Controlling. Herzlich Willkommen!

Transkript

1 Controlling für Bauplaner Herzlich Willkommen! Praxis-Vortrag Roadshow in Rosenheim, am Referent: Helmut Geilersdorfer, Orgit GmbH

2 Leistungen - Stunden - Kosten Stunden- und Leistungserfassung Warum ist das so wichtig? Welche Auswertungen werden daraus erzeugt? Projektkosten - Gemeinkosten Was ist das? Wie entstehen diese Kosten? Warum muss ich etwas darüber wissen? Stundensatzermittlung Was kostet mich ein Mitarbeiter wirklich? Wie geht das?

3 Wie entstehen Kosten? Stundensatzermittlung Gehalt [ ] Arbeitszeit [h] Bruttogehalt z.b /Monat +365 Tage (zur Verfügung) -104 Tage (Wochenenden 52x2) -12 Tage (Feiertage Bayern) = 249 Tage x 8 h/tag = h/jahr oder 166 h/monat Stundensatz [ /h] ohne Gemeinkosten /Monat = = 18,07 /Std. 166 h/monat

4 Wie entstehen Kosten? Stundensatzermittlung Stundensatz [ /h] ohne Gemeinkosten Stundensatz [ /h] mit Gemeinkosten = 18,07 /Std. = 18,07 /Std. x GKF Stundensatz [ /h] mit Gemeinkosten = 18,07 /Std. x 2,2 = ca. 40 /h

5 Wie entstehen Kosten? Sachkosten Kosten für Raumnutzung (Miete, NK,etc.) Kosten für Bürobetrieb (Möbel, PCs, Material, etc.) Kosten für Fahrzeuge Kosten für Reisen Kosten für Bürosicherung (Versicherungen, Anwalt, etc.) Kosten für Repräsentation (Werbung, etc.) Sonstige Kosten

6 Wie entstehen Kosten? Sozialkosten Rentenversicherung Krankenversicherung Arbeitslosenversicherung Pflegeversicherung

7 Wie entstehen Kosten? Gemeinkosten-Projekte Allgemeine Büroarbeiten Sekretariat / Buchhaltung Akquisition Urlaub Krankheit EDV intern QM etc.

8 Wie entstehen Kosten? GKF-Sozialkosten GKF-Sachkosten GKF-Ausfallzeiten

9 Wie entstehen Kosten? Gemeinkostenfaktoren - Beispiele GKF-Sozialkosten = 23 % GKF-Ausfallzeiten = Zeitkosten unproduktiv = = 45 % Zeitkosten produktiv GKF-Sachkosten = Summe Sachkosten *) = = 10 /h Stunden produktiv h Grüne Einträge: Diese Informationen liefert die Controlling-Software Voraussetzung: ALLE Mitarbeiter geben ALLE Stunden ein! *) aus Bilanz oder GuV-Rechnung

10 Wie entstehen Kosten? Stundensatz mit Gemeinkosten Beispiel: GKF-Sozialkosten = GKF-Ausfallzeiten = GKF-Sachkosten = 23,00 % 45,00 % 10,00 /h Stundensatz ohne GK = 18,07 /h Stundensatz mit GK = 18,07 /h + (18,07 /h * 0,23) + (18,07 /h * 0,45) + 10 /h 40,36 /h = 2,23

11 Leistungen - Stunden - Kosten Software-Auswahl Excel? Was muss ich bei der Auswahl der Software beachten?

12 Brauche ich ein Werkzeug? Was wünsche ich mir? Wünsche Projektstand (Honorar Kosten erbrachte Leistung Faktura ) Projektstunden /-tätigkeiten /-kosten (Vertrag / Nachtrag) Nachweis erbrachter Leistungen (Vertrag / Nachtrag) Projektinformationen Sichtweisen Projekt Mitarbeiter Projekt Mitarbeiter Projektleiter Abteilung (Tragwerksplanung, Objektplanung, ) Projektgruppen (Brücken, SiGeKo, Akquise, ) Auftraggeber Büro / Chef Kosten Darstellungsformen Stunden- und Leistungsnachweise Wirtschaftlichkeit (Soll Ist Darstellung) Auftragsbestand (noch nicht verrechnete Honorare) Außenstände (unbezahlte Rechnungen) Liquiditätsplanung (Erwartete Kosten/Einnahmen) Bürokennzahlen (Büroentwicklung, PeP-7, Basel III) Veränderungen im Zeitraum (Auftragsbestand, etc.) Kalkulations-Kennzahlen (Kosten/m3 umb. Raum) TopTen Auftraggeber Gemeinkosten (nicht verrechenbare Leistungen) Halbfertige Leistungen (Rechnungsabgrenzungen) usw. usw. je nach Bürogröße und Bedarf

13 Brauche ich ein Werkzeug? Welche Ziele verfolge ich damit? Ziele Status Quo Aktueller Stand im Projekt / Büro (Abrechnung, Nachweis von Mehraufwand) Informationssystem Aktives Frühwarnsystem Aktive Aufwands- und Terminüberwachung Kosten- und Stundenbudgets Kosten- / Einnahmen Vorausschau Steuerungssystem (= Controlling) Controlling = Selbstverständlichkeit Gelebte Geisteshaltung im Büro Kalkulationssystem Erfahrungswerte (mittlere Stundensätze) Kennzahlen (Umsatzrendite, Pro-Kopf-Umsatz,...) Aufwandsursachen (Wo steckt der Aufwand?) Fehler (Was ist schief gelaufen?) JEDER denkt unternehmerisch (Wirtschaftliche Bewertung und Dokumentation der täglichen Arbeit) Controlling ist Mittel zur Rentabilitätssteigerung Controlling ist Mittel zur Zukunftsplanung Controlling ist Mittel zur Arbeitsplatzsicherung Controlling ist fester Bestandteil der Büroorganisation

14 Softwareauswahl Welches Werkzeug? Was sollte ich bei der Software-Auswahl beachten? Konkretes Beispiel aus der Praxis

15 Welches Werkzeug? Was sollte ich bei der Software-Auswahl beachten? Pragmatismus, Einfachheit Klares Konzept mit Mut zur Lücke, Intuitive Bedienung Hersteller Erfahrung, Herkunft Größe, Verbreitung Kerngeschäft, Innovationen Betreuung nach Kauf Projekt Mitarbeiter Kosten Offenheit + Flexibilität Einbindung von Standards (Word, Excel, Browser, offene Datenbanken) Kosten Anschaffung + Einführung Support (Updates, Hotline) Personalbindung im Tagesgeschäft Skalierbarkeit / Modularität Klein anfangen + Entwicklungsschritte gehen (Prozess) Controlling + Dokumentenmanagement in einer Software Praxisbezug Architekten + Ingenieure (Bauplanung)

16 Software aus der Praxis Umsetzung am Beispiel der Software untermstrich

17 Der Zufall begünstigt nur den vorbereiteten Geist! Louis Pasteur Praxis-Vortrag Roadshow in Rosenheim, am Referent: Helmut Geilersdorfer, Orgit GmbH

18 Controlling für Bauplaner Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Praxis-Vortrag Roadshow in Rosenheim, am Referent: Helmut Geilersdorfer, Orgit GmbH