Auswirkung von Beschaffungsportalen auf interne E-Government-Prozesse

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1 Workshop Prozesse, Magdeburg, 25. Mai 2011 Auswirkung von Beschaffungsportalen auf interne E-Government-Prozesse Patrick Spahn Vertriebsberater Segment Bund 1

2 Was ist E-Government? E-Government = Electronic Government = die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von Informationsund Kommunikationstechniken über elektronische Medien. Speyerer Definition von Electronic Government 2

3 Anwendungsfelder von E-Government Information: E-Information Kommunikation: E-Communication E-Workflow Transaktion: E-Forms, E-Transactions, E-Commerce, E-Service E-Democracy E-Benefit E G o v e r n m e n t 3

4 Integrierte Software und ganzheitliche Dienstleistungen: eine überzeugende Philosophie Finanzen Personal Prozesse MACH Software und Beratung für öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen 4

5 Vergabemanagement mit der MACH Software Bedarfsmeldung Bedarfsvorschlag Mittelprüfung Mittelreservierung Dokumentenmanagement Vergabeprozess Vergabeverfahren Vergabeart festlegen Termine planen Bekanntmachung Verdingungsunterlagen Angebotsbearbeitung Angebotseingänge Prüfung und Wertung Zuschlag erteilen Bieterdaten Artikelkatalog Textbausteine Berechtigungsmanagement Auftragsabwicklung Auftragserteilung Wareneingang / Rechnungsprüfung Zahlungsverkehr Beschaffungsprozess 5

6 Ganzheitliche Beschaffung mit MACH Bedarfsträger Web Bestellanf. Bedarfsmeldung über Intranet Einkäufer Rahmenverträge Lagerverwalter Lager Lagerentnahme Marktplatz Marktplatz Artikelkataloge Rahmenverträge Bereitstellung Kataloge Lieferant Bestellwesen Bestellabwicklung Vergabe Vergabeverfahren nach VOL, VOF, 55 BHO Auftragsabwicklung Lieferung Rechnung 6

7 Effizienz durch Integration... Marktplatz Bedarfsmeldung über Intranet Bestellwesen Bestellung Wareneingang Rechnungsprüfung Vergabe Bedarfsmeldung über Intranet INTEGRATION Lager Lagerhaltung Finanzbuchhaltung Zahlungsabwicklung Haushalt Mittelbewirtschaftung KLR Controlling Anlagenwirtschaft Inventarisierung 7

8 Beispielablauf Beschaffung Vorgang eröffnet Leiter Prüfung sachl. Notwendigkeit Bedarfsmelder - Bedarfsmeldung Fachl. Ansprechpartner Prüfung fachl. Notw. Einkäufer Prüfen Ggf. Vergabeverfahren anstoßen Einkäufer Bestellvorschlag Beschaffung Bestellung Rechnung erfassen Vertragsmanagement zu den Akten 8

9 Systempräsentation 9

10 Integration Kaufhaus des Bundes 10

11 Integration Kaufhaus des Bundes 11

12 Übergabe an die MACH Software Kein Medienbruch 12

13 Ausgangssituation Intransparente Prozesse Umständliche Verfahren Unterschiedliche Auslegung von Vorschriften (z.b. Speicherung von s) Komplizierte Vorgänge Ineffiziente Abläufe Standards nach der Devise "das haben wir schon immer so gemacht" sind vorhanden, aber teilweise sind diese nicht vorschriftskonform und optimierbar 13

14 MACH Marktplatz Vorteile der integrierten MACH Lösung I Vollständige Beschaffungs- und Rechnungsakte Zentrale Dokumentation aller Informationen Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen (historische Konditionen) Direkte Anbindung externer Kataloge (OCI-Schnittstelle) (z.b. Kaufhaus des Bundes, Lieferantenkataloge) Komfortabler Zugriff auf externe Artikel Keine interne Pflege des Artikelkatalogs nötig Schnittstellenfreie Datenübergabe an Haushalt und KLR Transparenz verfügbarer Mittel Umfangreiche Informations- u. Analysemöglichkeiten 14

15 MACH Marktplatz Vorteile der integrierten MACH Lösung II Flexible Standardprozesse für die Beschaffung Durchlaufzeiten reduzieren sich Interne Abläufe werden sicherer Ausbaufähigkeit / Offenheit Ausbau zur ERP-Software möglich Schnittstellen zur Anbindung weiterer Fachanwendungen z.b. EPOS, SMS-Reise,... Unterstützung von Opensource-Produkten 15

16 Workshop Prozesse, Magdeburg, 25. Mai 2011 Modernes E-Government mit der MACH Software 16

17 Quellenverzeichnis E-Government Links in Englisch i2010 der EU Digital Agenda der EU Links auf Deutsch Die Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik Speyerer Definition von E-Government 17