt. Durch Anklicken von [Bestellung hinzufügen] öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der offenen Bestellungen.

10 10 Geben Sie in der Spalte Abbuchen den Betrag ein, der von dieser Position abzubuchen ist (der Betrag, der also eingegangen ist). Mit der Taste [Restbetrag übernehmen] kann der gesamte offene Betrag übernommen werden, mit [Alle übernehmen] die gesamten angezeigten offenen Bestellungen. Es ist auch möglich, mehrere Zeilen auszuwählen und einzubuchen; in diesem Falle halten Sie die <Strg> Taste gedrückt, während Sie mit der Maus die einzelnen Positonen auswählen; anschließend übernehmen Sie den offenen Betrag der ausgewählten Zeilen mit [Restbetrag übernehmen]. Die Buchung schließen Sie mit [Buchen]; dabei wird die Bestellung abgebucht und die Summe im Zahlungsauftrag übertragen. Füllen Sie dann noch Datum, Nummer und Art des Dokumentes aus. Der Betrag kann auch manuell geändert werden. Auf der rechten Seite des Betrages und der Rechnungsdaten sehen Sie die damit verbundene(n) Bestellung(en). Diese Verbindung kann ggf. durch Anklicken von [Bestellung entfernen] wieder gelöscht werden; dabei wird die jeweilige Bestellposition wieder als offen gekennzeichnet. Am Ende wird das Fenster mit den Belegen mit [Speichern Belege] geschlossen. Falls ein Restbetrag der Bestellung offen bleibt, jedoch dieser nicht mehr benötigt wird (weil dieser Rest nicht mehr geliefert wird), so kann die restliche Bestellung im Programm Erfassen Bestellungen geschlossen werden (siehe Kapitel 1.1 Erfassen der Bestellungen, Seite 3). Rufen Sie hierzu die Bestellung auf und klicken auf [Ändern], um diese zu ändern. Anschließend suchen Sie auf der 2. Seite die Position und aktivieren das Feld Abgeschlossen unten rechts. Speichern Sie die

11 11 Position mit [Speichern Position] und die Bestellung mit [Speichern]. Die Bestellung kann alternativ auch im Programm Übersicht Bestellungen gesucht und von dort aus geändert werden (siehe hierzu Kapitel 1.3 Übersicht der Bestellungen, Seite 7). 1.6 Offene Bestellungen am Jahresende Für jede offene Bestellung, die ohne Zweckbindung erfasst wurde, wird intern eine Vormerkung erstellt. Da am Jahresende in der Jahresabschlussrechnung keine Vormerkungen vorhanden sein dürften, müssen diese Bestellungen entweder geschlossen oder mit einer Zweckbindung verbunden werden (der dann als Rückstand definiert wird). Um eine Bestellung zu löschen (schließen), rufen Sie diese auf (siehe hierzu Kapitel 1.1 Erfassen der Bestellungen, Seite 3) und füllen auf der 2. Seite in der jeweiligen Position (Zeile) das Feld Abgeschlossen aus (durch Anklicken wird ein Häckchen gesetzt). Somit wird die Bestellung geschlossen und die interne Vormerkung gelöscht. Sollte hingegen die Bestellung auf das nächste Finanzjahr übertragen werden, so muss dieser eine Zweckbindung zugewiesen werden. Falls die Zweckbindung nicht vorhanden ist, erstellen Sie bitte diese mit dem Betrag der offenen Bestellung und weisen diese dann der jeweiligen Bestellung zu. Rufen Sie hierzu die Bestellung auf (siehe hierzu Kapitel 1.1 Erfassen der Bestellungen, Seite 3) und fügen auf der 2. Seite in der jeweiligen Position (Zeile) unter dem Kapitel die Zweckbindung ein. Somit wird die interne Vormerkung automatisch durch diese Zweckbindung ersetzt. Diese Zweckbindung wird dann anschließend als Rückstand bestimmt.

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