Microsoft. Office Word für Windows. Tina Wegener. Themen-Special: Serienbriefe. 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2011 WW2007SB

Transkript

1 Tina Wegener 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2011 Microsoft Office Word 2007 für Windows Themen-Special: Serienbriefe WW2007SB

2 Impressum Matchcode: WW2007SB Autorin: Tina Wegener Redaktion: Sabine Spieß Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt Office Word Themen-Special: Serienbriefe I 1 Mit diesem Buch arbeiten Was Sie wissen sollten Hinweise zur Software und zur Verfügbarkeit einzelner Funktionen Serienbriefe erstellen Das Prinzip des Seriendrucks Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung Seriendruck starten Serienbriefe erzeugen Serienbriefe drucken Datenquelle nachträglich bearbeiten Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Schnellübersicht Übung Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Einleitung Anschreiben für die Kunden anfertigen Briefe mit Grafiken optisch aufbereiten Verzeichnisse anfertigen Briefumschläge bedrucken Adressetiketten bedrucken Serienbriefe mit Outlook versenden Schnellübersicht Übung Serienbriefe durch Felder individualisieren Felder in Serienbriefen verwenden Mit einem Fill-in-Feld individuellen Text eingeben Mit einem Ask-Feld Informationen erfragen Mit einem Ref-Feld Textmarkeninhalt einfügen Berechnungen mit Textmarken durchführen Individuelle Grafik für jeden Datensatz eines Seriendrucks verwenden Schnellübersicht Mit Datenquellen arbeiten Hauptdokument in normales Dokument umwandeln Hauptdokument mit anderer Datenquelle verbinden Datenquellen strukturieren Datenquellen ohne Steuersatz verwenden Mit Seriendruckfeldern arbeiten Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen Seriendruckfelder formatieren Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis Datensätze sortieren und filtern Grundlagen der Sortierung Datensätze sortieren Datensätze filtern Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen Schnellübersicht Übung Mit Regeln arbeiten Regeln verwenden Unterschiedliche Textpassagen ausgeben Text in Serienbriefen genau positionieren Seriendruckfelder korrekt anordnen Verschachtelte Regeln verwenden Serienbriefe mit Nummerierung versehen Serienbriefe ohne Seitenwechsel erzeugen Schnellübersicht...45 HERDT-Verlag 3

4 1 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 1 Mit diesem Buch arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit diesem Buch arbeiten können was Sie bezüglich der Arbeit mit Dateien beachten sollten, die in einer älteren Programmversion gespeichert wurden 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen des Buches Das Buch ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen so einen Überblick über den Inhalt des Buches zu geben und dadurch den Programmeinstieg zu erleichtern. Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die meisten Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die jeweiligen Inhalte einüben können. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Ordnernamen immer kursiv geschrieben. KAPITÄLCHEN Kursivschrift GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen für Schaltflächen, Register, Gruppen etc. kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. verweisen auf Menüpunkte (z. B. auf den Menüpunkt DRUCKEN - SCHNELL- DRUCK). Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten 4 HERDT-Verlag

5 Mit diesem Buch arbeiten 1 Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Die Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien finden Sie auf der Homepage des HERDT-Verlages im Internet unter Einige Beispiel- bzw. Übungsdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ww2007sb_bu). 1.2 Hinweise zur Software und zur Verfügbarkeit einzelner Funktionen Hinweise zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen des Buches wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Word 2007 unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Word 2007 und die Fensterdarstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen im Buch abweichen. Hinweise zur Arbeit mit Dateien älterer Word-Versionen Wenn Sie mit Word 2007 Dateien bearbeiten, die in einem älteren Dateiformat (Word ) gespeichert wurden, arbeiten Sie automatisch im sogenannten Kompatibilitätsmodus. In diesem Modus stehen einige der in diesem Buch beschriebenen Funktionen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Dies betrifft unter anderem die Funktionen für das Arbeiten mit Designs SmartArt-Grafiken Diagrammen Sie können wahlweise im älteren Format weiterarbeiten, müssen dabei aber die genannten Einschränkungen in Kauf nehmen. Alternativ hierzu können Sie das Dokument über die OFFICE-Schaltfläche, Menüpunkt KONVERTIEREN, in das neue Format umwandeln. Dann können Sie die neuen Funktionen problemlos verwenden. HERDT-Verlag 5

6 2 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 2 Serienbriefe erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Serienbriefe erstellen und ausdrucken wie Sie eine Datenquelle einbinden und bearbeiten Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung Dokumentverwaltung 2.1 Das Prinzip des Seriendrucks Elemente des Seriendrucks Zur Erstellung eines Serienbriefs sind zwei verschiedene Dateien notwendig: ein Hauptdokument mit dem gleich bleibenden Text und den sogenannten Seriendruckfeldern (Platzhalter für individuelle Informationen) und die Datenquelle, welche eben diese individuellen Informationen, wie z. B. die Adressen und sonstige Daten der Empfänger, bereitstellt. Seriendruckfelder (Platzhalter) Hauptdokument Feldname Serienbriefe Anrede Nachname Vorname Adresszeile1 Postleitzahl Ort Frau Abel Karin Friedrich-Ebert-Str Berlin Frau Klaussen Helga Königsbergerstr München Herr Meier Klaus Im Tal Berlin Frau Müller Andrea Lauterstr Hamburg Frau Müller Gabi Moselstraße Mainz Herr Schulz Herbert Kaiserstr München Herr Maier-Schulz Friedrich Am Höfchen Stuttgart Datenquelle Steuersatz Datensatz Datenfeld Das Hauptdokument Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Ausdrucke gleich bleibt. An den Stellen, an denen beim Ausdruck die Daten aus der Datenquelle erscheinen sollen, werden Seriendruckfelder (Platzhalter) für die Feldnamen eingesetzt. Diese werden durch doppelte Spitzklammern gekennzeichnet. 6 HERDT-Verlag

7 Serienbriefe erstellen 2 Die Datenquelle In die Datenquelle werden die Daten der Personen eingetragen, die den Brief erhalten sollen. Die Datenquelle besteht aus einem Steuersatz (oberste Zeile), der die einzelnen Feldnamen enthält. Auf diese Feldnamen wird mittels der Platzhalter im Hauptdokument Bezug genommen. Jede weitere Zeile einer Datenquelle definiert einen Datensatz. Dieser besteht aus den einzelnen Datenfeldern, in die die Informationen eingetragen werden. Der Ausdruck Beim Drucken des Serienbriefs werden automatisch die Platzhalter durch die entsprechenden Daten aus der Datenquelle ersetzt. 2.2 Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung Seriendruck starten Als Erstes erzeugen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Hauptdokument nutzen möchten. Danach wählen Sie, welche Art von Seriendruck erstellt werden soll, und Sie legen die Empfänger fest. Hauptdokument erstellen/öffnen Dokumenttyp wählen Aktuelles Dokument, Serienbriefvorlage, vorhandenes Dokument? Brief, -Nachrichten, Umschläge, Etiketten, Verzeichnis? Brief schreiben und Felder einfügen Sie schreiben den Serienbrief und fügen die Seriendruckfelder ein. Empfänger wählen Vorhandene Liste, Outlook- Kontakteordner, neue Liste? Empfänger filtern oder sortieren? Vorschau der Ergebnisse Brief schreiben Text, Adressblock, Grußzeile, weitere Elemente? Anschließend zeigen Sie die Serienbriefe als Vorschau am Bildschirm an und prüfen sie auf Fehler. Seriendruck- Vorschau Serienbriefe fehlerfrei? Fertigstellen Wenn keine Fehler aufgetreten sind, drucken Sie die Serienbriefe oder geben sie in ein Dokument aus. Seriendruck durchführen Drucken oder zunächst in Dokument ausgeben? Alle notwendigen Funktionen zum Seriedruck stehen Ihnen im Register SENDUNGEN in entsprechenden Gruppen zur Verfügung. HERDT-Verlag 7

8 2 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 2.3 Seriendruck starten Schritt 1: Hauptdokument wählen Erstellen Sie für das Hauptdokument eine neue Datei, je nach Bedarf eventuell auf der Grundlage einer Vorlage. oder Falls Sie ein vorhandenes Dokument als Hauptdokument verwenden möchten, öffnen Sie die gewünschte Datei. Wechseln Sie zum Register SENDUNGEN. Schritt 2: Dokumenttyp wählen Betätigen Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN die gleichnamige Schaltfläche. Um einen Serienbrief zu erstellen, wählen Sie den Eintrag BRIEFE aus. Sie können sich über den Eintrag auch die Arbeitsschritte, die zur Erstellung eines Seriendrucks notwendig sind, vom sogenannten Seriendruck-Assistenten in einem eigenen Aufgabenbereich vorgeben lassen. Schritt 3: Empfänger wählen Um eine neue Adressliste zu erzeugen, klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN und wählen Sie den Eintrag NEUE LISTE EINGEBEN. Word blendet das Dialogfenster NEUE ADRESSLISTE ein. Über die Einträge VORHANDENE LISTE VERWENDEN bzw. AUS OUTLOOK-KONTAKTEN AUSWÄHLEN ist es auch möglich, die Serienbriefempfänger aus einer vorhandenen Liste bzw. aus einem Outlook-Kontakteordner zusammenzustellen. Adressinformationen eingeben Geben Sie die benötigten Adressinformationen der Serienbriefempfänger ein. Wechseln Sie nach jeder Eingabe mit der -Taste zum nächsten Feld. Nach Betätigen der Schaltfläche NEUER EINTRAG wechselt der Cursor automatisch zum ersten Eingabefeld des nächsten Datensatzes. Klicken Sie nach der Datensatzeingabe auf die Schaltfläche OK. Vergeben Sie im folgenden Dialogfenster ADRESSLISTE SPEICHERN einen Namen für die Liste, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Adressinformationen eintragen Standardmäßig wird die Liste in dem von Word automatisch erzeugten Ordner Eigene Datenquellen als Microsoft-Office-Adressliste im Format.mdb abgelegt und kann auch für weitere Serienbriefe verwendet werden. 8 HERDT-Verlag

9 Serienbriefe erstellen 2 Empfängerliste bearbeiten Bei Bedarf können Sie die Empfänger filtern und sortieren. Dadurch können Sie erreichen, dass beispielsweise nur die Kunden, die in München wohnen, einen Brief erhalten. Für die entsprechenden Arbeiten steht Ihnen das Dialogfenster SERIENDRUCK- EMPFÄNGER zur Verfügung, das Sie über die Schaltfläche EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN einblenden können. Dort können Sie auch durch Deaktivieren des Kontrollfelds in der Spalte einzelne Empfänger vom Seriendruck ausschließen. Empfängerliste bearbeiten 2.4 Serienbriefe erzeugen Schritt 4: Brief schreiben Bestimmte Elemente, wie z. B. Adressangaben, werden häufig in Serienbriefen verwendet. Um die Erstellung des Hauptdokuments zu vereinfachen, stellt Word einige dieser Elemente als vordefinierte Felder zur Verfügung, die aus einer Kombination verschiedener Seriendruckfelder bestehen. Geben Sie im Hauptdokument den Text ein, den Sie in allen Serienbriefen verwenden möchten. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Adresse einfügen möchten, und klicken Sie in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf die Schaltfläche ADRESSBLOCK. Legen Sie im Dialogfenster ADRESSBLOCK EINFÜGEN fest, ob und wie die Adresselemente EMPFÄNGERNAMEN, FIRMENNAMEN und POSTANSCHRIFT eingefügt werden sollen, und bestätigen Sie mit OK. Dialogfenster beim Einfügen des Adressblocks HERDT-Verlag 9

10 2 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Wechseln Sie zu der Stelle, an der Sie die Anrede einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche GRUSSZEILE, und bestimmen Sie im Dialogfenster GRUSSZEILE EINFÜGEN, wie die persönliche Anrede am Briefanfang lauten soll. Dialogfenster beim Einfügen der Grußzeile Die Zuordnung der Felder Ihrer Datenquelle zu den Seriendruckfeldern können Sie in den Dialogfenstern ADRESSBLOCK EINFÜGEN und GRUSSZEILE EINFÜGEN jeweils über die Schaltfläche FELDER WÄHLEN überprüfen und bei Bedarf ändern. Weitere Seriendruckfelder einfügen Um sonstige Seriendruckfelder einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche SERIEN- DRUCKFELD EINFÜGEN und wählen Sie aus der Liste den Eintrag aus. Wiederholen Sie eventuell diese Schritte für weitere benötigte Felder. Wenn Sie auf die Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN (nicht auf den Pfeil) klicken, können Sie die Seriendruckfelder über ein Dialogfenster einfügen. Diese Methode bietet sich an, wenn Sie mehrere Seriendruckfelder direkt hintereinander einfügen möchten, da das Dialogfenster geöffnet bleibt, bis Sie es mit der Schaltfläche SCHLIESSEN schließen. Wenn der Cursor in einem Seriendruckfeld steht, wird dieses standardmäßig durch eine graue Schattierung hervorgehoben. Durch Anklicken der Schaltfläche SERIENDRUCKFELDER HERVORHEBEN können Sie alle Seriendruckfelder im Dokument durch eine solche Schattierung hervorheben. Dadurch können Sie dauerhaft auf einen Blick erkennen, an welchen Stellen im Dokument sich Seriendruckfelder befinden. Einzelne Seriendruckfelder einfügen Hauptdokument mit hervorgehobenen Seriendruckfeldern 10 HERDT-Verlag

11 Serienbriefe erstellen Serienbriefe drucken Schritt 5: Die Seriendruck-Vorschau Mit der Seriendruck-Vorschau können Sie am Bildschirm die fertigen Serienbriefe anzeigen lassen. Es empfiehlt sich, dabei die Briefe zu prüfen, z. B. ob die Platzhalter an der richtigen Stelle stehen. Betätigen Sie in der Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE die gleichnamige Schaltfläche. Um zum nächsten bzw. zum vorherigen Brief zu wechseln, klicken Sie auf das Symbol bzw.. Über die Schaltfläche EMPFÄNGER SUCHEN können Sie einen bestimmten Brief anzeigen lassen. Über die Einträge der Schaltfläche AUTOMATISCHE FEHLERÜBERPRÜFUNG können Sie die Ausgabe in ein Dokument durchführen bzw. simulieren und gleichzeitig prüfen, ob der Vorgang fehlerfrei erfolgt. Schritt 6: Seriendruck durchführen Im letzten Schritt wählen Sie, wie die Serienbriefe ausgegeben werden sollen. Starten Sie nie den Ausdruck eines Serienbriefes, ohne ihn zuvor auf Fehler zu prüfen. Es wäre ärgerlich, wenn Sie bei den ausgedruckten Serienbriefen feststellen müssten, dass z. B. ein Platzhalter falsch angeordnet ist. Klicken Sie in der Gruppe FERTIG STELLEN auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN. Wenn Sie die Serienbriefe zunächst als separates Dokument speichern möchten, wählen Sie den Eintrag EINZELNE DOKUMENTE BEARBEITEN. Word fügt alle Briefe in ein neues Dokument mit dem Namen Serienbriefe... ein. Die Datei können Sie speichern und bei Bedarf jederzeit nachbearbeiten bzw. ausdrucken. oder Sollen die Serienbriefe direkt ausgedruckt werden, klicken Sie auf den Eintrag DOKUMENTE DRUCKEN. In beiden Fällen können Sie wählen, welche Datensätze ausgegeben werden sollen, bevor die Ausgabe in das neue Dokument erfolgt bzw. der Druckdialog eingeblendet wird. HERDT-Verlag 11

12 2 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 2.6 Datenquelle nachträglich bearbeiten Datenquelle bearbeiten Word stellt Ihnen viele Möglichkeiten zur Verfügung, eine Datenquelle zu bearbeiten. Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die Schaltfläche EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN. Markieren Sie im Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER die Datenquelle im gleichnamigen Feld, und betätigen Sie die Schaltfläche BEARBEITEN. Das Dialogfenster DATEN- QUELLE BEARBEITEN wird eingeblendet. Datenquelle bearbeiten Je nach Dateiformat der Datenquelle kann es sein, dass hier ein anderes Dialogfenster geöffnet wird bzw. keine Möglichkeit zur nachträglichen Bearbeitung der Datenquelle zur Verfügung steht. Einträge bearbeiten Sie möchten eine neue Adresse in die Datenquelle aufnehmen Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUER EINTRAG. eine bestimmte Adresse suchen Betätigen Sie die Schaltfläche SUCHEN. Tragen Sie den Namen ein, und wählen Sie anschließend das Feld aus, in dem gesucht werden soll. eine Adresse löschen Wechseln Sie zu dem entsprechenden Datensatz. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINTRAG LÖSCHEN, und bestätigen Sie die Rückfrage mit JA. Vorsicht: Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden. Felder hinzufügen und entfernen Sie möchten der Datenquelle ein Feld hinzufügen, z. B. das Feld Geburtsort ein Feld aus der Datenquelle löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche SPALTEN ANPASSEN. Betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Geben Sie den gewünschten Feldnamen ein, und bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie auf die Schaltfläche SPALTEN ANPASSEN. Markieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster den Namen des zu löschenden Feldes, und betätigen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN. Bestätigen Sie die eingeblendete Rückfrage mit JA. 12 HERDT-Verlag

13 Serienbriefe erstellen Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Unerwünschte Seitenumbrüche erkennen Nach dem Erzeugen eines Seriendokuments können Sie das Dokument z. B. mithilfe der Seitenansicht auf unerwünschte Seitenumbrüche kontrollieren. Unter der Voraussetzung, dass Sie wissen, wie viele Datensätze verwendet wurden und dass pro Datensatz z. B. eine Seite ausgegeben werden soll, steht Ihnen jedoch noch eine weitere, sehr schnelle Kontrollmöglichkeit zur Verfügung, indem Sie beim erstellten Serienbrief die in der Statusleiste angegebene Seitenzahl mit der Anzahl der Datensätze vergleichen. Abgebrochenen Druck fortführen Wenn Sie viele Serienbriefe ausdrucken, kann es vorkommen, dass der Ausdruck abgebrochen wird. In diesem Fall brauchen Sie nicht den gesamten Ausdruck erneut zu starten, sondern können den Ausdruck auf die fehlenden Serienbriefe beschränken. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Nummer desjenigen Datensatzes kennen, mit dem der Ausdruck der übrigen Briefe beginnen soll. Diesen Datensatz können Sie mit der Suchfunktion schnell finden. Datensatz suchen Schauen Sie beim Ausdruck nach, welcher Serienbrief als Letzter ausgedruckt wurde, und merken Sie sich z. B. den Namen der Person und den Ort. Vergewissern Sie sich, dass das Hauptdokument in der Seriendruck-Vorschau angezeigt wird (Schaltfläche VORSCHAU ERGEBNISSE in der gleichnamigen Gruppe ist aktiviert), und klicken Sie auf die Schaltfläche EMPFÄN- Datensatz suchen GER SUCHEN. Je nach verwendeter Datenquelle wird das Dialogfenster EINTRAG SUCHEN oder IN FELD SUCHEN eingeblendet. Ausschnitt aus der Gruppe Bestimmen Sie eventuell das Feld, in dem beispielsweise der Name gesucht werden soll. VORSCHAU ERGEBNISSE Geben Sie in das Eingabefeld z. B. den gesuchten Namen ein. Starten Sie die Suche durch Anklicken der Schaltfläche BEGINNEN bzw. WEITERSUCHEN. Word zeigt den ersten gefundenen Datensatz an. Falls es sich hierbei nicht um den gesuchten Datensatz handelt, lassen Sie weitersuchen. Wenn Word den gewünschten Datensatz gefunden hat, schließen Sie das Dialogfenster. Sehen Sie anschließend im Eingabefeld in der Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE nach, welche Nummer angezeigt wird, und merken Sie sich diese Nummer. Fehlende Serienbriefe drucken Klicken Sie auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMEN- FÜHREN, und wählen Sie den Eintrag DOKUMENTE DRUCKEN. Tragen Sie im Eingabefeld VON diejenige Zahl ein, die der Nummer des Datensatzes folgt, bei dem der Ausdruck abgebrochen wurde. Geben Sie im Eingabefeld AN die letzte Datensatznummer (oder eine beliebige größere Zahl) ein, und starten Sie die Ausgabe mit OK. Fehlende Serienbriefe drucken Diese Möglichkeit können Sie ebenfalls verwenden, wenn Sie nur einen einzigen Serienbrief ausdrucken möchten. In diesem Fall geben Sie in die Eingabefelder VON und AN dieselbe Zahl ein. HERDT-Verlag 13

14 2 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 2.8 Schnellübersicht Sie möchten... Seriendrucke erstellen einen Serienbrief erstellen eine neue Adressliste erstellen Seriendruckfelder einfügen Serienbriefe drucken die Datenquelle (Empfänger) bearbeiten einen abgebrochenen Druck fortführen Register SENDUNGEN Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN, Eintrag BRIEFE Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, Schaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN, Eintrag NEUE LISTE EINGEBEN Register SENDUNGEN, Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN, Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN Register SENDUNGEN, Gruppe FERTIG STELLEN, Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN Register SENDUNGEN, Gruppe SERIENDRUCK STARTEN, Schaltfläche EMPFÄNGER- LISTE BEARBEITEN, Datenquelle markieren, Schaltfläche BEARBEITEN In Seriendruck-Vorschau wechseln, über Schaltfläche EMPFÄNGER SUCHEN Nummer des Datensatzes herausfinden, der als Letzter ausgedruckt wurde, Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN, Eintrag DOKUMENTE DRUCKEN, Option VON AN, Nummern der gewünschten Datensätze eingeben 2.9 Übung Rundbrief erstellen Übungsdatei: Serienbrief Ergebnisdateien: Serienbrief-E1.mdb, Serienbrief-E2 Laden Sie die Datei Serienbrief, oder erfassen Sie folgenden Text für einen Rundbrief, und speichern Sie die Datei unter dem Namen Serienbrief. Übungsdatei "Serienbrief" Starten Sie den Seriendruck, und legen Sie fest, dass Sie Serienbriefe erstellen möchten. Bestimmen Sie, dass Sie eine neue Adressliste eingeben möchten. Passen Sie die neue Adressliste an, sodass diese nur die Felder TITEL, VORNAME, NACHNAME, ADRESSZEILE 1, ORT und POSTLEITZAHL enthält. Geben Sie folgende Datensätze ein, und speichern Sie die Datenquelle unter dem Namen Serienbrief-E1. 14 HERDT-Verlag

15 Serienbriefe erstellen 2 Adressen der Datenquelle "Serienbrief-E1" Fügen Sie die Platzhalter ADRESSBLOCK, GRUSSZEILE und das Seriendruckfeld ORT in das Hauptdokument Serienbrief ein, und speichern Sie es unter dem Namen Serienbrief-E2. Hauptdokument mit Platzhaltern (Ergebnisdatei "Serienbrief-E2") Prüfen Sie in der Vorschau, ob die Platzhalter in den Briefen korrekt durch die jeweiligen Informationen ersetzt wurden, und korrigieren Sie mögliche Fehler. Drucken Sie den Rundbrief an alle Adressen direkt auf dem Drucker aus. HERDT-Verlag 15