Rechnungswesen und Personalwesen

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1 Rechnungswesen und Personalwesen Auszüge eines Vortrags von Regine Kuhnert und Tina Ottmann im Rahmen der TOPIX Tour bis TOPIX Informationssysteme AG

2 Inhalt Finanzbuchhaltung... 3 Kassenbuch... 3 Kassenbucherfassung mit einmaliger Saldovorgabe... 3 Erfassung mit Zugriff auf Kontenrahmen, USt-Codes und Buchungstexte... 3 Druck und Übergabe zur Finanzbuchhaltung... 3 Auswertungen... 4 Variationsmöglichkeiten bei verschiedenen Auswertungen im Bereich Finanzbuchhaltung... 4 Stapelbelege als erweitertes Protokoll... 4 Belegjournal mit weiterer Option... 4 Konteninfo mit mehr Optionen: Zeitliche Eingrenzung der Buchungen... 4 Postenliste in Verbindung mit eigenen Kontengruppen... 5 Altersübersicht zur Übersicht der Fristen... 5 Warenumsatzliste für z.b. Kreditoren nach Konten oder nach Belegen... 6 Wertberichtigungsliste für z.b. Abschlussbuchungen... 6 Arbeitshilfen... 7 Schneller Aufruf von Programmbereichen... 7 Umsatzsteuer-Codes sperren... 7 Felder im Stapelbeleg sperren... 7 Suche nach z.b. Auszifferungs"paaren" in einem Posten... 8 Erfassung von wiederkehrenden Stapelbelegen... 8 Aktualisierung des Bankenverzeichnisses mit BIC und ggf. aktuellem Banknamen... 9 Personalbereich Benutzerverknüpfung zwischen Mitarbeiter und Benutzern Nebenleistungen der Mitarbeiter Unfallversicherung Anträge senden an Adresse Kurze Erläuterung über ELENA (ELektronischer Entgelt NAchweis) Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen TOPIX:8

3 Finanzbuchhaltung Kassenbuch Das Kassenbuch rufen Sie im Menü Buchhaltung > Kassenbuch auf. Je nach Belegung des Kontenrahmens im Menü TOPIX8/Datei > Einstellungen... > Finanzbuchhaltung wird das Kassenkonto 1000 im SKR03 oder das Kassenkonto 1600 im SKR04 angezeigt. Kassenbucherfassung mit einmaliger Saldovorgabe Der Inhalt des Feldes Alter Saldo errechnet sich aus allen Kassenbucheinträgen, die vor dem ab Datum liegen. Er wird nicht aus dem Saldo des Kassen-Kontos in der FiBu ermittelt. Wollen Sie einen bestimmten alten Saldo haben, müssen Sie eine Kassenbuchzeile für den Anfangsbestand eingeben, mit Datum mindestens einen Tag vor dem ab Datum des ersten verwendeten Zeitraums. Erfassung mit Zugriff auf Kontenrahmen, USt-Codes und Buchungstexte Auch auf die Felder Buchungstext, Konto und USt-Code des Kassenbuchs besteht Zugriff, so dass z.b. auch die nachträgliche Zuordnung des Kontos und des USt-Codes erfolgen kann. Druck und Übergabe zur Finanzbuchhaltung Bei vorhandener Lizenz für Finanzbuchhaltung ist eine Übergabe als Stapelbeleg möglich. Weitere (Druck-)Optionen bietet das Einblendmenü. TOPIX:8 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen 3

4 Auswertungen Variationsmöglichkeiten bei verschiedenen Auswertungen im Bereich Finanzbuchhaltung Stapelbelege als erweitertes Protokoll Zeigt individuelle Zahlungskondition des Stapels und Aufteilung auf einzelne Kostenstellen Belegjournal mit weiterer Option Im Menü Auswertungen > Finanzbuchhaltung > Belegjournal finden Sie das Belegjournal mit einer sehr informativen Option: ohne USt-Spalte (mit Kontenbezeichnung): Löst alle Buchungen auf, d.h. es werden auch die Steuerkonten angezeigt Konteninfo mit mehr Optionen: Zeitliche Eingrenzung der Buchungen Im Menü Auswertungen > Finanzbuchhaltung > Konteninfo kann eine zeitliche Eingrenzung der Anzeige erfolgen. 4 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen TOPIX:8

5 Postenliste in Verbindung mit eigenen Kontengruppen Z.B. für Lohn- bzw. generell Verrechnungskonten Altersübersicht zur Übersicht der Fristen Im Menü Auswertungen > Finanzbuchhaltung > Altersübersicht können Sie Altersübersichten nach ausgewählten Optionen starten. Im Beispiel unten sehen Sie eine gedruckte Altersübersicht aus Personenkonten zu einem bestimmten Datum. Die Konfiguration wurde gesichert und für den Druck eine Textdatei erzeugt. TOPIX:8 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen 5

6 Warenumsatzliste für z.b. Kreditoren nach Konten oder nach Belegen Zu den Möglichkeiten, eine Warenumsatzliste zu erstellen und zu drucken, gehört auch die Wahl, diese im Menü Auswertungen > Finanzbuchhaltung > Warenumsatzliste nach Konten oder nach Belegen zusammen zu stellen. Die Warenumsatzliste nach Konten unterscheidet sich in der Zusammensetzung der Summen von der Warenumsatzliste nach Belegen. Wertberichtigungsliste für z.b. Abschlussbuchungen Im Menü Auswertungen > Finanzbuchhaltung > Wertberichtigung können Sie nach Auswahl der Optionen eine Wertberichtungsliste drucken. Die Berechnungsgrundlagen für die Wertberichtigung sind hinterlegbar im Menü Stamm > Konten. 6 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen TOPIX:8

7 Arbeitshilfen Schneller Aufruf von Programmbereichen Beispiel: Die Tastenfolgen «+O», «K», (Mac) bzw. «Strg+O», «K», (Windows) öffnen das Kassenbuch. Die Eingabe «+O» (Mac) bzw. «Strg+O» (Windows) öffnet die Liste der Programmbereiche, die Eingabe eines Buchstabens, z.b. «K», markiert den ersten, mit diesem Buchstaben beginnenden Programmbereich, öffnet diesen Programmbereich. Auswertungen von zusammenhanglosen Firmen oder Konten starten: Erst: Im Menü Stamm > Firmen bzw. Konten die gewünschten Firmen oder Konten markieren dann: im Menü Auswertungen > Finanzbuchhaltung die gewünschte Auswertung wählen Umsatzsteuer-Codes sperren Felder im Stapelbeleg sperren Wir empfehlen das Feld USt-/Skonto-Betrag zu sperren. Grund: Es wird bei Buchungen mit Umsatzoder Vorsteuer über die Eingabe des USt-Codes und bei Buchungen von Zahlungen über die Posten- Automatik oder Posten-Info automatisch befüllt. TOPIX:8 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen 7

8 Suche nach z.b. Auszifferungs"paaren" in einem Posten 1. Im Menü Buchhaltung > Posten wählen 2. In der Übersichtsliste einen Debitor oder Kreditor wählen und diesen Posten öffnen 3. In der Befehlsleiste auf klicken 4. Im Dialog Buchungen finden die Option Wie angezeigt wählen 5. Weitere Optionen wählen und auf OK klicken Erfassung von wiederkehrenden Stapelbelegen Für periodisch wiederkehrende Buchungen, z.b. Miete, Leasingverträge oder Eigenverbrauch PKW: Im Stapelbeleg in der Befehlsleiste geklickt halten und Rhythmus festlegen wählen. Für Datumsangaben mit Platzhaltern arbeiten: «MM/JJ» Das Anführungszeichen «geben Sie mit «+Q» (Mac) bzw. «Alt+Q» (Windows) ein, das Anführungszeichen» geben Sie mit «+ +Q» (Mac) bzw. «Alt+ +Q» (Windows). 8 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen TOPIX:8

9 Aktualisierung des Bankenverzeichnisses mit BIC und ggf. aktuellem Banknamen 1. Im Menü Stamm > Weitere Stammdaten > Bankleitzahlen wählen 2. Im Menü Ablage/Datei > Datenimport wählen 3. Im Dialog Datenimport auf Alle >> und auf Datei prüfen klicken 4. Im Dialog Öffnen: TOPIX8 die Datei BLZ DE.txt wählen und auf Öffnen klicken 5. Im Dialog Importdatei prüfen auf >>> klicken, um die Feldzuordnungen zu prüfen. Wenn die Feldzuordnungen übereinstimmen: 6. Auf Importieren klicken TOPIX:8 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen 9

10 Personalbereich Benutzerverknüpfung zwischen Mitarbeiter und Benutzern Beispiel: Im Menü Stamm > Mitarbeiter wird der Mitarbeiter Fritz von der Chef im Feld Benutzerverknüpfung mit dem Benutzer Fritz Chef verknüpft und Urlaub im Mitarbeiter eingetragen. 10 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen TOPIX:8

11 Nebenleistungen der Mitarbeiter Im Menü Stamm > Mitarbeiter ist nach Öffnen eines Mitarbeiters aus der Übersichtsliste die hierarchische Liste zu sehen. Neu sind unter anderem die Einträge der Nebenleistungen: z.b. für Firmenwagen, Pfändung, Versicherungen. Das Kfz-Kennzeichen kann hier eingetragen und in der Übersichtsliste der Mitarbeiter in einer Spalte angezeigt werden. Unfallversicherung Dieselbe hierarchische Liste, wie oben angezeigt, führt unter den Lohnstammdaten die Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) neu auf. Es ist jetzt möglich, mehrere BGs zu führen. Anträge senden an Adresse Anträge für Urlaub können vom Mitarbeiter z.b. via Web-Client gestellt werden. Diese werden automatisch per an die hinterlegten -Adressen zur Information/Genehmigung gesendet. Kurze Erläuterung über ELENA (ELektronischer Entgelt NAchweis) Ab Januar 2010 wird jede Lohnabrechnung verschlüsselt mit den Betragsnachweisen übertragen. Die Daten können nur dann benutzt werden, wenn: der entsprechende Sachbearbeiter eine Freigabe der ITSG hat (evtl. Zertifikat oder ID) und man selbst es freigibt und mit einer Identifikation genehmigt, z.b. über Krankenkassenkarte oder Personalausweis. Der Datenzugriff wird protokolliert. TOPIX:8 Tour 2009: Rechnungswesen und Personalwesen 11

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