COPLANER - ERSTE SCHRITTE. Benutzerleitfaden. Verfasserin: Petra Hendrich COPLANER - ERSTE SCHRITTE!... 2 LOGIN UND EIGENE DATEN ÄNDERN!...

Transkript

1 COPLANER - ERSTE SCHRITTE Benutzerleitfaden Verfasserin: Petra Hendrich COPLANER - ERSTE SCHRITTE!... 2 LOGIN UND EIGENE DATEN ÄNDERN!... 2 DIE ROLLEN!... 4 DAS LINKE MENÜ!... 5 EINEN TERMIN ANLEGEN:!... 7 AGENDA ANLEGEN:!... 9 PROTOKOLL ANLEGEN:! BESCHLUSS EDITIEREN! MENÜPUNKT WHO IS WHO! MENÜPUNKT MEINE WOHNUNG! FRAGEBÖGEN NUTZEN UND DETAILINFORMATIONEN BEREITSTELLEN! WEBDAV! FRAGEN UND HILFESTELLUNG!... 12! Seite 1

2 COPLANER - ERSTE SCHRITTE Gehe zu: Startbildschirm: Auf ANMELDEN klicken. LOGIN UND EIGENE DATEN ÄNDERN Es öffnet sich das Anmeldefenster: Hier Benutzername und Passwort eingeben. Wird vom Moderator bereitgestellt.! Seite 2

3 Nun kannst du in dein Projekt gehen. Du wählst die entsprechende Plattform, zum Beispiel zusammenarbeiter aus. Du wählst dein Projekt, zum Beispiel testprojekt aus. Nun ändere bitte dein Passwort beim ersten Login und überprüfe deine Benutzerdaten: Klicke auf BENUTZERPROFIL. Dann kommt eine Eingabemaske, wo du deine Daten ändern kannst und beim ersten Login dein Passwort neu setzen kannst.! Seite 3

4 Bitte überprüfe die angegebene Adresse, an sie werden alle projektrelevanten Informationen geschickt. DIE ROLLEN Jedem Benutzer werden auf der Plattform coplaner Rollen zugeordnet, die bestimmte Dinge erlauben oder nicht erlauben. Auf Unterschiede wird in der folgenden Anleitung verwiesen. Im Wesentlichen gibt es die Rolle coplaner und moderator. Die Rollenzuordnung kann von moderatoren und admins verändert werden. coplaner: ist die standardmäßig vergeben Rolle, nur eigene Einträge können bearbeitet werden. moderator: kann in dem Projekt in dem er Moderator ist, einige Funktionen mehr nutzen. Er kann auch Beiträge von anderen bearbeiten.! Seite 4

5 Sobald ein coplaner oder moderator vom eigenen Projekt zu einem anderen Projekt wechselt, wo dieser nicht Mitglied ist, sieht er nur die Startseite, die auch jedem Nutzer im Web zugänglich ist, wenn er nicht eingeloggt ist. Welche Rolle man hat sieht man im Menü auf der linken Seite. Hier mit dem roten Pfeil gekennzeichnet. Zuerst ist der eigenen Benutzername angegeben, danach die Rolle im Projekt - in diesem Fall moderator. DAS LINKE MENÜ Nach dem Login erweitert sich, wie du bestimmt gemerkt hast das Menü auf der linken Seite. Es sieht jetzt so aus: Steckbrief: öffentliche Präsentation des Projektes (ist auch zu sehen, wenn man nicht eingeloggt ist) mit editierbarem Text und leicht austauschbaren Bildern Überblick: gibt einen Überblick über die gesamten Projektaktivitäten und ist der zentrale Menüpunkt um sich die neuen Infos zu holen. Genaue Beschreibung folgt unten. Meine Wohnung: hier werden alle auf den Benutzer zugeschnittenen Informationen angezeigt: - individuelle Unterlagen - Fragebögen zu unterschiedlichen Themen Who is who: Alle Informationen zu den anderen Projekteilnehmern: - Liste und Kontakte aller Teilnehmer - Gruppenzugehörigkeiten - Mailverteiler, die alle nutzen können (blaue Links ganz unten)! Seite 5

6 DER MENÜPUNKT ÜBERBLICK Hier spielt sich alles Wesentliche im Projekt ab. Agenden können verfasst werden, zu Protokollen umgewandelt werden, Beschlüsse dokumentiert und Meldungen gemacht werden. Wie das im Einzelnen funktioniert und was die Seite alles kann wird im Folgenden genau erklärt: Das Linke Menü erweitert sich noch um die blau markierten Links. Dort finden sich in verschiedenen Kategorien Dokumente, die über einen web-dav Zugang von den Moderatoren hochgeladen werden können. Diese Struktur stellt die zentrale Dateiablage dar. Hinweis: Unterlagen, die einem Protokoll oder Agenda angehängt wurden, findest Du immer direkt am Ende des Protokolls/der Agenda als Link. In der Mitte des Überblicksfensters finden sich die jeweils aktuellsten Meldungen, Protokolle und Agenden. Über die rechte Spalte hat man Zugriff auf:! Seite 6

7 - Termine: hier können alle Termine eingegeben werden und so eine Übersicht bewahrt werden. - Agenden: Agenden beinhalten die voraussichtliche Tagesordnung der kommenden Treffen. - Protokolle: Aus den Agenden kann durch einen einfachen Klick ein Protokoll erstellt werden. Die einzelnen Punkte der Agenda werden dabei ins Protokoll übernommen und können dort inhaltlich weiter bearbeitet werden. In Protokollen können To-Dos und Beschlüsse erstellt werden. - To-Dos: werden in den Protokollen ToDos angelegt, so erscheinen Sie hier automatisch als eigener Punkt. Die Zuständigkeit kann einem Gruppenmitglied übertragen werden. - Beschlüsse: hier werden Beschlüsse dokumentiert. Diese können separat oder auch im Protokoll angelegt werden und werden automatisch in diese Liste übernommen. - Meldungen: Meldungen sind kurze Nachrichten, die für alle im Projekt interessant sind. - neu: erstellt ein neues Objekt in dem jeweiligen Bereich (ein neues Protokoll, Beschluss, Agenda, Termin,...) - entf: löscht ein Objekt aus der jeweiligen Liste - max/min: Erlaubt entweder alle (max) oder nur die ersten Einträge (min) in der Liste anzuzeigen. EINEN TERMIN ANLEGEN: Um einen neuen Termin anzulegen, klicke im Überblicksfenster in der rechten Spalte auf Termine neu.! Seite 7

8 Dann erscheint folgendes Fenster in das du den Titel des neuen Termins eingibst: Der neue Termin Vorführtermin wird durch Bestätigung mit OK angelegt. hr... fügt einen Trennstrich ein In der folgenden Maske kannst du nun die Daten des neuen Termins eingeben. DATUMSFORMAT: Das Datum ist in jedem Dokument im folgenden Format anzugeben, nur dann kann das System damit weiterarbeiten: 7. Dez :37 Das Monat wird immer durch die ersten drei Buchstaben angegeben. ABKÜRZUNGEN IN KOPFZEILE: Die Kopfzeile hilft beim editieren und schaut im wesentlichen bei allen Formularen gleich aus: em... macht den markierten Text kursiv strong... macht den markierten Text fett link... fügt einen Link ein. Es erscheint ein Fenster in das die zu verlinkende Seite eingegeben werden kann. Datum, Ort... fügt Datum: oder Ort: ein um diese Infos anzugeben. Nach Eingabe der Daten auf speichern drücken, damit die Daten in die Liste am rechten Rand übernommen werden.! Seite 8

9 Wenn man nun auf den Termin in der rechten Spalte klickt, sieht man die Infos zum Termin im mittleren Fenster dargestellt. Das spätere Bearbeiten eines angelegten Termins ist dem jeweiligen Ersteller möglich und den Moderatoren. AGENDA ANLEGEN: Eine Agenda wird ähnlich wie ein Termin angelegt. Dazu in der rechten Spalte auf Agenda neu klicken. Es öffnet sich ein Eingabefenster in das der Titel der Agenda einzutragen ist. Danach kann man in der Maske die Tagesordnungspunkte angeben. In der Kopfzeile gibt es zusätzliche Abkürzungen, in der folgenden Eingabe habe ich sie bereits verwendet: TOP: damit wird ein Tagesordnungspunkt gekennzeichnet und automatisch entsprechend formatiert (siehe auch Ausgabe in der Ansicht der Agenda - nächstes Bild). Beschluss: Ein zufassender Beschluss kann so in die Agenda aufgenommen werden. Der Beschluss erscheint ebenfalls in der rechten Spalte unter Beschlüsse. Todo: ein neues Todo kann so angelegt werden, es erscheint ebenfalls in der Lister in der rechten Spalte unter Todos. Wenn die Agenda fertig aufgenommen ist, auf speichern drücken. Nun werden Beschlüsse und Todos in die rechte Spalte übernommen.! Seite 9

10 Das spätere Bearbeiten einer angelegten Agenda und den in diesem Zusammenhang entstandenen Beschlüssen und ToDos ist dem jeweiligen Ersteller möglich und den Moderatoren. PROTOKOLL ANLEGEN: Um ein Protokoll anzulegen gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Möglichkeit: Wie vorher bei der Agenda, einfach neben dem Punkt Protokoll in der rechten Spalte auf neu klicken und den Anweisungen folgen. 2. Möglichkeit: Es gibt bereits eine Agenda, aus der ein Protokoll gemacht werden soll. Dazu auf die Agenda klicken und in der oberen Zeile auf umwandeln klicken. Dadurch entsteht aus der Agenda automatisch ein Protokoll. Das Umwandeln funktioniert nur bei selbst erstellten Agenden oder wenn man Moderator ist. Dann wie gewohnt protokollieren. Beim Protokoll können genauso wie bei der Agenda Tagesordnungspunkte, Beschlüsse und Todos eingefügt werden.! Seite 10

11 BESCHLUSS EDITIEREN Handbuch wird in diesem Punkt noch ergänzt. Bitte mit Fragen an mich wenden. MENÜPUNKT WHO IS WHO Der Menüpunkt Who is who ermöglicht einen Überblick über alle Teilnehmer des Projektes. Teilnehmer: Alle Teilnehmer des Projektes sind aufgelistet. Durch klicken auf den Namen erhält man zusätzliche Infos zum Teilnehmer. Die Rolle gibt an, welche Rechte der jeweilige Nutzer im Projekt hat. Coplaner haben geringere Rechte als Moderatoren. Gruppen: Jeder Teilnehmer kann einer oder mehreren Gruppen zugeteilt werden. Die Gruppen scheinen dann hier auf. Durch klicken auf den Namen einer Gruppe erhält man eine Liste der Teilnehmer an der Gruppe. Benachrichtigung: 1. Hier können s an ausgewählte Teilnehmer und Gruppen geschrieben werden. Dazu einen oder mehrere Teilnehmer oder Gruppen aus den beiden Listen auswählen (mehrere Teilnehmer mit gehaltener Strg Taste auswählen) und dann auf An ausgewählte Teilnehmer und Gruppen klicken. 2. Soll ein mail an alle Teilnehmer des Projektes geschickt werden auf An alle Teilnehmer klicken. Es öffnet sich dann das eigene Mailprogramm mit einem Mail, das alle Adressen der jeweiligen Auswahl enthält. Dann wie gewohnt das schreiben und abschicken.! Seite 11

12 MENÜPUNKT MEINE WOHNUNG Handbuch wird in diesem Punkt noch ergänzt. Bitte mit Fragen an mich wenden. FRAGEBÖGEN NUTZEN UND DETAILINFORMATIONEN BEREITSTELLEN Handbuch wird in diesem Punkt noch ergänzt. Bitte mit Fragen an mich wenden. WEBDAV Zur Einrichtung von WebDAV bitte direkt an die Moderatoren oder Administratoren wenden. WebDAV ermöglicht das Hochladen von Dateien, die dem Projekt zugeordnet sind. Sie können dann im linken Menü von den TeilnehmerInnen am Projekt abgerufen werden oder in Agenden, Protokoll,... verlinkt werden. Um einen WebDAV Zugang zu bekommen, muss der Nutzer moderator sein. FRAGEN UND HILFESTELLUNG Bei Anmelde-Problemen oder weiteren Fragen zur Projekt-Website, melde Dich bitte einfach per bei mir (Petra Hendrich): Seite 12