Initiierung von Projekten. CINCIOGLU Ayten SAHIN Sümeyye Selcen

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1 Initiierung von Projekten CINCIOGLU Ayten SAHIN Sümeyye Selcen 1

2 Übersicht Initiierungsphase Projekt-Lebenszyklus Kriterien für Projektplanung Business Case Erfolgskriterien und Aufbau des Business Case The Project Governance Report- Erfolgskriterien Organisation Projektplan Qualitätsplan Zeitplan Ressourcenplan Risiko Projektkontrolle 2

3 Initiierung eines Projektes Projektvorbereitung Erfolg oder Misserfolg Projektbeginn und Ende klar definieren Klarer Weg zur Zielsetzung 3

4 Projekt-Lebenszyklus Verlauf einer Idee(Pre- Project) - Realisierung des prognostizierten Nutzens (Post-Project) Einleitung-, Durchführung-, Abschlussphasen definieren den Bereich des Projektes Projektabriss - Budget für die Initiierung Entwicklung des Projektmanagement-Umfelds 4

5 Kriterien für Projektplanung Gibt es eine ausgewogene Projekt-Steering Group? Wurde ein Projektmanager bestimmt und eingestellt? Stellt das Business Case einen akzeptablen Rahmen bereit zwischen Kosten und Nutzen? Sind die Voraussetzungen für die Kunden klar und vollständig artikuliert? Erfüllt das Design die Erwartungen des Kunden? Wurden die Produkte in allen Punkten genehmigt? 5

6 Business Case Beschreibt den Erfolg eines Projektes durch messbaren finanziellen Nutzen Der beabsichtige Erfolg kann prognostiziert werden Erstellt durch den Sponsor und /oder Projektmanager zur Vorlage beim verantwortlichen Entscheidungsträger 6

7 Erfolgskriterien des Business Case Zeigt er im Verlauf den Unterschied zwischen den Kosten und Nutzen? Werden alle Risiken, die sich zeigen, aufgefangen? Wenn alternative Lösungen existieren, verweist er auf eine günstigere Option? Kann man den Plan mit anderen Business Case vergleichen? Behandelt der Plan nur die Projektkosten selbst? Ermöglicht er eine klare Entscheidung? 7

8 Aufbau eines Business Case Möglichkeiten und Probleme Kompatibilität zur Firmenstrategie Zusammenhänge Erfolgskriterien Berücksichtigte Optionen Gewählte Option: Risiko Nutzen Kosten Kosten/Nutzen Analyse Auslieferung und Zeitplanung Planungsannahmen Nutzen-Realisierungsplan Führen durch Zielvereinbarung 8

9 Project Governance Report Fragen von zentraler Bedeutung: Warum ist dieses Projekt notwendig? Wer wird in das Projektmanagement involviert? Was wird das Projekt bringen? Wann wird das Projekt ausgeliefert? Wie viel wird das Projekt kosten? 9

10 Erfolgskriterien des Project Governance Report: Werden Rollen und Pflichten von denjenigen, die das Projekt-Managementteam bilden, beschrieben? Zeigt er, wie die im Business Case aufgeführten Zeit-, Kosten-, und Qualitätsziele erfüllt werden? Beschreibt er wie das Projekt im Zeitplan gehalten werden kann? Ermöglicht er eine klare Entscheidung für die Genehmigung? 10

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12 Organisation Organisationsdiagramm Definiert alle Rollen im Projekt und die Informationen zwischen ihnen. Zuständigkeiten und Verantwortungen Für die Rollen im Organigramm müssen alle Zuständigkeiten und Verantwortungen in vollem Umfang beschrieben werden Kommunikationsplan Welche Informationen müssen während und des gesamten Projektes kommuniziert werden? Wer muss diese Info erhalten? Wie sieht das Format der Information aus und wer bereitet sie auf bzw. präsentiert sie? Wann wird Information benötigt? 12

13 Projekt Plan ein lebendes Dokument wird von der Projekt Steering Group verwendet beinhaltet 4 wesentliche Punkte: Qualitätsmanagement und Lieferzeiten Kosten (Ressourcen und Budget) Zeitplan Kontrolle 13

14 Quality Plan unterteilt in drei Subbereiche Arbeitsergebnisse Verantwortung Standards 14

15 Quality Plan: Arbeitsergebnisse Abgabe des Endproduktes die Fertigstellung von einzelnen Teilstücken muss beschrieben werden Die Investoren müssen nachvollziehen können, was sie für ihre Investition bekommen. ein Dokument wird erstellt Reihenfolge die Arbeitsergebnisse keinen Zeitmaßstab 15

16 Quality Plan: Verantwortlichkeiten Fokussiert man sich auf folgende Punkte: Spezifikation Planung Realisierung Testen Akzeptanz 16

17 Quality Plan: Standards Spezifizierung des Resultats Designen des Resultats Erstellen des Ergebnisses Testen des Ergebnisses Betriebsergebnis Durchführen des Projekts 17

18 Zeitplan kein Projekt Plan Die Kosten und Qualitätserwartung nicht angibt 18

19 Ressourcen Plan mit finanziellen Informationen Wie und wann die finanziellen Mitteln verwendet werden 19

20 Risiko Die Risiken bei den Projektaufzeichnungen und beim Business Case Werden in sechs Spalten kategorisiert Risikobeschreibung Wahrscheinlichkeit Auswirkungen Faktor Entschärfung Kosten 20

21 Projekt Kontrolle Um das Projekt auf der richtigen Schiene zu halten. Besprechungen und Berichterstattungen Eskalationsmanagement Änderungskontrollen Anordnungskontrollen Qualitätskontrolle Risiko- u. Problemmanagement 21

22 Projekt Kontrolle: Besprechungen und Berichterstattungen die verschiedenen Kontrollmechanismen bei denen Fortschritt und Information werden mitgeteilt Wenn eine Notwendigkeit besteht, werden ausgleichende Aktionen gesetzt. Eine Tabelle miteinbeziehen 22

23 Projekt Kontrolle: Eskalationsmanagement Was erreicht man ein wesentlicher Fall? Welche Aktionen werden durchgeführt, wenn dieser eintritt? Die Bedingungen für Zeit, Kosten und Benefit werden erklärt. 23

24 24 Projekt Kontrolle: Änderungskontrolle

25 Projekt Kontrolle: Anordnungskontrolle Was beinhaltet werden soll? Welche Produkte sollen kontrolliert werden? Wer besitzt diese? Wo werden diese Produkte aufbewahrt? Wie werden die Reserven deponiert? Wie wird die Sicherheit gewährt? Wie werden die Produkte ausgeteilt? Wie werden die verschiedene Versionen kontrolliert? Wie wird kontrolliert das alle Produkte dort sind, wo sie sein sollten? 25

26 Projekt Kontrolle: Qualitätskontrolle Wahrscheinlichkeit zu erhöhen ein Ergebnis zu liefern werden in zwei geteilt: Produktqualitätstests Projektqualitätstests 26

27 Projekt Kontrolle: Risiko- u. Problemmanagement Wie die Risiken identifiziert und priorisiert? Wie die entschärfenden Aktionen geplant werden? Wie das Prozess überwacht und kontrolliert wird? 27

28 Sonstiges Benutzeranforderungen Erwartungen bzw. Wünschen der Benutzer Lösungsdesigndokument Die Bedürfnisse der Benutzer Der Einführungsphase Das Fundament für das gesamte Projekt 28

29 29 DANKE für die Aufmerksamkeit